نظام الحضور والانصراف للموظفين:  كيف تنظم دوام موظفيك؟

لا يقتصر التحول الرقمي للشركة على جوانب العمل الخارجية مع العملاء فقط، بل يمتد إلى الداخل لمعالجة شئون القوى العاملة وخاصة أوقات حضور وانصراف الموظفين، يفسر ذلك لماذا تتبنى هذا الاتجاه المؤسسات ذات الدهاء التكنولوجي التي تفكر على المدى الطويل. إذا كنت تبحث عن بديل رقمي لتسجيل أوقات عمل موظفيك، فيجدر بك البحث عن مجموعة محددة من الميزات التي يجب أن يوفرها نظام الحضور والانصراف للموظفين في شركتك. وقبل ذلك البحث عن نظام الحضور والانصراف المناسب لطبيعة شركتك ودوام موظفيك.

جدول محتوى المقال:

• ما هو نظام الحضور والانصراف
• ما أهمية نظام الحضور والانصراف
• أنواع أنظمة الحضور والانصراف
• كيف تختار أفضل نظام حضور وانصراف للموظفين في شركتك
• تحديات إدارة الحضور والانصراف في الشركات السعودية
• أهم مميزات أنظمة الحضور والانصراف
• الأسئلة الشائعة

ما هو نظام الحضور والانصراف للموظفين؟

نظام الحضور والانصراف هو حل رقمي مخصص لإدارة وتتبع عمل الموظفين واستخدام أدوات وآليات محددة لجمع بيانات مهمة، مثل ساعات العمل المستحقة وضمان تسجيل أوقات بدء الدوام وانتهائه وأوقات الراحة والوجبات وأيام الإجازة وربطها مع المهام والإنتاجية في الأقسام المختلفة؛ لاستخدامها فيما بعد في عمليات تشغيلية وإستراتيجية أخرى، كاحتساب الأجور والرواتب وتوزيعها.

تاريخ أنظمة إدارة الحضور والانصراف ليس جديدًا، إنما هو تطوّر طبيعي ظهر بدايات الثورة الصناعية لتنظيم عمل عمّال المصانع واستخدمت حينها الطرق اليدوية وساعات التوقيت الميكانيكية لتسجيل أوقات الحضور على ورق سميك، ثم تطورت إلى ساعات كهربائية، ثم إلى برامج رقمية في التسعينيات، وصولًا إلى الأنظمة الحديثة قائمة على تقنيات أسرع سهلة الوصول ومتعددة المزايا والوظائف وليس تسجيل أوقات الدوام فقط.

ما أهمية نظام حضور وانصراف الموظفين؟

يساعد هذا النظام في تقليل الوقت الذي يقضيه موظفو الموارد البشرية والمدراء في التواصل مع الموظفين إلى حد كبير، فبمجرد التخطيط للنظام للأشهر أو الأسابيع القادمة، يمكن لكل موظف رؤية نوباته المخططة وعطلاته القادمة والمناوبات الفارغة التي يمكن العمل عليها بشكل إضافي. يعني ذلك أن كل فريق العمل من إدارة وموظفين سيصبح أكثر تفرغا للعمل الإبداعي والمهام الأكثر أهمية المنوطة بهم. وستأتي تفصيلًا على هذه الفوائد:

1. تحسين الإنتاجية وتوفير الوقت

سواء كنت تستخدم جداول البيانات التي تستنزف الكثير من الوقت للتخطيط وتسجيل مواعيد الحضور والانصراف، أو تلجأ إلى نظام التسجيل عبر البطاقات، فإن إدارة هذه العملية هي إحدى أشق المهام، لأنها من ناحية تستهلك وقتا طويلا في الترتيب والتنظيم والمعالجة بالإضافة إلى تكاليف كبيرة على المدى الطويل لشراء الورق والأقلام وحبر الطباعة والأجهزة وما إلى ذلك.

ومن ناحية ثانية تتسم بالتعقيد إذ ينبغي على الموظف ملء نماذج التسجيل وطلبات الإجازة أو اصطحاب البطاقة الخاصة أينما ذهب. هنا تكمن أبرز فوائد نظام الحضور والانصراف في متابعة الدوامات وأنماط الموظفين والعمل، ويتيح تحديد مجالات ضعف إنتاجية الموظفين وتحسينها، وربط نظام العمل مع المهام المنجزة، وتعزيز المساءلة والشفافية من خلال إتاحة سجلات نشاط الموظف وتسجيلها آليًا بدقة بدون أخطاء وبدون تحيزات بشرية من أي نوع، مما يضمن حقوق الموظف والشركة.

