5 طرق لإدارة الوقت المستغرق في عمليات التوظيف

تمثل إدارة الوقت المستغرق في عمليات التوظيف عاملاً حاسماً في تحسين كفاءة المؤسسات وتعزيز قدرتها على استقطاب المواهب بسرعة، إذ تؤثر مدة التوظيف على تنافسية الشركة وتجربة المرشحين، وتتطلب هذه العملية استخدام تقنيات متطورة وأساليب تنظيمية فعالة لتقليل الفجوات الزمنية بين الإعلان عن الوظائف وتعيين الموظفين المناسبين، ونستعرض في السطور التالية خمس تقنيات أساسية تساهم في تحسين إدارة وقت التوظيف وزيادة كفاءته، وهي:

• أتمتة عمليات التوظيف
• التوظيف القائم على البيانات
• التنبؤ بالاحتياجات وإعداد الخطط اللازمة للتوظيف
• تبسيط المقابلات وتسريع اختيار المرشحين
• تقليل مراحل التوظيف

أهمية إدارة الوقت المستغرق في عملية التوظيف

تلعب إدارة مدة عملية التوظيف دوراً هاماً في تعزيز كفاءة الشركات وقدرتها على استقطاب الكفاءات بسرعة وفعالية، إذ تؤثر سرعة التوظيف على تنافسية المنشأة واستمراريتها في سوق العمل، لذا يعد تقليل الزمن اللازم لإتمام التوظيف هدفاً إستراتيجياً يسهم في: 

• تحسين تجربة المرشحين وضمان عدم فقدان الكفاءات لصالح المنافسين.
• تقليل التكاليف التشغيلية المرتبطة بعمليات البحث والتقييم والاختيار، والتكاليف المرتبطة بعمليات التوظيف المطولة مثل الإعلانات والمقابلات.
• تعزيز رضا المرشحين عن تجربة التوظيف، ما ينعكس إيجاباً على سمعة المؤسسة ويزيد من فرص استقطاب الكفاءات مستقبلاً. 
• خفض خطر فقدان الموظفين المؤهلين بسبب طول الإجراءات، ما يحافظ على استمرارية العمليات داخل المنشأة، كما يسرع تحقيق أهداف العمل عبر دمج الموظفين الجدد في الفرق بصورة أسرع.
• المساعدة في تحسين التخطيط الإستراتيجي للموارد البشرية من خلال تقليل فجوات التوظيف والحاجة إلى عمليات توظيف طارئة قد تكون مكلفة وغير دقيقة.
• تعزيز قدرة المؤسسة على التكيف مع التغيرات السريعة في السوق وضمان استمراريتها بصورة أكثر فاعلية.

تقنيات إدارة وقت عملية التوظيف

لتحقيق إدارة مثالية للوقت المستغرق في عملية التوظيف لا بدّ من تبني تقنيات فعالة لتقليل الهدر الزمني وتعزيز تجربة المرشحين وكفاءة العمليات، وتعد التقنيات التالية من بين الأدوات الأكثر كفاءة لضمان إدارة فعالة للوقت في عمليات التوظيف:

1. أتمتة عمليات التوظيف

استخدام التقنيات الحديثة، لتبسيط المهام المرتبطة بالتوظيف، بدءاً من إنشاء الإعلانات الوظيفية وصولاً إلى اختيار المرشحين المناسبين، إضافة لبرمجيات تتبع المتقدمين التي تهدف إلى إدارة طلبات التوظيف ومتابعة المرشحين عبر مراحل متعددة، ما يسهل تنظيم العملية ويوفر رؤية شاملة لتقدم كل مرشح.

وقد أصبحت أتمتة عملية التوظيف واستخدام أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) من الأدوات الأساسية التي تعزز كفاءة إدارة وقت التوظيف في الشركات، إذ تعمل هذه التقنيات على تبسيط العمليات وتسريع الإجراءات وتقليل الجهد اليدوي وإدارة فرز المتقدمين والتواصل معهم وزيادة كفاءة فرق التوظيف وجودة اختيار المرشحين المناسبين. ويتم ذلك عبر:

إنشاء أوصاف وظيفية تلقائية ومحسنة

تساعد الأنظمة المؤتمتة على إنشاء أوصاف وظيفية دقيقة وجذابة تلقائياً، بناءً على البيانات المتوفرة حول متطلبات السوق والكلمات المفتاحية الأكثر فعالية لجذب المرشحين.

