بالأمثلة: كيف تخبر موظفًا بتقييم سلبي حول أدائه في العمل

يحصل أن يتأخر الموظف عن موعد تسليم المشاريع أكثر من مرة ولا يكون ضمن أعذاره استيفاء معايير الجودة، بل على العكس، يكون الأداء سيئًا في كل مرة على غير العادة، ربما أقر بذلك في حوار عابر أو برر الأداء السلبي بالمرور ببعض المشكلات الشخصية، إلا أن عدم تخصيص اجتماع لمناقشة هذا الموضوع وعلاجه مباشره، سيجعل المشكلة تستمر على الأرجح.

ويصبح تأجيل مناقشة هذه المشكلة بمثابة بداية للعد التنازلي لمنعطف تدهور الأداء، فكل يوم يمضي دون الحديث مع الموظف، تزداد احتمالية تراجع جودة العمل. إذًا، كيف يمكن لك بوصفك مسؤولًا  أن تظل دبلوماسيًا بينما تناقش الموظف -بوضوح ومكاشفة- عن التقييم السلبي حول أدائه في العمل؟ كيف تطرح الأسئلة التي تصل بك للسبب الجذري للمشكلة وتجعل الموظف يشعر براحة في الحديث عن أدائه دون المستوى؟

1. بلغّه رغبتك في الاجتماع معه

لا تقدم تقييمك السلبي بطريقة مفاجئة، بل أبلغ الموظف مسبقًا برغبتك في الاجتماع معه لمناقشة بعض الملاحظات عن أدائه في العمل، على سبيل المثال، أرسل رسالة بريد إلكتروني فحواها كالتالي «أود مشاركة بعض الملاحظات معك والحديث عن كيفية تحسين العمل في المستقبل»، ثم اختر موعدًا في يوم هادئ خالٍ من الاجتماعات المتتالية والأحداث الصاخبة، واعقد اللقاء في مكان يحافظ على خصوصية الحديث بينكما.

ابدأ الاجتماع بإبداء اهتمامك بالحديث بصدق وانفتاح عن الملاحظات وأن الهدف منه توضيح الصورة للموظف والتأكد من أن الشركة تعمل من أجل تطويره.

2. قدم أمثلة محددة

الحديث العام والنصائح السطحية من السهل أن يتجاهلها الموظف أو ينساها بعد فترة، والأفضل منها النقاش المحدد الواقعي الذي يركز على سلوكيات محددة لا مجرد تفسيرات، لذلك دوّن في قائمة النقاط التي تود الحديث عنها بحيث تكون مدعمة بالأدلة التي تؤكد صحة ما تقول.

تكلم في التفاصيل واستعن بالحقائق ليكون الحديث مفيدًا، على سبيل المثال «أبلغنا نصف العملاء بشعورهم بعدم وضوح ردك عليهم في المكالمة»، كذلك استشهد بحالات محددة كان أداء الموظف سلبيًا، بحيث يتيقن أن ما تقوله ليس مجرد ادعاء، فمثلا بدلًا من أن تبلغه بأنه يهدر وقت العمل، أحصي له الأيام المحددة التي تكرر فيها تأخره في الحضور أو أخذه فترات راحة أطول مما ينبغي.

3. تعمد الإشارة للإيجابيات

يساعد الحديث عن الإيجابيات في تخفيف حدة التوتر في هذا الاجتماع الصعب ويُشعر الموظف ببعض الراحة ويعكس تقديرك له، لذلك أشر في معرض حديثك إلى الحالات التي حقق فيها نتائج إيجابية في سياق إبلاغك له بأن التحسين ممكن وأن الأداء الجيد بالإمكان تكراره، وبالتالي يشعر أن الحديث عن النمو والتطور وليس النقد، ولا يفقد الاهتمام بتحقيق الأهداف المطلوبة وتبقى شرارة الأمل مشتعلة، على سبيل المثال: «لقد نظمت فعالية العام الماضي بطريقة رائعة، فكيف يمكننا تكرار النتائج نفسها في الفعالية القادمة؟».

4. ناقشه في الأسباب

أحيانًا يكون الموظف أكثر قدرة على وضع حل للمشكلة من المدير نفسه، لذلك افتح باب النقاش معه حول التقييم السلبي لإتاحة الفرصة لطرح العلاج الممكن، قد يثمر هذا النقاش عن اكتشاف تحديات خاصة بالشركة نفسها؛ هي سبب للنتائج دون المستوى، وقد ينبهك إلى النقاط العمياء في العمل التي تؤدي إلى تفاقم الوضع.

