تجنّب التوظيف الخاطئ: كيف تدمج فحص المرشحين في خطة التوظيف؟

في خضمّ التحولات المتسارعة التي تشهدها سوق العمل السعودية، ومع تزايد التنافسية على الكفاءات، لم تعد خطة التوظيف مجرّد سلسلة من الخطوات التقليدية تبدأ بإعلان وظيفي وتنتهي بتوقيع عقد، بل أصبحت عملية معقدة ومركّبة تتطلب وعياً عميقاً بطبيعة السوق وسلوكيات الباحثين عن عمل، فضلاً عن تطوّر أدوات الفحص والتقييم.

وإذا تأملت معي في هذه العملية، سنجد أن «فحص التوظيف» ليس مجرد مرحلة وسطى بين الإعلان الوظيفي والمقابلة، بل هو قلب خطة التوظيف النابض ومقياس دقيق لجودة ما بعدها؛ فهي المرحلة التي تُبنى عليها قرارات مصيرية، مثل: ما المرشح الأفضل لهذا المنصب؟ ومَن سيمثل ثقافة الشركة فعلاً؟

وبملاحظة تغيرات السوق الحالية، سيتبين لنا اعتماد الشركات الرائدة على البيانات لاتخاذ القرارات التوظيفية، وبات من غير المقبول أن تعتمد على انطباعاتك العابرة حول المرشحين أو تسألهم بعض الأسئلة التقليدية للمفاضلة فيما بينهم. وهنا من المفيد أن نقف ونسأل:

• كيف نُفكك المهارات من خلف السِير الذاتية؟
• وهل يمكن للتقنية أن تكشف لنا ما تعجز الكلمات عن قوله؟
• وما هي أفضل الأدوات لتقييم مهارات المرشحين وإجراء فحص ما قبل التوظيف باحترافية؟

إجابات هذه الأسئلة وأكثر ستجدها معي في الفقرات التالية، مع التركيز على أفضل الممارسات والنصائح القابلة للتطبيق فوراً في شركتك. 

ولكن قبل الخوض في هذه التفاصيل، دعنا نجب أولاً عن السؤال التالي..

ما المقصود تحديداً بفحص التوظيف؟

يمكننا النظر إلى فحص التوظيف على أنه عملية مُنظمة تهدف إلى تحليل مدى توافق المتقدمين مع متطلبات وظيفتك المطروحة، وذلك من خلال أدوات تقييم متنوّعة تساعدك على اتخاذ قرار توظيفي يستند إلى أدلة سلوكية ومؤشرات موضوعية.

وعادةً ما تُمارَس هذه العملية عبر أدوات وأساليب متدرجة، تبدأ من مراجعة السير الذاتية.. مروراً بالمقابلات الأولية.. وانتهاءً باختبارات المهارات وتحليل البيانات الشخصية والمهنية.

الفحص الدقيق للمرشحين: سر نجاح أي خطة توظيف

ومن ثم، يمكننا الاتفاق على أن فحص المرشحين عند وضع خطة التوظيف لم يعد يتمحور حول طرح الأسئلة الاعتيادية أو التحقق من الشهادات الأكاديمية، لأن عملية الفحص في وقتنا هذا باتت أشبه بدراسة استقصائية هدفها بناء تصور دقيق عن كل مرشح محتمل. 

خاصةً حين ننظر إلى واقع السوق ونعلم أن 78٪ من المتقدمين قد يُدرجون معلومات مضللة أو مبالغ فيها في سيرهم الذاتية. ولكن لا تقتصر فوائد الفحص الجيد على التحقق من مهارات المرشحين الحالية فقط، لأنه قد يفتح لك نافذة استباقية لرؤية إمكاناتهم المستقبلية ومدى تناغمها مع أهدافك المؤسسية، وذلك بناءً على المعلومات التي ستكتشفها مع كل مرحلة من مراحل الفحص.  

