يحتل مسير الرواتب اليوم في أي شركة دورا مهما وأساسيا نظرا إلى أن 70% من تكاليف أغلب الشركات مرتبطة بالموارد البشرية وتتمثل هذه التكاليف بشكل أساسي بالرواتب والأجور. و العمل التقليدي على مسير الرواتب يشغل نسبة كبيرة من أوقات مسؤولي الموارد البشرية يكاد يكون شغلهم الشاغل في أوقات معينة من الشهر. في هذا المقال نتحدث عن تفاصيل أساسية في مسير الرواتب ماهو وكيف يعمل وماهي أهميته وكيف يمكن أن تساعد أتمتة مسير الرواتب في تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة بشكل كبير. 



ماهو مسير الرواتب؟ 


مسير الرواتب أو كشف الرواتب  بكل اختصار يشير إلى قائمة من الموظفين ورواتبهم الشهرية. 


أهمية مسير الرواتب: 
يحتل مسير الرواتب أهمية كبيرة في دورة حياة أي شركة ويعتبر من أكبر بنود الصرف في أغلب الشركات، حيث تذكر الدراسات أن مانسبته 70% من التكاليف بالنسبة لمعظم الشركات لها علاقة مباشرة أو غير مباشرة بالرواتب. لئلك يعتبر مسألة حساسة بالنسبة لمعظم الشركات ويتم التعامل مع أي تغييرات أو تحسينات في طريق إدارته بحذر شديد. 


تحرص أغلب الشركات على 
- دفع الرواتب بشكل دقيق وصحيح 
- دفع الرواتب في وقتها الصحيح 


كيف يتم إعداد مسير الرواتب: 
1- جمع المعلومات: عند هذه الخطوة ستقوم بجمع البيانات المتعلقة بالرواتب ومنها الحضور والغياب، ساعات العمل الإضافي، سلف الموظفين، وغيرها، تنعكس هذه المعلومات بشكل أساسي على حساب الراتب و صافي المبلغ الذي يجب دفعه.
2- حساب صافي المدفوعات: في هذه الخطوة سيكون عليك حساب صافي المبلغ الذي يجب دفعه لكل موظف والتأكد من ومراعاة الأنظمة خصوصاً فيما يخص الخصومات. 
3- الدفع: تأتي النقطة الأهم والهدف من كل هذه الإجراءات ويتم الدفع للموظفين في حساباتهم البنكية، والتأكد من الاستثناءات التي ترد على هذه الخطوة (موظف يحتاج تسلم راتبه في شيك، موظف لديه مشاكل في حسابه ويفضل استلام مرتبه نقداً ) وغيرها من الاستثناءات. 
4- التقارير: بعد دفع الرواتب ستكون تقارير الدفع المفصلة جاهزة لتقديمها لجهات مختلفة داخلياً وخارجياً من ضمنها حماية الأجور وغيرها. نعتبر هذه التقارير مرجع لحساب الدخل ويُرجع إليها في حساب الدخل الخاضع للضريبة.


لماذا تحتاج الشركات اليوم لأتمتة مسير الرواتب؟ 
- زيادة الفعالية 
- تقليل نسبة الخطأ
- ضمان دفع الرواتب بشكل صحيح وفي الوقت 
- التأكد من الالتزام بالأنظمة المتعلقة بدفع الرواتب 
- تسهيل طريقة احتساب الأجور والرواتب 
- تساعد الشركة في التخطيط المالي 
- تمنح الموظفين صلاحية لإدخال وتعديل بياناتهم بأنفسهم


لماذا تفشل أوراق العمل في إعداد مسير رواتب دقيق وسريع؟
عملية إعداد مسير الرواتب من خلال قوائم وأوراق عمل الاكسل بدائية وتعاني من كثيرٍ من المشاكل أبرزها مايلي: 
أخطاء في الإدخال: تحدث عادةً الكثير من الأخطاء في الإدخال اليدوي خصوصاً حال كانت التفاصيل كثيرة وعدد المدخلات كبيراً
الربط غير الصحيح: بين الخلايا في ورقة العمل أو بين الأعمدة والصفوف أو حتى بين البيانات الخاطئة أو غير المحدثة
النسخة الأخيرة: قد يتم العمل على نسخة من القائمة ليست هي النسخة الأخيرة أو المعتمدة وبالتالي يتم فقدان الوقت والجهد المبذول أو يكون معرضاً للضياع.وقد يصعب التحديث بناء على النسخة الأخيرة
التكامل: لايمكن الربط بين صفحات الاكسل وبين كثير من التطبيقات الأخرى، ويظل الإدخال اليدوي ضرورياً في هذه الحالة


كيف تختار برنامج يؤتمت مسير الرواتب بالكامل: 

ايجاد برنامج لأتمتة مسير الرواتب 
يمكنك الحصول على برنامج لإدارة الموارد البشرية يؤتمت مسير الرواتب ويربطه بكل الاحتياجات الداخلية والعمليات التي تؤثر عليه مثل الحضور والانصراف، ساعات العمل الإضافي، الإجازات وغيرها. في جسر تناولنا بالتفصيل كيف تختار نظام موارد بشرية في ثمانية خطوات؟ 

رفع المعلومات على النظام 
تعتبر عملية رفع البيانات التي يحتاجها الانتقال لنظام جديد من أنظمة الموارد البشرية عملية تأخذ وقتاً وجهداً من كل المسؤولين عن عملية التسجيل ورفع البيانات. حتى بعد رفعها يأخذ وقت مراجعتها والتأكد منها قبل تحويل أول مسير رواتب جهداً ووقتاً طويلاً. 

تدريب الموظفين على استخدام النظام 
تقدم أغلب برامج الموارد البشرية تدريب شخصي وجماعي على برامجها للموارد البشرية ولذلك من المهم التركيز على الاستفادة من هذا التدريب المقدم لتدريب أبرز الموظفين الذي يستعاملون مع النظام. 

التأكد من جاهزيتك للانتقال إلى النظام الجديد 
من المهم التأكد من اختبار وتجربة النظام الجديد حتى يمكنك التأكد من جدوى الاعتماد عليه، يمكنك مثلا اعتماد فترة تجريبية أو تطبيق البرنامج على عينة من الموظفين وبعد التأكد من تجاوز كل المشاكل التي يمكن أن تعترض العمل.  

كيف ترتبط مدد مع مسير الرواتب؟ 
مدد هي منصة رقمية تعمل على توفير حل متكامل لإدارة الرواتب للشركات المتوسطة والصغيرة، حيث تقوم بحفظ ومعالجة بيانات الرواتب وكذلك تقديم العديد من الخدمات التي تساعد صاحب العمل والعامل وتعتبر المشغل الرسمي لنظام حماية الأجور التابع لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. 


الخدمات الأساسية لمنصة مدد
1- نظام إدارة الرواتب 
2- نظام الالتزام 
اقرأ أكثر عن دور منصة مدد وعلاقتها بمسير الرواتب في مقال الدليل التعريفي بمدد


كيف يتوافق مسير رواتب جسر مع برامجك المحاسبية؟