كيف يمكن لقسم الموارد البشرية أن يوفر النفقات ويزيد الإيرادات؟

هل قسم الموارد البشرية «حفرة بلا قاع» تستهلك ميزانية المنشأة بشكل مستمر في بنود كالرواتب والتدريب والتوافق مع القوانين، دون مردود مباشر ينعكس في الإيرادات؟ إذا كانت إجابتك نعم، فقد غابت عنك الإمكانات الواسعة التي يمكن استغلالها، بحيث يتحول من أحد المستهلكين الكبار لميزانية المنشأة إلى منجم ذهب يقتص القدر الأكبر من النفقات ويشحذ الطاقات لزيادة الإيرادات.

يدير قسم الموارد البشرية الموظفين، وهم القوى الدافعة التي تشغّل ماكينة الإيرادات، لذلك إذا أديرت هذه القوى بكفاءة ستزيد الإيرادات وتقل النفقات مثل التعيين والتدريب والغرامات. سنفكر في هذا المقال، في قسم الموارد البشرية بطريقة مغايرة لنفهم كيف يمكن أن يكون وقوداً لتفعيل إمكانات الشركة إلى أقصى حد وإطلاق قدرات الموظفين.

جدول المحتويات:

• زيادة مشاركة الموظفين في صنع النجاحات
• تقليل معدل دوران الموظفين
• توظيف الكفاءات التي تصنع الإيرادات
• إيقاف نزيف تكاليف التأخر والغياب
• وفورات إدارة الأداء
• حماية من الغرامات والإجراءات التأديبية
• الاستغناء عن الأوراق ولوازمها

7 طرق يوفر بها قسم الموارد البشرية النفقات ويدرّ الإيرادات

1. زيادة مشاركة الموظفين في صنع النجاحات

تؤدي زيادة مشاركة الموظف مباشرة إلى تحسن إنتاجيته وانحسار احتمال مغادرته، إذ تؤكد الدراسات إن الموظف الأكثر مشاركة أكثر إنتاجية بنسبة تصل إلى 21%، ما يعني أن إنتاجية الشركة الإجمالية تزداد دون أن تنفق ريالاً واحد إضافي كراتب، كما تؤكد الدراسات أن الموظف الأكثر مشاركة يغيب أقل بنسبة 10%، وهو ما يعني أن تكلفة الغياب التي تتكبدها الشركة في راتب الموظف (التي تقدر 3% من الراتب) ستنخفض بالنسبة نفسها.

يلعب نظام الموارد البشرية دوراً مهماً في إشراك الموظف، فعلى سبيل المثال يوفر جسر -نظام الموارد البشرية الأكثر تكاملاً في السعودية- أدوات لاستبيان رأي الموظفين، ويرسل لهم إشعارات أولاً بأول بكل جديد، ويوفر أداة تعاونية لإدارة الأداء، وكشوف رواتب رقمية، ويمكنهم من إدارة مستنداتهم بالإضافة إلى ميزة المساعد الذكي الذي يجيب الموظف عن استفساراته على الفور.

تسد تلك الأدوات فجوات الاتصال بين الشركة والموظف، إذ تستطيع إدارة الموارد البشرية نشر الإعلانات الجديدة على مستوى الشركة والاطلاع على آراء الموظفين بشفافية، كما أنها تقلل ظاهرة رسائل البريد الإلكتروني المدفونة رغم أهميتها، واستفسارات الموظفين التي لم تجد مجيباً عليها بعد، ويساهم كل ما سبق في تعزيز التواصل بين الطرفين وبث شعوراً لدى الموظف بأنه محل تقدير وأن رأيه مسموع.

2. تقليل معدل دوران الموظفين

عندما تعمل إدارة الموارد البشرية على تحسين مشاركة الموظف وتوفر له تجربة أفضل في العمل، ينخفض معدل دوران الموظفين وما يتبع ذلك من توفير تكاليف التوظيف الجديد والتدريب، ويمثل نظام الموارد البشرية أداة مهمة في هذا الشأن لأنه يؤتمت جمع ملاحظات الموظفين وتعليقاتهم وآرائهم، ويقوي التواصل بين الموظف والإدارة، كما أنه يساعد في إدارة أفضل للأداء بالفحص المستمر والتقييمات الشفافة، وهو ما يحفز الموظفين على الاندماج في العمل باجتهاد حقيقي، ويقوي تمسكهم بالوظيفة ويزيد من خبرتهم العملية في الشركة.

