كيفية إعداد دليل داخلي لشؤون الموظفين

قد لايكون إعداد دليل داخلي للإجراءات فيما يتعلق بشؤون الموظفين لديك أولوية خصوصاً في لو كان مشروعك ناشئاً أو صغيراً، لكنك ستتأكد من أهمية هذه الإجراءات في تعزيز ثقة الموظفين بالشركة ووضوح سياساتها الداخلية فيما يتعلق بشؤونهم. في هذا المقال سنسلط الضوء على أهم خطوات إعداد دليل داخلي للسياسات والإجراءات المتعلقة بالموظفين. 

ما هي سياسات وإجراءات شؤون الموظفين؟ 

سياسات الموارد البشرية هي قواعد وإرشادات رسمية تضعها الشركات لإدارة موظفيها. بينما  إجراءات الموارد البشرية هي تعليمات (خطوة بخطوة) تحدد الإجراءات التي يجب اتخاذها للامتثال لهذه السياسات. يعد تحديد هذه السياسات والإجراءات إحدى الوظائف الأساسية لإدارة الموارد البشرية. 

تغطي سياسات الموارد البشرية مجموعة متنوعة من الجوانب المختلفة لإدارة الموارد البشرية ، مثل: 

-التوظيف 

-المظهر واللباس اللائق

-أجر العمل الإضافي 

-الإجازات 

-العطل السنوية والمرضية 

-تقييم الأداء 

الهدف من إعداد سياسات وإجراءات الموارد البشرية:

فوائد اعتمادك على سياسات وإجراءات واضحة ومتكاملة ستساعدك في تحقيق  النقاط التالية: 

-سياسات الموارد البشرية توفر الحماية القانونية لمنشأتك 

-توصل سياساتك في العمل للموظفين بطريقة شفافة وواضحة

-تضع توقعات للموظفين بشأن تطورهم الوظيفي

-تساعدك على معالجة شكاوى الموظفين والنزاعات 

-بتسريع عملية اتخاذ القرار بشأن مختلف مسائل الموارد البشرية 

-تساعد في ضمان معاملة جميع الموظفين على قدم المساواة والإنصاف 

 -تساعد في خلق بيئة عمل آمنة وصحية

كيف تكتب سياسات وإجراءات للموارد البشرية؟

تختلف ملفات السياسات في العادة حسب كل شركة وقوانينها الداخلية وطريقة عملها، لكن هناك بنية أساسية شائعة لصياغة وكتابة السياسات يمكن لأي شركة الاعتماد عليها كصيغة أساسية قابلة للتطوير. 

تحتوي هذه الصيغة الأساسية على المكونات التالية: 

-اسم الملف

 -تاريخ سريان الملف (وتواريخ أي مراجعات أو تحديثات) 

-اسم الشخص المسؤول عن تحديث الملف والإجابة على الأسئلة المتعلقة به 

-الغرض من الملف (اختياري) 

-تعريفات المصطلحات الخاصة المستخدمة في الملف 

-بيان الملف الرئيسي 

-النطاق والقابلية للتطبيق (بما في ذلك الاستثناءات المسموح بها)

من الأمور المهمة في إعداد واعتماد سياسة الشركة فيما يخص شؤون الموظفين يجب أن تتم التعريف بالسياسة ونشرها بين الموظفين، وتعريف كل 

قائمة المحتويات التي يفترض تواجدها في سياستك الخاصة بالموظفين قد تختلف حسب حجم الشركة، تخصصها، قطاعها، وموقعها. لكن هناك بعض النقاط عادةً ما تتضمنها أي سياسة خاصة بشؤون الموظفين: 

القواعد السلوكية 

تتضمن القواعد السلوكية توقعات الشركة من الموظف سلوكياً،، وما هي الأمور التي يجب عليه مراعاتها في عمله. وتتضمن القواعد السلوكية كل أو بعض الأمور التالية:

-اللباس والمظهر الخارجي 

-استخدام التواصل الاجتماعي 

-الانضباط أوقات الدوام 

-التنمر وقواعد التعامل مع زملاء العمل 

قد تتضمن سياسة شؤون الموظفين 

التعريف بالشركة وهيكلها الرئيسي 

يفضل أن يتضمن الجزء الأول من الملف التعريف بالشركة ونشاطها ومجالها وأقسامها الداخلية والهيكلة الإدارية لها. بحيث يحصل الموظف على صورة عامة وافية عن الشركة والمسؤولين. قد يتضمن هذا القسم أيضاً نقاط مهمة حول أهداف الشركة ورؤيتها ورسالتها. 

