شؤون الموظفين من الألف إلى الياء

في سخرية لاذعة يصف البعض شؤون الموظفين بأنها المحامي غير الرسمي عن الموظفين والمحقق الخاص للشركة بالإضافة إلى كونها معلمًا ومعالجًا نفسيًا ومنظمًا للأحداث وأخيرًا صانعًا للسلام! يلقي هذا الوصف الضوء على الدور الذي تلعبه شؤون الموظفين في حل النزاعات وعمل توازن بين الشخصيات المختلفة فضلًا عن التكيف مع التحولات في مشهد الموارد البشرية. انطلاقًا مما سبق، نخصص هذا المقال لفهم ماهية شؤون الموظفين ومهمتها في عالم إدارة الأعمال في نسخته الحديثة.

ستقرأ في هذه السطور:

• ما هي شؤون الموظفين؟
• هل يوجد فرق بين إدارة الموارد البشرية وادارة شؤون الموظفين؟
• 8 من أبرز مهام شؤون الموظفين
• طبيعة مهام مسؤول شؤون الموظفين
• فهم أعمال شؤون الموظفين: 3 منظورات مختلفة
• كيفية إدارة شؤون الموظفين: ثلاثة نماذج
• 4 من أحدث توجهات وأفضل ممارسات شؤون الموظفين

ما هي شؤون الموظفين؟

شؤون الموظفين هي جميع العمليات ومجالات العمل المتعلقة بالموظفين في الشركة؛ من توظيف وتنظيم ومساعدة، إذ تركز على جذب وتوظيف الكفاءات المناسبة والاحتفاظ بها، بالإضافة إلى تخطيط الموظفين وإدارتهم ووضع أطر العمل، إلى جانب توفير البنية والأدوات التي يحتاجها الموظفون الحاليون للنجاح في أدوارهم الوظيفية، باختصار تلعب شؤون الموظفين دورًا قياديًا في ضمان بيئة عمل جيدة ومحفزة لجميع العاملين.

هل يوجد فرق بين إدارة الموارد البشرية وادارة شؤون الموظفين؟

يختلط الأمر على الكثيرين في معرفة الفرق بين إدارة الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين وهو أمر منطقي، فبعد أن كانت شؤون الموظفين فيما مضى فرعًا من فروع إدارة الموارد البشرية، إذ كانت تركز على استقطاب الموظفين وإشراكهم والاحتفاظ بهم، في الوقت الذي كانت تركز فيه إدارة الموارد البشرية على التخطيط الإستراتيجي على المدى الطويل.

تغيرت المفاهيم اليوم وتلاشى الفرق بين إدارة الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين تدريجيًا، بحيث أصبح الاثنان يعبران عن الشيء نفسه، إذ امتزجا معًا في شكل أكثر حداثة للإدارة يركز على كل ما من شأنه أن يوائم بين أداء الموظفين وبين أهداف الشركة.

8 من أبرز مهام شؤون الموظفين

لا يقتصر عمل شؤون الموظفين على الجانب التنفيذي، بل يتسم عملها ببعد إستراتيجي أيضا لمساعدة الموظفين على تعظيم إمكانات عملهم، لذلك تمتلك إدارة شؤون الموظفين مجالات نشاط مختلفة تحت تصرفها، نمر فيما يلي على أبرز المهام التي تتولى مسؤوليتها:

 تخطيط القوى العاملة1.  

تخطط شؤون الموظفين لاحتياجات التوظيف في الشركة على المديين القصير والطويل، من حيث عدد الموظفين الجدد الذين ينبغي تعيينهم ومؤهلاتهم المطلوبة، وذلك بهدف توفير القوى العاملة المتخصصة اللازمة في جميع الأوقات لضمان سير عمل سلس وكفء في الشركة.

