لطالما كان إعداد مسير الرواتب عملية شاقة وكثيفة ومعرضة للخطأ، وذلك في الوقت الذي كان ينظر فيه إلى برنامج مسير الرواتب في البداية على أنه رفاهية، أما الآن فقد اعترفت الشركات بمختلف أحجامها أن أتمتة مسير الرواتب ضرورة وليست ترفا. مسير الرواتب هو في جوهره أداة لمنح الموظفين الراتب الدقيق في الوقت المناسب مقابل العمل المنجز، فكيف تتخطَ أهم تحدياته؟
جدول المحتويات:
- أسباب تضخم الجهد والتكلفة لإعداد مسير الرواتب التقليدي
- لماذا تحتاج شركتك إلى نظام لإعداد كشوف الرواتب وأتمتتها؟
- الأساسيات التي يجب توفرها في مسير رواتب شركتك
- لماذا يعد مسير الرواتب جسر الأفضل في السعودية؟
- كيف يساهم مسير الرواتب في رفع كفاءة وتطوير أداء الموظف؟
أسباب تضخم الجهد والتكلفة لإعداد الرواتب بالطرق التقليدية
حسب الدراسات يقضي 26% من أصحاب الشركات الصغيرة الذين يقومون بإعداد كشوف الرواتب يدويا من ثلاث إلى خمس ساعات شهريا على مسيرات الرواتب بينما يقضى 40% من أصحاب الأعمال 80 ساعة أو أكثر سنويا على الضرائب ومسيرات الرواتب. ولذلك تعد أتمتة مسيرات الرواتب نقلة مهمة وكبيرة في عمل أي شركة من ناحية زيادة الإنتاجية وتخفيف عبء العمل الشهري على المسؤولين في إدارة الموارد البشرية، إذ تعالج مشاكل متعددة أهمها:
عدم توحيد مصادر البيانات
من المشاكل التي يعاني منها مدراء الموارد البشرية في تحضير وإعداد الرواتب هو اختلاف مصادر المعلومات، فمثلا هناك طلبات مختلفة تؤثر على مسير الرواتب مثل: الراتب المقدم، السلف، المطالبات المالية وغيرها. أيضا يعتمد إعداد الرواتب بشكل كبير على بيانات الحضور والانصراف التي تعد من أكبر المؤثرات على مسير الرواتب، فيتم مثلا استخراجها من أجهزة البصمة أو من كشوفات الحضور والانصراف اليومية.
الأخطاء والنقص في المعلومات الموجودة
بما أن الاعتماد على معلومات من مصادر مختلفة يجعل الأخطاء والنقص في المعلومات وارد جدا فإن تقليل الأخطاء والنقص والمشاكل التي تظهر عند تحضير وإعداد كشوف الرواتب تحتاج إلى مسير رواتب مؤتمت بالكامل ومرتبط ببيانات دقيقة ومحدثة عن المؤثرات التي تلعب دورا أساسيا في حساب مسير الرواتب.
تعدد المسؤولين وتداخل المسؤوليات في إعداد الرواتب
تتداخل مهام العمل على مسير الرواتب التقليدي بين المسؤولين عن العمليات التشغيلية في الموارد البشرية ومديري الموارد البشرية والمسؤولين في الإدارة المالية والمحاسبة، وفي بعض الأحيان يصل قرار اعتماد مسير الرواتب إلى المدير الإداري أو التنفيذي. هذا التداخل يجعل من الصعب والمرهق إنجاز كشوف الرواتب مع توفير الوقت والجهد غير الضروري في سلسلة الاعتمادات.