اطلب من الموظف التفكير في التقييم السلبي لأدائه، استعن بهذه الأسئلة:

• لنحاول فهم كيف وصلنا إلى هذه النتائج والعوامل التي أثرت على الأداء.. هل تشعر أنك حققت كل الأهداف المطلوبة منك؟
• ما الذي يسير بسلاسة في عملك وما الذي تواجه صعوبات فيه؟
• إذا عاد الزمن وأتيحت لك الفرصة لإعادة العمل من جديد، ما الذي ستفعله بشكل مختلف ولماذا؟ -تريد الشركة مساعدتك على النجاح، هل يوجد ما يمكننا عمله في هذا الشأن؟ هل تحتاج إلى أدوات أو موارد معينة مفيدة (تدريب، تغذية راجعة مستمرة، ..إلخ)؟

سيجلي لك هذا النقاش الرؤية عن الأسباب المختلفة التي أدت إلى الأداء السيء سواء كانت متعلقة بواجبات لم يفعلها المدير، أو بطبيعة المهمة نفسها أو بظروف بيئة العمل. وسيكون ذكيًا كذلك أن تنشئ صلة بين النقاش حول الحلول وبين تطوره ونموه المهني، كأن تسأله عن كيفية مساهمة عمله الحالي في تحقيق النمو المهني وأهدافه المهنية طويلة المدي؟ كذلك ما هي جوانب العمل التي تتوافق أكثر مع طموحه المهني؟ وما المهارات والخبرات التي يود اكتسابها لدعم مسيرته المهنية؟

5. تفهّم ظروفه الخاصة

ربما يعاني الموظف من ظروف صعبة أو يمر بمشكلات تمنعه عن تقديم أفضل ما لديه، لذلك افسح له المجال ليشرح ما يمر به بحيث يشعر أن صوته مسموع ومشاعره مقدرة، كن منفتح الذهن واجعله يتحدث بحرية عن مخاوفه واحتياجاته، واستخدم ذكائك العاطفي في الاستماع إليه وإظهار التعاطف والتفهم لما يمر به من صراعات شخصية.

يلي ذلك أن تساعد الموظف على حل التحديات التي يواجهها خارج العمل ما أمكن ذلك، فمثلا قد يحتاج إلى جدول عمل أكثر مرونة يتيح له المغادرة بعد الظهر للتعامل مع موقف ما، أو الحصول على إجازة قصيرة للتركيز على تحقيق الاستقرار في ظروفه الشخصية، وبعدها يعود للعمل بنفسية أفضل.

6. اطرح حلولًا بناءة

بعد أن ناقشت الأسباب والبواعث، ركز على الحلول فيما تبقى من اللقاء على شاكلة «المطلوب هو ..»، قدّم في حديثك اقتراحات بناءة دقيقة تساعد الموظف على تحسين أدائه، سيكون مفيدًا أن تطلب آراء المسؤولين ذوي الصلة ممن يستطيعون تقديم فهم أكثر شمولًا للموقف، وتعكس آرائهم وجهات نظر أوسع داخل الفريق.

إذا كان لك تجربة شخصية ذات صلة، فلا بأس من الحديث عنها في سياق إظهار التعاطف وإثبات الخبرة وبناء الثقة، على أن يكون الحديث مختصرًا ووثيق الصلة  وألا تكون أنت محور الحوار بل الموظف نفسه، من أمثلة ذلك:

• واجهت مشكلة مشابهة في بداية مشواري المهني، ووقتها نصحني رئيسي نصيحة رائعة ساعدتني كثيرًا…
• أحد الموظفين القدامي مر بموقف مشابه ذات مرة..
• هذا الخطأ شائع، لا تقلق، وارتكبته بنفسي عدة مرات، واستطعت التوقف عنه من خلال..

7. ضع خطة لتحسين الأداء

ضع خطة لإدارة أداء الموظف بالتعاون معه بحيث تتضمن معلومات مفصلة حول ما يتوقع منه في الفترة القادمة، استخدم أداة إدارة الأداء من جسر لوضع أهداف محددة ومعايير قابلة للقياس وموارد مقترحة للمساعدة، وتأكد من أن الموظف يفهم المعايير ويوافق عليها، كذلك كن واضحًا بشأن ما سيحدث إذا استمر التقييم السلبي للموظف، على سبيل المثال قد يؤدي ذلك إلى الحرمان من الترقية أو فرض إجراء تأديبي.

أخيرًا، تذكر أن الجميع يرتكب الأخطاء وأن المهم هو كيفية تدارك الأمر وتحسين الأداء، كما أن كل موظف يختلف عن الآخر، لذلك استخدم النصائح السابقة بالطريقة التي تراها مناسبة لحجم الأخطاء وشخصية الموظف، غير أن الأساس في هذا الاجتماع المهم هو أن لا تكون عدوانيًا أو سلبيًا أو متحفظًا، ركز على الحقائق دون السمات الشخصية، وتعامل بثقة ورحمة وحزم وابحث عن طرق عملية لمعالجة التقييم السلبي للموظف.