7 خطوات فعّالة لإعداد مسير رواتب عمال منشأتك

هل تظن أن إعداد مسير رواتب العمال هو مجرد مهمة روتينية ينجزها القسم المختص كل شهر بسهولة؟ في الواقع، يبدو أنك لا تعرف فعليّا أهمية ودقة عملية إعداد مسيرات الرواتب والتحديات التي تفرضها، وكيف يمكن أن يكون هذا الإجراء حاسمًا في بناء الثقة بين الإدارة والعاملين وتحقيق الاستقرار المالي في الشركة.

نأخذك في هذا الدليل بجولة شاملة حول كيفية إعداد مسير رواتب عمال فعّال مع إبراز الدور الذي يلعبه نظام جسر لإدارة الموارد البشرية في جعل هذه العملية أكثر سلاسة وكفاءة.

نتناول في السطور القادمة:

• ما هو مسير رواتب العمال؟
• خطوات إعداد مسير رواتب عمال شركتك
  • تحديد سياسة الرواتب
  • جمع بيانات العمال والموظفين
  • حساب الراتب الإجمالي والصافي
  • التحقق والمراجعة
  • إعداد كشوف رواتب العمال
  • دفع الرواتب
  • حفظ السجلات

ما هو مسير رواتب العمال؟

يُعد مسير الرواتب الوثيقة الأساسية التي توضح الأجر الشهري الذي يتقاضاه الموظف مقابل عمله، ويحتوي على تفاصيل الرواتب المدفوعة للعاملين خلال فترة زمنية معينة، بهدف توثيق وتنظيم عملية الدفع وضمان الشفافية بين الموظف والإدارة. كما يُظهر نموذج مسير رواتب العمال بوضوح المبالغ المستحقة للموظف والخصومات المقتطعة من أجره ورصيد الإجازات التي حصل عليها على اختلاف أنواعها.

ويتطلب إعداد مسير الرواتب دقة والتزامًا بالتشريعات القانونية والمالية، بما في ذلك الضرائب والتأمينات الاجتماعية، لضمان حصول الموظفين على حقوقهم المالية بدقة وعدالة، كما يسهم في الحفاظ على سجلات دقيقة يمكن الرجوع إليها عند الحاجة للتدقيق أو إعداد التقارير المالية.

خطوات إعداد مسير رواتب عمال شركتك

يتطلب إعداد مسير رواتب العمال دقة واهتماماً بكل تفاصيل الراتب خاصة في الشركات التي توظف عمالًا أكثر من الموظفين التقليديين، إذ تواجه تلك المنشآت تحديات في توثيق ساعات العمل الإضافية وتنظيم العلاوات والخصومات بما يتوافق مع أنظمة قوانين العمل، لذا، فإن إتقان خطوات إعداد مسير الرواتب هو المفتاح لضمان استمرارية العمل بسلاسة وتقليل الأخطاء المالية والإدارية، وتمر هذه العملية بالخطوات الأساسية التالية:

1. تحديد سياسة الرواتب

تبدأ عملية إعداد مسير رواتب العمال بتعريف سياسة الرواتب التي تتبعها الشركة، إذ تعد هذه السياسة النظام الذي يؤطر عملية حساب رواتب الموظفين وصرفها، والأساس الذي يُبنى عليه نموذج مسير الرواتب.

ما المقصود بسياسة الرواتب؟

تمثل سياسة الرواتب القواعد والإجراءات المتعلقة بتنظيم وصرف رواتب الموظفين داخل الشركة، وتقدم تعريفاً واضحاً لكل المفردات والبيانات التي تدخل ضمن عملية إعداد مسير الرواتب، وتهدف صياغة سياسة الرواتب إلى تحقيق:

• العدالة: توحيد الإجراءات المطبقة على مسيرات رواتب العاملين.
• الشفافية: ضمان معرفة الموظفين بكيفية احتساب الأجور والمعايير المعتمدة فيها.
• الامتثال للقوانين: سواء العمّالية أو المالية أو الضريبية وغيرها من التشريعات واللوائح المتعلقة بالأجور وساعات العمل الإضافية والتأمينات الاجتماعية.
• تسهيل صرف الرواتب: تنظيم جدول مسير رواتب العمال وضمان انتظام دفع الأجور في مواعيدها دون أخطاء.

