تسجيل الدخول اطلب عرض تجريبي الآن
AR
اطلب عرضك الخاص الآن
AR

أهم تقارير الموارد البشرية التي لا غنى عنها لتطوير منشأتك

تحتاج فِرق الموارد البشرية الحديثة إلى التعامل بصورة شبه دورية مع أقسام العمل الأخرى وليس بمعزل عنها كما في السابق، وتقديم الدعم ومشاركة البيانات التي تجمعها عبر المؤسسة من خلال التقارير بين الحين والآخر لتساعد في اتخاذ القرارات الإستراتيجية وتعزيز التواصل والشفافية، فما هي أهم تقارير الموارد البشرية وما تأثيرها على الأعمال وكيف يمكن إعدادها؟

جدول المحتويات:

ما هي تقارير الموارد البشرية؟

إعداد تقارير الموارد البشرية عملية تنطوي على جمع البيانات المتعلقة بأنشطة الموارد البشرية ووظائفها كافة وتحليلها وعرضها بطريقة سهلة الفهم والمشاركة للوصول إلى «قيمة أو معلومة ما»، مثل بيانات الموظفين ومعدلات التوظيف ونسب الحضور والغياب، لتحسين العمليات ودعم اتخاذ القرارات الصحيحة بناءً على البيانات والمعطيات اللازمة في الوقت والمكان المناسبين.

ما أهمية تقارير الموراد البشرية؟

تزيد التقارير من كفاءة عمليات إدارة رأس المال البشري في المنشأة من نواحٍ عديدة، ومنها:

1. تمكين صناعة القرارات

تلعب تقارير الموارد البشرية الشاملة دور محوري في صناعة القرارات المؤسسية من خلال إتاحة البيانات والوصول إلى المعلومات بسرعة وتنظيمها واستخلاص الرؤى والتحليلات بسهولة، وتمكين المؤسسات من توقع التطورات المستقبلية في الموارد البشرية، وبالتالي إدارة المخاطر والتخطيط للقوى العاملة بدقة عالية.

وتتجلى أهمية التقارير في قدرتها على الربط بين مختلف جوانب المؤسسة، فعندما تكشف تقارير الأداء على سبيل المثال عن انخفاض في إنتاجية فريق معين، يمكن ربط هذه المعلومات مع بيانات التدريب والتطوير ومعدلات الرضا الوظيفي، وحتى مستويات الرواتب والمكافآت، للوصول إلى فهم عميق لأسباب هذا الانخفاض واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.

2. تحسين عمليات الموارد البشرية

تُحسّن تقارير الموارد البشرية من الكفاءة التشغيلية للمؤسسة من خلال توفير نظرة تحليلية شاملة لمختلف جوانب العمليات المتعلقة بالموظفين، على سبيل المثال عندما تكشف التقارير الأسبوعية عن ارتفاع في معدلات الغياب، يمكن للإدارة دراسة أسباب هذه الظاهرة وتطوير حلول مناسبة، سواء بتحسين ظروف العمل أو تعديل سياسات الإجازات أو معالجة تحديات القيادة وتفعيل مبادئ المسائلة.

كما تلعب التقارير دوراً هاماً في إدارة التكاليف وتحسين العائد على الاستثمار في رأس المال البشري، إذ تُمكّن المؤسسات من تحديد مجالات التحسين وفرص خفض التكاليف دون المساس بجودة خدمات الموارد البشرية من خلال تحليل دقيق لتكاليف التوظيف والتدريب والرواتب والمزايا وغيرها، فقد تكشف التقارير على سبيل المثال أن تكاليف التوظيف الخارجي مرتفعة مقارنة بتطوير المواهب الداخلية، مما يدفع المؤسسة لتعديل إستراتيجيتها بهذا الشأن.

