تهيئة الموظفين الجدد: ما المؤشرات التي تقيس بها كفاءة برامج التهيئة في شركتك؟

هل حدث أن انتقلت من مدرستك التي اعتدتها إلى مدرسةٍ جديدة؟ إذا كانت إجابتك نعم، فسيكون من السهل أن نتفق على تشابه تغيير المدرسة بالانضمامِ إلى شركةٍ جديدة تنفرد برؤيتها وسياساتها والعاملين بها. ففي كلا الحالتين، قد يشعر الفرد بالقلق وعدم اليقين حيال ما ينتظره، لأن التكيف مع بيئة جديدة يتطلب وقتًا ودعمًا مستمرًا.

ولتجاوز صعوبات هذا التغيير، تلجأ العديد من الشركات إلى إنشاء برامج تهيئة الموظفين الجدد، تمامًا كما تستعد المدارس الجديدة لتقديم الدعم لطلابها الجُدد، وذلك بهدف تسريع عملية الاندماج والنجاح في محيطهم الجديد. وإن كنت مهتمًا بتطوير خطة تأهيل الموظفين الجدد في شركتك وقياس كفاءة برامج التأهيل التي تعتمدها.

ستقرأ في السطور التالية:

• لماذا ينبغي قياس كفاءة برامج تهيئة الموظفين الجدد؟
• كيف تُطور من برامج تهيئة الموظفين الجدد؟
• كيف تُقيِّم نجاح برامج تأهيل الموظفين الجدد في شركتك؟
• ما الخطوات العملية لتقييم برنامج تأهيل الموظفين الجدد؟ 

لماذا ينبغي قياس كفاءة برامج تهيئة الموظفين الجدد؟

في كتابه المتميز The Employee Experience Advantage، يشير جاكوب مورجان Jacob Morgan إلى أن تأهيل الموظفين الجدد بطريقةٍ فعّالة يجب أن يكون على سلم أولويات الشركات، لأنه يُعَد عاملًا لا غِنى عنه للحد من معدل دوران الموظفين ويُعزز من مشاركتهم بإنتاجية عالية منذ البداية.

وهذا ما يتفق عليه رواد الموارد البشرية؛ إذ تنظر خبيرة الموارد البشرية سارة ويتزل  Sarah Wetzel إلى عملية تأهيل الموظفين الجدد على أنها فن التعامل مع الشخصيات، فكما تقول: «عملية التأهيل هي فن، فكل موظف جديد يحمل معه إمكانات لتحقيق النجاح. وفقدان طاقة الموظف الجديد بسبب عملية التأهيل السيئة هي فرصة ضائعة».

وهذه بعض النقاط الرئيسية التي يهمني مشاركتها معك لتوضيح أهمية تأهيل الموظفين:

• التأهيل الجيد للموظفين الجدد يزيد من أرباحك: إذ تشير إحدى الإحصاءات إلى أن اعتماد نهجٍ قويّ في تهيئة الموظفين يمكن أن يضاعف الإيرادات بمقدار مرتين ونصف.
• غياب التهيئة الكافية للموظفين يزيد من معدل دورانهم: فالأشخاص الذين لم تكن لديهم تجربة إيجابية في التوظيف هم أكثر عرضة بـ مرتين للبحث عن وظيفة جديدة.
• تأهيل الموظفين الجدد بفاعلية يزيد من معدل الاحتفاظ بهم: فوفقًا لجمعية إدارة الموارد البشرية SHRM، من المرجح أن يظل 69% من الموظفين مع الشركة لمدة ثلاث سنوات أو أكثر بعد تجربة التأهيل الإيجابية.

وفي نهاية هذه الفقرة، تذكر أن الهدف النهائي من خطة تأهيل الموظفين الجدد هو دمجهم في بيئة العمل الجديدة ومساندتهم في رحلة النمو المبدئية التي يتعيّن عليهم إتمامها. لذا، فإن المحصلة الختامية ستكون في صالح شركتك؛ فكلما كان الموظفين أكثر اندماجًا ورضًا، زادت بالتبعية قدرتهم على التركيز والإنتاج والمساهمة. والسؤال الذي يطرح نفسه هنا..

