دوام الموظفين: دليلك الشامل لإدارة ومتابعة دوام موظفيك

لا تقتصر متابعة دوام الموظفين على مجرد تسجيل ساعات الحضور والانصراف؛ بل تتجاوز ذلك إلى كونها أداة إستراتيجية تُمَكِنك من قياس مدى كفاءة الإجراءات التي تتبناها شركتك لتحقيق الإنتاجية المُثلى. أي بصيغةٍ أخرى، ضبط دوام العمل ليس مجرد إجراء روتين إداري، بل هو وسيلة فعّالة لتعزيز الانضباط وتحسين أداء موظفيك.

وعادةً ما يتحقق ذلك من خلال تقليل حالات الغياب غير المصرح به ورفع مستوى الالتزام وتعزيز الشفافية في بيئة العمل، فضلًا عن أن المتابعة الجيّدة لجداول الداومات تُعرفك على  أنماط العمل داخل منشأتك وتُساهم في تحديد أي اختلالات قد تؤثر على الأداء المؤسسي العام.

وإن كنت تتساءل عن كيفية ضبط دوام الموظفين بأسلوب احترافي وسلس، فأكمل قراءتك معي بعناية، لأنك ستتعرف على مجموعة من الخطوات العملية التي تضمن لك إنشاء نظام متابعة مستدام يُزودك برؤى دقيقة وفورية.. جاهز؟

جدول المحتويات:

• أنواع الدوام المختلفة
• تحديات متابعة دوام الموظفين
• كيف تضبط دوام الموظفين بطرق مبتكرة؟
  • استخدم الأتمتة لتحسين إدارة الدوامات
  • حقق توازن العمل بين العمل وراحة موظفيك
  • درّب الموظفين على سياسات الدوام الداخلية
  • نظّم ضوابط الدوام بما يتوافق مع قوانين العمل
• الخلاصة

ولكن لنُجب أولًا عن السؤال التالي..

ما هي أنواع الدوام المختلفة؟

تُقَسّم دوامات الموظفين بناءً على عدة معايير رئيسية تُحددها احتياجات الشركة وطبيعة الوظائف. وبصورةٍ عامة، يمكننا النظر إلى عدد ساعات العمل ومكانه كمعايير أساسية لتحديد أنواع الدوام. وبيان ذلك ما يأتي:

1. الدوام الكامل

وفقاً لنظام العمل السعودي، يجب ألا تتجاوز ساعات العمل القياسية للموظفين الذين يعملون بدوامٍ كاملٍ 8 ساعات يومياً أو 48 ساعة أسبوعياً، مع ملاحظة أن ساعات العمل الفعلية تُخفض للمسلمين في شهر رمضان المبارك، بحيث لا تزيد على 6 ساعات في اليوم أو 36 ساعة أسبوعياً.

ويُعَد الدوام الكامل من أشهر أنماط الدوامات في المنشآت السعودية، خاصةً في الوظائف التقليدية، وهو يُوفّر استقراراً وظيفياً وتأميناً صحيًا ومزايا مالية إضافية مثل الإجازات المدفوعة. كما يُتيح لموظفيك فرصةً للتطور المهني عبر تحمل مسؤوليات وظيفية أكبر، ما يجعله خياراً مثالياً للباحثين عن استقرارٍ وظيفي ونمو مهني طويل الأمد.

توصية في الصميم: لتفاصيل أكثر حول ساعات العمل وفترات الراحة في قانون العمل السعودي، أُوصي بمراجعة هذا المقال.

2. الدوام الجزئي

يتميز الدوام الجزئي أو كما يُسميه النظام «العمل لبعض الوقت» بقلة ساعات العمل المطلوبة مقارنةً بساعات الدوام الكامل؛ إذ يُشترط ألا تتجاوز ساعاته أكثر من نصف عدد ساعات العمل المعتادة في المنشأة، سواء أكان موظفك يؤدي ساعات عمله يومياً أو بعض أيام الأسبوع.

وبسبب ذلك، يُعَد الدوام الجزئي خياراً مناسباً للشركات التي تطمح في توظيف المواهب المميزة التي لا يتماشى معها نظام الدوام الكامل. ولمعرفة المزيد حول فوائد الدوام الجزئي وشروطه في السعودية، راجع هذا الدليل. (قد يهمك أيضاً الاطلاع على مفهوم نظام العمل المرن وضوابطه في المنشآت السعودية).

