إذا كنت مسؤولًا عن تنظيم العمل بين عدة فـِرق في شركتك، فلا بُدَّ أنك تدرك الفوائد الجليَّة التي يمكن أن تحققها عند استخدام نظام الموارد البشرية المناسب. ويعود ذلك إلى سببٍ بسيط، ألا وهو: اعتماد نجاح مؤسستك في عصرنا الحديث -اعتمادًا كبيرًا- على أنظمة الموارد البشرية HR Systems.
فمع تطور عالم الأعمال اليوم في المملكة وتشعب احتياجات السوق، بات من الضروري الاستعانة بأنظمة حديثة تُمَكِّنك من معرفة بيانات كل موظف بطريقةٍ فورية، وتُسهِّل عليك تتبع حضور الموظفين وانصرافهم وتقييم أدائهم وإنشاء التقارير ومسيرات الرواتب. الأمر الذي يُحتِّم على الشركات الراغبة في التفوق أن تفاضل بين أنظمة الموارد البشرية وتختار أمثلها.
لذا، إن كنت تود معرفة إجابات الأسئلة التالية:
فأوصيك إذًا بمتابعة قراءة هذا الدليل الذي ستتعرف فيه على إجابات هذه الأسئلة وأكثر. لذا، اجلب قهوتك واستعد لتدوين ملحوظاتك!
ما هي أنظمة الموارد البشرية؟
يمكن النظر إلى نظام المواد البشرية على أنه حلٌ رقميّ لإدارة المهام الإدارية اليومية؛ إذ يساعدك على إدارة بيانات الموظفين بدقةٍ دون أن تُرهق نفسك بالبحث عن الأوراق ومراجعتها أو تعديلها يدويًا، ويساهم أيضًا في تتبع الحضور والانصراف وقياس الإنتاجية وتنسيق رحلات العمل وإعداد التقارير ودفع الرواتب وإدارة طلبات العاملين وتوظيفهم باحترافية.
وبفضل هذه المزايا المتعددة، يمكن لمسؤولي الموارد البشرية التركيز على ما يهم فعلًا؛ لأنه سيُتاح لهم وقتًا أكبر لتعزيز الإنتاجية وتحويل جهودهم من المهام الإدارية الروتينية إلى أنشطة أكثر رِبحية وإنتاجية. ولقد غيرت هذه المزايا النظرة العامة لبرامج الموارد البشرية من مجرد أدوات إدارية بسيطة إلى رؤيتها كشريكٍ إستراتيجي يُسهم فعليًا في نجاح المنشآت ويساعد على انسيابية إدارتها، لأنها تسمح بما يلي:
- التركيز على تجربة الموظفين ومسؤولي الموارد البشرية: تُظهر أنظمة الموارد البشرية الفعّالة اهتمامك بتحسين تجربة الموظفين، كما تساعدك على تقديم الدعم اللازم لهم في الوقت المناسب وبكفاءة عالية.
- التخطيط والتقييم المستمر: تساعدك برامج الموارد البشرية على فهم احتياجات شركتك وتتبع الأهداف المنجزة وتحليل مستوى الأداء، مما يُزودك بمؤشرات لا غِنى عنها لتطوير خططك وإستراتيجياتك.
- الاهتمام بالابتكار: تختصر أنظمة الموارد البشرية الكثير من الجهد والوقت، فعلى سبيل المثال، من المعروف لمسؤولي الموارد البشرية أن عمليات مسير الراوتب تستغرق وقتًا ومجهودًا كبيرين؛ نظرًا لتطلبها دقة عالية ومراجعة وافية، لكن حينما استعان مستخدمو نظام جسر للموارد البشرية بأداة مسير الرواتب، فقد تمكنوا من تسريع هذه العملية بنسبة 85%، ما يُبرز تأثير هذه الأنظمة على الإنتاجية والكفاءة.
تطور أنظمة الموارد البشرية
قد تُركزّ بعض أنظمة الموارد البشرية على مميزات معينة دون الأخرى. على سبيل التوضيح، قد يختص أحد البرامج باستقطاب الكفاءات وتوظيف العاملين الجُدد، في حين قد يختص نظامٌ آخر بإدارة بيانات الموظفين وإنشاء مسيرات الرواتب وهكذا.
ومع ذلك، إذا فكرت معي هنا، ستجد أن برامج الموارد البشرية قد قطعت شوطًا طويلًا وملحوظًا منذ بداياتها التي كانت تقتصر على إدارة المعلومات البسيطة عن الموظفين، ثم أُتيحت فيما بعد لعددٍ محدودٍ من الشركات واقتصر استخدامها على الشركات الكبرى. لكن مع تطور الإنترنت، ظهرت أنظمة موارد بشرية حديثة يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجات كل مؤسسة وأهدافها بغض النظر عن حجمها وميزانيتها.
