خطوات تعيين موظف موارد بشرية يناسب متطلبات عملك 

تعد خطوة تعيين موظف موارد بشرية إحدى أهم الخطوات الحساسة والفارقة لأي منظمة تهتم بوجود إدارة احترافية للموارد البشرية داخل منظمتها، إذ يعد التخصص الوحيد الذي يركز عند التوظيف على الجوانب الإنسانية وكيفية دراسة احتياجات البشر واستثمارها في صناعة موارد بشرية متميزة تعمل على نجاح المنظمة وتحقيق الميزة التنافسية التي تجعل المنظمة حاضرة في المنطقة وفي أعلى قائمة المنافسة.

ستقرأ خلال السطور التالية:

• أهمية تعيين موظف موارد بشرية كفء
• جوانب ينبغي الاهتمام بها عند توظيف متخصص موارد بشرية
• طرق اختيار موظف الموارد البشرية

أهمية تعيين موظف موارد بشرية كفء

إن استكشاف المواهب البشرية والتعامل معها وتحفيزها وبناء علاقة مستدامة معها، بالإضافة إلى المحافظة عليها ودعمها وتوفير جميع الأدوات التي تساهم في الإبداع والابتكار؛ يعد تحديًا كبيرًا يواجه العديد من المنظمات بل العديد من المجتمعات كونه يتطلب جهدًا كبيرًا ومميزًا في بناء المنظومة الحاضنة للمبدعين والمبتكرين، ودعمهم بكافة الوسائل المادية والمعنوية لتحقيق هذا الإبداع والابتكار.

ولذلك فإن اختيار الفرد أو الأفراد الذين يتعاملون مع هذا التحدي يعد أمرًا بالغ الأهمية، ويتطلب ذلك منا فهم المواصفات والسمات الشخصية التي يتمتع بها هؤلاء الأفراد الذين سيعملون في إدارة أو منظومة بهذه الأهمية.

ولعل أحد أهم الأدوات الإدارية المهمة المتعلقة بتحديد هذه المعايير هي  مثلث الجدارات (KSA) الذي يمثل الركائز الأساسية لمفهوم أي جدارة وتمثل الثلاثة أحرف العناصر التي تشكلها الجدارة:

• المعرفة Knowledge
• المهارات Skills
• السلوكيات والتوجهات Attitude، وقد يركز بعض المهتمين بهذا الجانب على أن حرف A يمثل Abilities أي القدرات، ولكن في نموذجنا هذا سنستخدم السلوك لأهميته وارتباطه بمتطلبات ومعايير التميز لدى أي موظف موارد بشرية

وقد استعرضنا في مقال تعزيز سمعة قسم الموارد البشرية أهم الجدارات التي لا بد أن تتواجد لدى مديري الموارد البشرية، يمكنك الرجوع لها إذ من الضروري أيضًا تواجدها لدى موظف الموارد البشرية ليشكل أساسًا قويًا في تحقيق أهداف المنظمة والتعامل مع التحديات البشرية داخل المنظمة والتي ستساهم بشكل كبير على توفير بيئة داعمة للمواهب والمبدعين وأصحاب الأداء المتميز.

خلال عملية توظيف متخصص موارد بشرية: جوانب لا بد من الاهتمام بها

أهم الجوانب التي لا بد من الاهتمام بها قبل البدء بعملية توظيف موظف موارد بشرية يتوافق مع متطلبات المنظمة: 

وجود استراتيجية واضحة للمنظمة ولإدارة الموارد البشرية

إذ بعدم وجودها ينخفض مستوى الفكر الاستراتيجي مما يُسهم في ضياع معالم الخطط والأولويات، ويتسبب في عدم وضوح القيم المطلوبة للمنظمة وانعدام الملامح الثقافية، وهذا بدوره يصعب عملية الاختيار والتعيين لمختلف الشواغر الوظيفية.

وجود هيكل تنظيمي واضح ومرجعية واضحة

إذ إن وجود الموظف في بيئة تنظيمية يساهم بشكل كبير على تنظيم العمل وإيجاد بيئة تساعد الموظف على أداء مميز، بالإضافة إلى وضوح المهام المطلوبة منه وقدرته على أداء المطلوب بكل يسر وسهولة.

تعزيز مكانة إدارة الموارد البشرية في المنظمة

فالمكانة الاستراتيجية والمهمة لإدارة الموارد البشرية والنظرة الإيجابية لها من أطراف القيادة العليا للإدارة وتمكينها من أداء وظائفها المختلفة يساهم بشكل كبير في وجود ملامح واضحة ومميزة لها، وبالتالي استقطاب موظفي موارد بشرية بمستويات عالية من الخبرة والكفاءة.

وضوح دور الموارد البشرية المطلوب

يحتاج أي موظف إلى معرفة الدور الذي سيقوم به ونسبة المساهمة التي سيقدمها لإنجاح المنظمة استراتيجيًا. كلما استطعنا توضيح معالم دور الموارد البشرية المطلوب كان لدينا موظف موارد بشرية متمكن وقادر على أداء المهام المطلوبة منه بشكل مميز، بل والإبداع والابتكار في تحقيق الأهداف.