عدم ربط مسير الرواتب مع المنصات الحكومية التي يحتاجها العمل
مع تطور الحكومة الرقمية، أصبحت الكثير من المهام التي تتعلق بحقوق الموظفين وتعويضاتهم تتم بإشراف أو رقابة الأنظمة والمنصات الحكومية مثل نظام حماية الأجور التابع لمدد، والتأمينات الاجتماعية. وحتى يمكن للشركة تجنب الغرامات والأخطاء التي تحدث بسبب عدم دقة المدخلات في مسير الرواتب، وعدم وجود مصدر موثوق للبيانات التي يتم العمل عليها. يجب الاخذ بالاعتبار هذه المخالفات, ومنها:
- دفع أجر العامل أكثر من مرة في الشهر، حيث يستبعد السجل المكرر، كذلك إذا لم يتم دفع أجر العامل في الوقت المحدد
- استقطاع أكثر من 50% من الراتب الأساسي للعامل والمسجل في التأمينات الاجتماعية
- الزيادة بنسبة 20% على الراتب المسجل لدى التأمينات الإجتماعية
- إذا كان الراتب الأساسي لا يساوي الراتب المسجل في التأمينات
يمكن تجنب هذه المخالفات وغيرها من المخالفات من خلال تطبيق نظام إعداد رواتب يرتبط بالمنصات الحكومية ويساعدك على الالتزام بنظام العمل السعودي.
لماذا تحتاج شركتك إلى نظام لإعداد كشوف الرواتب وأتمتتها؟
توفير الوقت والمجهود
يقضي خبراء ومتخصصو الموارد البشرية أكثر من 30% من وقتهم في المهام الإدارية المُتكررة مثل إنشاء خطابات للموظفين، ومتابعة الإجازات والحضور والغياب، بجانب عملية إعداد مسير الرواتب التي يستهلك إعدادها يدويا الكثير من الوقت أيضا نظرا لوجود كم كبير من العمليات والمدخلات اللازمة لإعداد الرواتب مثل احتساب ساعات العمل الإضافي والبدلات. بينما توفر التقنية حلولا قيّمة لأتمتة مثل هذه المهام.
الاستثمار في نظام جيد لإدارة إعداد الرواتب يُمكّنك من القيام بمهامك في وقت أقل ومن خلال عدة ضغطات زر، عن طريق أتمتة احتساب الكثير من المدخلات مثل خصم التأمينات الاجتماعية، وزيادة العمل الإضافي ومزامنة الحضور والغياب إلكترونيا مع أجهزتها وغيرها ثم دمجها مع مسير الرواتب تلقائيا. هذا بجانب توفير الوقت في إدارة المهام الأساسية لشؤون الموظفين من خلال دمج التقنية والتحول الرقمي وتوفير إمكانية الخدمة الذاتية للموظفين بواسطة تطبيقات الهواتف المحمولة.
زيادة الدقة وتقليل الأخطاء
عندما تقوم بإدخال أجور الموظفين وإدارتها يدويا، هناك دائما احتمال حدوث خطأ بشري. فرضت مصلحة الضرائب الأمريكية 4.27 مليار دولار عقوبات على المنشآت بسبب أخطاء في مستحقات وضرائب الموظفين لديهم. حدوث أخطاء مثل سوء التقدير في الضرائب، وتجاهل العناصر الخاضعة للضريبة، والاعتماد على معلومات غير دقيقة وأيضا عدم الدراية بنظام العمل قد يكلّف شركتك الكثير من المال.
استخدام نظام مثل جسر لإدارة مسير الرواتب يحد من الأخطاء البشرية مما يوفر تجربة أفضل للموظفين ويحفظ أموال المنشأة ويعطي موظفيها حقوقهم مع ضمان دقة وتناسق الحسابات، مع التأكد من دفع الرواتب بالكامل اعتمادا على معلومات ومدخلات أساسية مثل الراتب الأساسي والبدلات والعمل الإضافي والخصومات ووضعها في الاعتبار تلقائيا أثناء تشغيل مسير الرواتب، مما يضمن عدم وجود أخطاء كارثية.
أيضا، الأنظمة التي تتوافق مع نظام العمل داخل المملكة العربية السعودية مثل نظام جسر يتم تحديثها باستمرار حتى تتوافق بشكل مثالي مع القوانين واللوائح الجديدة لنظام العمل ووضعها في الاعتبار.
الحفاظ على الملفات والبيانات
الاحتفاظ بالسجلات اليدوية غالبا ما يمثل أمرا شاقا لمتخصصي الموارد البشرية. استخدام ملفات وأماكن مختلفة لتخزين بيانات الموظف ليس غير آمنٍ فحسب، بل يحتاج أيضا إلى الكثير من الوقت الثمين والجهد الذي يُمكن استغلاله في مهام أكثر اهمية. واحدة من أهم الميزات التي يحتاجها نظام إعداد الرواتب هي الأمان حيث يحتوي بيرول الرواتب على بيانات حساسة جدا، ويتم الاحتفاظ بها في سرية داخل هذه النظام ويمكن تخزينها اعتمادا على الحوسبة السحابية بشكل آمن دون الحاجة إلى التعامل مع مئات النسخ الورقية بشكل شهري. وأيضا إدارة صلاحيات الوصول إلى هذه البيانات من خلال النظام. فضلا عن سهولة وسرعة الوصول الى المعلومة واسترجاعها على بعد ضغطات فقط.