2. التوظيف

تتولى شؤون الموظفين مهمة جذب موظفين جدد بمجرد خلو الوظيفة أو استحداثها للمرة الأولى، إذ تبدأ مرحلة التوظيف بالبحث عن المرشحين المناسبين بناءً على متطلبات الوظيفية، فتكتب وصفًا وظيفيًا مفصلًا، وتنشر إعلان الوظيفة الشاغرة، ثم تدير عملية استقبال طلبات التوظيف، وتعقد المقابلات مع المتقدمين وتجري فحص الخلفية، وأخيرًا تختار المتقدم الكفء بالتعاون مع القسم المعني.

3. إدارة الموظفين

تتولى شؤون الموظفين جميع العمليات الإدارية الخاصة بالعاملين من اللحظة التي تطأ فيها أقدامهم الشركة وحتى نهاية الخدمة، بما في ذلك عقود العمل ومعالجة الرواتب وإدارة الطلبات والتنسيق مع السلطات مثل التأمينات الاجتماعية، مع الحرص على أن تتم جميع هذه العمليات بسرعة وشفافية.

من ناحية ثانية تضع شؤون الموظفين المعايير التي يجب أن يستوفيها الموظفون في عملهم، مثل القواعد السلوكية وشروط العمل العامة ولائحة الأمن والسلامة، بالإضافة إلى سياسات العمل المرن.

 4. سياسة الراتب

تعالج شؤون الموظفين كافة جوانب الراتب بطريقة تساعد الشركة في استقطاب الموظفين ذوي الكفاءة والموهبة وضمان ولائهم، كما تعمل على بناء علاقة بين الراتب والأداء بحيث تقوي دافع الموظف للعمل بأداء أفضل لتحقيق الأهداف المطلوبة، بالإضافة إلى ما سبق تصمم شؤون الموظفين هيكلًا للمكافآت بحيث يمثل تقديرًا للاجتهاد والتفوق في العمل.

5. إدارة الأداء

تضع شؤون الموظفين مؤشرات الأداء الرئيسية لكل وظيفة بحيث يسهل توجيه الموظف وتقييم أداءه، كما تعمل على تطوير برامج تدريب وتحسين المهارات لكي تتيح للموظفين الفرص لتعلم مهارات جديدة والارتقاء بأدائهم في العمل، وفي السياق ذاته تسمح شؤون الموظفين للقوى العاملة بتعديل أدوارهم وفقا لنقاط قوتهم واهتماماتهم.

 6. التواصل

تتولى شؤون الموظفين التواصل مع الموظفين في اتجاه ثنائي متبنية سياسة الباب المفتوح، بحيث تلعب دور همزة الوصل بينهم وبين الإدارة، إذ تشارك المعلومات المهمة مع الموظف وتتيح له الفرصة للتعبير عن آرائه وأفكاره وشكاواه بحرية، كما تستخدم هذه المدخلات كتغذية راجعة في تحسين العمليات وتطوير السياسات.

7. فض النزاعات

تتدخل شؤون الموظفين في الصراعات التي قد تنشأ بين الموظفين لتعيد علاقة العمل إلى إطارها الصحيح ولتحافظ على استقرار فريق العمل، يستلزم هذا التدخل جهد مسبق من شؤون الموظفين في معرفة كل موظف جيدًا على المستوى الشخصي، بحيث تستطيع كسب ثقته ونيل رضاه عن حكمها في النزاع.

8. إشراك الموظفين وتحفيزهم

تصنع شؤون الموظفين بيئة عمل داعمة تشجع الموظفين على التعاون وتقديم التغذية الراجعة بانتظام، كما تصمم سياسات عمل لتحقيق التوازن بين العمل والحياة، والهدف النهائي من بناء هذه البيئة تعزيز رفاهية الموظفين، ما يحفزهم على المشاركة ويعزز ولائهم للشركة.