3. قياس الأداء والإنتاجية

تساهم تقارير الموارد البشرية في تحسين التطوير المهني وتعزيز ثقافة التعلم الدائم من خلال توفير مؤشرات واضحة حول أداء الموظفين وإنتاجيتهم ومتابعة فعالية البرامج التدريبية، إذ تزداد إنتاجية الموظفون وحماسهم للمشاركة أكثر عندما يرون نتائج جهودهم في التعلم والتطور منعكسة في التقارير وتقييمات الأداء.

4. تحسين تجربة الموظفين

تساعد التقارير الدورية في فهم تجربة الموظف وتحسينها على مدار رحلته مع المؤسسة وبناء بيئة وثقافة عمل إيجابية من خلال جمع وتحليل البيانات حول رضا الموظفين واحتياجاتهم ومستويات المشاركة وأسباب ترك العمل، إذا كشفت التقارير مثلاً عن انخفاض مستويات الرضا يمكن للمؤسسة إجراء مقابلات واستبيانات مع الموظفين وتطوير خطط العمل لمعالجة مصادر عدم الرضا.

5. ضمان الامتثال وإدارة المخاطر

تحمي تقارير إدارة الموارد البشرية المؤسسة من المخاطر القانونية والتنظيمية متزايدة التعقيد من خلال توثيق جميع الإجراءات والقرارات المتعلقة بالموظفين وعرض البيانات حولها بانتظام لتحديد المخاطر المحتملة قبل وقوعها، مثلاً تعرض بيانات السلامة المهنية أو انتهاكات حقوق الموظفين أو التنوع والشمولية.

6. تعزيز التواصل المؤسسي

تساهم التقارير في زيادة الشفافية والتواصل لأنها تتيح مشاركة البيانات وتوثيقها مع الأطراف المعنية والاستفادة من المعلومات المتاحة للجميع سواء المدراء أو الموظفين؛ مما يزيد الثقة في القرارات وممارسات إدارة الموارد البشرية في المؤسسة.

أنواع تقارير الموارد البشرية

تتنوع التقارير وفقاً للغرض من إعدادها أو توقيتها، مما يتيح للمنظمات تلبية احتياجات متعددة بفعالية، وفيما يلي توضيح لأنواعها:

أنواع تقارير إدارة الموارد البشرية حسب الغرض

يمكن تصنيف التقارير وفق غرض استخدامها وأهميتها كالآتي:

1. تقارير تشغيلية

تركّز على الجوانب اليومية المتعلقة بإدارة الموارد البشرية وتُقدِّم تفاصيل دقيقة عن الأنشطة الروتينية التي تساعد في ضمان سير العمل بكفاءة، ومن أمثلتها:

  • تقارير الحضور والانصراف: تُوثّق مواعيد حضور ومغادرة الموظفين، مما يسهل تنظيم الجداول ومراقبة الالتزام
  • ملخصات الرواتب: توضح قيمة الرواتب والاستقطاعات والإضافات الشهرية لكل موظف
  • تقارير الإجازات: تعكس عدد الإجازات المستحقة والمستخدمة لضمان استمرارية العمل

2. تقارير إستراتيجية

تُمثل هذه التقارير أداة إستراتيجية تدعم التخطيط طويل المدى من خلال تقديم رؤى معمقة حول القوى العاملة، وتُسهم في مساعدة الإدارة العليا على اتخاذ قرارات مستقبلية مبنيّة على تحليل الأداء العام وتحديد الفجوات المهارية، كما تهدف إلى وضع خطط لتعاقب الوظائف وتطوير القيادات، ومن أبرز الأمثلة عليها:

  • تقارير الموظفين أو تحليلات القوى العاملة: تسلط الضوء على العدد الإجمالي للموظفين خلال فترة زمنية معينة والخبرات والمؤهلات والمستويات الوظيفية وأنواع التوظيف (دوام كامل، جزئي، أو تعاقد) والأقسام والمواقع داخل المؤسسة
  • تقارير تخطيط التعاقب الوظيفي: تُحدِّد الموظفين المؤهلين لتولي أدوار قيادية مستقبلية، مما يضمن استمرارية العمليات في المؤسسة