توزيع الإعلانات الوظيفية على المنصات المناسبة

يمكن لأنظمة التوظيف المؤتمتة نشر الوظائف تلقائياً على المنصات الاجتماعية ومواقع التوظيف، دون الحاجة إلى إدخال البيانات يدوياً لكل منصة على حدة، كما تقوم بتحليل أداء الإعلانات وتوجيه الإنفاق الإعلاني نحو القنوات التي تحقق أعلى تفاعل.

تحسين إستراتيجيات الجذب من خلال التحليلات التنبؤية

تستخدم الأنظمة المؤتمتة تحليلات البيانات لتحديد أفضل الأوقات لنشر الوظائف، والمنصات الأكثر فاعلية، والرسائل التي تحقق أعلى معدل استجابة من المرشحين، ويساعد ذلك في الوصول إلى المرشحين المناسبين بسرعة ويقلل من فترة انتظار الطلبات ويزيد من احتمالية التوظيف الناجح.

جمع وتنظيم بيانات المرشحين

تقوم هذه الأنظمة بجمع بيانات المرشحين، مثل السير الذاتية وخطابات التقديم والشهادات عند تقديم الطلبات، ويتم تخزين هذه البيانات في قاعدة مركزية يمكن لمسؤولي التوظيف الوصول إليها بسهولة، ما يلغي الحاجة إلى التعامل مع ملفات ورقية أو بيانات متفرقة. كما تتيح الأنظمة طرح أسئلة مخصصة على المتقدمين لتضييق نطاق البحث عن المرشحين المناسبين منذ البداية.

تحليل وفحص السير الذاتية

تعتمد أنظمة تتبع المتقدمين على خوارزميات متقدمة لفحص السير الذاتية وتحليلها باستخدام تقنيات معالجة اللغة الطبيعية، فيتم البحث عن الكلمات المفتاحية والمهارات المطلوبة ومقارنتها بمتطلبات الوظيفة، ما يساعد في تقييم مدى تطابق كل سيرة ذاتية مع الوصف الوظيفي، ويقلل من الوقت اللازم للمراجعة اليدوية، ويساهم في تركيز الجهود على المرشحين الأكثر ملاءمة.

تصفية وتصنيف المرشحين

بعد التحليل الأولي، تقوم الأنظمة بتصفية المرشحين وترتيبهم بناءً على مدى تطابقهم مع احتياجات الوظيفة، فيتم إنشاء قوائم مرتبة تسهل على مسؤولي التوظيف تحديد أفضل المرشحين بسرعة، ما يوفر الوقت الذي قد يُهدر في مراجعة طلبات غير مناسبة.

إدارة التواصل مع المرشحين

تتيح الأتمتة إرسال إشعارات تلقائية للمرشحين حول حالة طلباتهم، بالإضافة إلى ترتيب مواعيد المقابلات بناءً على توفر الطرفين، وهو ما يقلل من الحاجة إلى التواصل اليدوي المتكرر ويضمن سلاسة العملية ويعزز تجربة المرشح ويسرع من مراحل التوظيف.

تتبع تقدم المرشحين والتحكم في العملية

توفر أتمتة عمليات التوظيف وأنظمة تتبع المتقدمين نظرة شاملة على تقدم كل مرشح عبر مراحل التوظيف، ما يسمح بمتابعة دقيقة وفورية. كما تدعم إضافة تعليقات وملاحظات بين المسؤولين لتقييم المرشحين بدقة لاتخاذ القرارات دون الاعتماد على ملفات متفرقة أو اجتماعات مطولة.

تحليل البيانات وإعداد التقارير

تقدم هذه الأنظمة تقارير تفصيلية حول عمليات التوظيف، مثل عدد المتقدمين ومدى تناسب مهاراتهم مع الوظائف، ويساعد تحليل البيانات في تحديد نقاط الضعف في العملية وتحسين إستراتيجيات التوظيف المستقبلية وتقليل الوقت المستغرق في العمليات اللاحقة.

