دليلك إلى نظام الحضور والانصراف للشركات السعودية الكبيرة

قد يكون وضع نظام حضور وانصراف لفريق عمل صغير أمرا صعبا بالفعل، أما الشركات الكبيرة فتحتاج إدارة مواردها البشرية أن تكون مستعدة بما يكفي لمعالجة حضور وانصراف أعداد كبيرة من الموظفين بحيث تستطيع الشركة الازدهار مع نمو حجم الموظفين، الافتقار للاستعداد الكافي سيؤدي إلى وقوع مشكلات على المدى الطويل مثل استنزاف الموارد المالية وضعف الانضباط.

من هذا المنطلق بات من الضروري الاعتماد على الحلول المبتكرة والاستراتيجية في نظام الحضور والانصراف لتمكين الشركات الكبيرة الاستفادة من رأسمالها البشري إلى أقصى درجة ممكنة بكفاءة وعدالة. نسلط الضوء في هذا المقال على التحديات المتعلقة بالحضور والانصراف التي تواجه الشركات الكبيرة على وجه الخصوص وكيف يمكن التغلب عليها.

جدول محتوى المقال:

• ما هو نظام الحضور والانصراف؟ 
• أهمية نظام الحضور والانصراف
• أنواع أنظمة الحضور والانصراف
• تحديات الحضور والانصراف للشركات الكبيرة
• حلول نظام الحضور والانصراف الأساسية للشركات الكبيرة

ما هو نظام الحضور والانصراف؟ 

نظام الحضور والانصراف هو النظام الذي تستخدمه الموارد البشرية لتوثيق الوقت الذي يعمل فيه موظفوك ووقت انصرافهم، ويمكن إجراء إدارة الحضور والانصراف بطرق مختلفة منها الطرق التقليدية مثل تسجيل ساعات عمل الموظفين على الورق، أو استخدام جداول البيانات، أو عن طريق جهاز البصمة، أو استخدام برنامج إدارة الحضور والانصراف المؤتمت مثل نظام الحضور والانصراف من جسر.

أهمية نظام الحضور والانصراف

يتيح نظام الحضور والانصراف حساب الساعات التي يعمل فيها الموظفون بدقة، ويُعد ذلك مُفيدًا بشكل خاص إذا كان لديك موظفين يعملون بالساعة، إذ ينبغي أن تكون قادرًا على حساب الأجور الدقيقة التي تدين بها لموظفيك، وتحتاج إلى معرفة ما إذا كنت مدينًا بأجور العمل الإضافي لأي موظف.

كما يسمح نظام الحضور والانصراف لمسؤولي الموارد البشرية، بمعرفة ما إذا كان الموظفون يلتزمون في المواعيد أم لا، إذ يمكن اكتشاف ما إذا كان الموظف يميل إلى الحضور متأخرًا أو الخروج مبكرًا من العمل.

بالإضافة إلى أنه يتيح نظام الحضور والانصراف تتبع عدد أيام الإجازة التي يستخدمها الموظفون، ويعد هذا أمرًا بالغ الأهمية إذا كان لدى شركتك سياسة تسمح للموظفين باستخدام عدد معين من الأيام المرضية أو أيام الإجازات.

أنواع أنظمة الحضور والانصراف

نظام الحضور والانصراف البيومتري (جهاز البصمة)

يتتبع تسجيل وصول ومغادرة العاملين، ويتكون نظام الحضور البيومتري من جهاز بيومتري يسجل الحضور اليومي للموظفين عن طريق مسح بصمات الأصابع أو الوجه، ويتم تعيين بصمة الإصبع أو الوجه الممسوحة ضوئيًا على أساس الإحداثيات المختلفة المحددة داخل البرنامج، والتي تحدد بعد ذلك البصمة بدقة وهو النظام الأكثر شيوعا في منشآت القطاع الحكومي.

برنامج إدارة الحضور والانصراف المؤتمت

وهو نظام آلي يوفر إمكانية تسجيل الدخول عبر الإنترنت، وتستخدم هذه الوظائف التكنولوجيا السحابية لضمان إمكانية الوصول إلى بيانات الحضور وإجراء عمليات تسجيل الدخول والخروج من أي مكان تقريبًا متصل بالإنترنت.

