العمل عن بعد في المنشآت السعودية (دليل للموارد البشرية)

على الرغم من الانتشار المتسارع لمفهوم العمل عن بعد، وزيادة الاعتماد عليه من قبل المنشآت لما يوفره من مرونة وتقليل في المصادر المطلوبة؛ إلا أن العديد من المنشآت ما تزال غير قادرة على التعامل بشكلّ فعّال مع الموظفين الذين يعملون عن بعد، وهو ما يؤثر بدوره على إنتاجية الموظفين وقيمتهم بالنسبة للمنشأة.

في هذه المقالة نبين أبرز مميزات العمل عن بعد للمنشآت السعودية وكذلك للمواهب والموظفين، كيفية تجهيز شركتك للعمل عن بعد وكيف تستفيد من بوابة العمل عن بعد لوزارة الموارد البشرية السعودية:

• مميزات العمل عن بُعد للمنشآت السعودية
• مزايا العمل عن بعد للموظف السعودي
• برنامج العمل عن بعد لوزارة الموارد البشرية
• الاستفادة من بوابة العمل عن بعد
• إدارة الموظفين عن بعد
• أفكار تيسر العمل عن بعد في المنظمات السعودية
• أدوات وتطبيقات يحتاجها العامل عن بعد

ما هي مميزات العمل عن بعد للمنشآت السعودية؟

خيارات أكثر من الكفاءات والمواهب للتعيين

يتيح نظام العمل عن بعد للمنشأت السعودية استقطاب الكفاءات من رقعة جغرافية أوسع داخل أو حتى خارج المملكة. عوضًا عن تقييدها بالمواهب المتاحة جغرافيًا حول المراكز التجارية الكبيرة كالرياض. 

توفير مصاريف التشغيل

إتاحة العمل عن بعد يوفر للشركات مصاريف وتكاليف مختلفة من مواصلات وإيجار للمكتب والأدوات واشتراكات للإنترنت ودفع لتكاليف التشغيل وغيرها الكثير.

زيادة الإنتاجية وتحسُن الأداء

على عكس المتوقع، العمل من المنزل يرفع من إنتاجية الأفراد ويحسن من الأداء. تشير إحدى الدراسات على ارتفاع في الإنتاجية بنسبة 25-40 بالمئة في شركات تعمل في مجالات معينة وشركات أخرى زادت معدلات إنتاجية الموظفين بنسب أخرى.

ما هي مميزات العمل عن بعد للموظف السعودي؟

الموازنة بين الحياة الشخصية والمهنية

في آخر التقارير السنوية لأول-لابس للعمل عن بعد في السنوات الماضية أتى تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية دائمًا في مقدمة الأسباب للعمل عن بعد للموظفين حول العالم. 

توفير الوقت والجهد والمال

يتجنب العاملون عن بعد تكاليف الانتقالات اليومية بكافة أنواعها من وإلى العمل كما يحظون بحياة أكثر استقرارًا وهدوءًا بسبب قلة الضغط الخاص بالوظيفة (Work Stress) مما يجعلهم أكثر سعادة بنسبة 30% عن أقرانهم العاملين من المكتب.

ارتفاع الإنتاجية والتركيز

يسعى الموظف بدوره لزيادة إنتاجيته وفعاليته في إنجاز المهام بتركيز وكفاءة. حيث يحتاج الموظف لتحقيق ذاته والشعور بالتقدم والإجادة في العمل كأحد أهم المحفزات للعمل طبقًا لكتاب "الدافع: الحقيقة الصادمة عن ما يُحفِّزنا-Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us". 

ما هو برنامج العمل عن بعد لوزارة الموارد البشرية؟ 

برنامج العمل عن بعد لوزارة الموارد البشرية هو أحد المبادرات الوطنية لتمكين وتطوير المهارات السعودية وتقليل الفجوة بين احتياجات الشركات المختلفة من التوظيف والمواهب السعودية الباحثة عن وظائف تناسب حياتهم ومسؤولياتهم. 

يهدف البرنامج لدعم الفئات التي لا يناسبها الذهاب للعمل يوميًا من السعوديات وذوي الإحتياجات الخاصة وكذلك ساكني المناطق النائية عن سوق العمل في الممكلة. حيث تتركز معظم الوظائف في المملكة في المنطقة الشرقية، الرياض، أو مكة بينما المواهب السعودية موزعة بالتساوٍ على مناطق المملكة المختلفة. 

