مسير الرواتب: دليلك الشامل لإدارة أجور الموظفين بفاعلية

حساب رواتب الموظفين وإدارة متطلباتهم مهمة شاقة قد تستهلك الكثير من الوقت والطاقة، خصوصًا إذا زاد حجم شركتك وتضاعف مسؤولياتك. وهذا ما يجعل إعداد مسير الرواتب عملية مرهقة غير مفضلة لمسؤولين كُثر. ولكن الخبر الجيّد هنا أن هذه النتيجة قد تتغير بالفهم الدقيق لنظام إدارة الرواتب، مما يُؤمِّن نجاحات شركتك ويُبرز اهتمامها بالعاملين بها.

وإن كان يتردد في ذهنك أسئلة علــى شاكلة:

• ما هو مسير الرواتب؟
• ما أفضل برنامج حساب الرواتب للموظفين في السعودية؟
• كيف يمكن إعداد الرواتب وتنظيمها بفاعلية؟

أُوصيك إذًا بمتابعة قراءة هذا الدليل الشامل الذي سيُؤكِّد لك ما أشار إليه الكاتب جيم كولينز Jim Collins بأن الشركات الناجحة تُدرك أن أعظم أصولها هم موظفيها، وبالتالي تمنحهم المناخ اللازم للنمو. وإذا فكرت معي، ستجد أن أهم عنصر من عناصر المناخ الصحيّ في الشركات يرتبط بإدارة رواتب الموظفين وإعداد مسيرات الرواتب بكفاءة.

إذًا، هل أنت جاهز لزيادة إنتاجية فريقك؟

ستقرأ في السطور التالية:

• ما هو مسير الرواتب
• ما أهمية الإعداد الدقيق لمسيرات رواتب الموظفين
• ما هي خطوات إعداد مسير الرواتب؟
• التعرّف على مسير الرواتب المؤتمت بالكامل من جسر
• كيف تتم عملية إعداد مسيرات رواتب الموظفين على جسر فعليًا
• أسئلة شائعة عن مسير الرواتب

ما هو مسير الرواتب للشركات؟

إن أفضل طريقة تُحفز بها موظفيك هي أن تُقدم لهم راتبًا عادلًا؛ لأنه حينما يشعر الموظفون بأنهم يحصلون على تعويضٍ كافٍ ومناسب، فمن المرجح أن يبذلوا جهدًا أكبر ويعملون بإتقانٍ أشد. وحتى تحصل الشركات على تلك النتيجة، يجب أن تُعِد مجموعة من الجداول الخاصة برواتب الموظفين فيما يُعرف بـ مسير الرواتب Payroll sheet.

وتنطوي مسيرات رواتب الموظفين على عمليات عِدة، من بينها ما يأتي:

• إضافة معلومات الموظفين الأساسية، مثل الاسم والعنوان وتفاصيل مناصبهم الوظيفية.
• تتبع عدد ساعات العمل (أي الوقت الذي استغرقه الموظف في تأدية وظيفته) ويُؤَخد في عين الاعتبار تفاصيل الإجازات وساعات العمل الإضافية.
• حساب أجر الموظف بما في ذلك الأجر الأساسي وإضافة أي مكافآت أو عمولات مستحقة.
• خصم الضرائب والسُلَف والاستقطاعات الأخرى إن وُجدت: يُخصَم من الراتب المحسوب أي استقطاعات أخرى مثل الضمان الاجتماعي أو الرعاية الصحية وما إلى ذلك.
• إصدار مدفوعات الرواتب وفقًا للطريقة المعتمدة في الشركة (إما بالدفع المباشر إلى حساب الموظف أو بإصدار شيكات على سبيل المثال).
• إنشاء تقارير مسير رواتب الموظفين وحفظ سجلاتهم للاستفادة منها في تحسين الأداء وتتبع التكاليف ولضمان الامتثال لقوانين العمل ونُظمه.