ما هي مكونات سياسة الرواتب؟

تتضمن سياسة الرواتب نقاطًا متعددة تحيط بمختلف جوانب عملية تسديد الأجور، ومن أبرزها:

• الفئات المستهدفة: تحديد العاملين المشمولين بالسياسة سواء كانوا يعملون بدوام كامل أو دوام جزئي أو حتى عن بعد، وطبيعة عقد عمل كل منهم إذ تختلف عقود الموظفين التقليديين التي غالبًا ما تكون دائمة عن عقود عمل العاملين التي يمكن أن تكون موسمية أو من أجل القيام بعمل معين.
• دورة الدفع: تعيين موعد صرف الرواتب سواءً كان شهريًا أو كل أسبوع أو أسبوعين وفقًا للنظام المعتمد في الشركة، وتحديد يوم الدفع مثل الخامس والعشرين من كل شهر، إضافة ليوم الاستقطاع وهو آخر يوم يتم فيه استقبال أية معاملات مالية لها تأثير على مسير رواتب دورة الدفع.
• هيكل الأجور: كيفية تحديد الرواتب التي غالباً ما تكون شهرية للموظفين ويومية أو بنظام الساعات للعمال، إضافة لمعايير زيادة الأجر وسياسات المكافآت والحوافز والعمولات وغيرها.
• العمل الإضافي: طريقة حساب ودفع ساعات العمل الإضافية والمعايير المؤهلة لها، مع التقيد التام بالقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
• الخصومات الإلزامية والاختيارية: تأكيد الخصومات الإجبارية مثل التأمينات الاجتماعية والضرائب، وتوضيح الخصومات الاختيارية مثل الاشتراكات في صناديق الادخار.
• نظام الحضور والانصراف: تعيين وسائل وطرق تسجيل الحضور والانصراف وكيفية مراقبة وتسجيل أوقات العمل والغياب.
• المسؤوليات: توضيح مسؤوليات قسم الموارد البشرية والمديرين في إدارة عملية الرواتب، ودور كل طرف منهم في جمع البيانات ومراجعتها واتخاذ القرار.
• التعامل مع الإجازات والغياب: تحديد كيفية تأثير الإجازات سواء كانت مدفوعة أو غير مدفوعة على الرواتب، وبيان طرق طلب الإجازات والموافقة عليها.
• احتساب الرواتب: خطوات حساب الرواتب، بما في ذلك حساب البدلات والاستقطاعات، والإجراءات المتبعة في حال حدوث أخطاء أو تأخيرات.
• خيارات استلام الراتب: الطرق المتاحة لاستلام الرواتب، سواء كان ذلك عن طريق إيداع مباشر في الحساب البنكي أو الدفع نقدًا أو شيكات.
• استخدام الأدوات التقنية: الأدوات التقنية المستخدمة لإدارة مسير الرواتب، مثل أنظمة الموارد البشرية وبرمجيات حساب الأجور.
• الامتثال للتشريعات المحلية: القوانين والتشريعات الناظمة لكافة مكونات وإجراءات حساب ودفع الرواتب.
• حفظ وتخزين سجلات الرواتب: تحديد فترة الاحتفاظ بسجلات الرواتب والسياسات المتعلقة بكيفية تخزين هذه السجلات بأمان، وآليات اطلاع الموظفين على كشوفاتهم.

كيف أضبط إعدادات سياسة الرواتب على نظام جسر لإدارة الموارد البشرية؟

يتيح لك برنامج جسر لإدارة الموارد البشرية تنظيم وإدارة سياسة الرواتب التي تعتمدها لتحديد كيفية حساب الأجور وصرفها للعاملين، وبالتالي الاطمئنان إلى أن مسير الرواتب المؤتمت يسير في حساب مستحقات عمالك بدقة ووفق الأطر التي وضعتها، وفيما يلي مجموعة من الخطوات العملية التي تُسهِّل عليك إنشاء سياسة الرواتب باستخدام نظام جسر:

• تعريف أنواع عقود التوظيف: يمكن لمشرف النظام في جسر إعداد أنواع عقود التوظيف المختلفة التي تستخدمها المنشأة أو إضافة أنواع عقود جديدة، اذهب إلى الإعدادات واختر ملف الموظف، ثم اضغط على أنواع عقود التوظيف فإضافة نوع جديد، مثل الدوام الكامل أو الجزئي أو العمالة المنزلية أو الموظف الأجير.
  
