كيف تعالج الأتمتة صعوبة إدارة سفريات الموظفين؟

لكي لا تتحول إدارة سفريات المنشأة إلى مشكلة تتقاذفها جميع الأقسام من المحاسبة إلى المالية إلى الشؤون القانونية، ثم تستقر أخيراً في قسم الموارد البشرية الذي يتحمل المسؤولية الأكبر في التأكد من أن السفرية ستتم في موعدها دون تأخير؛ نفند في هذا المقال التحديات التي تواجهها المنشأة في إنجاز رحلات طيران الموظفين التي أصبحت أحد مفردات العمل في أي منشأة سعودية، سواء بغرض سفر الموظفين الأجانب أو السفر في رحلات العمل أو نقل الموظف من فرع إلى آخر، والهدف من هذا النقاش طرح حل عملي يساعد المنشأة في التخلص من صداع حجز الرحلات والإجراءات المعقدة التي تزيد المهمة صعوبة.

أهم 4 تحديات تواجه الموارد البشرية في إدارة سفريات الموظفين

نبدأ أولاً بمناقشة أبرز التحديات التي يواجهها قسم الموارد البشرية في معالجة رحلات سفر الموظفين المنتظمة والمفاجئة على حد سواء:

1. توفير تجربة حجز سهلة

أصبح السفر أحد العوامل التي تؤثر في رضا الموظف وواحد من محددات قراره عند الالتحاق بمكان عمل جديد، إذ تشير إحدى الدراسات إلى  تأكيد 84% من الموظفين أن تجربة السفر تؤثر على أدائهم في العمل، ونسبة مقاربة (79%) أكدوا أن جودة تجربة السفر تؤثر على رضاهم الوظيفي بشكل عام، فتعزز الروح المعنوية والسلامة النفسية وتحسن العلاقات وتوفر فرص تعلم لا يوفرها العمل في المكتب، إضافة إلى ما سبق قال 86% من الموظفين أن سياسة السفر الخاصة بالمنشأة تعد عاملاً مهماً عند التفكير في الالتحاق بوظيفة جديد.

في ضوء ما سبق يواجه قسم الموارد البشرية تحدي توفير أفضل تجربة حجز ممكنة للموظفين تقيهم الشعور بالإرهاق من الطلبات والإجراءات العديدة، وتمكنهم من حجز الرحلات في الوقت والساعة ومع شركة الخطوط الجوية التي يفضلونها.

2. البحث في شركات الطيران ووكالات السفر

يواجه قسم الموارد البشرية تحدي العثور على شركة الطيران الأكثر ملائمة لمواعيد السفر والميزانية في الوقت نفسه، وفي ظل تعدد الخيارات، يتعين إجراء بحث مستقل في كل شركة لتقييم مدى ملاءمتها للرحلة المطلوبة، وإذا كان السفر يتم بوتيرة منتظمة، فقد يضطر مسؤول الموارد البشرية إلى البحث في وكالات السفر للحصول على عروض أسعار ومزايا مناسبة لحجز الرحلات تضمن سلاسة تجربة السفر للموظف.  

3. معالجة التغييرات الطارئة

تتعرض رحلات الطيران إلى تغييرات مفاجئة قبل موعد الإقلاع بساعات أحياناً، وبالتالي يقع على قسم الموارد البشرية عبء إضافي هو متابعة تنبيهات السفر والإرشادات وإبلاغ الموظف بها قبل موعد الرحلة بوقت كاف.

 4. ضمان الامتثال لسياسة السفر

تؤطر سياسة السفر في المنشأة نفقات السفر وطبيعة إجراءات الحجز والقيود المحيطة بسفر الموظفين، ويواجه قسم الموارد البشرية تحدي تطبيق بنود هذه السياسة وإلزام الموظفين بعدم تجاوز الإطار الموضوع مسبقاً، إذ يستدعي ذلك مراقبة مستمرة لطبيعة الإجراءات وامتثال الموظفين. 

بالإضافة إلى ما سبق يتعين على قسم الموارد البشرية وضع ميزانية واقعية للرحلات لا تتجاوز المبادئ التوجيهية المالية للمنشأة، بحيث تتضمن الميزانية جميع النفقات المتوقعة والتكلفة التقديرية لكل بند، على ألا تتجاوز معدلات السداد القصوى، ثم يلي ذلك تقديم الميزانية النهائية إلى الإدارة العليا والمالية والقانونية لمراجعتها والموافقة عليها.