ويتفق برنامج العمل عن بعد مع برنامج العمل المرن في الكثير من أهدافه ودوره في تطوير سوق العمل السعودي وكذلك في خدمته لثلاثة فئات: 

• العامل عن بعد
• المنشآت السعودية 
• مزودي خدمة العمل عن بعد

كيف تستفيد من بوابة العمل عن بعد السعودية؟

يمنح برنامج العمل عن بعد المنشآت السعودية الفرصة لاستقطاب المواهب الوطنية السعودية للعمل دون التقيد بمسكنهم الجغرافي أو حتى مواعيد عمل الشركة الرسمية. حيث توثق عقود العمل عن بعد في بوابة الوزارة، وتخضع لقوانين نظام العمل والتسجيل في التأمينات الاجتماعية ونطاقات. 

ويمكنك التقديم والحصول على ترخيص مزود خدمة في برنامج العمل عن بعد للحصول على مزايا مالية والشراكة مع الحكومة كمنشأة داعمة لرؤية المملكة 2030 إذا كانت شركتك قادرة على القيام بدور مزود الخدمة في البرنامج. اعرف أكثر بقراءة الكتيب الشارح للبرنامج.

كيف تستعد للعمل عن بعد في شركتك؟ 

تحديد المهام الجوهرية لشركتك والمهارات المطلوبة لتنفيذها عن بعد

كسّر الأدوار والأوصاف الوظيفية المختلفة إلى مهام محددة قدر المستطاع. لدراسة تنفيذ تلك المهام عن بعد بمعزل عن الأفكار المسبقة لطبيعة الأدوار الوظيفية. 

مثلاً: قسّم مهام مختص الموارد البشرية لتسهيل إعادة تخيل تلك المهام لتوائم العمل عن بعد إلى: 

• مهام إدارية: تسيير الرواتب، تنظيم الملفات، وتتبع الإجازات وخلافه
• مهام استراتيجية: التخطيط للقوى العاملة، التطوير المؤسسي، ثقافة العمل، واستراتيجية التوظيف
• مهام خدمية: استفسارات الموظفين، طلباتهم

توقع أيضًا المهام الجديدة التي تفرضها المرحلة كالحاجة لمتابعة إنتاجية الفريق، الاهتمام بتواصل الفرَق ووضوح المهام، تنظيم قنوات التواصل والتأكد من اتساق الجهود ورؤية الفريق وكذلك تقديم تدريبات وتوجيهات العمل عن بعد بفاعلية للموظفين.

التأسيس لسياسات وطرق التواصل في شركتك

التواصل هو أحد أهم ركائز ثقافة العمل واستقرار الأداء والإنتاجية. وتزداد صعوبتها أثناء العمل عن بعد. لذلك، تحتاج شركتك لتطوير نظام شامل لعمليات التواصل في شركتك، توضيحها بالتفصيل الدقيق، وتدريب الموظفين على هذا النظام. يجب أن يتضمن النظام العناصر الآتية: 

• كيفية الوصول لجميع المدراء والموظفين في الشركة (جميع معلومات الاتصال في مكان واحد)
• قنوات الاتصال المختلفة والتوقعات الخاصة بكل قناة (البريد الإلكتروني للمهام العادية، تطبيقات الدردشة كسلاك Slack للتعاون والتواصل السريع، مكالمات الفيديو لاجتماعات المناقشات أو عرض الخطط والتوجهات والتأكد من الاتساق… إلخ). ويتطلب الأمر كذلك توفير دليل مبسط أو تدريب عملي على تلك القنوات المختلفة وكيفية التعامل معها لرفع كفاءة التواصل وتحسينه. 
• الاجتماعات الرئيسية وبيان أهدافها وعناصرها والتوقعات منها. إثارة القلق والتشتت الناتج من غياب الرؤية والتنسيق الواضح، قم بدراسة وتطوير بشكل شبه دوري للتأكد من كفاءتها.

تحديد احتياجات شركتك من البنية التحتية اللازمة للعمل عن بعد

يحتاج العمل عن بعد لنظام بنية تحتية وأدوات مختلفة عن العمل بداخل المكتب. فبالرغم من انخفاض تكاليف إيجار العقار أو مكان العمل ومصاريف التشغيل الأخرى، قد تحتاج شركتك للاشتراك في خدمات التخزين السحابية، تطوير أنظمة حماية المعلومات والأمن السيبراني بسبب عمل الموظفين من شبكات إنترنت مختلفة وغير محمية بالضرورة خاصةً عند العمل من الأجهزة الشخصية للموظفين، أو تعزيز الاستثمارات في برامج التواصل وتنسيق الإنتاجية وإدارة المشروع. 

