تعرف على 3 شركات سعودية أتقنت الترحيب بالموظف الجديد

هل تطمح إلى تحسين الإنتاجية في منشأتك بنسبة تصل إلى 70%؟ أو تفكر بحل سحري فعّال يساعدك في زيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين بنسبة تصل إلى 82%؟ بالتأكيد الجميع في أَمسِّ الحاجة إلى ذلك! بدون مقدمات طويلة؛ الواقع أن الوصول إلى مثل تلك النتائج ممكن عمليًا من خلال الترحيب بالموظف الجديد وتأهيله للاندماج في العمل وفقًا لما أثبتته إحصاءات مؤسسة براندون هول Prandon Hall. وبالتأكيد عندما نتكلم عن ترحيب بموظف جديد، فإن هذا يتجاوز مجرد قول "مرحبًا"! بل هي عملية إستراتيجية تنطوي على عدة ممارسات أساسية سنتطرق إليها بالتفصيل في هذا المقال. وقد أضفنا في آخر المقال بعض النماذج لشركات سعودية اهتمت بعملية الترحيب بالموظف الجديد كأحد أساسيات التأهيل والاندماج، لتكون ملهمة لنظيراتها من الشركات في استقبال الموظفين الجدد.

ستقرأ في السطور التالية:

• متى يبدأ الترحيب بموظف جديد
• مراحل الترحيب بالموظف الجديد
  • أولًا: الترحيب في فترة التأهيل المسبق
    • خطاب الترحيب بالموظف الجديد
  • ثانيًا: ترحيب اليوم الأول
  • ثالثًا: الدعم والتمكين على مدار التأهيل
• أمثلة لشركات سعودية أتقنت عملية الترحيب

متى يبدأ الترحيب بموظف جديد؟

يعتقد البعض أن الترحيب بالموظف الجديد لا يبدأ إلا عندما يحين استقباله في يومه الأول في المنشأة! وهذا للأسف اعتقاد غير صائب يضيِّع على الشركة فرصة كبيرة كان من الأجدر استغلالها، لخلق انطباع إيجابي أولىّ لديه وجعله يبدأ يومه الأول بكثير من الحماس وبقليل من التوتر، وهذا من خلال استغلال الفترة التي تبدأ بمجرد انتقاء المرشح وقبوله لعرض التوظيف مبدئيًا وحتى حلول اليوم الأول، تلك الفترة تمتد عادة ما بين أسبوع إلى أسبوعين، وشعور الموظف خلالها بالترحيب والدعم الذي ينتظره يصنع فارقًا كبيرًا في عملية تأهيل الموظف الجديد برمَّتها كما سنوضح كيفية تحقيق ذلك بطريقة عملية لاحقًا.

مراحل الترحيب بالموظف الجديد

شعور الموظف الجديد بالترحيب والاندماج لا يتولَّد لحظيًا، بل يمر بمحطات يستقبل من خلالها إجراءات وممارسات تعكس ثقافة الشركة الإيجابية وتؤكد قدرتها على ضخّ هذا الشعور تدريجيًا بما يعزز اندماج الموظف ويحفز مشاركته الفعالة، ويقلص الوقت المستغرق للوصول إلى الإنتاجية المنشودة منه. سنوضح من خلال المراحل التالية أبرز تلك الممارسات على ثلاث مراحل:

أولًا: الترحيب في فترة التأهيل المسبق

فترة التأهيل المُسبَق Preboarding هي تلك الفترة التي تقع ما بين موافقة الموظف على العرض الوظيفي ويومه الأول في المنشأة، وتكون عادة نحو 15 يومًا تقريبًا. يجب أن يبدأ الترحيب بموظف جديد في فترة التأهيل المُسبَق، لإبراز ثقافة الشركة الإيجابية في مرحلة مبكرة لدى الموظف، فالانطباع الأول سيدوم ويصعب تغييره بعد ذلك. لذا، سيساعدك الإجراء التالي:

خطاب الترحيب بالموظف الجديد

من الضروري إعداد رسالة الترحيب بموظف جديد بعد إنجاز مرحلة الاتفاق الشفهي على العرض الوظيفي، وتلك الرسالة بالتأكيد لا تقتصر أهميتها على العبارات الترحيبية الودودة، بل هي تتضمن توثيقًا لنص العرض الوظيفي المتَّفق عليه وغيره من المعلومات الضرورية. استعِن بالنصائح التالية لكتابة رسالة ترحيب بموظف جديد احترافية:

• ألقِ التحية وعبّر بوضوح عن الحماسة بانضمام الموظف إلى الشركة.
• استخدم نبرة إيجابية ذات طابع ودود، واحرص على ألا تبدو الرسالة وكأنها آلية.
• وثِّق معلومات العرض الوظيفي بما يشمله من راتب أساسي وبدلات ونحو ذلك.
• حدِّد الموعد المتوقَّع للحصول على تأكيد الموظف بالموافقة، وحدِّد التاريخ المطلوب لبدء اليوم الأول في الشركة.
• أَضف روابط لمصادر المعلومات ذات الأهمية التي من شأنها أن تجعل الموظف أكثر اطلاعًا، مثل: دليل الموظف والسياسات واللوائح ومعلومات الوصف الوظيفي بالتفصيل ونحو ذلك.
• أَظهِر للموظف أن ثمة دعم ينتظره لإرشاده في يومه الأول وفي فترة التأهيل، مثل: مسؤول الموارد البشرية، أو الزميل المرافق له، أو القائد الذي سيتولى تدريبه.
• اعرض معلومات الاتصال، وأَبدِ استعدادًا لتلقِّي أي استفسارات لدى الموظف.

إليك نموذج افتراضي يستوفي المعايير السابقة في خطاب الترحيب بموظف جديد:

ثانيًا: ترحيب اليوم الأول

الترحيب بالموظف الجديد وطريقة استقباله في يومه الأول يُشكِّلان انطباعاته الأولية التي غالبًا ستدوم، ويحددان مدى إيجابية ثقافة الشركة أو سلبيتها من وجهة نظره، كونهما ركنًا أساسيًا تنطلق منه رحلة التأهيل، إذ أشارت دراسة بحثية أجرتها شركة براندون هول Brandon Hall إلى أن العلاقة بين ثقافة الشركة وعملية التأهيل هي علاقة وثيقة الصلة ومباشرة، إذ صرحت 88% من الشركات بأنه من الضروري أن يدرك الموظف ما تمثله الشركة ويؤمن به، ويستشعره من خلال ما يستقبله من رسائل وإجراءات مخصصة على مدار رحلة التأهيل بما تشمله من الترحيب بموظف جديد واستقباله وتدريبه ومساعدته على الاندماج، مما يجعله يتحقق من اتساق تلك الثقافة ويتأكد من مصداقيتها.

إذًا، السؤال هنا: كيف يمكن الإعداد لاستقبال الموظف الجديد في يومه الأول؟

في البداية يجب أن يكون لدى باقي الموظفين من الفريق علم مُسبَق بأن الشركة تستقبل موظفًا جديدًا في هذا اليوم، ودراية بطبيعة دوره وتخصصه، حتى يشاركوا بإيجابية في الترحيب بالموظف الجديد عندما يتم تقديمه لهم، ليشعر بالمشاركة والاندماج أسرع، وفقًا لاستطلاعات وكالة التوظيف Robert Half & Associates، فإن 83% من الموظفين الجدد يتوقعون أن يتم تقديمهم إلى زملائهم في العمل في يومهم الأول.

ومن الضروري أن يكون المختص في قسم الموارد البشرية الذي سيقابل الموظف متفرّغًا في موعد استقباله، فلا داعي لساعات الانتظار التي يقضيها كثير من الموظفين الجدد في توتر أو امتعاض منتظرين أن يتفرَّغ أحدهم لمقابلته، مما يترك لديهم انطباعًا بقلة التقدير وعدم الترحيب. وبالإضافة إلى هذا، فإن تعرُّف الموظف على مديره المباشره في اليوم الأول يعزز انطباعاته الإيجابية ويزيده حماسة، فقد أشارت الاستطلاعات السابقة إلى أن 89% من الموظفين الجدد يتطلعون لمقابلة قائد الفريق أو المدير المباشر  في هذا اليوم.