3. العمل عن بُعد

يُعَد العمل عن بُعد من أهم أنواع دوام الموظفين الذين ظهرت على الساحة حديثاً، وهو نموذج يعتمد على أداء متطلبات العمل خارج مكان العمل التقليدي (بعيداً عن مكاتب الشركة على سبيل المثال). ويُوفِّر هذا النوع لموظفيك العديد من المزايا الملفتة للنظر، مثل تقليل الوقت والجهد المستهلكين في التنقل والقيادة.

فضلاً عن توفير مرونة أكبر يتيح نظام العمل عن بُعد للعاملين اختيار بيئة العمل الأكثر تناغماً مع احتياجاتهم وراحتهم، كما يسمح لك هذا النوع بتوظيف أصحاب المواهب الذين يعملون في مواقع جغرافية مختلفة عن موقع شركتك، مما يُوسِّع دائرة اختياراتك ويُسهِّل عليك عملية استقطاب الكفاءات والمحترفين.

ملحوظة مهمة: قد تُقسَّم دوامات الموظفين تبعاً لطبيعة الوظائف (هل هي وظائف دائمة أو مؤقتة أو موسمية)، مثل استجلاب عمالة خاصة لتأدية مهام مرتبطة بموسم الحج أو فعاليات كُبرى. وقد تلجأ بعض الشركات إلى الاستعانة بنظام العمل بالوردية  في القطاعات التي تتطلب استمرار العمل على مدار الساعة (على سبيل المثال، قطاع الرعاية الصحية). أضف إلى ذلك، يمكن توظيف بعض العاملين عن طريق العمل الحر Freelancing، وهو نظام يعتمد على تقديم خدمات أو مشاريع مستقلة دون التزام الموظف بشركةٍ واحدة.

توصية في الصميم: يمكنك الاطلاع على أحكام وخصائص عقود العمل في السعودية من هنا.

التحديات التي قد تواجهها الشركات في متابعة دوام الموظفين

إذا فكرت معي، ستجد أن إدارة دوام الموظفين ليست مجرد عملية روتينية، بل هي تحدٍ متعدد الأبعاد يواجه كل منشأة سعودية تسعى لتحقيق الإنتاجية القصوى مع الحفاظ على رضا موظفيها، وأحد أبرز هذه التحديات يتمثل في التحقق من الحضور والانصراف.

إذ قد يؤدي اعتمادك على أنظمة تقليدية أو غير دقيقة إلى صعوبات في تتبّع التزام الموظفين؛ مما يؤثر على العدالة داخل شركتك ويُضعف ثقة موظفيك في إدارة الموارد البشرية ونظامها. ولا يتوقف الأمر على صعوبة تتبع الحضور والانصراف، بل يمتد أيضاً إلى صعوبة التعامل مع إجازات الموظفين وساعات عملهم الإضافية وتقارير غيابهم.

ولتوضيح ذلك، دعنا نفترض هنا أن أحد موظفيك طلب إجازته السنوية، ولقد وافقت على الموعد المقترح دون مراجعة دقيقة لجداول الدوام أو دون تنسيق هذه الإجازة السنوية مع إجازات الموظفين الآخرين. في مثل هذه الحالات، يؤدي سوء التخطيط إلى اضطراب سير العمل وظهور فجوات في جداول المهام، مما يُعرقل إنتاجية شركتك ويُضعف أدائها.

وبالنظر إلى معطيات السوق الحالي، ستجد أن هذه التحديات تبرز بشكلٍ واضح عند التعامل مع أنماط عمل متنوعة، مثل الدوام المَرن أو العمل عن بُعد، مما قد يُؤثر بالسلب على سمعة الشركة ويُضعف قدرتها على الامتثال لقوانين العمل السعودي.

لذا، يتطلب التعامل مع هذه الأنماط وجود أنظمة ذكية وأدوات حديثة تُمَكنك من ضبط دوام الموظفين بكفاءة وفاعلية. والسؤال الذي يطرح نفسه هنا، هو: كيف يمكنك تحقيق ذلك؟

كيف تضبط دوام الموظفين بطرقٍ مبتكرة؟

1. استعن بالأتمتة لتحسين إدارة الدوامات

تُسهم أنظمة الحضور والانصراف المؤتمتة في تتبع ساعات عمل موظفيك بكل دقة ودون الحاجة لأي تعاملاتٍ ورقية أو روتينية مملة، مما يُقلل من الأخطاء البشرية ويُمَكِنك من معرفة ساعات العمل الإضافي. لاحظ أيضاً أن باستطاعة موظفيك تسجيل حضورهم عبر طرقٍ مُتعددة (مثل البصمة والسياج الجغرافي)، مما يُعزز ثقافة المرونة في منشأتك.

