ما هي التقارير الثلاثة التي لا غنى لفريق الموارد البشرية عنها؟

القدرة على قياس الأداء ومتابعة النتائج بشكل مُستمر هي جزء أساسي من عملية إدارة الموارد البشرية؛ وكل ما لا يمكن قياسه، لا يُمكن إدارته. عادة ما تنخرط فرق الموارد البشرية في التركيز على إدارة شؤون الموظفين والمهام المتعلقة بها مثل متابعة الحضور والغياب، ومراجعة طلبات الإجازات وإعداد مسير الرواتب؛ ويتم تجاهل الجانب الاستراتيجي والأكثر أهمية من إدارة الموارد البشرية.

القدرة على قياس ومتابعة مقاييس الأداء الرئيسية يساعدك في اتخاذ المزيد من القرارات الإستراتيجية وفقًا على بيانات وإحصاءات فعّالة؛ وتكون هذه البيانات في شكل تقارير يمكن إعدادها باستخدام برامج إدارة الموارد البشرية مثل جسر. في هذا المقال ثلاثة من هذه التقارير التي يجب إعدادها والحصول عليها بشكل مستمر.

تقرير تفاعل الموظفين

بدأت المنشآت تدرك مدى أهمية مشاركة وتفاعل الموظفين داخل المنشأة، ومن المرجح أن يكون الموظف المُتفاعل أكثر إنتاجية وأن يستمر لوقت أوقت في العمل، بالإضافة إلى أن التفاعل بين الموظفين يساهم بشكل إيجابي في ثقافة المنشأة. يمكن أن يساعدك إصدار تقرير تفاعل الموظف بانتظام وفريقك في تحديد الاتجاهات وإجراء التغييرات عند الضرورة.

هناك بعض المقاييس التي تشكل تقرير تفاعل الموظفين، منها:

رضا الموظفين: من خلال قياس رضا الموظفين، يمكنك فهم كيف يشعر الموظفون تجاه المنشأة أو المنشأة وما الذي قد يضر بتجربتهم بشكل عام. وعلى الرغم من أن هذه المعلومات ليست كمية، إلّا أنه يمكن الحصول عليها من خلال الملاحظة المستمرة واستبيان الموظفين بشكل مناسب.

الغياب: متابعة أيام الغياب للموظفين، وإذا ما كان أحدهم يتغيب بشكل ملحوظ وأكثر من اللازم، حتى يتسنى للفريق بعد ذلك فهم الأسباب وراء هذه الغياب، وفهم الموظف وتشجيعه.

معدل بقاء الموظف في المنشأة: يرتبط معدل بقاء واستمرار الموظف في المنشأة ارتباطًا وثيقًا تفاعله ورضاه داخل المؤسسة، وإذا لاحظت طفرات غير متوقعة في هذا المعدل، فقد تكون هذه إشارة إلى أن هناك حاجة لتغيير شيء ما.

تحقيق الأهداف الوظيفية: عند يكون الموظفون سعداء وراضين بشكل كامل داخل المنشأة، يصبحون أكثر إنتاجية وحماسًا للقيام بعملهم وإنجاز المهام. عند توظيف أي موظف جديد يكون هناك أهداف من وراء هذا التوظيف، وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيق الموظف لهذه الأهداف.

تقرير قيمة الموظف

من الأدوار المهمة لفريق الموارد البشرية هو قياس قيمة كل موظف، أو بالأحرى قياس ما يضيفه كل موظف إلى المنشأة أو المنشأة. وعلى الرغم من أن مساهمة الموظفين تتم بأكثر من طريقة، وليس كل منهم قابل للقياس الكمي، ولكن من المهم وضع هذا التقرير في الاعتبار حيث أنه يساعدك على فهم قيمة كل موظف وهو ما يكون ضروري جدًا عن تحديد المشاكل التي تؤثر سلبًا على الأداء، وكذلك تقدير أولئك الذين يستحقون التقدير.

يجب أن تقيّم تقارير قيمة الموظفين نقطتين رئيسيتين:

جودة الموظف: من خلال النظر في الأداء العام للموظف ومعدل الاحتفاظ به (المدة التي قضاها مع المنشأة)، والإنتاجية، يمكنك البدء في قياس الجودة. وكما قلنا سابقًا، يجب مراعاة العوامل التي لا يصعب قياسها مثل تأثير ثقافة المنشأة على أداء الموظف وإنتاجيته.

الإيرادات لكل موظف: يتيح لك قياس الإيرادات لكل موظف إلقاء نظرة عامة على القوى العاملة في مؤسستك بدلاً من التركيز على الفرد. الطريقة الأسهل للحصول على هذه المقياس هو قسمة إجمالي الإيرادات على عدد الموظفين الكلي. وعلى الرغم من أنه من المنطقي جدًا أن يكون أحد الموظفين سببًا لتحقيق أرباحًا أكثر من الآخر، إلّا أن كلاهما ضروري لنجاح المنشأة. ويمكن أن يساعدك العثور على هذا المتوسط على تحديد ما إذا كانت الإيرادات تنمو مع نمو عدد الموظفين أم لا؟ وهل تتم عمليات التوسع بشكل مثالي؟

يمكن أن تساعد تقارير قيمة الموظف شركتك على اتخاذ خيارات مدروسة وإستراتيجية تُساهم في تعزيز نمو المنشأة، وزيادة تفاعل الموظفين في آن.

تقرير التوظيف

تؤثر ممارسات التوظيف بشكل كبير جدًا على نجاح أي منشأة أو منشأة، والهدف منها بشكل عام هو وضع الشخص المناسب في الوظيفة المناسبة في الوقت المناسب. قد تكون عملية التوظيف نفسها مكلفة للغاية عندما تحسب تكلفة نشر الوظيفة، والتدريب، والوقت والموارد المطلوبة من مديري التوظيف. ويمكن أن يؤدي معدل الاحتفاظ بالموظفين المنخفض إلى رفع هذه التكلفة بشكل أكبر.

ومع ذلك، قد لا تدرك المنشآت مقدار تكاليف عملية التوظيف إذا لم تتمكن من عملية القياس. يمكن أن يساعدك إنشاء تقرير عن التوظيف على فهم أين تنفق مواردك، وهي الخطوة الأولى لتحديد ما إذا كانت هذه هي قرارات الإنفاق الصحيحة. من الناحية المثالية، ينبغي الإشارة إلى بروتوكولات التوظيف بوضوح في الأيام الأولى من العمل، ويمكن حتى وضعها في خطة عملك.

العناصر الرئيسية لتقرير التوظيف هي:

• تكلفة عملية التوظيف: يتضمن هذا الجزء كل ريال تم إنفاقه على تعيين موظف جديد، بما في ذلك تكلفة نشر إعلانات الوظائف، والتدريب والوقت المنقضي في مقابلة وفحص المرشحين. من المهم تتبع ذلك لمعرفة القيمة التي يضيفها الموظف إلى المنشأة فيما بعد.

• معدل وقت تعيين موظف: المدة التي تستغرقها لتعيين موظف جديد، وعلى الرغم من أن المعدل يختلف من وظيفة لأخرى ومن مستوى وظيفي لآخر إلى أنه من المهم محاولة الوصول لعدد أيام في المتوسط.