9. ملفات شؤون الموظفين

ملفات شؤون الموظفين هي الملفات المتعلقة بموظفي الشركة وتتضمن تفاصيل كاملة ومعلومات متراكمة وواقعية وشاملة عن جميع الموظفين، مثل الاسم وتاريخ الميلاد والحالة الاجتماعية والمؤهل الدراسي والخبرات السابقة والتأمين الاجتماعي والتقارير الطبية ..إلخ.

تلعب ملفات شؤون الموظفين دورًا حيويًا في الشركة، وتحمل أطنان البيانات المخزنة بداخلها قيمة كبيرة عدا عن توفيرها المعلومات المهمة التي تحتاج الشركة إلى معرفتها عن كل موظف، فمثلًا تتضمن ملفات شؤون الموظفين سجلًا محدثًا للإجازات بأنواعها وأيام الغياب ومعدل الدوران والرواتب والمزايا والبدلات، ما يساعد المديرين في تعديل سياسة الرواتب وصياغة برامج تدريب وتطوير الموظفين.

 أنواع ملفات شؤون الموظفين

نورد فيما يلي قائمة بأبرز أنواع ملفات شؤون الموظفين التي تحتفظ بها كل شركة:

• ملفات التوظيف: تتضمن وثائق المتقدمين للوظائف الجديدة ونتائج فحص الخلفية والخبرات السابقة ..إلخ.
• ملفات الأجور: تتضمن ملفات الأجور لكل الشهور وبيانات الدفع الخاصة بالموظفين بالإضافة إلى ملف الغياب وملف المزايا الوظيفية.
• ملفات التدريب والتطوير: تتضمن تقارير تقييم الأداء وحالات النقل وجدول التدريب وطرق التدريب.
• ملفات الصحة والسلامة: تحتوي على سياسة الأمن والسلامة، وأوراق التاريخ الطبي للموظفين، وتقارير التأمين الصحي، والتقارير الطبية.
• ملفات الموظفين: هي الملفات الأساسية التي تحتوي على البيانات الشخصية لكل موظف، مثل عنوانه وحالته الاجتماعية ومؤهلاته الدراسية وعقد التوظيف ..إلخ.

ما طبيعة مهام مسؤول شؤون الموظفين؟

مسؤول شئون الموظفين أو مدير شؤون الموظفين هو رئيس قسم شؤون الموظفين الذي يشرف على الوظائف التشغيلية والإدارية في القسم، وتتركز مهام عمله فيما يلي:

• يساعد الإدارة العليا في صياغة جميع السياسات المتعلقة بالموظفين.
• يلعب دورًا مزدوجًا في إسداء النصح لكل من الموظفين والمديرين باعتباره متخصصًا في شؤون الموظفين، إذ يعمل كمستشار للموظفين في المسائل المتعلقة بالموارد البشرية، كما يساعد المديرين في التعامل مع شؤون الموظفين المختلفة.
• يبحث في شكاوى وتظلمات الموظفين محاولًا التوصل لأفضل الحلول وتوجيه الطرف الشاكي إلى الخطوات المطلوب اتخاذها.
• يلعب دور المتحدث الرسمي باسم الشركة في التواصل مع الموظفين، ويقوم بدور ممثل لها أمام الجهات العامة، مثل التأمينات الاجتماعية والتفتيش، كما يمثل الشركة في برامج التدريب.

فهم أعمال شؤون الموظفين: 3 منظورات مختلفة

تتنازع شؤون الموظفين 3 فصائل رئيسية داخل الشركة، لكل منها وجه نظر مختلفة عن الأخرى في طبيعة العلاقة بينهم، نطل فيما يلي على منظور كل فصيل من الفصائل الثلاث -التي تدور بينهم رحى حرب ناعمة- لنكوّن فهمًا أكثر شمولًا حول أعمال شؤون الموظفين:

أولًا: منظور الموظفين

يرى الموظفون الإدارة في أكثر التصورات سلبية مرادفًا للتوبيخ والتوجيه شديد الدقة، بالإضافة إلى المحسوبية وغياب التفهم، وتستند هذه النظرة إلى الطريقة التقليدية في الإدارة التي شاعت على مدار عقود مضت، إذ ينظر الموظفون إلى الطريقة التي يفكر بها المديرون تجاه الموظفين كطريقة رأسية أحادية الاتجاه (من أعلى إلى أسفل) للتحكم والمراقبة بهدف تعظيم الإنتاجية على حساب رفاهيتهم، مع غياب مفاهيم إيجابية مثل الإلهام والتواصل الفعال وسياسة الباب المفتوح.

