كيف تعزز مشاركة الموظفين وتفاعلهم فيما بينهم؟

أشار مركز جالوب في إحدى إحصائياته إلى أن أكثر من 85% من الموظفين يبحثون عن وظيفة أخرى. هناك العديد من الأسباب لحدوث ذلك. ولكن تشير نفس الإحصائية أن السبب الأهم هو غياب تفاعل ومشاركة الموظفين. حيث يمثل إجمالي الموظفين الغير متفاعلين نسبة تزيد عن 70% من الموظفين. ثلث هذا العدد تقريبًا يصنف كـ: "موظف غير متفاعل نشِط". أي أن الموظف فخور بعدم اهتمامه بالعمل، يجاهر بذلك ويشجع زملاؤه على عدم الاهتمام.

في هذه المقالة نبين أهم الأسباب التي تؤدي إلى غياب تفاعل ومشاركة الموظف في العمل، مما يرفع احتمالية مغادرته للشركة بمقدار 60%.

جدول المحتويات:

• الفرق بين تفاعل الموظف وبين الرضا الوظيفي
• أهم أسباب تهدد مشاركة الموظفين وتفاعلهم في بيئة العمل

الفرق بين تفاعل الموظف ومشاركته وبين الرضا الوظيفي

يعتبر تفاعل الموظفين أو مشاركة الموظفين عاملًا أساسيًا لنجاح الشركات في تحقيق أهدافها التجارية والتقدم في المنافسة، حيث يؤثر تفاعل الموظفين بشكل إيجابي على مؤشرات الاحتفاظ بالموظفين، ولاء الموظفين، وانتاجية الموظفين. وكلها مؤشرات تعكس صحة هيكل الشركة الداخلي وتنعكس على أداء الشركة في السوق مع العملاء والمنافسين.  

ويختلف مصطلح "تفاعل الموظف" عن "الرضا الوظيفي للموظف" في أن الأخير يهتم بسؤال هل الموظف سعيد بالوظيفة وبالعمل في الشركة، بينما يعتني "التفاعل" بسؤال: هل يشارك الموظف بنشاط في العمل وتطوير الشركة؟ إذ يمكن أن يكون الموظف سعيد في العمل ولكنه غير نشط في تطوير الإنتاجية ورفع كفاءة المخرجات.

أهم أسباب تهدد مشاركة الموظفين وتفاعلهم في بيئة العمل

إليك أهم الأسباب التي تهدد تفاعل الموظفين في شركتك وتدفعهم للمغادرة:

غياب القدر الأدنى من العائد المادي والأمن الوظيفي

المقابل المادي الذي تدفعه للموظف لا يمثل أهمية كبيرة في زيادة تفاعل الموظف واهتمامه بالعمل، ولكنه يمثل أهم العوامل في منع عدم تفاعل الموظف. لذلك وجب علينا ذكر هذا العامل أولًا. لأنه يمثل حجر الأساس الذي تُبنى عليه العوامل الأخرى. حيث توضح نظرية علم النفس الشهيرة لمراتب الاحتياجات البشرية للموظف هرم ماسلو أن النجاة والبقاء على قيد الحياة هي أهم الاحتياجات البشرية.

وهو أمر بديهي، حيث يجب أن يضمن المقابل المادي الذي تدفعه للموظف الاحتياجات الأساسية للموظف من مسكن وملبس ومأكل ومواصلات. ويفضل أن يضمن أيضًا القدر أدنى من الترفيه والأماكن الرياضية التي تساعد الموظف على التركيز وترفع من كفاءته الذهنية والبدنية.

يخطئ الكثير من المدراء في تقدير احتياجات موظفيهم و يفترضون أن المرتب يكفي تلك الاحتياجات الأساسية، حاول ألا تقع في هذا الخطأ. لا تحاول بالضرورة سؤال الموظف مباشرة عن احتياجاته الأساسية حتى لا تفتح باب التعاطف الزائد. ولكن، حاول دائمًا فهم ما يدور خارج المكتب بالنسبة لموظفيك.

