لماذا مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة هي الخيار الأفضل؟

شكّلت الأتمتة حلا سحريا للعديد من مشكلات البشر، سواء في التصنيع أو الزراعة أو تكنولوجيا المعلومات أو حتى  الأعمال المنزلية، إذ تُعد مرادفا لزيادة الإنتاجية وانحسار الأخطاء وتقليل التكاليف وغيرها من الميزات. لم تكتف الأتمتة بهذه المساحات التي احتلتها، بل امتدت لتتوغل في عمق عمل إدارة الموارد البشرية في المنشآت، تحديدا مع ظهور مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة. نتعرف فيما يلي على 7 أسباب تجعل الاستعانة بمسير الرواتب المؤتمت الخيار الأفضل لأي شركة.

جدول المحتويات:

• ما المقصود بمسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة؟
• أهم الأسباب لماذا مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة هي الخيار الأفضل لأعمالك
  • أتمتة العمل اليدوي
  • توفير الوقت والمال
  • الامتثال الكامل للقوانين
  • تحسين سمعة الشركة
  • حسابات خالية من الأخطاء
  • أمن عالٍ للبيانات
  • مرونة التخصيص تبعا لاحتياجات العمل

ما المقصود بمسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة؟

مسير رواتب الموظفين المؤتمت هو حل برمجي يرتكز على تحويل المهام الروتينية التي يؤديها الموظفون في إعداد مسير الرواتب إلى مهام تلقائية تتم بدقة وسرعة ودون الحاجة إلى تدخل عنصر بشري إلا من حيث الإشراف والضبط. فهل حقا لم يعد بوسع الشركات في عصرنا الحالي تجاهل هذا الابتكار الفعال؟

7 أسباب تجعل الاستعانة بمسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة الخيار الأفضل لأعمالك

1. أتمتة العمل اليدوي

الأتمتة هي ركيزة عمل مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة وهي القيمة الفائقة الأولى التي تجعل من الضروري الاستعانة بهذه الأداة ضمن نظام إدارة الموارد البشرية. يساعد نظام مسير الرواتب في أتمتة العديد من العمليات وتبسيط الإجراءات الخاصة بكشوف الرواتب، كما يسمح بالدفع المباشر التلقائي على مدار اليوم إلى الحسابات البنكية للموظفين، فيتولى المسئولون في الشركة ضبط المسير بحيث يصرف الراتب للموظفين بشكل دوري على فترات زمنية محددة مسبقا.

على وجه التحديد يؤتمت مسير الرواتب هذه العمليات:

• جمع المعلومات: يجمع بيانات الموظفين بالتفصيل وفقا لنسق ثابت.
• نقل الملفات: يغني عن تحميل البيانات وانتظار المستلم بالتوقيع على صحتها، كما أنه يعمل كمساحة تخزين مركزي لجميع الملفات المتعلقة بكشوف الرواتب.
• التأكد من صحة البيانات: يتولى القيام بجميع العمليات الحسابية مثل إضافة الزيادات وخصم الاستقطاعات.
• نشر كشوف الرواتب: بمجرد الانتهاء من حساب الراتب لكل موظف، يمكنه نشر كشوف الرواتب تلقائيا بعد تأكيد البيانات من قسم المحاسبة والموارد البشرية، بحيث يتسنى لكل موظف معرفة راتبه.

2. توفير الوقت والمال

تساعد الأتمتة في توفير آلاف ساعات العمل ونزيف التكاليف المرتبطة بحفظ السجلات وتدوين كشوف الرواتب وما إلى ذلك بالإضافة إلى تكاليف إعادة إجراء الحسابات غير الصحيحة، فبمساعدة مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة لن تضطر الشركة إلى إدخال جميع البيانات يدويا، والحسابات التي كانت تستغرق أياما وأسابيع في ظل وجود تنوع كبير في الموظفين والأقسام، أصبحت تستغرق يوما واحدا.

بالتالي يستطيع الموظفون المسئولون إنجاز مهام أكثر في وقت أقل وتوجيه جهودهم نحو الأعمال الأكثر أهمية التي تدرّ الدخل وتزيد المبيعات وتحسن الإنتاجية، بالإضافة إلى تطوير مهاراتهم وصقل معرفتهم ومن ثم تحقيق أهداف الشركة وتطوير العمل.

3. الامتثال الكامل للقوانين

لا غنى لأي شركة عن الامتثال للقوانين والتشريعات والنظم المحلية التي تنظم الحدود الدنيا للأجور وساعات العمل الإضافي والحد الأقصي للخصومات وغيرها من المسائل، ويشارك مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة في تسهيل فهم هذه القواعد والامتثال لها ضمنا في عملياته، إذ لا يحتاج إلى ضبط يدوي. كما أنه يتم تحديثه تبعا لأي تغييرات تلحق بالتشريعات، وبذلك تحافظ الشركة على امتثالها للنظم بسهولة ودون الحاجة إلى تحديث الإجراءات مع كل تغيير.