ويمكن أيضًا إجراء عمليات تسجيل الدخول والخروج بسهولة بنقرة زر واحدة، ما يوفر الكثير من العب على مسؤولي الموارد البشرية والموظفين على حد سواء، وتكون هذه الأنظمة مفيدة أيضًا عندما يكون لديك جزء كبير من القوى العاملة التي تعمل عن بعد، أو في مواقع العملاء أو في وظائف المبيعات الخارجية.

برنامج تتبع أوقات الراحة

تشعر العديد من المنشآت بالحاجة إلى تتبع مدة فترات الراحة التي يأخذها الموظفون، لذلك يعد برنامج تتبع وقت الراحة مهما لها، وباستخدام مثل هذه البرامج، يمكن للموظفين الدخول والخروج عدة مرات على مدار اليوم.

يتم التعامل مع عملية الدخول الأولى على أنها دخول الموظف إلى مقر المنشأة، بعد ذلك، يتم التعامل مع كل خروج وكل دخولٍ لاحقًا على أنه استراحة من العمل، ويتم التعامل مع المرحلة الزمنية بين كل عملية خروج ودخول على أنها استراحة واحدة.

تحديات الحضور والانصراف للشركات الكبيرة

هدر الوقت

الأساس هو أن الموظفين يبذلون قصارى جهدهم  في تكريس وقتهم للعمل بالشركة، إلا أن البعض قد يتأخر أو يتغيب كثيرا، وفي ظل العدد الكبير من العاملين قد يكون صعبا رصد جميع هذه السلوكيات السلبية بدقة. 

لا شك أن هدر الوقت يشكل خطرا كبيرا على مجمل أداء العمل، وسواء كانت الهدر يحدث بشكل عرضي أو دائم، فإنه يُعيق كفاءة دفع الرواتب بدقة وعدالة، ما يؤدي إلى هدر للموارد المالية للشركة في وقت تسعى فيه الشركات الكبيرة إلى ترشيد مواردها وتخصيصها بأقصى درجة من الفعالية.

الحضور المزيف

في غمرة الأعداد الكبيرة من الموظفين، تشيع عادة سيئة ألا وهي تسجيل حضور الموظف نيابة عن زميله، ويشكل هذا التحدي الخطر نفسه على إنتاجية العمل وكفاءة تخصيص الرواتب، ويحتاج حله إلى الاستعانة بطرق أكثر موثوقية في تسجيل الحضور والانصراف مثل البصمة.

اطلاع غير ذوي الصلاحية

معلومات الحضور والانصراف هي بيانات شخصية قيمة للموارد البشرية تحتاج إلى فرض سياج أمنى حولها يحول دون اطلاع غير ذوي الصلاحية، يتنافى هذا المبدأ مع طرق تسجيل الحضور والانصراف التقليدية، فمثلا تجعل الدفاتر الورقية من السهل اطلاع الموظف على سجل الحضور والانصراف الخاص بزميله دون حاجة حقيقية أو منفعة.

عبء إداري كبير لتخصيص نظام لكل فئة

غالبا ما تتبنى الشركات الصغيرة نظام عمل موحد وثابت لكل الموظفين، يحدث العكس في الشركات الكبيرة التي يواجهها هاجس تخصيص جدول دوام خاص لكل مجموعة من الموظفين، وتبحث عن كيفية إنجاز ذلك دون تحمل عبء إداري كبير في تسجيل الحضور والانصراف لكل جدول من جداول الدوامات بحيث لا يحدث خلط بين جدول  وآخر.

حلول نظام الحضور والانصراف الأساسية للشركات الكبيرة

الأتمتة هي كلمة السر في حل مختلف التحديات السابقة التي أشرنا لها، وتعني استخدام نظام حضور وانصراف رقمي، يستوفي الأساسيات التالية:

الاعتماد على قياسات حيوية

تعني القياسات الحيوية اللجوء إلى طرق التسجيل التي تعتمد على علامات حيوية فريدة خاصة بكل فرد مثل تسجيل الحضور بالبصمة  كالتي يوفرها نظام جسر، وتسجيل الحضور بالتعرف على الوجه. تتعرف ميزة تسجيل الحضور عبر القياسات الحيوية على الموظف عندما يصل إلى العمل، ما يعني أنه يسفر عن بيانات موثوقة من الصعب الاحتيال عليها. 

تحل هذه الميزة تحدي تسجيل الحضور المزيف، إذ لن يتمكن الموظف من تسجيل حضور زميله نيابة عنه بعد الآن، ولم تعد الشركة مضطرة للاعتماد على صدق الموظف خاصة في ظل الأعداد الكبيرة من القوى العاملة.