المهارات الفنية وخبرة المرشحين للوظيفة

عملية الاختيار ليست سهلة خاصة في ظل عدم وجود مهارات فنية واضحة يتطلب وجودها لدى المرشح، لهذا وضع قائمة مبدئية للمهارات والخبرات حسب تجارب سابقة أو استشارة من خبير موارد بشرية قد يسهل علينا عملية الاختيار.

السمات الشخصية والمهارات السلوكية

أحد أهم الجوانب التي لا بد من أخذها في الحسبان هي الجوانب السلوكية والمهارات الشخصية مثل: التواصل، الذكاء العاطفي والاجتماعي، التأثير في الآخرين، الإنصات، الأمانة، حسن الخلق، الدعم، الحس الاجتماعي... هذه السمات الشخصية مهمة وتواجدها مهم إن لم يكن أهم شيء لدى المرشحين لوظيفة الموارد البشرية إذ تعد وظيفة الموارد البشرية وظيفة اجتماعية ومهنية وخدمية وداعمة واحترافية.

المعرفة بالتشريعات والسياسات

فمهمة التعامل مع علاقة المنظمة والموظف حساسة جدًا لأن لكل طرف متطلبات وعليه واجبات ومسؤوليات، والتوازن في هذا الجانب يتطلب -إلى جانب الجوانب السلوكية التي ذكرناها سابقًا- جوانب معرفية بالتشريعات والسياسات والقوانين المتعلقة بالدولة والمجتمع والوزارات المعنية والتعاقدية وغيرها، حيث أن هذه المعرفة تساعدنا بشكل كبير على إعطاء كل ذي حق حقه.

توافق المرشح مع ثقافة المنظمة

لا يقل هذا المتطلب أهمية عن النقطة الأولى: وجود الثقافة والاستراتيجية للمنظمة، وذلك لأن اختيار الشخص المتوافق مع ثقافة المنظمة يساعد وبشكل كبير على تحقيق النتائج المتعلقة بالجوانب الثقافية، وأن يكون داعمًا وبشكل كبير على تحقيق القيم، بالإضافة إلى أن وجود أي شخص في بيئة متوافقة معه بشكل كبير تجعل لديه حافزًا ذاتيًا لتقديم أفضل ما لديه وضمان نجاح هذه المنظمة.

الإخلاص والتفاني والالتزام

يعد موظف الموارد البشرية قدوة لجميع الموظفين خاصة فيما يتعلق بالالتزام بالأنظمة واحترامها ويشكل ذلك تحديًا كبيرًا في عملية الاختيار حيث لا تتضح هذه الصورة عند المقابلة بل قد نراها بعد مرور فترة من انضمام الموظف. ويعد الاخلاص في العمل لله أولًا ثم للمكان الذي يعمل فيه أحد أهم عناصر النجاح التي تساعد الجميع على تحقيق الأهداف والاستراتيجيات.

طرق اختيار موظف الموارد البشرية

يوجد طريقتان تساعدنا بشكل كبير على اختيار موظف موارد بشرية مميز، تفاصيلهما فيما يلي:

الطريقة الأولى: الاستقطاب بناءً على الخبرات والبيئات الحالية للموظف

ونعني بهذا استقطاب موظف مميز يعمل لدى جهة منافسة أو جهة مميزة في التعامل مع المورد البشري في منظمته، وقد يظهر نجم هذا الموظف بشكل سريع في المجتمع الصغير خاصة في ظل وجود علامة تجارية للموارد البشرية مميزة ووجود خطة تسويقية في جذب المواهب لدى المنظمة التي يعمل بها هذا الموظف في الوقت الحالي قبل استقطابه.

كل ذلك مع التأكد من توافق هذا المرشح مع ما تم ذكره من متطلبات المنظمة واستراتيجيتها وثقافتها وقيمها، بالإضافة إلى توفير الأدوات الجاذبة لتسهيل عملية الاستقطاب إذ يعد هذا المرشح المستقطب باحثًا سلبيًا عن العمل أي أنه لا يرغب في البحث عن وظيفة أو فرصة جديدة وهو مستقر تمامًا لدى منظمته الحالية من مميزات مالية ومعنوية مغرية.

أمثلة على هذه الأدوات الجاذبة: بيئات العمل، فرص التدريب والتطوير، وقيادات متميزة، فرص النمو داخل المنظمة وغيرها من عناصر الجذب التي ستسهل أيضًا عملية المفاوضات مع هذا المرشح.