على سبيل المثال، يتطلب برنامج حماية الأجور من مختلف المنشآت السعودية ضرورة مطابقة بيانات الموظفين لديها مع بيانات التأمينات الاجتماعية، ويتولى مسير الرواتب المؤتمت من جسر أداء هذه المهمة، إذ يراجع بيانات كل من الطرفين ويقارن بينهما بما يضمن مطابقة بيانات المشتركين في التأمينات الاجتماعية وبياناتهم لدى الشركة عند إعداد الرواتب، يرسل مسير رواتب الموظفين أيضا تنبيهات في حال وجود اختلاف بين راتب الموظف في التأمينات وراتبه المسجل لدى الشركة.

يحمي هذا الامتثال الشركة من الوقوع تحت طائلة القانون بسبب عدم الالتزام ببرنامج حماية الأجور الذي يشترط تطابق بيانات الموظفين.

4. تحسين سمعة الشركة

يترتب على امتثال الشركة للتشريعات والقوانين كما تبين تمتعها بسمعة حسنة في سوق التوظيف، لأنه يعكس عنها صورة طيبة كشركة مستقرة تفي بالتزاماتها تجاه كل الأطراف سواء موظفين أو جهات حكومية، فمثلا يُلزم برنامج حماية الأجور المنشآت بالإبلاغ عن الرواتب على أساس ربع سنوي. تقود هذه السمعة الحسنة بالتبعية إلى جذب المواهب والكفاءات التي تبحث عن بيئة عمل مستقرة وآمنة ويعزز من معدل الاحتفاظ بالموظفين الحاليين ويقلل معدل دورانهم.

5. حسابات خالية من الأخطاء

تكمن أكبر ميزة تخدم بها الآلات البشر في كونها الأكثر دقة على الإطلاق، إذ لن يشعر موظفو الموارد البشرية والحسابات المسؤولون عن الرواتب بالضغط والتوتر بسبب عبء العمل الملقى على عاتقهم الذي يستدعي أكبر انتباه وأعلى مستوى من الحذر. 

بل على العكس، بمساعدة مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة ستُجرى الحسابات وفقا لأعلى درجات الدقة، ولن يتكلف أحد عناء نقل البيانات ذهابا وإيابا بين أقسام الموارد البشرية والمحاسبة، أو بين الموارد البشرية والبنك، لأن مسير الرواتب سيتولى نقلها تلقائيا.

إضافة إلى ذلك لطالما أثقل التفاوت في الراتب بين موظف وآخر بسبب اختلاف المزايا والاستقطاعات العبء على موظفي مسير الرواتب، وزاد عملية إعداد رواتب العاملين في كل المنشأة تعقيدا وكثافة من حيث عدد الخطوات، مع ذلك يستطيع مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة إنجاز مختلف هذه العمليات المعقدة والخطوات المتسلسلة بدقة متناهية واحتمالات خطأ صفرية.

6. أمن عالٍ للبيانات

كشوف الرواتب أحد أكثر سجلات الشركة التي تحاط بسياج من الحماية والسرية نظرا لحساسية المعلومات الشخصية التي تحتويها مثل العناوين الشخصية وأرقام الضمان الاجتماعي ومعلومات الحساب البنكي وغيرها، من هذا المنطلق يمكن فهم أهمية مسير الرواتب المؤتمت في إنجاز الحسابات وعملية الدفع بسلامة وأمان وفقا لإجراءات موثوقة. 

توفر مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة الحماية المطلوبة لهذه السجلات ضد العابثين والمتطفلين والمخترقين، فلن يتمكن أي شخص من الاطلاع على البيانات دون أن يكون مصرحا له بذلك من قبل الإدارة وفقا لميزة الأذونات التي يوفرها مسير الرواتب، كذلك يحمي مسير الرواتب المؤتمت السجلات من الإتلاف أو الضياع أو السرقة، إذ يخزنها في السحابة بأمان ويمكن الوصول إليها من أي مكان عبر الإنترنت للموظفين ذوي الصلاحية، على خلاف السجلات الورقية التي تكون عرضة للمخاطر.

7. مرونة التخصيص تبعا لاحتياجات العمل

التخصيص أحد أهم المزايا التي توفرها الأتمتة، وانطلاقا من المرونة التي تتمتع بها مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة يُعد التخصيص سببا مهما يشجع الشركات على اللجوء إلى هذا الحل. يعني التخصيص حرية الشركة في تخصيص مسير الرواتب بما يتوافق مع طبيعة العمل بها والإجراءات وعدد الموظفين والمزايا والاستقطاعات وغيرها من المتغيرات التي تختلف من شركة إلى أخرى.

إذ يوفر مسير الرواتب المؤتمت ميزة تخصيص سهلة تتيح تصميم المسير بما يتناسب مع احتياجات العمل، فمثلا يمكن للشركة إدخال بيانات مختلفة في تفاصيل الراتب، مثل أرقام المبيعات وساعات العمل ومتوسط الراتب، وغيرها من المعلومات التي تجعل من مسير الرواتب أكثر فعالية.

كما رأينا، تساعد مسيرات رواتب الموظفين المؤتمتة في إنجاز حساب ودفع الرواتب ومختلف الجوانب ذات الصلة بكفاءة ودقة وأمان ومرونة عالية، عدا عن توفير المال والوقت وضمان الامتثال للقوانين والنظم السارية.  هل ترغب في  معرفة كيف يمكن لمسير رواتب الموظفين المؤتمت في برنامج جسر أن يساعدك في إنجاز إعداد رواتب موظفيك بكفاءة عالية؟ اطلب العرض التوضيحي المجاني الآن!