برنامج حساب الراتب المتكامل: كيف تعد عليه الرواتب خطوة بخطوة؟

يقولون إن أسرع طريقة لفقدان ثقة موظفيك هي أن تخطئ في حساب رواتبهم! كما أن عدم حصول الموظف على راتبه يقوده إلى التفكير بجدية في ترك وظيفته كما تشير إلى ذلك الأبحاث، ليس ذلك فحسب بل إن أخطاء الرواتب تمثل صداعًا لإدارة الموارد البشرية، وقد تؤدي إلى نتائج كارثية لا يمكن تحملها.

يسلط ما سبق الضوء على أهمية إنجاز عملية حساب الراتب بطريقة سهلة ومضمونة تحقق الراحة النفسية للجميع وتجنب المنشأة النزاعات وتضمن لها استمرار أعمالها، وذلك بعيدًا عن الأوراق والإجراءات اليدوية في عصرنا الرقمي، واعتمادًا على برنامج حساب الراتب الذي يمكنه أن يعالج هذا التحدي الشهري الكبير بكفاءة وفعالية. سنتناول في هذا المقال خطوة بخطوة كيف يمكن إعداد الرواتب على هذا البرنامج بالتفصيل، لكن في البداية نجيب عن سؤال مهم.

ستقرأ في السطور التالية:

• لماذا ينبغي على الشركات استخدام برنامج حساب الراتب؟
• خطوات إعداد الرواتب في برنامج حساب الراتب
  • اجمع معلومات الموظفين
  • تتبع مواعيد الحضور
  • احسب الرواتب
  • ارفق ملف التأمينات الاجتماعية
  • حدد الإضافات
  • حدد الخصومات
  • راجع مسير الرواتب
  • ادفع الرواتب
• هل الشركة بحاجة ملحة لصياغة سياسة الرواتب؟

لماذا ينبغي للشركات استخدام برنامج حساب الراتب؟

برنامج حساب الراتب هو الحل الأكثر فعالية والخالي من الأخطاء لجميع احتياجات الشركة، تعتمد الإصدارات الحديثة منه على التقنية السحابية حيث يخزن البيانات بأمان بحيث يسهل مشاركتها والاطلاع عليها لذوي الصلاحية من أي مكان متصل بالإنترنت ليتمكنوا من الاطلاع عليها في ثوان.

يتولى برنامج حساب الراتب إنجاز جميع الحسابات المعقدة وحل جميع صيغ الراتب دون تدخل بشري، حيث يقوم بما يلي:

• أتمتة الأجر الإجمالي: يحسب الأجر الإجمالي تلقائيا استنادا إلى ساعات العمل وتفاصيل الراتب والمكافآت.
• أتمتة الاقتطاعات: يحسب الاقتطاعات بدقة بناء على نظام العمل والقواعد المحدثة للتأمينات الاجتماعية دون تدخل يدوي.
• أتمتة صافي الأجر: يصل إلى رقم دقيق لصافي الأجر على الفور، من خلال خصم الاقتطاعات تلقائيا من الأجر الإجمالي.

بالإضافة إلى ما سبق يتكامل برنامج الراتب مع نظام الحضور والانصراف، وبالتالي يجمع البيانات التي يحتاجها مباشرة دون الحاجة إلى تصدير البيانات له يدويا.

خطوات إعداد الرواتب في برنامج حساب الراتب

نتعمق فيما يلي في خطوات إعداد الرواتب باستخدام برنامج حساب الرواتب، سنعتمد في شرحنا على نظام الموارد البشرية لجسر كمثال، الذي يتضمن برنامج الرواتب ضمن حزمة من أدوات الموارد البشرية المتكاملة في نظام واحد:

1. اجمع معلومات الموظفين

تبدأ عملية إعداد الرواتب بجمع المعلومات الدقيقة الخاصة بكل موظف وحفظها في برنامج حساب الرواتب. تشمل هذه المعلومات تفاصيل أساسية مثل:

الاسم والعنوان ونوع الدوام (كامل- جزئي- عمالة منزلية- أجير- موظف عن بعد- متدرب..) والقسم، والراتب الأساسي، وتفاصيل الدفع (نقدا- بنك- شيك- حوالة دولية) بالإضافة إلى رقم الآيبان واسم البنك، وتفاصيل التأمينات الاجتماعية (مسجل- غير مسجل)، واشتراك التأمينات، فضلا عن العمولات والبدلات (بدل مواصلات- بدل سكن- بدل اتصالات- بدل طبيعة عمل- بدل إعاقة..إلخ).

