لكل تقنية جديدة مبررات تبنيها التي تقارن بتكلفة شراءها وذلك لحساب العائد من الاستثمار فيها، وعند الحديث عن العائد على الاستثمار في المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية، سنبني حديثنا على فرضية أساسية هي أن العائد من الاستثمار ينجم عن الآثار الإيجابية التي تطال جميع الموظفين في المنشأة وليس فقط العاملين في قسم الموارد البشرية.
فعندما تجعل هذه المنظومة التقنية مهام المديرين من كل الأقسام أكثر كفاءة بمساعدة الأتمتة والوصول السريع إلى المعلومات الدقيقة، تنعكس تلك الفوائد على طريقة إدارة المنشأة بأكملها لجميع الموظفين.
جدول المحتويات:
عوامل قياس العائد على الاستثمار في برامج الموارد البشرية
ينبغي أن نضع عدة عوامل رئيسية بالحسبان عند تقييم العائد على الاستثمار في المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية، سنلاحظ تداخل بعض المساحات مع بعضها إلا أنها مرجعها جميعاً يعود إلى الأتمتة التي تؤدي إلى زيادة كفاءة الموظفين، كالآتي:
1. تقليل احتمالات الخطأ
الدقة والتحديث المستمر أحد أهم مزايا المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية، ولحساب مقدار الانخفاض المتوقع في الأخطاء والتناقضات في البيانات وتكاليف إصلاح هذه الأخطاء، فكّر فيما يلي:
- تقليل التناقضات في الرواتب والاستقطاعات والإضافات الزائدة المحتملة
- دقة حساب الاستقطاعات التأمينية وتجنب التناقض في حساب التغطية، مثلما تقوم به حاسبة الرواتب من جسر
- تقليل الأخطاء في تسجيل مواعيد الحضور والانصراف، وبالتالي حساب أكثر عدالة للراتب وتقليل سرقة الوقت
- كفاءة أعلى في الامتثال للقانون، وبالتالي تجنب العقوبات والغرامات ذات الصلة بعدم الامتثال لنظام العمل السعودي
- إصدار تقييمات دقيقة وعادلة للموظفين، ما يقلل من الشكاوي المحتملة والنزاعات القانونية
- دقة أعلى في سجلات وملفات الموظفين وبالتالي حاجة أقل إلى التدقيق والتصويب
- كفاءة أعلى في اختيار الموظفين الجدد، وبالتالي يغني عن الحاجة إلى إعادة التوظيف من جديد بتكاليف إضافية
- تحليلات أكثر كفاءة من واقع التقارير الآلية الموثوقة المبنية على البيانات الدقيقة، وبالتالي تتجنب المنشأة عمل إستراتيجيات خاطئة تهدر الموارد
- التحكم في الأمان وتقييد الوصول بضوابط قوية، تقلل من مخاطر إتلاف البيانات المهمة أو فقدانها
2. عدد الساعات والأيام التي تم توفيرها
الوقت اللازم لإنجاز المهام هو عامل أساسي في حساب العائد على الاستثمار، ونلاحظ أن المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية توفر وقتاً هائلاً من خلال الأتمتة وإحلالها محل الأعمال اليدوية، لتكون الفرصة متاحة لإعادة تخصيص هذا الوقت لمهام أكثر قيمة وأهمية، نورد فيما يلي بعض النماذج للوقت الذي يوفره برنامج الموارد البشرية والذي من خلاله يمكن قياس العائد على الاستثمار:
- توفير مئات الساعات المطلوبة لإضافة وتحرير وتحديث وإدارة بيانات الموظفين، مثل المعلومات الشخصية ومواعيد الحضور والانصراف وتفاصيل المزايا الوظيفية.
- تقليل الوقت المطلوب لإدخال البيانات يدوياً ونسخ الأوراق والملفات ذات الصلة بعمليات الموارد البشرية.
- غياب الحاجة إلى المهام الدقيقة المطلوبة لتحري الامتثال مع اللوائح والقوانين، إذ يصمم برنامج الموارد البشرية مع وضع قواعد نظام العمل السعودي في الحسبان.
- الاستغناء عن الجدولة اليدوية وتضييق نطاق المقابلات الشخصية مع المرشحين من خلال الفحص الآلي لطلبات التقديم وفرزها وإجراء اختبارات آلية للمهارات، يتأهل من ينجح فيها لخوض المقابلات الشخصية.
- غياب الحاجة إلى قياس الأداء يدوياً، واستبداله بنظام آلي لإدارة وتقييم الأداء.
- تخفيف العبء الإداري فيما يخص استقبال طلبات الإجازة والموافقة عليها، فخلال ثوان يملأ الموظف الطلب فيصل إشعار للمسؤول المختص بالفحص لكي يبدي موافقته.