كيف تستفيد الموارد البشرية من الأتمتة في حل تحديات سفر الموظفين؟

تساعد الأتمتة في تبسيط العديد من إجراءات حجز رحلات السفر للموظفين، بدءاً من الموافقة على الرحلة، وإدخال البيانات، واختيار الموعد، وسداد الرسوم وحتى توحيد النفقات ومتابعة التغييرات الطارئة. 

على سبيل المثال يتضمن "جسر" برنامج الموارد البشرية الأكثر تكاملاً في السعودية، أداة حجز الرحلات التي تمكن قسم الموارد البشرية من إدارة عملية حجوزات رحلات العمل ونقل الموظفين والرحلات العاجلة وذلك بالشراكة مع "المسافر" الشركة السعودية الرائدة في تقديم خدمات السفر المتكاملة، وبالتالي توفر هذه الأداة وقت مسؤول الموارد البشرية للتركيز على المهام الأخرى الهامة، نتطرق فيما يلي إلى أهم الخصائص التي تتميز بها أداة حجوزات الرحلات من جسر:

• تيسير الحجز الفوري للرحلات الطارئة، إذ يسهّل التكامل مع "المسافر" عملية البحث عن الرحلة المناسبة، فبمجرد تحديد وجهة السفر، تظهر أمامك العديد من الرحلات المتاحة لمختلف الخطوط الجوية التي تتضمنها قاعدة البيانات الشاملة الخاصة بـ "المسافر"، مع معلومات عن السعر والتاريخ والدرجة والصالة، دون الحاجة إلى انتظار تقديم الموظف طلباً بذلك أولاً ثم التواصل مع شركات الطيران واستنزاف الكثير من الوقت.
  
  
• تمكين الموظف من حجز الرحلة بنفسه له ولمن يعول واختيار الموعد وشركة الطيران التي يفضلها، ثم طلب موافقة مسؤول الموارد البشرية مباشرة من داخل البرنامج، وبالتالي توفر هذه الميزة للموظف تجربة حجز بسيطة بحرية وراحة دون الكثير من التعقيدات غير الضرورية وبما يتماشى مع سياسة المنشأة.
  
  
• تحكم كامل في عملية الحجز يضمن امتثال الموظفين لسياسة السفر الخاصة بالمنشأة وتقييدهم في طلب الحجوزات إلا في حدود أهليتهم بناء على سياسة المنشأة والرصيد والوجهة، فأي حجز يحتاج إلى موافقة الموارد البشرية داخل البرنامج، وبالتالي تساعد الأداة في تقييد الحجز وفقاً لسياسة المنشأة.
  
  
• الدفع الإلكتروني لتكاليف الحجز من داخل برنامج جسر عبر المحفظة الخاصة بالمنشأة، مع تتبع سلس للرصيد المتوفر وتسجيل كافة الطلبات، وهو ما يكفل إدارة فعالة لجميع الحجوزات. 
  
  
• إرسال إشعارات فورية في حال تغير موعد الإقلاع، دون الحاجة إلى متابعة دورية من مسئول الموارد البشرية بنفسه.
  
  
• مرونة في إعادة الحجز في اللحظات الأخيرة لأسباب طارئة أو إلغائه مع استرداد سعر تذكرة الطيران، وبالتالي تساعد هذه المرونة في سيطرة أكبر على مصاريف السفر وتساهم في توفير النفقات.

أخيراً، تساعد التقنية في تبسيط عملية إدارة سفريات المنشأة، وتوفر الكثير من الوقت والجهد المستغرق في إجراءات واتصالات مع أطراف متعددة لإنجاز الحجوزات بكفاءة ودون تأخير، وتتمتع أداة حجوزات السفر من "جسر" بواجهة استخدام سهلة، تجعل الحجوزات أكثر بساطة وسرعة وتساعد الموارد البشرية في تخصيص ميزانية السفر وتتبعها بدقة والاستجابة السريعة لحالات السفر الطارئة، اطلب عرض تجريبي من جسر وجرب تبسيط إدارة سفر موظفيك الآن.