دليل إدارة الحضور والانصراف للشركات السعودية

هل تعلم أن تواجدك في وظيفة الموارد البشرية قد يحقق عوائد مالية مستردة للمنشأة؟ تخيَّل لو أنَّ تقريرك السنوي المرتبط بكافة الأقسام في المنشأة التي تعمل فيها أشار إلى الحاجة الملحة إلى تعيين مجموعة جديدة من الموظفين، ولكن في حقيقة الأمر، عدد العاملين في المنشأة كافٍ لحجم العمل وحاجته!

لكي تتجنب الوقوع في ذلك الفخ عليك أن تدرك أهمية الوقت في العمل، ومدى التزام الموظفين به، لتحصل على نتائج واقعية عن مدى حاجة المنشأة للكوادر العاملة، ومدى التكاليف الإنتاجية، وهو الأمر المرتبط دوماً في قراءة أرباح المنشأة ومدى نجاحها، لذلك يجب فهم آلية الحضور والانصراف للموظفين، وكيفية تطبيق القواعد والامتثال لها.

نتناول في هذا المقال:

• ما المقصود بنظام الحضور والانصراف؟
• أوقات الحضور والانصراف في نظام العمل السعودي
• أهمية تنظيم الحضور والانصراف للموظفين
• كيف يساعد نظام الحضور والانصراف إدارة الموارد البشرية؟

ما المقصود بنظام الحضور والانصراف للموظفين؟

يُشاع دوماً في بيئة العمل مصطلح «الحضور والانصراف» وهو نظام يتم اتباعه لإدارة أوقات حضور الموظفين إلى العمل ومغادرتهم منه، إذ يمثل وقت الحضور الوقت الفعلي لدخول الموظف مقر العمل في حال كان عمله حضوريًا أو دخوله لمنصة العمل في حال كان عمله عن بُعد، أما وقت الانصراف فهو وقت المغادر لمكان العمل أو المنصة، وتجري العادة أن يتم توثيق أوقات الحضور والانصراف في عقود العمل، بحيث يلتزم الموظف بها، وتكون مقياساً أساسياً في العديد من الأمور، في مقدمتها الأجر الشهري الذي يحصل عليه، وقياس الأداء الخاص به.

أوقات الحضور والانصراف في نظام العمل السعودي

وفقاً لقانون العمل في المملكة العربية السعودية، والذي يُشار له بمسمى نظام العمل السعودي، إنَّ عدد ساعات العمل الرسمية للموظف هو 8 ساعات يومياً، أو بمعدل 48 ساعة أسبوعياً، في حين يصل عدد ساعات العمل إلى 9 ساعات يومياً أو قد ينخفض إلى 7 ساعات يومياً في وظائف محددة، وذلك مرتبط ببعض الصناعات التي لا يقدم فيها العامل خدماته بصفة مستمرة خلال اليوم، أما ما هو مُتعارف عليه وفقاً لنظام العمل السعودي 8 ساعات يومياً أو 48 ساعة أسبوعياً.

يمكن زيادة عدد ساعات العمل في الوظائف التي تتطلب العمل بالتناوب خلال اليوم الواحد، على أن يكون معدل ساعات العمل خلال فترة 3 أسابيع متواصلة هو 8 ساعات عمل يومياً، مع الأخذ بالاعتبار أيام الإجازات، سواءً كانت الإجازة الأسبوعية المتمثلة بيوم الجمعة أو الإجازات الرسمية مثل الأعياد والمناسبات الوطنية.

وينص نظام العمل السعودي حول أوقات الحضور والانصراف ألا تتجاوز عدد ساعات العمل المتواصلة للموظف أكثر من 5 ساعات متتالية دون حصوله على الراحة، سواءً كانت فترة الراحة لتناول الطعام أو أداء الصلاة، على ألا تقل المدة الزمنية لفترة الراحة الواحدة عن 30 دقيقة، بحيث لا تعتبر فترة الراحة من ضمن أوقات العمل، ويشترط القانون ألا يتجاوز إجمالي عدد ساعات التواجد في المنشأة عن 12 ساعة في اليوم الواحد.

ويجب على أخصائي الموارد البشرية تكريس المعلومات السابقة لصالح المنشأة، بحيث يتم تحديد أوقات الحضور والانصراف للموظفين، وتحديد فترات الراحة بما يتناسب مع طبيعة العمل في المنشأة، وبالتالي يكون القانون الداخلي للمنشأة متناسباً مع نظام العمل السعودي، ويحقق أكبر قدر من المكاسب لمصلحة المنشأة، ويكون النظام المعَّد داخلياً بمثابة دليل إدارة الحضور والانصراف للموظفين.