ثانيًا: منظور شؤون الموظفين

ترى إدارة شؤون الموظفين أن أعمالها تنصب على القيام بممارسات مرنة وعملية تهدف إلى موائمة أداء الموظف مع أهداف الشركة، لكنها غالبًا ما تقع بين مطرقة تعقيدات السلوك البشري وسندان الجمود التنظيمي، إذ تسير إدارة شؤون الموظفين على حبل رفيع لتوازن بين احتياجات الشركة واحتياجات الموظفين.

تسير أعمال شؤون الموظفين في واقع غير مثالي، إذ تقع في مرمى النيران المتبادلة بين الإدارة والموظفين محاولة الدفاع عن كلا الجانبين لكنها نادرًا ما تنال الرضا التام لأي منهما، حيال ذلك ترى شؤون الموظفين أنها أدت واجبها ما دامت تطبق السياسات بعدالة، وتفتح قنوات للتغذية الراجعة، وتضع المكافآت المالية والمعنوية، وتهيئ بيئة عمل إيجابية.

ثالثا: منظور الإدارة العليا

ترى الإدارة التنفيذية إدارة شؤون الموظفين كإستراتيجية لتعظيم الإنتاجية والأرباح قياسًا لمؤشرات الأداء، وذلك بما لا يخل بالحد الأدنى لرضا الموظفين بحيث تستمر القوى العاملة في العمل بكفاءة، تعتني الإدارة التنفيذية أيما اعتناء بالنتائج النهائية وخفض التكاليف وجني الأرباح سريعًا، مع اهتمام محدود بتجربة الموظفين في الشركة، أما من وجهة نظر إدارة شؤون الموظفين فترى الإدارة التنفيذية أبطأ مما يجب في قبول والتكيّف مع التغييرات المطلوب إجرائها.

كيفية إدارة شؤون الموظفين: ثلاثة نماذج

إذا أردنا الحديث إجمالًا عن كيفية إدارة شؤون الموظفين، فيمكننا اختصارها في 3 نماذج أساسية يركز كل منها على جوانب مختلفة من إدارة الموارد البشرية، بحيث تتضافر النماذج الثلاثة معًا لتكوين نهج شامل يغطي كل ما له صلة بشؤون الموظفين، ونتناول فيما يلي نماذج إدارة شؤون الموظفين الثلاثة:

1. النموذج التشغيلي

يختص هذا النموذج من نماذج إدارة شؤون الموظفين بإتمام المهام اليومية التي تحافظ على سير عمل منتظم لجميع الموظفين، أي أنه يمثل الجانب العملي الذي يركز على التفاصيل ويمثل أساسا للنموذجين الآخرين (الإستراتيجي والتكتيكي)، ويتضمن هذا النموذج:

• توفير بطاقات الهوية والأدوات.
• إعداد مسير الرواتب.
• حفظ السجلات.
• الامتثال لنظام العمل السعودي.
• حل النزاعات بين الموظفين.
• تقييم الأداء.

