هل ما زالت متابعة حضور وانصراف الموظفين مهمة في الإدارة الحديثة؟

مع اتجاه الإدارة الحديثة إلى بدائل للدوام التقليدي، مثل نظام الساعات المرنة والعمل عن بعد، يطل تساؤل مهم: هل ستحتفظ الإدارة الحديثة بالاهتمام التقليدي نفسه لمتابعة حضور وانصراف الموظفين؟ أم تتجه للتساهل بهذا الشأن مقابل الاهتمام أكثر بالإنتاجية؟

سنكتشف في هذا المقال الإجابة على ذلك، جدول المحتويات:

• أهمية متابعة الحضور والانصراف
• ضرورة أتمتة الحضور والانصراف
• فوائد استخدام نظام ذكي لمتابعة حضور وانصراف الموظفين

ما هي أهمية متابعة حضور وانصراف الموظفين؟

يجعل الاتجاه إلى نُظمٍ أكثر مرونة في ساعات العمل مراقبة الحضور والانصراف أكثر أهمية وحيوية، إذ لا يقتصر الأمر فقط على حماية حق المنشأة في الحصول على ساعات عمل مكافأة للأجر المبذول؛ بل إن أهمية متابعة حضور وانصراف الموظفين تعتبر إجراءً جوهريًا ولازمًا لاستمرارية نجاح أية منشأة. وحتى في حال تطبيق نظام الساعات المرنة فإن هذا لا يلغي أو يقلل من أهمية مراقبة دوام الموظفين، وإن كان يعزز بالضرورة من الحاجة لوجود نظام آلي للقيام بعملية تسجيل الحضور والانصراف آلياً، وقد ازداد الأمر سهولة ومرونة مع تطور أنظمة الحضور والانصراف، إلى حد إمكانية التسجيل من مواقع بعيدة عن المقرات الرئيسية من خلال تطبيقات الهاتف الجوال.

الانضباط ضروري!

يعتبر انتظام الموظف أو العامل في الالتزام بساعات العمل مؤشرًا حيويًا يدل على مستوى الانضباط الإداري العام داخل المنشأة، ومدى الاحترام الذي تتمتع به المنشأة لدى العاملين بها، وكذلك على نجاعة سياسات الموارد البشرية في تحقيق الانضباط، وكذلك فعالية الإجراءات العقابية داخل المنشأة، وبطبيعة الحال تعبر كثرة تغيب أو تأخر الموظفين على النقيض من ذلك.

إضافة إلى ما سبق، يمكن أن يعتبر التغيب أو التأخير المفرط لموظف ما مؤشرًا على الاحتراق الوظيفي، وربما لعوامل أخرى تحتاج إدارة المنشأة إلى أخذها بعين الاعتبار.

يمكن أيضا أن تكون مقارنة إنتاجية الموظفين إلى ساعات عملهم سببًا لإدراك الحاجة للعمل لساعات إضافية، أو ربما العكس تمامًا بإدراك عدم الحاجة لساعات إضافية تتكبد المنشأة لأجلها مزيدًا من الأجور. إذن، يمكن للمنشآت تحديد المجالات المحتملة للتحسين وتقديم تدريب إضافي لزيادة الأداء والإنتاج من خلال مراقبة ساعات عمل الموظفين.

بالطبع فإن المتابعة الآنية للحضور من خلال نظام دقيق يمكن أن يسهم في تدخل الإدارة لعلاج حالات القصور الطارئ في الإنتاج نتيجة زيادة حالات التغيب عن المتوقع بشكل مفاجئ، أو ربما استباق حدوث حالة جماعية من التذمر أو ربما الإضراب. ويمكن كذلك استنباط معلومات قيمة من خلال مراقبة عادات الموظفين في الحضور والانصراف.

جرب برنامج جسر لإدارة حضور وانصراف موظفيك، نظام جسر متوافق مع أنظمة العمل السعودية ومتكامل مع جميع مهام الـHR

هل أتمتة الحضور والانصراف إجراءٌ ضروري؟

بطبيعة الحال كلما زاد عدد الموظفين، وتنوعت أنماط الدوام فإن الحاجة لوجود نظام ذكي لأتمتة متابعة الحضور والانصراف تصبح أكثر إلحاحًا، وكذلك الحال في المنشآت متعددة المواقع أو الفروع، والمنشآت التي تعمل بنظام المناوبات؛ حيث أنه في تلك الحالات فإن إعداد مسير الرواتب دون وجود نظام لمراقبة الحضور والإنصراف يشكل كابوسًا حقيقيًا لدى الإدارة، كما أنه يحد من قدرتها على الحد من خسائر إهدار وقت العمل، أو التلاعب في سجلات الحضور، أو غير ذلك من المشكلات. إضافة إلى ذلك فإن أتمتة تسجيل الحضور تضمن تلافي أخطاء الإدخال اليدوي أو عدم دقة التسجيل من قبل الموظف، أو التلاعب بسجلات الحضور.

اقرأ كيف ساعد نظام جسر الموارد البشرية في قطاع التجزئة على تقليل الهدر في الرواتب بنسبة 70 ألف ريال بضبط سجلات حضور وانصراف الموظفين!

في كثير من الأحيان التي يتعذر فيها التسجيل الدقيق لساعات العمل فإن بعض الإدارات تعمد إلى التسجيل الجزافي، فمجرد حضور الموظف ولو متأخراً، وانصرافه ولو مبكراً يكفي لإثبات إتمامه لساعات الدوام، وربما يتم تثبيت ساعات العمل الإضافي بغض النظر عن واقعيتها، وذلك لتسهيل عملية احتساب الأجر الإضافي، وهو ما يترتب عليه بالضرورة تكبد المنشأة لتكاليف زائدة وغير ضرورية، يمكن الاستغناء عنها بسهولة في ظل تطبيق نظام لأتمتة متابعة حضور وانصراف الموظفين، حيث يتكفل النظام بتسجيل الحضور الفعلي للموظف أو العامل، وبالتالي فإن الموظف يتلقى الأجر الذي يستحقه بشكل دقيق، وكذلك فإنه يتلقى العقوبة المناسبة في حال إخلاله بمواعيد العمل الرسمية.