دليلك إلى توزيع عادل لجدول دوامات الموظفين

تتبع جدول دوامات الموظفين في أي شركة إدارة التشغيل وترتبط أيضا بإدارة الموارد البشرية، ويمكن أن تجعل تجربة الموظف ناجحة وتبقي الموظفين وتحافظ على روح إيجابية في العمل وإما على العكس من ذلك تزيد من التوترات وتعرقل العمل بالتالي يتأثر الموظفين بهذه الروح السلبية.

ويحوز اليوم هذا الموضوع على أهمية كبيرة حتى على المستوى القانوني. في الولايات المتحدة على سبيل المثال، أصبحت بعض الممارسات الخاطئة الشائعة في جدولة دوامات الموظفين معروفة على نطاق واسع. منها مثلا ما يعرف بـ"Unfair scheduling" ونجحت القضايا التي رفعها من قبل موظفين على أصحاب عمل.  في كاليفورنيا استخدموا نظام  On call schedule  (الدوام عند الطلب) ويقترح حماية العمال من العمل بهذه الطريقة والمشاكل الأخرى المتعلقة بها والتي تؤثر على مصالحهم خصوصاً مع اعتماد الكثير من الموظفين بهذا النظام على الوظائف الجزئية لمقاومة ارتفاع تكلفة المعيشة وتأِثير هذا النوع من الجدولة على استفادتهم القصوى من الوقت المتاح لهم للعمل فيه.

ستقرأ في السطور التالية:

• نقاط مهمة للتحول بإدارة جدولة دوامات الموظفين
• أهم 3 نصائح لتوزيع عادل لجدول دوامات الموظفين
• طرق تساعدك على تحقيق العدالة في توزيع  جدول دوامات الموظفين

نقاط مهمة للتحول بإدارة جدولة دوامات الموظفين

إدارة دوامات العمل بطريقة فعالة مهمة تشغيلية أساسية في نجاح الشركات. وأقسام كثيرة منها أقسام المبيعات، خدمة العملاء، وغيرها تكون بحاجة ماسة إلى ضبط جدول دوامات الموظفين وإدارتها بشكل فعال من أجل الوصول لأفضل جودة في العمل والمخرجات. وما يلي خطوات تساعد في الوصول لجدولة فعالة للدوامات:

وظف الأشخاص المناسبين

توظيف الأشخاص المناسبين هو الخطوة الأولى والصحيحة، لكنها غير مضمونة بدون تروٍ وتخطيط جيد لعملية التوظيف. هناك نصائح قد تساعدك في اختيار الموظف المناسب لشركتك والذي سيعمل بنظام الدوامات منها:

• تأكد من تدريب واستعداد الموظف الذي اخترته، فكلما كان للموظف خبرات سابقة كلما كانت احتمالية اندماجه أكبر، ولايعني ذلك أن الموظفين الذي لايتملكون خبرة سابقة احتمالية نجاحهم أقل لكن الحاجة للتدريب تظهر بشكل أكبر
• تأكد من مدى إمكانية تواجد الموظف لشفتات ودوامات العمل في أوقات مختلفة
• تأكد من وجود موظفين مستعدين للدوامات الليلية، وتوافر الحد الأدنى الذي يحتاج له العمل خلال هذه الفترة
• عند اختيار موظف كن واضحاً وصريحاً في كل ما يخص الأوقات، ضغط العمل، المزايا والعروض

جهز الموظف الجديد للعمل فوراً

تعتبر عملية دمج وتدريب الموظف وتعريفه بالعمل مرحلة مهمة لإدماج الموظف وزيادة فعاليته. تجهيز الموظف للعمل يعتمد على التعليمات التي سيحصل عليها من أول يوم وأسبوع، كيف سيتم تعريفه بطريقة العمل. على المشرف التأكد من معرفته الكاملة بكل تفاصيل العمل. تقوم بعض الشركات بتجهيز برنامج مسبق يمر عليه الموظف الجديد ليتأكد من فهم كل خطوات العمل والمنتجات المقدمة قد يكون مسجل أو قد يكون مع أحد مسؤولي الموارد البشرية بحيث يتأكد من فهمه الكامل لكل ما يتعلق بتفاصيل العمل. احرص على تواجدك بالقرب منه في الفترة الأولى وإجابتك على جميع أسئلة الموظف الجديد على الأقل خلال أسبوعه الأول.