تتكبد الشركة تكاليف خفية أكثر مما تتوقع تتراكم سريعاً عندما يقرر الموظف الرحيل، مثل إعلانات التوظيف ورسوم وكالات التوظيف والوقت والجهد الذي يقضيه مسؤولو التوظيف في فحص المرشحين، عدا عن نفقات التدريب، وانخفاض الإنتاجية أثناء البحث عن بديل، بالإضافة إلى الوقت الذي يستغرقه تعيين موظف جديد حتى يصل إلى مستوى إنتاجية الموظف المغادر نفسها، ويتضح من جميع ما سبق كيف أن الاستثمار في الاحتفاظ بالموظفين واستقرارهم وتقليل معدل دوران الموظفين يوفر آلاف الريالات بشكل مستمر على مدى سنوات.

3. توظيف الكفاءات التي تصنع الإيرادات

توظيف الكفاءات هو أحد أهم الاستراتيجيات التي تزيد من إيرادات الشركة لأنها تجذب العقول التي تستطيع الارتقاء بالإنتاج والمبيعات لمستويات أعلى، ذلك رغم أن توظيف الكفاءات في الوقت نفسه يستهلك وقت وجهد ومال في مراحله المتعددة، لذلك يمثل الدور الذي يقوم به نظام الموارد البشرية في التوظيف رمانة الميزان لأنه يكفل توظيف أفضل المرشحين بأقل موارد. 

دعنا نضعك في الصورة أولاً لتفهم ما تقوم به أداة تتبع المتقدمين للوظائف داخل نظام الموارد البشرية، ثم نردف بالحديث عن أثر ذلك في إيرادات المنشأة:

• النشر الفوري لإعلانات التوظيف على منصات متعددة.
• تخصيص بوابة توظيف الشركة بشكل احترافي يعزز من صورة علامتها التجارية.
• تصفية وتصنيف المتقدمين آلياً بناء على معايير الوظيفة.
• إتاحة البحث عن المرشحين بعلامات تصنيف (Tags) بناء على المهارة أو الموقع أو الخبرة.
• جدولة المقابلة الشخصية بحيث يستطيع المتقدم اختيار الموعد الذي يناسبة وبالتالي يقل احتمال التعارض بين الجداول الشخصية.
• تقديم نماذج أسئلة المقابلة المعدة مسبقاً والمصممة للدور الوظيفي المطلوب، بالإضافة إلى قوالب العروض الوظيفية، ما يقلل من وقت الإنشاء اليدوي.
• دعم مقابلات الفيديو المباشرة والمسجلة لتسريع عملية التوظيف عن بعد، وتمكين المتقدم من توقيع أوراقه وإرسالها رقمياً.
• إرسال تذكيرات للمتقدمين عن موعد المقابلة الشخصية، ما يقلل التغيب عن الحضور.

بعد المرور السريع على أبرز مميزات أداة تتبع المتقدمين، نحلل الآن كيف تؤثر هذه المزايا على إيرادات ونفقات الشركة:

أولاً: الإيرادات

التوظيف السريع والسلس وسهولة التواصل تشجع أفضل المرشحين على إكمال التقدم للوظيفة بنجاح، ولكي نفهم كيف؟ ننظر إلى الجهة المقابلة، فعملية التوظيف التقليدية وما يشوبها من بطء في الاستجابة وضعف في التواصل أو عشوائيته وغياب الوضوح عن مسار العملية، يؤدي إلى رداءة تجربة الترشح وافتقارها للمهنية، وبالتالي يزيد احتمال انسحاب المتقدمين من ذوي الكفاءة، أضف إلى ذلك أنه من بين أكوام السير الذاتية التي يفحصها مسؤل التوظيف من المرجح أن يغيب المرشح الكفء عن نظره في ظل الاعتماد على الفحص اليدوي لطلبات التقدم.

على النقيض من ذلك، تضمن الرقمنة عدم تفويت أي متقدم بارع، لأنها تصنفهم وفقاً للمعايير المطلوبة وتسهل عملية العثور عليهم، كما أنها تتمتع بالشفافية والمهنية التي لا تشجع المتقدم على التراجع، فكل الخطوات تسير بسلاسة وسرعة واحترافية، وتبقيه على اطلاع بحالة طلبه في أي وقت وبالتالي لا يشعر بإحباط.