2. النموذج الإستراتيجي

يعتني هذا النموذج بتحقيق أهداف ورؤية الشركة على المدى الطويل وكيفية موائمة الموظفين معها، أي أنه يمثل العقل المدبر للاتجاه الذي تسير فيه إدارة شؤون الموظفين خلال السنوات القادمة، لذلك فإن اهتمامه ينصب على:

• تخطيط القوى العاملة: يدرس النموذج  المهارات الحالية المتوفرة في الشركة ويكتشف فجوات المهارات، ثم يحدد احتياجات التوظيف المستقبلية للشركة، راسمًا مسارًا حول كيفية استقطابها للتأكد من أن الشركة لديها الموارد البشرية اللازمة للنمو والازدهار.
• تطوير القيادات: القادة هم من يرسمون ملامح النجاح المستقبلي للشركة، لذلك يعتني النموذج الإستراتيجي بتطوير القادة وإشراكهم في الدورات والبرامج التدريبية الإدارية من أجل تحسين مهاراتهم القيادية.

3. النموذج التكتيكي

يترجم النموذج التكتيكي إطار العمل طويل المدى الذي وضعه النموذج الإستراتيجي إلى تكتيكات وخطوات قابلة للتنفيذ، فينصب تركيزه على ما يلي:

• خطط التوظيف.
• خطط المزايا الوظيفية.
• برامج التدريب والتطوير.

4 من أحدث توجهات وأفضل ممارسات شؤون الموظفين

تسعى جميع الشركات إلى تحسين طريقتها في إدارة شؤون الموظفين سعيًا منها لبناء أساس قوي لنجاح الأعمال، من هذا المنطلق نعرج فيما يلي على التوجهات الجديدة وأفضل الممارسات التي من المتوقع أن تبلور مستقبل شؤون الموظفين:

أضف سياسة العمل المرن

سياسة العمل المرن هي سياسة تسمح للموظفين بالخروج عن نمط العمل التقليدي من حيث الوقت والمكان، فمثلًا من حيث الوقت يستطيع الموظف العمل في غير الأوقات الثابتة (من التاسعة صباحا حتى الخامسة مساءً) كما يمكن أن يعمل لعدد ساعات أقل أسبوعيا أو يوميا، وقد يجمع ساعات العمل الأسبوعية في أيام عمل أقل ..إلخ، أما من حيث المكان فيتيح العمل المرن للموظف تقسيم وقت العمل بين المنزل والمكتب، أو العمل بدوام كامل عن بعد سعيا وراء تحقيق التوزان بين العمل والحياة الشخصية.

بدأت سياسة العمل المرن في الانتشار خلال السنوات الأخيرة على نطاق واسع، وبالتالي بات لزاما على الشركات مواكبة هذا الاتجاه الجديد وفهم كيفية إدارة الموظفين الذين يعملون من المنزل، ستكون النصائح التالية مفيدة في هذا السياق:

• استثمر في أدوات التعاون الرقمية، بحيث تمكن الموظفين من عقد اجتماعات افتراضية والتواصل بفعالية وإدارة المشاريع عن بعد.
• ضع سياسة واضحة للعمل عن بعد تشرح بالتفصيل التوقعات والأدوار والمسؤوليات، كما ترسي مبادئ العدالة والتنسيق بين الموظفين العاملين من المنزل والمكتب، وتحدد ساعات العمل وأوقات التواصل وخياراته، بالإضافة إلى تدابير حماية البيانات.
• ركز على النتائج وجودة الأداء بدلا من ساعات العمل، ويستدعي ذلك تحديد أهداف عمل لكل موظف ومؤشرات الأداء الرئيسية، وأدوات تتبع النتائج ومشاركة الملاحظات وترك التعليقات بانتظام.

 ركز على رفاهية الموظفين

عندما يشعر الموظف بالرفاهية في العمل تقل أيام غيابه وتختفي فكرة مغادرة الشركة من حساباته، لهذين السببين زاد اهتمام الشركات بتحسين رفاهية الموظفين لكي يتمتع الموظف بصحة جسدية ونفسية جيدة تمكنه من العمل بأداء أفضل. نشير فيما يلي مجموعة من الممارسات التي تقود إلى تحقيق الرفاهية في العمل:

• صمم برامج تشجع الموظفين على الاهتمام بصحتهم، مثل تحديات اللياقة البدنية ومسابقات الجري أو المشي، بالإضافة إلى الأغذية الصحية والفحوصات الطبية الدورية.
• ساعد الموظفين في الحفاظ على سلامتهم النفسية، من خلال تقديم خدمة الاستشارات النفسية وعقد ورش عمل عن إدارة التوتر والوقاية من الاحتراق الوظيفي.
• شجع الموظفين على الموازنة بين العمل والحياة من خلال ساعات العمل المرنة وخيارات العمل بعد وفترات الراحة المنتظمة، بالإضافة إلى تجنب التواصل بعد ساعات العمل، إذ تمنع هذه الموازنة الشعور بالإرهاق وتجعل إنتاجية الموظف وكفائته أكثر استدامة.
• اجتمع بانتظام مع الموظفين سواء بشكل ثنائي أو جماعي، لتتبع مستوى الرفاهية التي يشعرون بها، وإتاحة الفرصة لهم لإبداء ملاحظاتهم والتعبير عن ما يقلقهم.

اعتمد أتمتة شؤون الموظفين

تطورت عمليات شؤون الموظفين بحيث أصبح من الممكن إنجازها اعتمادًا على البرامج الرقمية وتقنيات الذكاء الاصطناعي بحيث تتم بطرق أكثر بساطة وسرعة، فمثلا يساعد جسر برنامج الموارد البشرية الأكثر تكاملا في السعودية الشركات في إنجاز ما يلي اعتمادا على الأتمتة:

• أتمتة المهام اليدوية المتكررة وسير العمل.
• تمكين الموظفين من إنجاز الطلبات وتسجيل الحضور والانصراف وتتبع إجازاتهم والاطلاع على تفاصيل الراتب من خلال خاصية الخدمة الذاتية.
• دمج العديد من أنشطة شؤون العاملين في برنامج واحد مركزي يعتمد على التقنية السحابية في تخزين البيانات واسترجاعها، ما يعني إمكانية الوصول إلي البرنامج من أي مكان، ودعم العمل عن بعد، سواء عبر تطبيق الويب أو الجوال.
• تتبع المتقدمين للوظائف الجديدة من اللحظة التي يقدمون فيها طلبات التقديم مرورا بلحظة التعيين ثم التأهيل حتى نهاية الخدمة، مع تمرير معلومات الموظف الجديد فور تعيينه إلى ملفات الموظفين الحاليين دون الحاجة إلى تصديرها يدويا.
• استخدام التقارير المستندة إلى البيانات في عملية صنع القرار وصياغة الخطط.

 ادعم المساواة والشمول

يبحث موظفو جيل الألفية وما بعده عن مكان عمل آمن وداعم لا يشعرون فيه بالغربة، بغض النظر عن جنسية الموظف أو عمره أو عرقه أو نوعه، نورد فيما يلي أفضل الممارسات التي تجعل بيئة الشركة تدعم المساواة والشمول:

• الحرص على عدم التحيز في اختيار المرشحين للوظائف، يساعد في ضمان ذلك كتابة أوصاف وظيفية مفصلة وتوحيد أسئلة المقابلة الشخصية بحيث يكون الاختيار على أساس المهارات لا الانطباع الشخصي.
• إرساء قيم الاحترام والتعاون والتقدير وتفهم الخلفيات والخبرات المختلفة.

أخيرًا، تعمل إدارة شؤون الموظفين كجسر يربط الموظفين بالأهداف طويلة المدى للشركة، وفي ظل العبء الكبير الذي يحمله قسم شؤون الموظفين على عاتقه، يمكنك تبسيط مهامه باستخدام برنامج الموارد البشرية جسر الذي يتضمن العديد من الأدوات التي تؤتمت وتسهل المهام مثل، إعداد مسير الرواتب ومعالجة الطلبات وإدارة المزايا وتقييم الأداء وحفظ الملفات وتسجيل الحضور والانصراف. جرب جسر الآن.