2. تقليل الأخطاء والهدر

تحدُّ أتمتة عمليات إدارة الحضور والانصراف من التلاعب في تسجيل الحضور وتقلّل من التجاوزات والممارسات السيئة، مثل تسجيل حضور نيابة عن زميل، وتمنع سرقة الوقت وإهداره بغير مكانه، وتكشف حالات التغيب أو التأخر، وتوزّع الموارد بصورة فعالة من خلال أدوات التتبع المتطورة وآليات إدارة القوى العاملة في الشركات.

3. الامتثال لقوانين العمل

يمنع نظام الحضور والانصراف انتهاكات قوانين العمل من خلال توفير سجلات دقيقة لنشاط الموظفين وعملهم، مما يسهّل الامتثال واستخدامها في النزاعات القانونية، وضمان حصول كل الموظفين على حقوقهم وفق القوانين المحلية وتذكيرهم بلوائح العمل وسياساته، بالإضافة إلى إتاحة رؤية شاملة عن بيانات المنظمة والموارد البشرية لضمان الالتزام باللوائح والتجاوزات.

4. تبسيط عمليات الإدارة

يبسّط نظام الحضور والانصراف عمليات ووظائف إدارة الموارد البشرية المتعلقة بالموظفين ويسهّلها، مثل إدارة الدوامات والإجازات وجدولتهما، لتوفير الوقت والجهد على المديرين، إذ يقضوا عادة غالبية الوقت في المتابعة والجدولة وتعديلها مع احتمالية أقل للخطأ وتعارضات في الجدولة.

لكن مع نظام حضور وانصراف قوي يستطيع موظف الموارد البشرية بنقرة زر واحدة إنشاء التقرير الذي يرغب فيه، إذ يمكنه إعداد مجموعة التقارير المطلوبة وإرسالها إلى المدراء عبر البريد الإلكتروني متى احتاجوا إليها، ذلك لأن قاعدة بيانات نظام الحضور والانصراف للموظفين توفر جميع المقاييس المهمة للعمل والتي تشكل ثروة معلوماتية، كما أن التقارير التي تنشئها تعد طريقة تقديم سهلة لهذه المعلومات بحيث يسهل فهمها واتخاذ القرارات بناء عليها.

يمكن الحصول على تقارير الموارد البشرية هذه بأكثر من تنسيق سواء .pdf أو .csv أو .txt بحيث يختار المستخدم ما يناسبة ويتوافق مع سير العمل في الشركة.

4. التخطيط والتطوير

تقدم الأنظمة الحديثة لوحات معلومات وتقارير وتحليلات فورية مفصلة حول أنماط العمل والحضور والإجازات وتكاليف العمالة، مما يساعد في التخطيط واتخاذ قرارات إستراتيجية أفضل.

تخطط كل شركة لميزانيتها جيدًا وتحرص على أن تقترب أرقام الميزانية الفعلية من الأرقام التي تم التخطيط لها قدر الإمكان، تساهم أنظمة الحضور والانصراف المؤتمتة في إدارة ميزانية الموظفين بشكل فعال لتتطابق مع المخطط. فتضمن هذه الأنظمة أن الموظفين سيعملون لساعات إضافية وفق الحدود التي سمحت بها الميزانية، كما أنهم سيحصلون على راتب مقابل الوقت الفعلي للعمل، يعود ذلك إلى فائدة مهمة من فوائد نظام الحضور والانصراف للموظفين وهي قدرتها على استيعاب ودمج قيود الميزانية وسياسات العمل وتفضيلات الموظفين وتغييرات الورديات في نظام واحد متماسك.

أنواع أنظمة الحضور والانصراف

تتنوع أنظمة إدارة الحضور والانصراف لتلبية الاحتياجات المختلفة، بدءًا من الأنظمة التقليدية البسيطة وصولًا إلى الأنظمة المتطورة التي تعتمد على أحدث التقنيات، نذكر أهمّها كالآتي:

1. الأنظمة اليدوية والجداول الزمنية (Timesheets)

تعتمد هذه الأنظمة على الطرق التقليدية في إدارة الحضور والانصراف، مثل التسجيل اليدوي في الدفاتر أو استخدام جداول البيانات (Excel) لتوثق سجلات ساعات العمل، وتوفير تفاصيل دقيقة عن العمل المنجز، وتساعد في تقدير الوقت وإدارة الموارد، كما تتميز بسهولة التنفيذ واعتياد الموظفين وعدم مقاومتهم النظام وتكلفتها المنخفضة، إلا إنها تستهلك وقت وجهد كبيرين من المديرين والموظفين، مع احتمال أكبر للأخطاء والتلاعب، ولا تتناسب مع حجم تعقيد الأعمال وتحدياتها الحديثة، كما يصعب الوصول إلى المعلومات وتحليلها بصورة فعالة.

