لماذا تحتاج إلى نظام موارد بشرية مع الأنظمة المحاسبية؟

يفرض العمل الوثيق بين قسمي المحاسبة والموارد البشرية وجود قدر كبير من التجانس والديناميكية في العمل، بحيث يتحدث نظام معلومات القسمين بلغة واحدة ويتيح تبادل البيانات بينهما بشكل سلس ومنظم، ولهذا السبب لا ينبغي الاكتفاء بالأنظمة المحاسبية وحدها، بل يجب أن يقترن بها نظام موارد بشرية يمد جسراً من التواصل الصحي والفعال، ويحول القسمين إلى نظام واحد متماسك، تتم عملياته بقدر عالٍ من الكفاءة وينتج رؤى وقرارات عالية البصيرة، وانطلاقًا من ذلك نتطرّق في هذا المقال بالتفصيل إلى البواعث التي تجعل من المهم إسناد عمل الأنظمة المحاسبية بنظام موارد بشرية شامل.

1. إنجاز الرواتب بكفاءة عالية

يقدم نظام الموارد البشرية الدعم المثالي الذي تحتاجه الأنظمة المحاسبية قبل بدء حساب الرواتب، حيث يجمع بيانات الحضور والانصراف التي تعكس عدد ساعات العمل، كما يحصي معدلات الرواتب والخصومات والمزايا الخاصة بكل موظف، ويشاركها مع الأنظمة المحاسبية التي تستخدمها لحساب صافي الراتب.

يتميز نظام الموارد البشرية أيضاً بكونه يعمل كمصدر وحيد للبيانات الدقيقة والمحدثة، ما يضمن اتساق تام في البيانات التي يستخدمها قسمي الموارد البشرية والمحاسبة بعيداً عن أي تضارب، كما أن النقل الآلي للبيانات يقضي على احتمالية حدوث أخطاء في حساب الأجر الأساسي أو الاستقطاعات أو الإضافات وبالتالي  يكفل دقة تامة وكفاءة عالية.

2. الامتثال للقوانين المحلية

يمثل الامتثال للقوانين لأي شركة مسألة مؤرقة وعبء معقد لا يحتمل أي تراخي أو خطأ، لذلك يستدعي تعاوناً وثيقاً بين قسمي الموارد البشرية والمحاسبة، وهنا يلعب نظام الموارد البشرية دوراً أساسياً في ضمان الامتثال للقوانين واللوائح ذات الصلة بالعمل.

على سبيل المثال، يتوافق نظام الموارد البشرية جسر مع القوانين السعودية ويتكامل مع المنصات الحكومية المهمة مثل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية ونظام حماية الأجور، فيساعد في إعداد التقارير المطلوبة قانوناً بسهولة ويضمن الامتثال، كما أنه يواكب التحديثات والتغييرات التي تطرأ في نظام العمل السعودي ولوائح التأمينات، ويقدم إجابات وافية عن استفسارات الموظفين بشأن تفاصيل الراتب، وبالتالي يساهم ذلك في الحدّ من النزاعات.

ونظراً للدقة العالية التي تكفلها الأتمتة لنظام الموارد البشرية، فإن النظام يضمن سلامة جميع المستندات وصحتها واجتيازها عمليات التدقيق والفحص بنجاح، كما يضمن صلاحيتها كمستندات موثوقة في الطلبات والاستفسارات من الجهات الرقابية في حالات النزاع.

3. أمان قوي للبيانات

تحتاج البيانات الشخصية والمصرفية للموظفين إلى إحاطتها بسياج حماية قوي نظراً لحساسيتها وحفاظاً على الخصوصية، وهو ما يفسر مزايا الأمان القوي التي تأتي بها الأنظمة المحاسبية، إلا أن الشق الآخر من عملية إعداد الرواتب الذي يتصل بقسم الموارد البشرية، يحتاج إلى حماية أيضاً سواء بيانات الحضور والانصراف أو المزايا أو الأجور ..إلخ. 

من هذا المنطلق، يسد نظام الموارد البشرية أي ثغرات أمنية تشوب الطرق اليدوية في تسجيل بيانات الموظفين ونقلها إلى الأنظمة المحاسبية، حيث يتميز ببروتوكولات حماية قوية تحمي البيانات من القرصنة أو التلف، تشمل هذه البروتوكولات ما يلي:

• التكامل مع النظام المحاسبي، وتخزين جميع البيانات في قاعدة بيانات مركزية واحدة، وبالتالي تتمتع مختلف أنواع البيانات بمستوى الحماية نفسه.  
• تقديم صلاحيات دخول مختلفة تبعاً لدور كل مستخدم، ما يضمن وصول المستخدم إلى البيانات ذات الصلة بدوره فحسب، وبالتالي حماية البيانات من الوصول غير المصرح لها.
• الاعتماد على التقنية السحابية في تخزين البيانات بما يحميها من الضياع ويضمن استعادتها بسهولة، وبالتالي الحفاظ على استمرارية العمل.

4. ثقة أعلى من الموظفين

بالنسبة للموظف، فإن كلاً من قسمي الموارد البشرية والمحاسبة يشارك في عملية صرف الراتب الخاص به، لذلك من شأن الاستعانة بنظام موارد بشرية متكامل مع الأنظمة المحاسبية أن يسرع من عملية صرف الراتب ويقلل من الأخطاء، ويعني ذلك اختفاء التأخير في عمليات الإيداع، وغياب الخصومات الجائرة، بالإضافة إلى صرف النفقات المستحقة دون تأخير مثل نفقات السفر.

