كيف يؤثر تصميم مكان العمل على أداء موظفيك؟

بتأملٍ معقولٍ في بيئات العمل الإبداعية، سنرى أنها لا تتصف فقط بالحيوية وثقافة الانفتاح ووجود سياسات مبتكرة، بل تعتمد أيضاً على عناصر ملموسة في تصميم مكان العمل بدءاً من لون الحائط.. مروراً بالإضاءة وتوزيع المساحات، ولا تنتهي عند عدد الأشجار أو نوع الأثاث المستخدم.

ومع بروز جيل الألفية وتوسّع نطاق الشركات الناشئة وتزايد عدد العاملين عن بُعد والمستقلين، باتت بيئات العمل في تحول دائم. ولا يقتصر هذا التحول على الإستراتيجيات المؤسسية، لأنه يشمل أيضاً إعادة تعريف المكان ذاته، لنقف ونسأل أنفسنا: «كيف يبدو المكتب المثالي؟ ما نوع التفاعل الذي يسمح به؟ وكيف يمكن أن يكون التصميم نفسه أداة لتعزيز الأداء والإبداع والانتماء؟». 

ولعل هذا الانتقال يطرح علينا أسئلة ملحة لا يمكن تجاهلها، مثل:

• ما مدى تأثير التصميم المكاني على إنتاجية الموظفين وسلوكهم اليومي؟
• ما العناصر الطبيعية التي ترفع من جودة بيئة العمل؟
• كيف يمكنك تطوير تصميم منشأتك لتصبح بيئة محفّزة للإبداع والانتماء؟

إجابات هذه الأسئلة وأكثر معي في الفقرات التالية. لذا، تابع قراءتك بعناية.

ولكن دعنا نُجب أولاً عن السؤال التالي.. 

ما هو مفهوم تصميم مكان العمل؟

يُعرّف تصميم مكان العمل بأنه عملية مدروسة تهدف إلى ترتيب العناصر المادية والبيئية داخل المنشأة، بما يُسهم في رفع كفاءة موظفيك وتعزيز إنتاجيتهم ورفاهيتهم. ولكن لاحظ معي هنا أنه ليس مجرد ترتيب جمالي للمكان، بل هو هندسة متكاملة تؤثر على راحة الموظفين وتُعيد  تشكيل تجربة العمل اليومية.

ويتجلى هذا المفهوم من خلال عدة أبعاد مترابطة.. أبرزها ما يلي:

• تصميم المكاتب: يشمل هذا العنصر تنظيم مواقع العمل الفردية والمناطق المشتركة بطريقة تُسَهّل التفاعل بين الفِرق ولكن دون إخلال بالخصوصية أو التركيز.
• الأثاث: ينبغي اختيار أثاث مريح وعملي يدعم طبيعة العمل ويراعي اختلاف الأنشطة وتنوع تفضيلات فريقك. 
• الإضاءة: يُوصى بتوفير إضاءة مدروسة تقلل من إجهاد العين وتُحسّن التركيز، مع إيلاء أهمية خاصة للإضاءة الطبيعية.
• الصوتيات: يهتم هذا العنصر بتقليل مصادر الإزعاج وتوفير عوازل صوتية أو مناطق هادئة للعمل الفردي؛ مما يحافظ على تركيز موظفيك ويمنع التشويش الذهني في المهام التي تتطلب عمقاً فكرياً.
• اللون والجماليات: يعتني هذا العنصر باستخدام الألوان والأدوات الجمالية كأداة نفسية لتحفيز الموظفين وبناء هوية بصرية منتظمة. 
• التقنية: من المهم أن تدمج البنية التحتية الرقمية في تصميم مكان العمل وتربط موظفيك بالأنظمة الذكية التي توفر وقتهم وترفع كفاءتهم. ومن أبرز التطبيقات في هذا السياق نظام جسر لإدارة الموارد البشرية بطريقةٍ سلسة، والذي يُوفّر أدوات متقدمة لــ الخدمة الذاتية تتيح للموظف تأدية المهام الروتينية بسهولة. 
• الصحة والاستدامة: ينبغي مراعاة الجوانب الصحية والبيئية بالاعتماد على مواد صديقة للبيئة وتهوية جيدة وإضاءة موفرة للطاقة، مع توفير مساحات خضراء داخلية أو خارجية. 