توقع مصاريف المواصلات أن تزداد عند ابتعاد مسكنهم عن المكتب، حاول توفير المسكن القريب لهم، حاول إضافة مرافق رياضية في مكتب الشركة، واستمع جيدًا إلى العلامات التي تدل أن أحد الموظفين يعاني من غياب احتياجاته الأساسية ويصارع من أجل النجاة. توفير برنامج أخذ سلفة بدون فوائد من الشركة وتقسيطها يساعد الموظف على تخطي مصاعب حياته، ويرفع من ولاؤه للشركة.

ارتفاع الراتب أكثر من المطلوب

من المهم الإشارة أن قيمة الراتب العالية أزيد من اللازم لا تؤثر بأي قدر في زيادة الانتاجية ولا تعمل كحافز للموظف، بل ربما يؤتي بنتائج عكسية. حيث تؤدي زيادة الراتب عن الحد الأعلى للقيمة السوقية للعمل عن شعور الموظف غير الحقيقي بالتطور المهني وغياب الحافز لتطوير الذات والرغبة في التقدم الوظيفي.

الشعور بالأمن الوظيفي والثقة بمستقبل الشركة

يمثل أيضًا غياب الأمن الوظيفي تهديدًا لكل العوامل المؤثرة بمشاركة الموظفين وتفاعلهم. لقد ذكرتنا أزمة كورونا بمدى أهمية الشعور بالأمان الوظيفي، حيث تسببت الأزمة باغلاق الكثير من المنشآت التجارية أو تسريح الكثير من الموظفين لتقليل النفقات. لذلك، فإن السير على خطة واضحة وتحقيق الإزدهار التجاري للمؤسسة وشعور الموظف أنه غير مهدد بالتسريح يؤثران في مدى رغبته في الاستثمار في العمل وارتفاع إنتاجيته وثقته في الشركة.

ضمان الأمن المعيشي والوظيفي يغطيان الاحتياجات الأساسية للموظف، ويمكنانه من البدء في استقبال ثمار العوامل الأخرى المهمة لتفاعل الموظف والتي تجتهد الشركة في توفيرها.  

غياب التقدير لمجهودات الموظفين

شعور الموظف بتقدير مجهوده وقيمته للعمل خاصة من قبل مديره المباشر ورؤسائه يؤثر على المدى الطويل في تفاعل ومشاركة الموظفين. حيث يظهر الاستبيان الذي أجرته باي-سكيل في 2015 على أكثر من نصف مليون موظف أن "الشعور بالتقدير" هو أهم عامل بالنسبة لتفاعل الموظف ورضائه عن تجربة العمل في الشركة.

التقدير للمجهود

تقدير الإدارة للمجهود الذي يبذله الموظف في العمل حتى لو لم يتحول إلى مخرجات مربحة يساعد الموظف على الإبقاء على تقديم هذا المجهود ويعمل كحافز غير مادي للموظف. ويشمل أيضًا تقدير الأشياء غير الملموسة التي يقدمها الموظف، كالاهتمام، مساعدة زملائه، الروح الجيدة والسمات الشخصية المحفزة لحماس وروح الفريق.

المكافآت والحوافز على الإنجاز

قد تكون هذه الحوافز مادية والعمولات والحوافز المرهونة لمؤشرات الإنجاز والمبيعات، أو تكون غير مادية وإظهار التقدير للموظفين في اجتماع الشركة العمومي أو على لينكد إن ومنصات التواصل الاجتماعي، مكافأتهم برحلة أو هدية قيمة، أو اختيارهم لتقديم كلمة تحفيزية في اجتماع الشركة الشهري على سبيل المثال لا الحصر.

الإدارة التفصيلية وغياب الاستقلالية والثقة

يندفع الكثير من المدراء وأصحاب العمل للإدارة التفصيلية للموظفين نتيجة لحاجتهم لرفع كفاءة الشركة وفاعلية عمليات التشغيل. أي أن المدير يقوم بمراجعة وإدارة كل تفصيلة من مهام مرؤسيه مهما بلغ صغره بسبب عدم ثقته في جودة مخرجات الموظفين. الأمر الذي يحدث عادةً في أوقات الأزمات الشديدة ولكن إذا استمر الأمر في الحدوث على الدوام فهنا تكمن المشكلة. يقدر الموظفون الشعور بالاستقلالية وحرية التصرف لتحقيق الأهداف الوظيفية لأدوارهم المختلفة.

