كيف تعزز برامج كشف الرواتب Payroll عملك في الموارد البشرية؟

يتصاعد اهتمام الشركات بتبني مسير الرواتب Payroll المُخصّص المستند إلى التقنية السحابية عاما تلو الآخر، إذ تتبناه 62% من الشركات بزيادة تبلغ 34% خلال عامين فقط. لا تلجأ الشركات إلى هذا الحل المؤتمت بسبب المزايا التقليدية للأتمتة مثل سرعة الإنجاز والدقة وزيادة الإنتاجية، لكنها تلاحظ ثمرة الاستعانة به في جوانب أخرى عديدة من العمل تعزز أداء الشركة بشكل عام. نتعرف فيما يلي على 5 طرق يمكن أن تساعد بها برامج كشف الرواتب المخصصة عملكَ على الكفاءة والنمو.

جدول محتوى المقال:

• تحسين التزام الموظفين بالحضور
• الخدمة الذاتية للموظفين
• إنتاجية أعلى لقسم الموارد البشرية
• تجربة أفضل للموظف
• صنع قرارات مستندة إلى البيانات

أهداف تساعدك برامج كشف الرواتب المخصصة على تحقيقها بكفاءة

1. تحسين التزام الموظفين بالحضور

أثبتت إحدى دراسات الحالة أن اقتران تسجيل الحضور والانصراف مع بيرول الرواتب في نظام واحد أدي إلى انخفاض الهدر الشهري في الأجور بمقدار 70 ألف ريالا خلال أول ثلاثة أشهر من تبني النظام.

تفسير ذلك أن مسير الرواتب المخصص يجعل لكل دقيقة إنتاجية أهميتها، إذ يؤدي الاقتران بين بيرول الرواتب ونظام الحضور والانصراف إلى تحسن ملحوظ في مستوى التزام الموظفين بالحضور في المواعيد المقررة، لأنه يتتبع وقت عمل الموظف بدقة ويستند في حساب عدد ساعات العمل إلى التأكد من أن الموظف سجل حضوره شخصيا بلا ريب.

تستقي برامج كشف الرواتب المخصصة معلوماتها عن عدد ساعات عمل الموظف والإجازات التي حصل عليها من نظام الحضور والانصراف المؤتمت الذي يتضمن أكثر من طريقة لتسجيل الحضور، مثل بصمة الأصابع و تتبع الموقع الجغرافي للموظف لضمان وجوده في مقر الشركة أو أحد فروعها، بالإضافة إلى تسجيل الحضور عبر الإنترنت للموظفين الذين يعملون عن بعد.

تُقلّل هذه الطرق المُحكَمة في تسجيل الحضور والانصراف من التلاعب وتزييف الحضور، وبالتالي تزداد مستويات الانضباط وتتحسن الإنتاجية، فالموظف يعلم جيدا أن أي تراخٍ في تسجيل الحضور في مواعيد العمل الرسمية سينعكس مباشرة في انخفاض حوالة الراتب بحسابه البنكي في نهاية الشهر. 

2. الخدمة الذاتية للموظفين

يتضمن مسير الرواتب المخصص بوابة خدمة ذاتية للموظفين، تمكنهم من الوصول إلى البيانات الخاصة بهم عند الحاجة، فمثلا يمكن للموظف بسهولة استعراض سجل الإجازات المدفوعة والعطلات السنوية والإجازات غير المدفوعة وغيرها من البيانات ذات الصلة بالراتب، كما يمكنه عرض وتحرير أي معلومات مثل تفاصيل المؤهل الدراسي والخبرات السابقة والمعلومات الشخصية.

إضافة إلى ما سبق توفر برامج كشف الرواتب المخصصة كافة تفاصيل الراتب المستحق بشكل شهري بإشعارات تصل الموظف على صفحته الشخصية في بيرول الرواتب أو على بريده الإلكتروني، بما في ذلك الراتب الأساسي والراتب الإجمالي والزيادات والخصومات وصافي الراتب، مع إمكانية تحميلها في شكل ملف PDF. كل ما سبق دون الحاجة إلى التواصل مع أحد موظفي الموارد البشرية، ما يعني سرعة العثور على المعلومات المطلوبة. 

يتميز مسير الرواتب المخصص كذلك بتمكين الموظفين من استخدام بوابة الخدمة الذاتية من أي مكان على مدار اليوم، سواء كانوا في المكتب أو المنزل طوال الوقت، فتعزز هذه الشفافية العالية من ثقة الموظف في الشركة وتجعله أكثر رغبة في البقاء بها.

3. إنتاجية أعلى لقسم الموارد البشرية

تشير الأبحاث إلى أن إعداد بيرول الرواتب يستنفذ ما يقرب من 7 أيام عمل إذا ما تم الاعتماد على الطرق اليدوية، لإنجاز مهام مثل تجميع بيانات الحضور والانصراف وحساب الإجازات والعمل الإضافي وسداد الرواتب للموظفين.