نستطيع بناء على ما سبق، حساب تكلفة الفرصة الضائعة من انسحاب كبار المتقدمين وتوظيف متقدم أقل كفاءة، وذلك من خلال تقدير الإيرادات التي تخسرها الشركة من انسحاب الكفاءات خاصة إذا كان الدور الوظيفي المطلوب في المبيعات مثلاً.

ثانياً: النفقات

يستدعي العثور على أفضل الكفاءات وتعيينها جهداً مفرطاً مع ما يتبعه من تكاليف في نشر الإعلانات والفحص والمقابلة الشخصية، ويتكرر هذا الجهد مع كل متقدم، ما يسفر في الأخير عن تكلفة تعيين عالية، لكن بمساعدة نظام تتبع المتقدمين، يقل الوقت المستغرق للتوظيف وتزداد كفاءة عملية الاختيار، وتسير عملية التوظيف بسرعة وتتقدم بسهولة مهما كان عدد المتقدمين كبيراً.

ينعكس ذلك مباشرة في خفض تكلفة التوظيف الإجمالية وتوفير وقت مسؤولي التوظيف، بالإضافة إلى معيار آخر مهم وهو الإنتاجية المفقودة عن كل يوم يمر والدور الوظيفي شاغر، إذ تساعد الأتمتة في تمكين المرشح المناسب من المساهمة في الإنتاج في أقرب وقت.

4. إيقاف نزيف تكاليف التأخر والغياب

على لسان فريق عملها، أكّدت شركة بورصة المتخصصة في بيع الأثاث والسجاد في المملكة أنها لم تتوقع توفير 70 ألف ريالاً من مصروفات الرواتب خلال مدة قصيرة لم تتجاوز 3 أشهر، وقد ساعدها على هذا التوفير استخدام نظام الموارد البشرية، الذي مكّنها من حل مشكلة الضبط الدقيق لحضور وانصراف قوتها العاملة المكونة من مئات الموظفين والمنتشرة في عدة فروع.

في البداية دعنا نناقش الأمر بموضوعية، عندما تغيب الرقمنة عن عملية تسجيل مواعيد الحضور والانصراف، يكون الاعتماد على جداول البيانات والدفاتر وتغيب الدقة، فلا تُسجل الإجازات والتأخيرات والبدلات بشكل صحيح وبالتالي لا يتم تخفيض استحقاقات الموظفين بالقدر السليم، ويؤدي ذلك إلى تضخم أرصدة حضور الموظفين، مع انخفاض الإنتاجية وتضخم الرواتب الشهرية تبعا لذلك دون وجه حق.

وكما حدث مع بورصة، تُحل هذه المشكلة تماماً عندما يكون حساب الحضور والانصراف والإجازات مؤتمتاً، فأرصدة الموظفين دقيقة، والسجلات محدثة، والحسابات كاملة، ورصيد الإجازات مسجل بطريقة رقمية سهل الوصول إليها، كما أنه من اليسير تتبع الطلبات المختلفة والرد عليها من قبل مسؤول الموارد البشرية، ولن يحمل بعد الآن عبء إرسال التذكيرات للموظفين ولا النماذج الورقية أو رسائل البريد الإلكتروني التي لا حصر لها، وبالتالي سيوفر عدة ساعات شهرياً يخصصها لمعالجة مسائل الحضور والإجازة شهرياً.

أما مدير كل قسم فسيوفر الوقت الذي كان يستغرقه في البحث في مسير الرواتب والموافقة اليدوية على طلبات الإذن أو الإجازة المرضية لأحد مرؤوسيه، فمع الأتمتة سيوافق أو يرفض سريعاً الطلبات ويطلع على الأرصدة المحدثة تلقائياً ببضع نقرات فقط، وبذلك يخصص وقتاً أطول لقيادة فريقه. 

الأمر نفسه بالنسبة للموظف، الذي لن يهدر ساعات مع إدارة الموارد البشرية شهرياً لكتابة طلب وتسليمه وتتبع الرصيد الخاص به، بل سيقوم بذلك رقمياً ويطلع على تحديثات طلبه أيضاً، مما سبق احسب مجموع الساعات التي توفرت من وقت مسئول الموارد البشرية والمدير والموظف بشكل شهري، تلاحظ كم الأموال التي توفرت.