مراحل فحص التوظيف

المراجعة الأولية

تبدأ المراجعة الأولية عادةً من لحظة استلام طلبات التقديم، إذ يُجري مسؤول التوظيف أو نظام تتبع المتقدمين ATS مراجعة دقيقة للملفات المستلمة. وتكمن المهمة هنا في رصد مؤشرات التوافق مع الوصف الوظيفي مثل المهارات الفنية وسنوات الخبرة. 

في هذه المرحلة، يتوجب عليك ألا تكتفي بتطابق الكلمات المفتاحية، بل أن تبحث فيما وراء السيرة الذاتية، واسأل نفسك: هل لدى المرشح سياق عملي داعم؟ وهل تُشير خبراته إلى نضج مهني يتناسب مع احتياجات الشركة؟

المقابلات التمهيدية

هي مقابلات قصيرة تُجرى عبر الهاتف أو بالفيديو، وذلك بهدف إجراء تقييم أولي لمهارات المترشحين، خصوصاً فيما يتعلق بمهارات التواصل والقدرة على التفاعل اللحظي والوضوح الذهني. كما تتبع بعض الشركات هذا الأسلوب في فحص ما قبل التوظيف للكشف عن مدى تماسك السيرة الذاتية مع واقع المرشح.

الاختبارات التقنية والسلوكية

تكشف الأرقام أن 56.9٪ من مسؤولي التوظيف لا يستطيعون التأكد من دقة المهارات المذكورة في السير الذاتية للمتقدمين؛ مما يؤكد أن الاعتماد على الانطباعات الأولية أو الخبرة الشخصية فقط لم يعد كافياً، خاصةً في سوق عمل ديناميكي مثل السوق السعودي الذي يشهد تحولات رقمية وتشغيلية سريعة.

لذلك، قد تلجأ الشركات هنا إلى إجراء اختبارات تقنية وسلوكية للمرشحين، سواءً أكان ذلك عبر اختبارات فعلية أو مواقف افتراضية تُحاكي تحديات العمل Situational Judgment Tests. وقد تشمل هذه المرحلة أيضاً إجراء تقييمات للسمات الشخصية والتحقق من صحة المعلومات التي أرفقها المتقدمون عن طريق الرجوع إلى المراجع المهنية وتحليل أنماطهم السلوكية السابقة التي قد تُعطي مؤشرات مهمة حول استقرار المرشح ومدى ملاءمته الثقافية لفريقك.

بناء الملف السلوكي للمرشح

بدمج نتائج الفحص المختلفة التي حصلت عليها في المراحل السابقة، يمكنك هنا رسم صورة -شبه شاملة- عن كل مرشح محتمل، بما تتضمنه من تفاصيل عن مهاراته وأسلوبه وقدرته على التكيف داخل بيئة العمل في شركتك. 

لُب السالفة:

يُمثّل فحص التوظيف جدار الحماية الأول الذي يحفظ منشأتك من قرارات التعيين المرتجلة، كما يرفع من جودة عمليات التوظيف في شركتك، وبذلك ستتمكن من اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة، مما يُعزز وصولك إلى الأهداف المؤسسية ويُقلل معدل الدوران الوظيفي.  

والآن بعد أن اتضح لك مفهوم فحص المرشحين ودوره في خطة التوظيف، دعنا ننتقل إلى أحد أهم الأسئلة العملية التي يواجهها مسؤولي التوظيف يومياً..

كيف تُصمم عملية فحص لا تستنزف وقتك ولكن تضمن دقة قراراتك؟

لنكن صرحاء معاً، ففي هذا الوقت الذي نشهد فيه تحولات عدة وتتنافس فيه الشركات على استقطاب الكفاءات الحقيقية، لم يعد لديك ترف إضاعة الوقت في مقابلات مرهقة أو فرز تقليدي لا يُظهر ما خلف العبارات المنمّقة في السير الذاتية. وبناءً عليه، فإنك تحتاج إلى فحص توظيف مَرِن ودقيق يُمَكنك من اختيار أفضل المتقدمين فعلاً.. ولكن كيف؟   

فيما يلي بعض النصائح العملية التي تساعدك على تحقيق ذلك:

1. ابدأ بتحديد معايير التوظيف،  لا المهارات فقط

من أكثر الأخطاء شيوعاً في خطة التوظيف أن تبدأ بفرز السير الذاتية مباشرةً قبل أن تتضح لديك ملامح النجاح الوظيفي في الدور الذي تستهدفه؛ مما قد يؤثر على انتقاء المتقدمين المناسبين لبيئة العمل. لذلك، اجعل الخطوة الأولى دائماً هي تحديد معايير النجاح الدقيقة للمنصب الوظيفي الشاغر. 