كيف تُطور من برامج تهيئة الموظفين الجدد؟

إليك بعض النصائح السريعة التي ستُحسِّن جودة برامج تأهيل الموظفين في شركتك: 

• الامتثال للقوانين: أنشئ برنامجًا دقيقًا متوافقًا مع نظام العمل السعودي واللوائح الداخلية وقواعد الشركة وسياساتها.
  
  
• تقسيم البرنامج: قَسِّم برنامج تأهيل الموظفين الجدد إلى مراحل مختلفة، بحيث تُشارك معهم بعض المعلومات في اليوم الأول، ثم معلومات إضافية خلال الأسبوع الأول، ومعلومات أخرى خلال 90 يومًا، وأخيرًا معلومات إضافية خلال السنة الأولى. وبذلك، ستتأكد من مشاركة المعلومات المهمة في أوقاتها المناسبة دون إرهاق الموظفين بكثرة المعلومات.
  
  
• إنشاء الاستبيانات: من المفضل أن تُنشئ استبيانات أولية للموظفين الجدد تتعرف بها على تطلعاتهم وتوقعاتهم بشأن مهام التوظيف. أُوصي أيضًا بعمل استبيان في ختام عملية تأهيل الموظفين الجدد لمعرفة آرائهم حول إيجابيات التأهيل وسلبياته. اسعَ بعد ذلك للاستفادة مما جمعته من معلوماتٍ لتحسين برامج التهيئة مع الموظفين الجدد القادمين.
   
• مشاركة المعلومات الرئيسية: لا تنسَ مشاركة معلومات الصحة والسلامة مع الموظفين الجدد. اسعَ أيضًا إلى تعريفهم بالمعلومات الفنية للأدوات التي سيستخدمونها في الشركة. قد يكون من المفيد امتلاك قاعدة معرفية شاملة تُجيب عن أكثر الأسئلة شيوعًا؛ حتى يتمكن موظفوك من الوصول إلى ما يحتاجونه من بياناتٍ سريعًا.
  
  
• إشراك المسؤولين وصناع القرار: اعقد اجتماعات مع المسؤولين وصناع القرار في الشركة وشجِّع الموظفين الجدد على التعرف عليهم والاندماج معهم. تُشعر هذه الطريقة الموظف الجديد بالتقدير والاهتمام، كما تُزوده بفرصة حقيقية للاطلاع على ثقافة الشركة ومنظور المسؤولين.
  
  
• عرض نجاحات الموظفين القدامى: تأكد من استعراض أنشطتك الثقافية ونجاحات الموظفين الآخرين في شركتك. اشرح للموظفين الجدد تفاصيل التدريبات والمؤتمرات والوِرش التي تُوفرها، واسعَ إلى تقديم نماذج عملية مُحفزة، سواءً من خلال الاجتماعات أو مقاطع الفيديو أو الكتيبات الإرشادية.
  
  
• تخصيص برامج تهيئة الموظفين الجدد: يختلف احتياج كل موظف جديد عن زميله، فهناك موظفون عملوا في شركة مشابهة لشركتك، وهناك مَن عملوا في بيئة مختلفة تمامًا أو مع فِرق أصغر حجمًا أو أقل تعقيدًا. لذلك، من الصعب أن يكون هناك برنامج تأهيليّ مناسب لجميع الموظفين. ومن هنا، يتبيّن لك أهمية معرفة توقعات كل موظف جديد على حِدة ودراسة تطلعاته، ومن ثم العمل على تعديل خطة تأهيل الموظفين وتطويعها بما يتناغم مع توقعاته.