تمثل هذه الاستقلالية حجر الأساس في الرغبة في تحقيق الذات والدافع للعمل في القرن الواحد وعشرين، حيث يتلخص دور المدير في تعيين عمالة موهوبة يعتمد عليها، وتوجيهها فقط في الاتجاه الصحيح وتوفير سبل الدعم المختلفة لنجاحهم في تحقيق الأهداف الوظيفية المختلفة.

شعور الموظف بالثقة في قدرته على اتخاذ القرارات الصائبة المستمدة من قبل مديره المباشر، يؤثران كثيرًا في مشاركة الموظف وتفاعله وإنتاجيته. لذلك، إذا لاحظت الحاجة الملحة لقيامك بأدوار الإدارة التفصيلية لمهام موظفيك، فربما تحتاج لمراجعة طريقتك في تعيين الموظفين. وكقاعدة ذهبية: لا تقُم بتعيين أي موظف لا ينكشف لك في عملية التوظيف أنه يمكنك الاعتماد والثقة بهذا الموظف لأداء المهمة بالجودة المقبولة.  

ضبابية الوجهة وغياب الاستراتيجية

تحدثنا في النقطة السابقة عن ضرورة وجود قدر من الاستقلالية وحرية التصرف لتشجيع الموظف على التفاعل في العمل. ولكن الاستقلالية وحرية اتخاذ القرارات في نطاق محدد لا تعني الضبابية، غياب البوصلة الاستراتيجية وعدم تحقيق الأهداف الوظيفية للدور. الكثير من الحرية يؤتي نتائج عكسية، ويروج لثقافة الفوضى وعدم التأكد باستمرار. وتلك الثقافة مدمرة لمشاركة الموظفين في العمل.

الضبابية وغياب الأهداف تعني عشوائية في التفكير والتنفيذ معًا. الأمر الذي يؤثر سلبًا على الشركة ككل، ويجعل مخرجاتها غير متسقة وغير مبنية على المخرجات القديمة. وبالنسبة للموظف، فهو لا يستطيع أن يكمل أي مهمة أو مشروع لآخره ليرى نتائجه، بل كل يوم جديد يمثل مهمة جديدة وتغير جذري في ما يفعله اليوم، الأمر الذي يجعله غير قادر على بناء المهارة بتكرار الممارسة، التقدم وبناء الخبرة، أو الشعور بالمعنى المستمد من إكمال مهمة أو مشروع لآخرهم والشعور بالفخر والتعلم من النتائج.

ويعد توفير القدر المناسب من التوجيه من قبل الشركة لموظفيها عاملًا أساسيا لتعزيز تفاعل الموظفين، اتساق مهامهم ومجهوداتهم مع أهداف الشركة، ومن ثم تحقيق التقدم والإنجاز ذو المعنى للموظف والشركة ككل.

غياب الأدوات وبيئة العمل المناسبة

ربما يمثل "غياب الأدوات" أكثر العوامل التي تخفق أكثر الشركات في إدراك أهميتها. وتمثل أيضًا أهم محركات الموظفين للتفاعل في العمل. حيث يشير تقرير ديلويت لاتجاهات رأس المال البشري العالمية في 2016 أن توفر ما يسميه بـ"البنية التحتية المُمَكِّنَة" Enabling Infrastructure للموظفين هي المحرك الرئيسي للتفاعل على مستوى العالم. وتتضمن البنية التحتية للشركة الأدوات والعمليات التي يستخدمها الموظفون لإكمال أعمالهم بالإضافة إلى القدرة التنظيمية المتاحة لهم. لذلك، فإن العوائق التي يواجهها الموظفون في تنفيذ أعمالهم لها تأثير سلبي على تفاعلهم في العمل.

على سبيل المثال، إذا كانت بروتوكولات الأمان في شركة ما تتطلب من الموظفين تذكر أربع أو خمس كلمات مرور مختلفة لتسجيل الدخول إلى البرنامج الذي يحتاجون إليه لأداء وظائفهم، فقد يصاب العمال بالإحباط. هم -والشركة- من المحتمل أن يستفيدوا من إجراءات أبسط تزيح من على أذهانهم عبئ تذكر كلمات المرور تلك، التكنولوجيا توفر هذه الحلول بأمان.