التسجيل ضمن النطاق الجغرافي

يعني التسجيل ضمن النطاق الجغرافي بدء احتساب وقت الحضور عندما يدخل الموظف منطقة جغرافية معينة تحددها الشركة، أما إذا كان الموظف خارج هذا النطاق وحاول تسجيل حضوره، سيرسل نظام الحضور والانصراف رسالة خطأ تخبره بالاقتراب. تكمن أهمية هذه الطريقة من طرق تسجيل الحضور والانصراف في أنها تحول دون تزييف الموظف وقت حضوره باكرا بينما لا يزال في طريق الذهاب إلى العمل.

مرونة جدول الدوامات

يحوز جدول الدوامات على أهمية قصوى في الشركات الكبيرة لأنها تعتمد بشكل أساسي على قواها العاملة، لذلك ينبغي أن يتضمن نظام إدارة الحضور والانصراف خاصية الجدولة المخصصة التي تتيح إنشاء جداول دوامات بأكبر قدر من المرونة، وبما يحول دون حدوث تعارض أو أخطاء التي تسببها الجدولة اليدوية.

التكامل مع مسير الرواتب

يعتمد مسير الرواتب في نظام عمله على مواعيد حضور وانصراف الموظفين، إذ يستند إلى عدد ساعات عمل الموظف وأيام الإجازة التي حصل عليها في حساب الراتب بدقة. لهذا السبب ينبغي أن يتكامل نظام الحضور والانصراف مع مسير الرواتب بسلاسة، دون حاجة إلى نقل البيانات من تطبيق لآخر آليا أو يدويا، مع ما يحمله ذلك من احتمالية وقوع أخطاء وفقدان بعض البيانات أو حدوث تعارض.

الخدمة الذاتية للموظف

تعني الخدمة الذاتية للموظف في نظام الحضور والانصراف تمكين الموظف من مراجعة بيانات الحضور والانصراف الخاصة به وجدول الدوامات دون الحاجة إلى اللجوء إلى متخصص الموارد البشرية. تحل هذه الميزة اثنين من التحديات التي تواجه الشركات الكبيرة. 

التحدي الأول هو تخفيف العبء الإداري على مسئولي الموارد البشرية وإتاحة الفرصة لهم للتركيز على المهام الاستراتيجية الأكثر أهمية، فضلا عن فتح قناة اتصال قوية بين الموظفين والمدراء في ظل زيادة تعداد الرأسمال البشري.

والتحدي الآخر الذي تحله خاصية الخدمة الذاتية في نظام الحضور والانصراف هي الحفاظ على أمن البيانات، إذ يحصل كل موظف على حساب خاص به مع اسم مستخدم وكلمة مرور، ويضبط المسئولون نطاق صلاحيات الاطلاع الممنوحة لكل فرد بحسب اختصاصه وحاجته. 

يعني ذلك منح الأذونات وفقا للتسلسل الهرمي للعمل للسماح بتصحيح الحضور والعمل الإضافي والرد على طلبات الإجازة، كما أنه يعني أن البيانات لن تقع في أيدي المتطفلين، وأن  كل موظف لن يتمكن من الاطلاع إلا على بيانات الحضور والانصراف الخاصة به.

التقارير والتحديثات

تحتاج الإدارة في الشركات الكبيرة إلى تقارير كاشفة لمتابعة مجريات الأمور في الحضور والانصراف دون الغرق في عدد لا نهائي من الجداول والأرقام. لذلك ينبغي أن يتضمن نظام الحضور والانصراف خاصية التقارير الجاهزة التي تساعد الإدارة في تنظيم العمل، مثل تقارير الحضور، وتقارير الإجازات.

ينبغي أن يشتمل النظام أيضا على ميزة التحديث الفوري للبيانات لإبقاء المدراء باطلاع على ما يحدث وما هو مطلوب، ولكي يتيح لهم اكتشاف مشكلات الحضور التي تقع مع الأفراد أو الفرق أو الشركة ككل سريعا والعمل على حلها.

وأخيرا، يوفر نظام الحضور والانصراف جسر كل احتياجات الشركات الكبيرة من تتبع مواعيد الحضور والانصراف والتكامل مع الرواتب وغيرها من المزايا التي تجعل عمل الموارد البشرية أكثر سهولة وسرعة. احصل على عرض تجريبي من جسر نظام الموارد البشرية المتكامل والمثالي للشركات الكبيرة الآن!