  
  
  
• تعيين يوم استقطاع الرواتب وتاريخ صرفها: يمكنك من صفحة الإعدادات الخاصة بالنظام الضغط على خيارات الإعدادات ثم إعدادات مسير الرواتب لتعيين يوم الاستقطاع وهو اليوم الذي يتم تحديده كآخر حد لاستقبال أية معاملات مالية لها تأثير على مسير رواتب الشهر، كما يمكنك أيضاً تحديد تاريخ صرف المرتبات وهو التاريخ المستهدف لإيداع أو تحويل الرواتب.
  
  
  
  
• سهولة تحديث رواتب الموظفين والبدلات: يوفر نظام جسر طريقتين لتحديث رواتب الموظفين والبدلات، وهما:
  • تحديث الراتب بالدخول إلى الملف الشخصي للموظف، ثم الذهاب إلى تبويب «الراتب والتفاصيل المالية» لتعديل الراتب وتأكيد حفظ التغييرات وسبب التعديل.
  • تحديث الراتب عبر رفع ملف الرواتب بصيغة إكسل بالدخول إلى إعدادات المنشأة ثم تحميل ملف تعريف الرواتب والبدلات من تبويب «قوالب تحديث البيانات»، وبعد رفع الملف المعدل يتم تحديث الرواتب دفعة واحدة.
    
    
• تحديد نوع وطريقة استلام الراتب: اذهب إلى صفحة مسير الرواتب وانقر على خيار «أضف طرق الدفع للموظفين»، ثم حمّل قالب الإكسل المخصص، وبعد نجاح الرفع ستظهر تلك المدخلات في ملف الموظف الشخصي ضمن صفحة الراتب والتفاصيل المالية.
  
  
• اشتراط تأكيد سجل الحضور والانصراف لاحتساب مسير رواتب عمال: تهدف هذه الخاصية إلى التأكد من صحة سجلات حضور وانصراف الموظفين قبل احتساب الرواتب عبر تكليف مدير الحضور بمراجعة هذه السجلات والتأكد من صحة البيانات المؤثرة على الرواتب، ويمكن تمكين هذه الخاصية من خلال إعدادات مسير الرواتب عبر تفعيل خيار «تأكيد سجل الحضور والانصراف».
  
  كما يمكنك تفعيل خصم الغياب وتحديد سياسة أتمتة الخصم من الراتب للغياب، وسيقوم النظام عندها بإحصاء عدد أيام الغياب ضمن كشف الحضور الشهري واحتساب أجر خصوماتها وفقًا للسياسة التي تم تعيينها.
  
  
• إعداد سياسة احتساب أجر ساعة العمل والعمل الإضافي: يوفر نظام جسر المرونة في تحديد أكثر من سياسة لاحتساب أجر الساعة، إذ يمكن للمنشآت تعيين سياسات ساعات العمل وإضافة الموظفين من خلال إعدادات «مسير الرواتب» ثم تحديد «احتساب ساعة العمل». كما يمكن للمنشأة التحكم في آلية أتمتة احتساب أجر ساعات العمل الإضافي من صفحة الإعدادات ثم من القائمة الجانبية مسير الرواتب لاختيار التبويب «تأثيرات الحضور والإنصراف»، ومن تبويب "الخصميات والعمل الإضافي» يتم اختيار «إضافات العمل الإضافي» لتحديد سياسة أتمتة الاحتساب.
  