لُب السالفة: ينقل التصميم الجيد بيئة العمل من مجرد «مكان لأداء المهام» إلى «مساحة داعمة للتطور المهني والنفسي»، وهو ما بات ركناً أساسياً لــ استقطاب الكفاءات واستجلاب القوى العاملة الاحترافية، خاصةً في ظل التنافسية المتزايدة بين الشركات.

والآن بعد تعرفنا على العناصر الأساسية لتصميم مكان العمل، دعنا ننتقل إلى السؤال التالي..

كيف يؤثر تصميم مكان العمل على إنتاجية الموظفين؟

لا يعيق التصميم غير المدروس سلاسة العمل فقط، بل يُثقل كاهل الشركات بخسائر مالية وإدارية؛ ففي استطلاع أجرته شركة جينسلر عام 2023، تبيّن أن 43٪ فقط من أماكن العمل توفّر مساحة عمل مناسبة.  وبحسب الشركة نفسها، فإن 80٪ من الموظفين يُعزون رضاهم الوظيفي إلى جودة بيئة العمل. 

تُبرز هذه النسب حجم الفجوة بين تطلعات الموظفين والتصاميم المتوفرة فعلياً لهم على أرض الواقع، وهي فجوة تتجلى كذلك في بعض قطاعات العمل بالسعودية، لا سيما في المنشآت التي لم تواكب متطلبات «جيل زِد» وسلوكيات العمل الجديدة.

ويضيف تقرير الجمعية الدولية لإدارة المرافق IFMA بعداً آخر، إذ أشار إلى أن 68٪ من الموظفين عالمياً غير راضين عن تصميم مكاتبهم؛ بسبب ضعف الخصوصية وسوء الإضاءة واستغلال المساحات. لاحظ معي أن هذه العوامل تؤدي إلى تشتيت الذهن وتقليل التركيز، مما ينعكس سلباً على إنتاجية موظفيك.

وكشفت دراسة أخرى أن الشركات التي تستثمر في مساحات عمل مرنة وتعاونية شهدت ارتفاعاً في تفاعل الموظفين بنسبة 20٪ وتحسّناً في الإنتاجية بنسبة 17٪.

ولكن يصعب أن نتخيل تحقق هذا النمو من مجرد تحسين الشكل الخارجي فقط، بل يجب أن يترافق ذلك مع خطوات تصميمية تُمَكِّن موظفك من إدارة وقته وطاقته بفعالية (تؤكد الإحصاءات صحة هذا القول، إذ أفاد 96٪ من الموظفين في بيئات العمل عالية الأداء بأنهم يتحكمون جيداً في إدارة وقتهم، بعكس نظرائهم في بيئات العمل منخفضة الأداء التي تنخفض فيها هذه النسبة انخافظاً ملحوظاً). 

والسؤال هنا.. 

كيف تُحسّن تصميم مكان العمل في شركتك فعلاً؟

1. اهتم بالعناصر الطبيعية قدر الإمكان

في دراسة بعنوان «الفوائد النسبية للمساحات المكتبية الخضراء مقابل المساحات المكتبية المقتصدة»، رُصدت مستويات إنتاجية مجموعتين من موظفي المكاتب.. خضعت كل منهما لبيئات عمل مختلفة من حيث التفاعل مع الطبيعة، لتشهد المجموعة التي عملت في بيئة مكتبية تتضمّن عناصر طبيعية زيادة في الإنتاجية بنسبة 15٪ خلال 3 أشهر فقط مقارنةً بالمجموعة التي لم تتعرض لأي من مظاهر الطبيعة.