2. أنظمة تتبع الحضور والانصراف بتقنية RFID

تستخدم هذه الأنظمة بطاقات أو شارات إلكترونية لتسجيل الحضور والانصراف عبر تمريرها على أجهزة خاصة، وتوفر دقة أكبر وسرعة في تسجيل البيانات مقارنة بالأنظمة اليدوية، وتسهل عملية جمع البيانات وإعداد التقارير، لكن قد تكون تكلفتها أعلى ولا تمنع تمامًا احتمالية التلاعب كتسجيل الحضور نيابة عن زميل.

3. نظام الحضور والانصراف بالبصمة

نظام حضور وانصراف قائم على القياسات الحيوية (البيومترية) للتحقق من هوية الموظفين عبر الخصائص الجسدية، كبصمات الأصابع أو اليد أو الوجهة أو العين، أو السمات السلوكية، مثل تحليل الصوت أو التوقيع؛ وتخزينها في قواعد بيانات ذكية يسهل لاحقًا التعرّف على الموظفين وتسجيل حضورهم ومغادرتهم للعمل.

تمتاز بالدقة والأمان إذ تعتمد على قياسات حضور دقيقة وخصائص جسدية وسلوكية تصعّب محاولات الوصول غير المصرح أو التحايل على النظام، لكن يعيبها تكلفتها العالية، قد تشمل الأجهزة والبرمجيات والتدريب، بالإضافة إلى مخاوف الخصوصية حيث تحتم صلاحية مزوّد النظام الوصول إلى معلومات حساسة جدًا.

4. أنظمة الحضور والانصراف السحابية

هي تطبيقات برمجية يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت من أي جهاز لتسجيل الحضور والانصراف وإدارتها، تتميز بالمرونة وسهولة الاستخدام، إذ يمكن للموظفين تسجيل حضورهم حتى خارج مقر العمل، كما تتيح للمديرين الوصول إلى البيانات والتقارير المفصلة فوريًا من أي مكان. ومع ذلك، تتطلب هذه الأنظمة اتصالاً ثابتًا بالإنترنت، وقد تكون أقل أمانًا إذا لم يتم اختيار مزود خدمة موثوق.

كيف تختار أفضل نظام حضور وانصراف للموظفين في شركتك؟

تختلف أنواع نظام الحضور والانصراف الموارد البشرية، ويوجد في الأسواق خيارات لا حصر لها تقريبًا، لذا عندما تختار تحقّق من وجود بعض أو كل هذه المعايير قبل اتخاذ قرار الشراء:

1. متطلباتك الخاصة

ابحث وافهم احتياجات عملك، ضع بالحسبان حجم وعدد موظفيك والميّزات المهمة لعملك وأي متطلبات ضرورية، فالنظام المناسب لمقهى كبير في الرياض مثلًا يملك عدد كبير (أكثر من 500 موظف) ما بين عقود دوام كامل وجزئي يحتاج متابعة يومية بنظام المناوبة (Shift Scheduling)، يختلف بالتأكيد عن متطلبات شركة استشارات إدارية متوسطة الحجم (+50 موظف) يعملون بنظام المشاريع أو الساعة يعملون بنظام مراحل ونتائج أكثر (Project/Phase-based).

إليك بعض الأسئلة يجب مراعاتها عند تقييم المتطلبات الخاصة:

• حجم الشركة: هل هي شركة صغيرة أم كبيرة؟
• طبيعة العمل: هل يتطلب العمل مرونة في تسجيل الحضور من مواقع/طرق مختلفة؟
• الميزانية: ما هي ميزانيتك المتاحة للنظام؟

2. الوظائف الأساسية

في أثناء اختيارك نظام حضور وانصراف مناسب، تأكّد من تضمّنه أهم المميزات يدعم حالات الاستخدام الشائعة وكل الأدوات المتكاملة في مكان واحد، مثل:

• تتبع الحضور والانصراف في الوقت الفعلي
• إدارة الإجازات والغياب
• التحليلات والتقارير ولوحة البيانات
• إتاحة التكامل مع أنظمة العمل والموارد البشرية
• خصائص إدارة عمل الموظفين، كالجدولة وإدارة المناوبة وغيرها

