إدارة الإجازات: كيف توازن بين حقوق الموظفين ومتطلبات العمل؟

تُعد إدارة الإجازات نشاط أساسي في مجال الموارد البشرية يتعين على كل منشأة التعامل معه؛ إذ تساعد على الموازنة بين راحلة العاملين ومتطلبات العمل، مما ينعكس إيجاباً على رضا الموظفين ويُعزز معدل الاحتفاظ بهم، كما تضمن استمرارية المهام بكفاءة دون انقطاع. ومع ذلك، فهناك العديد من الشكوك الشائعة التي تُطارد مختصي الموارد البشرية، مثل:

• ما المقصود بالإدارة الفعالة لإجازات الموظفين؟
• وما هي أفضل طريقة لإدارة الإجازات على اختلاف أنواعها؟
• وكيف يمكن سنّ الإستراتيجيات الإدارية المناسبة؟

وفي حين أن إدارة الإجازات يمكن رؤيتها على أنها مهمة بسيطة نسبياً مقارنةً بالعديد من ممارسات الموارد البشرية الأخرى (مثل إعداد مسيرات الرواتب)، إلا أن هناك الكثير من الأمور التي يجب تغطيتها في هذا الصدد؛ لأنك إن لم تُدر إجازات موظفيك بطريقةٍ صحيحة، فستستهلك وقتك ومواردك في مهامٍ روتينية عديدة دون تحقيق نتائج مُرضيّة.

لذا، إن كنت مهتماً بمعرفة إجابات الأسئلة السابقة وكيفية إعداد لائحة إجازات مناسبة في منشأتك، تابع معي قراءتك للأسطر القادمة بعناية.. جاهز؟

لكن دعنا نبدأ أولاً بالسؤال التالي..

ما هي إدارة الإجازات الفعالة؟

يمكن تعريف إدارة الإجازات بأنها عملية إدارية تَنطوي على تنظيم طلبات الإجازات ومتابعتها بما يضمن سير العمل بصورةٍ طبيعية ومُنظّمة، وفي الوقت نفسه، منح الموظفين الراحة المطلوبة وفقاً لاحتياجاتهم وما نص عليه نظام العمل السعودي.

ويتحقق ذلك باتباع سلسلة من السياسات والإرشادات التي تُنظِّم الإجازات بأنواعها المختلفة، مع تحديد آليات التقديم والموافقة عليها ومراقبة التوازن بين فترات العمل والراحة.

وفيما يلي بعض الأمثلة على أنواع الإجازات التي ينبغي إدارتها بكفاءة:

• العطلات الرسمية
• الإجازات السنوية
• الإجازات المرضية
• إجازات الطوارئ والمناسبات الشخصية
• الإجازات المرتبطة بالمرأة العاملة

لب السالفة: تُسهم إدارة الإجازات الفعالة في تحسين بيئة العمل الداخلية، وقد تؤثِّر بالإيجاب على كفاءة العمل، لأنها تُظهر لموظفيك اهتمامك بهم وبرفاهيتهم. كما تُساعدك على الامتثال للقوانين والتشريعات، مما يُحسِّن سمعة شركتك ويزيد قدرتها على استقطاب الكفاءات. وهذا ما يؤكده مؤلفو كتاب «إدارة الموارد البشرية»، إذ أوضحوا أن وضع سياسة إجازات عادلة لا يضمن الامتثال لقوانين العمل فحسب، بل يُعزز أيضاً ثقة الموظفين وولائهم للمنشأة، مما يؤدي إلى اكتساب قوة عاملة أكثر انخراطًا وإنتاجية.

والآن، دعنا نتعرف على إجابة السؤال التالي..

كيف تتمكن من إدارة إجازات الموظفين باحترافية؟

1. تعرَّف على ضوابط الإجازات 

تكمن الخطوة الأولى لإدارة الإجازات في فَهم القوانين التي تضبط أنواع الإجازات المختلفة؛ إذ يتيح لك هذا الفهم إدراك الأبعاد القانونية والتشريعية التي تُنظِّم إجازات الموظفين، مما يسهم في ضمان التزام شركتك بالأنظمة المعتمدة. أضف إلى ذلك، يُعدّ الاطلاع على القوانين خطوة أساسية لتجنب النزاعات المحتملة وتعزيز مصداقية إدارة الموارد البشرية لدى الموظفين.

لاحظ هنا أنك لن تتمكن من تصميم إستراتيجيات إدارية فعالة دون فَهم حقوق الموظفين واستيعاب الجوانب القانونية المرتبطة بالإجازات، وهذا ما تناولناه في مقالنا التالي الذي يُعرفك على أنواع الإجازات وضوابطها في نظام العمل السعودي؛ والذي أنصحك بقراءته للحصول على معرفة أعمق حول كيفية تطبيق هذه القواعد عملياً.