كيف نستقطب هذه الخبرات؟

1. توفير المصادر القوية التي تساعد على توفير المرشحين المناسبين مثل مجتمعات الموارد البشرية وقيادات الموارد البشرية، وكلاء التوظيف المميزين، والمنصات الإلكترونية مثل لينكد إن التي تساعدنا على الوصول السهل لملف الموظف والشركة والبحث عنه بشكل جيد
2. التواصل مع أصحاب الخبرات وعرض الفرصة مع دراسة مستوفية لوضعه الحالي ومدى إمكانيتنا لتقديم عرض مغري
3. تجهيز وصف وظيفي ومهام وظيفية واضحة لهذا المرشح تساعد على إعطاء صورة ذهنية عن مدى احترافيتنا لمساعدته في اتخاذ قرار الانتقال

الطريقة الثانية: الطريقة الاعتيادية في استقطاب موظف موارد بشرية

طريقة التوظيف الاعتيادية التي تعد أقل صعوبة من الطريقة الأولى ولكنها أكثر من ناحية الإجراءات وتأخذ وقتًا أطول، وفي المقابل توفر مرشحين أكثر وقد يكونون أكثر كفاءة وأقل طلبًا للمزايا المالية والعينية، وذلك يساعد المنظمة على اتخاذ قرار أكثر سهولة وإيجاد عدة بدائل من خلال وجود قائمة مرشحين متعددين.

وقد تمر هذه الطريقة بعدة خطوات لكل خطوة منها أهميتها ومميزاتها:

1. تحديد الاحتياجات

تحديد الاحتياج الوظيفي وكتابة وصف وظيفي مع متطلبات الوظيفة المهَارية والثقافية والبيئية، بالإضافة إلى تحديد السمات الشخصية المطلوبة والخبرة الفنية اللازمة لهذه الفرصة.

2. الإعلان عن الوظيفة

ومن المهم أن يكون الإعلان في الوقت والمكان المناسب، وينبغي تحديد المدة المناسبة لإغلاق هذا الشاغر حتى يستنى تحديد الفترة الزمنية للتقديم، ونحدد للموظفين الفترة الزمنية للتعامل مع هذه الفرصة.

3. الفرز

مرحلة مهمة ويمكن تقسيمها لعدة مراحل مثل: الاختبار والمقابلات الأولية الهاتفية والمتعددة والجماعية. تساعد هذه الخطوة على تقليص عدد المرشحين إلى أقل عدد من الممكن مقابلته المقابلة النهائية.

4. المقابلات الشخصية

تساهم بشكل كبير على الاختيار الصحيح والموفق، وتعد فرصة لا بد من استغلالها جيدًا من خلال التحضير لها وقراءة سير المرشحين ووضع السيناريوهات الممكنة واختيار أعضاء لجنة مميزين يساعدون في تحديد نوعية الأسئلة والقضايا التي سيتم مناقشتها في المقابلة. 

5. اختيار المرشح للوظيفة

يتم بعد المقابلات تحديد قائمة مختصرة من المرشحين المميزين ويفضل وجود عدة خيارات لتساعد بشكل كبير على إيجاد البديل في حالة رفض أحد الخيارات، وهنا نقوم بتقديم العرض الوظيفي موضحًا به المزايا والتعويضات وأبرز الجوانب التي ستجذب هذا المرشح. ومثلما ذكرنا في الطريقة السابقة مهم أن نهتم بالجذب وبناء علامة تجارية جاذبة للمواهب ورفع معدلات قبول العرض الوظيفي .

6. التعيين

في هذه المرحلة نقوم بعد توقيع المرشح على العرض بقرار التعيين وهنا نكون وصلنا إلى عملية اختيار موفقة من خلال عدة مراحل مر بها المرشح ووصل القرار النهائي للمرشح الأكثر توافقًا مع متطلبات الوظيفة الفنية والسلوكية، وأيضًا مع الثقافة والقيم الخاصة بالمنظمة ليكون موظفًا مميزًا محققًا للاستراتيجيات والخطط التي تم تحديدها مسبقًا.

7. تهيئة الموظف الجديد

نرحب ونستقبل هنا بموظف الموارد البشرية الجديد معنا ونهيئ الأجواء له ليندمج مع بيئة العمل بشكل مميز وسريع، بالإضافة إلى تعريفه بالمنظمة وباستراتيجياتها وخططها وأهدافها، وتنظيم جلسات تعارف مع قادة المنظمة والإدارات المهمة، بالإضافة إلى تعريفه بجميع موظفي المنظمة لتسهيل عليه أجواء العمل.

ختامًا، إن عملية اختيار موظف موارد بشرية كفء خطوة مهمة وحساسة وستسهم مستقبلًا إما ببناء بيئة جاذبة للمواهب أو طاردة لها، وكما ذكرنا سابقًا فالمتطلبات الفنية مهمة ولكن المتطلبات السلوكية لها قيمة عالية في جذب الكفاءات للمنظمة وبناء منظومة موارد بشرية احترافية عالية المستوى، وكذلك تطوير ثقافة وممارسات قيادية إيجابية تسهم بشكل كبير في نجاح الفرد والمنظمة والمجتمع عمومًا، وهنا يكمن الدور المهم لموظف الموارد البشرية.

وقبل ذلك كله من المهم اختيار مدير الموارد البشرية الذي يساعدنا في نمو هذه المنظومة الاحترافية وبناء فريق عمل احترافي يصنع بيئة إبداعية وابتكارية ويكون قدوة مثالية لجميع موظفي إدارته وجميع قادة المنظمة، وهذا الدور المهم الذي نتحدث عنه دائمًا أن يكون قائد وموظف الموارد البشرية قدوة يحتذى بها داخل المنظمة.