جهز خطة العمل وجدول دوامات الموظفين

تجهيز خطة وجدول مسبق للدوامات مهم في مساعدتك على تقليل الأخطاء وتوزيع المهام في الوقت المناسب.وبالتالي اكتشاف الأوقات التي تغطى في الجدول، اكتشاف الأخطاء، تعديل التعارضات وغيرها. كلما تم تجهيز جدول دوامات الموظفي في وقت مبكر كلما نجح في التنفيذ وقلت الأخطاء المرتبطة به.

• جهز جدول الدوامات  مسبقاً
• قلل الوقت الإضافي قدر الإمكان واعتمد على الوقت المتاح
• أعط الموظفين عطلات أسبوعية تساعدهم في تحسين إنتاجيتهم
• تجنب إعطاء دوامات ليلية متتالية للموظفين
• في المواسم زد تعويض العمل الإضافي
• ابق على تواصل معهم واسأل عن المشاكل التي تواجههم
• راجع بمعدل شهري جدول دوامات الموظفين وتفهم الصعوبات التي تواجههم في تطبيقه

ضع أهداف ومزايا للعمل الجيد والموظف المميز

مع التشجيع ورصد المكافآت يمكنك تحفيز الموظفين الذين يعملون بنظام الدوامات على زيادة الإنتاجية ومساعدتك على الوصول لمستوى محدد تطمح إليه في مجال المبيعات أو رضا العملاء أو مستوى الخدمة. ساعد الموظفين من خلال هذه السياسة على التنافس الشريف وروح العمل والتحفيز الشخصي في العمل للحصول على هذه النتائج.

ضع مزايا وحوافز للعمل الرائع أو عالي الجودة

الحوافر من أهم العناصر التي تساعدك على إبقاء الموظفين وتقليل تكلفة التوظيف بحيث يزيد من ولاء الموظفين للعمل وتساعدهم على تطوير أدائهم.

استخدم حلول التوظيف في أوقات الذروة

في أوقات الذروة ومواسم العمل التي يتضاعف فيها الجهد على الموظفين يمكنك الاستعانة بموظفين من مصادر مختلفة بعضهم بشكل مؤقت أو بنظام الساعة. توفر شركة صبار مثلاً خيارات للتوظيف بنظام العمل المرن حيث يمكنك الحصول على موظفين بنظام العمل المؤقت بطريقة غير مكلفة في الوقت والجهد. فتجد عبر المنصة خيارات للموظفين المتاحين وأسعار الساعة وغيرها، هناك منصات أخرى تساعدك على التوظيف السريع أيضا ويمكنك إيجادها عبر البحث عن منصات العمل الحر أو المرن.

استعن بتقارير عمل

تقارير العمل هي أهم الخطوات التي تساعدك على اكتشاف طرق للتحسين والتطوير من جدول دوامات الموظفين وكيف يمكنك توزيع الدوامات وإدارتها بشكل أسرع.

استخدم نظام لإدارة الموارد البشرية

استخدامك لنظام رقمي لإدارة الموارد البشرية يجعل من السهل إدارة كل ما يتعلق بجدولة الدوامات من تسجيل حضور وانصراف، إلى إدارة الإجازات وحساب العمل الإضافي والربط مع مسير الرواتب وغيرها. أكثر من ذلك، يقدم للموظفين تجربة رقمية متكاملة لكل طلباتهم وسجلاتهم وتمكنهم من الوصول لكل ما يحتاجون للحصول على نظام موارد بشرية فعال وبالتالي يزيد من مستوى رضاهم وسعادتهم في بيئة العمل. 

أهم 3 نصائح لتوزيع عادل لجدول دوامات الموظفين

1. مشاركة الموظفين آرائهم بخصوص النظام الأفضل

إشراك الموظفين في موضوع اختيار نظام ترتيب جدول العمل الأنسب لهم واشراكهم في اتخاذ القرارات المبنية على أساسه مهمة وضرورية في وضع جداول دوامات عادلة ومنطقية وتزيد من رضاهم عن العمل.  

2. تجنب الجدولة آخر لحظة

من أكبر الأخطاء التي يعاني منها الموظفين في نظام الدوامات المجدولة إعلامهم متأخراً بأوقات عملهم بحيث يصعب عليهم الاستفادة الكاملة من أوقات راحتهم أو إجازاتهم وحتى التخطيط بشكل جيد لها وحياتهم العائلية بشكل عام. وفي بعض الدول بدأت توضع تشريعات تحمي الموظفين من هذا النوع من الممارسات بحيث يمنع على صاحب العمل دعوة الموظف لدوام بدون إعلامه مسبقاً قبل وقت كاف. تعمل محاكم كاليفورنيا حالياً على إجبار أصحاب العمل على تجنب ما يسمى بالدوام وقت الحاجة أو on-call shift  للموظفين الذين يعملون بنظام الساعة وتعويضهم عن أي دوام اضافي في نفس الوقت أو بهامش ضيق.