ساعات العمل والدوام في شهر رمضان

تختلف ساعات العمل المعتادة وأوقات الحضور والانصراف للموظفين في شهر رمضان عمّا تجري عليه العادة، حيث تنخفض عدد ساعات العمل اليومية نتيجة انخفاض معدل القدرة على الأداء للموظفين بسبب أدائهم لفريضة الصيام، ووفقاً لنظام العمل السعودي إنَّ عدد ساعات العمل اليومية خلال شهر رمضان في المملكة العربية السعودية 6 ساعات عمل رسمية بمعدل 36 ساعة أسبوعياً، وعليه يتم تحديد أوقات العمل خلال الشهر.

ولقياس عدد ساعات العمل الفعلي للموظفين وتطبيقه، يتم تقسيم عدد الساعات الأسبوعية على عدد أيام العمل خلال الأسبوع الواحد، على سبيل المثال في الشركات التي تمنح موظفيها إجازة أسبوعية يومي الجمعة والسبت يتم تقسيم 36 ساعة على 5 أيام، ليكون الناتج حوالي 7 ساعات يومياً، والأمر نفسه يطبق على ساعات العمل الطبيعية خارج شهر رمضان، وهو 48 ساعة أسبوعياً على عدد أيام العمل.

أهمية تنظيم الحضور والانصراف للموظفين

إنّ الموظف هو عنصر الإنتاج الرئيس في غالبية المنشآت، وعليه إنَّ الالتزام بساعات العمل القانونية يُساعد على الحصول على أكبر قدر ممكن من إنتاجيته، والعكس بالعكس يُعد عدم الالتزام بأوقات حضور وانصراف الموظفين أمراً سلبياً، لذلك يمكن وصف أهمية الانضباط بأوقات الحضور والانصراف للموظفين كما يلي:

1. تحسين إنتاجية الموظفين

يُسهم التزام الموظفين في ساعات العمل المحددة لهم في تحقيق أكبر قدر من الإنتاجية، وذلك من خلال ضمان تواجدهم في بيئة العمل خلال تلك الفترة الزمنية، حيث إنه ليس من الطبيعي أن تتساوى إنتاجية موظف ملتزم بعدد ساعات العمل ضمن الأوقات المحددة، وآخر يعمل لعدد ساعات أقل أو أنه يعمل ضمن فترة زمنية مختلفة تعيق عمل زملائه في المنشأة.

2. الحدّ من إهدار الوقت

تخيّل لو أنَّ أحد المنشآت التي يعمل فيها 100 موظف لا تعمل على تطبيق نظام إدارة الحضور والانصراف، وتأخّر كل موظف عن العمل 15 دقيقة، أو غادر مكان العمل 15 دقيقة مبكراً عن وقت الانصراف الفعلي، قد يكون تأثير تلك الفترة الزمنية منخفض نسبةً للأداء الفردي، لكنه يؤثر في هدر ما يقدر بنحو 25 ساعة عمل يومياً، وهو ما يصل إلى هدر 650 ساعة عمل في الشهر، وبالتالي خسارة مؤثرة حجم الإنتاج في المنشأة.

من أجل ذلك، يُعد تطبيق نظام إدارة الحضور والانصراف في غاية الأهمية، وعاملاً مهماً في الحد من هدر الوقت المدفوع ثمنه، والذي قد يكون كبيراً خاصة بالنسبة للشركات الكبيرة.

3. تعزيز الامتثال للأنظمة والقوانين في العمل

تسعى كل منشأة إلى نجاحها في تطبيق موظفيها والعاملين فيها للقواعد والأنظمة المتبعة، ومن أجل ضمان تحقيق أمثل لذلك لا بدَّ من تطبيق نظام إدارة الحضور والانصراف لتحقيق الالتزام بالوقت وأهميته، وهو أولى القواعد التي يجب أن يمتثل إليها الموظف، وفي حال تطبيق العقوبات المرتبطة بعدم الالتزام بأوقات الحضور والانصراف، يتولَّد لدى الموظف ضوابط سلوكية تعزّز من التزامه، وبالتالي تصبح القواعد والأنظمة بمثابة قانون داخلي يوجّه الموظف.

يُعدّ التزام الموظف للقوانين المطبقة في المنشآت على اختلاف مجالات عملها، أولى السبل لتحقيق أكبر قدر من الإنتاجية، لأنَّ تلك القوانين وُضعت في الأساس لما يتناسب مع سير عمل المنشأة.