  
• إضافة وتعديل البدلات: يمكنك إضافة أو تعديل البدلات الثابتة على نظام إدارة الرواتب من «ملف الموظف» من القائمة الجانبية للإعدادات، ثم بالضغط على «الراتب والبدلات»، واختيار «بدل جديد» لإضافته، أو الضغط على أيقونة القلم بجانب البدل المطلوب لتعديل التسمية أو تغيير الحالة إلى «غير نشط» إذا لم يعد هناك حاجة للبدل.
  
  
• تعريف المدفوعات والخصومات: يمكنك تعريف أنواع المدفوعات المختلفة التي يستحقها العامل لتضاف إلى مسير راتبه مثل العمل الإضافي والعمولات والمكافآت، ولتخصيص نوع مدفوعات جديد انتقل إلى الإعدادات ثم «مسير الرواتب» وبعدها «المدفوعات» ثم «الإضافات» واختر إضافة جديدة وحدد تفاصيلها.
  
  
  
  
• وبالطريقة ذاتها من خيار «المدفوعات» اختر تبويب «الخصومات» لتخصيص نوع خصومات جديد، علما أن الخصومات الأساسية معرّفة بصورة مسبقة في النظام مثل خصم التأمينات الإجتماعية أو خصم أقساط السلف.

2. جمع بيانات العمال والموظفين

يعد جمع بيانات الموظفين أساساً لجميع الخطوات التالية في عملية إعداد مسير الرواتب، فمن دون بيانات دقيقة وشاملة، يصبح من الصعب تحقيق العدالة في الرواتب وتفادي الأخطاء التي قد تؤدي إلى مشكلات قانونية أو مالية.

أنواع البيانات التي يجب جمعها

1. البيانات الشخصية والمهنية: وتتضمن الاسم الكامل ورقم الهوية الوطنية أو الإقامة والمسمى الوظيفي والقسم الذي يتبع إليه الموظف والعنوان وبيانات الاتصال وتفاصيل الحساب البنكي لتحويل الراتب، وغيرها من المعلومات التي قد تراها الشركة ضرورية في كشف الراتب.
   
   
2. البيانات المتعلقة بحساب الراتب: وتجمع هذه المعلومات بين معلومات ثابتة لفترة من الزمن، مثل الراتب الأساسي وجداول العمل والخصومات الثابتة وغيرها، ومعلومات تتعلق بحساب الراتب في دورة الدفع الحالية، مثل الإجازات وعدد أيام الغياب وساعات العمل الإضافي، وبصورة عامة يمكن إجمال كافة هذه البيانات معاً بالنقاط التالية:
   
   
   1. الراتب الأساسي: يعد نقطة البداية في حساب الراتب الإجمالي، ويحدد وفقاً لعقد العمل، وغالباً ما يحصل الموظفون بعقود محددة أو غير محددة المدة على راتب شهري ثابت بغض النظر عن عدد ساعات العمل الفعلية ما داموا ملتزمين بساعات العمل المحددة في عقودهم، ويعرّف الراتب الأساسي بأنه المبلغ الذي يعطى للموظف لقاء عمله قبل إضافة الزيادات وخصم المستحقات.
      
      
   2. ساعات العمل: يتم احتساب الراتب بناءً على عدد ساعات العمل وفقاً لدورة الدفع، وهو أمر بالغ الأهمية للعمال الذين يتقاضون أجوراً بالساعة، وغالباً ما يُحسب راتب العامل على أساس الأجر بالساعة أو الأجر اليومي، ما يجعل تسجيل ساعات الحضور والانصراف والتأخير والغياب أمراً بالغ الأهمية للراتب.
      
      
   3. الورديات: بعض العمال قد يعملون في ورديات ليلية أو شفتات إضافية، لذا فإن توثيق عدد الورديات والأوقات الخاصة بها يساعد في حساب بدلاتها بدقة.
      
      
   4. الإجازات: تشمل الإجازات غير المدفوعة التي تؤثر على الراتب، إذ يتم استقطاع جزء من الراتب بناءً على عدد أيام الغياب، كما يمكن تسجيل.
      
      
   5. الإجازات المدفوعة مثل الإجازات السنوية والإجازات المرضية من باب التوثيق وضمان حساب الراتب بصورة صحيحة.
      
