إذا فكرت معي في الأسباب التي قد تدفع موظفيك إلى الرضا عن أدائهم المهني، ستجد أن جزءاً لا يُستهان به من هذه الأسباب ينبع من إنتاجية الموظف واستقلاليته. وبناءً عليه، يمكن أن تُحقق الخدمات الذاتية للموظفين فوائد عدة فيما يتعلق بهذا الجانب؛ إذ ستساعدك على تعزيز إنتاجية فريقك وخلق مناخ عام مُريح يتسم بالشفافية والكفاءة.
ولا تقتصر الفوائد عند هذا الحد، بل يُحافظ نظام الخدمة الذاتية على طاقة مسؤولي الموارد البشرية؛ لأنه «يُؤَتمت» المهام الروتينية ويُقلص الوقت المستغرق لتنفيذها. وإن أردت تحقيق تلك الفوائد في منشأتك، أدعوك إذاً لمتابعة القراءة، إذ ستتعرف على آلية تطبيق هذه الخدمات الذاتية ودورها في تحقيق أهدافك المؤسسية.. جاهز؟
لكن دعنا أولاً نفتتح المقال بالسؤال التالي..
ما هو مفهوم الخدمات الذاتية للموظفين؟
يمكن تعريف الخدمات الذاتية بأنها نظام سهل الاستخدام يُتيح للعاملين في شركتك الوصول المباشر إلى مجموعة متنوعة من المهام والأدوات المرتبطة بالموارد البشرية، كما قد يُمَكِنهم من إدارة معلوماتهم الشخصية بطريقةٍ مستقلة. وعادةً ما يتمكن الموظفون من الوصول إلى هذه الخدمات عبر بوابة إلكترونية (مستقلة أو قد تكون مرتبطة بموقع شركتك الإلكتروني)، أو من خلال تطبيق مخصّص للهواتف الذكية أو كلاهما.
وقد تشمل الخدمات الذاتية للموظفين العناصر التالية:
- مكاتب المساعدة الداخلية لتقديم الدعم.
- قواعد معرفية تحتوي على إجابات عن الأسئلة الشائعة.
- بوابات الخدمة الذاتية التي تُمكّن الموظفين من تنفيذ الإجراءات الروتينية مثل تحديث بياناتهم الشخصية وتقديم طلبات الإجازات ومتابعتها.. إلخ.
| لُبّ السالفة هنا: يُمَكن نظام الخدمة الذاتية موظفيك من الوصول السريع إلى خدمات الموارد البشرية الأساسية بكل سهولة؛ إذ يتيح لهم الاطلاع على كشوف المرتبات وتقديم طلبات الإجازات والحصول على معلومات شاملة حول المزايا المهنية مباشرةً دون الحاجة إلى وسطاء. وبذلك، فهو يعزز مشاركة موظفيك ويزيد من شفافية سياساتك، فضلاً عن تبسيطه للعمليات الإدارية؛ مما يوفر لك الوقت ويُقلل التكاليف التشغيلية. |
أهمية إتاحة الخدمات الذاتية لموظفي الشركات السعودية
بالتأمل في توجهات السوق السعودي الحالية، سنرى اهتماماً عاماً بالتحول الرقمي وتبني أحدث التقنيات لأتمتة العمليات وتعزيز الأداء. وفي ضوء هذه المعطيات، يمكننا القول إن الخدمات الذاتية للموظفين خطوة أساسية لتحقيق هذه الأهداف وتمييز منشأتك؛ خاصةً في المنشآت السعودية التي تسعى إلى استقطاب الكفاءات وتوظيفها.
وبصورةٍ عامة، يمكننا تلخيص فوائد نظام الخدمة الذاتية بالنقاط التالية:
- تقليل الأعباء الإدارية: إذ تساعد على تقليل الطلبات المتكررة التي قد تواجهها إدارات الموارد البشرية، مثل الاستفسار عن الرواتب أو تفاصيل الإجازات أو تسجيل الحضور والانصراف بطرقٍ تقليدية ويدوية تستهلك وقت المسؤولين وطاقتهم.
- تعزيز الكفاءة التشغيلية: تُمَكِّن الخدمات الذاتية موظفيك من الوصول إلى أهم المعلومات والخدمات دون الحاجة إلى التواصل مع فريق الموارد البشرية باستمرار. ولا تعود المنافع هنا على موظفيك فقط، بل سترى منافع جمّة لفرق الموارد البشرية، لأنه سيقلل المهام الروتينية المتكررة وسيُوفِّر لهم وقتاً أكبر لــ تطوير إستراتيجيات الموارد البشرية وخططها.
- زيادة رضا الموظفين: يزيد نظام الخدمة الذاتية من رضا موظفيك لأنه يُقدِّم لهم تجربة سهلة ومريحة تعتمد على الشفافية والبساطة. يُسرِّع هذا الأمر من عملية اتخاذ القرارات وتقليل الاعتماد على الإجراءات الورقية البيروقراطية. (وبإمكانك هنا تعزيز التواصل بين الفِرق المختلفة في منشأتك لمستوياتٍ أكثر احترافية إذا استعتنت بنظام شامل لإدارة الموارد البشرية، مثل نظام جسر).
