استبيان حصري: كيف يدير خبراء الموارد البشرية عملية تأهيل الموظفين الجدد؟

تخيّل معي هذا السيناريو: انضمام موظفٍ جديدٍ إلى شركتك يملؤه الحماس لتأدية عمله بطريقةٍ جيّدة تُرضي شغفه. وهذا هو يومه الأول.. دخل الموظف إلى باب الشركة رافعًا رأسه ومتأملًا نجاحاته القادمة.. تقدم بعض الخطوات ولم يجد أحدًا في استقباله أو تعريفه بمكتبه أو زملائه أو حتى مشرفيه. وسرعان ما بحث عن المشرف المسؤول حتى يساعده، لكن لم يجده، فانتظر 20 دقيقة أو أكثر متأملًا حركة الموظفين وتسارعهم وسائلًا نفسه: هل هذه هيّ الطريقة المعتادة هنا أم هي مجرد بداية استثنائية؟

وما عرضته في هذا السيناريو الوجيز ما هو إلا جزءٌ يسيرٌ مما يقابله الموظف في يومه الأول في عددٍ لا بأس به من الشركات. وبسبب الارتباك الحادث وتبايّن التوقعات، من المهم أن يمتلك كل خبير موارد بشرية مجموعة من السياسات والطُرق المبتكرة التي تساعده على تأهيل الموظفين الجدد ودمجهم في الشركة بكفاءة وسرعة. لذا، الأسئلة التي تطرح نفسها هنا: ما الأفكار الابتكارية التي يتبعها خبراء الموارد البشرية السعوديين لتعزيز اندماج الموظفين الجدد؟ وكيف تستفيد منها في شركتك؟

إجابات هذه الأسئلة وأكثر ستجدها معي في الأسطر القادمة تبعًا لاستبيانٍ حصريّ قمنا به في جسر أجاب عنه أكثر من 60 خبيرًا سعوديًا في مجال إدارة الموارد البشرية. لذا، إن كنت مهتمًا بوضع خطة تأهيل لموظفيك الجدد، تابع قراءتك بعناية. لكن أولًا.. دعنا نبدأ بسرد أهم العقبات التي يُواجهها مسؤولي الموارد البشرية عند تهيئة الموظفين الجدد:

تحديات دمج الموظفين الجدد

1. غياب الأدلة التعريفية

وفقًا لاستبيان جسر، فقد بلغت نسبة المنشآت التي تُوفِّر موادًا تعريفية عن رؤيتها وأهدافها -سواءً أكانت هذه المواد في صورة أدلة استرشادية أو فيديوهات- نحو 42.9% فقط؛ ما يُشير إلى أن معظم الموظفين الجدد في مختلف الشركات يواجهون بيئة عمل جديدة كليًا، وهم لا يمتلكون وسائل فعّالة ومُنظمة تُعرّفهم على توجهات هذه الشركات أو سياساتها أو هيكلها التنظيميّ أو حتى أهدافها.

ويمكنك الاختلاف معي الآن وقول: «نعم، ربما مشاركة المواد التعريفية خطوة حسنة. ولكن ألا يمكن الاكتفاء بعمل اجتماع أو جلسة تعريفية تُطلع الموظفين الجدد على مهام المنشأة وقِيمها، صحيح؟».

أنا أتفق معك على أن دعوة الموظف الجديد على اجتماع قد يُعوِّض -إلى حدٍ ما- غياب الأدلة الاسترشادية. ولكن لسوء الحظ، فإن ما يقرب من 49.2% من عينة الاستبيان لا تُزوِّد الموظفين الجدد بجلسة توجيه شاملة لتعريفهم بمهام المنظمة أو قِيمها أو رؤيتها؛ أي إن نصف المنشآت لا تُوفِّر هذا البديل أيضًا!

2. ضعف فرص التدريب

لا تُوفِّر 59.7% من المنشآت فرصًا حقيقية للتطور الوظيفيّ وزيادة إنتاجية موظفيها خلال أول 90 يومًا بعد تعيينهم؛ أي إن معظم الموظفين الجدد يظلون في عملهم 3 أشهرٍ على الأقل دون تَلقي تدريب واحد أو دعوة لحضور مؤتمرٍ أو تزويدهم بدوراتٍ تدريبية -افتراضية أو على أرض الواقع- لتوسيع فَهمهم لمهام المنصب الوظيفي وأهدافه.