بجانب أن الحوسبة السحابية توفر طبقة إضافية من الأمان لبيانات المنشأة والموظفين، فهي أيضا تُسهل الوصول إلى هذه البيانات سواء لفريق الموارد البشرية أو حتى الموظفين أنفسهم عند الحاجة، وأيضا الحفاظ على مصادر المنشأة مثل الأوراق والطباعة وحفظا لموارد البيئة وحمايتها.
سهولة المزامنة والربط بالأنظمة التي تحتاجها
من المهم أن يتم الربط بفعالية بين الأنظمة التي تستخدمها داخل شركتك، وأنظمة إعداد كشوف الرواتب عادة ما تأتي مع خيارات التكامل والمزامنة مع الأنظمة الأخرى والتي تساعد المنشآت في توفير الوقت والمجهود في القيام بالمهام بشكل يدوي بدلا من إعادة إدخالها في كل نظام على حدة، مما يُسهل التعاون الفعّال بين الأقسام والفرق المُختلفة داخل المنشأة.
يمكن ربط أنظمة الموارد البشرية مثل نظام جسر مع أجهزة البصمة، ليقوم النظام برفع بصمات الموظفين مباشرة. ويمكن ربط النظام مع أكثر من جهاز بصمة لعدة فروع في نفس الوقت، مع واجهة سهلة للمستخدم، ويمكن أن يدعم نوبات متعددة في اليوم الواحد (ورديات)، فيساعد على تحسين أداء العمل واتخاذ القرارات، وهو ما يمكن فعله بسهولة من خلال نظام جسر.
كما يدعم نظام جسر إمكانية التكامل والدمج مع أنظمة خارجية مُتعددة ومعروفة مثل Microsoft Dynamics وXero ويعمل معها كنظام واحد متكامل لإدارة الموارد البشرية بما يتناسب مع نظام العمل داخل المملكة.
الأساسيات التي يجب توفرها في Payroll شركتك
لكي نفهم العمل الذي يؤديه حل مسير الرواتب بشكل أفضل، فيما يلي بعض الأساسيات التي يجب توفرها في برنامج كشف الرواتب:
تجهيز وإعداد كشوف الرواتب
الوظيفة الأكثر أهمية في مسير الرواتب، وتعني معالجة كشوف الرواتب وإدارتها، تتضمن هذه الوظيفة ببساطة أن كل موظف سيحصل على راتبه بشكل صحيح من خلال طريقة الدفع التي يفضلها. ينبغي أن يوفر مسير الرواتب أيضا تنزيل وطباعة نماذج كشوف الرواتب المختلفة.
سهولة الاستخدام
الهدف الرئيسي من حل مسير الرواتب هو توفير وقت إعداد الرواتب، خاصة وأن الوقت أحد أثمن الموارد التي تحرص الشركات الناجحة على استثماره بأفضل طريقة. لذلك يلغي مسير الرواتب المؤتمت الحاجة إلى قضاء الكثير من الوقت في إعداد الكشوف وفي الوقت نفسه تم تصميمه بحيث يكون من السهل بدء تشغيله واستخدامه.
التوافق مع البرامج المحاسبية
بدلا من أن يضطر قسم المحاسبة لإدخال قيود دفع الرواتب في برامج المحاسبة بشكل يدوي الأمر الذي يستغرق عدة أيام لحين الانتهاء من تجهيز المسير الكامل، ينبغي أن يرتبط مسير الرواتب مع البرامج المحاسبية بحيث يضمن دقة وصحة القيود التي يتم استيرادها منه إلى برامج المحاسبة أوتوماتيكيا.