اجتمع مع قائد الفريق أو أحد الموظفين القُدامى واسأله مباشرةً عن:

• المهام الجوهرية للوظيفة: حَدد هنا العمليات المطلوبة من الموظف بكل دقة. 
• السلوكيات التي تُعبّر عن أداء فعّال في هذا الدور: ركزّ على أهم الصفات التي يجب أن يمتلكها المرشح؛ هل تبحث عن موظف يتقن مهارات التفاوض أم يبرع في التعامل مع الضغوطات أو إلقاء المحاضرات؟ 
• المهارات المطلوبة: حدد هنا المهارات الأساسية التي يتعين على المتقدم الإلمام بها. سيفيدك أيضاً تحديد مجموعة من المهارات الإضافية التي تمنح المرشح أولوية، مثل قدرته على الكتابة الإبداعية أو التعامل مع إحدى المنصات الرقمية.. إلخ.  

مثال عملي 

بعد إجابتك عن هذه الأسئلة، حول المعلومات التي حصلت عليها إلى مصفوفة تقييم مكوّنة من عناصر قابلة للقياس. ولتوضيح ذلك، دعنا نفترض هنا أنك ترغب في تعيين موظف موارد بشرية، يمكن عندئذٍ إنشاء قائمة بالمتطلبات التالية: 

المهارات الأساسية:

• خبرة 3 سنوات فأكثر في إدارة الموارد البشرية. 
• إتقان برامج إدارة الموارد البشرية (مثل نظام جسر). 
• معرفة جيدة بأنظمة العمل واللوائح المحلية (مثل نظام العمل السعودي). 
• إعداد العقود والخطابات الرسمية.

المهارات الإضافية:

• شهادة مهنية. 
• خلفية في التدريب والتطوير. 
• خبرة في دعم مبادرات التحول الرقمي للموارد البشرية.
• مهارات متقدمة في إعداد العروض التقديمية. 

السلوكيات المطلوبة:

• سرعة استجابة وتنفيذ. 
• تعاون عالي مع الفريق الإبداعي.
• الصبر العالي.
• الإصغاء الفعّال.
• الاستباقية في حل المشكلات. 

2. غربل الملفات بذكاء 

ينبغي أن تُدار عملية فحص المرشحين بأسلوب يُحافظ على وقتك ويُعزز دقة قراراتك؛ فمع تزايد أعداد المتقدمين وسرعة حركة التوظيف، لم يَعُد منطقياً أن تبدأ مراجعتك بمئات السير الذاتية يدوياً على أمل أن تجد بينها مرشحاً مثالياً.

والأنسب من ذلك أن تُدار خطة التوظيف بفحصٍ إستراتيجي يبدأ بتحديد المعايير المطلوبة بوضوح -كما بينت في الخطوة الأولى بالأعلى- ثم يتم الاستناد بعد ذلك إلى نموذج تقييم موحّد يقارن كل سيرة ذاتية مستلمة بناءً على مؤشرات موضوعية، مثل الخبرة والمهارات والتوافق الثقافي.

وفي هذه الخطوة، يُمكنك الاعتماد على أنظمة تتبع المتقدمين ATS، التي تسمح لك بتتبع طلبات المترشحين، كما توفّر تحكماً كاملاً في جميع مراحل التوظيف الأساسية. وبذلك، ستُقلل من التحيّز وتُسرّع التصفية الأولية، لا سيّما عند البحث عن كلمات مفتاحية تتعلق بالمسمى الوظيفي أو مجالات التخصص.