كيف يساعدك نظام جسر على إدارة الوقت المستغرق في عمليات التوظيف؟

يقدم نظام جسر لإدارة الموارد البشرية ميزة (Jisr ATS) لتتبع المتقدمين للعمل، وهي أداة فعالة لتبسيط وأتمتة عملية التوظيف، ما يساعد الشركات على إدارة استقطاب الكفاءات بكفاءة وسرعة وتحسين تجربة التوظيف وتقليل الجهد المبذول في البحث عن أفضل المواهب، ويتم ذلك بتوفير العديد من الميزات والخصائص، مثل:

إضافة وظيفة جديدة

يتيح نظام جسر إنشاء إعلانات وظيفية دقيقة من خلال إدخال تفاصيل الوظيفة، مثل المسمى الوظيفي والوصف والمهارات المطلوبة، ويمكن للمستخدمين أيضاً إضافة نبذة تعريفية عن الشركة وإرفاق مستندات ذات صلة.

تعيين مسؤول التوظيف

يتيح النظام تخصيص مسؤوليات التوظيف، فيمكن تعيين مسؤول التوظيف ومدير التوظيف لكل وظيفة، ما يضمن تنظيم الأدوار والحد من التعديلات غير المصرح بها.

إعداد مراحل التوظيف

يوفر جسر مراحل توظيف افتراضية (تقديم، قبول، ورفض)، مع إمكانية إضافة مراحل إضافية مثل المقابلات أو الاختبارات العملية، ما يمنح فرق التوظيف مرونة أكبر في تقييم المرشحين.

استمارة التقديم والرفض التلقائي

يتيح النظام تخصيص استمارات التقديم وإضافة أسئلة فحص لتصفية الطلبات تلقائياً، ويعمل ذلك على تسهيل عملية الفرز ويسرع اختيار الكفاءات المؤهلة، عبر ميزة الرفض التلقائي التي تستبعد المتقدمين غير المؤهلين فوراً.

إدارة الوظائف والمرشحين

يمنح النظام فرق التوظيف أدوات متقدمة مثل البحث والتصفية وفرز الطلبات بناءً على البيانات الشخصية أو مواقع المتقدمين، مع إمكانية نقل المرشحين بين المراحل أو إعادة تعيينهم لوظائف أخرى.

التواصل مع المرشحين وتقييمهم

يمكن لفرق التوظيف التواصل الفعّال مع المرشحين من خلال إرسال البريد الإلكتروني وجدولة المقابلات عبر Google Meet، بالإضافة إلى استخدام بطاقات التقييم التي تساعد في اتخاذ قرارات التوظيف بناءً على معايير محددة مسبقًا.

2. التوظيف القائم على البيانات

يُعد التوظيف القائم على البيانات نهجاً متطوراً يعتمد على تحليل البيانات الداخلية والخارجية لتحديد المرشحين المناسبين مسبقاً والتواصل معهم بفعالية، ما يُسهم في تسريع عملية التوظيف وتقليل تكلفتها وتحسين جودة التعيينات.

مفهوم التوظيف القائم على البيانات

التوظيف القائم على البيانات هو استخدام المعلومات المجمعة من مصادر متعددة، مثل قواعد البيانات الداخلية ومنصات التوظيف الرقمية وتحليلات الأداء، لاختيار المرشحين الأكثر ملاءمة، وغالباً ما يتم الاستعانة بالبرمجيات والذكاء الاصطناعي لتصفية البيانات، ما يقلل الحاجة إلى العمليات اليدوية ويزيد من دقة القرارات.

كيف يُسرِّع التوظيف القائم على البيانات العملية التوظيفية؟

بدلاً من الاعتماد على الإعلانات وانتظار تلقي الطلبات، يمكن للشركات البحث استباقياً عن المرشحين عبر منصات التوظيف الرقمية وقواعد بياناتها الخاصة، ويذلك يمكن توفير الوقت المستغرق في البحث والإعلان وتصفية الطلبات، وتمكين مسؤولي التوظيف من الوصول مباشرة إلى الملفات المناسبة وفقاً للمهارات المطلوبة.