واليوم، يمكنك إنجاز العديد من المهام بدقةٍ وسلاسةٍ باستخدام برامج إدارة الموارد البشرية المناسبة، مثل:
- إنشاء ملف رقمي لكل موظف، مع إمكانية تحديثه في أي وقت.
- تتبع أداء الموظفين وتقييم أدائهم وإنشاء التقارير اللازمة لتحسين إنتاجيتهم.
- متابعة الحضور والانصراف بأكثر من طريقة.
- إدارة طلبات الموظفين بسرعةٍ وكفاءة.
- توفير برامج تدريبية للموظفين.
- تسريع عملية تأهيل الموظفين الجدد.
- تنسيق الإجازات بسهولة.
ما الفرق بين نظامي إدارة الموارد البشرية HRMS ومعلومات الموارد البشرية HRIS؟
في كتابه المميز «قواعد العمل»، يشير الكاتب لازلو بوك Laszlo Bock إلى أن القرارات المستندة إلى بيانات دقيقة في مجال الموارد البشرية تسمح للشركات بتحسين الأداء وتعزيز سُبل الإنتاجية في بيئة العمل. وإذا نظرت معي هنا، ستجد أن تحقيق هذه النتيجة لن يتم إلا باستخدام نظام شامل يُتيح لك إدارة المعلومات وإنشاء التقارير مُتجنبًا الأخطاء اليدوية.
ولكن السؤال الذي يطرح نفسه هنا: كيف تصل إلى بيانات دقيقة لموظفيك فعلًا؟
لتحقيق ذلك، عادةً ما تلجأ الشركات إلى استخدام نظام إدارة الموارد البشرية HRMS أو نظام معلومات الموارد البشرية HRIS. وعلى الرغم من أن المصطلحين قد يُستخدمان -في بعض الأحيان- بالتبادل فيما بينهما، إلا أن هناك فروقات واضحة لكل منهما..
نظام إدارة الموارد البشرية HRMS
يتعامل نظام إدارة الموارد البشرية مع جميع جوانب الإدارة. وقد يشمل ذلك تقييم الأداء وتتبع الحضور وعمليات التوظيف والتدريب والتعامل مع الضرائب والمتطلبات القانونية ونظام الخدمة الذاتية للموظفين وغيرها من المتطلبات الأساسية في إدارة الموارد البشرية الشاملة. وبذلك، هو يُسهِّل أتمتة العمليات ويساعدك على الوصول إلى بيانات الموظفين بكل دقة. أضف إلى ذلك، سهولة إنشاء التقارير المستندة إلى بيانات؛ مما يساهم في اتخاذ قراراتٍ أكثر حكمة وكفاءة.
نظام معلومات الموارد البشرية HRIS
يُركِّز نظام معلومات الموارد البشرية على تخزين بيانات الموظفين وتسهيل الوصول إليها، ما يعني أنه يتضمن بيانات السجلات الشخصية للموظفين ورواتبهم وعطلاتهم. وبهذه الطريقة، يمكن النظر إلى هذا النظام على أنه جزءٌ فرعيّ من إدارة الموارد البشرية HRMS، لأنه لا يتضمن أدوات تقييم الأداء أو تأهيل الموظفين الجدد أو تدريبهم، أي أنه يتعامل فقط مع البيانات الكمية، في حين يشمل نظام إدارة الموارد مختلف أنواع البيانات الكميّة والنوعيّة منها.
قد يفيدك الاطلاع على مقالنا التالي الذي شرحنا فيه باستفاضةٍ أكبر نظم معلومات الموارد البشرية HRIS واختلافها عن نظم HRMS إذا كنت بحاجةٍ لمزيدٍ من التفاصيل حول الفروقات بينهما.
وربما تسألني هنا عن..
كيفية اختيار أفضل نظام موارد بشرية في المملكة العربية السعودية
في الحقيقة، تعتمد الإجابة على احتياجات شركتك وميزانيتك وطريقة إدارتك الحالية التي ستُوضِّح لك التحديات التي تُواجهها. لذا، من المهم أن تُحدد -أولًا وقبل أي شيء- أولوياتك واحتياجاتك الإدارية المتماشية مع أهداف منشأتك، ثم اسأل نفسك:
- ما الأهداف الرئيسية التي تسعى إلى تحقيقها من خلال نظام الموارد البشرية؟
- ما التحديات التي تُواجهها حاليًا في أسلوب إدارتك؟
- ما نقاط الضعف في نظام إدارة الموارد البشرية الحالي في شركتك؟
- ما أكثر الأمور التي تستغرق وقتك وجهدك في إدارة الموظفين؟ (فكر في إدارة الطلبات أو مسيرات الرواتب أو متابعة الأداء.. إلخ).