ولا يختلف الحال كثيرًا خلال ما تبقى من أشهرٍ في السنة الأولى؛ إذ أوضح 42.9% فقط من المسؤولين أنهم يُزودون الموظفين بفرصٍ تدريبية ومؤتمرات وورش عمل مناسبة. لذا، فإن الغالبية العظمى من برامج تأهيل الموظفين لا تضم آليات تدريبية واضحة لتعزيز إنتاجية الموظفين الجدد ومهاراتهم.

3. عدم مشاركة آليات التقييم

إضافةً إلى ما سبق، فإن نحو 27% فقط من المسؤولين هم مَن يشاركون آليات تقييم الأداء وقياس الإنتاجية مع موظفيهم الجدد؛ أي إن معظم الموظفين يستمرون في عملهم يومًا بعد يوم دون معرفة الطريقة التي سيُقَيَّمون بها وهل الانطباع المأخوذ عنهم إيجابي فعلًا أم لا. وبناءً على ذلك، من المنطقي أن يشعر الموظفون الجدد بالانهماك والتخبط والشك بشأن أدائهم وقدرتهم على الاندماج.

4. اختلاف التوقعات

يتوقع الموظف الجديد من شركته الاهتمام والترحيب والتفهم ومشاركة التفاصيل المهمة التي تُؤثِّر فعلًا على تقييمه واندماجه مع الفريق. وبسبب التوقعات المتباينة التي يبنيها كل طرف، من المفضل أن تُنشئ في شركتك استبيانًا أوليًا وختاميًا تتعرف من خلالهما على آراء الموظفين الجدد وتوقعاتهم من شركتك عمومًا ومن برامج التأهيل خصوصًا.

لكن على الرغم من أهمية ذلك، فإن 81% من المسؤولين لا يُجرون استبيانًا أوليًا مع الموظفين الجدد، ما يجعل توقعات الموظفين مُبهمة وغير واضحة لمعظم الشركات. وقد يُؤثر ذلك بالسلب على تأهيل الموظف وسرعة اندماجه وإنتاجيته. وفيما يتعلق بالاستبيان الختامي، فإن 60.3% فقط من الشركات هي مَن يُجري استبيانًا ختاميًا في نهاية برنامج التأهيل؛ مما يعني أن معظم الشركات تفترض نجاح برامج التهيئة الموظفين الجدد دون الرجوع دون تقييمها من جهة الموظفين الجدد أنفسهم.

تحديات أخرى مرتبط بتأهيل الموظفين السعوديين  

وإلى جانب ما سبق، يُواجه مسؤولو الموارد البشرية عدة عقبات أخرى عند تهيئة موظفيهم الجدد، أذكر منها سريعًا ما يلي:

• 41% من مجيبي الاستبيان أقروا بعدم تقسيمهم لبرنامج تأهيل الموظفين إلى مراحل مختلفة.
• أجاب 52.4% من المسؤولين بالنفي عندما سُئلوا عن مدى تخصيص عملية تأهيل الموظفين الجدد في شركاتهم لتلبية احتياجات كل موظف على حدة.
• 31.7% فقط من المنشآت هي مَن تشارك مع موظفيها المعلومات المتعلقة بالمنطقة الجغرافية للمنشأة، مثل أماكن انتظار السيارات أو المطاعم المحيطة وما شابه ذلك.
• يُجري 66.7% فقط من المسؤولين جولة مكتبية مع الموظف الجديد لتسليط الضوء على مجالات العمل الرئيسية في الشركة.
• 25.4% من المسؤولين لا يُشاركون مع الموظفين الجدد المعلومات المتعلقة بإجراءات الصحة والسلامة.
• إضافةً إلى ذلك، لا تُقيِّم 41.3% من الشركات عملية تأهيل الموظفين الجدد، ما يُجنبهم فرص التعلم وتطوير برامج التهيئة بما يتناسب مع توقعات الموظفين واحتياجات الشركة الفعلية.
• وعجزت 44.4% من الشركات عن وصف عملية التأهيل بها بالبساطة والسهولة.