يخصص برنامج حساب الراتب «جسر» ملفا مستقلا لكل موظف، يندرج ضمن تبويب «ملف الموظف» في الإعدادات.

2. تتبع مواعيد الحضور

تمثل مواعيد الحضور جزءا أساسيا في عملية حساب الرواتب لأنها تضمن حصول الموظف على الأجر الدقيق الذي يستحقه مقابل ساعات عمله وإجمالي عدد الأيام المستحقة الدفع له، كما أنها تحفز الموظفين على الامتثال لسياسات المنشأة وأنظمتها، لذلك ينبغي تضمين مواعيد حضور كل موظف خلال فترة الدفع المقررة.

يتكامل برنامج حساب الراتب «جسر» مع برنامج الحضور والانصراف في نظام واحد شامل، وبالتالي تنعكس بيانات كشف الحضور مباشرة في جدول الرواتب سواء كانت بالإضافة أو الخصم، تشمل العمليات المنعكسة ما يلي:

• أيام الغياب (تأخذ شكل الخصم)
• الحضور المتأخر (تأخذ شكل الخصم)
• الانصراف المبكر (تأخذ شكل الخصم)
• نسيان البصمة (تأخذ شكل الخصم)
• العمل الإضافي (يأخذ شكل الإضافة).

يتضمن برنامج مسير الرواتب خاصية «تأثيرات الحضور والانصراف» التي يمكن ضبطها بحيث تُفعّل الانعكاس المباشر في مسير الرواتب، كما يمكنك حذف انعكاسات معينة أو ضبطها، مثلا هل سيخصم الغياب من كامل الراتب أم الراتب الأساسي؟ ومن أجل مزيد من التحقق، يمكنك اشتراط تفعيل خاصية تأكيد سجل الحضور والإنصراف كخطوة مطلوبة لتأكيد مسير الرواتب، بحيث يقوم بها المسؤول عن مراجعة سجلات حضور وانصراف الموظفين.

3. احسب الرواتب

أما وقد اكتملت المدخلات في برنامج حساب الرواتب سواء معلومات الموظفين أو بيانات الحضور، فقد أصبح البرنامج جاهزا الآن لبدء عملية الحساب الفعلي للرواتب، كالتالي:

• حدد فترة استحقاق الرواتب للشهر الحالي، وهي الفترة الزمنية التي سيتم تجميع المعاملات المالية الخاصة بها من أجل عكسها على مسير الرواتب، مثلا (27 مارس - 25 إبريل) كما في الصورة.
• فعّل خاصية أن يكون كشف الحضور خطوة أساسية في عملية إعداد الرواتب، بالضغط على زر «مطلوب».
• يتيح برنامج حساب الراتب استثناء موظفين معينين من عملية إعداد الراتب، إذ يظهرون في قائمة خاصة يستثنيها البرنامج تلقائيا، استخدم هذه الخاصية لاستبعاد الحالات الآتية:
  • الموظف الذي طلب إجازة سنوية ولم يستأنف عمله بعد.
  • الموظف الذي أنهيت خدمته.
  • الموظف الذي أوقف راتبه بشكل يدوي من داخل البرنامج عن طريق مسؤول إعداد الرواتب.
  • الموظف الجديد الذي التحق بالعمل بعد تاريخ بدء فترة الاستحقاق، في هذه الحال سيرحّل أجر أيام عمله في الشهر الحالي إلى راتب الشهر التالي وتضاف بأثر رجعي.

بعد ضبط جميع الإعدادات والانتهاء من الإجراءات السابقة، انقر على زر «بدء مسير الرواتب».

4. ارفق ملف التأمينات الاجتماعية

تمثل هذه الخطوة ركنا أساسيا في امتثال عملية إعداد الرواتب مع لوائح العمل التي تشترط توافق حساب راتب الموظف مع مؤسسة التأمينات الاجتماعية، لذلك ينبغي على الشركة تضمين اشتراك موظفيها في التأمينات ضمن عملية حساب الراتب.

تلتزم الشركة في المرة الأولى التي تستخدم فيها برنامج حساب الراتب بإجراء هذه الخطوة ورفع ملف التأمينات الاجتماعية كشرط لإتمام إعداد الرواتب، لكنها في المرات التالية لن تكون ملزمة باجرائها طالما لم يحدث حركات دخول أو خروج أو تحديث للأجور.

تظهر هنا أهمية أن يتوافق برنامج حساب رواتب الموظفين مع مؤسسة التأمينات الاجتماعية، إذ يضمن ذلك للمنشأة حساب دقيق ونهائي للرواتب دون الحاجة إلى اجراء أي خصومات لاحقا، كذلك يحمي المنشأة من الوقوع تحت طائلة القانون.