والسؤال الذي يطرح نفسه هنا هو..
كيف تستفيد الشركات السعودية من نظام الخدمة الذاتية فعلاً؟
كما أشرت بالأعلى، يمكن للموظفين الاستفادة من الخدمات الذاتية بعدة طُرق مبتكرة، مثل طلب الإجازات عبر تطبيقٍ مُوحّد أو استعراض سجلات الحضور والانصراف أو معرفة ساعات العمل الإضافية. ولكن لسرد هذه الفوائد بطريقةٍ تطبيقية، دعنا نُبحر معاً في الفقرات التالية..
إتاحة الاطلاع الفوري على البيانات التي تَهم الموظفون
يُتيح نظام الخدمة الذاتية للموظفين الاطلاع على سياسات الشركة واستعراض كشوفات تقييم الأداء وسجلات الرواتب وملفات الحضور والانصراف وجدول الدوامات وغيرها من التفاصيل التي قد يحتاجون للاطلاع عليها ومراجعتها دورياً. وبذلك، سيتمكن موظفوك من إجراء الطلبات ومتابعة الموافقة عليها إلكترونياً دون الحاجة إلى مراجعة إدارة الموارد البشرية.
تحسين تجربة المستخدم
ومن فوائد نظام الخدمة الذاتية، أنه يساهم في تحسين تجربة المستخدم بتمكين الموظفين من الوصول إلى معلوماتهم وتسجيل حضورهم وانصرافهم بطريقةٍ سريعة ودقيقة. كما يمكنك توفير مساحة رقمية تعرض فيها جميع برامج التدريب المتاحة في شركتك، مع إتاحة التسجيل الإلكتروني المباشر وإرسال إشعارات مخصصة لموظفيك حول الدورات المناسبة لمهاراتهم أو احتياجاتهم الوظيفية دورياً.
على سبيل المثال، بإمكانك مشاركة البرامج التدريبية والمواد التعريفية عند تعيين الموظفين (ويمكن أن تساعدك هذه الخطوة على تحسين برامج تهيئة الموظفين الجدد في شركتك).
الربط مع رؤية المملكة 2030
يتماشى نظام الخدمات الذاتية مع متطلبات التحول الرقمي التي تهتم بها رؤية السعودية 2030، لأنه يساهم في أتمتة العمليات الإدارية وتقليل الاعتماد على الأوراق وتعزيز الاستدامة البيئية.
وللاستفادة من ذلك، يمكن لشركتك تقديم تقارير شهرية تُظهر مستوى التحول الرقمي المُحقق في إدارة الموارد البشرية؛ مما يعزز التزام الشركة بتحقيق الأهداف الوطنية للتحول الرقمي. يساعد هذا الأمر على جذب الكفاءات والمستثمرين.
| إضاءة ملهمة: لتعزيز فعالية نظام الخدمات الذاتية، يمكنك إنشاء مكتب مساعدة داخلي مخصص لدعم الموظفين في حل المشكلات التقنية التي قد تواجههم في أثناء استخدام النظام، مثل مشكلات تسجيل الدخول أو استرجاع كلمة المرور. |
باستطاعتك أيضاً إتاحة خاصية فتح تذكرة دعم إلكترونية مباشرة عبر النظام، مع ضمان تقديم حلول سريعة وفعالة. لاحظ معي هنا أن هذا النهج لا يعزز فقط ثقة الموظفين بالنظام، بل يُقلل كذلك من وقت توقفهم عن العمل بسبب المشكلات التقنية.
والآن، دعنا نتعرف على إجابة السؤال التالي..
كيف تُتيح الخدمات الذاتية لموظفيك باحترافية؟
1. اسعَ أولاً لانتقاء النظام المناسب
يُعد اختيار النظام الملائم حجر الأساس لتحسين إدارة الموارد البشرية في شركتك وتعزيز تجربة موظفيك. لذا، فكّر هنا في الاعتماد على نظامٍ متكاملٍ مثل نظام جسر، الذي يقدم لك مجموعة شاملة من الأدوات والخدمات المصممة خصيصاً لتلبية احتياجات المنشآت السعودية بطريقةٍ احترافية ومتوافقة تماماً مع نظام العمل السعودي ولوائحه.
ولكن ربما تسألني هنا..
كيف يمكن لنظام جسر أن يقدم خدمات ذاتية متكاملة؟
- سيتمكن موظفوك من الوصول إلى بياناتهم الشخصية، مثل سجلات الحضور والانصراف والإجازات وكشوف المرتبات بطريقةٍ سهلة وآمنة.
- يدعم النظام تقديم طلبات الإجازة أو التعديل عليها ومتابعة حالتها دون الحاجة إلى التواصل المباشر مع مسؤولي الموارد البشرية.
- «يُؤتمت» نظام جسر العمليات الإدراية، مثل إعداد جداول الدوامات ومسير الرواتب بطريقةٍ دقيقة؛ مما يُقلل الأخطاء ويُوفِّر الوقت ويُسهل مشاركة التقارير والتحديثات دون اللجوء إلى التواصل الرتيب عبر البريد الإلكتروني أو استخدام الأوراق والحسابات اليدوية.