لكن كيف يمكن مواجهة هذه التحديات فعلًا؟

أهم 7 سلوكيات يتبعها خبراء الموارد البشرية لدمج الموظفين الجدد

1. اكسر الجليد من اليوم الأول

من المهم التفكير في طرق ابتكارية لدمج الموظفين وتحفيزهم للتفاعل مع بيئة العمل الجديدة من اليوم الأول، فالانطباع الأوّلي له تأثير كبير في حياة الموظف؛ ففي حال كان الانطباع الأولي لدى الموظف من يومه الأول إيجابيًا، سينعكس ذلك على الفترة القادمة والعكس صحيح. وهذا ما يتفق عليه معظم خبراء الموارد البشرية الذين أجروا معنا الاستبيان.  والسؤال هنا: كيف تُحفزّ الموظفين الجدد سريعًا؟

وهذه نصائح الخبراء ضمن دراستنا الأخيرة:

• صَمم تصميمًا بسيطًا لتعريف الزملاء والمسؤولين عن الموظف الجدد وشاركه على حسابات شركتك وموقعك الإلكترونيّ.
• اجمع مجموعة من الفيديوهات أو المنشورات المكتوبة من الفريق الحالي عن تجربتهم في العمل مع المنشأة والإنجازات التي حققوها معك. يمكن أيضًا أن يعرضوا بعض اللحظات التي تأثروا بها والمواقف الاجتماعية والمهنية التى لا تُنسى.
• إقامة دعوة لجميع موظفيك لحضور لقاءٍ تعارفيّ. ويمكن أن يتم ذلك من خلال دعوتهم إلى الغداء أو إلى اجتماعٍ غير رسميّ. يُؤكِّد ذلك أحد الخبراء الذي اقترح يوم مفتوح لــ «الخروج إلى منتجع او أحد المخيمات وقت الشتاء، فهذا يُعزز من علاقة الموظفين مع المسؤولين».
• حاول أن تُكثر قدر الإمكان -بما لا يُؤثِّر على إنتاجية فريقك أو أهداف شركتك- من الأنشطة والفعاليات المختلفة، مثل تجربة الألعاب التفاعلية مع الموظفين.

2. تعرّف على توقعات الموظفين الجدد بإجراء استبيانات أولية وختامية

في كتابها عن تنمية الموظفين العظماء، تُوضِّح الكاتبة إيريكا أندرسن Erika Andersen أن معرفة توقعات الموظفين أمرٌ أساسيٌ للنهوض بشركتك وتسريع عملية الاندماج، سواءً أتمت هذه المعرفة من خلال الاجتماعات المباشرة أو الاستبيانات. وفي حال اتخذت قرارًا بالاجتماع مع الموظفين الجدد لمعرفة توقعاتهم قبل بدء برنامج التأهيل، فاستمع إذًا إلى نصيحة إيريكا إذ قالت: «علـى الشخص الذي يستجيب للملاحظات أن يستمع دون مقاطعة أو لوم أو اتهام؛ ويطرح الأسئلة من أجل تَلقي معلومات دقيقة وواضحة، وعليه أيضًا مناقشة الخطوات التالية».

3. تقسيم برنامج تأهيل الموظفين الجدد إلى مراحل مختلفة

يُقرر العديد من المسؤولين تكثيف محتوى برامج التأهيل لتسريع دمج الموظفين وزيادة الإنتاجية. ولكن إذا فكرت معي هنا، ستجد أن تقديم معلوماتٍ كثيرة لموظفيك الجدد يؤدي غالبًا إلى نتائج عكسية؛ إذ يُسبب الإرهاق والتشويش، مما يؤثر سلبًا على أداء الموظفين ويُضعف تركيزهم على  المعلومات ذات الأولوية التي تؤثر فعليًا على أدائهم وتقييمهم المبدئي.

لذلك، نصيحتي لك هنا أن تُقسِّم برامج تأهيل الموظفين إلى مراحل مختلفة، بتقديم معلومات محددة لهم في اليوم الأول، ثم معلومات إضافية خلال الأسبوع الأول، ومعلومات أخرى خلال أول 90 يومًا، وأخيرًا معلومات إضافية خلال السنة الأولى. وبذلك، ستجد أنك وَزعت المهام بطريقةٍ عملية ومفيدة دون أن تُؤثر سلبًا على أداء الموظفين أو تُرهقهم. وهذا ما يفعله قرابة الــ 60% من مسؤولي الموارد البشرية.