أما الغياب على وجه الخصوص فهو أحد البنود التي يوفرها استخدام نظام الموارد البشرية، ففي الأحوال العادية يمثل غياب الموظفين استنزاف خفي للإنتاجية والإيرادات، فمع كل مرة يغيب فيها الموظف عن العمل، تفقد الشركة جزءاً من إنتاجيتها بسبب تعطل سير العمل وتأخّر المشاريع وانخفاض كفاءة الفريق، ويستدعي الأمر عملاً إضافياً من باقي الفريق بعد إعادة توزيع عبء العمل، وهو ما يؤدي إلى الإرهاق والتململ وحتى التغيب.

على النقيض من ذلك يوفر نظام الموارد البشرية تكلفة الغياب لكل موظف، فيضمن التتبع الآلي الدقيق للغياب والتطبيق المستمر لسياسة الغياب الخاصة بالشركة، ويقلل المحسوبية ويضمن عدالة الإجراءات التأديبية، وبالتالي يزرع حساً أعلى بالمسؤولية لدى الموظف، تجعله أكثر حذراً من التغيب، كما أن نظام الموارد البشرية ينتج تقارير عن غياب الموظفين، تمد الموارد البشرية بالرؤى الثاقبة عن اتجاهات الغياب والمؤشرات التي تستدعي الاهتمام، بحيث تستعد استباقياً لأي انحراف متوقع وتعمل على علاجه.

5. وفورات إدارة الأداء

إدارة الأداء التي تعتمد على المستندات هي ثقب أسود يلتهم الوقت الثمين لمسؤول الموارد البشرية والمديرين والموظفين على حد سواء، وهو الوقت المستغرق في تتبع وحفظ تقييمات الأداء الورقية، بينما تحدث الأتمتة تحولاً ثورياً في إدارة الأداء يجعلها أقل استهلاكاً للوقت والنفقات كما يلي:

• مسؤول الموارد البشرية: ينحسر الوقت المطلوب من مسئول الموارد البشرية إلى حد كبير في تقييم أداء الموظفين حتى لا يكاد يكون تقريباً، فعملية التقييم تصبح أكثر بساطة وتنحصر بين المديرين والموظفين، ولا حاجة إلى تتبع والإلحاح على الموظفين لجمع التوقيعات على الأوراق، كما أن الأتمتة تقدم بالنيابة عنه إجابة عن سؤال الموظف: أين تقييمي؟ فالعملية صارت رقمية بالكامل.
• المديرون: تحمي الجدولة الآلية لتقييم الأداء وقت المديرين، وتجعل وصولهم إلى تقييمات العام الماضي وقوائم أهداف الأداء والتقارير والمتابعة المستمرة للتقدم المحرز بنقرات زر فقط، ما يمكنهم من التفرغ للعمل على تطوير أداء الموظفين وتدريبهم.
• الموظفون: لن يعطل الموظف عمله انتظار لرد إدارة الموارد البشرية على طلبه بإرسال نموذج تقييم الأداء أو الاطلاع على تقييمات أهداف العام الماضي، بل يستطيع الوصول الفوري لتعليقات رؤسائه والأهداف المطلوبة ومتابعة التقدم المحرز، دون اللجوء لأحد، فكل موظف يملك حساباً على نظام الموارد البشرية، يتضمن كل المعلومات التفصيلية التي يبحث عنها. 

6. حماية من الغرامات والإجراءات التأديبية

نظراً لأن النزاعات القانونية هي المعارك الأكثر إرهاقاً وكلفة للشركة، وأن الصداع القانوني غالباً ما يكون باهظ الثمن، فوثيقة واحدة مفقودة أو تحديث سياسة لم يضف أو إجراء فصل من العمل تنقصه الوثائق اللازمة، كفيل بتعريض المنشأة لعقوبات مكلفة، عدا نفقات أخرى في المشاورات القانونية وإصدار الوثائق الورقية والأهم من كل ما سبق تلويث سمعة المنشأة.

نظراً لكل ما سبق، سعت الأتمتة إلى التحوط من هذه التحديات من خلال شبكة أمان رقمية يفرضها نظام الموارد البشرية على سياسات وسجلات المنشأة، تضمن هذه الشبكة أن تكون السياسات والسجلات واضحة وموثقة ومتوافقة بالكامل، والتوقيعات ثابتة، ومقاييس الامتثال مستوفاة، فيوثق النظام كل المعاملات ويؤرخها، ويسهّل الوصول إليها، وبذلك في حال وجود استفسار من جهة تفتيش أو طلب دليل، تكون كل الوثائق جاهزة وصالحة للاستدلال. 