ولا ينبغي عليك هنا البحث كثيراً عن النظام المناسب، لأن نظام جسر يُوفِّر لك أدوات مثالية لــ تتبع حضور موظفيك وانصرافهم من الألف إلى الياء، وذلك وفق إجراءات سلسة تتناغم مع نظام العمل السعودي تناغماً كاملاً. يُزودك جسر كذلك بكشوفات دقيقة يُعتمد عليها، مما يساندك في إعداد تقارير الأداء وإنشاء مسيرات الرواتب.

وبصورةٍ عامة، يمكننا تلخيص مزايا الاعتماد على نظام جسر المتكامل بالنقاط التالية:

• مرونة أكبر في طرق تسجيل الحضور والانصراف
• سهولة مراقبة ساعات العمل بنظامٍ دقيقٍ يتسم بالشفافية والأمان
• تقليل التلاعب بسجلات الحضور والانصراف، مما يعني جودة أعلى وبيانات أدق
• إمكانية تتبع الوقت الإضافي وتحليل البيانات لمعرفة الكفاءة الفردية لكل موظف على حدة
• سلاسة استثنائية في حساب أجور الموظفين بطريقةٍ دقيقة بعيداً عن الأخطاء المتعددة للحساب اليدوي أو عبر البرامج التقليدية (مثل إكسل)
• تزويدك بتقارير لحظية حول أداء الموظفين، مما يُسهِّل عليك اتخاذ قراراتٍ مستنيرة بشأن الترقيات وفرص التدريب

تعرّف أكثر على مزايا أدوات الحضور والانصراف من جسر واضبط دوام الموظفين بطريقة احترافية!

2. حقق توازن بين العمل وراحة موظفيك

لتحقيق التوازن المطلوب بين العمل وراحة موظفيك، ينبغي عليك إذاً اتخاذ خطوات عملية تساعد على ضبط دوام الموظفين بفاعلية. على سبيل المثال، فكّر في تبني نموذج العمل المرن الذي يسمح للعاملين بتحديد ساعات العمل التي تتناسب مع احتياجاتهم الشخصية وتطلعاتهم المهنية. لاحظ أن هذه المرونة لن تفيد موظفيك فقط، بل ستنعكس أيضاً على إنتاجية الشركة من خلال حماية الموظفين من الاحتراق الوظيفي.

أضف إلى ذلك، ينبغي عليك تشجيع العاملين في شركتك على تنسيق إجازاتهم ورحلات العمل والسفر مُسبقاً (يسهل عليك إتمام هذه الأمور في خطوات معدودة من خلال نظام جسر). شارك أيضاً الموظفين في تحديد الأهداف الشخصية والمهنية، وتأكّد من عدم تحميلهم أعباء إضافية يمكن أن تؤثر على توازنهم بين العمل والحياة الشخصية.

3. دَرِّب الموظفين على سياساتك الداخلية المرتبطة بالدوام 

يُعد تدريب موظفيك على سياساتك الداخلية المتعلقة بالدوام ركناً لا غِنى عنه لإدارة دوام العمل بكفاءة. لذا، اسعَ في هذه المرحلة إلى تزويد موظفيك بمعرفةٍ شاملةٍ حول القوانين واللوائح الداخلية التي تحكم ساعات العمل في شركتك. شارك معهم أيضاً ضوابط الإجازات على اختلاف أنواعها.

ينبغي التأكّد هنا من أن جميع موظفيك يفهمون حقوقهم وواجباتهم المرتبطة بدوام العمل وجداول الحضور. وبناءً عليه، من الضروري تزويد العاملين بتدريباتٍ منتظمة لمنع المشكلات المتعلقة بخروج الموظف قبل نهاية الدوام أو تأخر الموظفين عن الدوام الرسمي.