2. افهم أهداف شركتك

قبل شروعك في تنفيذ برنامج جديد لإدارة إجازات موظفيك أو تحسين برنامج قائم بالفعل، من المهم أن تبدأ بفهم إستراتيجيات منشأتك وأهدافها المرتبطة بسياسة الإجازات. يساعدك هذا على تحديد التوجهات العامة الحالية والمستقبلية، بما يُحقق التوازن بين احتياجات الموظفين ومتطلبات العمل.

وهذه مجموعة من الأسئلة التي يمكن طرحها على نفسك في هذه المرحلة:

• ما هي الأهداف الرئيسية لمنشأتك في إدارة الإجازات؟ (اسأل نفسك هنا: هل تُركز على تحسين رضا الموظفين أو زيادة معدلات الالتزام أو تقليل التكاليف التشغيلية).
• هل تدعم سياسة الإجازات الحالية أهداف شركتك؟ (حلل طريقتك الإدارية الحالية، ثم اسأل نفسك عن الإصلاحات التي ينبغي اتباعها لتحقيق توازن أكبر).
• ما التحديات التي تواجهك في إدارة الإجازات حالياً؟ (فكر هنا في صعوبة تَلقي طلبات الإجازات ومتابعتها. انظر أيضاً إلى سياساتك ومدى امتثالها للقوانين).
• ما هي المعايير التي تضعها لتقييم فعالية إدارة الإجازات في منشأتك؟ (فكر هنا في المؤشرات المعتمدة لــ تقييم أداء الموظفين ومعدلات الحضور والانصراف.. إلخ).
• هل فكرت في استخدام نظام رقمي يساندك في إدارة إجازات موظفيك باحترافية؟ (مزيد من المعلومات حول هذه النقطة في الخطوة الرابعة).

3. أَنشئ إرشادات واضحة لسياسة الإجازات

بعد اتباعك للخطوات السابقة، تأتي مرحلة تصميم إرشادات سياسة الإجازات، التي تُعد ركيزة أساسية لضمان شفافية إدارة الإجازات في شركتك. ويجب أن تتضمن هذه الإرشادات النقاط التالية:

• عدد الإجازات: حدد هنا عدد الإجازات التي ستلتزم بها شركتك تجاه موظفيها، وينبغي الالتزام التام بما ينص عليه نظام العمل السعودي.
• أنواع الإجازات وضوابطها: انطلق هنا في حصر أنواع الإجازات المعتمدة في منشأتك، مثل الإجازات السنوية والمرضية والطارئة، مع وضع ضوابط واضحة لكل نوع.
• استحقاق الإجازات: وضّح كيفية حساب الإجازات المدفوعة في المنشأة. ينبغي أن تُحدد أيضاً خصومات الإجازات غير مدفوعة الأجر.
• الإجازات غير المستخدمة: اشرح للموظفين النتائج المترتبة على عدم استخدامهم لإجازاتهم وفق ما أقره نظام العمل.
• إجراءات طلب الإجازة: مَكِّن موظفيك من التقديم على طلبات الإجازة بكل سلاسة من خلال إجراءات واضحة وسهلة.

توصية في الصميم: إلى جانب هذه النقاط، أُوصيك بإبراز ثقافة منشأتك وحرصها على الاهتمام بصحة موظفيها وحقوقهم. لذا، ينبغي تصميم سياسة الإجازات على أُسسٍ مَرِنة تتسم بالشفافية والوضوح. قدِّم هذه المعلومات إلى موظفيك من خلال الموقع الإلكتروني وفي دليل الموظفين، واسعَ إلى إنشاء جلساتٍ توعوية لضمان فَهم جميع موظفيك لها. تؤدي هذه الخطوات إلى تعزيز رضا الموظفين وتحسين التزامهم بقواعد العمل؛ مما يُسهم في رفع الكفاءة العامة لشركتك.

4. انتقل إلى التحول الرقمي

مع تطور تقنيات إدارة الموارد البشرية، أضحى التحول الرقمي خطوة أساسية لتحسين إدارة الإجازات في مختلف المنشآت السعودية؛ خاصةً في هذا الوقت الذي نشهد فيه تنافساً شرساً لاستجلاب الموهوبين وتوظيفهم.

وما يُميِّز الأنظمة الرقمية أنها تُؤتمت العمليات اليدوية، مثل تقديم طلبات الإجازات ومراجعتها واعتمادها، مما يُقلص الوقت المطلوب لإدارة إجازات الموظفين ويُقلل من احتمالية حدوث الأخطاء اليدوية. كما تُقدِّم لك رؤية شاملة ودقيقة عن استحقاقات الإجازات ومواعيد الموظفين وجداولهم الزمنية. ومن ثم، ستتمكن من تحسين خططك الإدارية ودراسة فعاليتها على مختلف الفترات الزمنية.

والخبر الجيّد هنا أنك لا تحتاج إلى البحث طويلاً عن نظام مؤتمت يدير إجازات موظفيك من الألف إلى الياء، لأن نظام جسر الشامل يعينك على تأدية ما ذكرته بالأعلى من خلال مزاياه المتعددة التي تُمَكِنك من متابعة طلبات الإجازات واعتمادها بسلاسة ودقة.