يوفر مسير الرواتب الجيد قيود محاسبية جاهزة ومؤتمتة بالكامل بما في ذلك تعريف الإضافات والحسومات وأي تعديلات تطرأ على الرواتب، بحيث تجنب الشركة أي أخطاء في الإدخال وتوفر وقتا وجهدا مضنيا في الإنشاء والمراجعة. كذلك يتوافق مع البرامج المحاسبية الأكثر شهرة التي يشيع استخدامها في الشركات.
الإيداع المباشر في البنك
تعد هذه الميزة إحدى أهم ميزات مسير الرواتب، إذ تعني إيداع الراتب في الحساب المصرفي للموظف مباشرة، ما يوفر نفقات ضخمة روتينية كانت تستهلكها طرق تحويل الراتب التقليدية، كما أنها توفر للموظف طريقة فورية ومريحة للحصول على الراتب وتقضي على أي احتيال أو تلاعب يمكن أن يحدث بين إعداد الرواتب واستلام الموظف لراتبه بالفعل.
تتضمن ميزة الإيداع المباشر في البنك أن يتم تحويل الأموال من حساب الشركة إلى حساب الموظف في الوقت المحدد بسلاسة ودون تأخير، دون اضطرار الشركة إلى إبرام اتفاقيات بنكية مطولة أو إتمام إجراءات معقدة، في علاقة يصبح الكل فيها رابحا، الشركة والموظف معا.
دقة عالية المستوى
عندما تحل الأتمتة محل العمل اليدوي تتراجع احتمالات الخطأ لتصبح صفرا، وهي عين ما يحتاجه مسير رواتب الموظفين، فمجرد تأخير العلامة العشرية أو إضافة صفر زائد يكلف الشركة الكثير ويسفر عن ذلك تضارب في البيانات يصعب تعقبه. لهذا السبب يتمتع مسير الرواتب المؤتمت بميزة حيوية للغاية ألا وهي دقة القيود والعمليات التي يؤديها، يعني ذلك أن العجز أو الفائض الذي عادة ما تواجه طرق إعداد الرواتب اليدوية بسبب وقوع أخطاء في إدخال القيود المحاسبية لن يكون له وجود، بل على العكس يضمن مسير الرواتب دقة وصحة البيانات التي تم إعدادها ورفعها إلى برنامج المحاسبي الذي تستخدمه الشركة.
الأمان القوي
بيانات بيرول الرواتب إحدى أكثر الوثائق سرية وحساسية في الشركة، لذلك من المهم أن تحاط بسياج أمني قوي يحميها من أعين المتطفلين وأيدي العابثين. ينبغي أن يوفر مسير الرواتب أمانا كاملا لبيانات الشركة بإحدى طريقتين: إما التقنية السحابية التي تتميز بأمانها العالي إذ تحفظ البيانات على أكثر من خادم بحيث تكون في مأمن من التلف أو الضياع إذا حدثت كارثة طبيعية أو وقع حادث سطو.
والطريقة الثانية هي استضافة قواعد البيانات محليا بحيث تكون في الخوادم المحلية التي تملكها الشركة دون مشاركة أي أطراف أخرى. يستطيع مسير الرواتب الحفاظ على أمان قاعدة البيانات السرية التي تتضمن المعلومات التفصيلية عن الموظف وراتبه، من خلال تخصيص كلمة مرور وخاصية الأذونات التي تتحكم فيمن يستطيع الاطلاع على هذه المعلومات الحساسة.
تتبع مواعيد الحضور والانصراف
تأتي مواعيد الحضور والانصراف بطبيعة الحال كأساس لعملية إعداد الرواتب، إذ يتم تحديد الراتب بدقة في ضوء عدد ساعات العمل التي قضاها الموظف في الشركة وعدد الإجازات التي حصل عليها خلال الشهر وأنواع هذه الإجازات (مدفوعة أو غير مدفوعة)، لذلك فإن توفر نظام حضور وانصراف ضمن مسير الرواتب نفسه أو سهولة الربط بين الاثنين أحد المتطلبات الأساسية في مسير الرواتب الجيد.
يلغي توفر هذه الميزة في مسير الرواتب الحاجة إلى الإدخال اليدوي لمواعيد الحضور والانصراف في مسير الرواتب لكي يبدأ اجراء العمليات المحاسبية، ما يؤدي إلى تحسين كفاءة تشغيل المسير بسبب دقة البيانات التي يعتمد عليها، بالإضافة إلى دقة تقديرات الراتب لكل موظف دون زيادة أو نقصان.