وكذلك، فمن الرائع أن تخصص الشركة مرشدًا لمرافقة الموظف في بداية رحلته في الشركة، لتوجهيه وإرشاده ومصاحبته في الجولة التمهيدية لتعريفه بالأقسام وتقديمه الزملاء ونحو ذلك، هذا المرشد قد يكون أحد الزملاء الخبراء أو قائد الفريق نفسه، فهو سيشارك أيضًا في تدريبه وإعداده لممارسة مهام عمله في المرحلة المقبلة. وفي أثناء الجولة التمهيدية في اليوم الأول، سيُصاحب الموظف إلى مكتبه، من الضروري إذًا أن يكون المكان مُعدًا لاستقباله، سواء من جهة الإعداد الفني مثل الحاسوب والأدوات اللازمة لمهام عمله، أو من جهة ما يمكن أن يعبر أن ثمة ترحيب بموظف جديد في هذا المكان، مثل باقات الورود والهدايا الترحيبية كأدوات المكتب ونحو ذلك، ورسائل الترحيب التي من الممكن تقديمها في بطاقات أنيقة على مكتبه ضمن الهدايا، أو من الممكن إرسالها على جواله، ومن الرائع أيضًا الإعلان عن الترحيب به على إحدى شاشات العرض داخل الشركة.

وفيما يتعلق بالإجراءات التوجيهية الأساسية في اليوم الأول يُراعى مساعدة الموظف من خلال:

• التعريف بثقافة الشركة ونظام العمل فيها والسلوكيات التي تدعمها والقيم التي تتبناها
• تسجيل الدخول إلى النظام والتأكد من عدم وجود عوائق فنية
• تقديم الوثائق والأدلة الضرورية
• التعريف بالهيكل التنظيمي والأقسام والتخصصات
• مراجعة الوصف الوظيفي والمهام والمسؤوليات المتعلقة بدور الموظف
• شرح الخطوط العريضة لجدول أعمال الأسبوع الأول

كل هذا جميل لكن لنكن واقعيين؛ لا اليوم الأول ولا حتى الأسبوع الأول بأكمله يكفيان لتقديم كل ما هو مطلوب من معلومات وتوجيهات إلى الموظف بجرعة مُركَّزة، وحتى إن حدث هذا فلن يكون بالفاعلية المطلوبة بما يضمن تحقيق أقصى استفادة منها للموظف، إذ أشار 81% من الموظفين الجدد إلى أنهم يشعرون بالضغط والإرهاق، بسبب الكمية الكبيرة والمُركَّزة من المعلومات التي تُطرَح عليهم دفعة واحدة في بداية عملية التأهيل. لذا، الأفضل تقسيم تلك الإجراءات والمعلومات على مراحل، لضمان استيعابها والاستفادة منها.

ثالثًا: الدعم والتمكين على مدار التأهيل

في الواقع، فإن كل ما بذلته من جهد في الترحيب بالموظف الجديد قد يضيع هباءً بمنتهى السهولة إذا لم تكن قد أعددت مسبقًا للمرحلة التالية من الإعداد والتأهيل، وإلا يصبح هذا الاستقبال الحافل كالطبل الأجوف. لذا، يجب الإعداد جيدًا لتلك المرحلة التي تلي الإجراءات التوجيهية التي حصل عليها الموظف في أثناء الأسبوع الأول، من خلال خطة واضحة على مدار 30-60-90 يومًا التالية، وهذا المرحلة هي عصب عملية تأهيل الموظف الجديد، والتي من المفترَض أن يتلقَ فيها التدريب الكافي على مهام الوظيفية في ظل المتابعة الدورية والتقييم المستمر، سواء كان تدريب ميداني أو من خلال منصة إلكترونية أو تدريب على مهام افتراضية، وقد تناولنا تلك العملية بالتفصيل بأفضل ممارساتها العملية في كتابنا الإلكتروني «تأهيل الموظف الجديد» وقد ضمَّنا فيه كذلك قائمة تحقق تفصيلية بالمهام الدقيقة التي تتطلبها مراحل التأهيل. (سينشر الكتاب قريبًا على مكتبة جسر)

ولتدعيم شعور الموظف بالترحيب والتقدير والانتماء في خلال رحلة التأهيل التي قد تستمر من ثلاث أشهر إلى سنة وفقًا لجمعية الموارد البشرية SHRM، فالمطلوب في أثناء العمل على خطة تلك الفترة هو تطبيق بعض الممارسات التي تدعم ولاء الموظفين وتعزز رضاهم وتجعلهم يشعرون فعلًا أنهم جزء لا يتجزأ من الفريق، وتدعم شعورهم بالدعم والتمكين، أبرز تلك الممارسات جمعتها هيدز آر. يونجر في كتابها «القوانين السبعة لولاء الموظفين»، تلك القوانين بإيجاز هي:

• امنحهم قادة داعمين: يُقال إن الموظفين يتركون مدرائهم لا وظائفهم! خاصة وأن الإحصائيات تشير إلى أن 70% من تجربة الموظف تتوقف على مديره المباشر. لذا، تأكد من أن قادة الفِرَق والمدراء المباشرين يقدمون الدعم المطلوب للموظفين، فالمدير السيئ هو أحد الأسباب الرئيسية لاستيائهم، وهو سبب كاف لإفشال الترحيب بالموظف الجديد ولإخفاق عملية التأهيل برمتها مهما كانت جودة خطتها وممارساتها.
  