أما إذا ما وضعنا في الحسبان أن الشفافية هي أكثر ما يصبو إليه الموظف عند استلامه الراتب، فإن نظام الموارد البشرية يتيح للموظف الاطلاع على تفاصيل بنود الراتب المختلفة سواء الخصومات أو الإضافات، وبالتالي يعزز ثقة الموظف في عدالة الراتب وكفاءة عملية المعالجة، وينعكس ذلك في شعوره بالأمان والتقدير من الشركة.

أما الميزة الأخرى التي يلمسها الموظف بنفسه من نظام الموارد البشرية، فهي سهولة تحديث بياناته المصرفية وإضافة المستندات المالية عند الحاجة، حيث يخصص النظام حساباً لكل موظف، يتضمن بياناته ومستنداته، ويتيح له تعديل البيانات وإرفاق المستندات دون الحاجة إلى الاتصال بقسم الموارد البشرية أو المحاسبة، وتمثل هذه الميزة إضافة مهمة في ظل اعتياد الأجيال الحالية من الموظفين على الرقمنة في كافة مناحي حياتهم.

5. توفير النفقات

على الرغم من أن نظام الموارد البشرية هو بند إضافي من بنود الإنفاق في المنشأة، إلا أنه يجلب فوائد تغطي نفقاته وتفيض، متحولا إلى استثمار رابح بامتياز، نلاحظ ذلك في الجوانب الآتية:

• توفير نفقات الإدارة سواء تلك المتعلقة بنقل البيانات إلى الأنظمة المحاسبية أو مراجعتها ومطابقتها.
• تجنيب المنشأة غرامات وعقوبات أخطاء معالجة الرواتب بسبب غياب الأتمتة والدقة، مثل الخصومات غير المبررة أو التناقض في البيانات.
• توفير التكاليف طويلة المدى المتعلقة بشراء أنظمة متعددة تحتاجها الأنظمة المحاسبية، مثل نظام تسجيل الحضور والانصراف، ونظام مسير الرواتب، ونظام معلومات الموارد البشرية، فيأتي نظام جسر مثلا -نظام الموارد البشرية الأكثر تكاملا في السعودية- بجميع هذه الأنظمة مندمجة معاً في حل واحد مركزي شامل.

6. إعداد مثالي للميزانية

يمدّ نظام الموارد البشرية الأنظمة المحاسبية بثروة معلوماتية محدثة هائلة تلبي كافة احتياجاتها المعرفية عن القوى العاملة في المنشأة وتساعدها أثناء إعداد الميزانية، على سبيل المثال:

• يوفر نظام الموارد البشرية معلومات موحدة توجه عملية صنع القرار في الميزانية، مثل تكاليف رواتب الموظفين، والمزايا الوظيفية، وخطط التوظيف، ومعدل الدوران ومجموعة المهارات المطلوبة.
• يسهل نظام الموارد البشرية عملية تحليل الأداء المالي عن العام السابق والتنبؤ بالنفقات المستقبلية الخاصة بالقوى العاملة، مثل نفقات التوظيف والتدريب.
• يضمن نظام الموارد البشرية توافق الميزانية مع احتياجات القوى العاملة وتخصيص مواردها برشد بحيث تحقق أهداف الشركة، فمثلاً قد يفرض توسع الشركة زيادة في توظيف مستوى معين من المستويات الوظيفية، وفي ضوء تقارير نظام الموارد البشرية، ينبغي تخصيص الموارد لتغطية نفقات تعيين وتدريب هذا المستوى.
• يتيح نظام الموارد البشرية تعقب التأثير المالي لأداء القوى العاملة وإنتاجيتها، ما يساعد في قياس أداء الميزانية الحالية، ويسهل عملية تعديلها عند الحاجة والتكيف مع الظروف المتغيرة، سواء بإعادة تخصيص الموارد أو مراجعة خطط التوظيف.

7. التخطيط الاستراتيجي

يعني التخطيط الإستراتيجي تحديد الأهداف المطلوبة على المدى الطويل ورسم أفضل مسارات العمل لتحقيقها، وتحتاج هذه العملية التي تشارك فيها الأنظمة المحاسبية إلى الاستناد إلى توقعات مستقبلية تخص الموارد البشرية في الشركة، وهو ما يستطيع نظام الموارد البشرية تقديمه بسبب قدراته الفائقة في معالجة البيانات وإعداد التقارير، حيث يساعد في الوصول إلى توقعات عن متطلبات القوى العاملة في المستقبل وتكشف تقاريره عن فجوات المهارات وتوجه عملية وضع استراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين وتطويرهم.

جرّب نظام الموارد البشرية جسر الآن

في الأخير، تبين مما سبق إلى أي مدى يمثل نظام الموارد البشرية ضرورة لا غنى عنها لكي تعمل الأنظمة المحاسبية في بيئة داعمة وسلسة، حيث تستطيع معالجة عملية إعداد رواتب الموظفين بأعلى الطرق كفاءة ودقة وسهولة، ولكي تلاحظ الفارق الذي يحدثه نظام الموارد البشرية في عملك، جرب نظام الموارد البشرية الأكثر تكاملاً في السعودية «جسر» الذي يتمتع بالشمولية والتكامل السلس مع مختلف الأنظمة المحاسبية مثل أوراكل واكسل و odoo و zohobooks وQuickbooks وغيرها، بما يضمن تعاون فائق بين قسمي الموارد البشرية والمحاسبة يدفع نجاح المنشأة بشكل عام ويساعدها في تحقيق أهدافها بأكثر الطرق ذكاء.