وفيما يلي مجموعة من العمليات التي يمكنك إجراؤها على جسر:

• رفع سجلات الإجازات السابقة على النظام
• معرفة أرصدة إجازات الموظفين المتاحة (بما في ذلك أرصدة الإجازات الافتتاحية، أو الأرصدة المُرَحَلَة من السنوات السابقة أو الأرصدة المجدولة)
• إدارة مختلف أنواع الإجازات بفاعلية تامة (الإجازات السنوية والأعياد الرسمية والمناسبات والإجازة غير مدفوعة الأجر والإجازات المرضية.. إلخ)
• إمكانية تفعيل سياسة إجازات نصف اليوم
• تعريف الاستحقاق السنوي للموظفين وتحديثه
• تعيين سياسة احتساب الإجازة السنوية للمنشأة
• إمكانية تعديل رصيد الإجازات يدوياً ( الإدخال اليدوي)
• سهولة تأكيد عودة الموظفين من الإجازات
• إدارة تذاكر السفر وتأشيرات الخروج والعودة
• حذف إجازة من سجلات الإجازات لأحد موظفيك

وبالنظر إلى شمولية العمليات السابقة، ستتفق معي إن قلت إن جسر يمنح مختصي الموارد البشرية إدارة متكاملة وسَلِسة لمتابعة إجازات الموظفين وتنظيمها، مما يُعزز من الشفافية في منشأتك ويُحسِّن تجربة العاملين والمسؤولين على حدٍ سواء. لاحظ أيضاً أن هذه الأمور تنعكس بالإيجاب على امتثالك لقوانين نظام العمل وتساعدك على اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على بيانات دقيقة ووافية.

5. أَبلِغ بالتغييرات في أقرب وقت

إذا قررت إجراء أي تغييراتٍ على إدارة الإجازات في منشأتك، أنصحك بإبلاغ موظفيك بهذه التفاصيل في أقرب وقتٍ ممكن. وتأكد من تضمين معلوماتٍ حول موعد سريان التغييرات لتجنب أي قلق قد يواجه الموظفين الذين لديهم طلبات إجازة قائمة بالفعل.

وتُعد إحدى أسهل الطرق لإشعار الموظفين بتغييرات الإجازات هي الاستعانة بنظام إدارة موارد بشرية مثل جسر؛ إذ يُتيح لك تواصلاً منتظماً يتسم بالشفافية مع فريق عملك في كل وقت.

إضافةً إلى ذلك، يمكنك تحديث دليل الموظفين وإرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية لإبلاغهم بالتعديلات، فضلاً عن تنظيم اجتماع شامل أو جلسة تواصل تُقدم خلالها شرحاً وافياً للتغييرات الجديدة وتأثيرها على إجازات الموظفين، مع تخصيص وقتٍ كافٍ للإجابة عن أي استفساراتٍ محتملة.

6. طوّر سياساتك بانتظام

بغض النظر عن جودة إدارتك لإجازات الموظفين، فإنه يصعب ضبط كل التفاصيل ضبطاً مثالياً من المرة الأولى. فقد تكون واثقاً أن سياساتك الجديدة ستكون الأنسب لأهداف شركتك واحتياجات الموظفين، لكن من الممكن أن تتفاجأ ببعض الثغرات أو العيوب التي لم تكن في حسبانك في أثناء التنفيذ.

لذلك، اسعَ دوماً إلى تطوير سياسات الإجازات باستمرار واطلع على أحدث المعلومات المرتبطة بها (يمكنك الاستعانة هنا بــ مدونة جسر التي تُبقيك على محتوى شامل بكل ما يخص إدارة الموارد البشرية في السعودية).

توصية في الصميم: لاحظ هنا أنه من الضروري وضع سياسات متسقة وعادلة مع جميع موظفيك. كن مرناً ومُتفهماً لاحتياجات كل موظف فيما يتعلق بتحدياته الخاصة التي قد تفرض عليه طلب إجازات مختلفة. وقد يكون المقال التالي هو دليلك الأول الذي يساعدك فهم ضوابط الإجازات السنوية وكيفية حسابها من الألف إلى الياء.

خلاصة إدارة الإجازات

إذا نظرت معي هنا، سترى أن الاهتمام بإدارة إجازات الموظفين بطريقةٍ احترافية يُوضِّح مدى التزام منشأتك بتحقيق التوازن بين العمل والحياة. وهي قيمة مهمة جداً لتعزيز رضا الموظفين وزيادة معدل الاحتفاظ بهم. إضافةً إلى ذلك، فهي تُحسِّن من سمعة شركتك وقدرتها على استقطاب الموظفين الموهبين.

وإن أردت أن تعرف المزيد عن أفضل الممارسات لتحسين جودة الحياة الوظيفية لموظفي شركتك، أُوصيك إذاً بقراءة هذا المقال الذي ستتطلع فيه على مجموعة من الخطوات العملية التي تزيد من إنتاجية موظفيك فعلاً.