دليل مسير الرواتب: كل ما ينبغي أن تعرفه

مسير الرواتب هو أحد أكبر تكاليف التشغيل وأحد أثقل الأعباء الإدارية، لذلك فإن إعداده وفقا لعمليات منظمة سيجعل من الأسهل والأكثر فعالية من حيث التكلفة دفع رواتب الموظفين بالقيم الدقيقة وفي الوقت المحدد. سنناقش في هذا الدليل مختلف الجوانب ذات الصلة بإعداد مسير الرواتب التي ينبغي أن معرفتها.

جدول المحتويات:

• ما هو مسير الرواتب؟
• كيف يعمل مسير الرواتب؟
• طرق معالجة مسير الرواتب
• أربع مكونات أساسية لأي نظام رواتب موظفين
• خطوات إعداد مسير الرواتب
• ما هي استقطاعات الرواتب؟
• أفضل 8 نصائح لإعداد مسير الرواتب بسلاسة

ما هو مسير الرواتب؟

مسير الرواتب هو الأداة المستخدمة في دفع راتب الموظف مقابل عمله، تتضمن عمليات متعددة تشمل تتبع ساعات العمل وحساب الأجر ودفع الضرائب وإدارة الخصومات وإضافة المكافآت ثم استخراج شيكات دقيقة أو ودائع مباشرة للموظفين في الوقت المحدد.

يُعد مسير الرواتب أحد العمليات الصعبة التي تتم في قسم الموارد البشرية لأن حساب الراتب واستقطاع الضرائب وإضافة المكافآت يكون عملية فردية تختلف من موظف لآخر، لذلك تحتاج إلى دقة كبيرة، كما أن الشركة تحتاج إلى خصم الضرائب والمزايا ودفعها إلى الحكومة.

ما يزيد إدارة مسير الرواتب صعوبة هو أنه أحد أكبر النفقات التي تتكبدها الشركة، وغالبا ما تؤدي أخطاء الرواتب أو المدفوعات الحكومية إلى عواقب مكلفة، وبالتالي من الضروري الاستعانة بالأتمتة لتقليل الأخطاء باستخدام مسير رواتب مؤتمت مثل "جسر".

كيف يعمل مسير الرواتب؟

تختلف تفاصيل مسير الرواتب من شركة إلى أخرى، لكن بشكل أساسي تبدأ عمليات المسير من اللحظة التي يملأ فيها الموظف الجديد عقد العمل مع الشركة الذي يحدد راتبه. يلي ذلك حساب الراتب الإجمالي لكل موظف وهي عملية معقدة لأن استقطاعات المزايا مثل التأمين الصحي والمساهمة في صندوق التقاعد تكون مختلفة لكل موظف، وفي الأخير يؤدي طرح هذه المبالغ المحسوبة إلى صافي أجر الموظف.

يتم تسليم صافي الأجر إلى العامل في يوم الدفع إما إيداعا مباشرا إلكترونيا أو بشيك. أما عن وتيرة الدفع، فغالبا ما يكون الدفع الشهري هو الاختيار الأكثر شيوعا لأنه الأكثر فعالية من حيث التكلفة والأكثر بساطة من حيث الإجراءات. 

طرق معالجة مسير الرواتب المختلفة

يوجد أكثر من خيار لمعالجة مسير الرواتب، فبالنسبة للشركة الناشئة صغيرة الحجم غالبا ما تبدأ بالمعالجة اليدوية لعمليات مسير الرواتب، إلا أنه مع نمو حجم الشركة واستغراق هذه العملية المزيد من الوقت، تظهر الحاجة إلى معالجتها بشكل احترافي ما يؤدي إلى تقليل الوقت والجهد المطلوب والحد من وقوع الأخطاء. فيما يلي الطرق الثلاثة الأكثر شيوعا لمعالجة سير الرواتب:

يدويا من داخل الشركة

تحسب الشركة الرواتب وفقا لهذه الطريقة باستخدام جداول البيانات مثل ملفات الإكسل، تتسم هذه العملية بالتعقيد نظرا لتفاوت رواتب الموظفين، لذلك تكون أكثر عرضة لحدوث الأخطاء في ظل اعتمادها على الجهد البشري بالأساس. إضافة إلى ذلك تحتاج إلى أن يتتبع الموظف المنوط به معالجة الرواتب التغييرات التي تطرأ على قوانين العمل والضرائب لضمان حساب الرواتب بشكل سليم.