- تقليص الوقت المطلوب لإنشاء التقارير وجمع وتنظيم البيانات، حيث تصدر التقارير آلياً حول أي جانب من جوانب الموارد البشرية (الرواتب-الإجازات- …) وتُجسد في صورة مرئية سهلة الفهم.
- غياب الحاجة إلى التواصل المباشر مع الموظفين لاستقبال طلباتهم والرد على استفساراتهم حول سياسات المنشأة ومزاياها، وذلك مع بوابة الخدمة الذاتية والتنبيهات الآلية.
3. خفض النفقات
تقييم النفقات التي توفرها المنشأة من جراء استخدام المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية هو جوهر حساب العائد على الاستثمار، مثل النفقات الإدارية والإجراءات الورقية والمهام اليدوية، فضلاً عن التوفير في الموارد بسبب زيادة الكفاءة وتبسيط العمليات، تأخذ وفورات التكلفة أشكالاً أخرى مثل:
- تخفيف العبء الإداري
- التخصيص الأمثل للموارد
- انخفاض معدل دوران الموظفين
- توفير الوقت
- كفاءة التوظيف
- الاستغناء عن الورق والطابعات
- المعالجة الدقيقة والسريعة لمسير الرواتب
4. زيادة الإنتاجية
يناقش هذا المعيار قياس تأثير المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية على تحسين إنتاجية قسم الموارد البشرية وموظفي المنشأة بشكل عام، حيث تؤدي الأتمتة والخدمة الذاتية إلى تقليل مهام وأوقات الموافقة اليدوية، وزيادة حقيقية في حجم المهام المنجزة مقارنة بالوقت، فالمهمة التي كانت تحتاج إلى (س) ساعات عمل لإنجازها، أصبحت تتم في وقت أقل بكثير وبالكفاءة نفسها. يلاحظ هذا التأثير بوضوح في العمليات الآتية:
- الفحص الآلي للمتقدمين للوظائف
- بوابة الخدمة الذاتية للموظفين
- تسجيل الحضور والانصراف
- إدارة الأداء لحظياً لجميع القوى العاملة وتحديث التقدم المحرز أولاً بأول
- حساب الإجازات والغياب
- تحري التوافق مع القوانين واللوائح المنظمة
- إدارة سجلات الموظفين
- تنظيم وإدارة المزايا الوظيفية
- جدولة المناوبات
- التوقيع الإلكتروني على المستندات
5. انخفاض معدل دوران الموظفين
جيل الشباب من الموظفين لا يرى التقنية خياراً بل ضرورة عملية، لذلك لا يتحمس للأعمال الورقية اليدوية، بل يفضل بوابة للخدمة الذاتية تمكنه من التأكد بنفسه من دقة المعلومات الخاصة به والعثور على إجابات لأسئلته ذات الصلة بسياسات المنشأة، لذلك فإن تبني المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية يحمي المنشأة من ارتفاع معدل دوران الموظفين أحد أكثر المشكلات إرهاقاً.
وعلى العكس يؤدي انخفاض معدل دوران الموظفين مباشرة إلى تقليص نفقات التوظيف والتأهيل والتدريب فضلاً عن الحفاظ على المعرفة والخبرة المؤسسية، وهي النفقات التي تمثل استنزافاً طويلاً لحيوية المنشأة على المدى البعيد، بعبارة أوضح نلاحظ تأثير هذا المعيار من معايير حساب العائد على الاستثمار في الجوانب الآتية:
- تقليل نفقات الإعلان ونشر الوظائف
- الاستغناء عن نفقات وكالات التوظيف
- استغراق وقت أقل في تقييم المرشحين عبر أتمتة عمليات تتبع المتقدمين وفحصهم
- تقليل نفقات التوجيه والتأهيل نظراً لوجود آلية تلقائية يتأهل بها الموظفين الجدد لوظائفهم وبوابات الخدمة الذاتية
- الحد من خسارة المنشأة للاستثمار الذي وضعته في الموظف المغادر أثناء التوظيف والتدريب والترقية
- تقليل المشاريع المعلقة أو الملغاة بسبب مغادرة أحد أعضاء فريق العمل
6. تسريع العثور على كفاءات جديدة
تختصر أنظمة تتبع المتقدمين ATS عملية التوظيف وتقدم للمرشحين تجربة تقديم أفضل متوغلة في كافة جوانب استقطاب الموظفين الجدد، يمكن قياس فعاليتها مثلاً فيما يلي:
- إنجاز عمليتي البحث والفحص للمرشحين الجدد في وقت أقل عبر خوارزميات المطابقة مع متطلبات الوظيفة
- تحسين تجربة الترشح نفسها
- تلميع صورة المنشأة كمكان عمل
- جدولة المقابلات الشخصية