وتحت ضوء المعلومات المذكورة في الفقرات السابقة، يمكننا تعريف مسير الرواتب على أنه وثيقة أساسية تُوضِّح الأجر الذي سيحصل عليه الموظف مقابل خدمته. تساعد هذه الوثيقة على تسجيل رواتب الموظفين وصرفها بطريقةٍ مُنظمة ودقيقة، مما يحمي حقوق الموظفين والشركة ويضمن تحقيق إنتاجية أكبر.

وباختصار شديد، يمكن القول إن عملية مسير الرواتب تتضمن الوصول إلى الأجر الصافي الذي يستحقه الموظف. وعادةً ما يتم ذلك من خلال المعادلة الآتية: الأجر الصافي = الدخل الإجمالي - الخصم الإجمالي

ويشمل الدخل الإجمالي راتب الموظف الأساسي، إضافةً إلى أي بدلات أو مكافآت أو منفعة مالية إضافية سيحصل عليها الموظف. في حين يُشير مفهوم الخصم الإجمالي إلى جميع الخصومات المنتظمة (مثل خصومات التأمينات) أو الحادثة لمرة واحدة فقط (مثل خصومات العقوبات القانونية أو الناتجة عن عدم الامتثال لسياسات الشركة وقوانينها).  

ما أهمية الإعداد الدقيق لمسيرات رواتب الموظفين؟

إذا حللت معي العمليات المرتبطة بمسير رواتب الموظفين، سترى أنها تستغرق وقتًا طويلًا وتتطلب دقة عالية؛ نظرًا لخصوصية بيانات كل موظف واختلافها، ما يزيد من صعوبة إدارتها. وفي حالة وجود أي أخطاء في رواتب موظفيك، فقد تُعرض نفسك لمساءلاتٍ قانونية أنت في غِنى عنها. أضف إلى ذلك تَأَثُر سمعة شركتك والإضرار بإنتاجية الموظفين وثقتهم بإدارة الموارد البشرية.

وبناءً على ذلك، من المنطقي النظر إلى برنامج حساب رواتب الموظفين على أنه فرصة فعالة لتحقيق رضاهم وتعزيز إنتاجيتهم. ويرجع ذلك لوجود عدة فوائد ناتجة عن عملية مسير الرواتب الدقيقة، منها على سبيل المثال:

• ضمان صرف رواتب الموظفين بانتظامٍ ودقة: يساعد مسير رواتب الموظفين على تأدية المدفوعات بكفاءة مُتَجَنِّبًا قدر الإمكان الأخطاء الحسابية.
• اتباع القوانين المحلية المنظمة لبيئة العمل: تضمن مسيرات الرواتب الدقيقة الالتزام بالضوابط والمتطلبات المنصوص عليها في نظام العمل السعودي، مما يُساهم في تجنب المشكلات القانونية التي قد تنتج عن وجود أخطاء في حساب رواتب الموظفين.
• توثيق المعلومات الحساسة المرتبطة بالرواتب: إذ تساهم مسيرات الرواتب في الاطلاع على بيانات المناصب الوظيفية وتفاصيل المستحقات، ما يُوفّر لشركتك المعلومات اللازمة لفَهم أبعاد الدور الوظيفي ومتطلباته المالية.
• دعم الموظفين وتشجيعهم على تأدية المزيد: يُعزز استلام الرواتب في مواعيدها المستحقة وفقًا لمنهجية دقيقة ومنظمة من شعور الموظفين بالانتماء، ويُظهر لهم جديتك في تحفيزهم ودعمهم.

وبذلك، يمكنك الاتفاق معي على أن مسير الرواتب الدقيق هو علامة بارزة تُظهر مدى التزامك بحقوق الموظفين واحترامك لها، وهذا ما سينعكس إيجابًا على أدائهم وإنتاجيتهم. يُؤكِّد ذلك الكاتب جيفرى بفيفير Jeffrey Pfeffer في كتابه المعادلة الإنسانية بأن المنظمات التي تعامل موظفيها معاملةً حسنة وتوفر لهم فرصًا حقيقية للنمو والمساهمة وتخلق بيئة عمل داعمة بأجورٍ عادلة ومنتظمة، من المرجح أن تتمتع بمستويات عالية من الأداء والربحية أكثر من غيرها.