وقد حدّدت الدراسة عدداً من عناصر التصميم الطبيعي التي تبيّن أنها تُسهم بفاعلية في رفع أداء الموظفين أبرزها هو الإطلالات الطبيعية من داخل المكتب (مثل مناظر الأشجار) واستخدام الألوان الطبيعية (مثل الأزرق والأخضر)، إضافةً إلى وجود النباتات والمساحات الخضراء داخل بيئة العمل وإضاءة طبيعية وفيرة. 

وبناءً على هذه البيانات، من الموصى به أن تُصمم مكان العمل مستعيناً بالعناصر الطبيعية قدر الإمكان، خصوصاً مع التوسع الحضري وتغير حرارة الطقس في المنطقة العربية. لذا، فكّر في تصاميم ذكية تدعم الراحة الذهنية، وفي الوقت نفسه، تتناسب مع مناخ مقر شركتك وبيئتها المحلية.

2. صمّم مكاتب العمل بما يتناغم مع احتياجات موظفيك

ينبغي أن يُصَمَّم مكان العمل بطريقة تتماشى مع احتياجات موظفيك اليومية ورؤية شركتك؛ فإذا كان نشاط الشركة يعتمد على التفاعل المستمر والتعاون المباشر بين الموظفين، فقد يفيدك تبنّي نمط المكاتب المفتوحة. ومع ذلك، لا يخلو هذا الخيار من التحديات.

إذ أظهرت دراسة نُشرت في هارفارد بيزنس ريفيو أن المكاتب المفتوحة -على عكس ما يُشاع- قد تُقلل التفاعل وجهاً لوجه بين الموظفين بنسبة تصل إلى 73٪. وإذا فكرنا معاً في الأسباب المحتملة، سنجد أن المكاتب المفتوحة تؤثر على الإنتاجية بسبب: 

• الضوضاء المستمرة.
• انعدام الخصوصية.
• صعوبة التركيز.
• التوهج والإضاءة غير المناسبة.
• غياب التحكم الفردي في درجة الحرارة. 

ولكن هذه ليست القاعدة؛ لأننا نجد عدداً من الشركات عالية الأداء التي تتبنى نظام المكاتب المفتوحة. لذا، فإن الحل لا يكمن في اختيار نمط واحد لتصميم منشأتك بقدر ما يكمن في فَهم طبيعة المهام وتوفير خليط متوازن من المساحات التي تلبي الاحتياجات المختلفة.

أسئلة استرشادية

وفيما يلي بعض الأسئلة التي سيفيدك الإجابة عنها قبل اعتماد أي تصميم جديد لمكان العمل، اسأل نفسك: 

• هل يوفر التصميم بيئة تُمكِّن الموظفين من أداء المهام التي تتطلب تركيزاً عميقاً؟
• هل توجد خيارات متنوعة تناسب أنماط العمل المختلفة؟
• ما مدى رضا موظفيك حالياً عن مستوى الخصوصية والإضاءة والضجيج في المكتب؟
• هل يتيح تصميم مكان العمل فرصاً كافية للتواصل غير الرسمي والإبداع الجماعي؟
• إلى أي درجة يمكن تعديل أو إعادة تنظيم المساحات بسهولة حسب تغيرات العمل؟
• هل يُراعي التصميم احتياجات الجيل الشاب الذين يفضل المساحات الصحية والمرنة؟

توصية في الصميم: لاحظ معي أن تعدد مساحات العمل في شركتك خطوة ملهمة لموظفيك وقد تزيد من رضاهم وكفاءتهم، لأنها تسمح لهم بالانتقال إلى المساحة المناسبة وقتما يرغبون. لذا، فكّر في تصميم مكان العمل بمساحات متعددة، كإنشاء مساحات فردية وأخرى مشتركة، فضلاً عن توفير مساحات لإجراء المحادثات ومكالمات الفيديو والنقاشات غير الرسمية. يمكن أن تُزود موظفيك أيضاً بمساحاتٍ للاسترخاء أو استعادة النشاط. كما تُوفِّر بعض الشركات مساحات ترفيهية ( كتوفير صالة رياضية أو حتى حجرات للسينما).

