برنامج إدارة الموظفين: تعرف على أهم الأساسيات

قال المدير التنفيذي مارك زوكربيرج ذات مرة أن المعاملة الصحيحة للموظفين تجعلهم لا يستخدمون إنترنت الشركة في البحث عن وظائف جديدة! تؤكد هذه العبارة على أحد مفاهيم إدارة الموارد البشرية الأساسية وهو أن الحصول على أفضل نتائج ممكنة من الموظفين يقتضي بالضرورة إدارة حكيمة لهم، تجعلهم سعداء حتى أثناء القيام بواجباتهم، وهنا يأتي دور برنامج إدارة الموظفين. 

جدول محتويات المقال: 

• ما المقصود ببرنامج إدارة الموظفين؟
• أساسيات برنامج إدارة الموظفين التي لا غنى عنها
  1. قاعدة بيانات الموظفين
  2. إدارة الحضور والإجازات
  3. تقييم الأداء
  4. المرونة والتخصيص

ما هو برنامج إدارة الموظفين؟

برنامج إدارة الموظفين هو برنامج رقمي يساعد في تبسيط مهام إدارة أنشطة وبيانات الموظفين، يقيس مدى انضباطهم ويقيم أدائهم من بين وظائف أخرى يقوم بها، تعتمد جميعها في الأساس على الأتمتة بشكل مخصص ومرن. 

يسهّل برنامج إدارة الموظفين سير عمل الموارد البشرية ويقلل إهدار الوقت ويرفع من كفاءة ودقة عمليات شؤون الموظفين، ما يعني تجربة عمل أفضل للموظف وتكاليف أقل للشركة كانت تنفق على الأعمال الورقية والجهود الروتينية. 

أساسيات برنامج إدارة الموظفين التي لا غنى عنها

تأتي برامج إدارة الموظفين بمجموعة من الميزات المتخصصة في أساسيات محددة، وهي:

أولا: قاعدة بيانات الموظفين

يعمل برنامج إدارة الموظفين كخزانة لحفظ بيانات الموظفين السرية في شكل رقمي سهل الاستدعاء، على سبيل المثال المسميات الوظيفية والعناوين والتاريخ الوظيفي والرواتب وتواريخ الميلاد وبيانات الاتصال والإجازات وأي بيانات أساسية أخرى، إذ يخصص لكل موظف سجلا مستقلا يسهل بنظرة واحدة فقط الاطلاع أيضا على سيرته الذاتية قبل وبعد أن بدأ العمل بالشركة، مثل الدورات التدريبية التي حصل عليها والشهادات والمهارات والخبرات. 

لا شك أن البيانات الدقيقة التي في متناول اليد عن فريق العمل هي إحدى ضروريات الإدارة الفعالة للموظفين، كما أن حفظها في صورة رقمية يعزز أمانها ويقلل المخاطر الناجمة عن التخزين الورقي، إذ يتضمن برنامج إدارة الموظفين خاصية تشفير البيانات وتخصيص الأذونات، بحيث يضمن اطلاع ذوي الصلاحية فقط على معلومات الموظفين.

ثانيا: إدارة الحضور والإجازات

انضباط الموظف في العمل هو أقصر طريق بين أهداف الشركة وإنجازاتها في أرض الواقع، من هذا المنطلق ينبغي أن يساعد برنامج إدارة الموظفين في فرض الانضباط المناسب لكي يتحسن الأداء الضعيف لأي من الموظفين. كما أن التتبع الدقيق للوقت الذي يقضيه الموظف في العمل يؤثر إيجابا على مسير الرواتب التي تكلف الشركة الآلاف شهريا.

لهذا السبب ينبغي أن يساعد برنامج إدارة الموظفين في رصد الإجازات ومواعيد الحضور والانصراف لضمان إعداد مسير الرواتب في موعده المحدد دون تأخير أو أخطاء على النحو التالي:

حساب الإجازات والغياب

يتيح برنامج إدارة الموظفين للموظف التخطيط لأيام الإجازة بشكل مسبق وتقديم جميع المعلومات اللازمة لطلب الحصول على عطلة من العمل سواء كانت إجازة طارئة أو إجازة سنوية وما إلى ذلك. من ناحيتهم سيتمكن مسؤولو الموارد البشرية من الحصول على إشعار فوري بذلك للبت في طلب الإجازة بشفافية بالموافقة أو الرفض بناء على سياسات العمل وسجلات الحضور والانصراف. 

سيتيح البرنامج للطرفين (الموظف والإدارة) أيضا حساب عدد أيام الإجازة التي حصل الموظف عليها بالفعل ورصيده المتبقي من الإجازات.