3. تقارير الامتثال

تلعب تقارير الامتثال دوراً محورياً في ضمان التزام المؤسسة بالقوانين واللوائح المعمول بها محلياً ودولياً، فهي تسهم في تقليل المخاطر القانونية وتعزيز سمعة المؤسسة كمكان عمل آمن ومنظم، وتتضمن معلومات تفصيلية حول:

  • المساواة الوظيفية (EEO): تُبرز توزيع الموظفين لضمان تمثيل عادل لجميع الفئات
  • السلامة والصحة المهنية: توثق الحوادث والإجراءات الوقائية لضمان بيئة عمل آمنة
  • الامتثال لقوانين العمل: تقدم بيانات دقيقة عن الامتثال للقوانين والتشريعات، مثل نظام العمل ومعدل التوطين

4. تقارير مخصصة (Ad-hoc)

تُعد هذه التقارير استجابة لطلب معين وفي وقت محدد، ولا تنتمي إلى مجموعة التقارير الدورية أو المجدولة مسبقًا. بعبارة أخرى، هي تقارير عاجلة تُجمَّع لتلبية احتياجات خاصة في لحظات معينة، ومن أبرز أمثلتها:

  • تحليل الاستقالات غير المتوقعة: يهدف إلى دراسة أسباب مغادرة الموظفين بشكل مفاجئ واقتراح حلول لتحسين بيئة العمل
  • تقارير أداء فرق محددة: تركز على قياس إنتاجية فرق معينة بناءً على طلب الإدارة لتحسين الأداء أو اتخاذ قرارات إستراتيجية
  • تقرير التوظيف: يعرض بيانات تفصيلية حول مصادر التوظيف، وفترة التعيين، وتكاليف التوظيف، وخصائص المتقدمين
  • تقارير التدريب والتطوير: تتبع مشاركة الموظفين في برامج التدريب، بما يشمل معدلات الإنجاز، وتقيّم تأثير التدريب على تنمية المهارات وأداء الموظفين

أنواع تقارير الموارد البشرية حسب التوقيت

هي وثائق توضح أداء مختلف جوانب الموارد البشرية في فترات زمنية معينة، كالآتي:

1. تقارير يومية/أسبوعية

تُوفّر هذه التقارير متابعة دورية للأنشطة قصيرة المدى داخل المؤسسة، مما يسهم في مراقبة الأداء وتحديد الاتجاهات اليومية أو الأسبوعية، واكتشاف التحديات أو التغيرات السريعة، ومن أمثلتها:

  • تحديثات الحضور اليومية: تعرض أوقات الحضور والتغيب لكل موظف
  • تحديثات أسبوعية عن حالة التوظيف: تتبع تقدم عمليات التوظيف ومراجعة الطلبات الواردة

2. التقرير الشهري للموارد البشرية

تُتيح التقارير الشهرية رؤية شاملة حول الأداء العام للموارد البشرية خلال فترة زمنية محددة، وتُستخدم لتحليل الإنجازات، ومواجهة التحديات، وتحديد الاتجاهات التي تتطلب تدخلًا إداريًا. ومن أبرز أمثلتها:

  • تقارير معدل دوران الموظفين: تُحلل أسباب مغادرة الموظفين وتقترح تحسينات لتحسين بيئة العمل وزيادة الاستبقاء
  • تقارير إتمام التدريب: تستعرض عدد المشاركين في برامج التدريب الشهرية، والإنجازات المحققة، وتأثيرها على تطوير المهارات

3. تقارير ربع سنوية

تُركّز التقارير ربع السنوية على تقديم رؤى تراكمية لأداء الموارد البشرية على مدى ثلاثة أشهر، وتُمكّن مراجعة نجاح المبادرات المستمرة وتحديد نقاط القوة والضعف، ومن أمثلتها:

  • تقارير التنوع والشمول والتوطين: تُقدم تحليلاً عن مدى تحقيق أهداف التنوع داخل المؤسسة
  • تقييمات الأداء الفردية والجماعية: تُظهر مدى تقدم الفرق والأفراد في تحقيق الأهداف المرسومة

4. التقرير السنوي للموارد البشرية

يُقدّم التقرير السنوي لمحة شاملة عن أداء الموارد البشرية خلال العام بأكمله، مما يُسهم في تعزيز التخطيط الإستراتيجي وتحديد الأهداف المستقبلية، ويحتوي التقرير على:

  • السياسات والأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية
  • المقاييس الرئيسية (KPIs)، مثل:
    • عدد الموظفين الحاليين
    • التغير السنوي (النمو أو الانكماش)
    • معدلات التوظيف والفصل ومعدل الدوران
  • بيانات الموظفين: معلومات إحصائية وتحليلية
  • الإنجازات البارزة: استعراض النجاحات المحققة خلال العام
  • الموظفون المتميزون: إبراز الأفراد ذوي الأداء المتميز
  • التحديات والدروس المستفادة: تحليل المشكلات التي واجهتها المؤسسة واستخلاص العبر منها
  • الرؤية المستقبلية والأهداف للسنة القادمة: تحديد الأولويات والتوجهات الإستراتيجية لتحقيق النجاح

أهم مؤشرات الأداء ومقاييس الموارد البشرية الرئيسية

المؤشرات هي بيانات ومقاييس محدّدة حول عمليات الموارد البشرية ووظائفها والأداء التنظيمي في المنشآت، وتتضمن التقارير عادةً مؤشرات ومقاييس مختلفة حسب الأهداف والاحتياجات، ومن أهمها:

مؤشرات التوظيف

تُستخدم مؤشرات التوظيف لتقييم كفاءة وفعالية عملية التوظيف وتحسينها، لتوفير الكفاءات المناسبة بتكاليف أقل وفي وقت أقصر، ومن أبرز هذه المؤشرات:

  • مؤشر تكلفة التوظيف: يقيس إجمالي التكاليف المرتبطة بعملية التوظيف، بما في ذلك التكاليف الداخلية مثل الرواتب الإدارية، والوقت المستغرق لإجراء المقابلات، والتكاليف الخارجية مثل الإعلانات واستقطاب المرشحين عبر وكالات التوظيف.

  • معدل إنتاجية الموظفين الجدد: يقيس المدة التي يستغرقها الموظفون الجدد للوصول إلى الأداء المرغوب والإنتاجية الكاملة منذ يومهم الأول.

  • معدل المقابلات إلى التوظيف: يشير إلى عدد المقابلات التي تُجرى قبل تعيين مرشح نهائي، ويُظهر مدى كفاءة عملية الاستقطاب ومدى وضوح إعلانات الوظائف. فمثلاً إذا تطلب الأمر إجراء 15 مقابلة لتعيين موظف واحد، فقد يدل ذلك على الحاجة إلى تحسين جودة استقطاب المرشحين أو تعديل الوصف الوظيفي لجذب الكفاءات المناسبة.

  • معدل تسرب الموظفين الجدد: يقيس نسبة الموظفين الجدد الذين يغادرون المنظمة خلال فترة زمنية محددة، وعادةً ما تُركز على السنة الأولى لتحديد فعالية برنامج الإعداد وتهيئة الموظفين وجودة بيئة العمل. إذا غادر 3 من أصل 20 موظفًا جديدًا خلال أول 6 أشهر على سبيل المثال، فإن معدل تسرب الموظفين الجُدد 15%.