ما هي خطوات إعداد مسير الرواتب؟

تمر عملية إعداد مسير الرواتب تقليديًا بعدة مراحل أساسية، وهي على النحو الآتي ذكره:

• بيانات الموظفين: تختص هذه الخطوة بجمع بيانات الموظفين والتحقق من صحتها. وتشمل هذه البيانات المنصب الوظيفيّ وعدد ساعات العمل المطلوبة ومعلومات الحساب المصرفيّ وتفاصيل التأمينات.. إلخ.
  
  
• دورة الدفع: من المهم أن تُحدد في هذه الخطوة دورة الدفع المتوافقة مع قوانين العمل وسياساته.
  
  
• سياسات الراتب: تهتم هذه المرحلة بإعداد سياسات واضحة بشأن ساعات العمل الإضافيّ والإجازات والمزايا الأخرى الإضافية. وتضم أيضًا تفاصيل الخصومات والاستقطاعات المرتبطة بالتأخير والإجازات غير مدفوعة الأجر.
  
  
• الحضور والغياب: ترتبط هذه الخطوة بتتبع حضور الموظفين وانصرافهم وعدد ساعات العمل (سواءً أكانت ساعات عمل عادية أو إضافية). من المهم أن تُحدد هنا عدد الإجازات التي حصل عليها الموظف وما إذا كانت مدفوعة الأجر أم لا. أضف إلى ذلك، مواعيد التأخير أو الغياب.  
  
  
• الأجر الصافي: احسب أي ساعات عمل إضافية أداها الموظف وزِدها على الراتب. أضف أيضًا أي مكافآت أو علاوات أو بدلات مستحقة. احسب بعد ذلك الحسومات الإجمالية واخصمها من الراتب الإجمالي حتى تحصل على صافي الأجر النهائي لموظفك في هذا الشهر.
  
  
• معالجة المدفوعات: انطلق في هذه الخطوة في دفع رواتب الموظفين بعد إصدار مسيرات الرواتب النهائية. من المهم أن تُوفِّر كشوف المرتبات ليتمكن موظفوك من الاطلاع عليها في أي وقتٍ يحتاجونه.
  
  
• تسجيل الكشوفات: تختص هذه الخطوة بالاحتفاظ بسجلات دقيقة ومفصلة لمسير رواتب الأفراد، وذلك لأغراضٍ داخلية تنموية (مثل تحسين التكاليف وفَهم متطلبات الدور الوظيفيّ) أو للامتثال للجوانب القانونية؛ إذ تُفيدك هذه الخطوة في إسناد التقارير المطلوبة إلى الهيئات الحكومية المختصة بكل دقة.

وقد تشتمل عملية مسير الرواتب مراحل أخرى، مثل مطابقة البيانات السنوية ومراجعة عملية الرواتب بانتظامٍ؛ للتأكد من دقتها وامتثالها لقوانين نظام العمل في المملكة العربية السعودية.

وإذا نظرت معي بعناية إلى مراحل نظام إدارة الرواتب المذكورة أعلاه، ستُدرك حجم الجهد المطلوب لإعداد كل خطوة بدقة. وما يزيد الأمر تعقيدًا هو أن هذه الخطوات لا تُنفذ مرة واحدة فقط، بل تتكرر لكل موظف على حدة؛ إذ تختلف بيانات الموظفين وتتأثر بالإجازات وساعات العمل الإضافية والخصومات والمزايا الأخرى.