بناء على ماسبق، فعّل خيار تطبيق التأمينات الاجتماعية في داخل برنامج حساب الرواتب للموظفين، لكي يخصم النسبة التي يتحملها الموظف السعودي من تأمينات تلقائيا من راتبه الشهري.

5. حدد الإضافات

الإضافات هي المبالغ المالية التي تدفع للموظف، مثل العمل الإضافي ومبلغ السلفة والمطالبات المالية ومخالصة رحلات العمل بالإضافة إلى العمولات والمكافآت، لك مطلق الحرية في تخصيص أنواع الإضافات الخاصة بالشركة من خلال زر «إضافة جديدة» في إعدادات مسير الرواتب،  امنحها اسما مثلا «مكافأة الفعالية» ووصفا، وتأكد من أنها مفعلة بالضغط على زر «نشط».

6. حدد الخصومات

على غرار الإضافات، يتيح برنامج حساب الراتب تخصيص الخصومات بحسب احتياج الشركة، فبالإضافة إلى أنواع الخصومات المحددة بشكل مسبق في البرنامج ولا تحتاج إلى إعادة تعريفها بشكل يدوي مثل خصم التأمينات الاجتماعية، وخصم أقساط السلف، وخصم تأثيرات الحضور والإنصراف (غياب - تأخير - خروج مبكر ..)، يمكن للشركة إضافة ما تشاء من بنود الخصم، من خلال إعدادات البرنامج، إذ تستطيع إنشاء خصم جديد وتمنحه تسمية مثلا «جزاء» ووصفا، مع التأكد من حالته «نشط» ليكون مفعلا.

تظهر خانة الخصم الجديد في جدول الرواتب، بحيث يمكن إدخال القيمة يدويا بكل سهولة، مع إمكانية تعطيل الخصم في أي وقت عند الحاجة بتغيير الحالة من «نشط» إلى «غير نشط».

7. راجع مسير الرواتب

المراجعة هي خطوة حيوية في عملية إعداد الرواتب، إذ تمثل طبقة فحص إضافية تضمن دقة الرواتب النهائية، ويتيح برنامج حساب الرواتب إجراء المراجعة من خلال طريقتين:

أ- تصدير تقرير الرواتب بصيغة اكسل أو ملف PDF بحيث يسهل طباعته ومراجعته خارج البرنامج.
ب- تحديد مسار للموافقات من أشخاص يتم تعيينهم مسبقا، بحيث يملك كل شخص صلاحية الموافقة على تقرير الراتب أو رفضه بعد مراجعته.

تأخذ الموافقات شكلا متسلسلًا، إذ يرسل البرنامج إشعارا للشخص الذي حان دوره في سلسلة الموافقات، بحيث يقوم بعمله في الفحص، وفي حال رفض التقرير ينبغي أن يترك ملاحظاته أو يشير إلى الأخطاء لكي يتمكن مسؤول الرواتب من تصحيحها، وفي حال تأكيده الموافقة، يحين دور الشخص الذي يليه، وهكذا حتى تنتهي السلسلة وتصبح الرواتب جاهزة للدفع.

بالإضافة إلى ما سبق، يستطيع مسؤول الرواتب بسهولة تصحيح أي خطأ في الرواتب، عن طريق الذهاب إلى «ملف الموظف» في برنامج حساب الراتب، ثم تعديل «الراتب والتفاصيل المالية»، ليتمكن من إجراء أي تصحيح مطلوب سواء في الراتب نفسه أو العمولات، ثم إضافة سبب التعديل، وإشعار الأشخاص المعنيين بهذا التصحيح.

8. ادفع الرواتب

بمجرد اكتمال جميع العمليات الحسابية المؤتمتة والمراجعة، أصبحت الرواتب جاهزة للتحويل عبر البنك إلى أصحابها، بحيث يستلم كل موظف راتبه في التاريخ المحدد من الشهر والمذكور في سياسة رواتب الشركة دون تأخير، ذلك لتعزيز رضا وثقة الموظفين في المنشأة. ادفع رواتب الموظفين طبقا لطريقة الدفع الخاصة بكل موظف، كما يلي:

أولا: تحويل راتب الموظفين المسجلين في التأمينات الاجتماعية

اختر الحساب البنكي للشركة المراد الدفع منه من داخل برنامج حساب الراتب، ثم حمل ملف الدفع المتطابق مع قالب البنك، ثم ارفعه على موقع بنك الشركة واكمل خطوات الصرف.