على النقيض من ذلك، تفسح برامج كشف الرواتب المؤتمتة وقتا لموظفي قسم الموارد البشرية للعمل بشكل أفضل وأكثر كفاءة والاستفادة من أيام العمل في تطوير سير العمليات وإشراك الموظفين وإنجاز المهام الأخرى غير الروتينية مثل التدريب والتطوير وفرض الإجراءات التأديبية وتعيين موظفين جدد وحفظ السجلات... إلخ.

يلعب قسم الموارد البشرية دور المايسترو في مجمل أداء الموظفين، لذلك فإن أي تحسن يطرأ على معنويات موظفي هذا القسم يأتي بمردود إيجابي على القوى العاملة في الشركة بالكامل، إذ من المتوقع أن يُصبح فريق العمل أكثر تفاعل ومشاركة ما يؤدي إلى تحسن مباشر في الإنتاجية الإجمالية.

4. تجربة أفضل للموظف

مسير الرواتب هو أكثر من مجرد حساب لأجر الموظف وتسليمه له في نهاية الشهر، وإنما هو جزء أساسي من تجربة الموظف الإجمالية للعمل في الشركة، يشكل طبيعة مشاعره تجاه المنشأة ويحدد في النهاية إلى مدى لديه الدافع لتقديم أداء عمل جيد وبذل جهد إضافي عند الحاجة.

يُمثّل أي خلل في بيرول الرواتب علامة إنذار سرعان ما يلتقطها جميع الموظفين، فمثلا التأخر في دفع الرواتب عن الموعد المحدد مسبقا أو حساب الراتب بشكل خطأ، يؤثر على معنويات الموظفين بقوة وتُترجمه القوى العاملة إلى تراجع الوضع المالي للشركة وضعف استقرارها، ويترك هذا الفهم ظلالا سيئة على بيئة العمل وثقافة الشركة إذ يدفع الموظفين إلى الشكوى والتذمر، ما يؤثر سلبا على مهامهم اليومية ويسفر عن تراجع في الأداء.

لا ننسى أن القوى العاملة تمثل قلب الشركة، وتعتبر الرواتب الموثوقة والدقيقة عاملا يجعل هذا القلب يستمر في النبض، لذلك لا غنى عن دفع الأجور بشكل سليم وفي الوقت المحدد، لكي تقدم الشركة للموظف تجربة عمل إيجابية وتعزز من ثقته في العمل بالإضافة إلى تحسين درجة رضاه الوظيفي ومشاركته.

إضافة إلى ماسبق تعزز الشفافية التي توفرها برامج كشف الرواتب المخصصة من ثقة الموظف في عدالة الحساب وسلامة الإجراءات، إذ يمكنه من الاطلاع على تفاصيل الراتب بشكل شهري ومعرفة عدد أيام الإجازات وساعات الحضور والانصراف.

5. صنع قرارات مستندة إلى البيانات

القرارات الأكثر حكمة هي القرارات التي تعتمد على الحقائق لا على التخمينات، لذلك من الضروري عند عند اتخاذ قرارات مهمة الاستناد إلى البيانات التي تقدم حقائق ثابتة، مع التثبت من صحة البيانات ودقتها وتحديثها باستمرار وهي الميزة الذي يقدمها مسير الرواتب المخصّص.

تتضمن برامج كشف الرواتب سيلا من البيانات الخاصة بالموظفين والتكاليف والفروع المختلفة للشركة والأرباح، تمثل منجما يساعد صناع القرار على فهم سير العمل بشكل أفضل. مثلا بإمكان مسير الرواتب أن يقارن بين نفقات الرواتب الخاصة بكل فرع مع بعضها البعض، كما يقدم إجابة عن أسئلة مثل: هل زيادة الأجور أدت إلى انخفاض الأرباح؟ هل من الأفضل الاستعانة بالمستقلين الذين يعملون بشكل حر بدلا من تعيين موظفين جُدد يعملون بشكل دائم وذلك من أجل توفير النفقات وتحسين جودة الأداء؟

يمكنك أيضا اكتشاف العديد من الرؤى والأفكار بنظرة فاحصة على مشهد مسير الرواتب والتقارير المالية التي يوفرها، فمثلا  يوفر بيرول الرواتب في برنامج جسر للموارد البشرية تقرير كشوف الرواتب وتقرير التأمينات وتقرير القروض …إلخ، مع ملاحظة أن هذه التقارير تُعرض في قالب مرئي جذاب يعتمد على الرسوم البيانية من أجل الحصول على صورة واضحة سهلة الفهم دون جهد كبير، إذ لم يعد التقرير عبارة عن مئات الأرقام المنسقة في جدول إكسل يستغرق فهمها واستخلاص أفكار منها الساعات.

أخيرا، لاحظنا مما سبق أن برامج كشف الرواتب لا تحل تحدي حساب الرواتب ودفعها بسرعة ودقة فقط، بل يطال تأثيرها الإيجابي نواح عديدة من العمل بدءا من تعزيز الانضباط وحتى صنع قرارات أكثر كفاءة مرورا بتمكين الموظفين من الخدمة الذاتية وتحسين إنتاجية الموارد البشرية فضلا عن تقديم تجربة أفضل للموظف. ادفع مرتبات موظفيك بشكل أسهل وأسرع وأكثر دقة مع جسر، اطلب العرض التوضيحي الآن!