3. سهولة الاستخدام

اختر أنظمة تهتم بتجربة المستخدم وواجهات المستخدم سهلة بديهية يمكن لأي موظف استخدامها وإجراء المهام الرئيسية بفعالية بغض النظر عن عمره أو خلفيته أو تعليمه. تذكّر سهولة الاستخدام توفّر عليك تكاليف التدريب ومقاومة التغيير وتسهّل تبنّي الموظفين للنظام بسرعة وعدم مقاومته، تتضمّن معايير تجربة الاستخدام في نظام الحضور والانصراف مثل –وليس للحصر-:

• واجهات بديهية، مثل تقويمات الجدولة بالسحب والإفلات
• لوحة معلومات واضحة ومفهومة وميزات إعداد التقارير
• عمليات تسجيل الدخول والخروج المبسطة للموظفين

4. الأمان والخصوصية

نظرًا لطبيعة معلومات الشركة الحسّاسة التي يمكن لمزوّد الخدمة الوصول إليها وربما التحكّم بها، يجب عليك البحث عن نظام معروف وسمعته جيدة في السوق، خاصة جوانب أمن البيانات وخصوصية المستخدمين، وتأكّد من أن النظام لا يشارك المعلومات مع أطراف خارجية بدون موافقة منك، ولا يتعرض بكثرة إلى هجمات أو اختراقات ويتعامل معها بشفافية ويهتم بحفظ البيانات بالمعايير القياسية ويملك شهادات مثبتة بذلك مثل شهادة آيزو 27001.

5. الشمولية والتكامل

تعد قدرة نظام الحضور والانصراف على التكامل التقني بسلاسة مع الأنظمة الأخرى، مثل نظام إدارة الموارد البشرية ونظام إدارة العمل والمهام وإنتاجية الفرق، أمرًا ضروريًا، إذ يقلل الجهد والوقت ويحفظ الأمان خلال نقل البيانات ويقلل الأخطاء ويبسّط العمليات ويزيد مرونة النظام. على سبيل المثال، يمكن لبيانات الحضور والانصراف في نظام جسر التي تتدفق تلقائيًا إلى نظام مُسيّر المرتبات أن تقلل بشكل كبير من الوقت الذي تقضيه في معالجة كشوف المرتبات وتزيد من دقة حسابات الأجور، كذلك تساعدك على الامتثال وأغراض التدقيق مع أنظمة العمل الحكومية والسياسات الأخرى.

6. قابلية التوسّع

يجب أن يكون برنامج الحضور والانصراف المختار قادرًا على النمو مع عملك، ضع في الحسبان ما إذا كان النظام يمكن أن يستوعب عددًا متزايدًا من الموظفين ومواقع متعددة واحتياجات العمل المتطورة، خاصة للشركات الناشئة وفي مراحل نمو والتي تتوقع تغييرات كبيرة في الحجم أو العمليات على مدى السنوات القليلة القادمة.

7. الإعداد والتشغيل

تركيب وتشغيل أنظمة الحضور والانصراف في الشركات ليست أمر سهل، تحتاج إلى مساعدة ودعم متواصل من مزوّد النظام سواء دعم مباشر أو غير مباشر عن طريق تزويدك بمواد تدريبية شاملة، مثل مقاطع الفيديو والأدلة، وتوثيق تقني جيّد يُمكّن التقنيين في شركتك من دمج النظام في العمل بسهولة وسرعة أكبر، أو حتى توفيرها كخدمة أي يساعدك المزوّد في ضمان تشغيل النظام وعمله بأفضل صورة.

8. دعم أجهزة الجوّال

أكثر الموظفين اليوم يعتمدون بصورة كبيرة في المتابعة والمراسلة خلال ساعات العمل على أجهزة الجوّال، فيجب أن تولي اهتمامًا أن يدعم نظام الحضور والانصراف ويتوافق جيدًا مع شاشات أجهزة الجوّال المختلفة لتسهيل تجربة الموظفين مع النظام وتسريع تبنّيه وتحسين العمل. نقطة إضافية إذا كان النظام يوفر تطبيق جوّال للموظفين يتيح الوصول إلى النظام من أي مكان وفي أي وقت، مما يعزز المرونة والراحة.