الامتثال لنظام العمل
عند إدارة الأمور المالية، يعد الامتثال للأنظمة والقوانين أمرا ضروريا يقي الشركة الوقوع من تحت طائلة القانون ويجنبها حدوث مشكلات إجرائية تستنزف الكثير من الوقت لحين حلها، لهذا السبب ينبغي أن يضمن مسير الرواتب الالتزام بجميع لوائح نظام العمل والتوافق مع أحدث التغييرات التي طرأت عليها. بذلك لن تضطر الشركة إلى تعديل القيود المحاسبية أو تبريرها من أجل اعتمادها وتسجيلها، كما أنها ستكون في مأمن من الرسوم المحتملة التي تنشأ عن نقص الامتثال لنظام العمل وبالتالي تمر من عملية التوافق مع القوانين بسلام وفي أقل وقت.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
يحتاج مسير الرواتب أن يتكامل مع أنظمة أخرى مختلفة في بيئة العمل، فمثلا يتكامل مع نظام إدارة الموارد البشرية وجدول الدوامات وقاعدة بيانات الموظفين بالإضافة إلى برامج المحاسبة والتأمينات الاجتماعية، كما هو الحال في جسر الذي يجمع كل هذه الأنظمة معا في مكان واحد، ليسهل إنجاز كل المهام.
التخصيص
التخصيص هو واحدة من الخصائص التي تحدث فارقا في مستوى فعالية إعداد الرواتب، إذ أن لكل شركة احتياجاتها المختلفة وطبيعة الشيكات والنماذج الخاصة بها، لذلك تحتاج إلى تخصيص مسيرات الرواتب بحيث تتوافق مع طبيعة هذه الاحتياجات.
ينبغي على مسير الرواتب أن يتيح إضافة الحقول التي تراها الشركة مناسبة لإضافة تعديلات على تفاصيل مسير الرواتب الخاص بها، مثل عمل ربط بين الرواتب ومواعيد الحضور والغياب وإدراج ساعات العمل الإضافي والإجازات، فضلا عن إضافة أو حذف بنود تندرج ضمن الزيادات والحسومات بحسب طبيعة نظام الأجور في الشركة.
لماذا يعد مسير الرواتب جسر الأفضل في السعودية؟
إذا كنت تبحث عن مسير الرواتب المناسب لشركتك، يُعتبر جسر نظام الموارد البشرية المثالي لأعمالك، والذي لا يعاني من أي نقص في جميع الأساسيات التي يجب توفرها، إذ يتضمن خصائص التكامل وتتبع المواعيد والتوافق المحاسبي، بالإضافة إلى التخصيص والامتثال لنظام العمل والإيداع المباشر، كل ما سبق مع توفر أعلى معايير الأمان والدقة والسهولة.
أتمتة مهام إعداد الرواتب
تعتبر الأتمتة Automation من أهم الميزات التي تساعد على تقليل الأخطاء، وزيادة الإنتاجية وفعالية العمل. ولذلك كلما زادت أتمتة المراحل التي يمر بها مسير الرواتب كلما قلت الأخطاء وقل الوقت المقضي في تعديل المُدخلات والمؤثرات. من الصعب مثلا بدون أتمتة إدخال كشوف الحضور والانصراف وعملها بشكل يدوي بدون حدوث أخطاء في الإدخال أو التعديل أو غيرها.