في الموارد البشرية، يقضي الموظف تقريبًا 60% من وقت العمل في تنفيذ مهام رتيبة يمكن أتمتتها بسهولة عن طريق برنامج لإدارة الموارد البشرية. هذه الأتمتة تعود بالنفع على الموظف بتوفير وقته وزيادة قدرته على القيام بالمهام الاستراتيجية المهمة للشركة لزيادة الإنتاجية، تعزيز مشاركة الموظفين وتفاعلهم، وتوظيف المواهب والكفاءات.

يزداد عالم الأعمال تعقيدًا وتكثر تحدياته وتتغير كل يوم. لذلك، يجب أن يكون الموظفون المتفاعلين قادرون على التحرك بسرعة لكي يحدثوا التأثير في هذا العالم المتغير.  وهذا يعني التأكد من أن جميع الموظفين لديهم المعدات المناسبة وأنهم لا يعملون في بيئة غير فعالة أو بيروقراطية بحيث لا يمكنهم إنجاز أي شيء.

انعدام فرص النمو والتطور الداخلي

توصلت مؤسسة غالوب أن فرص التقدم الوظيفي كانت أهم جانب لجذب الموظفين للعمل في شركتك.حيث وجدت أن 87% من جيل الألفية أعربوا عن مدى أهمية توفر فرص النمو والتطوير المهني لهم.

هذا التطلع نحو التقدم والنمو لا يعني بالضرورة رغبة الموظفين في ترك الشركة فور توفر أي فرصة أفضل، بالعكس. فنفس العوامل التي تجعل الشركات تبغض عملية تبديل موظف وتعيين آخر تنطبق على عملية بحث الموظف عن وظيفة أخرى. حيث يؤدي تغيير الموظف إلى التعطل في الانتاجية المصاحب لهذا التبديل، المال المصروف على الموظف الجديد، والمخاطرة التي تتحملها الشركة. كذلك الموظف يتكلف الكثير من الأعباء عند تغيير شركته. لذلك، يحاول معظم الموظفون توفير فرص النمو والتطور التي يحتاجونها داخليًا في نفس الشركة قبل الرحيل إلى شركة أخرى.

هذه الفرص قد تتمثل في تدريبات دورية على برامج ومهارات مطلوبة في السوق والوظيفة، علاقة تدريب وتوجيه بين المدير ومرؤوسيه، توفير اشتراك سنوي لأحد منصات التعلم الرقمية، توفير التدريبات على الوظيفة، تغيير الوظائف بالشكل الذي يسمح للموظف بتعلم مهارة جديدة بعد إتقانه لمهارات وظيفته، وربما الأهم على الإطلاق، هو وجود سلم وظيفي واضح وترقيات واضحة داخل المؤسسة تحدث باستمرار.

وفي النهاية، القاعدة الذهبية تنص على الاستماع جيدًا لما يقوله الموظف أثناء مغادرته للشركة. ابذل قصارى جهدك لكي تستمع إلى أسبابه في مقابلة نهاية الخدمة أو ما يعرف في الموارد البشرية باسم Exit Interview. لا يعني ذلك بالضرورة اقتناعك بأسباب الموظف، أو عجزك عن حلها أو حتى تصديقها، ولكن صراحة الموظف بينما هو يغادر الشركة قادرة على أن تكشف لك الكثير من التحسينات التي تحتاجها تجربة العمل، لكي تتمكن من الحفاظ على باقية الموظفين.

في مقالات أخرى سنتحدث عن جوانب أخرى من مشاركة الموظفين وتفاعلهم، رضاهم عن العمل، مدى أهمية الاهتمام بتعيين الشخص المناسب في المكان المناسب ابتداءً. ولكن، بالطبع، لن تجد الوقت لتقوم بهذه الأعمال التي تتوق لها شركتك بسبب المهام الروتينية من تجهيز مسير الرواتب، استفسارات الموظفين، تتبع الغياب والإجازات… إلخ. احصل على نسخة تجريبية مجانية من برنامج جسر قبل نهاية العام لأتمتة وظائف الموارد البشرية لتبدأ العام الجديد مستعدًا للتحديات الاستراتيجية الجديدة واستبق الأحداث!