9. الدعم والمتابعة

لا تكتفي فقط بالتأكّد أن النظام جيد من النواحي التقنية أو التشغيلية أو التوافقية، إنما من المهم تقييم جودة الدعم الذي يقدمه مزوّد النظام، بما في ذلك توافر الدعم المستمر من خلال قنوات متعددة، وسرعة وفعالية الاستجابة للاستفسارات، وسهولة الوصول إلى مركز المساعدة وقاعدة المعرفة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها ذاتيًا، وتوفير إمكانية إدارة حساب مخصصة للحصول على مساعدة شخصية عند الحاجة.

10. الاشتراكات والأسعار

تأكّد عند اختيارك نظام الحضور والانصراف المناسب من القيمة التي تأخذها مقابل السعر الذي تدفعه، ووجود نماذج تسعير شفافة بدون رسوم خفية، وقابلية التوسع في الخطط لتناسب أحجام الأعمال المختلفة، وتجارب مجانية أو عروض توضيحية لتقييم النظام قبل الشراء. أما إذا كنت تود الحصول على قائمة تحقق تسهل عليك الاختيار المناسب، فلا يفوتك تحميل قائمة الحضور والانصراف من مكتبتنا!

تحديات إدارة الحضور والانصراف في الشركات السعودية

تواجه بيئة وثقافة العمل في السعودية تحديات فريدة تتطلب تفكيرًا مختلفًا يتجاوز ما هو موجود في الحلول التقليدية أو المستنسخة من الحلول الخارجية، من بينها:

أنظمة قديمة وغير فعالة

تواجه العديد من الشركات صعوبات في تتبع حضور وانصراف موظفيها بسبب استخدام أنظمة قديمة وغير فعالة، تتطلب الكثير من الجهد اليدوي أو أنها تستخدم أنظمة كثيرة متشابهة ومتداخلة لأداء الوظيفة نفسها مما يصعب الحصول على معلومات وروئ واضحة، تؤدي إلى أخطاء، كما يصعب من خلالها التأكد من الامتثال لقوانين العمل.

الحل: استخدام نظام مرن متكامل يوفر خصائص وأدوات شاملة لإدارة عمل الموظفين ومتابعته ورصده وتعديله حسب ما تقتضيه سياسات العمل بسهولة كبيرة ومن مكان واحد، مثلما يظهر في الصورة أدناه في نظام جسر تتيح خاصية إدارة الحضور والانصراف والدوامات والإجازات واستعراض التقارير على جانبي المدير والموظف بكل سهولة، لا داعٍ للذهاب مع أكثر من حل لنفس المشكلة.

هدر الوقت والحضور المزيف

قد يتأخر بعض الموظفين أو يتغيبون كثيرًا أو قد يلجأ بعض الموظفين إلى تسجيل حضور زميل آخر نيابة عنه، ويصعب في الشركات المتوسطة والكبيرة رصد هذه السلوكيات بدقة، مما يؤثر سلبًا على أداء العمل وإنتاجيته، وبالتالي هدر للموارد البشرية والمالية.

الحل: استخدام نظام يوفر آليات تتبع دقيق لساعات العمل وأدوات تحقق متقدمة، مثل خصائص التحقق عبر البصمة أو الوجه لضمان تسجيل الحضور الفعلي لكل موظف ومنع حالات التلاعب إضافة إلى ربط كل هذه الخصائص مع مُسيّرات الرواتب لضمان احتساب الرواتب وترشيد الموارد البشرية بصورة جيدة.

بيئات العمل المتعددة والهجينة

هذا تحديًا خاص للشركات التي لديها موظفون يعملون في مواقع متعددة مثل شركات المقاولات وقطاعات التجزئة أو عاملين عن بُعد مثل الشركات التقنية، إذ يصعب التأكد من تواجدهم في المكان المحدد في الوقت المحدد، مما قد يؤدي إلى مشاكل هدر الوقت، وعدم دقة في كشوف المرتبات وتأثير سلبي على سير العمل.

الحل: يمكنك معالجة تحديات الحضور والانصراف، في بيئات العمل الهجينة أو عن بُعد، من خلال استخدام أنظمة تتيح ميزات تتبع الموقع الجغرافي (GPS) وتحديد المناطق (Geofencing) وتسجيل الدخول والخروج عبر الإنترنت، مما يتيح للمديرين التأكد من تواجد الموظفين في المكان المحدد ويمنع التسجيل خارجها مما يضمن دقة الالتزام بساعات العمل.

