نظام الحضور والانصراف للموظفين: فوائد وميزات لا غنى عنها

لا يقتصر التحول الرقمي للشركة على جوانب العمل الخارجية مع العملاء فقط، بل يمتد إلى الداخل لمعالجة شئون القوى العاملة وخاصة أوقات حضور وانصراف الموظفين، يفسر ذلك لماذا تتبنى هذا الاتجاه المؤسسات ذات الدهاء التكنولوجي التي تفكر على المدى الطويل. إذا كنت تبحث عن بديل رقمي لتسجيل أوقات عمل موظفيك، فيجدر بك البحث عن مجموعة محددة من الميزات التي يجب أن يوفرها نظام الحضور والانصراف للموظفين في شركتك.

جدول محتوى المقال:

• ما هو نظام الحضور والانصراف للموظفين؟
• ماذا تستفيد من وجود نظام حضور وانصراف للموظفين؟
• الميزات التي ينبغي أن يتضمنها نظام الحضور والانصراف الفعال

ما هو نظام الحضور والانصراف للموظفين؟

نظام الحضور والانصراف هو حل رقمي مخصص لمراقبة الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل، يشمل هذا الحل خصائص عديدة تهدف جميعها إلى الحصول على سجلات دقيقة خاصة بأوقات عمل الموظفين، يقل في ظلها ساعات العمل المستنزفة سواء في التأخير أو أوقات الراحة التي تتجاوز الوقت المخصص.

يجعل نظام الحضور والانصراف للموظفين العمل أسهل وأكثر سلاسة ويساعد في منع الأخطاء، كما أنه يساهم في استثمار وقت إدارة الموارد البشرية في الأعمال الإبداعية مثل تدريب القوى العاملة والتحليل، ويتكفل بالمهام الروتينية لتسجيل مواعيد الحضور والانصراف والرد على طلبات الإجازة والمذكرات وحساب عدد ساعات العمل وغيرها من الأعمال النمطية.

ماذا تستفيد من وجود نظام حضور وانصراف للموظفين؟

نظام الحضور والانصراف للموظفين هو برنامج رقمي يتعقب ساعات عمل الموظف ويستخدم لتسجيل موعد الحضور والانصراف من العمل وفترات الراحة وحتى تسجيل أيام الإجازة، ما جعله أحد أفضل أدوات تحسين الإنتاجية والكفاءة، بالإضافة إلى أنه يساعدك في:

توفير الوقت

سواء كنت تستخدم جداول البيانات التي تستنزف الكثير من الوقت للتخطيط وتسجيل مواعيد الحضور والانصراف، أو تلجأ إلى نظام التسجيل عبر البطاقات، فإن إدارة هذه العملية هي إحدى أشق المهام، لأنها من ناحية تستهلك وقتا طويلا في الترتيب والتنظيم والمعالجة بالإضافة إلى تكاليف كبيرة على المدى الطويل لشراء الورق والأقلام وحبر الطباعة والأجهزة وما إلى ذلك.

ومن ناحية ثانية تتسم بالتعقيد إذ ينبغي على الموظف ملء نماذج التسجيل وطلبات الإجازة أو اصطحاب البطاقة الخاصة أينما ذهب. هنا تكمن أبرز فوائد نظام الحضور والانصراف للموظفين الذي يجعل تسجيل مواعيد الدوام أكثر بساطة وسهولة عبر الشاشة وقليل من الوقت للتخطيط المسبق.

يساعد هذا النظام في تقليل الوقت الذي يقضيه موظفو الموارد البشرية والمدراء في التواصل مع الموظفين إلى حد كبير، فبمجرد التخطيط للنظام للأشهر أو الأسابيع القادمة، يمكن لكل موظف رؤية نوباته المخططة وعطلاته القادمة والمناوبات الفارغة التي يمكن العمل عليها بشكل إضافي. يعني ذلك أن كل فريق العمل من إدارة وموظفين سيصبح أكثر تفرغا للعمل الإبداعي والمهام الأكثر أهمية المنوطة بهم.

مسير رواتب دقيق

يساهم نظام تسجيل الحضور والانصراف في احتساب رواتب الموظفين وساعات العمل الإضافية تلقائيا بناء على معدلات أجور الشركة، يؤدي ذلك إلى إصدار كشوف مرتبات دقيقة يتقاضى فيها الموظف راتبا عن الساعات التي قضاها في العمل بالفعل، ويؤدي أيضا إلى تقليل الوقت المستغرق في الحسابات اليدوية لما يقرب من الثلثين.

بالإضافة إلى ما سبق، تقل مخاطر الخطأ البشري الذي يكلف الشركة مالا ووقتا، إذ عادة ما يستغرق تصحيح أخطاء كشوف المرتبات وقتا طويلا من مسؤولي الموارد البشرية.