على سبيل المثال، صُمم نظام الموارد البشرية جسر مع مراعاة التوافق مع القوانين السعودية والمنصات الحكومية مثل مقيم والتأمينات الاجتماعية، بحيث يضمن الامتثال لجميع أنظمة العمل وتحديثاتها، ويوفر سجلات نظيفة للمنشأة، وبهذا لن تتحول الأخطاء الصغيرة مثل نزاعات الأجر الإضافي أو مشكلة حساب أيام العمل، إلى مشاكل ضخمة يصعب احتوائها. 

فمثلاً تُغرَم المنشأة ما يصل إلى 10000 ريال في حال لم تدرب عمالها المواطنين (مادة 230 من نظام العمل)، وإذا ما فكرنا في احتمالات النزاعات القانونية التي قد تنشأ والغرامات التي تفرض بشأنها سنجد أنه يوفر على المنشأة تكبد عشرات آلاف الريالات سنوياً، ويعزز ثقة المنشأة بأنها تملك كل ما تحتاجه للدفاع عن موقفها.

7. الاستغناء عن الأوراق ولوازمها

تستهلك المنشأة الواحدة ما يقرب من 10000 ورقة سنوياً، ذلك إذا اعتبرنا أنها منشأة متوسطة أو صغيرة الحجم بعدد موظفين يقترب من الـ 50 موظفاً، ويقترن وجود الورق بتكاليف أخرى لازمة مثل الطابعات وأثاث التخزين وجهد الإيداع واحتمالات الخطأ وعبء التوزيع، كما أنه يهدد بمخاطر أمنية تحيط بالبيانات في حال تلف أو سرقة الأوراق، ولكي تحصي التكاليف التي يمكن أن توفرها استخدام الرقمنة بديلاً عن الأوراق، فكر في هذه المزايا التي تجلبها التقنية السحابية في تخزين البيانات:

• وداعاً جبال الملفات الورقية التي تنتشر في كل قسم.
• لا حاجة إلى إعادة طباعة وتوزيع النماذج والسياسات واستمارات تقييم الأداء في كل مرة يحدث تغيير.
• إجراء تعديلات على العقود والمزايا الوظيفية التوقيع عليها دون الحاجة إلى إعادة كتابتها.
• إنجاز التقارير في ثوان، فكل البيانات محفوظة ومنظمة رقمياً، ويتولى الذكاء الاصطناعي إعداد التقارير في صورة ملفات رقمية سهلة المشاركة.
• تشفير وتخزين الوثائق في نظام رقمي آمن يحميها من الضياع أو السرقة أو التلف أو الحريق لا قدر الله.
• توفير الحاجة إلى مزيد من المساحة أو الموظفين أو الموارد لمواكبة احتياجات التوسع والكميات المتزايدة من البيانات.
• استخدام التوقيع الإلكتروني بدلاً من اليدوي، لذلك لا داع لإجراء اتصالات مستمرة بين اطراف عديدة لتوقيع المستندات وإعادتها.
• نشر التحديثات فوراً وتتبع الامتثال تلقائياً.
• توثيق آمن ودقيق ومؤرخ للسجلات التأديبية، دون الحاجة إلى جهد يدوي دقيق لتسجيلها.

ما هو نظام الموارد البشرية جسر؟

نظام الموارد البشرية جسر هو نظام يحوّل جميع عمليات إدارة الموارد البشريو وشؤون الموظفين، فيعمل كبوابة رقمية متكاملة تخزن ملفات الموارد البشرية وتساعد فريق HR في إنجاز مهامه بأسرع وأبسط وأدق الطرق، يحمي النظام البيانات بنظام تشفير قوي يعتمد على التقنية السحابية، بحيث يمكن الوصول إليه من أي مكان، موفراً الوقت ومقللاً من الأخطاء وخافضاً للتكاليف الإدارية بشكل كبير، بحيث يمثل مفتاح تحول الموارد البشرية من مستهلك لميزانية المنشأة إلى أكبر مصدر لتوفير النفقات و مساهم قوي في زيادة الإيرادات.

أخيراً، بقي أن نشير إلى أن الوصول إلى أرقام تقريبية لمساهمة قسم الموارد البشرية في توفير النفقات وزيادة الإيرادات بناء على التفاصيل العديدة السابقة ليس وحده كافياً، بل ينبغي أن نضع في الحسبان أيضاً بنود قيمة لا تقدر بثمن، مثل توظيف أفضل العقول والحماية من العقوبات القانونية، والحفاظ على سمعة المنشأة وتعزيز صورة العلامة التجارية.