دور قواعد البيانات في إدارة وقت التوظيف

تحتفظ الشركات بأرشيف من السير الذاتية للمرشحين الذين تقدموا سابقاً، ومن خلال تحليل هذه البيانات، يمكن إعادة التواصل مع المرشحين المؤهلين بدلاً من بدء البحث من الصفر، كما توفر منصات التوظيف ووكالات التوظيف الخارجية إمكانية البحث السريع عن المرشحين المناسبين بناءً على معايير محددة مثل المهارات والخبرة، ما يختصر وقت البحث ويُسهل الوصول إلى المواهب المطلوبة.

كما يمكن الاستعانة بتقنيات الذكاء الاصطناعي التي توفر توصيات دقيقة للمرشحين بناءً على تحليل البيانات السابقة، وتتيح تصفية الطلبات بصورة أكثر دقة تقلل الحاجة إلى التدخل البشري في المراحل الأولى.

3. التنبؤ بالاحتياجات وإعداد الخطط اللازمة للتوظيف

يعتمد التنبؤ باحتياجات التوظيف على تحليل مجموعة من البيانات الداخلية ومراقبة اتجاهات السوق الخارجية لتقدير عدد الموظفين الجدد المطلوبين في المستقبل، ومن أبرز العوامل المستخدمة في هذا التنبؤ:

تحليل بيانات الدوران الوظيفي

دراسة معدل الاستقالات والتقاعد والتنقلات الداخلية داخل المنشأة، مما يمكّن الإدارة من توقع عدد الموظفين الذين قد يحتاجون إلى الاستبدال خلال فترة زمنية محددة.

تقييم النمو والتوسع التنظيمي

عندما تخطط الشركة للتوسع أو لإطلاق منتجات وخدمات جديدة، يتطلب ذلك تقدير عدد الموظفين الإضافيين اللازمين لدعم العمليات الجديدة وتحقيق النمو المستدام.

تحليل اتجاهات السوق والقطاع

يستند التنبؤ إلى تقارير الصناعة وتوقعات سوق العمل لتحديد الاحتياجات المستقبلية من المهارات والكفاءات ما يضمن توافق القوى العاملة مع التطورات الخارجية.

استخدام أدوات التحليل المتقدمة

معالجة البيانات الضخمة المتراكمة والمجمعة لتحديد أنماط التوظيف المحتملة وتقديم توصيات دقيقة بشأن الوظائف التي قد تحتاج إلى شغلها في المستقبل.

وبعد التنبؤ باحتياجات التوظيف، يجب على المنشآت إعداد خطط توظيف متكاملة ومستقبلية تضمن سرعة وكفاءة عملية التعيين عند الحاجة، تُعد هذه الخطط ضرورية لضمان استجابة سريعة ودقيقة تساعد على إدارة وقت عمليات التوظيف، ومن أهم خطوات إعداد الخطة الاستباقية للتوظيف:

إنشاء قاعدة بيانات بالمرشحين المحتملين

يُعد الاحتفاظ بسجلات محدثة للمرشحين المؤهلين مسبقاً من أكثر الطرق فعالية لتقليل الوقت المستغرق في البحث عن الكفاءات المناسبة عند ظهور الشواغر الوظيفية.

تحسين إستراتيجية العلامة التجارية للتوظيف

يساعد بناء صورة قوية للمنشأة أو العلامة التجارية على جذب أفضل المواهب، إذ تعتمد المؤسسات الناجحة على إستراتيجيات تسويق مخصصة لإبراز مزايا بيئة العمل الخاصة بها، مثل توفير فرص التطور المهني وبيئة العمل الإيجابية والثقافة التنظيمية داعمة، كما يمكن توظيف منصات التواصل الاجتماعي لعرض تجارب الموظفين الإيجابية وبناء سمعة قوية للمنشأة بوصفها وجهة عمل مفضلة.