 تتبع مواعيد الحضور والانصراف

بدون نظام مناسب، يكون تتبع مواعيد الحضور والانصراف محض مضيعة للوقت ومهمة غاية في الملل، ليس ذلك فحسب بل إن ذلك يتسبب في حدوث فوضى حقيقية في مسير الرواتب ووضع تقديرات حافلة بالأخطاء وبعيدة عن الواقع تثير حفيظة الموظفين وتؤدي إلى زيادة عدد الشكاوى التي تحتاج إلى علاج عاجل. 

لهذا السبب تعد ميزة تتبع مواعيد الحضور والانصراف إحدى أهم أساسيات برنامج إدارة الموظفين التي تضمن حصول الموظف على راتبه دون تأخير وبما يتناسب مع عدد ساعات عمله بالضبط، ما يؤدي إلى تعزيز شعوره بالسعادة وتحسين إنتاجيته.

يبسّط برنامج إدارة الموظفين عملية تتبع الوقت اعتمادا على أكثر من طريقة لتسجيل الحضور تبعا لنظام عمل الشركة، مثل تسجيل الدخول للنطاق الجغرافي للشركة أو عبر البصمة، وفي نهاية كل شهر يوفر تقارير شاملة يشاركها مع مسير الرواتب. 

قد يتيح البرنامج أيضا مثل برنامج إدارة الموظفين جسر للموظف الاطلاع على جدول الدوامات الخاص به بسرعة وسهولة بنقرة زر، كما أنه يوفر على متخصصي الموارد البشرية عشرات الساعات التي يقضونها في كتابة البيانات يدويا في دفاتر الحضور التقليدية الورقية.

ليس ذلك فقط، بل إن تتبع الحضور والانصراف يساعد المدراء في ملاحظة الأوقات الإضافية التي يعمل فيها الموظف ومدى انضباط الموظف وهو مقياس لكفائته، يتيح جسر أيضا تتبع بيانات الحضور والانصراف عن بعد لأنه نظام قائم على السحابة، ما يمكن القيادات من متابعة سير العمل من أي مكان وخلال أي وقت.

ثالثا: تقييم الأداء

يقتضي تحسين أداء الموظف تتبعه وتقييمه بشكل دوري، إذ يساعد ذلك في إعداد استراتيجية تحسين لمساعدة الموظف على زيادة كفاءته في العمل. لذلك ينبغي أن يقدم برنامج إدارة الموظفين خاصية إدارة الأداء التي تضع في اعتبارها مختلف البيانات المتاحة التي تتعلق بمهام الموظف في العمل، وتنتج في ضوئها تحليلات وتقارير تمكن الإدارة من اتخاذ أفضل القرارات.

تعمل إدارة الأداء في برنامج إدارة الموظفين بآلية تعتمد على الأهداف الوظيفية التي تحددها الشركة لكل موظف ويتم تقييمه على أساسها، مع ضبط الفترة الزمنية المناسبة للتقييم، وتمكن الشركة من مقارنة نتائج الأداء على فترات ما يساعدها في وضع أهداف الأداء التي ترنو إليها مستقبلا.

رابعا: المرونة والتخصيص

تحدث إضافة ميزة المرونة والتخصيص إلى أي نظام تقني فارقا كبيرا في فعالية الأداء، وتحتاج الشركات إلى هذه الميزة أيما احتياج في برنامج إدارة الموظفين الخاص بها. تعني المرونة والتخصيص قدرة الشركة على ضبط استخدام البرنامج بما يتوافق مع سياسات العمل الداخلية وطبيعة الإجراءات التي تتم في إدارة الموظفين، إذ تختلف هذه السياسات والإجراءات من شركة إلى أخرى حتى إن كانتا تعملان في القطاع نفسه. 

تُمكّن المرونة الشركة من استخدام برنامج إدارة الموظفين بفعالية وتشغيل الوظائف التي تحتاجها حقا وتعطيل الوظائف الأخرى التي لا حاجة لها، لذلك ينبغي أن يتيح برنامج إدارة الموظفين إضافة الحقول أو حذفها، بالإضافة إلى تنويع طرق تسجيل الحضور والانصراف، فحتى الشركة الواحدة قد تحتاج إلى تبني أكثر من طريقة بسبب تنوع نظام الحضور والانصراف الخاص بكل فريق، فمثلا بعض الإدارات تعمل بدوام كامل والبعض الآخر قد يعمل بنظام الدوام المرن (من المكتب والمنزل معا).

يحتاج جانب آخر مهم إلى المرونة والتخصيص هو جانب تقييم الموظفين، إذ أن لكل شركة معاييرها الخاصة التي على أساسها تحدد مدى كفاءة الموظف ومستوى جودة العمل الذي يؤديه، لذلك من الأهمية بمكان أن يتيح برنامج إدارة الموظفين تخصيص طرق التقييم ونطاقها الزمني.