تعد الطريقة اليدوية هي الطريقة الأبطأ والأكثر جهدا، وذلك بسبب اضطرار الموظف فيها إلى تسجيل مختلف البيانات المتعلقة بالرواتب في شكل ورقي من أجل إثبات العمليات وحماية الشركة في حالة إجراء فحص أو مراجعة.

 الاستعانة بخدمات محاسبية خارجية

قد تلجأ الشركة إلى الاستعانة بطرف خارجي مثل محاسب يعمل بشكل حر أو شركة خدمات محاسبة من أجل معالجة مسير الرواتب، إذ توفر الشركة للطرف الخارجي المعلومات الأولية مثل مواعيد الحضور والانصراف، ثم يتوقف دورها عن التدخل في عملية المعالجة عند هذا الحد، فيتولى هذا الطرف حساب جميع الرواتب وإصدار الشيكات الخاصة بها. من الملاحظ في هذه الطريقة أن مسؤولية الامتثال لنظام العمل وقانون الضرائب تقع على عاتق هذا الطرف الخارجي.

الأتمتة

تعالج الحلول البرمجية الجوانب الأكثر صعوبة في إدارة مسير الرواتب وفي الوقت نفسه تمنح الشركة السيطرة الكاملة على إجراءات المعالجة، يواكب الحل المؤتمت المثالي المتطلبات القانونية لنظام العمل، كما أنه يوفر وقت الشركة من خلال أداء مهام روتينية مثل حساب الأرباح والخصومات، ومراجعة كشوف الرواتب وتعديلها وتحديثها لحظيا، بالإضافة إلى حساب الضرائب.

4 مكونات أساسية لأي نظام رواتب

يحتاج أي نظام رواتب إلى 4 مكونات أساسية لكي يُنجز بنجاح:

مسؤول الرواتب

مسؤول الرواتب هو الموظف المنوط به إدارة كشوف الرواتب، إذ يتحمل مسئولية إصدار شيكات الرواتب أو التحويلات الإلكترونية إلى الحسابات البنكية لكل موظف، كما يتولى مهمة حساب الضرائب والخصومات والإجازات وموازنة الحسابات.

سياسة الرواتب

ينبغي لكل شركة أن ترسم سياسة الرواتب الخاصة بها بوضوح لكي تكون الرؤية واضحة أمام الموظفين وحل أي مشكلات تطرأ بسهولة، تتضمن هذه السياسة معلومات عن وتيرة الدفع والزيادة السنوية والخصومات غير الإلزامية والخصومات الإلزامية والمزايا.

طريقة إعداد مسير الرواتب

ينبغي على الشركة أن تحدد الطريقة التي تستخدمها لإعداد مسير الرواتب سواء كانت الطريقة اليدوية أو المؤتمتة أو الاستعانة بطرف خارجي، كما ينبغي أن تحدد الجوانب الأخرى ذات الصلة بمعالجة كشوف الرواتب مثل نظام الحضور والانصراف.

سجل الرواتب

يساعد سجل الرواتب الشركة في تحليل التكاليف، إذ يتضمن ملخصا لصافي أجر الموظف والخصومات لكل فترة دفع (شهريا) ويحتوى على عدد ساعات العمل والأجر الكلي.