إعداد برامج الإحالة الداخلية

يمكن الاعتماد على التوظيف الداخلي لتقليل زمن التوظيف، مثل:

• الترقية: يتم ترقية الموظفين الحاليين إلى مناصب أعلى استناداً إلى أدائهم وخبراتهم، ما يعزز الروح المعنوية للموظفين ويدفعهم للعمل بجدية لتحقيق أهدافهم الوظيفية.
• النقل الوظيفي: يتم ملء الوظائف الشاغرة عن طريق نقل الموظفين من أقسام أو مواقع أخرى داخل المنظمة بهدف توزيع القوى العاملة بصورة تحقق الكفاءة وتحقق السرعة في ملء الوظائف الشاغرة.
• الإحلال الوظيفي: تعتمد المنشأة على قوائم معدة مسبقاً تضم موظفين مؤهلين يملكون المتطلبات اللازمة للعمل وتجهيزهم لشغل وظائف مستقبلية، ما يتيح ملء الشواغر بسرعة وكفاءة.
• إعادة التوظيف: إعادة تعيين موظفين سابقين سبق لهم وأن غادروا العمل لأسباب معينة ولكنهم يمتلكون خبرات متميزة تحتاج إليها المنشأة لملء المناصب الشاغرة.

الاعتماد على قنوات توظيف متنوعة

تسهم القنوات المتعددة في توسيع قاعدة المواهب المستهدفة وزيادة فرص استقطاب الكفاءات بسرعة، ومن أبرز مصادر التوظيف الخارجية:

• الإعلانات الوظيفية سواء عبر موقع الشركة أو منصات التوظيف.
• وكالات التوظيف التي تُساعد في ترشيح المرشحين المؤهلين بسرعة.
• التعاون مع الجامعات لتمكين الشركات من الوصول إلى المواهب الشابة والطموحة.
• المعارض الوظيفية التي توفر فرصة مباشرة للتواصل مع الباحثين عن عمل.
• البحث عبر وسائل التواصل الاجتماعي والمهني عن محترفين مؤهلين.
• التوصيات الشخصية التي تشجع الموظفين الحاليين على ترشيح معارف مؤهلين لشغل الوظائف.

التنسيق مع الأقسام

يُعد التعاون مع مديري الأقسام أمراً ضرورياً لفهم المتطلبات الفعلية لكل وظيفة وضمان دقة التنبؤات، ويُساعد هذا التنسيق في تطوير توصيفات وظيفية دقيقة تسهل جذب المرشحين الأكثر ملاءمة، ويُفضل أن يكون هناك نظام متابعة دوري بين قسم الموارد البشرية والإدارات المختلفة لضمان مواءمة احتياجات التوظيف مع الأهداف التنظيمية.

إعداد خطة توظيف مفصلة

تشمل هذه الخطة:

• تحسين أوصاف الوظائف: صياغة أوصاف وظيفية واضحة ودقيقة بلغة شاملة تسهم في جذب المتقدمين المناسبين وتقلل عدد الطلبات غير المؤهلة.
• تحديد القنوات الفعالة للتوظيف: لضمان سرعة وكفاءة عملية التعيين.
• وضع جدول زمني للتوظيف: توضيح المواعيد النهائية لكل مرحلة من عملية التوظيف، وتحفيز القائمين على الالتزام بها.

4. تبسيط المقابلات وتسريع اختيار المرشحين

يمكن إدارة وقت التوظيف وتقليل الزمن اللازم لإتمام عمليات التوظيف دون المساس بجودة الاختيار من خلال استخدام أنواع مختلفة من مقابلات العمل وتبسيط الإجراءات الخاصة بها لتسريع اختيار المرشحين النهائيين وتحسين كفاءة العملية التوظيفية.

وتبدأ العملية أولاً بتحديد التحديات التي تواجه المنشأة في مقابلات العمل والتي تؤخر عمليات التوظيف، مثل:

• التدفق الكبير للمرشحين: استقبال مئات أو آلاف الطلبات يجعل من الصعب إتمام عمليات المقابلة وفق الإجراءات التقليدية.
• عملية التقييم المطولة: تشمل عدة جولات من المقابلات واختبارات المهارات، ما يؤدي إلى تأخير اتخاذ القرار.
• التنسيق الإداري المعقد: تنسيق المواعيد بين مسؤولي التوظيف والمديرين والمرشحين الذي يستغرق وقتاً طويلاً.
• انسحاب المرشحين بسبب طول العملية: كلما طالت مدة التوظيف، زادت احتمالية انسحاب المرشحين المؤهلين لصالح عروض أسرع من المنافسين.

