لا يقتصر التحول الرقمي للشركة على جوانب العمل الخارجية مع العملاء فقط، بل يمتد إلى الداخل لمعالجة شئون القوى العاملة وخاصة أوقات حضور وانصراف الموظفين، يفسر ذلك لماذا تتبنى هذا الاتجاه المؤسسات ذات الدهاء التكنولوجي التي تفكر على المدى الطويل. 

إذا كنت تبحث عن بديل رقمي لتسجيل أوقات عمل موظفيك، فيجدر بك البحث عن مجموعة محددة من الميزات التي يجب أن يوفرها نظام الحضور والانصراف. ولكن أولا ما هو هذا النظام؟

ما هو نظام الحضور والانصراف للموظفين؟

نظام الحضور والانصراف هو حل رقمي مخصص لمراقبة الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل، يشمل هذا الحل خصائص عديدة تهدف جميعها إلى الحصول على سجلات دقيقة خاصة بأوقات عمل الموظفين، يقل في ظلها ساعات العمل المستنزفة سواء في التأخير أو أوقات الراحة التي تتجاوز الوقت المخصص.

يجعل هذا النظام العمل أسهل وأكثر سلاسة ويساعد في منع الأخطاء، كما أنه يساهم في استثمار وقت إدارة الموارد البشرية في الأعمال الإبداعية مثل تدريب القوى العاملة والتحليل، ويتكفل بالمهام الروتينية لتسجيل مواعيد الحضور والانصراف والرد على طلبات الإجازة والمذكرات وحساب عدد ساعات العمل وغيرها من الأعمال النمطية.

أهم ميزات نظام الحضور والانصراف التي يجب أن تبحث عنها

1. - تسجيل أوقات الحضور والانصراف

هي الميزة البديهية الأولى الأكثر أهمية التي يجب أن يتضمنها النظام، بحيث يسمح للموظفين إثبات وقت الحضور والمغادرة بالإضافة إلى أوقات الراحة بشكل مؤتمت سهل وبسيط يضمن عدم وقوع أخطاء وبالطريقة المناسبة للشركة، من بينها على سبيل المثال البطاقات الممغنطة أو أرقام التعريف الشخصية أو البصمة أو تسجيل الحضور عبر الإنترنت للعاملين عن بعد أو تسجيل الحضور المرن.

يجب أن يحدد النظام بشكل تلقائي كل من لم يسجل حضوره لليوم على أنه "غائب"، و في حال نسيان الموظف تسجيل دخوله أو خطأه بتسجيل الدخول في يوم عطلته؛ يجب أن يسمح النظام أيضا بضبط إدخالات الحضور يدويا، كما ينبغي أن يتيح وضع قواعد محددة حول الغياب وتطبيق إجراءات تأديبية تلقائيا عند الوصول إلى حد معين من أيام الغياب.

 من ناحية أخرى ينبغي أن يقارن نظام الحضور والانصراف للموظفين بين أنماط الحضور الفعلية وأنماط الحضور المتوقعة، بحيث تطلع الشركة على اتجاهات الغياب ويتسنى لها التحرك الفوري لمعالجة أي فجوة ملحوظة. 

أما إدارة الإجازات فهي أحد المجالات التي ينبغي أن يلعب فيها النظام دورا، بحيث لا يسجل اليوم الفائت تلقائيا كغياب، بدلا من ذلك يمكّن الموظف من تقديم طلب مسبق للحصول على إجازة أو طلب الحضور نصف يوم.

1. - جداول زمنية مرنة

يتجاوز نظام الحضور والانصراف للموظفين وظيفته الأساسية المتمثلة في مراقبة الالتزام بالمواعيد، بحيث يتيح أيضا إنشاء جداول زمنية متعددة للموظفين. تسمح جداول المناوبات للموظفين بتحديد الوقت الذي يقضونه في العمل على مشاريع ومهام مختلفة، بحيث يتمكن المدير من الاطلاع على التقدم المحرز بسهولة.

 يجب أن يكون المدير أيضا قادرا على تحديد مهام عمل الموظفين والموافقة على الجداول الزمنية أو رفضها. كما ينبغي أن يمكّن النظام الموظفين من إنشاء الجداول الخاصة بهم وإرسالها إلى المدراء للموافقة عليها، بالإضافة إلى تحديد المهام لأنفسهم حسب الضرورة.

1. - التكامل مع الرواتب والتطبيقات الأخرى

نظام الحضور والانصراف هو جزء من حل شامل لإدارة الموارد البشرية مثل برنامج "جسر" لشؤون الموظفين وإدارة الموارد البشرية، وهو المورد الرئيسي للبيانات التي تحتاجها باقي تطبيقات الموارد البشرية لذلك ينبغي أن يتكامل بسهولة معها بحيث يكون نظاما مثاليا لا يحتاج إلى تدريب أو يترك آثارا ضارة بسبب عدم اتساقه مع باقي التطبيقات.