باستطاعتك الاستفادة أيضاً من تقنيات الذكاء الاصطناعي -مثل النماذج اللغوية التوليدية- لتحليل خطابات التغطية وتقديم ملخصات فورية عن مدى ملاءمة المتقدمين، فضلاً عن الكشف عن الأنماط السلوكية في طريقة التعبير والاهتمام بالتفاصيل.

نظام تتبع المتقدمين من جسر: حل محلي به كل المزايا العالمية وأكثر 

إذا فكرت معي في وضع فحوصات التوظيف الحالية، ستجد أن عدداً لا بأس به من الشركات السعودية يُواجه تحديات متشعبة عند استقبال الكثير من السير الذاتية أو في حالة التوسع ورغبتها في توظيف العديد من الموظفين الجدد دفعة واحدة. وهنا لا يصبح السؤال: «هل نملك الوقت لفرز ملفات المرشحين يدوياً أو بالاستعانة بالأدوات التقليدية؟»، بل: «هل يمكننا تحمّل تكلفة تجاهل أدوات الفرز الذكية؟». 

يحل نظام تتبع المتقدمين من جسر هذه المعضلة، ليُمَكنك من فرز الملفات بسرعة وتقليص الوقت اللازم للتوظيف دون التضحية بجودة المرشحين، وهو مُصمم ليعمل وفق لوائح نظام العمل السعودي 100٪. 

وبذلك، ستتمكن من إنشاء الوظائف وتحديد مسمياتها وعدد شواغرها بكل سهولة، فضلاً عن بناء نموذج التقييم الذي يتوافق فعلاً مع احتياجات منشأتك. وباستطاعتك إضافة أسئلة دقيقة لجمع معلومات مفصلّة من كل مرشح؛ مما يُسهّل عليك تصنيفهم بدقة. 

كما يُوفِّر جسر واجهة واحدة تُدير من خلالها جميع بيانات المتقدمين وجدولة مقابلاتهم وتحليل أدائهم خلال مراحل التوظيف المختلفة. وستتعرف على كل ما يحدث في خطة التوظيف وعملياتها لحظة بلحظة، مثل:  

• عدد الوظائف المفتوحة. 
• في أي مرحلة يوجد كل مرشح.
• متوسط مدة التوظيف. 

وبذلك، يمكننا الاتفاق على أن جسر حل مثالي للشركات التي ترغب في استقطاب الكفاءات مع المحافظة على طاقتها ومواردها. ولاستكشاف المزيد حول جسر، اطلب عرضاً تجريبياً مجاناً الآن ووفر وقت فريقك وحسن تجربة المرشح في آن واحد.

3. طبّق مرحلة فحص سريعة

بعد أن تُغربل الملفات وتُصنَّف السير الذاتية بعناية، لا تبدأ مرحلة المقابلات النهائية فوراً؛ فهناك خطوة إضافية قد تُحدث فرقاً كبيراً في دقة قرار التوظيف وسرعة وصولك إليه، ألا وهي الفحص الأولي المختصر عن طريق مكالمة هاتفية سريعة أو طلب فيديو قصير مسجل من المرشحين. 

يستخدم الخبراء هذه المرحلة لأغراضٍ مختلفة، مثل التركيز على مهارات المرشحين غير المكتوبة في السير الذاتية أو حتى سؤالهم مباشرةً عن بعض المعلومات التي ذُكرت في ملفاتهم المُرفقة. عموماً، من المفيد أن تمتلك مجموعة من الأسئلة الموحدة -خمس أسئلة على سبيل المثال- لجميع المرشحين. 

ومن المفضل ألا تتجاوز المكالمة أو الفيديوهات 15 دقيقة. وحاول أن تتعرف فيها على إتاحة المتقدمين لبدء العمل ومدى توافقهم المبدئي مع ثقافة شركتك. انطلق بعد ذلك في تقييم إجابات كل مترشح بنظام نقاطٍ واضح، بعيداً عن الانطباعات الشخصية. 