تقليل التنسيق غير الضروري بين الأفراد والفرق المختلفة

تتميز كل المنشآت بوجود الترابط والتداخل بين أفرادها أو أقسامها لإنجاز المهام أيًا كان شكل هيكلها الإداري. هذا الترابط ضروري لنجاح المهام والمخرجات المختلفة. فـ"التسويق" يتعاون مع "مطوري المنتج" لتصميم منتج قابل للبيع ومرغوب من قبل المستهلك. وكذلك تتعاون "الموارد البشرية" و"مدير المبيعات" لتعيين مندوبي مبيعات على قدر عالٍ من المهارة التقنية والسمات الشخصية. ولكن، كثيرًا ما توجد روابط مُعطلة وغير فعالة لسير العمل على الحقيقة. 

حاول تحديد مناطق الاعتماد غير الضرورية وإعادة هيكلة الموظفين بشكل يحسن من جودة التواصل وتعاون الفرق المختلفة في سياقاته الضرورية والمهمة فقط. بذلك، تقلل الهدر في وقت وطاقة الفريق، تحسن من جودة العمليات، وتسهل مهمة التنسيق بين الفرق المختلفة أثناء العمل عن بعد. 

كيف تدير الموظفين عن بعد بفعالية؟

تتلخص إدارة الموظفين عن بُعد في عنصرين: الاتصال والتعاون. إذا استطعت مُساعدة الموظفين عن بعد على الشعور بالاتصال ببقية الموظفين بشكل دائم، والاعتماد على أدوات فعّالة لتسهيل التعاون على المشاريع، فأنت على الطريق الصحيح.

العلاقات الشخصية بين الموظفين

العلاقات الإيجابية بين الموظفين داخل بيئة العمل هي عنصر رئيسي لإشراك الموظفين وتعزيز تفاعلهم؛ فوجود صداقات وثيقة في بيئة العمل يمكن أن يعزز المشاركة وحس التفاعل.

والسبب الرئيسي وراء ذلك هو أننا نقضي معظم ساعات اليوم في العمل، سواء بشكل فعلي داخل المكتب أو عن بعد، ومن الطبيعي أن نرغب في بناء علاقات إيجابية مع أعضاء فريقنا. بالنسبة للموظفين عن بُعد، يمكن أن تكون هذه الصداقات أكثر أهمية وتتطلب جهدًا واعيًا أكثر. 

وبدون وجود فريق للموارد البشرية والمديرين، وعدم بذل الوقت والجهد لتعزيز العلاقات مع الموظفين عن بعد، يصبح من السهل جدًا على هؤلاء العمال الشعور بالعزلة والترك.

أظهرت دراسة نشرت في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو أن الموظفين عن بعد هم أكثر عرضة من الموظفين في الموقع للشعور بقلق من أن زملاء العمل يقولون أشياء سيئة وراء ظهورهم مثلًا، وإجراء تغييرات على المشاريع دون إخبارهم مقدمًا، والضغط عليهم، وعدم إعطاء الأولوية لأفكارهم وآرائهم.

إن بناء ثقافة عمل تعزز الصداقات المفتوحة والإيجابية بين زملاء العمل يمكن أن يساعد في تفكيك بعض هذه المخاوف التي يعاني منها العديد من الموظفين عن بعد.

التعاون بين الفريق

بالإضافة إلى التواصل الشخصي وبناء العلاقات، يحتاج الموظفون عن بُعد أيضًا إلى الشعور بالاتصال المهني أو ما يُعرف أيضًا باسم التعاون. وبينما يحدث بعض التعاون في الاجتماعات المجدولة أو جلسات العصف الذهني الرسمية، إلا أن معظم هذا التعاون يحدث أثناء المحادثات بين أعضاء الفريق بشكل غير رسمي. في الواقع ، يرتبط هذا التواصل غير الرسمي بزيادة الإنتاجية داخل الفريق بشكل مباشر.

إذا لم تبذل الفرق جهدًا للتعاون والتواصل مع زملائهم الموظفين عن بعد، فيمكنهم المضي قدمًا في اتخاذ القرارات والمشاريع دون استشارة كل المعنيين. وبالتالي تطرأ مشكلة تؤثر على أداء الموظفين عن بعد وهي عدم التواصل معهم، لأن الفريق ببساطة ربما نسي أو حتى لم يرغب في تخصيص بعض الوقت للتواصل.