3. تعويض عن الساعات المهدرة أو ساعات العمل الإضافي

من النقاط المهمة التي يجب على أصحاب العمل مراعاتها هي تعويض أو احتساب ساعات العمل الإضافي التي لم يتم احتسابها أو طلبها بشكل مباشر، مثل ساعات العمل التي تمت تغطيتها طوعياً من قبل الموظف، أو التي ناب من خلالها أحد زملائه المتأخرين والمتغيبين، أو ساعات العمل الإضافي التي تطلبتها طبيعة العمل أو الظروف التي حدثت في وقت من الأوقات. تجاهل هذا الأمر قد يجعل الموظف أقل حماساً لتقديم أي جهود طوعية للعمل تضمن تواجد روح من التعاون والعمل الجاد.

طرق تساعدك على تحقيق العدالة في توزيع  جدول دوامات الموظفين

تعريف الأدوار والمسؤولين عنها

تعريف أدوار المسؤولين عن إعداد جداول الشفتات وإبلاغ الموظفين به، وتحديد صاحب القرار النهائي فيما يخص أي تعديل أو تغيير للجدول مهم وضروري بالنسبة للموظفين.

مشاركة الجدول في وقت مبكر

مشاركة الجدول في وقت مبكر يساعد الموظفين على ترتيب جداولهم و الاستفادة من أوقات الراحة.  

عدم تقديم وعود لا يتم تنفيذها

تقديم وعود للموظفين حول جداول عملهم وترتيبها ومن ثم عدم تنفيذ هذه الوعود يعد من أسباب مغادرة الموظفين، لأن اعتمادهم على وعود الإدارة يجب أن يكون محل ثقة خصوصا عندما يتعلق الأمر بأوقاتهم ودواماتهم.  

تسهيل اطلاع الموظفين على الجدول

تسهيل وصول الموظفين للجداول والتحديثات التي تتم عليها يساعدهم في التأكد من أوقات راحتهم وعملهم والتخطيط المسبق لكيفية قضاء وقتهم.

تفويض الموظفين لتقديم طلباتهم بالإجازة

حصر طلبات تقديم الإجازة على المسؤولين يصعب المهمة على الموظفين واستخدام نظام يساعدهم على تقديم طلباتهم بأنفسهم بكل التفاصيل التي يودون إرفاقها يسهل عليهم إجراءات كثيرة وتستغل الوقت والجهد. مثلاً من خلال جسر يمكن للموظف تقديم طلباته المختلفة من خلال تطبيق الجوال ويتم إشعاره بالمسؤولين عن الموافقة على طلبه بحيث يمكنه متابعة الطلب بشكل كامل بدون تدخل أو مساعدة من أي أحد.  

المرونة وتقدير ظروف الموظفين

تعتبر المرونة من الأمور المهمة التي يقدرها الموظفين في عملهم، وحسب دراسة لQ4INTELLIGENCE عن أهم الأمور بالنسبة للموظفين تم حصر أكثر من 20 سبباً لسعادة الموظفين في أي شركة واحتلت المرونة المرتبة السابعة من بين كل الأمور التي تم ذكرها. تقدير ظروف الموظفين في العمل من خلال المرونة معهم بقدر الإمكان فيما يتعلق بساعات وطريقة عملهم تساعد في رفع الروح المعنوية وشعور الموظف بتقدير أصحاب القرار له.  

المحافظة على معايير احترافية

التعامل مع جدولة الدوامات باحترافية تامة واستحضار كل الطرق العملية في الترتيب والجدولة والاعتماد يساعد في رفع الأداء وزيادة معدل رضا الموظفين عن طريقة جدولة أوقات عملهم. من الطريق الاحترافية اعتماد برنامج يساعد في جدولة الدوامات مثل جسر بحيث يساعد في إنشاء، تعديل، ومشاركة الجداول بشكل تلقائي.

في الختام، يمثل تصميم جدول دوامات الموظفين تحديا خصوصا في قطاعات العمل الحرجة مثل القطاع الصحي وقطاع المطاعم والمقاهي، وقد ذكرنا في المقال عدة نصائح نؤمن أنها ستساعد بشكل أو بأخر في بناء سياسة توزيع عادل لجدول دوامات الموظفين. هل تريد تجربة نظام جسر للموارد البشرية والبدء في جدولة دوامات الموظفين عليه؟ اطلب عرض توضيحي مجاني الآن!