من خلال جسر يمكنك أتمتة كل الإجراءات المتعلقة بالمدخلات والمؤثرات على مسير الرواتب، والتي منها على سبيل المثال:
- تعريف سلسلة موافقات ثابتة للخطوات التي يتم بها إعداد الرواتب
- تحديثات بالملاحظات على القيم المضافة لمُسير الرواتب (كل الإضافات والخصومات)
- التفصيل الزمني لكل العمليات التي قد تؤثر على مسير الرواتب
- إرفاق المستندات الداعمة للإضافات التي تمت مثل خطابات ترقية، زيادة راتب، سجلات الحضور والانصراف
- تعريف أي طلبات تؤثر على مسير الرواتب، واعتمادها لاحقا في الإجراءات المتكررة
- النظام الوحيد الوحيد الذي يطبق خصم التأمينات الاجتماعية من راتب الموظف الذي تنطبق عليه مباشرة
- تنبيهات على حالة الموظف فيما يتعلق بالتسجيل من عدمه في التأمينات الاجتماعية وعلى نظام جسر
التكامل مع سجلات الحضور والانصراف
يشكل الحضور والانصراف 50٪ من العمليات التي تتم على مسير الرواتب شهريا بالنسبة لمعظم الشركات. يدلنا هذا على أن أهم مدخل من المدخلات التي يحتاجها العمل على مسير الرواتب وكلما كانت سجلات الحضور والانصراف أكثر دقة ومرتبطة بحسابات دقيقة ومؤتمتة كلما كان العمل أكثر كفاءة وسرعة. جسر مع تغطيته الكاملة لكل عناصر الحضور والانصراف التي تؤثر على مسير الرواتب يجعل من تجربة إعداد الرواتب تجربة مختلفة بالكامل:
- جدولة الدوامات
- خيارات متقدمة لضبط البصمة وربطها بجداول الحضور والانصراف ومتابعتها وحساباتها
- معالجة الطلبات المؤثرة على الحضور والانصراف وبيرول الرواتب
الربط مع التأمينات الاجتماعية
جسر يفخر بأنه نظام الموارد البشرية الوحيد في السعودية الذي يقدم خدمات مقارنة ومطابقة بيانات الموظفين مع نظام المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية بحيث يساعدك هذا الربط على:
- تحديث تفاصيل التأمينات الاجتماعية في ملف الموظف
- مقارنة ومطابقة بيانات المشتركين في التأمينات وفي جسر عند إعداد مسير الرواتب
- تصنيف الموظفين المسجلين في التأمينات في حال وجود أكثر من اشتراك لدى المنشأة
- تنبيهات بالفروقات بين رواتب الموظفين في التأمينات والمسجل في النظام
ربط بيرول الرواتب مع مدد
مدد هي منصة رقمية تعمل على توفير حل متكامل لإدارة الرواتب للشركات المتوسطة والصغيرة، حيث تقوم بحفظ ومعالجة بيانات الرواتب وكذلك تقديم العديد من الخدمات التي تساعد صاحب العمل والعامل وتعتبر المشغل الرسمي لنظام حماية الأجور التابع لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
تعتبر مدد أحد أهم الأنظمة المرتبطة بمسير الرواتب والتي تساعد الشركات على الالتزام بالحقوق المترتبة على دفع الرواتب. مسير رواتب جسر يمكنك من التكامل المباشر لمسير الرواتب الخاص بشركتك مع مدد، وبالتالي:
- لن تحتاج لرفع ملف البنك
- يمكنك دفع الرواتب عبر مدد وحدّث ملف حماية الأجور تلقائيا
- تستطيع تتبع حالة الدفع لكل موظف
- يمكنك مراجعة التنبيهات المتعلقة بحماية الأجور
المساعدة على الالتزام بنظام حماية الأجور
من ضمن الميزات التي تجعل من مسير الرواتب الذي يقدمه جسر مختلفا هو إمكانية الحصول تنبيهات تخص حماية الأجور الذي هو نظام حكومي لحماية الأجور وتوثيق العقود يتبع منصة مدد ويساعد في حفظ حقوق الأطراف المتعاقدة بهدف جعل بيئة العمل آمنة للموظفين.
تمكين الموظفين من خلال مسير الرواتب
تم تصميم وبناء نظام جسر على قيمة أساسية ومهمة هي زيادة تفاعل الموظف وإشراكه في مهام إدارة الموارد البشرية التي تمنح مستوىً عال الشفافية في بيئة العمل. من خلال جسر يمكن للموظف:
- الاطلاع على بياناته الشخصية بكل تفاصيلها (البيانات، الإجازات، تقييم الأداء، سجلات الحضور والانصراف)
- الاطلاع على بيانات الراتب والتفاصيل المالية المتعلقة بالبدلات والمكافآت والنسب وغيرها
- تقديم الطلبات المؤثرة على إعداد الرواتب والمتعلقة بمبالغ السلف، العمل الإضافي، المطالبات المالية، مخالصات رحلات العمل وغيرها
- متابعة سير العمل على الطلبات التي قدمها، وسلسلة الموافقات لكل طلب
تخصيص المدفوعات والخصومات التي تؤثر على إعداد الرواتب
من المؤثرات الروتينية على مسير الرواتب هي المدفوعات التي تتم مراجعتها قبل دفعه والتي تخرج عن بند الرواتب ومنها مخصصات العمل الإضافي، مبالغ السلف، المطالبات المادية، مخالصة رحلة عمل. والخصومات مثل اشتراك التأمينات الاجتماعية، أقساط السلف، تأثير الحضور والانصراف من غياب وتأخير ونحوه. لكن مع جسر يمكنك تخصيص المدفوعات والخصومات وتعريف أنواع جديدة بحيث يتم استخدامها في كل مرة تعد كشوف الرواتب، وتعريف أنواع جديدة من المدفوعات والخصومات تتلاءم مع سياسة العمل الداخلي لديك.
