هل ما زالت مراقبة حضور وانصراف الموظفين مهمة في الإدارة الحديثة؟

مع اتجاه الإدارة الحديثة إلى بدائل للدوام التقليدي، مثل نظام الساعات المرنة والعمل عن بعد، يطل تساؤل مهم: هل ستحتفظ الإدارة الحديثة بالاهتمام التقليدي نفسه لمراقبة حضور وانصراف الموظفين؟ أم تتجه للتساهل بهذا الشأن مقابل الاهتمام أكثر بالإنتاجية؟

سنكتشف في هذا المقال الإجابة على ذلك، جدول المحتويات:

• أهمية مراقبة الحضور والانصراف
• ضرورة أتمتة الحضور والانصراف
• فوائد استخدام نظام ذكي للحضور والانصراف

ما هي أهمية مراقبة حضور وانصراف الموظفين؟

يجعل الاتجاه إلى نُظمٍ أكثر مرونة في ساعات العمل مراقبةَ الحضور والانصراف أكثر أهمية وحيوية، إذ لا يقتصر الأمر فقط على حماية حق المنشأة في الحصول على ساعات عمل مكافأة للأجر المبذول؛ بل إن أهمية مراقبة حضور وانصراف الموظفين تعتبر إجراءً جوهريًا ولازمًا لاستمرارية نجاح أية منشأة. وحتى في حال تطبيق نظام الساعات المرنة فإن هذا لا يلغي أو يقلل من أهمية مراقبة الحضور والإنصراف، وإن كان يعزز بالضرورة من الحاجة لوجود نظام آلي للقيام بعملية تسجيل الحضور والانصراف آلياً، وقد ازداد الأمر سهولة ومرونة مع تطور أنظمة الحضور والانصراف، إلى حد إمكانية التسجيل من مواقع بعيدة عن المقرات الرئيسية من خلال تطبيقات الهاتف الجوال.

الانضباط ضروري!

يعتبر انتظام الموظف أو العامل في الالتزام بساعات العمل مؤشرًا حيويًا يدل على مستوى الانضباط الإداري العام داخل المنشأة، ومدى الاحترام الذي تتمتع به المنشأة لدى العاملين بها، وكذلك على نجاعة سياسات الموارد البشرية في تحقيق الانضباط، وكذلك فعالية الإجراءات العقابية داخل المنشأة، وبطبيعة الحال تعبر كثرة تغيب أو تأخر الموظفين على النقيض من ذلك.

إضافة إلى ما سبق، يمكن أن يعتبر التغيب أو التأخير المفرط لموظف ما مؤشرًا على الاحتراق الوظيفي، وربما لعوامل أخرى تحتاج إدارة المنشأة إلى أخذها بعين الاعتبار.

يمكن أيضا أن تكون مقارنة إنتاجية الموظفين إلى ساعات عملهم سببًا لإدراك الحاجة للعمل لساعات إضافية، أو ربما العكس تمامًا بإدراك عدم الحاجة لساعات إضافية تتكبد المنشأة لأجلها مزيدًا من الأجور. إذن، يمكن للمنشآت تحديد المجالات المحتملة للتحسين وتقديم تدريب إضافي لزيادة الأداء والإنتاج من خلال مراقبة ساعات عمل الموظفين.

بالطبع فإن المراقبة الآنية للحضور من خلال نظام دقيق يمكن أن يسهم في تدخل الإدارة لعلاج حالات القصور الطارئ في الإنتاج نتيجة زيادة حالات التغيب عن المتوقع بشكل مفاجئ، أو ربما استباق حدوث حالة جماعية من التذمر أو ربما الإضراب. ويمكن كذلك استنباط معلومات قيمة من خلال مراقبة عادات الموظفين في الحضور والانصراف.