تأتي كشوف المرتبات على رأس التطبيقات التي ينبغي أن يتكامل معها نظام الحضور والانصراف للموظفين، إذ يجب أن ينقل صورة دقيقة عن وقت العمل، على سبيل المثال عدد الساعات التي عملها الموظف بالإضافة إلى تحديد عدد الساعات الإضافية ومعدل الأجر والإجازات المدفوعة. يساهم ذلك في إعداد كشوف المرتبات بشكل أسرع وأكثر دقة في الوقت نفسه، ما يقلل من الأعباء الإدارية الخاصة بحساب الرواتب الملقاة على عاتق مسؤولي الموارد البشرية.

من التطبيقات الأخرى التي ينبغي أن يتكامل معها نظام الحضور والانصراف للموظفين تطبيقات التقويم مثل تقويم جوجل و Outlook وما شابه. يتيح تمرير معلومات الحضور بسهولة لهذه التطبيقات ومزامنتها في معرفة كل موظف إذا كان زميله حاضرا الآن أم لا، للاتصال أو لعقد اجتماع. تعد هذه الميزة من ميزات نظام الحضور والانصراف للموظفين ذات أهمية خاصة بالنسبة للفرق التي تعمل عن بعد. 

1. - تقديم تقارير متنوعة

يتمتع نظام الحضور والانصراف القوي بترسانة من البيانات التي ينبغي توظيفها في تقديم تقارير وتحليلات مخصصة متنوعة ذات صلة، على سبيل المثال تقارير أساسية عن عدد الساعات والعمل الإضافي وأيام الغياب، بالإضافة إلى تقارير متقدمة تسلط الضوء عن الموظفين الذي يعملون لساعات إضافية بشكل متكرر والعكس حيث الموظفين الأكثر غيابا أو الأقل حضورا من حيث عدد الساعات، وينبغي أن تصدر هذه التقارير في تنسيقات قابلة للحفظ وسهلة القراءة.

يمكن استخدام هذه التقارير للتنبؤ بأنماط عمل الموظفين في المستقبل وكدليل على خروقات نظم العمل وللمساعدة في رسم سياسات التوظيف، بالإضافة إلى ملاحظة السلوكيات الخاطئة والعمل على تصحيحها. 

تقدم هذه التقارير للمدراء فكرة واضحة عما يدور في الشركة وتساعد في الحفاظ على المستوى الأمثل من الإنتاجية وتحسينها باستمرار، كما أن وجودها في متناول اليد يخفف العبء عن قسم الموارد البشرية إذ لن يحتاج إلى إعدادها يدويا.

1. - دعم الجوال والاستناد إلى السحابة

سهولة الوصول هي إحدى أهم ميزات نظام الحضور والانصراف للموظفين، إذ ينبغي أن يمكن المدراء والموظفين من الاتصال بالنظام عبر أي جهاز ومن أي مكان، يعني ذلك في المقام الأول أن يستند إلى التكنولوجيا السحابية التي تعني سهولة اتصال ذوي الصلة بالنظام من أي مكان باستخدام معلومات تسجيل الدخول الصحيحة. 

تبقى السحابة إحدى أفضل تقنيات مشاركة وحماية البيانات في آن واحد، إذ تتيح ضبط صلاحية الوصول لبيانات معينة على الأشخاص ذوي الصلاحية فحسب،بحيث يتمكن الموظف من الاطلاع على المعلومات التي يحتاج إليها فقط.

ينبغي أن يتيح نظام الحضور والانصراف أيضا الاتصال بالنظام عبر الأجهزة المحمولة من خلال تثبيت تطبيق النظام، يمنح ذلك مرونة كبيرة للموظفين والمدراء في التعامل مع النظام بأكثر من طريقة وفي كل وقت.

1. - الخدمة الذاتية للموظف

تعني الخدمة الذاتية منح الموظفين إمكانية الوصول إلى قوائم النظام والجداول الزمنية وبيانات الغياب بسهولة بحيث يتمكنوا من إدارة أوقات إجازاتهم بالطريقة التي تناسبهم، بذلك لن يضطر الموظف إلى تسجيل الحضور عند مدخل الشركة مثلا، بل يمكنه الجلوس في مكتبه داخل الشركة أو عن بعد وتسجيل الحضور باستخدام التطبيق أو عبر المتصفح.

وأخيرا..

اختيار نظام الحضور والانصراف للموظفين المناسب لاحتياجات عملك هو أولوية تضمن لك تحقيق أقصى استفادة من استثمارك، نأمل أن يكون هذا المقال قد قدم  لك رؤى مفيدة عن ميزات نظام الحضور والانصراف التي يجب أن تبحث عنها.

يوفر نظام إدارة الموارد البشرية "جسر" نظاما مرنًا لتسجيل الحضور والانصراف، مصممًا لتتبع أوقات العمل بسهولة وإدارة كلما يتعلق بجداول العمل .