مؤشرات الأداء

تساعد مؤشرات الأداء على قياس مدى نجاح الموظفين في تحقيق أهدافهم، مما يُعزّز تحسين الإنتاجية واتخاذ قرارات صحيحة قائمة على البيانات، ومن أنواعها:

  • مؤشر إنتاجية الموظف: يقيس الناتج الذي يحققه الموظف مقارنة بالموارد التي استخدمها، مثل الوقت أو الأدوات
  • معدل تحقيق الأهداف: يقيس مدى التقدم الذي يحرزه الموظفون نحو تحقيق الأهداف المحددة لهم
  • جودة العمل: يركز هذا المؤشر على تقييم دقة وفعالية أداء الموظف

مؤشرات الاستبقاء ودوران الموظفين

تقيس هذه المؤشرات مدى قدرة المؤسسة على الاحتفاظ بموظفيها وتقليل معدلات ترك العمل، ومنها:

  • معدل دوران الموظفين: يحسب النسبة المئوية للموظفين الذين يغادرون المؤسسة خلال فترة معينة مقارنة بالإجمالي، مثلاً إذا غادر 10 موظفين من أصل 200 خلال عام واحد، فإن معدل دوران الموظفين هو 5%
  • معدل الاستبقاء: يعكس نسبة الموظفين الذين استمروا بالعمل مقارنةً بعددهم الإجمالي في بداية الفترة
  • تحليل أسباب الاستقالات: يركز على فهم الأسباب وراء ترك الموظفين للعمل، مثل الرواتب غير المنافسة أو ضعف التقدير

مؤشرات الحضور والانصراف

تُستخدم هذه المؤشرات لتقييم مدى التزام الموظفين بجداول العمل وتحديد أنماط الغياب من خلال الآتي:

  • معدل الغياب: يقيس نسبة الأيام التي غاب فيها الموظفون مقارنة بإجمالي أيام العمل المتاحة، فإذا غاب الموظف 5 أيام من أصل 250 يوم عمل، فإن معدل الغياب هو 2%
  • مدة التأخير: يركز على عدد دقائق أو ساعات التأخير التي يسجلها الموظفون خلال فترات العمل
  • معدل الحضور: يُظهر مدى انتظام الموظفين في حضور العمل

مؤشرات التدريب والتطوير

تقيس هذه المؤشرات مدى تأثير برامج التدريب على أداء الموظفين ونموهم المهني من خلال:

  • معدل المشاركة في التدريب: يعكس نسبة الموظفين المشاركين في الدورات التدريبية، مثلاً إذا شارك 50 موظف من أصل 100 في برامج تدريبية، فإن معدل المشاركة 50%
  • العائد على الاستثمار في التدريب: يقيس تأثير التدريب على الأداء والإنتاجية مقارنةً بالتكاليف، إذا كلف التدريب 50,000 ريال وزاد الإنتاج بمقدار 200,000 ريال على سبيل المثال، فإن العائد على الاستثمار (ROIـ) 300%
  • معدل إتمام التدريب: يركز على نسبة الموظفين الذين أتموا الدورات التدريبية بنجاح

أفضل ممارسات إعداد تقارير الموارد البشرية

التقارير ليست مجرد وثائق أو جداول بيانات وإحصاءات، بل عملية تتطلب تخطيطًا وتنظيمًا دقيقين لتحقيق الأهداف المنشودة منها، وفيما يلي خطوات إعداد التقارير بشكل احترافي:

1. تحديد الأهداف

يجب تحديد الأهداف التي تسعى التقارير إلى تحقيقها قبل البدء في جمع البيانات. هل تسعى إلى معالجة تحدٍ محدّد في المؤسسة؟ أم تريد استعراض إنجازات معينة خلال فترة زمنية؟ هل الهدف تقييم أداء الموظفين أو تحسين عملية التوظيف أو تحديد احتياجات التدريب؟

مهم كذلك مراعاة احتياجات المستفيدين من التقارير (سواء الإدارة العليا أو الفريق الداخلي أو المساهمون). مثلًا، إذا كان التقرير مخصّص للإدارة التنفيذية؛ من الجيد التركيز على الأهداف الإستراتيجية والنتائج النهائية مثل التأثير المالي ومراكز التكلفة للقوى العاملة في المنشأة، أما إذا كان التقرير موجّه لفريق التوظيف في الموارد البشرية تكون التفاصيل التشغيلية وعرض مؤشرات أداء أكثر تخصصاً مثل معدل الدوران الوظيفي واستبقاء الموظف.

