كيف تصمم برنامج تطوير الموظفين​ بعد التقييمات السنوية؟

ما هي البوصلة التي توجه مسار برنامج تطوير الموظفين؟ هل أهداف المنشأة؟ أم آراء فريق العمل؟ أم وجهات نظر قسم الموارد البشرية؟ تساهم العوامل السابقة بنصيب في رسم ملامح برنامج التطوير إلا أن تقييم الموظفين هو البداية المثالية التي تجعل مسار التطوير واضحاً في ضوء معلومات مثبتة من واقع الأداء الحالي الذي تم قياسه.

جدول المحتويات

• خطوات تصمم برنامج تطوير الموظفين
  • حدّد أهداف البرنامج
  • اسأل الموظفين والمديرين
  • حلّل بيانات تقييم الأداء
  • قيّم الموارد المتاحة
  • صمّم برنامج تطوير الموظفين
  • ضع خطة للتحفيز
  • كن مقنعاً للإدارة التنفيذية
  • قياس النتائج
• الخاتمة

لا يتوقف دور تقييمات الأداء على كتابة قائمة بأسماء الموظفين الذين يستحقون الحصول على علاوات، بل أصبح يلعب دوراً أعمق من ذلك بكثير يتمثل في ترجمة نتائج التقييم السنوي للموظفين إلى برنامج تطوير يحقق تحسينات في الأداء ونمو ملموس في كفاءة العمل، بحيث يناقش مثلاً من ينبغي أن يلتحق بالتدريب، ومن يجب صقل مهاراته ..إلخ.

بعد تقييم الموظفين، كيف تصمم برنامج تطوير الموظفين؟

يحتاج تصميم برنامج تطوير الموظفين إلى تأن وتدقيق في كل الأبعاد ذات الصلة بتطوير رأس المال البشري للمنشأة، وذلك حتى يستطيع أن ينجح في أداء مهمته وإجراء التطوير المطلوب في القوى العاملة، لهذا السبب نناقش فيما يلي بالتفصيل قائمة الخطوات المطلوبة لتصميم برنامج تطوير موظفين قوي:

1. حدد أهداف البرنامج

لا يصمم برنامج تطوير الموظفين كرد فعل على مشكلة ما، بل يؤخذ في الحسبان أيضاً عند تصميمه إلى جانب نتائج تقييم أداء الموظفين أهداف المنشأة نفسها ككل سواء القصيرة أو طويلة الأجل، وهو ما يجعل البرنامج مرتبط بالوجهة التي تريد المنشأة أن تصل إليها على المدى البعيد، وبالتالي يكون أكثر جدوى وواقعية واتساقاً. فيما يلي مجموعة المحددات التي ينبغي التركيز عليها عند تحديد أهداف البرنامج:

• فجوات المهارات التي تعاني منها الشركة في ضوء نتائج التقييم السنوي للموظفين.
• المسارات المهنية الأكثر حيوية في المنشأة.
• كيفية تحويل المسارات المهنية المهمة لكنها أقل جاذبية إلى مسارات مهنية جذابة.
• حاجة المنشأة إلى بناء قيادات جديدة وصقل القيادات الحالية.

بعد تحديد أهداف برنامج تطوير الموظفين في ضوء العناصر السابقة، ينبغي وضع مؤشرات الأداء التي تقيس مدى النجاح في تحقيق كل هدف، على أن تكون أهداف واضحة وممكن قياسها، مثلا "نحتاج إلى إعداد 3 قيادات جديدة في أقسام المبيعات والتسويق والمحاسبة".