خطوات إعداد مسير الرواتب

بمجرد تحديد طريقة إدارة الرواتب وتجميع مكونات نظام الرواتب، يمكن للشركة البدء في إعداد مسير الرواتب وفقا للخطوات الآتية:

• سجل ساعات عمل الموظف: وذلك باستخدام نظام الحضور والانصراف الذي تتبناه سواء الكشوف الورقية أو الأنظمة الإلكترونية، احرص على حساب عدد ساعات عمل كل موظف بدقة.  
• احسب الراتب الإجمالي: احسب عدد أيام العمل في الشهر واضربها في الأجر اليومي، أضف أيضا ساعات العمل الإضافية والإجازات المدفوعة ومصاريف رحلات العمل إن وجدت.
• حدد الاستقطاعات من كل موظف: تشمل الاستقطاعات التأمين الصحي والضمان الاجتماعي وأي خصومات خاصة أخرى مثل دفعات سداد السلف.
• احسب صافي الرواتب: اطرح جميع الخصومات من الراتب الإجمالي لكل موظف للخروج بصافي الراتب، ثم سددها للموظفين بالطريقة المتفق عليها بنكيا أو نقديا.
• سجل كل راتب: احتفظ بسجلات دقيقة ومحدثة لكل الرواتب بحيث يسهل استرجاعها عند الحاجة.
• حدّث حسابات دفتر الأستاذ: من الضروري تحديث حسابات دفتر الأستاذ العام كل شهر للحفاظ على دقة التقارير المالية وتحديثها، خاصة وأن كشوف الرواتب هي واحدة من أكبر بنود الإنفاق في الميزانية.

ما هي استقطاعات الرواتب؟

استقطاعات الرواتب هي المبلغ الذي يُطرح من الراتب الإجمالي للموظف (ينبغي ألا يتجاوز ربع الراتب)، وبالتالي يؤدي إلى تقليل صافي الراتب. ويوجد نوعين من الخصومات:

• استقطاعات إلزامية: مثل التأمينات الاجتماعية (9% للسعوديين و2% للوافدين) والخصم لإجراء تأديبي، رسوم الإقامة، الاقتراض من الشركة، ونفقة الطفل في حالة الطلاق.
• استقطاعات غير إلزامية: مثل المساهمة في صندوق التقاعد والتأمين الصحي.

8 من أفضل نصائح إعداد مسير الرواتب

تتصل إدارة مسير الرواتب بالتعامل مع العديد من المتغيرات، لذلك يبدو معالجتها عملية معقدة لا يكون الكل مستعدا لها على الوجه الأمثل. فيما يلي مجموعة من أفضل النصائح التي تساعد في إعداد مسير الرواتب بكفاءة مع تقليل خطر الأخطاء المكلفة:

ضع ميزانية للرواتب

تساعد ميزانية الرواتب في تكوين فهم واضح عن مدى تأثير نفقات الرواتب على إجمالي ميزانية الشركة، فمن ناحية يساعد تحديد ميزانية الرواتب في ضمان توفر السيولة اللازمة لدفع أجور الموظفين بالكامل في الموعد المتفق عليه، ومن ناحية أخرى يساهم في حساب إجمالي تكاليف الرواتب كنسبة مئوية من الإيرادات للتأكد من أن النفقات لن تضر بالوضع المالي للشركة.

يبدو للبعض أن وضع ميزانية للرواتب أمر غير ضروري، إلا أن الممارسة أثبتت أنه غالبا ما تكون نفقات الأجور أعلى مما يتوقعه صاحب العمل، إذ يتعين على الشركة دفع مبالغ إضافية خاصة بالضمان الاجتماعي والتأمين الصحي بالإضافة إلى أي مزايا أخرى، قد ترفع هذه المبالغ الإضافية إجمالي تكاليف الرواتب في الشركة بما يقرب من حوالي 15%.

يختلف متوسط ميزانية الرواتب من صناعة إلى أخرى، إلا أنه يمكن الاسترشاد أثناء تحديد ميزانية الرواتب بتكاليف الأجور لدى المنافسين. 