وبناءً على ذلك، من المنطقي أن يُعَد مسير الرواتب من أصعب مهام إدارة الموارد البشرية التي تتطلب مجهودًا كبيرًا ودقة استثنائية. وبسبب هذه المسؤولية الكبيرة، يبرز تساؤل مهم: كيف يمكن اختصار الوقت والمجهود المستهلكين في إعداد مسيرات رواتب الموظفين دون التأثير على الجودة أو الدقة؟

التعرف على مسير الرواتب المؤتمت بالكامل من جسر

تتطلب عملية إعداد مسير الرواتب معرفة تفاصيل كثيرة عن حضور الموظفين وانصرافهم وإجازاتهم وخصوماتهم وغيرها من التفاصيل التي أوضحتها بالأعلى. وإذا قررت جمع هذه التفاصيل يدويًا، ستستهلك مجهودًا كبيرًا ووقتًا مضاعفًا. ومن هذه النقطة، تبرز قوة نظام جسر الذي يُوفِّر لك المعلومات التي تحتاجها لعمل جدول مسير الرواتب الخاص بكل موظف تلقائيًا.

إذ يُمَكنك جسر من إنشاء ملف مفصل لكل موظف يحتوي على جميع التفاصيل المرتبطة بمنصبه الوظيفيّ. ونتيجةً لذلك، ستتمكن من إضافة المكافآت والبدلات والمزايا الإضافية، إلى جانب حساب الخصومات والسُلَف والتأمينات الاجتماعية تلقائيًا بناءً على معلومات دقيقة ومُوثقة دون الحاجة إلى أي تدخل يدوي أو اللجوء إلى الأوراق التي لن تُسعفك.

ملحوظة: يمكنك أيضًا إضافة أي زيادة أو خصومات على الراتب يدويًا إن تطلب الأمر.

لاحظ أيضًا أن نظام مسير الرواتب من جسر  يُسهِّل عليك تتبع حضور الموظفين وانصرافهم؛ إذ يُزودك بطرق متنوعة لتتبع حضور موظفيك، ويُوفِّر لك كشوفات دقيقة يُعتَمَد عليها. وتختصر عليك هذه المزايا الكثير من الوقت المستنزف في مراجعة سجلات الحضور والانصراف.

وإلى جانب ما سبق، فإن مسير الرواتب من جسر يُعزز من مستوى الشفافية في شركتك؛ إذ يُمَكِّن الموظفين من معرفة تفاصيل رواتبهم عبر تطبيق جسر أو البريد الإلكترونيّ. وبذلك، سَيَسْهل على موظفيك متابعة كشوفات الرواتب والاطلاع على بياناتها بدقةٍ وبطريقةٍ فورية دون الحاجة لخطوات غير ضرورية.

لكن السؤال الذي يطرح نفسه هنا..

كيف تتم عملية إعداد مسيرات رواتب الموظفين على جسر فعليًا؟

يُطوِّع لك نظام جسر كل الخطوات التي تحتاجها لحساب رواتب الموظفين ويختصرها لك في ثلاثة مراحل أساسية، ألا وهي:

• مرحلة تحضير مسير الرواتب: يساعدك جسر على الاستفادة من مزاياه التكاملية لتحضير مسير الرواتب بصورةٍ دقيقة ومُنظمة عن طريق الملف الرقمي الخاص بكل موظف، والذي يظهر فيه جميع المعلومات المرتبطة بحضوره وانصرافه وبدلاته وخصوماته وإجازاته وعدد ساعات العمل الإضافية وغيرها من البيانات الضرورية لإنشاء مسير رواتب دقيق وشامل.
  