يساعدك تحديد الأهداف بدقة في اختيار محتوى التقرير وهيكله فيما بعد وتحديد مؤشرات الأداء والمقاييس الأكثر صلة وجمع البيانات المناسب.

2. اختيار المؤشرات المناسبة

يجب اختيار المؤشرات التي تعكس الأهداف المحددة بدقة، على سبيل المثال، إذا كان الهدف هو تقييم أداء الموظفين، يمكن استخدام مؤشرات مثل معدلات الإنتاجية، ونسبة الحضور والغياب، وتقييمات الأداء وغيرها.

3. جمع البيانات

بعد أن حدَّدت الآن الهدف والغاية من التقرير، تأتي الخطوة الثانية هي تجميع البيانات اللازمة، ويمكن أن تأتي من مصادر عدة مثل:

  • قواعد بيانات الموارد البشرية للحصول على بيانات حول الموظفين والتوظيف وسجلات الحضور والانصراف
  • كشوف الرواتب
  • نظام معلومات الموارد البشرية
  • نماذج تقييم الأداء
  • سجلات التدريب والتطوير
  • استطلاعات الموظفين

يجب جمع البيانات من مصادر موثوقة والتأكّد من دقتها واكتمالها نظراً إلى كونها عملية معقدة وتتداخل بها مصادر مختلفة، ويمكن استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRIS) لجمع وتخزين البيانات تلقائياً في مكان واحد؛ فالإدخال اليدوي للمعلومات يخلق مساحة واسعة للأخطاء ويمكن أن تؤدي أبسط الأخطاء الإملائية أو الرقمية إلى تقارير مضللة. تخيّل مثلاً موظفًا تم إدخال راتبه بشكل خاطئ، مما يؤثر على التقارير المالية للموارد البشرية، ولا تؤثر هذه الأخطاء فقط على الدقة، بل تهدد مصداقية القسم بأكمله.

4. تحليل البيانات

تشمل مراحل تحليل البيانات التي جمعتها في الخطوة السابقة بعد تنظيف البيانات والتأكّد من أنها خالية من الأخطاء والتكرار، ثم إجراء الحسابات كمتوسط الرواتب ونسبة الحضور وغيرها، وأخيرًا استخلاص الرؤى مثل:

  • تحديد الاتجاهات (Trends) في الأداء أو الاستقالات
  • مقارنة فترات زمنية مختلفة (شهريًا وسنويًا)
  • تحليل أسباب المشاكل، مثل ارتفاع معدل الاستقالات

اسأل نفسك كأخصائي موارد بشرية ماذا تقول البيانات؟ هل هناك مشكلة تحتاج حلاً؟ أو فرصة يمكن الاستفادة منها؟ قد يساعدك استخدام الأدوات والتقنيات المناسبة لتحليل البيانات، مثل جداول البيانات وبرامج التحليل الإحصائي، أو الاستعانة ببرامج إدارة الموارد البشرية المتكاملة مثل نظام جسر لتوفير الوقت والجهد في جمع البيانات عبر جوانب المؤسسة كافة وتحليلها وإعداد التقارير تلقائياً وفي مكان واحد.

إنشاء تقرير مسير الرواتب

5. التصور البصري للبيانات

لا أحد تقريباً يحب رؤية الأرقام، حتى في العمل، لذلك يجب تقديم التقارير بلغة واضحة وموجزة مع الحرص على استخدام الرسوم البيانية والجداول لتسهيل فهم المعلومات عبر أنواع التصور والتمثيل المرئي الآتية:

  • الرسوم البيانية
  • المخططات
  • الجداول
  • الرسوم التوضيحية
  • لوحات المعلومات التفاعلية

6. إعداد محتوى التقرير

تختلف شكل ومحتوى التقارير من مؤسسة لأخرى، ولكنها تشترك في بعض العناصر الأساسية في الهيكل التنظيمي كالآتي:

  • المقدمة:
    • وضّح الهدف من التقرير
    • أعطِ لمحة عن محتوى التقرير
  • المحتوى الرئيسي:
    • عرض البيانات المصنفة مع الرسوم البيانية والجداول
    • توضيح النتائج بالأرقام، مثل «زاد معدل الحضور بنسبة 10% مقارنة بالربع السابق»
  • التوصيات:
    • تقديم اقتراحات لتحسين الأداء أو معالجة المشاكل
    • مثال: «إطلاق برنامج تدريب جديد لتحسين المهارات القيادية»
  • الخاتمة:
    • تلخيص النقاط الرئيسية
    • التأكيد على أهمية التقرير في دعم اتخاذ القرارات

7. مراجعة التقرير ومشاركته مع المعنيين

تحقّق من صحة جميع البيانات والأرقام والتفاصيل قبل مشاركة تقرير الموارد البشرية لضمان توفير معلومات صحيحة وفي الوقت المناسب. ثم يجب مشاركة التقارير مع جميع المعنيين، بما في ذلك المديرين التنفيذيين ومديري الأقسام والموظفين، واحرص هنا على اختيار الطريقة الأنسب لتقديم التقرير بناءً على الفئة المعنية، سواء كلوحات معلومات مع عرض تقديمي مختصر لأهم النقاط أو نسخة ملف PDF تفصيلية.

8. المتابعة بعد التقديم

اسأل المستفيدين من التقرير عن آرائهم وملاحظاتهم، واحفظ التقرير وملاحظات المتلقين في الأرشيف للمراجعة المستقبلية، واحرص على متابعة تنفيذ التوصيات الواردة في التقارير وتقييم تأثيرها.

 تقارير الموارد البشرية سجل مستخرج التقارير

ختامًا، وبعد معرفة أهمية تقارير الموارد البشرية كأداة أساسية لربط البيانات بالقرارات، وتعزيز إدارة الموارد البشرية وتحسين الأداء وتمكين صناعة القرارات الإستراتيجية بناءً على البيانات؛ إلا أنها تأخذ وقت وجهد كبيرين ويمكن الاستعانة ببرامج إدارة الموارد البشرية مثل نظام جسر لإعدادها حيث يتيح عرض البيانات وتمثيلها بلوحات المعلومات، بالإضافة إلى تحليل الأرقام بشكل أعمق واكتشاف الأنماط والاتجاهات الخفية في البيانات التي يصعب ملاحظتها في التحليل اليدوي، مع إمكانية توقع الأحداث المستقبلية، مثل معدلات دوران الموظفين أو الاحتياجات المستقبلية للتدريب.

الأسئلة الشائعة

ما هو تقرير الموارد البشرية؟

تقرير الموارد البشرية مستند يوثق ويجمع وينظّم ويحلّل البيانات المتعلقة بالموارد البشرية، مثل أداء الموظفين ومعدلات التوظيف والتدريب والتطوير والرواتب وغيرها؛ ليساعد في اتخاذ قرارات مدروسة وتحسين عمليات الموارد البشرية وتسهيل التواصل بين مختلف الأقسام والمستويات الإدارية، وتعزيز الشفافية والمساءلة.

ما الفرق بين تقارير الموارد البشرية ولوحات المعلومات؟

لوحات المعلومات/البيانات (Dashboards): هي واجهات مرئية تُعرض فيها بيانات مباشرة محدثة تلقائياً لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وتُستخدم لمتابعة تقدُّم المهام والأهداف يومياً مثل تتبع طلبات التوظيف.

تقارير الموارد البشرية (HR Reports): مستندات أكثر تفصيلاً تُستخدم للتحليل طويل الأمد ودعم القرارات الإستراتيجية، وتحتوي غالباً على شرح للنتائج وتوصيات مستقبلية وليس مجرد جداول بيانات.