أصبحنا ننهي كل مايتعلق بمسير الرواتب خلال يوم واحد وبضغطة زر و اختصرنا من 85٪ من الجهود في العمل على مسير الرواتب - شايقة القحطاني، أخصائي أول موارد بشرية في عيادات أوكي كلينك
التوافق مع نظام العمل السعودي
من أهم الميزات التي يدعمها جسر هي توافقه مع نظام العمل السعودي، وتماشيه مع اللوائح والتحديثات التي تصدر من مكتب العمل دوريا. لا تحتاج لمتابعة أي تحديثات في نظام العمل وتتعلق بعمليات إعداد الرواتب حيث سيقوم جسر بشكل تلقائي بتنبيهك وتحديثك بكل الأنظمة واللوائح التي تطرأ في مكتب العمل، ومساعدتك على تطبيقها.
الربط التلقائي بكل العناصر المؤثرة على إعداد الرواتب
جسر يربط بين كل العوامل التي يمكن أن تؤثر على مُسير الرواتب مثل جداول الحضور والانصراف، الإجازات، العمل الإضافي، الحسومات المختلفة من سُلف وغيرها. كل هذه العناصر يعالجها بشكل مؤتمت بالكامل.
قيود محاسبية جاهزة للإدخال
قيودك المحاسبية التي تحتاج جاهزة ومؤتمتة بالكامل حيث تساعدك على تجنب أي أخطاء في الإدخال وتوفر على الوقت والجهد المقضيَيَن في الإدخال والمراجعة. مع جسر يمكنك دفع الرواتب وعكس القيود المحاسبية التي تحتاج بشكل مباشر من خلال مسير رواتب جاهز.
ربط مع البرامج المحاسبية الأشهر والأكثر استخداما
جسر يدعم البرامج الأكثر استخداما في مجال المحاسبة وبالتالي يربط بين مسير الرواتب وبين أهم البرامج المحاسبية ومنها Xero وQuickBooks وNetsuite… إلخ.
تكامل مع الأنظمة الأخرى
يتكامل جسر مع الأنظمة التشغيلية والإدارية المختلفة التي تعمل عليها كثير من الشركات مثل أوراكل، مايكروسوفت وغيرهم.
تعريف وإدخال الحسومات والإضافات وتخصيص مدخلات الرواتب
يمكّنك جسر من تعريف أنواع الإضافات والخصومات التي ستظهر في مرحلة تعديل وإعداد الرواتب حيث تتيح هذه الخاصية إضافة أو خصم مبلغ على الموظف بشكل يدوي والتي عادة ما تكون عمليات استثنائية مثل البونس والعمولات وخصومات: عجز الصندوق أو السلف أو الرواتب المدفوعة مقدما.
كيف يساهم نظام إعداد الرواتب في رفع كفاءة أداء الموظف؟
يمس مسير الرواتب بشكل أساسي كل موظف، وتعتبر مسيرات الرواتب الدقيقة والتي تنجز في وقتها المناسب كل شهر من أهم المعايير التي تزيد من رضا الموظفين وترفع كفاءة أدائهم ومعنوياتهم في بيئة العمل.
دقة في حسابات مسير الرواتب
بناء ثقة الموظفين في الشركة قد تعتمد بشكل كبير على الدقة التي يتم التعامل بها مع حقوقهم واستحقاقاتهم. وكلما زادت ثقة الموظف بحرص الشركة على دقة حساباتها مع الموظفين وتعويضهم عن كل مستحقاتهم كلما زاد معدل رضا الموظفين وثقتهم في الشركة.