أما إذا استخدمت الفيديوهات المسجّلة، فستكسب هنا ميزة مضاعفة؛ إذ سيتمكن فريقك والمسؤولون المعنيون بخطة التوظيف من مشاهدة الفيديوهات لاحقاً إن تطلب الأمر، فضلاً عن مراجعة الإجابات بهدوء واتخاذ قرار جماعي مدروس. وهكذا، ستختصر الوقت وتضمن أن مَن يصل للمقابلة النهائية يستحق فعلاً الوصول إليها.

4. اختبر مهارات المتقدمين عبر سيناريوهات عملية 

إذا وصل المتقدم إلى هذه المرحلة من خطة التوظيف، يمكنك عندئذٍ أن تعرض عليه مهمة بسيطة تحاكي واقع العمل في شركتك. ولكن دعني أُقدم لك هنا نصيحتين: أولاً تجنب إرهاق المتقدمين باختبارات طويلة أو غير ضرورية (أي اطلب منهم القيام بمهمة لا تستغرق أكثر من ساعة مثلاً). 

والنصيحة الثانية أن تتجنب مفاجأة المترشحين بهذه الاختبارات بعد عملية التقديم. وبناءً عليه، يجب أن يتضمن إعلانك الوظيفي تفاصيل واضحة حول هذه الاختبارات ومدتها؛ حتى لا يتفاجأ المرشح بمراحل متعددة ليس على استعداد لها. 

مثال عملي

إذا كنت تبحث عن مسؤول تسويق محترف، اطلب من المرشحين اقتراح إستراتيجية سريعة لحملة افتراضية تتماشى مع أحد منتجاتك الحالية. ولا تُقيِّم فقط قدرة المترشح على تنفيذ المهمة، بل اهتم بتفكيره النقدي وتنظيمه ومهارات تواصله معك. 

توصية في الصميم

تجنب إجراء اختبارات الشخصية قبل الوقوف على أرضٍ صلبة بشأن المتقدمين المحتملين، لأن تقييمات الشخصية لا تُخبرك مَن هو الأفضل، بل مَن هو الأنسب لثقافة شركتك وقِيمها وتفاعلات الموظفين مع بعضهم بعضاً. لذلك، استخدمها فقط بعد المرحلة النهائية أو عندما تكون الوظيفة عالية التفاعل (كخدمة العملاء أو قيادة فِرق العمل). 

5. استعن بالبيانات الدقيقة 

إذا حللنا معاً بعض خطط التوظيف، سنجد كثيراً منها يستند إلى الحدس في اختيار المرشحين، وليس إلى البيانات الدقيقة المدعمة بإحصاءات وأرقام. والفكرة هنا أنه في لحظة اتخاذ القرار النهائي بشأن فحص التوظيف، قد تتدخل الانطباعات لتُربك المسار الذي بدأ بمنهجية واضحة. 

ولكن أنا لا أنفي هنا أهمية الانطباع المدروس المبني على الخبرة، ولكن حين يرتبط القرار بمصير فريق كامل، فإن الحياد الرقمي هو الضامن الوحيد للعدالة والكفاءة. وبناءً عليه، أدعوك إلى التفكير في الأمر بهذه الطريقة: 

صمم لكل مرشح محتمل أربعة عناصر أساسية يمكن الاستناد إليها بموضوعية، مثل: 

• نتيجة الاختبارات المعرفية أو المهارية. 
• أداء الفحص العملي (إن وُجد).
• تقييم المقابلات الشخصية على معايير سلوكية واضحة.
• درجة التوافق مع السمات المطلوبة في الفريق، بناءً على أدوات تحليل الشخصية أو الاختبارات النفسية المهنية.

لكن لاحظ معي هنا أن هذه البيانات لا تُثمر شيئاً إذا لم تُعرض في جدول مقارن واحد وبسيط؛ بحيث يسمح لك برؤية المرشحين جنباً إلى جنب ويمنح كل عنصر وزنه الحقيقي.