4. تكليف الموظفين الجدد بمشاريع أو مهام صغيرة في البداية

يـظن العديد من مسؤولي الموارد البشرية أن تفويض الموظفين الجدد بمهامٍ كاملة أو متعددة سيساعدهم على فَهم نظام العمل بسرعة أو قد يدمجهم في الشركة بكفاءةٍ أكبر. ولكن بتفكيرٍ دقيقٍ في هذه المعادلة، سنجد أن أضرارها أكثر من فوائدها؛ إذ إن تكليف الموظفين بمشاريع عديدة في البداية قد يُرهقهم ويُشتتهم. أضف إلى ذلك، أنه يمنعهم من تحقيق الاندماج المطلوب مع فريقهم وزملائهم وتكوين علاقات مميزة معهم.

وفي هذا الصدد، يُشير أحد خبراء الموارد البشرية في إجابته عن سؤال استبياننا: «من واقع خبرتك، ما أكثر فكرة ابتكارية تُعزز من اندماج الموظفين الجدد في منشأتك» إلى تفضيل تكليف الموظف الجديد بمهامٍ بسيطة فقط في أول أسبوع. ولا تقتصر فوائد هذه الطريقة على دمج الموظفين بسرعة، لأنها تساهم أيضًا في زيادة استيعابهم لمهام العمل ومسؤولياته الرئيسية.

لذا، ما أُوصي به هنا هو التركيز على الأساسيات فقط في الشهر الأول مثلًا، ولا بأس بالتعاون مع الموظف الجديد في أداء مهام العمل ومساعدته على تأديتها بدقة، خصوصًا في الخطوات الأولى. وقد يُفيدك أيضًا عمل اجتماعات منتظمة مع الموظفين القدامى ليشرحوا للموظفين الجدد أهداف العمل وآلية تنفيذه بطريقةٍ غير رسمية ومُبسطة.

5. تضمين مجموعة من التدريبات التفاعلية في برامج التأهيل

يتفق معظم خبراء الموارد البشرية -إن لم يكن جميعهم- على أهمية توفير فرص تدريب حقيقية وفعّالة للموظفين الجدد؛ إذ تُظهر الدورات التدريبية جديّتك وعزمك على تطوير مهارات الموظفين. أضف إلى ذلك، أنها تُحافظ على مناخٍ صحيّ مناسب للتطور المهنيّ المنشود، مما يُحقق لك الإنتاجية التي تأملها في بيئةٍ ينخفض فيها معدل دوران الموظفين.

وهذا ما يُؤكده الخبراء في استبياننا، إذ أوضحت إحدى الإجابات أهمية ترك المجال مفتوحًا للموظفين «لطرح أفكار ومبادرات جديدة حول سير العمل من واقع ملحوظاتهم خلال عملية التدريب، وتشجيعهم على النقد البناء والتأكد من استيعابهم لدورهم الوظيفيّ ضمن منظومة العمل المتكاملة، وبالتالي التركيز على فهمهم لأهداف المنشأة ومراحل سير العمل فيها في جميع الأقسام، وليس فقط في القسم المعني بالموظف الجديد. قد يتضمن ذلك عمل دورات تدريبية للموظف الجديد بأقسام الشركة ليتكون لديه تصورًا كاملًا عن طبيعة العمل في المنشأة وأهمية الدور المناط به ضمن الدورة الكاملة للأعمال».

وإضافةً إلى الدورات التدريبية، فقد تلجأ هنا إلى خيار الظل الوظيفيّ Job Shadowing، والذي يمكننا تعريفه على أنه عملية مُنظمة يُراقب فيها الموظف الجديد -أو المتدرب- موظفًا حاليًا في أثناء تأديته لدوره الوظيفيّ لفترةٍ زمنية معينة. يُشبه هذا الحال ما يفعله الأطباء حديثو التخرج الذين يُراقبون الأطباء الأكثر خبرة خلال تعاملتهم اليومية مع المرضى؛ ليكتسبوا فهمًا أفضل وخبرةً أكبر تؤهلهم للتعامل المباشر مع المرضى فيما بعد.

وعلى الرغم من أهمية خيار الظل الوظيفيّ، إلا أن 65.1% من مجيبي الاستبيان أقروا بعدم استعانتهم به في تأهيل الموظفين الجدد وتدريبهم. مع أن الهدف منه هو  تقديم تجربة تعليمية مباشرة على أرض الواقع؛ إذ يُتيح للموظفين الجدد معرفة آلية تنفيذ المهام المطلوبة منهم في مناصبهم الوظيفية، كما يُعرضهم بصورةٍ مباشرة للمشكلات اليومية، مما يُعزز فهمهم لأهداف الدور الوظيفيّ ومسؤولياته.

