كيف يمكن زيادة إنتاجية العمل عن بعد؟ 6 استرايجيات فعالة

منذ ظهور جائحة كوفيد-19 أصبح العمل عن بعد أكثر ضرورة، سواء للموظفين الذين يتوقون إلى المرونة أو للشركات التي ترغب في الاستفادة من شبكة واسعة من المواهب دون الحاجة إلى تخصيص مساحات لهم داخل مقرات الشركة، أو توفير الكثير من المزايا التي يتطلبها عادة وجود موظفين منتظمين في العمل داخل مقرات المنشآت. ومع اكتشاف الفوائد الكبيرة التي يوفرها نظام العمل عن بعد لكلٍ من الموظفين والمنشآت، أصبح وجود واستمرار هذا النمط من علاقات العمل قابلاً للاستمرار حتى بعد انحسار الجائحة. فكيف تعمل على زيادة إنتاجية العمل عن بعد والمتابعة؟

6 استراتيجيات فعالة لمضاعفة إنتاجية العمل عن بعد لموظفيك

يمكن أن تكون إدارة الموظفين متعددي المواقع مرهقة لأي مدير. ومع ذلك، فإن مزايا بناء فريق يعمل عن بعد، متى وحيث يشعرون بأنهم أكثر إبداعًا وأمانًا قد يستحق العناء. ما يلي بعض الاستراتيجيات التي يمكن من خلالها جعل العمل عن بعد أكثر فعالية وكفاءة:

اكتشف ما تعنيه القوة العاملة البعيدة لفريقك

أولاً، يجب أن تحدد ما تعنيه القوة العاملة البعيدة لفريقك. تعرف على كل موظف من موظفيك البعيدين وكيف يباشرون أعمالهم من المنزل، بينما تصعب مجابهة جميع التحديات التي يواجهها الموظفون عن بعد، يمكن على الأقل إيجاد طرق لتقوية تجربة الموظف وبناء ثقافة شركة متنوعة وجذابة.

ماذا تتوقع من موظفيك في المنزل؟ هل يمكنهم قضاء معظم وقتهم في العمل عن بُعد، أم سيحتاجون إلى قضاء معظم وقتهم في المكتب؟ هل يمكنهم الانتقال بسهولة؟ ماذا يحدث لمزاياهم الحالية أو الدفع عند انتقالهم؟

أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها هو التحدث مع موظفيك الحاليين. ما هي أفكارهم حول إنشاء قوة عاملة موزعة (بين العمل داخل المكتب والعمل عن بعد).

تأكد من أن العمال عن بعد يتم استثمارهم مثل عمال المكاتب

يؤدي إنشاء قوة عاملة موزعة إلى فتح شركتك أمام عالم من الاحتمالات. ستكون قادرًا على الاستفادة من مجموعة من المواهب غير المستغلة التي تهتم بشركتك ورسالتك.

لن يهتم الموظفون عن بُعد (مثل جميع أعضاء الفريق) برسالتك أو يفهموها تلقائيًا. عليك أن تأخذ زمام المبادرة لتوظيف موظفين مستثمَرين تمامًا مثل موظفيك الداخليين. بعد ذلك، تحتاج إلى تدريبهم، حتى يفهموا التفاصيل الدقيقة لشركتك وتساعد في زيادة إنتاجية العمل عن بعد.

للقيام بذلك يجب عليك طرح الأسئلة الصحيحة عند فحص المواهب الجديدة. قد لا ترى هؤلاء الموظفين شخصيًا قبل تعيينهم، لذا تأكد من استخدام الفيديو للحصول على أفضل شعور للموظفين المحتملين أثناء المقابلات.

الاستفادة من التكنولوجيا الصحيحة في دعم إنتاجية العمل عن بعد

يمكن أن يؤدي إنشاء باقة التكنولوجيا المناسبة إلى إنشاء فرق بعيدة ناجحة. اختر الأدوات المناسبة لفريقك بفاعلية، مثل مؤتمرات الفيديو والمراسلة الفورية وبرامج إدارة المشاريع وما إلى ذلك. تأكد من أن موظفيك عن بعد لديهم حق الوصول إلى نفس المعلومات والموارد مثل موظفيك في المكتب.

ربما تكون برامج مؤتمرات الفيديو الأكثر أهمية من بين جميع أدوات تكنولوجيا العمل عن بعد. ومؤخرًا صار الأمر أكثر سهولة مع توفر عدة برامج توفر هذه الخدمة بشكل مجاني أو شبه مجاني بتكلفة زهيدة نسبياً، وأصبح بإمكانك تبادل الملفات وإجراء العروض التقديمية من حاسوبك مباشرة خلال مؤتمرات الفيديو. قد يهمك معرفة كيف تجري اجتماعات عن بعد بفاعلية.

كذلك يمكن تتبع وإدارة المشاريع عن بعد عبر عدة تطبيقات متاحة، يمكنك من خلالها إسناد المهام لأعضاء الفريق وربطها بمهام أخرى وتحديد المواعيد النهائية وتتبع معدل الإنجاز. 