3. استفد من العناصر الحسية لتعزيز الإنتاجية

في كل لحظة يمضيها الموظف داخل بيئة العمل، تُشكّل العناصر الحسيّة المحيطة به -سواءً أشعر بها أو لم تشعر- جزءاً أساسياً من تجربته اليومية وأداة مؤثرة في إنتاجيته. على سبيل المثال، في أثناء قراءتك لهذا المقال، هناك مجموعة من المؤثرات تحيط بك، مثل: الإضاءة ودرجة الحرارة ونوعية الهواء، بل وحتى نوع النسيج الذي تلامسه يداك. 

فضلاً عن استماعك إلى بعض المؤثرات الصوتية الخارجية، مثل زقزقة العصافير أو حفيف الأشجار أو حتى أبواق السيارات في الشارع. ولا تُعَد هذه العناصر تفصيلاً هامشياً، لأنها تُمثِّل النسيج الحي للبيئة الإنتاجية في الشركات.

وهذا ما تؤكده الدراسات التي أظهرت أن التحفيز الحسي المدروس قادر على تحسين الأداء العقلي والتركيز. على سبيل المثال،  أدى تحسين جودة التهوية إلى رفع إنتاجية الموظفين بنسبة تصل إلى 11٪، في حين تراجع الأداء بمقدار 10٪ في البيئات التي تعاني من تهوية سيئة. (يرجع هذا التأثير إلى الارتباط الوثيق بين الأوكسجين المتجدد ووظائف الدماغ العليا المسؤولة عن التركيز واتخاذ القرار).

من الموصى به أن تهتم أيضاً بمستوى الإضاءة في شركتك. وفي هذا السياق، تقول الدكتورة نهال المرباطي المتخصصة في قسم العمارة والتصميم الداخلي: «الإضاءة الطبيعية هي دائماً الخيار الأمثل». لكنها تُشير في الوقت ذاته إلى التحديات المرتبطة بانعكاسات الضوء الطبيعي على الشاشات الإلكترونية، وهو ما يتطلب حلولاً تصميمية هجينة تجمع بين الاستفادة من ضوء الشمس واستخدام مصابيح مخصّصة للعمل المكتبي.

توصيات عملية

وفيما يلي بعض التوصيات العملية التي ستفيدك عند تصميم مكان العمل في منشأتك: 

• اعتماد نظام تهوية ذكي يضخ الهواء النقي بانتظام ويُقلل من المواد الملوثة في الأماكن المغلقة.
• تصميم نوافذ تسمح بدخول الضوء الطبيعي مع إمكانية التعديل الذاتي أو الآلي لحجب الانعكاسات عند الحاجة.
• اختيار مصابيح مكتبية عالية الجودة تراعي التوازن بين درجة الإضاءة وراحة العين، خصوصاً في المهام التي تتطلب التركيز البصري المستمر.
• تخفيف التلوث السمعي من خلال تقنيات العزل واستخدام الخلفيات الصوتية الطبيعية (مثل صوت الماء أو الطيور) عند الإمكان.
• استخدام تقنيات التحكم الحراري الفردي، خاصةً في المساحات المشتركة.

4. قيِّم دورياً أداء موظفيك في ضوء التصميم الجديد

يُعد تقييم أداء الموظفين من الخطوات الضرورية لفَهم تأثير تصميم مكان العمل على إنتاجيتهم، كما سيدلك أيضاً على المساحات المهدرة في المنشأة وفرص الاستفادة منها. يجب أن تدعم أيضاً تصميم شركتك ببنية تحتية رقمية مناسبة.