ضمان الحقوق

تواجه الشركات تحديات قانونية تتمثل في صعوبة رصد وتتبع ضمان حصول الموظف على كل حقوقه والتوعية الكافية بها، مثلًا قد تواجه بعض الشركات صعوبة في التأكد من حصول الموظفين على استراحاتهم وإجازاتهم القانوينة، خاصة في بيئات العمل التي تتطلب جهدًا بدنيًا أو تركيزًا عاليًا، ناهيك على استخدامها أنظمة لا تتوافق مع نظام العمل السعودي.

الحل: التأكد من تخصيص الإعدادات ونشر لوائح الشركة واستخدام أنظمة تعتمد إجراءات متوافقة مع نظام العمل السعودي

إدارة الموظفين والعمالة

واحدة من أهم التحديات وأكثرها حساسية لأي عمل مشاكل التوظيف الزائد أو الناقص وضمان تواجد الموظفين في المكان المناسب في الوقت المناسب، في حين لا ينبغي أن تكون متابعة الحضور والانصراف بكل هذا التعقيد، تخيّل مثلًا سلسلة مطاعم شهيرة تعاني من نقص العمالة البشرية في فروع المدن الكبيرة كالرياض في حين تتواجد عدد موظفين أكثر من اللازم في فرع أصغر، بسبب سوء إدارة المناوبة قد تتسبب في تعطل العمل كاملًا والتأثير على جوانب أخرى، كالمعاناة من الاحتراق الوظيفي.

الحل: إدارة الموظفين من خلال أدوات متكاملة تتيح للمديرين جدولة الدوامات وإدارتها بسهولة وتعيين المناوبات، وتقارير شاملة لحظية عن سير العمل وأداء الموظفين، بالإضافة إلى إرسال إشعارات حول المناوبات القادمة وإمكانية تعديلها وإعادة تعيينها في حالات معينة.

صعوبة التواصل

يكون أحيانًا من الصعب تواصل فعال وسلس بين الموظفين والإدارة في الشركات، خاصة عند وجود فروع متعددة أو فرق عمل موزعة، مما قد يؤدي إلى تأخير في تبادل المعلومات وعدم وضوح في المهام والتوقعات وتأثير سلبي على سير العمل.

الحل: نظام يوفر أدوات تواصل متكاملة، مثل الرسائل الفورية والإشعارات ومشاركة الملفات والمعلومات والتعاون عبر المشاريع، إضافة إلى أدوات تساعدك في قياس تجربة الموظفين ورضاهم، كالاستطلاعات وإعلانات الشركة وغيرها.

أهم الميزات التي ينبغي أن يتضمنها نظام الحضور والانصراف للموظفين

1. جداول زمنية مرنة

يتجاوز نظام الحضور والانصراف للموظفين وظيفته الأساسية المتمثلة في مراقبة الالتزام بالمواعيد، بحيث يتيح أيضا إنشاء جداول زمنية متعددة للموظفين. تسمح جداول المناوبات للموظفين بتحديد الوقت الذي يقضونه في العمل على مشاريع ومهام مختلفة، بحيث يتمكن المدير من الاطلاع على التقدم المحرز بسهولة.

يجب أن يكون المدير أيضا قادرًا على تحديد مهام عمل الموظفين والموافقة على الجداول الزمنية أو رفضها. كما ينبغي أن يمكّن النظام الموظفين من إنشاء الجداول الخاصة بهم وإرسالها إلى المدراء للموافقة عليها، بالإضافة إلى تحديد المهام لأنفسهم حسب الضرورة.

2. التكامل مع الرواتب والتطبيقات الأخرى

نظام الحضور والانصراف للموظفين هو جزء من حل شامل لإدارة الموارد البشرية، وهو المورد الرئيسي للبيانات التي تحتاجها باقي تطبيقات الموارد البشرية لذلك ينبغي أن يتكامل بسهولة معها بحيث يكون نظاما مثاليًا لا يحتاج إلى تدريب أو يترك آثارًا ضارة بسبب عدم اتساقه مع باقي التطبيقات.

تأتي كشوف المرتبات على رأس التطبيقات التي ينبغي أن يتكامل معها نظام الحضور والانصراف للموظفين، إذ يجب أن ينقل صورة دقيقة عن وقت العمل، على سبيل المثال عدد الساعات التي عملها الموظف بالإضافة إلى تحديد عدد الساعات الإضافية ومعدل الأجر والإجازات المدفوعة. يساهم ذلك في إعداد كشوف المرتبات بشكل أسرع وأكثر دقة في الوقت نفسه، ما يقلل من الأعباء الإدارية الخاصة بحساب الرواتب الملقاة على عاتق مسؤولي الموارد البشرية.