4. تطبيق سياسة العدل بين الموظفين

كيف لمنشأة تُعامل موظف ملتزم بأوقات الحضور والانصراف مع آخر غير ملتزم أن تحقق سياسة التعامل العادل مع العاملين فيها؟ وهو الأمر الذي قد ينعكس على الموظف الإيجابي سلباً، وبذلك؛ بدلاً من أن تنتقل الصفات الإيجابية بين الموظفين تنتقل الصفات السلبية المرتبطة بعدم الالتزام، وبالتالي تدخل المنشأة في مرحلة عدم استقرار، كما أنَّ ترك موظف غير ملتزم دون تحقيق انصياعه بالقواعد والأنظمة يولد شعوراً لدى الموظف الملتزم بغياب العدل في التعامل.

وفي وقفة سريعة في هذا الشأن، تظهر نظرية «التفاحة الفاسدة» التي تقوم على أنَّ الموظف السيء أو غير الملتزم يبدأ في فرض صفاته على زملائه في العمل، وفي تطبيق مباشر للنظرية، لو لم يتم تطبيق نظام الحضور والانصراف في منشأة محددة، في وقت ظهرت صفات الالتزام على غالبية العاملين فيها، فإنَّ الموظف غير الملتزم يبدأ بنقل صفاته على بقية الموظفين، وبالتالي تبدأ تلك الصفة المرتبطة بعدم الالتزام شائعة في مكان العمل.

اقرأ أيضاً: هل ما زالت متابعة الحضور والانصراف للموظفين مهمة في الإدارة الحديثة؟

كيف يساعد نظام الحضور والانصراف الموارد البشرية؟

يسعى أخصائي الموارد البشرية الناجح إلى تنفيذ مهامه بدقة، ومن أبرز هذه المهام إدارة الحضور والانصراف للموظفين العاملين في المنشأة، ولكن هناك مهام أخرى يمكن تنفيذها بنجاح ترتبط بذلك، وهي:

تقييم الأداء

يستخدم أخصائي الموارد البشرية أنظمة تقييم الأداء للموظفين، ومن أهم المعايير الالتزام بأوقات العمل، حيث يُساعد سجل الموظف المرتبط بأوقات الحضور والانصراف على تحديد تقييم لالتزامه بساعات العمل، وبالتالي يحصل الموظف المميز والملتزم بأوقات الحضور والانصراف على تقييم أعلى البند المخصص، ما يؤثر إيجاباً في تقدير الزيادات على الأجور والمكافآت المقدرة.

التعرّف على احتياجات المنشأة

يجب على أخصائي الموارد البشرية أن يكون الأكثر دراية باحتياجات المنشأة، وذلك يرتبط بنتائج وتحليلات لبيانات الموظفين والمنشأة التي يعمل فيها، وفي حال كانت المدخلات التي تتم معالجتها ناقصة أو خاطئة، فإن النتائج لا تكون صحيحة، لذلك يُساعد تطبيق نظام إدارة الحضور والانصراف على استيراد بيانات صحيحة ودقيقة فيما يخص أوقات العمل، وهو ما ينتج عنه الوصول على تحليلات صحيحة ومتناسبة مع الواقع.

وتُعد معرفة تلك البيانات وفهمها الطريق الأفضل لمعرفة احتياجات المنشأة، وبالتالي الإعلان عن الشواغر التي يتطلب العمل تعيين موظفين فيها، حيث تُفسر الفترات الزمنية وساعات العمل وحجم إنتاجية الموظف مدى الحاجة إلى موظفين جدد، إضافةً إلى أنَّ المعرفة بمدى أهمية الانضباط تُساعد  على التعرف إلى الأفراد الأنسب خلال المقابلات الوظيفية، من خلال اختبار انضباطهم وإدارتهم للوقت.

تقييم المهام الوظيفية

يُسهم تطبيق نظام إدارة الحضور والانصراف للموظفين في تحليل مدى استغراقهم للوقت، حيث إنَّ التقنيات الحديثة في إدارة الحضور والانصراف تُقدم إضافات حول الفترات الزمنية لتسليم المهام، وبالتالي معرفة المهام الوظيفية لكل موظف وفقاً لساعات العمل.

احتساب الأجور الإضافية

يترتب على بعض الوظائف تواجد الموظف لعدد ساعات إضافية عن عدد ساعات العمل الرسمية، ووفقاً لنظام العمل السعودي يتم تطبيق آلية احتساب ساعات العمل الإضافية، حيث يتم احتساب كل ساعة عمل خارج الأوقات الرسمية المتفق عليها ضمن العقد بقيمة الأجر مضافاً إليها نسبة 50% من القيمة الفعلية، وهو ما يساعد على احتساب الأجر الكلي للموظف، وتعتبر جميع ساعات العمل التي تتجاوز عن المعدل الأسبوعي أو ضمن أيام الإجازات الرسمية ساعات عمل إضافية.