ميزة التخصيص من جسر أنموذجا

طريقة الحضور والانصراف وتسجيل البصمة 

من خلال جسر يمكنك تخصيص وتحديد الأنسب لعملك من ناحية تحديد طريقة تسجيل الحضور والخروج سواء كانت عن طريق جهاز بصمة أو عن طريق تطبيق جسر وميزة تحديد الموقع الجغرافي، أو عن طريق التسجيل اليدوي للحضور من قِبل حساب الأدمن حيث يمكن تسجيل الحضور للموظف الذي يواجه مشكلة في التعامل مع الخدمة الذاتية أو لا تؤهله قدراته لذلك مثل العمالة البسيطة التي تستخدم أجهزة بدائية. كلها خيارات متاحة للاستخدام حسب حاجتك. 

طلبات الموظفين وسلسلة الموافقات 

طلبات الموظفين متعددة ومختلفة ومتعلقة بكل الخدمات التي تقدمها إدارة شؤون الموظفين. في جسر يمكنك إضافة الحقول التي تحتاجها لكل طلب وتخصيص سلسلة الموافقات.

فمثلا يمكنك تحديد المسؤولين عن الموافقة على طلبات الإجازة وتحديد المسؤول عن كل مهمة مترتبة على هذا الطلب. فمثلا في حال طلب الموظف لإجازة ستحدد سلسلة الموافقات على الإجازة ثم من سيكون المسؤول عن إصدار التذكرة أو دفع المرتب مقدما أو إصدار تأشيرة خروج وعودة لغير السعوديين. 

الجدولة وترتيب المناوبات 

في ميزة الجدولة المقدمة من برنامج إدارة الموظفين جسر، يمكنك تعديل وتخصيص جداول ومناوبات العمل حسب رغبتك  واحتياجات عملك. يمكنك مثلا تحديد ساعات العمل لكل مناوبة، المناوبين، وطريقة تسجيل الحضور لكل مناوبة.

تقييم أداء الموظفين 

في ميزة تقييم الأداء على جسر مستوى متقدم جدا من التخصيص يساعدك على تقييم الموظفين حسب سياستك الداخلية وحسب الطريقة التي تختارها والأهداف التي تحددها. يمكنك تعيين المسؤولين عن التقييم، والأوقات التي يتم التقييم في غضونها، وأوقات التنبيه وغيرها الكثير. تقييم الأداء من جسر يمنحك الكثير من الخيارات المخصصة التي تساعدك في الخروج بعملية تقييم فعالة واحترافية. 

مسير الرواتب 

يمكنك تخصيص وإضافة الحقول التي تراها مناسبة لإضافة أي تعديلات على مسير الرواتب فمثلا: ربط الرواتب بالحضور والغياب، ساعات العمل الإضافي، الإجازات وغيرها. يمكنك أيضا إضافة أو حذف بنود الإضافات والحسومات لأن موضوع دفع الرواتب يحتاج الكثير من التفاصيل والتعديلات.

التقارير المخصصة والمفصلة

تقارير عديدة متاحة على جسر منها تقارير الرواتب، تقارير الأداء، الحضور والانصراف، العمل الإضافي، الإجازات وغيرها. مع ذلك جسر يسهل لك عملية إعداد تقارير مخصصة حسب المدخلات التي تحتاجها. فمثلا يمكنك مقارنة إجازات الموظفين بالإدارات التابعين لها. أو تستطيع عمل تقرير يشمل معدل إنجاز طلبات الموظفين الشهري أو تقرير عن طلبات الموظفين يشمل نوع الطلب، المسؤول عن الطلب والوقت المستغرق في تنفيذ الطلب.

التعاميم

من ضمن المميزات التي يمكنك الاستفادة منها في برنامج إدارة الموظفين جسر هي ميزة التعاميم. فمثلا لو رغبت في إنشاء تذكير أو تعميم بخصوص اجتماع، أو إجراء أو أي أمر آخر فيمكنك بسهولة إنشاء تعميم يصل للموظفين في الوقت الذي تريد. 

ختاما، بجانب الأساسيات الأربعة التي أشرنا لها، قد يتضمن برنامج إدارة الموظفين خصائص أخرى هامة مثل مسير الرواتب والخدمة الذاتية للموظفين وجدولة الدوامات ومعالجة الاعتمادات والطلبات بأنواعها، وكلما اجتمعت هذه الأساسيات معا كان البرنامج أكثر قوة. ولكي تعاين بنفسك أهم أساسيات برنامج إدارة الموظفين، جرب نظام الموارد البشرية جسر الذي يوفر كل الوظائف التي تحتاجها إدارة الموارد البشرية بما يتوافق مع نظام العمل السعودي.