من التطبيقات الأخرى التي ينبغي أن يتكامل معها نظام الحضور والانصراف للموظفين تطبيقات التقويم مثل تقويم جوجل وOutlook وما شابه. يتيح تمرير معلومات الحضور بسهولة لهذه التطبيقات ومزامنتها في معرفة كل موظف إذا كان زميله حاضرًا الآن أم لا، للاتصال أو لعقد اجتماع. تعد هذه الميزة من ميزات نظام الحضور والانصراف للموظفين ذات الأهمية الخاصة بالنسبة للفرق التي تعمل عن بعد. 

3. تقديم تقارير متنوعة

يتمتع نظام الحضور والانصراف القوي بترسانة من البيانات التي ينبغي توظيفها في تقديم تقارير وتحليلات مخصصة متنوعة ذات صلة، على سبيل المثال تقارير أساسية عن عدد الساعات والعمل الإضافي وأيام الغياب، بالإضافة إلى تقارير متقدمة تسلط الضوء عن الموظفين الذي يعملون لساعات إضافية بشكل متكرر والعكس حيث الموظفين الأكثر غيابا أو الأقل حضورا من حيث عدد الساعات، وينبغي أن تصدر هذه التقارير في تنسيقات قابلة للحفظ وسهلة القراءة.
يمكن استخدام هذه التقارير للتنبؤ بأنماط عمل الموظفين في المستقبل وكدليل على خروقات نظم العمل وللمساعدة في رسم سياسات التوظيف، بالإضافة إلى ملاحظة السلوكيات الخاطئة والعمل على تصحيحها.

تقدم هذه التقارير للمدراء فكرة واضحة عما يدور في الشركة وتساعد في الحفاظ على المستوى الأمثل من الإنتاجية وتحسينها باستمرار، كما أن وجودها في متناول اليد يخفف العبء عن قسم الموارد البشرية إذ لن يحتاج إلى إعدادها يدويا.

4. دعم الجوال

سهولة الوصول هي إحدى أهم ميزات نظام الحضور والانصراف للموظفين، إذ ينبغي أن يمكن المدراء والموظفين من الاتصال بالنظام عبر أي جهاز ومن أي مكان، يعني ذلك في المقام الأول أن يستند إلى التكنولوجيا السحابية التي تعني سهولة اتصال ذوي الصلة بالنظام من أي مكان باستخدام معلومات تسجيل الدخول الصحيحة.

5. الخدمة الذاتية للموظف

تعني الخدمة الذاتية منح الموظفين إمكانية الوصول إلى قوائم النظام والجداول الزمنية وبيانات الغياب بسهولة بحيث يتمكنوا من إدارة أوقات إجازاتهم بالطريقة التي تناسبهم، بذلك لن يضطر الموظف إلى تسجيل الحضور عند مدخل الشركة مثلا، بل يمكنه الجلوس في مكتبه داخل الشركة أو عن بعد وتسجيل الحضور باستخدام التطبيق أو عبر المتصفح.

أخيرا، تعيش الشركات اليوم في بيئة عمل ثورية، قد يعمل فيها الموظفون من مناطق زمنية مختلفة، ما يجعل من الصعب على المدراء الحصول على رؤية ثاقبة لمواعيد الدوام. فأصبح نظام حضور وانصراف الموظفين حلا ناجعا للشركات من جميع الأحجام ومن مختلف الصناعات لضمان دقة بيانات عمل الموظفين وسيطرة أكثر على التكاليف.

ويعد اختيار نظام الحضور والانصراف للموظفين المناسب لاحتياجات عملك هو أولوية تضمن لك تحقيق أقصى استفادة من استثمارك، يوفر نظام إدارة الموارد البشرية جسر نظاما مرنًا لتسجيل الحضور والانصراف، مصممًا لتتبع أوقات العمل بسهولة وإدارة كل ما يتعلق بجداول العمل. اطلب عرض توضيحي مجاني الآن واكتشف أكثر عن نظام الموارد البشرية الأكثر تكاملا في السعودية.

الأسئلة الشائعة 

ما هو نظام الحضور والانصراف؟

هو نظام رقمي يسجل أوقات دخول وخروج الموظفين، ويساعد في إدارة الإجازات والغياب وفترات الدوام، وحساب ساعات العمل الإضافية، وتبسيط عملية إعداد الرواتب، وتقليل الأخطاء البشرية.