  
  
  
• مرحلة المراجعة والاعتماد: يُزودك جسر هنا بمجموعة من الملحوظات المتعلقة بالزيادات أو الخصومات التي تُؤثِّر على مسير الرواتب. كما يُوفِّر سلسلة من الموافقات الداخلية التي تُيسر عليك اعتماد الرواتب النهائية قبل الدفع، وذلك دون الحاجة لاستخدام أي برامج إضافية أخرى، كما يظهر في الصورة التالية:
  
  
  

تظهر الصورة إمكانية استخراج صيغ مختلفة لمسير الرواتب للمراجعة والاعتماد 

• مرحلة الدفع: يُمَكِنك جسر من ربط شركتك بنظام مُدد لإدارة الرواتب، وذلك لتسهيل عملية صرف رواتب موظفيك مباشرةً من خلال البنوك المدعومة في السعودية. ويُرفع بصورةٍ تلقائية ملف حماية الأجور في نظام الالتزام في مدد. وبذلك ستختصر على نفسك وقتًا كبيرًا يمكنك استغلاله في تنمية مهارات الموظفين أو تدريبهم. 
  
  
  
  وبهذه الخطوات المنظمة، ستتمكن فعليًا من تقليص الوقت المستغرق في إعداد مسير الرواتب لــ 85%. وهذا ما تُؤكده تجارب الشركات التي وثقت في جسر واعتمدت على نظامه، فوفقًا  لما ذكره أحمد عبدالمنعم الحربي، مدير الموارد البشرية في شركة مصانع كوزمو بلاست: «وفرنا 90٪ من الجهود المبذولة في الإعداد لمُسيّر الرواتب عبر جسر نتيجةً للربط والتكامل بين البيانات على النظام والبيانات في المنصات الحكومية المرتبطة مثل مدد». 
  
  اطلب عرضًا تجريبيًا مجانًا الآن من هنا وانضم لآلاف الشركات السعودية التي تُؤمن بقوة جسر. 

أسئلة شائعة عن مسير الرواتب

ما أوقات رفع مسيرات الرواتب في السعودية؟

تعتمد مواعيد رفع مسيرات الرواتب على عدة عوامل، منها طبيعة الشركة (حكومية أم خاصة) والتدفق النقدي وتفضيلات الموظفين وتفاصيل العقد المتفق عليه بين الطرفين (سواء كانت الرواتب ثابتة أو بالساعة).

في القطاع الحكومي السعودي، فإن أقصى موعد لرفع مسير رواتب الموظفين الحكوميين هو نهاية يوم العمل في العشرين من كل شهر ميلادي. أما في القطاع الخاص، فتختلف مواعيد رفع مسيرات الرواتب وفقًا لسياسة كل شركة وعقودها مع موظفيها. وقد تختار الشركات أحد المواعيد التالية:

• مواعيد أسبوعية: في هذا النوع، تُدفع رواتب الموظفين مرة واحدة في الأسبوع في يومٍ محدد، مثل يوم السبت أو الأحد. وينتج عن ذلك 52 دورة دفع في السنة.
• كل أسبوعين: يصدر جدول مسير الرواتب هنا كل أسبوعين، ما يترتب عليه 26 دورة دفع في السنة.
• مواعيد نصف شهرية: تُدفع رواتب الموظفين في هذه الحالة مرتين شهريًا. عادةً ما تكون في اليوم الأول واليوم الخامس عشر أو اليوم الخامس عشر والأخير. ويبلغ عدد دورات الدفع الإجمالية سنويًا  24 دورة.
• مواعيد شهرية: يصدر مسير رواتب الأفراد مرة واحدة شهريًا، وعادةً ما يكون الإصدار في آخر أيام الشهر. وهذا هو النوع الأشهر. وينتج عنه 12 فترة دورة في السنة.