حدد موعدا ثابتا للدفع

 يساعد تحديد موعد ثابت للدفع في الوقاية من حدوث عجز مفاجئ في التدفق النقدي داخل الشركة، كما أنه يؤكد امتثال الشركة لبرنامج حماية الأجور، لذلك احرص على تحديد موعد ثابت يتناسب مع قواعد السيولة النقدية في الشركة ويتناسب في الوقت نفسه مع احتياجات الموظفين.

 إذ يساعد الموعد الثابت في تمكين الموظفين من استلام رواتبهم في الوقت الذي يتوقعونه ويحميهم من الشعور بالإحباط بسبب تأخر الدفع، فمثلا يشير استطلاع رأي إلى أن تأخر الراتب لمدة أسبوع سيجعل من الصعب على 70% من الموظفين الوفاء بالتزاماتهم المالية.

اطلع على القوانين والقواعد ذات الصلة

تهدف قوانين العمل إلى تعزيز رفاهية الموظفين وهي عرضة للتغيير في أي وقت، لذلك احرص على الاطلاع عليها بشكل مستمر ومواكبة نظام الرواتب لأحدث التعديلات. من شأن ذلك أن يضمن حساب صحيح لأجر الموظف  وسداد الراتب في الوقت المحدد والحد من وقوع الأخطاء، وبالتالي تصبح الشركة في مأمن من الغرامات والعقوبات، بل قد يصل الأمر إلى رفع دعاوى قضائية من الموظفين الذين يشعرون باستلامهم أجر غير عادل.

ضع سياسة بسيطة وواضحة

كلما كانت سياسة الأجور في الشركة ذات الصلة بالحضور والانصراف والإجازات والمزايا معقدة، كلما اتسمت عملية إعداد مسير الرواتب بالتعقيد وصعُب على الموظفين فهم هذه السياسة بسهولة، لذلك اكتب إرشادات واضحة وموجزة ومحدثة لسياسة الأجور تتضمن كيف ومتى سيستلم الموظف راتبه، بالإضافة إلى أي مسائل ذات صلة مثل كيفية الحصول على البدلات وشروط الحصول على المزايا والإجازات المدفوعة.

احرص على تمكين جميع الموظفين من الوصول إلى سياسة الرواتب بسهولة من خلال مشاركتها في مستند عبر الإنترنت، لكي يتمكن الجميع من الاطلاع على نسخة منها والعثور على المعلومات التي يبحث عنها دون الحاجة إلى انتظار التواصل مع موظفي الموارد البشرية. يمكن أيضا تجميع الأسئلة التي يطرحها الموظفون بشكل متكرر والإجابة عليها في قسم الأسئلة الشائعة بحيث يجد الموظف الإجابة المطلوبة التي يحتاجها سريعا.

استثمر في الأتمتة

اطلب العرض التوضيحي المجاني من جسر الآن!

تلعب الأتمتة دورا مهما في إدارة مسير الرواتب بشكل أكثر فعالية، إذ تنجز المهام الروتينية التي غالبا ما تكون عرضة لوقوع أخطاء بشرية، مثل جمع الحسابات وطرح الاستقطاعات وإضافة المكافآت، كما أنها تستطيع تشغيل تحويل الراتب بالإيداع المباشر تلقائيا كل شهر، بذلك توفر الوقت لمسؤولي الرواتب للتركيز على المهام الأخرى.

على أنه توجد عدة اعتبارات ينبغي وضعها في الحسبان أثناء الاستثمار في أداة أتمتة الرواتب، من أهمها أن تكون سهلة الاستخدام، وتوفر خيار الخدمة الذاتية للموظفين بحيث يتسنى لهم إجراء بعض المهام دون انتظار مسؤولي الموارد البشرية، مثل الاطلاع على معلوماتهم الخاصة وتحديثها حسب الحاجة ومن بينها تفاصيل الراتب والتعرف على سياسة الأجور وتقديم طلبات الإجازة.

