خطوات تهيئة الموظفين عن بعد للعمل

تفرض أنماط العمل اليوم على سوق العمل واقعا جديدا بدأ قبل جائحة كورونا، وأثبتت الجائحة فاعليته واستدامته بالنسبة للشركات والأعمال. وتقول الإحصائيات اليوم أن عددا كبيرا من الموظفين باتوا يعتبرون العمل من المنزل أحد المميزات الوظيفية التي يبحث عنها كثير من أصحاب الخبرة والموهبة. في تقرير لthe Robert Half Salary Guide وجد أن 54٪ من المحترفين يعملون بشكل عند بعد وأنهم مستعدون لترك عن وظائفهم في حال طلب منهم العمل من مقر الشركة. في دراسة أخرى أيضاً ل Becker Friedman Institute تم عملها على 10 آلاف موظف وجدوا بأن 54٪ يعملون بنظام العمل عن بعد أكثر من عملهم في مقر الشركة. وبنفس السياق كان 32٪ منهم مستعدون لترك وظائفهم فيما لو تحول نظام العمل إلى نظام مكتبي بالكامل. هذه الدراسات وغيرها تثبت لنا أن العمل عن بعد بات واقعاً يفرض نفسه، وليس على الشركات إلا الاستفادة من المميزات التي يوفرها هذا النظام ومحاولة حل المشاكل التي تواجهها في تطبيقه. ولأن تهيئة الموظف من أهم النقاط التي تساعد في سرعة إدماجه في العمل ورفع إنتاجيته في هذا المقال سنتطرق لخطوات تهيئة الموظفين للعمل عن بعد

- أرسل الأجهزة والأدوات التي يحتاجها المستقل قبل اليوم الأول

مثلما أنه من المهم تزويد الموظف الجديد في المكتب بكل الأدوات التي يحتاجها في اليوم الأول لمباشرته، يجب أن يتم تزويد الموظف عن بعد بما يحتاجه للعمل قبل مباشرته للعمل. هذا الترتيب يساعد الموظف على بدء عمله فوراً وعدم تأخره وبالتالي توفير تكاليف أيام العمل المدفوعة بلا عائد. على جانب آخر، حصول الموظف على احتياجاته في الوقت المناسب يعطيه انطباعاً جيداً عن اهتمام الشوكة وتنظيمها وحرصها على العمل.

- استعرض الصورة الكبيرة للشركة

من المهم جداً تقديم الشركة للموظف بطريقة إيجابية وفعالة وذلك مثلا عن طريق عمل اجتماع افتراضي ترحيبي بالموظف يجمع أهم الموظفين وقيادات الشركة ما أمكن بحيث يشعر الموظف بمكانه بين زملائه الجدد. هذا الاجتماع الترحيبي سيتم توضيح أبرز أهداف الشركة ورؤيتها الاستراتيجية وقد يكون فرصة مناسبة لتذكير الموظفين الحاليين بالأهداف الكبرى التي يعملون على تحقيقها.

- حدد جدولاً عملياً ومعقولاً للموظف وتوقعاتك منه

من أهم النقاط التي يجب عليك مراعاتها توضيح جدول الموظف الجديد وأهم التكاليف الدورية والأسبوعية واليومية، مواعيد الاجتماعات الدورية وأهم توقعاتك من عمله. هذه التفاصيل تساعد الموظف على تجاوز عدم وضوح الرؤية في بداية عمله.

- درب الموظف وجهز خطة التدريب

بعض المهام والوظائف تحتاج تدريب الموظف على الأنظمة والأدوات التي يتم العمل عليها. رتب هذه خطة التدريب من وقت مبكر، من هو المسؤول عنها ويمكنك إعطاء الموظف تفاصيل كاملة في الاجتماع المبدئي أو في إيميل لاحق كل تفاصيل برنامجه التدريبي ومن المسؤول عن تقديم هذا البرنامج له.

- امنح الموظف كل الصلاحيات التي يحتاجها

من وقت مبكر امنح الموظف كل الصلاحيات التي يحتاجها للدخول والاندماج في العمل. جهز بريده الإلكتروني، نسخته أو رخصته على البرامج التي يحتاج العمل عليها، رقم الجوال فحال كان عمله يتطلب العمل على رقم جوال وغيرها. تتوسع الصلاحيات أيضاً لتشمل كل ما يتعلق بالبرامج التي تعمل عليها الشركة.

- وضح له سياسة العمل وإجراءات شؤون الموظفين

من النقاط المهمة التي تلعب دوراً مهما في إدماج الموظف هو تزويده بدليل شؤون الموظفين أو دليل السياسات والإجراءات المتعلقة بالموظفين بحيث يعرف حقوقه وواجباته وماله وما عليه منذ اليوم الأول. اقرأ مقال جسر عن كيف تعد دليلاً لإجراءات الموظفين. في حال لم يكن لديك دليلاً من هذا النوع واشرح للموظف من هو المدير المباشر له ومع من يمكنه التواصل بشأن أمور العمل أو الأمور الأخرى المتعلقة به أو بالشركة.

قائمة احتياجات تهيئة الموظف للعمل عن بعد

1. الأجهزة والأدوات
2. الاجتماع الترحيبي
3. الوصول والتصاريح للبرامج وأدوات العمل
4. دليل شؤون الموظفين
5. العهد
6. الاجتماع التعريفي
7. خطة التدريب