كيف تُقيِّم نجاح برامج تأهيل الموظفين الجدد في شركتك؟

إذا فكرت معي هنا، ستجد أن معظم الشركات -إن لم يكن جميعها- تُقدِّم برامج تأهيل متنوعة. نعم، تختلف هذه البرامج من شركةٍ لأخرى تبعًا لثقافتها ولمهام الدور الوظيفيّ وتوقعات إدارة الموارد البشرية، ولكن على الرغم من ذلك، فشركات قليلة هي مَن تُقيِّم فعالية خطط تهيئة الموظفين الجدد. إذ يظن العديد من المسؤولين أن استمرار الموظف في العمل يُعَد دليلًا على نجاح خطة التأهيل.

ومع ذلك، فإن بقاء الموظف في منصبه لا يعني بالضرورة أنه قد نجح في الاندماج مع فريقه أو التكيف مع ثقافة شركتك. ولا يُعَد استمراره مؤشرًا كافيًا عن رضاه عن العمل ومهامه، فضلًا عن أنه لا يعني عدم بحثه عن فرص وظيفية أخرى خارج شركتك. ولهذا السبب، من الضروري الاعتماد على عدة مقاييس لتقييم كفاءة برامج التأهيل من جميع الزوايا، دون الاعتماد على جانب واحد فقط لا يُغطي كامل الأبعاد.

يُوضِّح كيفين كروز  Kevin Kruse في كتابه «دمج الموظفين» أن قياس كفاءة عملية التأهيل والتوجيه بطريقةٍ صحيحة قد يتم من خلال تحليل ثلاثة عناصر رئيسية، وهي:

• تعليقات الموظفين وتقييماتهم حول خطة التأهيل.
• تحليل أداء الموظفين الجدد وقياس إنتاجيتهم في مرحلة التأهيل وما بعدها.
• تتبع اندماج الموظفين في بيئة العمل ومدى تفاعلهم الإيجابي مع الزملاء والمشرفين، الأمر الذي ينعكس بالتبعية على مُعدل الاحتفاظ بهم.

وما يُؤكِّد أهمية معرفة آراء الموظفين الجدد هو أن عدم معرفة تقييماتهم لا يُزودك ببيانات مفيدة عن نجاح الخطة أو مدى تأثيرها على دمج الموظف الجديد داخل الشركة. وهذا ما يلخصه آلان كولينز Alan Collins في كتابه «أول 100 يوم لقائد الموارد البشرية الجديد»، إذ يُوضِّح أن نجاح عملية التأهيل لا يقتصر على توجيه الموظفين فحسب؛ لأنه يتعلق أيضًا بدمج الموظفين الجدد في ثقافة الشركة ومساعدتهم على فَهم دورهم من خلال الدعم المستمر.

والسؤال هنا..

ما الخطوات العملية لتقييم برنامج تأهيل الموظفين الجدد؟

تقييم الأداء

الأداء الجيّد يعني فَهم مثالي لمهام الدور الوظيفيّ وتحدياته. كما يُعَد مؤشرًا على حماس الموظفين. لذا، اقضِ بعض الوقت في تتبع أداء الموظفين الجدد وتحليله بطريقةٍ شاملة ومدروسة. ويساعدك نظام جسر على تقييم الأداء ومراجعته من خلال تتبع أهداف الموظفين ومُعدل إنجازهم بصفةٍ دورية وفق المعايير التي تُحددها لهم، وكل ذلك يتم بمساعدة نظامٍ دقيقٍ ومؤتمت كليًا، مما يُقلل من حدوث الأخطاء ويزيد من دقة البيانات التي ستحصل عليها. 

استطلاعات الرأي

تُوفِّر استطلاعات الرأي بيانات قَيّمة تُسهم في فهم مستوى رضا الموظفين الجدد عن عملية التأهيل ومدى استفادتهم منها. وتكشف لك هذه البيانات عن نقاط الضعف في برنامج تهيئة الموظفين الجدد وتبرز نقاط القوة التي يجب تعزيزها. ولهذا السبب، يعد الكثير من الخبراء الاستطلاعات من الأدوات الأكثر فعالية لتقييم تجارب الموظفين الفردية وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تطوير.

وبإمكانك إنشاء الاستطلاعات إما بصورةٍ ورقية وتوزيعها على الموظفين في مكتبك أو بالاستعانة بإحدى الأدوات الإلكترونية مثل  SurveyMonkey أو TypeForm.