لُب السالفة 

فكّر في شركتك كجهاز عصبي يعمل على التوافق والتناغم، وحين تختار بناءً على الحدس وحده، فكأنك تسمح للإشارات العصبية أن تسلك طرقاً خاطئة؛ مما يُربك الاستجابة الكاملة. بخلاف الاستناد إلى البيانات الدقيقة التي تضمن أن كل إشارة تتجه في مسارها الصحيح. 

6. اتفق على فترة تجربة إن لزم الأمر 

حين تعجز أسئلتك أو اختباراتك عن كشف الصورة الكاملة، استعن إذاً بفترة التجربة؛ ففي خطة التوظيف، تبقى المقابلات والاختبارات أدوات تشخيص أولية، لكنها لا تكفي دائماً لاستكشاف الكفاءة الحقيقية، فبعض القدرات لا تظهر إلا في الاحتكاك المباشر مع العمل والتجربة الفعلية على أرض الواقع.

ولهذا، يُعَد تقديم مهمة تجريبية مدفوعة أو الاتفاق مع الموظف على فترة تجربة مبدئية واحدة من أكثر الطرق نضجاً لاختبار الجدارة في سياقها الواقعي. 

يمكن أن تتفق مع الموظف على أداء مهمة واحدة أو توظيفه لمدة شهر مثلاً، وذلك وفقاً لمتطلبات المنصب الوظيفي وصعوبته. 

وفيما يلي بعض الأمور الأساسية التي من الضروري اكتشافها خلال فترة التجربة: 

• طريقة تفكير المرشح: كيف يحلل المعطيات المشاركة معه؟ هل يبدأ بالسؤال الصحيح؟ وهل يبني الحل بطريقة منطقية أم يقفز إلى النتائج باستعجال؟
• مدى التزامه بالتفاصيل والوقت: اسأل نفسك: هل يحترم الموظف مواعيد التسليم النهائية؟ هل يراجع عمله؟ هل يُنهي المهمة دون إشراف دائم؟
• قدراته التعاونية: كيف يتواصل مع الفريق؟ وهل يطرح الأسئلة بوضوح؟ هل يتفاعل مع المحلوظات بطريقةٍ بناءة؟ 

لا تتيح لك هذه التجربة تقييم المهارات التقنية فقط، بل تمنحك فرصةً لملاحظة القيم والسلوكيات المهنية التي لا تظهر غالباً في السيرة الذاتية أو حتى في المقابلات الشخصية مع المرشحين.

توصية في الصميم

لتحقيق الاستفادة القصوى من فترة التجربة، يجب ألا تُفَرِّط في مبدأ العدالة والاحترام، أي اجعل المهام المطلوبة من الموظف واضحة المعالم ومكتوبة في الاتفاق الرسمي، مع إعطائه المقابل المادي الذي يتناسب مع طبيعة عمله وجهده. وفي المقال التالي، أرفقنا لك نصائح لا غِنى عنها لفَهم تفاصيل فترة التجربة وفق ما أقره نظام العمل السعودي. 

الخلاصة 

كل دقيقة تقضيها في تصميم عملية فحص ذكية وإنشاء خطة توظيف احترافية، تختصر لك ساعات عديدة قد تُضيعها في مقابلات غير مجدية أو توظيف مَن لا يتناغم مع تطلعات شركتك. ولا يعني الفحص الذكي التعقيد، بل جوهره الأساسي هو الوضوح والاختبار والتوثيق. 

لذا، اجعل عملية فحص التوظيف موضوعية ومستندة إلى أساس ثابت -وهذا ما يوفره لك نظام جسر- بمعنى أن جميع المتقدمين تُقارن نتائجهم بمؤشراتٍ موحدة وقابلة للقياس ويمكن الاطلاع عليها ومقارنتها بكل سهولة. وبهذه الطريقة، ستجد أن قراراتك مدعومة بأرقامٍ وثوابت يمكنك التعلم منها واستخدامها في تطوير خطة التوظيف المستقبلية. 

ولاستكمال دائرة المعرفة، قد يفيدك الاطلاع على هذه الإستراتيجات الخمس التي ستُقلل الوقت المستغرق في عمليات التوظيف.