      
   6. العمل الإضافي: لا بدّ من وجود نظام دقيق لحساب ساعات العمل الإضافي، وتحديدها بدقة لاحتسابها في مسير الرواتب، خاصة أن أجر الساعات الإضافية أعلى من أجر الساعات العادية.
      
      
   7. العقوبات: مثل الخصم من الأجر أو عقوبات التأخير أو الغياب غير المبرر، ويجب توثيقها لخصمها من الراتب وضمان الوضوح والشفافية.
      
      
   8. المزايا: سواء الإجبارية مثل بدل بدلات السكن والنقل، أو الإضافية مثل الحوافز والعمولات.
      
      
   9. الخصومات: مثل التأمينات الاجتماعية والضرائب، والقروض والسلف.

كيف يساعد نظام جسر على جمع معلومات مسير الرواتب الشهري للعمالة؟

يساعد نظام جسر لإدارة الموارد البشرية على جمع معلومات مسير رواتب العمالة من خلال آليات التكامل بين المعلومات والأنظمة بما يضمن السرعة والدقة في تدفق بيانات الموظفين ومعالجتها، ومن أبرز طرق جمع المعلومات عبر النظام:

• تتبع بيانات الحضور والانصراف بدقة متناهية: يقدم نظام جسر حلولًا مبتكرة وذكية لجمع بيانات الحضور والانصراف بسهولة ودقة عالية بفضل الربط مع أجهزة البصمة أو تسجيل الحضور عبر الهاتف المحمول، إذ تساعد هذه التكنولوجيا في الحد من الأخطاء اليدوية وتضمن تحديث البيانات لحظياً في قاعدة بيانات آمنة، وتوفر جداول حضور وغياب موثقة.
  
  
• جمع المعلومات في ملف الموظف الرقمي: يقدم نظام جسر لكل موظف ملفاً رقمياً شاملًا يجمع كافة البيانات المتعلقة بحضوره وراتبه، إضافة إلى البدلات والإجازات والخصومات، ويتيح هذا الملف لمسير رواتب عمال الشركة إمكانية الوصول إلى جميع المعلومات الخاصة بكل موظف دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات، ما يعزز من الكفاءة التشغيلية ويوفر الوقت والجهد.

الفرق بين نموذج مسير رواتب عمال مؤسسة ومسير رواتب الموظفين التقليديين

تختلف إدارة مسير رواتب العمال عن إدارة رواتب الموظفين التقليديين في بعض النقاط بسبب طبيعة العقود وظروف العمل لكل منهما، فتتطلب إدارة رواتب العمال مراقبة مستمرة لساعات العمل والتغييرات اليومية في جداول الدوام خصوصاً في القطاعات اليدوية أو الموسمية التي غالباً ما يعمل فيها العمال بنظام الأجر اليومي أو الساعات، ما يجعل أجورهم مرهونة بعدد ساعات العمل الفعلية، ويتطلب متابعة دقيقة لبيانات الحضور والانصراف.

في المقابل، يحصل الموظفون التقليديون على رواتب ثابتة استناداً إلى عقود شهرية ما يجعل عملية إدارة الرواتب أقل تعقيداً مقارنة بإدارة مسيرات رواتب العمال. هنا يأتي دور الأنظمة المتخصصة مثل نظام جسر في تقليل التعقيدات المرتبطة بإدارة مسير رواتب العمال والموظفين على حد سواء، فيقوم النظام بربط الحضور والانصراف تلقائيًا ويحسب الأجور بناءً على البيانات المدخلة.

اطلب عرضاً تجريبياً مجاناً الآن، وانضم لآلاف الشركات السعودية التي تُؤمن بقوة جسر.

3. حساب الراتب الإجمالي والصافي

تعد عملية حساب الراتب الإجمالي والصافي من الخطوات الأساسية في إعداد مسير رواتب عمال شركتك، إذ تسهم في ضمان حصول العامل على مستحقاته المالية بصورة دقيقة ومنتظمة، وتحمي حقوق الموظفين والشركة وتحقق إنتاجية أكبر. ويتطلب هذا الحساب فهماً شاملًا للرواتب الأساسية والبدلات المحتملة، بالإضافة إلى احتساب أي استقطاعات قانونية مثل الضرائب والتأمينات الاجتماعية، وصولًا إلى الراتب الصافي.