مصدر الصورة: كيف ساعد نظام جسر شركة بورصة وشركات قطاع التجزئة

تعزيز الانضباط المؤسسي

التتبع الدقيق لأوقات عمل الموظف يعزز بلا شك من إحساسه بالانضباط لأنه يعرف أن أي تقاعس سيكون سهل التعقب ما يعرضه للمسائلة، لذلك فإن نظام الحضور والانصراف للموظفين يساعد في تحديد الموظفين المتقاعسين أو الذين يعملون لعدد ساعات أقل مما ينبغي.

معلومات دقيقة على مدار الساعة وفي أي مكان

الأتمتة تعني تقليل فرص الخطأ، واعتمادا على نظام الحضور والانصراف للموظفين سيكون تتبع المواعيد أكثر دقة. كما أنه إذا كانت الشركة لها فروع في أماكن متعددة أو بعض القوى العاملة تعمل عن بعد، فإنه من السهل الاطلاع على بيانات حضور جميع هذه الأطراف عبر قاعدة بيانات مركزية ذات واجهة استخدام  يمكنك الوصول إليها من أي مكان.

يمكّن ذلك المدير من الاطلاع على المعلومات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، إذ لا يشترط حضوره إلى مقر العمل الحصول على الرؤى المطلوبة، فحتى مع وجوده خارج المكتب سيتمكن من مواكبة آخر المستجدات مع الموظفين، وستصله تنبيهات على هاتفه الجوال تمكنه من الإشراف على الشركة من أي مكان في العالم، هي فائدة رائعة من فوائد نظام الحضور والانصراف للموظفين لأنها تساعد المسؤول على التصرف السريع لتصحيح الأخطاء حتى لو كان خارج مقر العمل.

تقارير سهلة الإنشاء والمشاركة

بنقرة زر واحدة يستطيع موظف الموارد البشرية إنشاء التقرير الذي يرغب فيه، إذ يمكنه إعداد مجموعة التقارير المطلوبة وإرسالها إلى المدراء عبر البريد الإلكتروني متى احتاجوا إليها، ذلك لأن قاعدة بيانات نظام الحضور والانصراف للموظفين توفر جميع المقاييس المهمة للعمل والتي تشكل ثروة معلوماتية، كما أن التقارير التي تنشئها تعد طريقة تقديم سهلة لهذه المعلومات بحيث يسهل فهمها واتخاذ القرارات بناء عليها.

يمكن الحصول على تقارير الموارد البشرية هذه بأكثر من تنسيق سواء .pdf أو .csv أو .txt بحيث يختار المستخدم ما يناسبة ويتوافق مع سير العمل في الشركة.

القضاء على الاحتيال والتلاعب

إحدى العيوب الرئيسية التي تتسم بها الطريقة اليدوية لتسجيل الحضور والانصراف هي إمكانية إساءة استخدامها والتلاعب بها، على سبيل المثال يمكن أن يشمل التلاعب أي شيء بدءا من استغراق وقت أطول من المخصص لاستراحة الغداء، أو تسجيل حضور صديق عندما يتأخر عن العمل.

تشير الدراسات أن ما يقرب من ثلاثة أرباع الشركات تخسر أموالا بسبب هذه النوعية من التلاعب، فيما تحل أنظمة الحضور والانصراف للموظفين هذه المشكلة وتمنع أي تلاعب واحتيال تماما، فعندما يشير النظام إلى أن الموظف كان حاضرا، يعني ذلك أنه كان موجودا بالفعل، فكل البيانات شفافة وسليمة ودقيقة بالكامل.

إدارة أسهل للميزانية

تخطط كل شركة لميزانيتها جيدا وتحرص على أن تقترب أرقام الميزانية الفعلية من الأرقام التي تم التخطيط لها قدر الإمكان، تساهم أنظمة الحضور والانصراف المؤتمتة في إدارة ميزانية الموظفين بشكل فعال لتتطابق مع المخطط.

تضمن هذه الأنظمة أن الموظفين سيعملون لساعات إضافية وفق الحدود التي سمحت بها الميزانية، كما أنهم سيحصلون على راتب مقابل الوقت الفعلي للعمل، يعود ذلك إلى فائدة مهمة من فوائد نظام الحضور والانصراف للموظفين وهي قدرتها على استيعاب ودمج قيود الميزانية وسياسات العمل و وتفضيلات الموظفين وتغييرات الورديات في نظام واحد متماسك.

تعزيز ثقة الموظف في الشركة

طالب العديد من الموظفين والنقابات العمالية في السنوات الأخيرة استخدام أنظمة الحضور والانصراف لحماية القوى العاملة من الاستغلال، جاء ذلك نتيجة للنزاهة التي تتمتع بها هذه الأنظمة الأمر الذي جعلها مطلبا عماليا في أنحاء مختلفة من العالم.