جرب برنامج جسر لإدارة حضور وانصراف موظفيك، نظام جسر متوافق مع أنظمة العمل السعودية ومتكامل مع جميع مهام الـHR

هل أتمتة الحضور والانصراف إجراءٌ ضروري؟

بطبيعة الحال كلما زاد عدد الموظفين، وتنوعت أنماط الدوام فإن الحاجة لوجود نظام ذكي لأتمتة مراقبة الحضور والانصراف تصبح أكثر إلحاحًا، وكذلك الحال في المنشآت متعددة المواقع أو الفروع، والمنشآت التي تعمل بنظام المناوبات؛ حيث أنه في تلك الحالات فإن إعداد مسير الرواتب دون وجود نظام لمراقبة الحضور والإنصراف يشكل كابوسًا حقيقيًا لدى الإدارة، كما أنه يحد من قدرتها على الحد من خسائر إهدار وقت العمل، أو التلاعب في سجلات الحضور، أو غير ذلك من المشكلات. إضافة إلى ذلك فإن أتمتة تسجيل الحضور تضمن تلافي أخطاء الإدخال اليدوي أو عدم دقة التسجيل من قبل الموظف، أو التلاعب بسجلات الحضور.

اقرأ كيف ساعد نظام جسر الموارد البشرية في قطاع التجزئة على تقليل الهدر في الرواتب بنسبة 70 ألف ريال بضبط سجلات حضور وانصراف الموظفين!

في كثير من الأحيان التي يتعذر فيها التسجيل الدقيق لساعات العمل فإن بعض الإدارات تعمد إلى التسجيل الجزافي، فمجرد حضور الموظف ولو متأخراً، وانصرافه ولو مبكراً يكفي لإثبات إتمامه لساعات الدوام، وربما يتم تثبيت ساعات العمل الإضافي بغض النظر عن واقعيتها، وذلك لتسهيل عملية احتساب الأجر الإضافي، وهو ما يترتب عليه بالضرورة تكبد المنشأة لتكاليف زائدة وغير ضرورية، يمكن الاستغناء عنها بسهولة في ظل تطبيق نظام لأتمتة مراقبة حضور وانصراف الموظفين، حيث يتكفل النظام بتسجيل الحضور الفعلي للموظف أو العامل، وبالتالي فإن الموظف يتلقى الأجر الذي يستحقه بشكل دقيق، وكذلك فإنه يتلقى العقوبة المناسبة في حال إخلاله بمواعيد العمل الرسمية.

فوائد استخدام نظام ذكي وفعال لتتبع حضور وانصراف الموظفين

إن الحفاظ على سياسة صارمة وفعالة لمراقبة الحضور والانصراف، مع استخدام نظام فعال وذكي لمراقبتها يحقق عدداً من الفوائد للمنشأة، من أهمها:

تحسين الإنتاجية

يمكن لأصحاب العمل تحديد الاتجاهات والأنماط التي تؤثر على الإنتاجية من خلال تتبع حضور الموظفين. ويمكنهم اتخاذ إجراءات تصحيحية لمعالجة التأخير أو التغيب أو فترات الراحة المفرطة، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية. علاوة على ذلك، عند مشاركتها مع الموظفين والمديرين، تمنحهم هذه الأفكار صورة واضحة عن مقدار الوقت الذي تتطلبه المهام المحددة وكيف يمكنهم العمل معًا لتبسيط إجراءات العمل.

تعزيز الجانب المعنوي والأخلاقي

يؤدي تتبع حضور الموظفين إلى تعزيز ثقافة المساءلة والالتزام بالمواعيد، مما قد يؤدي إلى زيادة معنويات الموظفين. عندما يعلم الموظفون أن حضورهم مراقب، فمن المرجح أن يأخذوا عملهم على محمل الجد ويحضروا في الوقت المحدد. كذلك قد يستاء الموظفون من زميلهم الذي يتغيب باستمرار لأن الحاضرين سيضطرون إلى تغطية عمل ذلك الشخص. ونتيجة لذلك، سيتعين على بعض الموظفين تأخير مشاريعهم الخاصة لضمان التعامل مع المهام الأخرى.