ما المعلومات المطلوبة لإعداد مسيرات الرواتب بدقة؟

تختلف المحتويات الدقيقة لمسير الرواتب حسب احتياجات العمل المحددة وطبيعة العقد المُتفق عليه من الطرفين. ولكن بصورةٍ عامة، يمكنك الاسترشاد بالبنود الآتية التي تُضَمَّن عادةً في نموذج مسير رواتب الموظفين:

• اسم الموظف
• المعلومات الإضافية المرتبطة بمنصبه
• فترة الدفع
• معدل الأجر
• أيام العمل أو ساعاته
• أيام الغياب أو ساعاته
• عدد أيام شهر العمل
• الراتب الإجمالي قبل الخصومات
• الأجر الإضافي إن وُجد (مثل التعويضات أو المكافآت أو البدلات)
• الخصومات والاستقطاعات إن وُجدت (مثل الضرائب أو التأمينات)
• صافي الأجر
• معلومات الحساب المصرفيّ الخاصة بالموظف في حالة إيداع الراتب مباشرةً إلى حسابه
• إشعار الدفع (يُلخص الإشعار كامل المعلومات المذكورة بالأعلى)
• خانة التوقيع التي تُتيح للموظف الإقرار باستلام راتبه

كيف أُحسِّن من إعداد مسير الرواتب في الشركة؟

هناك العديد من النصائح التي ستساعدك على إتمام مسيرات رواتب الموظفين بكفاءة عالية وفي وقتٍ قياسي، من بينها ما يأتي:

• الاطلاع الدائم: ابقَ على اطلاعٍ دائمٍ باللوائح والقوانين التنظيمية في المملكة.
  
  
• حفظ السجلات: احتفظ بسجلاتٍ دقيقة ومُحدثة لموظفيك (يجب أن تتضمن هذه السجلات بيانات المنصب الوظيفيّ ومزاياه ومعدل أجورهم وطُرق الدفع المعتمدة.. إلخ).
  
  
• مراجعة الكشوفات: راجع بانتظامٍ عملية دفع رواتب الموظفين في شركتك وطابقها مع كشوفاتك المصرفية وحساباتك المالية في الشركة بصورةٍ دورية.
  
  
• الالتزام بالوقت: تأكد من رفع جميع البيانات المطلوبة في وقتها المحدد، سواءً اختصت هذه الملفات بموظفيك أو بالجهات الحكومية المعنية.
  
  
• التواصل مع المديرين: تواصل باستمرارٍ مع المديرين وصناع القرار في الشركة وأطلعهم على عملية مسير الرواتب وتحديثاتها، ولا تنسَ طلب الدعم إن احتجته.
  
  
• التفاعل مع الموظفين: حافظ على تواصل فعّال وبناء مع موظفيك، خصوصًا فيما يتعلق بسياسات الراتب والبدلات والمكافآت وتعويضات الساعات الإضافية. اهتم أيضًا بتقديم كشوف رواتب واضحة ومفصلة، وكن متاحًا للإجابة عن أي تساؤلات تدور في أذهان الموظفين.
  
  
• حماية البيانات: أَمِّن بيانات مسير الرواتب وحسابات الموظفين باستخدام نظام حماية متكامل يضمن عدم المساس بالبيانات الحساسة في شركتك.
  
  
• الاستعانة بالأتمتة: استعن بالأنظمة التقنية الحديثة التي تُسهِّل عليك إدارة ملفات الموظفين وبياناتهم وتتبع ساعات عملهم وإجازاتهم (وهنا يبرز نظام جسر الذي شرحت مميزاته بالأعلى، والذي يتميز بخصوصيته وأمانه وسهولة استخدامه).
  
  
• طلب المشورة: استشر خبراء الموارد البشرية وصناع القرار في حالة الشك. أُوصيك أيضًا بالاستعانة بالاستشارات القانونية إن تطلب الأمر، خاصةً فيما يتعلق بالقضايا المقعدة أو التغييرات الكبيرة في قوانين العمل وسياسات الرواتب.  
  
  
• التخطيط للمفاجآت: أَنشئ خطة واضحة للتعامل مع الحالات الطارئة أو المشكلات غير المتوقعة، سواءً أتعلقت تلك التحديات بمشكلات تقنية في الأدوات التي تستخدمها أو في إحدى السياسات التي تتبعها.
  