ما هي بصمة الحضور والانصراف؟

هي أحد أنواع أدوات الحضور والانصراف التي تستخدم القياسات الحيوية أو البيومترية، كبصمة الأصابع واليد والعين، كوسيلة للتحقق من هوية الموظف وتسجيل حضوره وانصرافه.

من المسؤول عن سجل الحضور والانصراف؟

عادة ما يكون قسم الموارد البشرية أو إدارة شؤون الموظفين هو المسؤول عن إدارة سجلات الحضور والانصراف.

هل يحق للمدير تغيير وقت الدوام؟

يعتمد ذلك على سياسات الشركة وقوانين العمل المعمول بها. في بعض الحالات، قد يكون للمدير صلاحية تغيير وقت الدوام بعد إخطار الموظف بشكل مسبق وضمن إطار القوانين واللوائح.

ما هي ميزة التسييج الجغرافي (Geofencing)؟

يساعد تحديد المواقع الجغرافية على مراقبة أوقات تسجيل الدخول للموظفين عن بُعد ومواقعهم وأجهزتهم. يستخدم تقنية GPS لتحديد مكان وجود الموظفين عن بُعد. يفرض على الموظفين تسجيل الدخول أثناء وجودهم داخل مباني الشركة. يساعد المديرين في توفير الوقت الذي كان يُهدر في التحقق من أخطاء كشوف المرتبات وإصلاحها.

ماذا تفعل مع الموظف الذي يغيب عن العمل بشكل متكرر؟

• جمع الأدلة على غيابه قبل مواجهة الموظف
• التحدث مع الموظف وإظهار القلق بشأن رفاهه
• توفير مساحة للمناقشة لمعرفة السبب الجذري وراء غيابه
• تقديم التسهيلات المناسبة، مثل السماح بجدول مرن، أو تعديل التعويض عن بدل الإيجار إذا كان يعيش بعيدًا، أو إجراء تعديلات بناءً على أي حالة صحية جسدية أو عقلية، أو غير ذلك.

ما الفرق بين برامج تتبع الوقت وبرنامج تسجيل الحضور والانصراف؟

برامج تتبع الوقت: تركز على تتبع الوقت الذي يقضيه الموظفون في مهام محددة، وغالبًا ما تستخدم في إدارة المشاريع.

نظام تسجيل الحضور والانصراف: يركز على تسجيل أوقات الدخول والخروج، وإدارة الإجازات والغياب، وحساب ساعات العمل، أي أن تتبع الوقت وظيفة واحد ضمن وظائف النظام المتعددة مثل إدارة الإجازات وجدولة ساعات العمل، وتقارير مفصلة ومراقبة عن بعد وغيرها.

هل نظام الحضور والمغادرة تأثير سلبي على الموظفين؟

يمكن أن يكون له تأثير سلبي إذا لم يُنفّذ بصورة صحيحة، إذ قد يشعر الموظفون بالمراقبة وعدم الثقة. ومع ذلك، يمكن التخفيف من هذا التأثير من خلال التواصل الواضح مع الموظفين وشرح فوائد النظام وعمل ورشات تدريب وتوعية مستمرة.

هل تتبع وقت وحضور الموظفين غير قانوني؟

لا، تتبع وقت وحضور الموظفين قانوني ولكن يجب أن يتم وفقًا لقوانين العمل والخصوصية المعمول بها.

كيف يرتبط مخالفات نظام العمل بنظام الحضور والانصراف؟

يساعد نظام الحضور والانصراف في رصد وتوثيق مخالفات نظام العمل المتعلقة بالحضور والانصراف، مثل التأخير والغياب غير المبرر، مما يسهل اتخاذ الإجراءات اللازمة.

ما عقوبة التلاعب بالحضور والانصراف في العمل؟

تختلف العقوبة حسب قوانين العمل المعمول بها في كل دولة وشدة المخالفة. قد تتراوح العقوبات من الإنذار والخصم من الراتب إلى الفصل من العمل.

ما هي أفضل الممارسات لإدارة الحضور في الموارد البشرية؟

• التواصل الواضح وإنفاذ السياسات: توضيح السياسات المتعلقة بالحضور والتواصل الفعال مع الموظفين
• المراقبة المنتظمة وإعداد التقارير عن بيانات الوقت والحضور: تحديد أنماط الغياب أو التأخير المفرط
• معالجة مشكلات الحضور بشكل استباقي: التدخل الفوري لمعالجة المشكلات المتعلقة بالحضور
• التقييم والتحسين المستمر: تقييم وتحديث أساليب تتبع الوقت وحلول البرامج بانتظام