كل الأساسيات التي يجب توفرها في مسير رواتب شركتك

لطالما كان إعداد مسير الرواتب عملية شاقة وكثيفة ومعرضة للخطأ، وذلك في الوقت الذي كان ينظر فيه إلى برنامج مسير الرواتب في البداية على أنه رفاهية، أما الآن فقد اعترفت الشركات بمختلف أحجامها أن أتمتة مسير الرواتب ضرورة وليست ترفا.

مسير الرواتب هو في جوهره أداة لمنح الموظفين الراتب الدقيق في الوقت المناسب مقابل العمل المنجز، لكي نفهم العمل الذي يؤديه حل مسير الرواتب بشكل أفضل، فيما يلي بعض الأساسيات التي يجب توفرها فيه :

:التوافق مع البرامج المحاسبية

بدلا من أن يضطر قسم المحاسبة لإدخال قيود دفع الرواتب في برامج المحاسبة بشكل يدوي الأمر الذي يستغرق عدة أيام لحين الانتهاء من تجهيز المسير الكامل، ينبغي أن يرتبط مسير الرواتب مع البرامج المحاسبية بحيث يضمن دقة وصحة القيود التي يتم استيرادها منه إلى برامج المحاسبة أوتوماتيكيا.

يوفر مسير الرواتب الجيد قيود محاسبية جاهزة ومؤتمتة بالكامل بما في ذلك تعريف الإضافات والحسومات وأي تعديلات تطرأ على الرواتب، بحيث تجنب الشركة أي أخطاء في الإدخال وتوفر وقتا وجهدا مضنيين في الإنشاء والمراجعة. كذلك يتوافق مسير مع البرامج المحاسبية الأكثر شهرة التي يشيع استخدامها في الشركات.

:تجهيز وإدارة كشوف الرواتب

هي الوظيفة الأكثر أهمية في مسير الرواتب، وتعني معالجة كشوف الرواتب وإدارتها، تتضمن هذه الوظيفة ببساطة أن كل موظف سيحصل على راتبه بشكل صحيح من خلال طريقة الدفع التي يفضلها. ينبغي أن يوفر مسير الرواتب أيضا تنزيل وطباعة نماذج كشوف الرواتب المختلفة.

:سهولة الاستخدام

الهدف الرئيسي من حل مسير الرواتب هو توفير وقت إعداد مسير الرواتب، خاصة وأن الوقت أحد أثمن الموارد التي تحرص الشركات الناجحة على استثماره بأفضل طريقة. لذلك يلغي مسير الرواتب المؤتمت الحاجة إلى قضاء الكثير من الوقت في إعداد الكشوف وفي الوقت نفسه تم تصميمه بحيث يكون من السهل بدء  تشغيله واستخدامه.

:الإيداع المباشر في البنك

تعد هذه الميزة إحدى أهم ميزات مسير الرواتب، إذ تعني إيداع الراتب في الحساب المصرفي للموظف مباشرة، ما يوفر نفقات ضخمة روتينية كانت تستهلكها طرق تحويل الراتب التقليدية، كما أنها توفر للموظف طريقة فورية ومريحة للحصول على الراتب وتقضي على أي احتيال أو تلاعب يمكن أن يحدث بين إعداد مسير الرواتب واستلام الموظف لراتبه بالفعل.

تتضمن ميزة الإيداع المباشر في البنك أن يتم تحويل الأموال من حساب الشركة إلى حساب الموظف في الوقت المحدد بسلاسة ودون تأخير، دون اضطرار الشركة إلى إبرام اتفاقيات بنكية مطولة أو إتمام إجراءات معقدة، في علاقة يصبح الكل فيها رابحا، الشركة والموظف معا.

:دقة عالية المستوى

عندما تحل الأتمتة محل العمل اليدوي تتراجع احتمالات الخطأ لتصبح صفرا، وهي عين ما يحتاجه مسير الرواتب، فمجرد تأخير العلامة العشرية أو إضافة صفر زائد يكلف الشركة الكثير ويسفر عن تضارب في البيانات يصعب تعقبه. لهذا السبب يتمتع مسير الرواتب المؤتمت بميزة حيوية للغاية ألا وهي دقة القيود والعمليات التي يؤديها، يعني ذلك أن العجز أو الفائض الذي عادة ما تواجه طرق إعداد مسير الرواتب اليدوية بسبب وقوع أخطاء في إدخال القيود المحاسبية  لن يكون له وجود، بل على العكس يضمن مسير الرواتب دقة وصحة البيانات التي تم إعدادها ورفعها إلى برنامج المحاسبي الذي تستخدمه الشركة.