مقابلات المتابعة

تساعدك مقابلات المتابعة على  اكتشاف أوجه الخلل -إن وُجدت- بطريقةٍ شبه فورية، كما تُعزز تواصلك مع الموظفين وتُقوي شعورهم بالانتماء. أضف إلى ذلك، فإن معدلات الاستجابة لها عادةً ما تكون أعلى مقارنةً باستطلاعات الرأي، لكن تأكد أولًا من كون المقابلات خفيفة وحيوية وداعمة، وتجنب الطابع الرسمي قدر الإمكان؛ لأن الهدف منها هو دعم الموظفين الجدد وليس إشعارهم بالضغط أو المقارنة.

يُؤكد «جاكوب مورجان» أن مقابلات المتابعة تُسْهِم في تقييم فعالية عملية تأهيل الموظفين الجدد وتُوفر لهم فرصةً للتعبير عن آرائهم وتطلعاتهم. وبهذا الأسلوب، ستتمكن من اكتشاف المشكلات التي قد تكون غير واضحة لك أو لمشرفي الفِرق في البداية.

لذا، أُوصيك هنا بإجراء مقابلات منتظمة مع الموظفين الجدد. ويمكنك تقسيمها وفقًا للفترات الزمنية المختلفة لبرنامج التأهيل، كأن تكون هناك مقابلة في بداية البرنامج وعدة مقابلات خلاله ومقابلة ختامية في نهايته. وبهذه الطريقة، ستحصل على تعليقات الموظفين الجدد وتقييماتهم حول عملية التهيئة والإعداد باستمرار.

تفاعل الموظفين مع زملائهم ومشرفيهم

هل يمكن أن تنجح الشركة بموظف واحد فقط؟ وهل يمكن للموظف أن يحقق أداءً عظيمًا بمفرده دون الاستعانة بفريقه؟ في الحقيقة، يصعب الإجابة على هذه الأسئلة بنعم؛ فالتفاعل الفعّال مع الفريق يُعد ركنًا أساسيًا لتحقيق الأهداف المرجوة والنتائج الملموسة. من هنا تأتي أهمية قياس تواصل الموظفين الجدد مع زملائهم ومشرفيهم وتحليل جودة تفاعلهم، لأنه يعكس مدى نجاح عملية الاندماج ويبرز روح التعاون والانتماء والاستعداد للمبادرة.

لذا، من الضروري أن تراقب تفاعلات الموظفين الجدد مع فِرقهم باستمرار. ويمكنك استخدام أدوات مثل Slack لتقييم مدى التفاعل ونوعيته أو غيره من الأدوات التي تُستخدم للتواصل بين الفِرق والزملاء في شركتك.

مقدار الاستفادة من برنامج تهيئة الموظفين الجدد

إذا كنت تُقدم موادًا تعليمية أو تدريبية ضمن برنامج تأهيل الموظفين الجدد، فإنني أوصيك بتقييم مدى استفادة موظفيك الجدد منها. وباستطاعتك القيام بذلك من خلال تتبع مستوى إنجازهم للمحتوى المقدم أو عبر إنشاء اختبارات دورية لقياس فهمهم للمعلومات. لذا، قد يفيدك استخدام أنظمة إدارة التعلم مثل TalentLMS لتحقيق ذلك، إذ توفر هذه الأنظمة أدوات فعالة لمراقبة تقدم الموظفين في محتوى الدورة ومُعدل إنجازهم؛ مما يساعدك على تحديد مدى فعالية المواد التدريبية وإجراء التعديلات اللازمة لتعزيز تجربة التأهيل والتوجيه.

تكاليف برامج تأهيل الموظفين

من ناحيةٍ عملية، من الضروري أن تتماشى جهودك المالية والإدارية مع النتائج التي تحققها من برامج تأهيل الموظفين الجدد. ونظرًا لأن البيانات المالية توفر مؤشرات حاسمة حول العائد الاستثماري من برامج التأهيل، أُوصيك هنا بمراقبة الجهود المالية وتحليل تكاليف خطط التأهيل التي تتبعها في شركتك.