  
• التوثيق الدقيق: وَثِّق جداول مسيرات رواتب الموظفين دوريًا واحتفظ بها في مكانٍ يسهل الوصول إليه. ويُفضَّل أن تُوثق أيضًا خطوات عملية حساب الرواتب أو أي تغييرات جديدة عليها؛ حتى تستفيد منها في تقييم الأوضاع المستقبلية وتدرس التطور الحادث.
  
  
• المراجعة الدقيقة: تحقق من مسيرات رواتب الأفراد أكثر من مرة قبل الاعتماد النهائي، لأن وجود أخطاء قد يضر بثقة الموظفين في الإدارة، وفي أسوأ الظروف قد يُعرضك لمساءلات قانونية ونزاعات قضائية يمكن تجنبها إذا اتبعت آليات دقيقة ومؤتمتة تضمن سير العمل بكفاءة.
  
  
• التزود بالملحوظات: اطلب رأي موظفيك حول عملية مسير الرواتب ودقتها. وفي كتابه  أوجه الخلل الخمسة التي تصيب أي فريق. يُوضِّح الكاتب باتريك لينسيوني Patrick Lencioni أن الطريقة الوحيدة لفهم وجهات نظر موظفيك حقًا والتأكد من مشاركتهم وزيادة إنتاجيتهم هي طلب ملحوظاتهم بصورةٍ نشطة والعمل بناءً عليها. وعلـى حد تعبيره: «عندما لا يبدي الموظفون آراءهم ولا يشعرون بأن أحدًا يستمع إليهم، فإنهم لن يتفاعلوا مع متطلباتك حقًا».
  
  

كيف تُنشئ سياسة الرواتب في شركتك؟  

يختلف نموذج مسير الراوتب النهائي من شركةٍ لأخرى وفقًا لاحتياجاتها وسياساتها. وفيما يلي مجموعة من الخطوات العملية التي تُسهِّل عليك إنشاء سياسة الرواتب في شركتك بدقة:

1. المقدمة

وضِّح هنا الهدف الأساسي من وضع سياسة الرواتب في شركتك. وحَدد النطاق الذي تنطبق عليه هذه السياسة (اسأل نفسك: هل تنطبق هذه السياسة على جميع الموظفين في الشركة أم في أقسامٍ مُحددة فقط؟).

2. فترات الدفع وتواريخه

ادرس قوانين نظام العمل السعودي بدقة وحَدد عدد مرات دفع رواتب الموظفين والتواريخ المناسبة لمنشأتك.

3. الأجور والزيادات

عَيِّن هنا أسعار الأجر الأساسي الذي سيتلقاه الموظف مقابل خدماته الوظيفية، ثم حدد شروط الأجر الإضافي وأسعاره. وقَدِّم الإرشادات التفصيلية التي تُوضِّح برامج المكافآت أو البدلات أو الحوافز أو غيرها من العوامل التي تؤثر بالإيجاب على الأجر الإجمالي للموظف.

4. خصومات الرواتب

فَصِّل الخصومات الإلزامية التي تؤثر بالسلب على برنامج حساب رواتب الموظفين، مثل خصومات التأمينات الاجتماعية. ووضِّح أيضًا تفاصيل السُلف والعقوبات وحالات التأخير والإجازات غير مدفوعة الأجر.

5. الحضور والانصراف

حَدِّد طرق تتبع مواعيد العمل التي تعتمدها في شركتك لمتابعة حضور الموظفين وانصرافهم. على سبيل المثال، إن كنت تستخدم مزايا الحضور والانصراف في جسر، فبإمكانك ربط جسر بأجهزة البصمة أو تحديد موقع الشركة وفروعها لكي يُسجِّل الموظفون حضورهم خلال تواجدهم داخل السياج الجغرافي للشركة. وباستطاعتك أيضًا رفع قوائم أكسيل بحضور موظفيك وانصرافهم يدويًا، وستظهر على الكشوفات والتقارير والمهام بصورةٍ فورية.