اهتم بعد ذلك باختيار برنامج الموارد البشرية الذي يتميز بالمواصفات الآتية:
1. سهولة الاستخدام
ابحث عن نظامٍ سهل الاستخدام ذي واجهةٍ بسيطة ومُصممة بانسيابية. يساعدك ذلك على تدريب المسؤولين والموظفين سريعًا دون مواجهة تحديات فنيّة متعلقة بالوصول إلى خصائص النظام أو متابعة العمل عليه. ومن المُوصى به، اختيار نظام يفهم احتياجات المنشآت في السوق السعودي وخصوصيتها.
لذا، قد يفيدك الإجابة عن هذه الأسئلة عند المفاضلة بين برامج إدارة الموارد البشرية:
- هل سيمكن الموظفون من استخدام هذا النظام بسهولة؟
- كيف يمكن وصف منحنى التعلم Learning curve لهذا البرنامج؟
- هل تُوفِّر الشركة المسؤولة عن هذا النظام وسائل كافية للتدريب؟
2. المرونة
فكّر في اختيار نظام الموارد البشرية الذي يمكنك تطويعه وتكييفه مع احتياجات مؤسستك بكل سهولة. ولا تجعل تفكيرك مقتصرًا على الوضع الراهن فقط، بل انظر أيضًا إلى احتمالات التوسع والانتشار في المستقبل، ثم اسأل نفسك:
- هل سيساعدك هذا النظام على تحقيق التوسع المنشود؟
- وهل سيُمَكنك فعلًا من إدارة موظفيك عند زيادة عددهم ومتطلباتهم بكفاءة؟
- هل يُوفِّر هذا النظام باقات مختلفة تستوعب المنشآت على اختلاف أحجامها وأهدافها؟
.ينبغي عليك هنا اختيار النظام المَرن الذي يمكن تخصيصه تبعًا لمستوى نموك وإستراتيجياتك الإدارية وعدد موظفيك
3. الدعم الفني
قد تُوفِّر العديد من أنظمة الموارد البشرية مزايا ملفتة للنظر تجعلك راغبًا في الانضمام إليها على الفور، ولكن أُوصيك هنا بألا تجعل هذا الحماس يمنعك من تقييم مستوى الدعم الفنيّ لهذه الأنظمة، لأنك قد تجد نفسك أمام نظام متميز في خصائصه، ولكن عند مواجهة أي مشكلة فنيّة أو ظهور تساؤل يحتاج إلى مختصين، لا تجد مَن تسأله، أو قد تستمر في مبادلة رسائل بريدية لأسابيع وأشهر للوصول إلى إجابة قصيرة لا تشفي تساؤلاتك.
لذلك، قَيِّم جميع أنظمة الموارد البشرية بناءً على هذه النقطة، واسأل نفسك:
- ما سبل التواصل المتاحة مع مسؤولي هذا النظام؟
- هل يُوفِّر هذا البرنامج قاعدة معرفية تُغطي أهم الأسئلة والتحديات التي تُواجه عملائه؟
- هل يتميز هذا النظام بأطروحاته المعرفية لجمهوره، كإنشائه لمدونة إلكترونية ونشره لمجموعة من الكتيبات والأدلة الإرشادية وقصص نجاح العملاء وغيرها؟
- هل يمتلك هذا النظام موقعًا إلكترونيًا نشطًا؟ وماذا عن حساباته على مواقع التواصل الاجتماعي؟
ملخص هذه النقطة هي أن تكون قادرًا على التواصل مع مسؤولي النظام ومختصيه في وقتٍ مثاليّ دون مواجهة عقبات وحواجز أنت في غِنى عنها. ومن المفيد أيضًا أن يُقدِّم لك نظام الموارد البشرية مجموعة من الأدلة التعريفية والتعليمية التي تُثقف بها فريقك عن خدماته وخصائصه بصفةٍ دورية.
4. التكامل مع الأنظمة الأخرى
إذا كنت تستخدم برامج أخرى في شركتك، فستدرك أن الربط بين الأنظمة المختلفة قوة حقيقية؛ لأنك قد تمتلك نظام الموارد البشرية الأورع، لكنه معزولٌ كليًا عن البرمجيات الأخرى التي تستعين بها في مؤسستك، ما يجعلك تُهدر وقتك وطاقتك في استخلاص البيانات أو إضافتها أو دمجها، وبهذا الشكل، لن تكون المحصلة النهائية في صالح جهودك الإدارية.