ثانيا: تحويل راتب الموظفين غير المسجلين في التأمينات الاجتماعية

حمّل ملف التحويل المباشر (حماية الأجور) من برنامج حساب الرواتب وهو الخاص بالموظفين غير المسجلين في التأمينات الاجتماعية وطريقة الدفع الخاصة بهم هي التحويل البنكي، ثم ارفعه على موقع بنك الشركة وأكمل خطوات التحويل المباشر.

ثالثا: الدفع النقدي أو شيك أو حوالة دولية

لا تحتاج هذه الأنواع من طرق الدفع تحميل ملف دفع من داخل برنامج حساب الراتب، بل يُكتفى بعرض الموظفين ممن يستلمون الراتب نقدا أو شيك أو حوالة دولية، ثم تسليمهم الراتب بطريقة يدوية خارج البرنامج.

هل الشركة بحاجة ملحة لصياغة سياسة الرواتب؟

تمثل سياسة الرواتب حجر الأساس لعملية ناجحة لصرف رواتب الموظفين، إذ تحدد كيفية حساب أجور الموظفين وصرفها، وبذلك تضمن أن جميع الموظفين يعرفون ما هو متوقع بوضوح حول مسألة الحصول الراتب، لذلك ينبغي أن تكون واضحة وأن تُشرح للموظفين بحيث يسهل عليهم فهمها.

تتكون سياسة الرواتب من العديد من البنود التي تحيط بكل جوانب عملية تسديد الأجور، على النحو التالي:

• نطاق السياسة: تحدد السياسة الموظفين الذين تنطبق عليهم السياسة، فمثلا العاملين بدوام كامل، العاملين بدوام جزئي، العاملين عن بعد ..إلخ.
• وتيرة الدفع: تنص السياسة على مدة فترة الدفع وغالبا ما تكون شهرا، كما قد تحدد يوم ثابت لتسليم الراتب مثل يوم الخميس الأخير من الشهر.
• هيكل الرواتب: يتناول هذا البند كيفية تحديد الرواتب ومعلومات عن نطاق الرواتب ومعايير زيادة الأجر، بالإضافة إلى سياسة المكافآت والعمولات والحوافز الأخرى.
• الأجر الإضافي: يُعرّف العمل الإضافي ويحدد معايير أهلية الموظف للحصول عليه، بالإضافة إلى طريقة حساب العمل الإضافي، ومعدل الراتب للعمل في أيام العطلة.
• الخصومات: يشير إلى قائمة الخصومات الإلزامية مثل التأمينات الاجتماعية، بالإضافة إلى الخصومات الاختيارية مثل مكافأة التقاعد.
• الحضور والانصراف: يتناول هذا البند طرق تسجيل الحضور والانصراف ومتابعة ساعات العمل.
• المسؤوليات: يناقش البند أدوار موظفي الموارد البشرية المسؤولين عن الرواتب والمديرين.
• حساب الرواتب: يشرح هذا البند الخطوات المتبعة في حساب الرواتب، بالإضافة إلى إجراءات معالجة أخطاء الرواتب وتصحيحها.
• خيارات استلام الراتب: يشير إلى الخيارات المتاحة لاستلام الراتب (مثلا نقدا، شيك، إيداع مباشر، تحويل بنكي)، بالإضافة إلى كيفية إضافة المعلومات المصرفية للموظف وتعديلها.
• الإجازة والغياب: يناقش هذا البند تأثير الأنواع المختلفة للإجازات على الراتب مثل الإجازة الاعتيادية، والإجازة المرضية، وإجازة الأمومة، كما يشرح سياسة الدفع للإجازات المدفوعة، بالإضافة إلى إجراءات طلب الإجازة والموافقة عليها.
• الأدوات التقنية: يحدد التقنيات المستخدمة في عملية إعداد الرواتب، مثل نظام الموارد البشرية، وبرنامج الحضور والانصراف، وبرنامج الراتب.
• الامتثال التشريعي: كيف تتوافق الشركة مع القوانين واللوائح ذات الصلة بالرواتب، مثل الحد الأدنى للأجور، وقواعد العمل الإضافي، والتأمينات الاجتماعية.
• حفظ الكشوفات: يشرح المتطلبات اللازمة لتخزين وحفظ سجلات الرواتب بدقة، ومدة الحفظ، والكيفية التي يمكن للموظف من خلالها الاطلاع على كشف راتبه.

أخيرًا، في ظل التعقيد والزخم الكبير الذي يشوب عملية حساب الرواتب، قدمنا في هذا المقال تصورًا مفصلًا ودقيقا عن كيفية استخدام برنامج حساب الرواتب بكفاءة بحيث تحصل على مسير رواتب على أعلى درجات الدقة والموثوقية.