مع مسير الرواتب من جسر يمكنك تقليل الأخطاء وزيادة دقة مسيرات الرواتب بنسبة 90٪ في المئة. يشهد العملاء الذي تعاملوا مع جسر على أن دقة وصحة حسابات مسيرات الرواتب زادت بنسبة كبيرة جدا تصل لأكثر من 90٪ مع البيانات المؤتمتة التي يتم إصدارها من النظام مثل حسابات الحضور والانصراف وحسابات الوقت الإضافي وغيرها من السجلات المؤتمتة و المختلفة بالكامل. اقرأ تجربة شركة مفروشات بورصة.
الرواتب على الوقت كل شهر
الرواتب هي السبب الذي يتواجد الموظفين من أجله في شركتك، وبالتالي يحتل المرتبة الأولى من حيث الأهمية بالنسبة لهم ويؤثر بشكل أساسي على حياتهم وتفاصيل عملهم. وبالتالي يؤثر بشكل أكبر على إنتاجيتهم وجودة عملهم. ولذلك من المهم الحرص على دقة الوقت الذي يتم فيه إيداع رواتبهم كل شهر.
إضافة المكافآت والحوافز المالية
بكل سهولة وبأتمتة كاملة يمكن لمسؤول الموارد البشرية إضافة وتعريف أي استحقاقات للموظفين من خلال الإضافات المالية على مسير الرواتب. تعريف المكافآت والحوافز المالية لمسير الرواتب والتي تساعد في تحفيز الموظفين وزيادة إنتاجيتهم.
تقديم الطلبات المتعلقة بإعداد الرواتب بكل سهولة وراحة
يمكن للموظف تقديم أي طلبات متعلقة بمسير الرواتب من خلال تطبيق جسر، وبدون أي صرف أي أوقات أو جهود كبيرة في الإعداد لها وتقديم الطلبات ومتابعتها. يمكن للموظف من خلال جسر تقديم أي من الطلبات التالية المؤثرة في كشوف الرواتب:
- طلبات السلف
- طلبات العمل الاضافي
- المطالبات المالية
- مخالصت رحلات العمل
أيضا من خلال سلسلة الموافقات التي يعرفها صاحب العمل على مسير الرواتب يمكن للموظف متابعة الطلبات التي قدمها والتي تؤثر على مسير الرواتب من خلال معرفة المسؤولين عن اعتمادها وأي مرحلة وصلت في هذه السلسلة. تساعد هذه الميزة الموظفين على توفير وقتهم ومتابعة طلباتهم بكل سهولة من خلال الخدمة الذاتية عبر تطبيق جسر.
الخدمات الذاتية عبر تطبيق جسر
يمنح تطبيق جسر للموظفين الذي تستخدم شركاتهم نظام جسر خدمات مختلفة تمكنهم من تنفيذ عدد من الخدمات بأنفسهم دون البحث عن إجابات أو مساعدة الموارد البشرية ومنها على سبيل المثال:
- تسجيل الحضور والانصراف من التطبيق
- الاطلاع على رصيد الإجازات
- الاطلاع على جداول الحضور والانصراف المسجلة للموظف
- تقديم الطلبات المختلفة المتعلقة بمسير الرواتب والعامة والتي تشمل أكثر من 12 نوع معرفة بشكل أساسي وتلقائي في النظام
ختاما، مسير الرواتب هو أحد أهم أبرز المهام التي تقع تحت مسؤولية إدارة الموارد البشرية بشكل مباشر وتشترك الإدارة المالية في المراجعة والاعتماد لهذه المهمة وغيرهم. ولذلك دائما ما يأخذ إعداد الرواتب وقتا، وهو ما يجعل العملية مكلفة من ناحية استهلاك وقت وإنتاجية المسؤولين، ومؤثرة من ناحية رضا الموظفين. والحل يكمن في نظام جسر، المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية، اطلب عرض تجريبي مجاني الآن.
شارك المقال على
فاطمة فارس
اطلع على جديد الموارد البشرية والحلول التقنية التي يقدمها نظام جسر بالاشتراك في نشرتنا البريدية