- التواصل السلس مع المرشحين
- استقبال العروض وقبولها بشكل أسرع دون الحاجة إلى نشر إعلانات مدفوعة أو اللجوء إلى وكالات التوظيف
- تقليل مجمل الفترة الزمنية المطلوبة لملء شاغر وظيفي
7. تقارير وتحليلات أكثر دقة
يعالج برنامج الموارد البشرية أطناناً من البيانات ويعيد قراءتها واستخدامها في إنتاج تقارير موارد بشرية دقيقة حديثة عن كل جانب من جوانب إدارة شؤون الموظفين، يمكن حساب العائد على الاستثمار منه في ضوء التقارير الصادرة والتحليلات المبنية على تلك التقارير:
- تقارير آنية محدثة
- تقارير متنوعة (رواتب- إجازات- نفقات- ساعات العمل- الموظفين- الحضور والانصراف- إلخ)
- التنبؤ بسلوك القوي العاملة
- اتخاذ القرارات في ضوء البيانات الموثوقة
- التخطيط الإستراتيجي للموارد البشرية مثل عدد الموظفين الجدد المطلوبين لدخول سوق جديد
- تحديد فجوات المهارات
- فهم اتجاهات البيانات وملاحظة الأنماط السائدة فيها
- العثور على إجابات للأسئلة الصعبة، على سبيل المثال هل عدد ساعات العمل أعلى في الأقسام التي نال مديروها تقييمات أفضل؟
8. التوافق مع القوانين واللوائح
أدنى خطأ تقع فيه المنشأة أثناء جمع بيانات الموظفين أو إصدار التأشيرات أو البيانات الطبية أو بيانات السفر أو الضرائب، قد يكلفها مبالغ باهظة تستنزف في المعارك القانونية والعقوبات المحتملة، لذلك يضمن اللجوء إلى المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية التوافق مع اللوائح والنظم المعمول بها في المملكة، ويمكن ملاحظة ذلك فيما يلي:
- المراجعة الآلية للتحقق من الامتثال
- تحديث النظم عندما تتغير اللوائح والقوانين
- التكامل مع البيانات الحكومية مثل استقطاعات التأمينات الاجتماعية وفقاً لما تقره المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية
- الالتزام بمسارات التدقيق والمراجعة
- إجراءات حماية أمن البيانات والخصوصية
- انخفاض مخاطر العقوبات والغرامات
9. تعزيز رضا الموظفين
تلعب التقنيات الحديثة في الموارد البشرية دوراً مهماً في تحسين التواصل مع الموظفين وتعمل على رفع الروح المعنوية، كما تتيح الخدمة الذاتية، نلاحظ ذلك من خلال ما يلي:
- آليات للتواصل والتعليق
- إدارة الأداء الشفافة والعادلة وتتبع الأهداف
- العمل عن بعد والجدولة المرنة لمواعيد العمل
- بوابات الخدمة الذاتية للوصول إلى المعلومات والموارد
10. الأداء
تلعب التقنية الحديثة للموارد البشرية دوراً مهماً في تسهيل عملية التقييم المستمر لأداء الموظفين، فبدلاً من أن يقضي مدير كل قسم ساعة أو أكثر في كتابة تقييم موظف واحد فقط في مستند فارغ في برنامج معالجة الكلمات مايكروسوفت وورد، يتقلص هذا الوقت إلى أقل من الربع بمساعدة نظام إدارة الأداء من "جسر" الذي يتضمن نماذج تقييم تملأ تلقائياً بالمعلومات الشخصية عن كل موظف وأهدافه الفردية، كما تتضمن تقييماً ذاتياً يكتبه الموظف عن نفسه. ولقياس مدى تأثير هذا المعيار في حساب العائد على الاستثمار، لاحظ ما يلي:
- حلقات التغذية الراجعة المستمرة
- قياس الأداء لحظياً
- تحديد الأهداف وتنظيمها
- تقييم الأداء الشفاف
- التطوير المستمر للمهارات
- خطط تحسين الأداء
- مكافأة الموظفين
- التدريب والتوجيه المناسب
- شيوع ثقافة تركز على الأداء
أخيراً، الاستثمار في برامج الموارد البشرية قرار كبير، عند النظر في الآثار الإيجابية الناجمة عنه من إنتاجية أعلى ورضا أكثر وتواصلاً أفضل، يتضح أنه قرار ناجح يعزز الأهداف الاستراتيجية للمنشأة، ويستحق أن يحصل على أولوية عن الأفكار الأخرى المدرة للدخل التي تفضل المنشأة أن تستثمر فيها.
شارك المقال على
فاطمة فارس
اطلع على جديد الموارد البشرية والحلول التقنية التي يقدمها نظام جسر بالاشتراك في نشرتنا البريدية