تساعد هذه الأنظمة أيضا الموظفين في الاطلاع على الجداول الزمنية ورصيد الإجازات المدفوعة والحصول على التذكيرات الهامة وطلبات الإجازة، بالإضافة إلى تتبع جداول بعضهم البعض بحيث يمكن تنسيق تغيير الورديات والتأكد من أن الجميع على دراية جيدة بمواعيد عملهم، سيتمكن الموظف من الاطلاع على كل هذه البيانات بشفافية سواء عبر الويب أو من خلال تطبيق الهاتف الجوال.

من ناحية ثانية يحمي النظام البيانات الحساسة جيدا، إذ تتيح خاصية أذونات المستخدمين، ضبط البيانات التي يمكن للموظفين الاطلاع عليها وتحريرها، بحيث يضمن سلامة وسرية معلومات أخرى تحتاج إلى حماية مثل تفاصيل التعاقد وبيانات الاتصال بالإضافة إلى معدلات الأجور.

أهم الميزات التي ينبغي أن يتضمنها نظام الحضور والانصراف للموظفين

1. تسجيل أوقات الحضور والانصراف

الميزة البديهية الأولى الأكثر أهمية التي يجب أن يتضمنها النظام، بحيث يسمح للموظفين إثبات وقت الحضور والمغادرة بالإضافة إلى أوقات الراحة بشكل مؤتمت سهل وبسيط يضمن عدم وقوع أخطاء وبالطريقة المناسبة للشركة، من بينها على سبيل المثال البطاقات الممغنطة أو أرقام التعريف الشخصية أو البصمة أو تسجيل الحضور عبر الإنترنت للعاملين عن بعد أو تسجيل الحضور المرن.

يجب أن يحدد النظام بشكل تلقائي كل من لم يسجل حضوره لليوم على أنه "غائب"، و في حال نسيان الموظف تسجيل دخوله أو خطأه بتسجيل الدخول في يوم عطلته؛ يجب أن يسمح النظام أيضا بضبط إدخالات الحضور يدويا، كما ينبغي أن يتيح وضع قواعد محددة حول الغياب وتطبيق إجراءات تأديبية تلقائيا عند الوصول إلى حد معين من أيام الغياب.

من ناحية أخرى ينبغي أن يقارن نظام الحضور والانصراف للموظفين بين أنماط الحضور الفعلية وأنماط الحضور المتوقعة، بحيث تطلع الشركة على اتجاهات الغياب ويتسنى لها التحرك الفوري لمعالجة أي فجوة ملحوظة.

أما إدارة الإجازات فهي أحد المجالات التي ينبغي أن يلعب فيها النظام دورا، بحيث لا يسجل اليوم الفائت تلقائيا كغياب، بدلا من ذلك يمكّن الموظف من تقديم طلب مسبق للحصول على إجازة أو طلب الحضور نصف يوم.

2. جداول زمنية مرنة

يتجاوز نظام الحضور والانصراف للموظفين وظيفته الأساسية المتمثلة في مراقبة الالتزام بالمواعيد، بحيث يتيح أيضا إنشاء جداول زمنية متعددة للموظفين. تسمح جداول المناوبات للموظفين بتحديد الوقت الذي يقضونه في العمل على مشاريع ومهام مختلفة، بحيث يتمكن المدير من الاطلاع على التقدم المحرز بسهولة.

يجب أن يكون المدير أيضا قادرا على تحديد مهام عمل الموظفين والموافقة على الجداول الزمنية أو رفضها. كما ينبغي أن يمكّن النظام الموظفين من إنشاء الجداول الخاصة بهم وإرسالها إلى المدراء للموافقة عليها، بالإضافة إلى تحديد المهام لأنفسهم حسب الضرورة.

3. التكامل مع الرواتب والتطبيقات الأخرى

نظام الحضور والانصراف للموظفين هو جزء من حل شامل لإدارة الموارد البشرية، وهو المورد الرئيسي للبيانات التي تحتاجها باقي تطبيقات الموارد البشرية لذلك ينبغي أن يتكامل بسهولة معها بحيث يكون نظاما مثاليا لا يحتاج إلى تدريب أو يترك آثارا ضارة بسبب عدم اتساقه مع باقي التطبيقات.

تأتي كشوف المرتبات على رأس التطبيقات التي ينبغي أن يتكامل معها نظام الحضور والانصراف للموظفين، إذ يجب أن ينقل صورة دقيقة عن وقت العمل، على سبيل المثال عدد الساعات التي عملها الموظف بالإضافة إلى تحديد عدد الساعات الإضافية ومعدل الأجر والإجازات المدفوعة. يساهم ذلك في إعداد كشوف المرتبات بشكل أسرع وأكثر دقة في الوقت نفسه، ما يقلل من الأعباء الإدارية الخاصة بحساب الرواتب الملقاة على عاتق مسؤولي الموارد البشرية.