2. اسأل الموظفين والمديرين

الموظف هو المستهدف الرئيسي في برنامج التطوير، لذلك ضمان حماسه واستعداده للاندماج بفعالية في البرنامج هو عامل حرج يؤدي بالبرنامج إلى النجاح أو الفشل، لهذا السبب ينبغي استبيان رأي الموظفين ووضعها في الحسبان قبل رسم الملامح النهائية لبرنامج التطوير، ومن الأسئلة المقترح أن يتضمنها الاستبيان على سبيل المثال:

• هل تتطلع إلى تحسين مهاراتك الحالية؟
• ما المهارات الشخصية التي ترغب في أن تعطيها المنشأة الأولوية في برنامج التطوير؟ (القيادة- التفكير النقدي- الابتكار- إدارة الوقت ..إلخ)
• ما وتيرة التدريب التي تفضلها؟ (مرة شهرياً - مرة كل ربع سنة - مرة نصف سنوية - مرة سنوياً)
• رتّب طرق التعلم التالية وفقاً لتفضيلاتك: (التدريب عبر الفيديو- التدريب في البيئة المحاكية- المقالات والمصادر التعليمية الرقمية- الدورات التدريبية الشخصية- المصادر التعليمية المطبوعة مثل الكتب)
• كيف تفضل التعلم؟ (مع مدرب شخصي- مع مدرب عن بعد- مزيج من التدريب الشخصي والافتراضي- عبر الإنترنت ولكن وفقا للسرعة التي تناسبك- تدريب شخصي ولكن بالسرعة التي تناسبك).

بالإضافة إلى استطلاع رأي الموظفين، ينبغي أيضاً إشراك مديرين الأقسام والفرق وطلب مشورتهم حول احتياجات التطوير والتدريب الخاصة بالموظفين، وما يلاحظونه حول مهارات الموظف التي يمكن أن تجعل كفاءة العمل أفضل، وذلك من أجل تكوين صورة شاملة 360 درجة عن الفجوات المهنية التي تحتاج إلى سد.

3. حلّل بيانات تقييم الأداء

تخبر بيانات تقييم الأداء عن اتجاهات القوى العاملة وفجوات المهارات ومواضع التحسين والمجالات التي يحتاج الموظفون إلى التطوير فيها بما يتماشى مع أدوارهم الحالية، فمثلاً قد تلاحظ من تحليل بيانات تقييم الأداء ضعف أداء أحد الأقسام بشكل مستمر، وبالتالي ينبغي تخصيص المزيد من الاهتمام لتدريب وتطوير العاملين فيه.

ستساعدك أداة تقييم الأداء من "جسر" برنامج الموارد البشرية الأكثر تكاملاً في السعودية، في جمع وتنظيم بيانات تقييم الأداء بسهولة وسرعة، فبالإضافة إلى أتمتة عملية تقييم الأداء ذاتها وتمكينك من وضع مقاييس الأداء وتعيين مسؤولي المتابعة، يصدر جسر ضمن تقارير الموارد البشرية تقريراً شاملاً عن أداء الموظفين بحيث تلقي فيه نظرة شمولية ودقيقة عن أداء جميع الموظفين في المنشأة.

4. قيّم الموارد المتاحة

ينبغي في هذه الخطوة الأخيرة قبل تصميم البرنامج إجراء تقييم للموارد المتاحة في المنشأة، وتتضمن الموارد المتاحة لغرض برنامج تطوير الموظفين كل من:

الميزانية

احسب إجمالي تكاليف التدريب بضرب تكلفة تدريب موظف واحد في عدد الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب، وإذا تجاوز هذا الرقم الميزانية المتاحة اعرض على الإدارة زيادة المخصص المالي لبرنامج تطوير الموظفين.

الوقت

احسب المدة التي سيستغرقها الموظفون لتعلم المهارات الجديدة وإتقانها، دون أن تكون أطول من اللازم بحيث تؤدي إلى إحباطهم والشعور بزيادة الأعباء، فمثلاً من البدائل الجيدة التي لا تؤثر على جداول العمل الندوات القصيرة عبر الإنترنت التي لا تتجاوز الساعة، وورش العمل التي تستغرق يوماً واحداً فقط.

العائد على الاستثمار

برامج التطوير تعزز من رضا الموظفين ومشاركتهم وبالتالي تحسن الإنتاج وتزيد كفاءة العمل بشكل عام، لذلك ضع في حسبانك أثر التدريب على الموظفين عند حساب العائد على الاستثمار من برامج التطوير.