6. معالجة الرواتب

حَدِّد في هذه الخطوة الجدول الزمني الذي ستتبعه لمعالجة مسير الرواتب. ينبغي تعيين الأوقات النهائية وأوقات الموافقات. ومن المُوصى به تضمين خطوات مراجعة كشوفات الرواتب وأوقاتها وطرق الدفع المعتمدة في شركتك.

7. التعامل مع أخطاء الرواتب

وَضِّح الإجراءات التي يجب على الموظفين اتباعها للإبلاغ عن أخطاء الرواتب إن وُجدت. من المهم أن تُحدد هنا أيضًا سياستك بشأن عملية تصحيح الأخطاء والوقت الزمنيّ المستغرق لمعالجتها وسُبل تجنبها في المستقبل.

8. حفظ سجلات مسير الرواتب

تأكد من امتثالك لسياسات المملكة واحتفظ بسجلات مسير الرواتب في أماكن أو ملفات آمنة يسهل الوصول إليها. من الموصى به ذكر سياسة حفظ السجلات والخطوات التي تتبعها في شركتك هنا لضمان الامتثال القانونيّ.

 الإجازات مدفوعة الأجر9. 

وضّح نظام إدارة الرواتب فيما يتعلق بالإجازات مدفوعة الأجر. ومن المهم أن تشرح شروط استحقاق الإجازة وكيفية استخدامها ومدتها. قد يفيدك أيضًا أن تُميِّز هنا بين أنواع الإجازات في نظام العمل السعودي وتفاصيلها؛ حتى تدعم راحة موظفيك وتحمي حقوقك في حالات اللبس أو النزاع.

10. تغييرات الرواتب

اشرح للموظفين الطرق المتبعة لطلب تغييرات على بيانات رواتبهم، مثل تغيير تفاصيل الإيداع المباشر. ووضّح فترة الإخطار المطلوبة لمعالجة هذه التغييرات.

11. السرية وحماية البيانات

حَدد في هذه الخطوة التدابير الاحترازية التي تتخذها في شركتك لحماية جداول مسيرات الرواتب وبيانات الموظفين. وعَيِّن المسؤولين الذين يحق لهم الوصول إلى تلك المعلومات ومشاركتها وإجراء تحديثات أو تغييرات إليها.

12. التحديثات والمراجعة

نَظِّم جدولًا زمنيًا لمراجعة سياسة الرواتب وعملية إعداد مسير رواتب الموظفين في شركتك من حينٍ لآخر. من المهم أن تشرح الآلية المتبعة لمراجعة الكشوفات وتَحرّي توافقها مع سياساتك المالية. ووَضِّح أيضًا الطرق التي ستتبعها لإبلاغ الموظفين بالتحديثات الجديدة.

الخلاصة

عندما يتعلق الأمر برواتب الموظفين، فإن كل معلومة تُدرج في أوراقك وكشوفاتك لها قيمة كبيرة وتشكل فرقًا ملحوظًا؛ إذ يُعَد الراتب تعويضًا جزئيًا عن جهد الموظف في شركتك، ويُنظر إليه كأحد أهم عوامل التقدير والعرفان. لذا، فإن اهتمامك بإعداد مسيرات رواتب دقيقة ومفصلة ومشاركتها مع موظفيك في مواعيدها المحددة ليس مجرد رفاهية، بل هو أمر ضروري لا يمكن التساهل فيه.

في النهاية، تذكر أن تطلب تقييمات موظفيك بين الحين والآخر وتعمل على الاستفادة منها في تحسين مسير الرواتب، فكما أوضح دانيال بينك في كتابه الحافز: الحقيقة المدهشة بشأن الأشياء التي تحفزنا، فإن الأشخاص المنخرطين والمحفزين في العمل هم أولئك الذين يشعرون بأن آرائهم مهمة وأن لديهم صوتًا مسموعًا في تحديد مسار عملهم ومنظمتهم.