ثق بموظفيك

الثقة أمر محوري عندما ينتشر الموظفون في مواقع جغرافية متعددة، سواء كان ذلك بسبب حدث خارجي أو أزمة أو جزء من فرص العمل المرنة، فإن أهم شيء لإدارة الموظف عن بُعد بنجاح هو التواصل المستمر والثقة.

يجب أن تكون الثقة جزءًا كبيرًا من خطة الاتصال والتفويض الخاصة بشركتك. من الضروري أن يعرف الموظفون أنهم موثوق بهم لإنجاز وظائفهم، وأن مساهماتهم مهمة للقسم والمنشأة بغض النظر عن المكان الذي يتم إنجاز المهمة منه.

إذا كانت الثقة في فريقك أمرًا حيويًا، فيجب عليك تشجيع المرونة والاستقلالية. يجب أن يكون العمل عن بُعد أكثر من مجرد حرية العمل في المكان الذي تريده. قد لا يتلاقى جدول عمل فريقك تمامًا مع جدولك، وستحتاج إلى منح موظفيك مساحة كبيرة لإنجاز عملهم بكفاءة.

ركز على النتائج المتوقعة وقدم إرشادات ولكن اسمح لأعضاء الفريق بالعمل بشكل مستقل فيما يخص كيفية إنجاز العمل.

الحفاظ على التوازن بين مزايا العاملين عن بعد والموظفين داخل المكتب

إذا كان لديك مساحة مكتبية، فقد يكون لديك بعض المزايا الداخلية التي تعد جزءًا من الحضور إلى المكتب، وهو ما ليس متاحًا للقوى العاملة البعيدة لديك.

إذا سمحت للموظفين الداخليين بالعمل عن بُعد فلا يمكنك استخدام العمل عن بُعد كميزة حقيقية. لذلك أنت بحاجة إلى إيجاد طريقة لتحقيق التوازن بين الامتيازات التي تقدمها للعاملين في المكاتب والعاملين عن بُعد.

ابحث عن طرق تجعل فريقك البعيد يشعر وكأنه جزء من الفريق

كقائد للفريق، يجب أن يكون هدفك هو جعل الجميع يشعرون بأنهم جزء من الفريق. إذا شعر الموظفون عن بُعد بأنهم أقل من ذلك، فلن يشعروا باهتمامك. هل تُظهر المحاباة تجاه الموظفين داخل الشركة (حتى لو لم تكن تقصد ذلك؟) فكر في كيفية معاملتك لكل فرد في فريقك، حتى يشعر موظفوك بالتقدير.

فيما يلي بعض الطرق البسيطة لجعل موظفيك يشعرون بالتقدير وبالتالي تزيد من إنتاجية العمل عن بعد:

• تحقق مع فريقك البعيد بانتظام للتأكد من أن لديهم كل ما يحتاجون إليه.
• ساعد في بناء علاقات رائعة بين موظفيك العاملين في المكتب والعاملين عن بُعد.
• تأكد من الاحتفال بالذكرى السنوية لعمل الموظفين عن بعد وأعياد الميلاد وما إلى ذلك. اجعلهم مميزين حقًا!
• دافع عن العاملين عن بُعد عندما يحين وقت التفاوض بشأن الزيادات والترقيات ورواتب المكاتب المنزلية وما إلى ذلك.
• تعامل مع العاملين عن بعد مثل الموظفين وليس المتعاونين أو المستقلين.
• تعديل جداول الاجتماعات لتحسين العلاقات مع العاملين عن بعد.

لديك الكثير من الوقت للدردشة مع الزملاء عندما تكون في المكتب. هناك الكثير من الوقت للتواصل حول مبرد المياه، أو على الغداء، أو حتى في مكتبك. لا يحصل الموظفون عن بعد على هذا، لذا يجب علينا تعديل الاجتماعات لإفساح المجال لنوع من الحميمية الموازية.

تأكد من تضمين بعض الأشياء غير المتعلقة بالعمل في اجتماعاتنا الأسبوعية، مشاركة، ولكن لا بأس من قضاء بعض الوقت في التحدث عن عطلة نهاية الأسبوع، أو شيء مثير حدث، أو موقف مضحك مررت به، أو أشياء تسبب لك التوتر.

خلاصة زيادة إنتاجية العمل عن بعد

بالتأكيد فإن استخدام الموظفين عن بعد من شأنه أن يقدم إسهاماً كبيراً لزيادة الإنتاجية والفاعلية للمنشآت، وطبعاً إذا ما تم توظيفه بحكمة وإدارته بنجاح. في الحقيقة فإن إدارة الموظفين البعيدين هي مهارة في حد ذاتها، كما أنها تتطلب توفر ثقافة مؤسسية مرنة وتواصلاً يتسم بالشفافية والثقة، ووضوحاً في الرؤى والأهداف. كما يتطلب وعيًا متجدداً بأحدث الوسائل التقنية المفيدة في هذا السياق لتحقيق مستوى مقبول من سيولة التواصل وتبادل المعلومات والحفاظ على حماس وتحفيز -وبالتالي اندماج- القوى العاملة البعيدة.