5. صمم برنامج تطوير الموظفين

بتحديد الميزانية، اكتملت جميع المدخلات التي تحتاجها لوضع برنامج تطوير الموظفين من أهداف وجمع آراء وتحليلات وموارد، لذلك حان الآن وقت وضع مخطط تفصيلي لبرنامج التطوير يعالج فجوات الأداء الوظيفي واحتياجات التعلم للموظفين. 

على سبيل المثال، إذا لاحظت من تحليل بيانات الموظفين الخاصة بتقييم الأداء، أن مندوبي المبيعات يواجهون صعوبة في تحقيق أهدافهم المطلوبة بسبب ضعف مهارة التواصل مع العملاء عبر الهاتف بدون دعوة منهم أو ما يسمى (Cold calling)، فينبغي إذن أن تتضمن خطة تطوير الموظفين دورات تدريبية أو ورش عمل لاكسابهم هذه المهارة الجديدة.

توجد أكثر من بدائل للاختيار من بينها عند تحديد أساليب التعلم التي سيتضمنها برنامج تطوير الموظفين، فيما يلي نبذة عن كل بديل:

• التدريب: هو الأسلوب الأكثر شيوعاً، حيث يتحمل مدرب مؤهل خبير وماهر مسؤولية نقل نصائحه وإرشاداته إلى الموظفين بشكل شخصي ومخصص خلال فترة زمنية محددة مسبقاً.
• الإرشاد: يعني توجيه الموظف الأكثر خبرة زميله الأقل خبرة لتحقيق أهداف معينة خلال فترة زمنية، يتحمل فيها كل من الطرفين مسؤولياته عن نجاح الإرشاد، ويراعى في هذه الطريقة اختيار المرشد على أساس مهارات واحتياجات التطوير.
• التطوير الفردي: هو خطة عمل موثقة لكيفية اكتساب أحد الموظفين المهارات الجديدة اللازمة لتحسين أدائه خلال إطار زمني محدد، تصمم خصيصاً لهذا الموظف بعينه ويراعي فيها نقاط قوة وضعف أدائه.
• التدريب المتقاطع: يعني تدريب الموظف على العمل في دور مختلف عن دوره الحالي، كأن يتدرب موظف التحصيلات على كيفية العمل في قسم الفواتير، وهذا التدريب يفيد في حالات نقص عدد موظفي قسم معين أو انشغالهم بشكل استثنائي.
• تمدد المهام: يعني تولي الموظف مهام جديدة ضرورية للأدوار الوظيفية للمستوى الأعلى، وذلك لكي يعيش تجارب وظيفية متعددة وتحديات أصعب يكتسب منها مهارات ومعارف جديدة.
• الإثراء الوظيفي: هو إضافة المزيد من المهام والواجبات إلى الموظف، لكنها تتسم بعمق أكبر من مهامه وواجباته الحالية، وتكون مصحوبة بالمزيد من الصلاحيات والمسؤولية.
•  مراقبة الوظيفة: يعني أن يلاحظ الموظف كيف يؤدي زميله في القسم الآخر عمله على مدار اليوم لكي يفهم التحديات التي يواجهها، والهدف هو إدراك الأمور من منظور مختلف وأن يعي تأثير قراراته على هذا القسم.
• التدريب عبر الإنترنت: هو الطريقة المعتمدة للموضوعات الشاملة التي تساعد الموظفين على أداء وظائفهم بشكل أفضل، ويتيح التعلم في الوقت الذي يناسب الموظف وحسب احتياجاته.
• تدوير الوظائف: هو نقل الموظف الواعد إلى وظيفة أخرى في المنشأة لمنحة رؤية شاملة عن العمل، يستمر فيها لمدة عام أو أكثر.
• التعاقب الوظيفي: هو عملية تأهيل الموظف استعداداً لتوليه منصب قيادي عند انتقال القيادة الحالية أو تقاعدها، بحيث يضمن استمرار العمل بسلاسة ودون انقطاع، ويستغرق عادة من عام إلى 3 أعوام.