وهذا لا يجعل هؤلاء الموظفين البعيدين يشعرون بقدر أقل من المعرفة والتقدير فحسب، ولكن قد تفقد مؤسستك مدخلات وخبرات قيمة. وفي هذه اللحظات من القرارات السريعة واختراقات المشروع، من المهم للغاية إشراك أعضاء الفريق عن بُعد. قد يبدو القيام بذلك أمرًا صعبًا، ولكنه قابل للتنفيذ (وجدير بالاهتمام) باستخدام الاستراتيجيات والأدوات الصحيحة. اعرف أكثر عن أهم الأخطاء التي تقع بها الموارد البشرية عند إنشاء برامج تقدير الموظفين.

أفكار تُيسر العمل عن بعد في الشركات السعودية

أوصت وشجعت جميع التعليمات والقرارات ذات العلاقة لتطبيق العمل عن بعد. كما أصدرت وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية دليلاً مؤقتًا إرشاديًا للعمل عن بُعد، وهنا مجمل أفكار لتفعيل العمل عن بعد بشكل يعود بالفائدة على الجميع:

• التأكد من سعة البينة التحتية التقنية في المنشأة والإمكانات
• التأكد من استخدام تطبيقات وبرامج مرخصة والانتباه لحقوق الملكية والفكرية
• تحديد سياسة العمل عن بُعد وإعلانها للموظفين ووضع الشروط والأحكام المتعلقة بها
• التأكيد على تطبيق أنظمة الأمن السيبرانية
• التفكير بأفكار خارج عن الصندوق مثل تقسيم الفريق إلى مجموعتين: مجموعة تعمل عن بعد ومجموعة أخرى تحضر إلى مقر العمل ثم تبادل الأدوار بين المجموعتين خلال اليوم، بحيث يقل عدد الأفراد المتواجدين في نفس اللحظة إلى الحد الأدنى
• حضور الاجتماعات عن طريق التطبيقات الإلكترونية ومنصات التواصل المرئي

أدوات العمل عن بعد

من أهم قائمة التطبيقات التي يمكن الاستفادة منها لتفعيل العمل عن بعد:

• إدارة عمليات العمل عن بُعد: صلة Silah، تيليوورك Teleworks
• الاتصال المرئي وعقد الاجتماعات: زووم Zoom، سكايب Skype، قو-تو-ميتنق GoToMeeting
• البريد الالكتروني وإدارة المواعيد: جيميل Gmail، أوتلوك Outlook، أبل ميل AppleMail
• مشاركة الملفات والتخزين السحابي: قوقل درايف Google Drive، ون درايف One Drive، دروبكس Dropbox
• تطبيقات إدارة المستندات والتحرير: مايكروسوفت وورد، اكسل، بوربوينت، قوقل دوك وشيت وبرزنتيشن، أبل بيج، وكينوت ونمبرز
• الدعم الفني عن بعد: Teamviewer، AnyDesk
• تطبيقات إدارة المشاريع وتوزيع المهام: SmartSheet، Redbooth، Wrike، Fuze

ولا شك أن الاستثمار في البنية التحتية التقنية سهّل تفعيل إجراءات العمل عن بعد وخدمة العميل وهو في مكانه. إن ما نراه اليوم من خدمات الكترونية حكومية شاملة مدعاة للفخر والاعتزاز. وكذلك الخدمات الإلكترونية للبنوك ومنشآت الاتصالات أدت إلى تقديم خدمة راقية. كذلك تطبيقات التوصيل والخدمات اللوجستية تلعب دورًا بارزًا وواضحًا في إيصال مقدم الخدمة بالعميل وتوصيل المنتج أو الوجبة. والأمثلة كثيرة منها: ناجز التابع لوزارة العدل، أبشر Absher، تطبيقات البنوك جميعها، تطبيق MySTC.

وكذلك المنشآت التي تستخدم في إداراتها أنظمة إلكترونية لإدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين سهّلت تقبلهم للقرار وتفعيله، بل واتخذوا خطوات استباقية حتى قبل القرارات والتعليمات. فاستخدام نظام إلكتروني لإدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين مثل جسر يمكّن من تفعيل العمل عن بُعد في إدارة خدمات الموظفين، ومراجعة الطلبات وتجهيز مسير الرواتب.

أخيرا، تحتاج الشركات السعودية لتحسين عمليات التشغيل وثقافة المرونة لمواجهة احتمالية استمرار الحاجة للعمل عن بعد بل وازديادها ومواجهة التحديات الأخرى التي تواجه الموارد البشرية اليوم. كما تبرز الحاجة لدعم الموظفين وتدريبهم وإيجاد الحلول لتحسين الإنتاجية والتعاون أثناء العمل عن بعد.