  
• أَشعِرهم بالتقدير الكافي: عدم تقدير الموظفين والثناء عليهم حيال الأهداف التي يحققونها على مدار رحلة التأهيل مخيب للآمال، وتشير الإحصاءات إلى أن 79% منهم يغادرون الشركات لهذا السبب تحديدًا، فاحرص على التحفيز والتقدير، لتشجيع الموظف على تقديم أفضل ما لديه.
  
  
• أَبدِ الاهتمام: الاستماع الجيد للموظف الجديد وطلب الملاحظات منه يساعد في توجيه التأهيل نحو المسار الصحيح، مع إبداء الاهتمام والعمل على معالجة ما يستحق أن يُعالج من إجراءات وملاحظات.
  
  
• أَتِح فرص النمو: الاستثمار في برامج التدريب والتطوير لم يعد خيارًا ليشعر الموظفين بأن فرص النمو متاحة أمامهم في تلك الوظيفة، وهو أمر مهم للاحتفاظ بهم، إذ صرّح 75% من الموظفين الأصغر سنًا أنهم لن يترددوا في الانسحاب من وظائفهم إذا كانت لا تدعم نموهم مهنيًا.
  
  
• ادعم العلاقات العميقة: كثير من الشركات تضع الفواصل والحدود الصارمة في بيئة العمل ويكون نمط التعامل بطريقة رسمية بحتة، مما يشكّل عائقًا في التواصل وتبادل الأفكار ويؤثر على بيئة العمل، في حين أن دعم التواصل المفتوح والعلاقات الأكثر عمقًا في بيئة العمل يعزز تجربة العمل الإيجابية ويدعم ولاء الموظفين.
  
  
• ادعم العمل الجماعي: شعور الموظف الجديد بأن الشركة تدعم العمل الجماعي سيحفزه أكثر للانغماس مع الفريق ويقلص الوقت اللازم للإنتاجية ويعزز الولاء والانتماء بالتأكيد، وقد كشفت دراسة أُجريت في جامعة ستانفورد أن الموظفين يفضلون نمط العمل في المنشآت التي تدعم ثقافة العمل التعاوني أكثر من دعمها للمنافسة، إذ يتحمسون أكثر لمواجهة التحديات عندما يشعرون أنهم جزء من فريق متعاون يعمل يدًا بيد لتحقيق الأهداف، فاحرص على إبراز تلك الميزة منذ البدء في الترحيب بالموظف الجديد في يومه الأول، لأن لها انعكاسات إيجابية في تعجيل اندماجه وحماسته.
  
  
• قدّم أجورًا عادلة: بالرغم من تقديم تجربة تأهيل إيجابية وترحيب بالموظف الجديد بطريقة مثالية؛ لا يمكن إنكار أن الأجور ستبقى أحد المعايير الرئيسية في الاحتفاظ بالموظفين، فيجب على الأقل أن تكون الأجور عادلة ناهيك عن كونها تنافسية للاحتفاظ أكثر بذوي المهارات.

أمثلة لثلاث شركات سعودية أتقنت الترحيب بالموظف الجديد

على سبيل الإلهام، فقد رصدنا بعض الأمثلة لشركات سعودية اهتمت بعملية الترحيب بالموظف الجديد وتأهيله، واستطاعت أن تجعل من فترة الاستقبال تجربة إيجابية تخلق انطباعًا إيجابيًا لدى الموظفين.