عند اختيار أساليب التعلم السابقة، ضع في الحسبان أهداف التعلم والمحتوى والميزانية والموقع، ثم حدّد المدة التي يستغرقها الموظف لإكمال التدريب، مع زيادتها قليلاً تحسباً لأي أحداث غير متوقعة، يلي ذلك دمج خطة تطوير الموظفين مع جدول العمل المعتاد للموظف، بحيث تراعي طبيعة عمل الموظف وتخصيص بضع ساعات في الأسبوع لبرنامج التطوير.

6. ضع خطة للتحفيز

التحفيز هو مكون أساسي لأي برنامج تطوير موظفين لأنه يضمن الحفاظ على دافعية الموظف عالية حتى إكمال التدريب بنجاح، ويأخذ التحفيز صوراً متنوعة مثل جعله أحد مقاييس الكفاءة وضمن معايير الترقية، بحيث يعي الموظفين أن إكمال التدريب أمر ضروري قبل التقدم لنيل فرصة من فرص الترقي الوظيفي.

كذلك يمكن مكافأة الموظفين الذين يكملون تدريبات معينة ويتحلون بالكفاءة في مهارات الموظف الناجح الجديدة المكتسبة، كما يمكن إطلاق مسابقة حول أحد الدورات التدريبية وتكريم الموظف الذي نال أعلى الدرجات في اختبارات الدورة.

7. كن مقنعاً للإدارة التنفيذية

أما وقد تبلورت الملامح الكاملة لبرنامج تدريب الموظف، فقد حان الوقت للتفكير في أفضل طريقة لطرحه على الإدارة التنفيذية بحيث يلق قبولها، لذلك كن مستعداً لتقديم رد مقنع عن الأسئلة التالية التي من المتوقع أن تواجهك الإدارة بها:

• هل نقدم بالفعل تدريب مماثلاً حول هذا الموضوع؟
• هل يمكن دمج جلسات التدريب معا؟
• هل من اللازم إجراء هذا التدريب على مستوى المنشأة بالكامل أم يمكن تقليص نطاقه؟
• هل سنتمكن من إجراء المحاضرات التدريبية عن بعد بنجاح؟
• ألا يوجد في فريق العمل الحالي من يتمتع بالخبرة الكافية لتقديم التدريب بدلاً من الاضطرار للتعاقد مع مدرب خارجي؟
• ما هو الوقت المتوقع الذي سيكتسب الموظفين فيه الكفاءة بعد التدريب؟
• هل التدريب إلزامي؟ وإذا لم يكن إلزامياً، كيف ستشجع الموظفين على إكماله؟

8. قياس النتائج

نعود من حيث بدأنا مع تقييم الأداء! أعد إجراء تقييم أداء الموظفين بعد 6 أشهر من إطلاق برنامج التطوير، ثم راجع معايير الأداء التي وضعتها سابقاً بحيث تقيس إلى أي مدى تحققت أهداف البرنامج، وإذا لاحظت تحسناً مؤكداً وواضحاً، اجعل البرنامج التدريبي جزءاً إلزامياً من مرحلة تأهيل الموظف الجديد.

بالإضافة إلى ما سبق أعد إجراء استطلاع رأي الموظفين الذين التحقوا ببرنامج التدريب، بحيث تجمع ملاحظاتهم عن التدريب ومدى فعاليته وتحديد المجالات التي تحتاج إلى مزيد التعزيز والتحسين.

أخيراً، لا تفرط في توقعاتك بحدوث مردود سريع من تدريبات برنامج تطوير الموظفين، بل فكر في المحاضرات التدريبية باعتبارها مقدمة للمهارات وسيحتاج الموظفين إلى بعض الوقت لإتقان جميع التطبيقات التي درسوها، ينبغي كذلك أن يعلم المديرون أن الكفاءة في المهارات الجديدة تستغرق بضعة أشهر، مع حاجتهم إلى التوجيه الشخصي وتبادل الخبرات لدمج ما تعلموه مع واقع العمل اليومي.