ويمكن استخدام تقنيات حديثة تُساعد على تحضير سجل الرواتب والأجور والمكافآت والحوافز إضافةً إلى الأجور المدفوعة مقابل ساعات العمل الإضافية، ومن أبرزها مسير الرواتب، حيث يمكن من خلاله أتمتة نظام الرواتب بشكل كلي.

ملفات الموظفين

لكل موظف ملف خاص به، ويحتوي الملف على بياناته وسجله العملي، حيث تتم مراجعته للتعرف إلى مدى أحقية الموظف بالترقية أو الحصول على جزاء محدد جراء انتهاك قانون العمل، ولكي يكون الملف متكاملاً يجب أن يحتوي على أوقات الحضور والانصراف للموظف، ومعدلات غيابه عن العمل، وهو ما يساعد على اتخاذ الإجراء المناسب دون إيقاع الظلم عليه.

مراقبة العمل عن بُعد

في الكثير من الشركات والمنشآت العاملة يتواجد موظفين يعملون عن بُعد، وهو نظام شائع في الفترات الزمنية الأخيرة، ويُعد العمل عن بعد من الأنظمة السائدة في المملكة العربية السعودية إما بشكل دائم أو لأيام قليلة، وفي هذه الحالة يجب أن يقوم أخصائي الموارد البشرية بمتابعة مدى التزام الموظف بساعات العمل، لذلك يقوم بتطبيق برمجيات متخصصة لمراقبة ساعات العمل، وهو ما يحد من فرص المماطلة في تنفيذ المهام دون رقابة الوقت، وبالتالي تحقيق نتائج أفضل يعود مردودها على المنشأة.

كيفية إعداد سياسة الحضور والانصراف في المنشأة

يتعيَّن على كل منشأة صياغة سياسة الحضور والانصراف الخاصة بها، وهو الأمر الذي يجب على أخصائي إدارة الموارد البشرية إنجازه، ومن أجل صياغة نموذج مناسب لا بدَّ من مراعاة الأمور الآتية:

1. يجب أن تتوافق سياسات الحضور والانصراف في المنشأة مع سياسات المنشأة ذاتها، بحيث تسهم في تمكين إنتاجيتها، على سبيل المثل تحديد ساعات العمل لموظف يجب أن يتواجد في ساعات الليل لتحقيق أكبر قدر من الإنتاجية أو بكون وظيفته مرتبطة بالعمل الليلي يعني ضرورة تحديد ساعات عمل ضمن تلك الفترة، وليست ضمن الفترة النهاية والصباحية.
2. يجب أن تتوافق سياسات الحضور والانصراف مع نظام العمل السعودي، وأن تبتعد عن أي انتهاكات قد تُعرض المنشأة للمسائلة القانونية والعقوبات، بحيث تتلائم مع معدل ساعات العمل المنصوص عليه في نظام العمل، وتتضمن فترات الراحة التي يحق للموظف الحصول عليها.
3. بناء بنود للعقوبات والجزاءات بحيث تكون متناسبة وتسهم في الحد من عدم الالتزام، ولا تهدف إلى إيقاع العقوبة فقط.
4. أن تتضمن سياسة الحضور والانصراف ساعات العمل بدايةً ونهايةً بشكل واضح ومباشر، ويتم التوقيع عليها من قبل الموظف عند التعاقد معه.
5. أن تتناسب السياسية مع حاجة الموظفين إلى الحصول على مغادرات من عملهم، إضافةً إلى تناسبها مع رصيد الإجازات للموظفين.
6. أن ترتبط بالتكاليف المالية في العمل، حيث يجب أن تتضمن السياسة آلية احتساب أجور ساعات العمل الإضافية وهي آلية ثابتة كما ينض عليها نظام العمل في المملكة، لذلك لا بدَّ مع تحديد سياسة خاصة بساعات العمل الإضافية ومدى الحاجة إليها بالنسبة للمنشأة.