إضافة إلى ما سبق ينبغي أن تتكامل أداة أتمتة مسير الرواتب مع الأقسام الأخرى مثل المحاسبة والموارد البشرية، بحيث ترتبط هذه الحلول المختلفة معا لتبسيط العمليات بين الأقسام وتسهيل الحصول على نظرة تجارية عامة مثل كيفية تأثير الرواتب على التدفق النقدي. 

يساعد هذا التكامل في توفير وقت المسئولين، إذ لن يحتاجوا إلى تكرار إدخال البيانات في مسير الرواتب وبرامج المحاسبة، بل تصبح قواعد البيانات في كل الأقسام ذات الصلة محدثة لحظيا.

تتوفر كل هذه الميزات والخصائص في نظام الموارد البشرية جسر الذي يقود المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية ويشمل أكثر من حل مدمج معا في نظام واحد، فهو يتضمن مسير الرواتب وأداة لتسجيل الحضور والانصراف، وملفا رقميا لكل موظف وخدمة ذاتية وإدارة للمزايا والتعويضات، ما يعني ربط كل البرامج التي تحتاجها الشركة في حل واحد يعتمد على التكنولوجيا السحابية لضمان أمان المعلومات وسهولة مشاركتها مع ذوي الشأن.

استخدم الإيداع المباشر

لم يدع التحول الرقمي في مختلف جوانب الأعمال مجالا للاستمرار في تبني الطرق التقليدية في استلام الراتب نقدا، إذ أصبح الإيداع المباشر في حسابات الموظفين هو الطريقة الأكثر تفضيلا. يعني الإيداع المباشر إرسال الأجور تلقائيا إلى الموظفين في يوم الدفع إلى حساباتهم البنكية، ما يعني توفير تكاليف التسليم النقدي ويلغي احتمالية ضياع النقود أو سرقتها.

يساعد مسير الرواتب المؤتمت في إعداد عملية الإيداع المباشر بالتعاون مع البنك الخاص بالشركة، ويحتاج تفعيل هذه الطريقة في دفع الرواتب إلى الحصول على رقم الحساب البنكي الخاص بكل موظف. من الأفضل قبل تبني طريقة الإيداع المباشر أن تشرح للموظفين فوائدها وإلى أي مدى تمثل تطورا لا مفر منه في عملية استلام الأجر.

التزم بالشفافية

امنح الموظفين شعورا بحرية مناقشة أي مشكلة متعلقة بالراتب مع المديرين لضمان حل جميع الخلافات في أسرع وقت ممكن، حافظ أيضا على قنوات اتصال مفتوحة في حال حدوث خطأ في الراتب، بحيث تتمكن من شرح الخطأ وسبب حدوثه وما الاجراءات التي ستتخذ لمنع تكراره مستقبلا. يؤدي إهمال الشفافية مع الموظفين فيما يخص أخطاء تقدير الراتب أو الغموض حول كيفية وضع سياسات معينة إلى حدوث سوء فهم، وبالتالي الإضرار بالروح المعنوية لهم وإضفاء أجواء سلبية على بيئة العمل.

راجع البيانات دائما

قد يؤدي سهو بسيط مثل ضغطة غير صحيحة على لوحة المفاتيح إلى وقوع أخطاء مكلفة وغضب الموظفين ناهيك عن احتمال الوقوع تحت طائلة القانون، لذلك احرص على دقة جداول الحضور والانصراف وراجع حسابات كشوف الرواتب، وتفاصيل الموظفين مثل الاسم بالكامل وتفاصيل الدفع وأي معلومات أخرى ذات صلة.

أخيرا،  لا يعني تعقيد عملية إعداد مسير الرواتب، أنها تحدٍ بلا حل، بل على العكس، تساعد الأتمتة في إدارة هذه العملية برمتها بدقة وكفاءة وفي الوقت المحدد كل شهر وتقليل العمل اليدوي وما يشوبه من أخطاء إلى أدنى حد.