ففي ظل الاهتمام العالمي بالأتمتة وتنامي ممارسات العمل المرن، لم يعد كافياً إنشاء تصميم أولي لمكان العمل دون مراجعة دورية. بل بات من الضروري إجراء تقييم منتظم لأداء الموظفين والمساحات المكتبية والتكنولوجيا المستخدمة، وذلك لضمان توافقها المستمر مع احتياجات الشركة والتغيرات التنظيمية المتسارعة. 

وبناءً على تلك البيانات، أُوصي بدمج الخيارات التقنية في شركتك، مثل أدوات المؤتمرات المرئية وتقنيات مراقبة جودة الهواء والضوء وتحديد الثغرات أو الأعطال التقنية التي قد تُعيق الإنتاجية. يُعزز هذا التقييم المستمر من رضا موظفيك، كما يدعمك في اتخاذ قرارات مدروسة بشأن الاستثمارات المستقبلية في التصميم والبنية التحتية. 

أسئلة استرشادية

ولتحقيق أقصى استفادة من عملية تصميم مكان العمل، اطرح الأسئلة التالية وحاول أن تُجب عنها ببياناتٍ مدعومة:

• هل يستخدم الموظفون المساحات كما هو مخطط لها؟ ولماذا؟
• ما أكثر المساحات استخداماً؟ وما الأقل استخداماً؟
• هل تدعم الأدوات الرقمية الحالية العمل الهجين والتعاون الفعّال؟
• ما مدى رضا الموظفين عن بيئة العمل من حيث التكنولوجيا؟
• هل تتماشى البنية التحتية الحالية مع النمو المتوقع أو تحوّلات الأعمال؟
• ما الذي يمكن تغييره الآن لتعزيز الكفاءة وتقليل الفاقد في المساحات أو الوقت؟

توصية في الصميم

كما أكدت بالأعلى، لا يقتصر تصميم مكان العمل على توزيع الأثاث والإضاءة وتوفير المساحات فقط، بل يمتد ليشمل الأنظمة التي تُفعّل هذه البيئات وتُحافظ على كفاءتها بمرور الوقت. وفي هذا الإطار، يبرز نظام جسر الذي يُترجم مبادئ تصميم بيئة العمل المحترفة إلى واقع عملي وفعّال.

فبفضل قدرته على تقييم أداء الموظفين باحترافية، يُمكِّنك جسر من مراقبة مدى توافق التصميم مع مخرجات الموظفين وسلوكهم المهني. كما أن نظام الخدمة الذاتية يُعزز من استقلالية العاملين ويمنحهم مساحة أكبر لإدارة شؤونهم الوظيفية، مما يدعم فلسفة التمكين والتحفيز في بيئات العمل الحديثة.

ولأنه يتماشى مع قوانين العمل السعودية، فإنه يمنح الشركات راحة في الامتثال والتكامل مع الجهات الرسمية. وهو مناسب لبيئات العمل المكتبية وتلك التي تعتمد على الممارسات المرنة أو العمل عن بُعد؛ مما يُخرج تصميم بيئة العمل عن كونه مجرد عملية فيزيائية، إلى كونه إستراتيجية ذكية وشاملة. تعرّف أكثر على جسر.

الخلاصة

في النهاية، تذكّر أن تصميم مكان العمل ليس غايةً في ذاته، وإنما هدفه النهائي هو تحفيز موظفيك ورفع عجلة الإنتاجية في شركتك. ولكن هذا الأمر لا يتحقق من خلال التصميم الجيد وحده؛ بل يجب أن يترافق معه سياسات مُنصفة وإستراتيجيات إبداعية تسمح للموظفين بالنمو والازدهار. لهذا السبب، قد يهمك معرفة هذه الإستراتيجيات الخمس التي تساعدك على تحفيز موظفيك بفاعلية.