إضافةً إلى ذلك، فهو يُقوِّي العلاقة بين الموظف الجديد والحالي بسبب التعامل اليوميّ بينهما، مما يُعزز من الاندماج ويدعم التواصل بين أعضاء الفريق الواحد.

6. مراجعة أداء الموظفين وتقييم إنتاجيتهم

من المفيد أن تمتلك معايير واضحة لتقييم الموظفين الجدد، وأن تُحلل أدائهم باستمرار من أول يوم في برنامج التأهيل. والغرض من ذلك هو اكتشاف أي مشكلات قد تُقابلهم في أثناء البرنامج بطريقةٍ فورية؛ مما يضمن لك معالجة هذه التحديات وتحسين البرنامج وفقًا لمتطلباتهم واحتياجاتهم.

ويساعدك نظام جسر بأداة إدارة الأداء على تتبع إنجازات الموظفين بطريقةٍ مُنتظمة ودقيقة تضمن لك تقييم أدائهم واكتشاف التحديات المحتملة ومعالجتها سريعًا. لأنه يمكنك عن طريقها:

• تحديد أهداف عملية التقييم
• تعيين التكرار الزمني لدورات التقييم
• اختيار المعايير والمسؤولين عن تقييم الأداء
• التكامل مع أدوات جسر ومزاياه الأخرى، مثل تتبع الحضور والانصراف وإعداد مسير الرواتب

وبالعودة إلى مراجعة الأداء، من المهم أن تُظهر الامتنان والتقدير للموظفين الأعلى أداءً والأكثر اهتمامًا. إذ يُشير مسؤولو الموارد البشرية في استبياننا إلى أن تقديم الحوافز وتشجيع الموظفين معنويًا وماديًا له أثرٌ كبيرٌ على زيادة إنتاجيتهم ودمجهم سريعًا في بيئة العمل الجديدة. لذلك، إن كنت تُفكر في تقديم مكافآت لموظفيك الجدد، فلا تبخل عليهم واعتمد هذه الإستراتيجية ولاحظ الفرق بنفسك.

طلب آراء الموظفين

النصيحة الأخيرة هنا هي أن تستعين بالمقابلات الشخصية مع الموظفين الجدد في ختام برنامج التأهيل؛ طالبًا منهم توضيح آرائهم وتقييماتهم حول عملية التأهيل ومنافعها ونقاط ضعفها. ومن المهم جعل هذه المقابلات وديّة وغير رسمية، وحاول أن تستمع جيدًا إلى ما يقوله الموظفون، ثم أضف ملحوظاتك وتوصياتك في ختام كل مقابلة.

وفي حالة ضيق الوقت أو عدم إمكانية عمل اجتماعات ختامية مع الموظفين الجدد لأي سببٍ آخر، يُفضل توفير استبيان ختامي لجمع آرائهم وملحوظاتهم. وفيما يلي مجموعة من الآليات الأخرى التي يتبعها خبراء الموارد البشرية لتقييم نجاح عملية تأهيل الموظفين الجدد:

• ملحوظات الموظفين الحاليين حول أداء الموظف الجديد وقدرته على الاندماج (يلجأ 58.7% من مسؤولي الموارد البشرية إلى هذه الطريقة وفقًا لاستبياننا).
• الوقت المستغرق في نجاح دمج الموظف الجديد مع فريقه (يتبع 38.1% من المسؤولين هذه الطريقة أيضًا).
• معدل الاحتفاظ بالموظفين الجدد وعدد الاستقالات المقدمة.

الخلاصة

في النهاية، ربما تظن أن عملية التأهيل الجيّدة تمنحك سلامًا داخليًا وخارجيًا من صراعات العمل أو فشل الاندماج، ولكن فوائدها لا تتوقف عند ذلك فحسب، لأنها تُجنبك استقالة الموظفين، مما يقيك الحاجة إلى إعادة التوظيف وإعادة تأهيل موظف جديد، وما يترتب على ذلك من تكاليف وجهد ووقت ضائع.

ومع ذلك، فأسباب استقالة الموظفين متعددة ومتشعبة. وإن كنت مهتمًا بمعرفتها، أنصحك إذًا بقراءة مقالنا التالي الذي أوضحنا فيه أهم الأسباب التي قد تدفع بموظفيك إلى تقديم استقالتهم. قراءة سعيدة!