1. شركة روشن  ROSHN KSA

روشن ROSHN KSA هي شركة للتطوير العقاري في المملكة العربية السعودية. الترحيب بالموظف الجديد في روشن ذو طابع مميز بالفعل، إذ تُعِدّ الشركة حفلًا من أجل استقبال الموظفين الجدد والتعريف بهم، وتعريفهم بثقافة الشركة وأهدافها وقيمها، يحضر الحفل كثير من موظفي الشركة والمسؤولين والمدراء، وتجري العديد المناقشات المثمرة مع بعض الأنشطة الترفيهية المتنوعة والكثير من القهوة بالتأكيد! وتُطرَح إنجازات الشركة وأبرز مشاريعها.

ويتضمن الحفل كلمة للرئيس التنفيذي للمجموعة، وهذه في الحقيقة لفتة مميزة جدًا تحمل في مضمونها الكثير من الرسائل في يوم الترحيب بالموظف الجديد،إذ أن لقاء الرئيس التنفيذي في هذا اليوم واهتمامه بأن يشارك في دعم الموظفين الجدد فيه معبر عن سياسة الشركة وثقافتها، إذ  يجعل الموظفين يستشعرون أن الشركة تدعم سياسة الباب المفتوح وأن الدعم سيكون حاضرًا حالما يحتاجون إليه

وتحرص روشن على تصدير رسالة إلى موظفيها الجدد مفادها أن التمكين والدعم ومنح الفرص هي أولوية لدى الشركة من أجل الاستثمار في ذوي المهارات. وتهتم الشركة برصد تعليقات الموظفين الجدد وانطباعاتهم حول الحفل الترحيبيي وتجربة يومهم الأول. ولم تغفل روشن باقة الهدايا الترحيبية لكل موظف التي تتضمن بعضًا من الأدوات المكتبية الفاخرة مع بطاقة الترحيب بالموظف الجديد.

2. شركة سايت Site لتقنية المعلومات

كما أشرنا في مقدمة المقال أن الترحيب بموظف جديد ليس إجراءً مجردًا يتوقف نجاحه فقط على الممارسات الترحيبية في اليوم الأول، بل تميز الشركة يتوقف على مدى نجاحها في تمكين استدامة شعور الموظف بالترحيب فيما بعد الاستقبال، وهذا يُتَرجم إلى استمرارية شعوره بالاندماج والمشاركة والتواصل المفتوح.

والحقيقة أن هذا ما بَرَعت فيه شركة سايت Site الشركة السعودية لتقنية المعلومات، فسرعان ما سيشعر الموظف الجديد فيها بالاندماج والانتماء للفريق الذي يرحب به دائمًا كعضو لا يتجزأ منه، إذ سيجد نفسه منغمسًا في كثير من المناسبات التي تعكس روح العائلة، مثل: الإفطار الرمضاني والاحتفالات بالأعياد واحتفالات اليوم الوطني السعودي والحفل السنوي لسايت وغيرها من المناسبات، بالإضافة إلى الفعاليات الترفيهية المرحة والحماسية التي ترفع الروح المعنوية للفريق، مثل: فعالية برِّد صيفك وبطولة السايترز.

ولم تغفل سايت الاستثمار في الجانب المهني والتطويري في موظفيها، فهي توفر برامج تدريب مهني لصقل مهاراتهم في مجال الحلول الرقمية والأمن السيبراني، كما أن أحد أهدافها تمكين الشباب وتحقيق النمو الذاتي، إذ توفر برامج تدريبية وتعليمية تنتهي بالتوظيف، وتقيم معسكرات الأمن السيبراني وورش العمل، مما يجعل الموظف الجديد لديها أكثر مهارة وقدرة على الانغماس سريعًا في العمل ومواجهة التحديات.

3. سُبُل SPL

يبدو أن باقة الترحيب بالموظف الجديد من مؤسسة البريد السعودي سُبُل SPL صُمّمت بعناية للتعبير عن سعادة المؤسسة بانضمامه، الصور التالية تكفي للتعبير عن أناقتها.

ختامًا، يبدو أن الشركات أصبحت تمنح الترحيب بموظف جديد اهتمامًا كبيرًا، فهو في حد ذاته بوابة تعبر عن ثقافة الشركة الإيجابية التي تعتز بموظفيها وتستثمر فيهم، وهو جسر يعبر من خلاله الموظف إلى مرحلة التأهيل والإعداد بعد تجربة الاستقبال الإيجابية التي تلقَّاها، فيكون أكثر استعدادًا لتحقيق أقصى استفادة منها، مما يساعد في تقليص الوقت المستغرق للإنتاجية، ويعزز انتماء الموظفين وولائهم.. ويزيد الاحتفاظ بهم.