يمكن القول إن الهدف من لوحة المعلومات تشغيلي، بينما الهدف من التقرير إستراتيجي.

ما هي أهم تقارير الموارد البشرية للإدارة؟

تختلف تقارير الموارد البشرية الأكثر أهمية للإدارة حسب طبيعة المؤسسة واحتياجاتها، لكنها تشمل عادةً:

  • تقارير بيانات الموظفين وتوزيعهم
  • تقرير معدل دوران الموظفين (Turnover Report)
  • تقرير الحضور والانصراف (Attendance Report)
  • تقرير الأداء الوظيفي (Performance Report)
  • تقرير التوظيف (Recruitment Report)
  • تقرير رضا الموظفين (Employee Satisfaction Report)
  • تقرير الرواتب والمزايا (Payroll and Benefits Report)

ما أهمية كتابة تقرير الموارد البشرية؟

  • تحسين اتخاذ القرارات: تساعد التقارير في اتخاذ قرارات مدروسة بشأن الموارد البشرية، مثل التخطيط للعمالة، وتحديد احتياجات التدريب، وتقييم برامج الحوافز
  • زيادة الكفاءة: يمكن استخدام التقارير لتحسين كفاءة عمليات الموارد البشرية، مثل عملية التوظيف وتقييم الأداء
  • تحسين الرضا الوظيفي: تساعد التقارير في تحديد احتياجات الموظفين وتلبية توقعاتهم، مما يساهم في زيادة الرضا الوظيفي والحد من دوران الموظفين
  • الامتثال للقوانين: تساعد التقارير في التأكد من امتثال المؤسسة للقوانين واللوائح المتعلقة بالعمل
  • تحسين صورة المؤسسة: يمكن استخدام التقارير لتسليط الضوء على إنجازات المؤسسة في مجال الموارد البشرية، وتحسين صورتها كجهة عمل مرغوبة

ما نوع التقرير الذي سيعده قسم الموارد البشرية؟

تختلف أنواع التقارير حسب الغرض، وتشمل على سبيل المثال:

  • التقارير الشهرية: تتضمّن مؤشرات تعرض أداء الموارد البشرية في شهر معيّن، مثل معدل التوظيف ومعدل غياب الموظفين
  • تقارير الأداء: تحليل إنتاجية الموظفين أو الأقسام
  • تقارير الاستدامة: تغطي مبادرات الشركة لتحقيق أهداف الاستدامة (مثل المساواة والتنوع والتوطين والسعودة)
  • تقارير التدريب والتطوير: تحليل نتائج الدورات التدريبية وتأثيرها

ماذا يجب أن أكتب في التقرير الشهري للموارد البشرية؟

يعتمد هيكل التقرير على الغرض والهدف المنشود منه، لكن بصورة عامة يمكن أن يتضمّن التالي:

  • إحصائيات التوظيف: عدد التعيينات الجديدة، والاستقالات، والمقابلات
  • بيانات الحضور والانصراف
  • مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل معدل الإنتاجية
  • تحديثات عن تدريب الموظفين

ما هي أدوات تقارير الموارد البشرية وكيف تسهّل عملية الإعداد؟

تستغرق عملية إنشاء التقارير وقتًا وجهدًا كبيرين بسبب تعدد مصادر البيانات وأنواعها واختلافها عبر المؤسسة. ومع ذلك، تسهم أدوات إعداد تقارير الموارد البشرية، مثل نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) من جسر، في تسهيل العملية بشكل كبير، فهي تقدم أدوات رقمية لجمع البيانات، ومراجعتها، وتحليل مقاييس الموارد البشرية الرئيسية، وإنشاء التقارير بشكل مؤتمت بالكامل، وفي أي وقت ومكان.

اقرأ أيضًا على مدونة جسر

الاشتراك-في-نشرة-جسر-HR-البريدية

اطلع على جديد الموارد البشرية والحلول التقنية التي يقدمها نظام جسر بالاشتراك في نشرتنا البريدية