ولتحقيق ذلك يمكن اللجوء إلى عدة أساليب منها:

الاختبارات الإلكترونية

تُعد المقابلات الشخصية المؤتمتة من أكثر الأدوات فعالية في تقليل وقت الفرز الأولي، إذ تسمح بتقييم المتقدمين بناءً على معايير موضوعية دون الحاجة إلى مراجعة يدوية مكثفة، ويمكن أن تشمل هذه الاختبارات تقييمات تقنية ولغوية وتحليلية أو حتى تقييمات سلوكية، ما يسهل عملية التوظيف ويضمن اختيار المرشحين المناسبين.

كما تقدم الاختبارات الالكترونية للمهارات ميزات عدة مثل تقديم النتائج الفورية وإمكانية إجرائها عبر الإنترنت ما يسمح للمرشحين بإتمامها في أي وقت ومن أي مكان، إضافة لدقة التقييم وسهولة اتخاذ قرارات موضوعية بعيداً عن التحيز البشري، كما تتيح تقليل عدد المرشحين غير المؤهلين بناءً على أدائهم الفعلي ما يوفر الوقت والجهد على فرق التوظيف.

على سبيل المثال إذا كانت الشركة تبحث عن مهندس برمجيات، يمكن تصميم اختبار برمجي يقيس قدرة المرشح على كتابة الأكواد وحل المشكلات التقنية، ثم يتم إرسالها إلى المرشحين ليقوموا بإكمالها عبر الإنترنت، وبمجرد الانتهاء، يتم تحليل النتائج تلقائياً وتقديم توصيات لمسؤولي التوظيف حول مدى ملاءمة كل مرشح ما يقلل الحاجة إلى مراجعة السير الذاتية يدوياً وإجراء مقابلات غير ضرورية.

تبسيط عملية المقابلات

بعد الفرز الأولي، يمكن تسريع اختيار المرشحين من خلال تبني أساليب حديثة في المقابلات، مثل:

• استخدام مقابلات الفيديو: تتيح إجراء المقابلات عن بُعد، ما يسهل عملية التنسيق ويوفر الوقت اللازم لحضور الاجتماعات التقليدية، ويقدم مرونة في الجدولة مع إمكانية تسجيل المقابلة لمراجعها لاحقاً.
• تقسيم المقابلات إلى مراحل قصيرة: يمكن البدء بمقابلات تمهيدية مدتها 15 إلى 20 دقيقة، يليها تقييم أعمق للمرشحين المناسبين.
• توحيد الأسئلة: تمكّن المقابلات الشخصية الممنهجة من إعداد أسئلة موحدة لجميع المتقدمين، ما يقلل من زمن التقييم ويتيح المقارنة بينهم بسهولة وفق الإجابات التي قدمها كل منهم.
• دمج المقابلات مع أكثر من جهة: بدلاً من إجراء عدة مقابلات منفصلة أو الاعتماد على مدير الموارد البشرية فقط، يمكن دعوة أعضاء من الفريق الذي سيتعاون مع المرشح المحتمل للمشاركة في التقييم، ما يضمن أن المرشح يتماشى مع احتياجات الفريق وثقافته، ويقلل من الوقت اللازم لإجراء المزيد من المقابلات بعد ذلك.

5. تقليل مراحل التوظيف

إن طول مدة عملية التوظيف يؤثر سلباً على الإنتاجية ويؤدي إلى فقدان المرشحين المميزين لصالح الشركات المنافسة، لذا يصبح تقليل وقت التوظيف عبر تقليص المراحل المعتمدة فيه أمراً ضرورياً لتحقيق الكفاءة، ومن الطرق الفعالة لذلك:

تحديد الاحتياجات الوظيفية بدقة

يتطلب تحديد الاحتياجات الوظيفية تعاوناً بين مديري التوظيف والفرق المعنية لتحديد المهارات والخبرات والمسؤوليات المطلوبة بدقة، ما يساعد على صياغة وصف وظيفي واضح يجذب المرشحين المؤهلين فقط ويقلل من عدد الطلبات غير المناسبة.