• الراتب الإجمالي: يبدأ حساب الراتب الإجمالي من تحديد الراتب الأساسي للموظف، وهو المبلغ المتفق عليه في عقد العمل، بعد ذلك، يتم إضافة البدلات أو التعويضات الإضافية، مثل بدل السكن أو النقل، وبعدها يتم زيادة المكافآت أو العلاوات الممنوحة للموظف، وتُجمع هذه المكونات لتحديد المبلغ الإجمالي قبل تطبيق الحسومات.
  
  
• الخصومات وحساب الراتب الصافي: تتضمن الخطوة التالية حساب جميع الحسومات المستحقة من الراتب الإجمالي، مثل الضرائب والاستقطاعات التأمينية، وقد تشمل الحسومات أيضًا جزاءات أو غرامات تتعلق بسلوك الموظف أو عدم حضوره، وبعد تحديد قيمتها تُخصم من الراتب الإجمالي للوصول إلى الراتب الصافي وهو المبلغ النهائي الذي يستلمه الموظف ويعكس دخله الفعلي.

وباختصار يمكن القول إن الأجر الصافي = الدخل الإجمالي - الخصم الإجمالي.

كيف يتم حساب الرواتب في برنامج جسر لإدارة الموارد البشرية؟

يتم معالجة الاستحقاقات والاستقطاعات تلقائيًا على جسر لتوفير الوقت والموارد، إذ تعد معالجة الرواتب والمزايا من أكثر المهام استهلاكاً للوقت في إدارة الموارد البشرية، لكن من خلال نظام جسر، يمكن تنفيذ هذه العملية آليًا بفضل قدراته على جمع البيانات المالية من مصادر متعددة وحساب الرواتب بدقة وفقاً للإضافات والخصومات، ما يزيل الحاجة إلى الحسابات اليدوية ويوفر وقتًا ثمينًا للإدارة، ويزيل احتمالية حدوث أخطاء حسابية، إضافة إلى إمكانية استعراض التقارير وتحليل البيانات بسرعة ودقة، ما يسهّل على المديرين اتخاذ القرارات المستنيرة.

وهو ما أكده مسؤولي مركز أوكي كلينك بأن برنامج جسر ساعدهم باختصار وقت العمل على مسير الرواتب بمقدار 85٪.

كما يدعم جسر التكامل مع برامج المحاسبة الأشهر مثل Netsuite وXero وQuickBooks، ما يتيح تدفق البيانات بسلاسة بين الأنظمة، ويساعد المستخدمين على إدارة حساباتهم المالية بالتوازي مع بيانات الرواتب.

4. التحقق والمراجعة

تعد المراجعة الدقيقة لبيانات مسير رواتب عمال المؤسسة خطوة أساسية لتفادي الأخطاء، لذا يتم التأكد من صحة الحسابات وضمان عدم وجود أي أخطاء في البيانات أو العمليات الحسابية يمكتن أن تؤدي إلى مشكلات في دفع الرواتب وإثارة استياء الموظفين.

ما هي وسائل التدقيق التي يقدمها نظام مسير رواتب العمال من جسر؟

يقدم جسر مجموعة من الأدوات والوسائل التي تسهل عملية المراجعة والتدقيق، فبعد حساب الراتب الإجمالي والصافي، يمكن للمستخدمين التأكد من صحة البيانات المدخلة من خلال الوسائل التالية:

• تصدير التقارير: يوفر نظام جسر إمكانية تصدير تقرير الرواتب بصيغ متعددة مثل Excel أو PDF، ما يسهل على المسؤولين طباعته ومراجعته خارج النظام لضمان اكتشاف الانحرافات قبل تقديم الرواتب للموظفين.
  