وفيما يلي مجموعة من الأسئلة التي تساعدك على تقييم هذه المرحلة:

• هل جميع موظفيك على دراية تامة بسياسات الحضور والانصراف في شركتك؟
• كيف يمكن التأكد من أن كل موظف يفهم حقوقه وواجباته المتعلقة بالدوام؟
• ما هي الطريقة المثلى لــ تهيئة الموظفين الجدد على سياسات الدوام والإجازات؟
• هل هناك حاجة لتحديث سياسات الحضور أو الإجازات بناءً على ملاحظات الموظفين؟
• كيف يمكن تحسين آلية التعامل مع الغيابات غير المصرح بها؟
• كيف تتعامل مع الموظفين الذين يُكررون التأخر أو يغادرون العمل قبل الوقت المحدد؟

4. نظِّم ضوابط الدوام بما يتوافق مع قوانين العمل

من الضروري أن تمتلك المعرفة الكافية بقوانين العمل في السعودية لضمان عدم حدوث أي مخالفات قد تؤثر على حقوق الموظفين أو تضع الشركة في موقفٍ قانوني غير مرغوب فيه. لذا، نَظِّم جداول دوام الموظفين يما يتماشى مع نظام العمل السعودي، بحيث لا تزيد ساعات العمل الرسمية على 48 ساعة أسبوعياً، واهتم أيضاً بمنح الإجازات السنوية المدفوعة وفق النظام المعمول به.

إلى جانب ذلك، يجب أن توفر منشأتك فترات راحة كافية في أثناء العمل، مع عدم ضغط الموظفين بمهامٍ غير ضرورية أو أعلى من طاقتهم. تُعزز تلك الأمور من عدالة بيئة العمل وتساند الموظفين في رحلتهم المهنية دون تعريض شركتك لأي تداعياتٍ قانونية أو نزاعاتٍ قضائية.

ولكي تمتلك الوعي اللازم بالمتطلبات القانونية، أُوصيك بمراجعة كُتيِّب حقوق الموظفين في القطاع الخاص السعودي من هنا؛ إذ سيُعرفك على أهم الأحكام المرتبطة بعقود العمل وساعاته وفترات الراحة والإجازات من الألف إلى الياء، وذلك وفق آخر المستجدات. إلى جانب هذه الخطوة، قد يفيدك أيضاً الاطلاع على دليل التوزيع العادل لجدول دوامات الموظفين، الذي يُوضِّح لك مجموعة من النصائح العملية لتنظيم جدول الدوام.

وفيما يلي مجموعة من الأسئلة التي يهمك الإجابة عنها في هذه المرحلة:

• هل تلتزم شركتك تماماً بالحد الأقصى لعدد ساعات العمل الأسبوعية؟
• كيف تضمن أن فترات الراحة اليومية تتماشى مع المتطلبات القانونية؟
• هل هناك أي تحديات تواجهها الشركة في تطبيق الإجازات السنوية وفقاً لقانون العمل السعودي؟
• هل هناك آلية واضحة ودقيقة لمتابعة مدى التزامك بنظام العمل السعودي؟
• هل تحتاج لإجراء أي تعديلات على جداول الدوام الحالية لضمان توافقها مع القوانين؟
• هل تُراجع سياسات الموارد البشرية في منشأتك بانتظام، وكيف تضمن مواكبتها لأي تغييرات في القوانين؟

خلاصة دوام الموظفين

في الختام، دعنا نتفق معاً على أن تنظيم دوام الموظفين أحد العناصر الأساسية لضمان بيئة عمل صحية ومنتجة. ومن خلال تبنيك لهذه الخطوات الإستراتيجية، ستتمكن من تحقيق توازن مثالي بين متطلبات العمل وراحة موظفيك.

تذكّر هنا أن جودة العمل تبدأ من بيئة العمل، وإن أردت أن تحصل على أفضل النتائج، قَدِّم الأفضل لموظفيك. لذا، اهتم بالاستثمار في أنظمة إدارة الحضور والانصراف، لأنها تضمن لك الالتزام بالشفافية والعدالة الإدارية في توزيع المهام وإنشاء جداول الدوامات، مما يُحسِّن أداء منشأتك ويدعم أهدافها بطريقةٍ مثالية.

ولمعرفة المزيد من نصائح عن كيفية خلق بيئة عمل محفزة وإيجابية لموظفيك، أَكْمِل قراءتك لهذا المقال.