سياسة التوظيف

يندر أن يتم إصدار سياسة لشؤون الموظفين بدون أن يكون لسياسة التوظيف جزء منها. تحدد سياسة التوظيف عادةً معايير اختيار المرشح وتحدد عملية إعداد الموظف الجديد للعمل. في حال كان لديك برنامج تهيئة للموظفين on boarding يمكنك تضمينه في هذه السياسة.

نهاية الخدمة

تعتبر نهاية الخدمة من النقاط المهم الحديث عنها في سياسة شؤون الموظفين وقد تتضمن: طريقة انتهاء عمل الموظف، والاجراءات المتبعة في حالات الإنهاء المختلفة. فمثلا من المهم أن تتضمن طريقة تقديم استقالة الموظف، وفترة الاشعار المطلوبة قبل الاستقالة وغيرها من النقاط المهمة في إجراءات وسياسات انتهاء العمل. 

أوقات الدوام وسياسة العمل الإضافي

من المعلومات الأساسية التي يجب أن تتضمنها سياسة وإجراءات شؤون الموظفيين هي عدد ساعات العمل الرسمية وسياسة الشركة في احتساب ساعات العمل الإضافي بالنسبة للموظفين. من المهم أن تتضمن سياسة شؤون الموظفين أوقات العمل اليومية المعتمدة، وفيما لو كانت أوقات العمل مرنة بحيث يتم توضيح سياسة احتساب الحضور والانصراف وطريقة إبلاغ المسؤول في حال وجود أي اعتراضات في احتساب أوقات العمل. 

تقييم الأداء وسياسة الترقية

من أكثر الأمور التي قد تهم الموظف هي معرفة طريقة تقييم الشركة لأدائه وبناء على أي المعايير يتم تقييمه وسياسة الشركة المعتمدة فيما يتعلق بالترقيات بشكل عام. 

اقرأ أكثر عن ميزة تقييم الأداء من جسر من خلال هذا المقال

قيم أداء موظفيك من خلال جسر واطلب عرض تجريبي لمعرفة المزيد

سياسة المصروفات

تتضمن سياسة المصروفات كل ما يتعلق بطريقة احتساب المصروفات التي يصرفها الموظف من حسابه الخاص وكيف يتم رفعها واعتمادها حتى يتم تعويض الموظف عنها وكيف يتم طلب أي بند مصروفات يخص الشركة من قبل الموظف. 

سياسة المكافآت والنسب والتعويضات 

من أهم الأمور التي يجب أن تتضمنها سياسة شؤون الموظفين هي تفاصيل نظام المكافآت والعمولات والتعويضات التي يحصل عليها الموظفين، أيضا نسبة الموظف من الصفقات التي يحصل عليها للشركة وغيره.  توضيح هذه النقاط مهمة في إظهار شفافية الشركة وقد تشكل ميزة مهمة بالنسبة للموظف الجديد وحافز مهم لإنتاجه واستمراره. 

سياسة الإجازات 

من البدهيات أن تتناول سياسة وإجراءات شؤون الموظفين سياسة الإجازات الأسبوعية والسنوية وإجازات الأعياد وغيرها. ويجب أن تتضمن أيضا التعويضات التي يحصل عليها الموظف في هذه الإجازات فمثلا تقدم بعض الشركات تذاكر سنوية للموظفين غير السعوديين. بينما حسب نظام العمل يجب على صاحب العمل إتاحة استلام الموظف لمرتب الإجازة السنوية مقدماً. أيضا من المهم ذكر إجراءات التقديم على الإجازات السنوية والخطوات التي ينبغي على الموظف اتباعها. ذكر كل هذه النقاط يساعد الموظف على أن واعياً بحقوقه والتزاماته تجاه الشركة. 

هذه خطوات تساعدك في ترتيب وإنشاء دليلك الخاص لشؤون الموظفين ويمكنك الإضافة لنقاطه الرئيسية حسب احتياجات شركتك وحسب ما تقتضيه الأنظمة الداخلية لها. 

استخدم جسر لإدارة شؤون موظفيك، وساعدهم على الالتزام بسياساتك للموارد البشرية