لذلك، سيكون من المفيد التركيز على برامج الموارد البشرية التي تربط بين الأنظمة المختلفة، سواءً أكانت حكومية مثل: مُدد ومقيم والتأمينات الاجتماعية أو غيرها من الأنظمة، مثل أوراكل ومايكروسوفت داينامكس وزيرو وكويك بوكس. انظر أيضًا إلى مستوى تكامل البرنامج مع الحلول المالية، مثل البنوك وشركة المدفوعات الرقمية السعودية STC-pay.
اسأل نفسك هنا:
- ما الأنظمة التي يدعمها نظام الموارد البشرية بالفعل؟
- هل يمكن دمج النظام الجديد بسهولة مع الأنظمة البرمجية المستخدمة في شركتك؟
- وهل يهتم النظام بتعزيز الربط بين الأنظمة المختلفة وإضافة أنظمة جديدة من حينٍ لآخر؟
5. انسيابية الإدارة
يقول خبير الأعمال لازلو بوك: «إن التركيز على العملية بدلاً من الهدف يخلق فرصة خبيثة للموظفين الماكرين للتلاعب بالنظام». ومعنى هذا الاقتباس أن تركيزك على الخطوات الإدارية بدلًا من التركيز على تحقيق أهدافك، قد يُؤثر على مهمتك الحقيقية و يمنعك من الوصول إلى رؤيتك المنشودة.
لذلك، من المهم اختيار نظام الموارد البشرية الذي يُعرفك على الإجراءات التي يتخذها الموظفون، ويساعدك في الوقت نفسه على تقييم النتائج التي تحصل عليها وتحليل السلوكيات الفعلية لضمان كفاءة الإدارة وتوافقها مع أهدافك. وعادةً ما يتحقق ذلك من خلال إنشاء التقارير الدقيقة التي تُطلعك على سير العمل وأداء الفريق وغيرها من البيانات المطلوبة لتقييم الإنتاجية.
ولكن ربما بعد عرض هذه المتطلبات تسألني وتقول: «هل يوجد فعلًا نظام يتميز بكل هذه الخصائص». والجواب واحد: جسر.
نظام جسر لإدارة الموارد البشرية
يُركزّ نظام جسر على تقديم الحلول الذكيّة التي تتناغم مع احتياجات المنشآت السعودية، وفي الآن ذاته هي متوافقة مع أنظمة العمل وقوانينه، مما يمنحك تحكمًا كاملًا في عمليات إدارة الموارد البشرية من الألف إلى الياء، لأن جميع ما ذكرته من مزايا موجود في جسر وأكثر.
تنطلق إدارتك الفعّالة مع جسر من إمكانية إنشاء ملفات رقمية للموظفين، ما يُوفّر عليك الجهد ويضمن وصولك إلى بيانات موظفيك بسرعة وأمان. ستتمكن أيضًا من تعقب حضور العاملين وانصرافهم عن طريق جهاز البصمة أو الجوّال أو رفع قوائم أكسيل يدويًا. أضف إلى ذلك، إتمام مهام مسير الرواتب بكفاءة وبناء الهيكل التنظميّ وإدارة إجازات الموظفين وطلباتهم بإنجازٍ وراحة بال تامة!
ولا يتوقف الأمر عند هذا الحد، لأنك ستجد التكامل الحقيقيّ بين مختلف الأنظمة التي تستخدمها في شركتك. وباستطاعتك تقييم أداء الموظفين دوريًا وإنشاء التقارير واستخلاص الرؤى التي تُطوِّر فعليًا من جهودك الإدارية وتُحسِّن سير العمل داخل منشأتك. إلى جانب ذلك، ستجد مع جسر دعمًا فنيًا استثنائيًا في السوق السعودي، مع عشرات المقالات والكتيّبات الإلكترونية المنشورة على الموقع الإلكتروني وغيرها من المحتويات التعريفية التي تُشارَك مع الجمهور باستمرار وانتظام.
ولهذه الأسباب وأكثر، فإن الشركات على اختلاف أحجامها وأهدافها تستخدم جسر، بدءًا من 10 موظفين وحتى + 3000 موظف في أكثر من 16 قطاعًا مختلفًا.
لذا، فكر الآن في الانضمام إلى الشركات السعودية التي تؤمن بالتميّز ونظم إدارتك للموظفين بكفاءة، واحجز عرضًا توضيحياً الآن!
.jpg?width=580&height=688&name=643988e81cacf7121a1399a3_Group%202676%20(1).jpg)
.jpeg)