على سبيل المثال، قد تكتشف أنك تستثمر في دورة تدريبية بتكلفةٍ مرتفعة، في حين أن موظفيك الجدد لا يستفيدون منها بشكل كافٍ، أو هم يمتلكون بالفعل المعرفة اللازمة التي تغطيها الدورة. في هذه الحالة، من المنطقي السعي إلى إيجاد بدائل أقل تكلفة توفر الفوائد نفسها أو تُحسِّن من فعالية التأهيل مقابل التكلفة.

مؤشرات أخرى

إضافةً إلى العناصر التي ذكرتها بالأعلى، من المهم النظر إلى تقييمات المشرفين المسؤولين عن الموظفين الجدد وزملائهم، لأنهم يمتلكون معرفة قوية بسلوك الموظفين الجدد ويفهمون التحديات التي تُواجههم في بيئة العمل الجديدة بصورةٍ مباشرة. الأمر الذي يكشف لك أي مشكلات محتملة في برنامج التأهيل أو قدرة الموظف على الاندماج مع فريقه.

وفي حال لاحظت أن موظفك الجديد يمر بتجربةٍ صعبة أو أدائه دون المستوى، فاستخدم النصائح العملية التي أشرنا إليها في مقالنا: ماذا تفعل إذا عينت موظفًا ثم اكتشفت بعد ذلك أنه دون المستوى؟

إضافةً إلى ذلك، سيكون من المفيد دائمًا متابعة معدل الاحتفاظ بالموظفين، إذ يُعد هذا المؤشر عنصرًا رئيسيًا في تقييم نجاح برنامج تأهيل الموظفين الجدد. والسبب في ذلك واضح: عندما يحصل الموظف الجديد على معلومات مفيدة وفعالة من خطة التأهيل، ويلاحظ تأثيرها الإيجابي على أدائه الوظيفي، سيشعر بأن الشركة تهتم بتطوير مهاراته وتُزوده بالخبرة المنشودة.

وسيزيد عنده هذا الاقتناع إذا رافق ذلك مناخ داعم وتوجه إداري متميز يهتم بالموظفين الجدد. وفي هذه الحالة، من المرجح أن يقرر الموظف الاستمرار في منصبه؛ نظرًا لشعوره بالاستقرار والدعم وإيمانه بأن الشركة ستهتم به وتساعده على المدى البعيد أيضًا. بخلاف برامج التأهيل الضعيفة التي تُعطي رسالة سلبية للموظف مفادها بأن الشركة لا تهتم حقًا بإنجازات موظفيها أو دمجهم في ثقافتها أو تدريبهم على التحديات التي يواجهونها.

قائمة تحقق حول أداء برامج التأهيل

يمكنك الاسترشاد بهذه القائمة لتقييم تهيئة الموظفين في اليوم الأول والأسبوع الأول. وباستطاعتك تعديل العناصر المضمنة بما يتفق مع أهداف شركتك ونوعية البرامج المعتمدة، كما يمكنك اتباع الآلية نفسها لعمل قائمة خاصة بأول شهرٍ أو سنة.

خلاصة تهيئة الموظفين الجدد

في النهاية، تذكر أن الاستثمار في برامج التأهيل لا يساهم في دفع الموظفين قدمًا على المدى القريب فقط، لأنه يساهم في تعزيز نجاحاتك على المدى البعيد أيضًا، من خلال تعزيز رضا الموظفين ومقاربة التوقعات. وإذا أردت معرفة المزيد من المعلومات حول تهيئة الموظفين الجدد، أنصحك بقراءة كتابنا الشامل الذي سيعرفك على:

• مضمون عملية تأهيل الموظف الجديد
• كيفية إعداد عملية تأهيل مثالية
• مراحل عملية التأهيل وأهم عناصرها
• كيفية تأهيل الموظفين عن بعد وغيرها من التفاصيل المهمة

اطلع على الكتاب الآن من هنا وادعم رحلة موظفك من اليوم الأول!