القدرة على تتبع حالات التغيب

يساعد تتبع الغياب أصحاب العمل على تحديد أنماط التغيب واتخاذ الإجراءات التصحيحية. ومن خلال تحديد الأسباب الجذرية للتغيب عن العمل، مثل المرض أو المشكلات العائلية أو التوتر المرتبط بالعمل، يمكن لأصحاب العمل تقديم الدعم والموارد لمساعدة الموظفين على إدارة مواقفهم بشكل أفضل.

إضفاء حس المسؤولية

في المؤسسات التي لديها نظام تتبع الحضور، من المرجح أن يأخذ الموظفون مسؤولياتهم على محمل الجد ويُعطوا الأولوية لعملهم. في الحقيقة يُعتبر الشعور المستمر للموظف بأنه مُسَاءَلٌ حافزاً مهماً لتحسين الأداء والإنتاجية، كما أن حال التراخي من قبل الإدارة في مساءلة المقصرين سيضر بالروح المعنوية لأن الموظفين سيشعرون أن الإدارة لا تتخذ الخطوات اللازمة لمنع حدوث مشكلة متزايدة.

وهذا يعني أن العمال سوف ينفصلون عن عملهم وقد يبدأون في التغيب عن العمل لأنهم لا يعتقدون أن هناك أية عواقب سيئة لذلك. بالإضافة إلى ذلك، قد يبدأ بعض المهنيين في البحث عن فرص جديدة لأنهم سيشعرون بالظلم نتيجة لأن أصحاب العمل يسمحون لبعض الموظفين بإساءة استخدام سياسة الحضور.

تحسين إدارة القوى العاملة

من خلال تتبع حضور وانصراف الموظفين، يقوم أصحاب العمل بإدارة القوى العاملة لديهم بشكل أكثر كفاءة، مما يضمن توزيع أعباء العمل بالتساوي، وتخصيص الموارد بشكل مناسب.

الامتثال لقوانين العمل

يعد تتبع وقت الموظف وحضوره أمرًا ضروريًا للحفاظ على الامتثال لقوانين ولوائح العمل. يجب على أصحاب العمل تتبع ساعات عمل الموظفين بدقة للامتثال لقوانين العمل للأجور ومتطلبات العمل الإضافي والالتزامات القانونية الأخرى، وكذلك إثبات قانونية الإجراءات داخل المنشأة في حالات النزاعات العمالية.

تحسين أداء الموظفين

يساعد تتبع الحضور أصحاب العمل على تحديد ومكافأة الموظفين ذوي الأداء العالي. من خلال تتبع الحضور والالتزام بالمواعيد، يمكن لأصحاب العمل التعرف على الموظفين الذين يلبون التوقعات أو يتجاوزونها باستمرار، مما يزيد من رضا الموظفين وتحفيزهم.

توفير التكاليف

فمن خلال الاستثمار في نظام تتبع فعال لحضور وانصراف الموظفين، يمكن للشركات تحسين عملياتها وتقليل التكاليف غير الضرورية.

توفير الوقت والجهد

من خلال استخدام نظم حديثة ومتطورة لمراقبة الحضور والانصراف، يمكن اختزال كثير من الوقت الذي يستهلكه إعداد مسير الأجور، وكذلك تجنب أخطاء الإدخال اليدوي. اعرف أكثر عن المنظومة الحديثة للموارد البشرية.

ختاماً، لا يمكن لمحترفي الموارد البشرية تجاهل الحاجة لتطوير واستحداث أساليب متطورة ومتنوعة لإدارة أوقات عمل الموظفين بشكل يتماشى مع متغيرات العصر ومتطلبات التطور، ولكن تظل الحاجة دائمة وملحة للحفاظ على آلية مرنة لمراقبة انخراط الموظفين في مهام أعمالهم، سواء ضمن الأوقات والأماكن الثابتة والمحددة للمنشأة، أو حتى عبر نظم أخرى أكثر مرونة.