:الأمان القوي

بيانات مسير الرواتب إحدى أكثر الوثائق سرية وحساسية في الشركة، لذلك من المهم أن تحاط بسياج أمني قوي يحميها من أعين المتطفلين وأيدي العابثين. ينبغي أن يوفر مسير الرواتب أمانا كاملا لبيانات الشركة بإحدى طريقتين: إما التقنية السحابية التي تتميز بأمانها العالي إذ تحفظ البيانات على أكثر من خادم بحيث تكون في مأمن من التلف أو الضياع إذا حدثت كارثة طبيعية أو وقع حادث سطو.

والطريقة الثانية هي استضافة قواعد البيانات محليا بحيث تكون في الخوادم المحلية التي تملكها الشركة دون مشاركة أي أطراف أخرى. يستطيع مسير الرواتب الحفاظ على أمان قاعدة البيانات السرية التي تتضمن المعلومات التفصيلية عن الموظف وراتبه، من خلال تخصيص كلمة مرور وخاصية الأذونات التي تتحكم فيمن يستطيع الاطلاع على هذه المعلومات الحساسة.

:تتبع مواعيد الحضور والانصراف

تأتي مواعيد الحضور والانصراف بطبيعة الحال كأساس لعملية إعداد مسير الرواتب، إذ يتم تحديد الراتب بدقة في ضوء عدد ساعات العمل التي قضاها الموظف في الشركة وعدد الإجازات التي حصل عليها خلال الشهر وأنواع هذه الإجازات (مدفوعة أو غير مدفوعة)، لذلك فإن توفر نظام حضور وانصراف ضمن مسير الرواتب نفسه أو سهولة الربط بين الاثنين أحد المتطلبات الأساسية في مسير الرواتب الجيد.

يلغي توفر هذه الميزة في مسير الرواتب الحاجة إلى الإدخال اليدوي لمواعيد الحضور والانصراف في مسير الرواتب لكي يبدأ اجراء العمليات المحاسبية، ما يؤدي إلى تحسين كفاءة تشغيل المسير بسبب دقة البيانات التي يعتمد عليها، بالإضافة إلى دقة تقديرات الراتب لكل موظف دون زيادة أو نقصان.

:الامتثال لنظام العمل

عند إدارة الأمور المالية، يعد الامتثال للأنظمة والقوانين أمرا ضروريا يقي الشركة الوقوع من تحت طائلة القانون ويجنبها حدوث مشكلات إجرائية تستنزف الكثير من الوقت لحين حلها، لهذا السبب ينبغي أن يضمن مسير الرواتب الالتزام بجميع لوائح نظام العمل والتوافق مع أحدث التغييرات التي طرأت عليها. بذلك لن تضطر الشركة إلى تعديل القيود المحاسبية أو تبريرها من أجل اعتمادها وتسجيلها، كما أنها ستكون في مأمن من الرسوم المحتملة التي تنشأ عن نقص الامتثال لنظام العمل وبالتالي تمر من عملية التوافق مع القوانين بسلام وفي أقل وقت.

: التكامل مع الأنظمة الأخرى

يحتاج مسير الرواتب أن يتكامل مع أنظمة أخرى مختلفة في بيئة العمل، فمثلا يتكامل مع نظام إدارة الموارد البشرية وجدول الدوامات وقاعدة بيانات الموظفين بالإضافة إلى برامج المحاسبة والتأمينات الاجتماعية، كما هو الحال في جسر الذي يجمع كل هذه الأنظمة معا في مكان واحد، ليسهل إنجاز كل المهام.

:التخصيص

التخصيص هو واحدة من الخصائص التي تحدث فارقا في مستوى فعالية استخدام مسير الرواتب، إذ أن لكل شركة احتياجاتها المختلفة وطبيعة الشيكات والنماذج الخاصة بها، لذلك تحتاج إلى تخصيص مسير الرواتب بحيث يتوافق مع طبيعة هذه الاحتياجات. 

ينبغي على مسير الرواتب أن يتيح إضافة الحقول التي تراها الشركة مناسبة لإضافة تعديلات على تفاصيل مسير الرواتب الخاص بها، مثل عمل ربط بين الرواتب ومواعيد الحضور والغياب وإدراج ساعات العمل الإضافي والإجازات، فضلا عن إضافة أو حذف بنود تندرج ضمن الزيادات والحسومات بحسب طبيعة نظام الأجور في الشركة.

لماذا تختار مسير الرواتب من جسر

إذا كنت تبحث عن مسير الرواتب المناسب لشركتك، يُعتبر جسر نظام الموارد البشرية المثالي لأعمالك، والذي لا يعاني من أي نقص في جميع الأساسيات التي يجب توفرها، إذ يتضمن خصائص التكامل وتتبع المواعيد والتوافق المحاسبي، بالإضافة إلى التخصيص والامتثال لنظام العمل والإيداع المباشر، كل ما سبق مع توفر أعلى معايير الأمان والدقة  والسهولة.

 اطلب عرض تجريبي الآن للنظام الأكثر تكاملا في المملكة