من التطبيقات الأخرى التي ينبغي أن يتكامل معها نظام الحضور والانصراف للموظفين تطبيقات التقويم مثل تقويم جوجل وOutlook وما شابه. يتيح تمرير معلومات الحضور بسهولة لهذه التطبيقات ومزامنتها في معرفة كل موظف إذا كان زميله حاضرا الآن أم لا، للاتصال أو لعقد اجتماع. تعد هذه الميزة من ميزات نظام الحضور والانصراف للموظفين ذات الأهمية الخاصة بالنسبة للفرق التي تعمل عن بعد. 

4. تقديم تقارير متنوعة

يتمتع نظام الحضور والانصراف القوي بترسانة من البيانات التي ينبغي توظيفها في تقديم تقارير وتحليلات مخصصة متنوعة ذات صلة، على سبيل المثال تقارير أساسية عن عدد الساعات والعمل الإضافي وأيام الغياب، بالإضافة إلى تقارير متقدمة تسلط الضوء عن الموظفين الذي يعملون لساعات إضافية بشكل متكرر والعكس حيث الموظفين الأكثر غيابا أو الأقل حضورا من حيث عدد الساعات، وينبغي أن تصدر هذه التقارير في تنسيقات قابلة للحفظ وسهلة القراءة.
يمكن استخدام هذه التقارير للتنبؤ بأنماط عمل الموظفين في المستقبل وكدليل على خروقات نظم العمل وللمساعدة في رسم سياسات التوظيف، بالإضافة إلى ملاحظة السلوكيات الخاطئة والعمل على تصحيحها.

تقدم هذه التقارير للمدراء فكرة واضحة عما يدور في الشركة وتساعد في الحفاظ على المستوى الأمثل من الإنتاجية وتحسينها باستمرار، كما أن وجودها في متناول اليد يخفف العبء عن قسم الموارد البشرية إذ لن يحتاج إلى إعدادها يدويا.

5. دعم الجوال والاستناد إلى السحابة

سهولة الوصول هي إحدى أهم ميزات نظام الحضور والانصراف للموظفين، إذ ينبغي أن يمكن المدراء والموظفين من الاتصال بالنظام عبر أي جهاز ومن أي مكان، يعني ذلك في المقام الأول أن يستند إلى التكنولوجيا السحابية التي تعني سهولة اتصال ذوي الصلة بالنظام من أي مكان باستخدام معلومات تسجيل الدخول الصحيحة.

تبقى السحابة إحدى أفضل تقنيات مشاركة وحماية البيانات في آن واحد، إذ تتيح ضبط صلاحية الوصول لبيانات معينة على الأشخاص ذوي الصلاحية فحسب، بحيث يتمكن الموظف من الاطلاع على المعلومات التي يحتاج إليها فقط.

ينبغي أن يتيح نظام الحضور والانصراف أيضا الاتصال بالنظام عبر الأجهزة المحمولة من خلال تثبيت تطبيق النظام، يمنح ذلك مرونة كبيرة للموظفين والمدراء في التعامل مع النظام بأكثر من طريقة وفي كل وقت.

6. الخدمة الذاتية للموظف

تعني الخدمة الذاتية منح الموظفين إمكانية الوصول إلى قوائم النظام والجداول الزمنية وبيانات الغياب بسهولة بحيث يتمكنوا من إدارة أوقات إجازاتهم بالطريقة التي تناسبهم، بذلك لن يضطر الموظف إلى تسجيل الحضور عند مدخل الشركة مثلا، بل يمكنه الجلوس في مكتبه داخل الشركة أو عن بعد وتسجيل الحضور باستخدام التطبيق أو عبر المتصفح.

أخيرا، تعيش الشركات اليوم في بيئة عمل ثورية، قد يعمل فيها الموظفون من مناطق زمنية مختلفة، ما يجعل من الصعب على المدراء الحصول على رؤية ثاقبة لمواعيد الدوام. فأصبح نظام حضور وانصراف الموظفين حلا ناجعا للشركات من جميع الأحجام ومن مختلف الصناعات لضمان دقة بيانات عمل الموظفين وسيطرة أكثر على التكاليف.

ويعد اختيار نظام الحضور والانصراف للموظفين المناسب لاحتياجات عملك هو أولوية تضمن لك تحقيق أقصى استفادة من استثمارك، يوفر نظام إدارة الموارد البشرية جسر نظاما مرنًا لتسجيل الحضور والانصراف، مصممًا لتتبع أوقات العمل بسهولة وإدارة كل ما يتعلق بجداول العمل. اطلب عرض توضيحي مجاني الآن واكتشف أكثر عن نظام الموارد البشرية الأكثر تكاملا في السعودية.