  
  
  
• فرز بيانات الموظفين: يتيح فرز وفلترة بيانات الموظفين ضمان دقة البيانات والتأكد من استحقاق وخصومات كل عامل، اختر "مسير الرواتب» من الشريط الجانبي، ثم حدد الشهر المطلوب، واستخدم بعدها خيار "المرشحات» في أعلى الجدول لفرز الموظفين وفق الشركة أو طريقة الدفع أو الجنسية أو المسمى الوظيفي،ثم اضغط "تطبيق» لتظهر بيانات الموظفين المفلترة.
  
  
  
  
• سلسلة الموافقات: يتيح النظام تحديد مسار للموافقات من أشخاص معينين مسبقًا لكل منهم صلاحية الموافقة أو الرفض على تقرير الراتب بعد مراجعته، وتتبع هذه العملية تسلسلًا منطقيًا يتم فيه إرسال الإشعارات للأشخاص المعنيين، ما يضمن أن كل مسير رواتب عمال يتم فحصه من قبل الأفراد المناسبين.
• سهولة تصحيح الأخطاء: عند اكتشاف أي خطأ في البيانات، يمكن لمسؤول الرواتب تصحيحه بسهولة عبر النظام مع إشعار الأشخاص المعنيين بالتعديل دون الحاجة لاستخدام أي برامج إضافية.
• الربط مع التأمينات الاجتماعية: يعد جسر النظام الوحيد في السعودية الذي يمكّنك من مطابقة بيانات العاملين مع نظام التأمينات الاجتماعية، فيتيح لك مقارنة مدى التطابق مع بيانات نظام المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، وإشعارك بالفروق بين راتب العامل في التأمينات ومسيره في النظام، ويساعد هذا الربط في تسريع عملية إعداد مسير الرواتب ويعزز من دقة البيانات المدخلة ويساعد في الامتثال للقوانين المحلية.

5. إعداد كشوف رواتب العمال

يعد إعداد كشوف الرواتب للعمال خطوةً أساسيةً لضمان الشفافية وتحقيق رضا الموظفين، ويتضمن أي مسير رواتب عمال شهري التفاصيل التالية:

• معلومات الشركة
• معلومات العامل
• تاريخ الإصدار ودورة دفع الراتب
• أيام وساعات العمل
• تفاصيل الراتب
• تفاصيل الخصومات
• الراتب الصافي
• إشعار الدفع أو التحويل

وتبرز أهمية إصدار كشوف الرواتب في تعزيز الشفافية والثقة في نظام الرواتب، وتقليل الاستفسارات والنزاعات حول الأجور، وضمان الدقة، وسهولة الحفظ.

كيف يمكّن جسر العاملين من معرفة تفاصيل رواتبهم؟

يوفر نظام جسر عدة طرق شفافة وسهلة للموظفين للاطلاع على رواتبهم، مثل مشاركة تقارير كشوف المرتبات عبر تطبيق الخدمة الذاتية للموظف، وإشعار العاملين برسائل بريدية عن الراتب المدفوع مع مرفق PDF لإيصال دفع الراتب التفصيلي، ويمكن تفعيل الخدمة من إعدادات مسير الرواتب سواء بمشاركة قسيمة الراتب مع الموظف على تطبيق جسر، أو إرسالها له عبر البريد الإلكتروني.

6. دفع الرواتب

بعد المراجعة، يتم إصدار الرواتب عبر الطرق المناسبة مثل التحويلات المصرفية أو الشيكات، ويمكن أن يتم هذا عبر نظام الرواتب المعتمد في الشركة أو برنامج متخصص مثل جسر الذي يسهل العملية ويساهم في الربط مع العديد من جهات الدفع.

