الكل

نقاط مهمة للتحول بإدارة جدولة الدوامات

08.10.2022


إدارة دوامات العمل بطريقة فعالة مهمة تشغيلية أساسية في نجاح الشركات. وأقسام كثيرة منها أقسام المبيعات، خدمة العملاء، وغيرها تكون بحاجة ماسة إلى ضبط جداول الدوامات وإدارتها بشكل فعال من أجل الوصول لأفضل جودة في العمل والمخرجات. في هذه التدوينة سنشارك خطوات تساعد في الوصول لجدولة فعالة للدوامات وهي كالتالي: 

وظف الأشخاص المناسبين 
توظيف الأشخاص المناسبين هو الخطوة الأولى والصحيحة، لكنها غير مضمونة بدون تروٍ وتخطيط جيد لعملية التوظيف. هناك نصائح قد تساعدك في اختيار الموظف المناسب لشركتك والذي سيعمل بنظام الدوامات منها: 
- تأكد من تدريب واستعداد الموظف الذي اخترته، فكلما كان للموظف خبرات سابقة كلما كانت احتمالية اندماجه أكبر، ولايعني ذلك أن الموظفين الذي لايتملكون خبرة سابقة احتمالية نجاحهم أقل لكن الحاجة للتدريب تظهر بشكل أكبر
- تأكد من مدى إمكانية تواجد الموظف لشفتات و دوامات العمل في أوقات مختلفة
- تأكد من وجود موظفين مستعدين للدوامات الليلية، وتوافر الحد الأدنى الذي يحتاج له العمل خلال هذه الفترة
- عند اختيار موظف كن واضحاً وصريحاً في كل مايخص الأوقات، ضغط العمل، المزايا والعروض

جهز الموظف الجديد للعمل فوراً
تعتبر عملية دمج وتدريب الموظف وتعريفه بالعمل مرحلة مهمة لإدماج الموظف وزيادة فعاليته. تجهيز الموظف للعمل يعتمد على التعليمات التي سيحصل عليها من أول يوم وأسبوع، كيف سيتم تعريفه بطريقة العمل. على المشرف التأكد من معرفته الكاملة بكل تفاصيل العمل. تقوم بعض الشركات بتجهيز برنامج مسبق يمر عليه الموظف الجديد ليتأكد من فهم كل خطوات العمل والمنتجات المقدمة قد يكون مسجل أو قد يكون مع أحد مسؤولي الموارد البشرية بحيث يتأكد من فهمه الكامل لكل مايتعلق بتفاصيل العمل. احرص على تواجدك بالقرب منه في الفترة الأولى وإجابتك على جميع أسئلة الموظف الجديد على الأقل خلال أسبوعه الأول. 

جهز خطة العمل وجدول الدوامات 
تجهيز خطة وجدول مسبق للدوامات مهم في مساعدتك على تقليل الأخطاء وتوزيع المهام في الوقت المناسب.وبالتالي اكتشاف الأوقات التي تغطى في الجدول، اكتشاف الأخطاء، تعديل التعارضات وغيرها. كلما تم تجهيز الجدول في وقت مبكر كلما نجح في التنفيذ وقلت الأخطاء المرتبطة به. 

- جهز جدول الدوامات  مسبقاً
- قلل الوقت الإضافي قدر الإمكان واعتمد على الوقت المتاح
- أعط الموظفين عطلات أسبوعية تساعدهم في تحسين إنتاجيتهم
- تجنب إعطاء دوامات ليلية متتالية للموظفين
- في المواسم زد تعويض العمل الإضافي
- ابق على تواصل معهم واسأل عن المشاكل التي تواجههم
- راجع بمعدل شهري جدول الدوامات وتفهم الصعوبات التي تواجههم في تطبيقه

ضع أهداف ومزايا للعمل الجيد والموظف المميز
مع التشجيع ورصد المكافآت يمكنك تحفيز الموظفين الذين يعملون بنظام الدوامات على زيادة الإنتاجية ومساعدتك على الوصول لمستوى محدد تطمح إليه في مجال المبيعات أو رضا العملاء أو مستوى الخدمة. ساعد الموظفين من خلال هذه السياسة على التنافس الشريف وروح العمل والتحفيز الشخصي في العمل للحصول على هذه النتائج. 

ضع مزايا وحوافز للعمل الرائع أو عالي الجودة
الحوافر من أهم العناصر التي تساعدك على إبقاء الموظفين وتقليل تكلفة التوظيف بحيث يزيد من ولاء الموظفين للعمل وتساعدهم على تطوير أدائهم. 

استخدم حلول التوظيف في أوقات الذروة 
في أوقات الذروة ومواسم العمل التي يتضاعف فيها الجهد على الموظفين يمكنك الاستعانة بموظفين من مصادر مختلفة بعضهم بشكل مؤقت أو بنظام الساعة. توفر شركة صبار مثلاً خيارات للتوظيف بنظام العمل المرن حيث يمكنك الحصول على موظفين بنظام العمل المؤقت بطريقة غير مكلفة في الوقت والجهد. فتجد عبر المنصة خيارات للموظفين المتاحين وأسعار الساعة وغيرها، هناك منصات أخرى تساعدك على التوظيف السريع أيضا ويمكنك إيجادها عبر البحث عن منصات العمل المرن. 

استعن بتقارير عمل 
تقارير العمل هي أهم الخطوات التي تساعدك على اكتشاف طرق للتحسين والتطوير من جدولة الدوامات وكيف يمكنك توزيع الدوامات وإدارتها بشكل أسرع. 

استخدم نظام لإدارة الموارد البشرية 
استخدامك لنظام رقمي لإدارة الموارد البشرية يجعل من السهل إدارة كل ما يتعلق بجدولة الدوامات من تسجيل حضور وانصراف، إلى إدارة الإجازات و حساب العمل الإضافي والربط مع مسير الرواتب وغيرها. أكثر من ذلك، يقدم للموظفين تجربة رقمية متكاملة لكل طلباتهم وسجلاتهم وتمكنهم من الوصول لكل ما يحتاجون للحصول على نظام موارد بشرية فعال وبالتالي يزيد من مستوى رضاهم وسعادتهم في بيئة العمل. 


                          استخدم جسر لإدارة مواردك البشرية واطلب عرض تجريبي الآن من هنا


 


09.21.2022

في 8 نقاط، لماذا يعتبر مسير الرواتب جسر أفضل أنظمة مسير الرواتب في السعودية؟

مسير الرواتب هو أحد أهم أبرز المهام التي تقع تحت مسؤولية إدارة الموارد البشرية بشكل مباشر وتشترك...

09.13.2022

التكامل مع المنصات الحكومية

المنصات الحكومية المرتبطة بعمل الموارد البشرية كثيرة لسبب واضح وهو ارتباط الموارد البشرية بنظام...