ويساهم تحليل الاحتياجات الوظيفية وتحديدها في تقليل مراحل التوظيف عبر صياغة معايير دقيقة للمرشحين المحتملين، ما يقلل من الوقت اللازم للفرز الأولي، فعندما يكون الوصف الوظيفي واضحاً، يتمكن المتقدمون من تقييم مدى تطابقهم مع المتطلبات بسهولة، ما يحسن جودة الطلبات المقدمة ويزيد من كفاءة التوظيف.

دمج المراحل عند الحاجة

إحدى الطرق الفعالة لتقليل وقت التوظيف هي دمج بعض المراحل التي يمكن تنفيذها معاً، مثل إجراء اختبارات المهارات خلال مقابلة العمل الأولى بدلاً من جعلها خطوة منفصلة، ويساعد ذلك في تقييم المرشح عملياً أثناء النقاش، ما يقلل من الوقت اللازم لتنظيم اختبارات منفصلة. كما يمكن دمج الاستبيانات الشخصية أو الثقافية مع استمارة التقديم، ما يسهم في تقليل المدة الزمنية المخصصة لتقييم المرشحين لاحقاً.

التخلص من المراحل غير الضرورية

تتضمن بعض عمليات التوظيف مراحل غير ضرورية دون أن تضيف قيمة فعلية، لذا من المهم مراجعة كل مرحلة لتحديد مدى ضرورتها، على سبيل المثال، إذا لم تكن الاختبارات النفسية أو الثقافية ضرورية للدور المطلوب، فيمكن حذفها من العملية، كما يمكن تجنب التكرار عبر إعادة هيكلة بعض المراحل التي تتداخل في مهامها، ما يسهم في تسريع العملية دون التأثير على جودة التوظيف.

تحسين تجربة المرشح لتقليل التسرب

قد يفقد المرشحون اهتمامهم إذا استغرقت عملية التوظيف وقتاً طويلاً، لذا من الضروري تحسين تجربتهم عبر:

• إنشاء قنوات اتصال مباشرة وسريعة بين فريق التوظيف والمرشحين.
• تقديم ردود سريعة حول حالة التوظيف.
• توضيح مراحل التوظيف منذ البداية لضمان وضوح التوقعات.
• تقليل الفجوات الزمنية بين المراحل المختلفة للحد من فقدان المرشحين المميزين.
• تقديم تغذية راجعة واضحة بعد كل مرحلة لتعزيز تجربة المرشح وتحسين سمعة الشركة.

إتاحة العروض الوظيفية بصورة أسرع

بعد اتخاذ قرار التوظيف، يجب إرسال العروض الوظيفية بسرعة، إذ تؤدي التأخيرات إلى فقدان المرشحين لصالح شركات أخرى، ويمكن تسريع هذه المرحلة باستخدام نماذج عقود جاهزة وتوقيعات إلكترونية، ما يقلل من الوقت المستغرق بين اتخاذ القرار وبدء العمل.

وضع خطة زمنية واضحة

يساعد تحديد خطة زمنية واضحة لفريق التوظيف في الحفاظ على الانضباط وضمان عدم تأخير أي مرحلة، كما يمكن أيضاً تحديد فترة زمنية محددة للمرشحين للرد على العروض الوظيفية لمنع تأخير القرارات نتيجة بطء الاستجابة، وينبغي أن تكون الخطة الزمنية مرنة لاستيعاب أي ظروف غير متوقعة، لكنها يجب أن تظل صارمة بما يكفي لضمان سير العملية بسلاسة.

تشكيل لجنة توظيف صغيرة

بدلاً من إشراك عدد كبير من الأشخاص في عملية اتخاذ القرار، يمكن تشكيل لجنة صغيرة تضم الأفراد الأساسيين القادرين على تقييم المرشحين بكفاءة، إذ يساعد ذلك في تقليل الوقت المستغرق في المناقشات والموافقات ويسرّع من اتخاذ القرار النهائي.

ختاماً، لا بدّ من الإشارة إلى ضرورة وضع آلية مستمرة لتقييم فعالية عملية التوظيف فيمكن مراجعة الأداء بعد كل عملية تعيين لتحديد نقاط الضعف والقوة، ما يتيح إدخال التحسينات اللازمة لتقليل الوقت المستغرق مستقبلاً، كما يساهم هذا التقييم في تطوير سياسات توظيف أكثر كفاءة تعزز من سرعة وجودة عملية التوظيف.