- يُقدم جسر تجربة متطورة تتميز بسهولة الاستخدام وتلائم جميع المستويات الوظيفية، مع وجود دعم تقني لضمان حل أي مشكلات تواجه الموظفين أو الإداريين بسرعة وكفاءة.
وبتأملٍ دقيقٍ في مزايا جسر، ستجد أنه يُحافظ على ملفات موظفيك ويحمي بياناتهم من الألف إلى الياء دون أن تقلق بشأن عمليات التخزين أو ضياع الملفات الورقية. وسيساعدك أيضاً على تقييم أداء موظفيك باستمرار ومتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs، مما يؤهلك لإنشاء خطط تطويرية مُخصصة لكل موظف ويدعم اتخاذ القرارات المستنيرة بناءً على بيانات دقيقة ومُحدثة في الوقت الفعلي.
توصية في الصميم: قَيِّم احتياجات شركتك بدقة، ثم انطلق في إعداد نظام جسر بالطريقة المخصصة التي تُلبي احتياجاتك. تساعدك الصفحة التالية على فهم كيفية الانتقال إلى جسر، كما تُجيبك عن أهم الأسئلة المرتبطة بهذا الانتقال وفوائده.
2. تدريب الموظفين على الخدمات الذاتية
نَظِّم في هذه الخطوة ورش عمل تعريفية لتدريب موظفيك على استخدام النظام بكفاءة، مع التركيز على تقديم دليل عملي وخطوات مبسطة تُظهر كيفية الوصول إلى مختلف الخدمات، مثل طلب الإجازات أو تحديث البيانات الشخصية. كما تستطيع مشاركة مقاطع فيديو توضيحية وإرشادات مكتوبة لتُسهِّل عليهم هذا الانتقال.
وعلى أية حال، لاحظ هنا أنه بفضل واجهة نظام جسر سهلة الاستخدام، لن يستغرق تدريب موظفيك وقتاً أو مجهودًا طويلاً، وقد يتمكن عددٌ كبيرٌ منهم من إجراء الخدمات الذاتية بكل سهولة من أول مرة!
3. تخصيص المحتوى بما يتناغم مع أهدافك
ينبغي في هذه المرحلة تصميم نظام الخدمات الذاتية للموظفين ليكون متوافقًا مع احتياجات شركتك وأهدافها. وهذا ما يُمَكنك جسر من تحقيقه. دعنا نأخذ هنا -على سبيل المثال- آلية إعداد جداول الدوامات في جسر، فهي تتم عبر هذه الخطوات البسيطة:
- تعيين نوع جدول الموظفين (جدول ثابت أو غير ثابت).
- تحديد ساعات العمل اليومية.
- إسناد فترات العمل لموظفيك المتاحين.
- مراجعة الجداول ومشاركتها مع الموظفين فورياً.
أضف إلى ذلك، أنك ستتمكن من إنشاء تقارير أداء الموظفين ومشاركتها، وإشعار فريقك بتحديثات جداول الدوامات أو الإجازات أو غيرها من البيانات المرتبطة بمهامهم ومزاياهم بناءً على آخر المستجدات والأهداف.
وفيما يلي مجموعة من الأسئلة التي تساعدك على التأكد من إجراء الخطوات المطلوبة في المراحل السابقة:
- هل حللت احتياجات شركتك واخترت الهيكل التنظيمي المناسب لها؟
- هل حددت الصلاحيات المتناسبة مع الهيكل التنظيمي؟
- هل اختبرت تجارب موظفيك على تطبيق الجوال؟
- هل تأكدت من توافق النظام مع مختلف الأجهزة التي يستخدمها الموظفون؟
- هل جدولت مراجعات دورية لتحديث المحتوى وفقاً لتغيرات شركتك أو تَطلعات موظفيك؟
الخلاصة
إلى جانب الخطوات التي ذكرتها بالأعلى، أُوصي أيضاً بجمع آراء الموظفين وتقييماتهم بشأن كفاءة الخدمات الذاتية وفعاليتها. اهتم بإجراء استبياناتٍ دورية أو جلسات نقاشٍ مفتوحة، واستعن كذلك بتحليل بيانات الاستخدام لتعيين التحديات التي يُواجهها موظفوك، لأن النجاح المستدام لا يتحقق إلا بمراجعة دائمة للأداء وتصحيح للمسار.
يؤكد ما أقوله استشاري الإدارة «بيتر دراكر» في كتابه الإدارة التنفيذية الفعالة؛ إذ يُوضِّح أن التقييم المستمر هو الجسر الذي يربط بين الأداء الحالي والإمكانات التي يمكن تحقيقها في المستقبل، ومن دونه يتوقف التقدم المؤسسي.
ولاستكمال حلقة المعرفة عن الخدمات الذاتية للموظفين، تعرَّف في المقال التالي على كيفية إدارة شؤون الموظفين رقمياً في منشأتك.
.jpeg)