ما هي طرق الدفع المتاحة على نظام جسر؟

يتيح جسر توزيع الرواتب بفعالية بين العمال من خلال خيارات متنوعة، مع إمكانية الاطلاع على كل الحوالات التي تم دفعها من خلال النقر على "تتبع الحوالة" بجوار طريقة الدفع التي تم استخدامها لدفع رواتب الموظفين، ومن أبرز طرق الدفع على جسر:

• العمال المسجلين في التأمينات الاجتماعية: يمكن تحويل الرواتب إلى حسابات العاملين المسجلين في التأمينات الاجتماعية عبر اختيار الحساب البنكي للشركة من داخل برنامج جسر، ثم تحميل ملف الدفع المتطابق مع قالب البنك ورفعه إلى موقع البنك لإتمام التحويل.
• العمال غير المسجلين في التأمينات الاجتماعية: يتم تحميل ملف التحويل المباشر الخاص بهم من برنامج جسر وإرفاقه على موقع البنك، لإتمام التحويل البنكي المباشر.
• الدفع النقدي أو الشيكات أو الحوالات الدولية: يمكن بسهولة على جسر عرض قائمة الموظفين الذين يستلمون رواتبهم بطرق غير بنكية مثل الدفع النقدي أو بالشيك أو الحوالات الدولية وتسليم الرواتب لهم يدويًا.
• الربط مع نظام مدد لإدارة الرواتب: يتيح برنامج جسر ربط شركتك مباشرةً بمنصة مدد الرقمية المعتمدة من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لإدارة الرواتب، ومن خلال هذا الربط، يمكنك دفع الرواتب مباشرة عبر البنوك المدعومة في المملكة العربية السعودية، مع تحديث تلقائي لملف حماية الأجور في نظام الالتزام التابع لـمدد، ما يوفر الوقت والجهد ويضمن التزام الشركة بحقوق الموظفين.
  

7. حفظ السجلات

حفظ السجلات هو الخطوة الأخيرة في إعداد مسير رواتب العمال، ويُعد أساسياً لضمان الشفافية والامتثال القانوني، وتتضمن هذه الخطوة تسجيل كافة البيانات المالية المتعلقة بالرواتب، مثل إجمالي المدفوعات والخصومات والمستحقات، وأرشفتها وتخزينها إما رقميًا باستخدام أنظمة متقدمة لإدارة الموارد البشرية أو ورقيًا إذا لم تكن هناك أنظمة رقمية متاحة.

يُعد حفظ السجلات مهمًا لضمان سهولة الوصول إليها في حالة التدقيقات المالية أو القانونية، كما يُساعد في تسهيل عمليات المراجعة الداخلية وتحسين الشفافية في التعاملات المالية بين صاحب العمل والموظفين وضمان التزام الشركة بالتشريعات المالية والقانونية، كما يعتمد النظام المثالي لحفظ السجلات على الالتزام بالقوانين المتعلقة بحماية البيانات وسرية المعلومات، بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون السجلات أداة قوية للتحليل المالي واتخاذ القرارات الإستراتيجية في المستقبل، ما يساهم في تعزيز أداء الشركة واستمراريتها.

ويوفر نظام جسر لإدارة الموارد البشرية آلية آمنة لحفظ البيانات سواء في مسير الرواتب الذي يقدم لك تفصيلًا شاملًا حول مسيرات الرواتب السابقة وحالة كل منها، أو عبر ميزة إصدار التقارير الشاملة والمخصصة التي تسمح للإدارة تتبع التفاصيل الدقيقة المتعلقة بالرواتب والإضافات والخصومات والإجازات، ما يتيح لأصحاب العمل رؤية شاملة لأداء الشركة المالي والموظفين، ويوفر القدرة على اتخاذ قرارات إستراتيجية قائمة على بيانات دقيقة وموثوقة عن الرواتب والمزايا.

الخلاصة

إن إعداد مسير رواتب العمال يتطلب دقة واهتمامًا بالتفاصيل لضمان الشفافية والالتزام باللوائح القانونية، ويعزز النظام المحكم لإعداد الرواتب من الثقة بين الموظفين والإدارة ويوفر الوقت والجهد في معالجة الشكاوى المرتبطة بالأجور، كما أن استخدام الحلول التقنية الحديثة والأنظمة الرقمية المتكاملة، يتيح التحكم الكامل بعملية إعداد مسير الرواتب ويضمن سلاسة العمليات المالية ويعزز من الإنتاجية. في نهاية المطاف، تحسين إجراءات إعداد الرواتب لا يسهم فقط في تحقيق الامتثال المالي، بل يعزز من رفاهية بيئة العمل بأكملها.