أنظمة إدارة أوقات العمل التقليدية

تتواجد العديد من الحلول والأنظمة التي يتم اعتمادها لإدارة الحضور والانصراف، وحالها كحال الأنظمة الأخرى في مجال العمل، تتطور الأنظمة المسؤولة عن أرشفة سجلات الحضور والانصراف وتسجيلها مع مرور الزمن، ومن أبرز التقنيات السائدة:

المراقبة الزمنية

سابقاً، كانت الشركات تعتمد نظام التسجيل اليدوي عن طريق التوقيع عند الدخول والخروج، وهو ما كان يتم نقله إلى دفاتر تسجل البيانات فيها يدوياً لاحتساب أوقات عمل الموظف، وبيانات الحضور والانصراف، ولكن حجم الجهد والزمن المبذول من أجل ذلك دون إمكانية أرشفتها بسهولة أوجدت الحاجة الماسة لوجود بديل يعتمد أكثر على التطور التكنولوجي.

البصمة

تستخدم الشركات نظام البصمة للتعرف إلى أوقات الحضور والانصراف، وهو نظام يسهل عملية تسجيل مواعيد قدوم الموظفين إلى العمل وخروجهم، حيث يقوم الموظف بمسح بصمته على الجهاز، والذي بدوره يتعرف إلى رقم الموظف وسجله تلقائياً، ويسجل الأوقات، ويمتاز النظام بسهولة وسرعة استخدامه، والتسجيل الدقيق للوقت، كما أنه يمنع حالات التلاعب تماماً، فليس بإمكان الموظف إثبات حضوره دون حضوره فعلياً، وفي العقدين الأخيرين تمَّ ربط جهاز البصمة ببرمجيات تساعد على أرشفة المعلومات وتحليلها.

البطاقات الذكية

البطاقة الذكية هي حل مشابه لجهاز استخدام البصمة، وهو أحد الحلول التقنية المتبعة في الشركات، ويقوم على استخدام بطاقة خاصة بكل موظف، حيث يتم مسح بيانات البطاقة عند دخول الموظف إلى العمل وخروجه منه، وبالتالي التعرف إلى أوقات الحضور والانصراف وتسجيلها وأرشفتها.

تطبيقات الهاتف والكمبيوتر

باتت الشركات تستخدم برمجيات على الهواتف المحمولة وأجهزة الكمبيوتر بهدف مراقبة الوقت، وخاصةً في ظل ارتفاع معدل الوظائف التي تعتمد على العمل عن بُعد، وتقوم هذه البرامج على إدارة الوقت ومعرفة مدى استغلاله من قبل الموظف.

أنظمة إدارة الحضور والانصراف الحديثة

مع تعدد الحلول البرمجية التي توثق حضور الموظفين وانصرافهم، بات من الضروري وجود تقنيات حديثة ترتبط بالأجهزة والأدوات تساعد على توثيق المعلومات وأتمتتها وأرشفتها وتحليلها، وإضافتها إلى سجلات الموظفين تلقائياً، بحيث ترتبط مع كامل البيانات والمعلومات للموظف، مثل البيانات المتعلقة بالأجور والمكافآت.

وتوفر التقنيات الحديثة مثل نظام الحضور والانصراف المُقدم من شركة جسر القدرة على إدارة أوقات العمل للموظفين سواءً كان عملهم وجاهياً أو عن بُعد، كما أنها تساعد أخصائي الموارد البشرية على تطبيق الأنظمة والقوانين المتوافقة مع نظام العمل السعودي، ما يجنب المنشأة مخالفة الأنظمة تماماً، وذلك لأن النظام مُبرمج وفقاً لقوانين العمل المملكة، بحيث يتضمن عدد ساعات العمل وفترات الراحة التي يحصل عليها الموظف.

ويرتبط النظام تلقائياً مع مسيرات الرواتب دون الحاجة إلى الإدخالات اليدوية، كما أنه يوفر تقارير مفصلة عن ساعات العمل معنية بالموظفين وبالمنشأة، تُساعد على تفسير الكثير من جوانب العمل، إضافةً إلى وجود خصائص تفاعلية مثل إبلاغ وإشعار الموظفين بساعات العمل وتجاوزاتهم تلقائياً.

في النهاية، إدارة سير العمل هي الطريق الأمثل إلى تحقيق الأهداف في الشركات، والاعتماد على الحلول التقنية بات في غاية الضرورة لنجاح الجوانب الإدارية، ولعلَّ الكثير من أصحاب العمل يبذلون الوقت في التفكير في عدم هدر الوقت واستنزافه، وتعزيز التزام الموظفين بواجباتهم وفي مقدمتها الالتزام بالوقت، لذلك تتجه الشركات الريادية والمنشآت الفعالة والناجحة نحو تطبيق التقنيات الحديثة في تطبيق نظام الحضور والانصراف، وبقية الأنظمة لإدارة أعمالهم.