نظام إدارة الرواتب في الشركات السعودية: دليل شامل

ما يقترب من ربع الموظفين يبدأون فورًا في البحث عن وظيفة جديدة بعد خطأ واحد فقط في رواتبهم، وفق دراسة أعدّها مركز كرونوس لأبحاث سوق العمل، وتُشير هذه النسبة المرتفعة إلى حساسية مسألة الرواتب بالنسبة للموظفين. لحسن الحظ، فإن نظام إدارة الرواتب سيساعدك على تقليل هذه الأخطاء وضمان دفع رواتب موظفيك بدقة وفي الموعد المحدد من خلال تبسيط العمليات وتكاملها في مكان واحد.

ستقرأ في السطور التالية:

• ما هي إدارة الرواتب Payroll؟
• ما هو نظام إدارة الرواتب؟
• ما أهمية نظام الرواتب في العمل
• ما أهم ميزات برنامج إدارة الرواتب
• كيف تختار نظام إدارة الرواتب لمنشأتك؟
• تحديات إدارة الرواتب وكيف يساعد نظام إدارة الراتب في حلها
• إجابات لأهم الأسئلة الشائعة

ما هي إدارة الرواتب Payroll؟

تُعرف إدارة الرواتب أحيانًا بتسيير الرواتب، وهي عملية دورية لحساب رواتب الموظفين وإرسال المستحقات المالية وتزويد الجهات الحكومية بالبيانات الصحيحة بما يتوافق مع القوانين المحلية، ويشمل ذلك إجراءات تسجيل معلومات الموظفين الجُدد، وتحديث بيانات الموظفين الحاليين المهمة مثل ساعات العمل والإجازات والمكافآت والخصومات.

عادةً ما  تُسند مهمة إعداد كشوف الرواتب إلى قسم الموارد البشرية بالتعاون مع المحاسبين، إذ تتطلب مهارات خاصة مثل: الدقة في إدخال البيانات والمعرفة بالقوانين المالية والضريبية وقوانين العمل المحلية والقدرة على التنظيم وحل المشكلات، فأي خطأ في احتساب الرواتب قد يعرض الشركة للمساءلة القانونية.

على سبيل المثال، إذا دفعت الشركة للموظف أقل من استحقاقه، فقد يرفع دعوى قضائية ضدها، وهو أمرٌ قد يكون مُكلفًا للشركات ذات الموارد المحدودة. وبالمثل، فإن دفع مبلغ يزيد عن الراتب المستحق قد يؤدي إلى خصم الفارق من راتب الشهر التالي، مما قد يُسبب مشكلات مالية للشركة والموظف ويؤثر على معنوياته من الشعور بعدم التقدير ويقل أدائه وإنتاجيته.

ما هو نظام إدارة الرواتب؟

نظام الرواتب مفهوم شائع وقديم في الأعمال يُعنى بتنظيم عملية حساب الرواتب وصرفها، تعتمد أحيانًا على الطرق الورقية أو الرقمية اليدوية، مثل ملفات Excel، لكنها تسبب كثيرا من المشاكل والأخطاء والمخاطر، بينما برنامج إدارة الرواتب يُعنى بأتمتة كل العمليات المتعلقة بالرواتب والإجراءات قبلها وبعدها مع إرسالها لضمان تسهيلها وتقليل الأخطاء وحصول كل موظف على راتبه في الوقت المحدد وبالقيمة الصحيحة.

كيف يعمل نظام إدارة الرواتب؟

يهتم برنامج إدارة الرواتب في تقليل الأخطاء، والوقت والجهد الذَيْن يستغرقهم مسؤول الرواتب في إعداد كشوف الرواتب وصرفها، عبر أتمتة العمليات الآتية وجعلها بسيطة قدر الإمكان:

1. تخزين وإدارة معلومات الموظفين: مثل الرواتب والمكافآت والخصومات والضرائب، وغيرها
2. حساب الرواتب: بمجرد إدخال بيانات الموظفين، يحسب النظام الرواتب والضرائب والخصومات تلقائيًا، وفقًا لسياسات الشركة والقوانين المحلية.
3. إصدار كشوف الرواتب والتقارير: يُمكن للنظام إصدار كشوف الرواتب بسهولة، كما يُمكنه إنشاء تقارير مُختلفة عن الرواتب تُساعد الشركة في التحليل واتخاذ القرارات.
4. تسهيل دفع الرواتب: يُمكن للنظام جدولة إرسال الرواتب مباشرةً إلى الحسابات البنكية للموظفين أو المحافظ الإلكترونية.
5. التكامل مع المنصات الحكومية: يتولى النظام مهمة إرسال البيانات اللازمة واستقبالها من وإلى الجهات الحكومية المختصة في المواعيد المحدّدة.
6. بوابة الموظف: إتاحة بوابة للموظفين يمكنهم عبرها الاطلاع على كشوف الرواتب السابقة والإشعارات المتعلقة بالراتب، وتحديث المعلومات الشخصية أو البنكية ذاتيًا دون الاضطرار إلى انتظار سلسلة الموافقات في كل مرة.

ما أهمية نظام إدارة الرواتب في العمل؟

لا يقتصر دور أنظمة إدارة الرواتب في الشركات على دفع المرتبات وتحويلها في وقتها وبدقة، بل تتعدى ذلك بكثير، فهي تُساهم في:

1. توفير الوقت والجهد

من المرجح أن تضم الشركات التي تعمل منذ فترة طويلة مجموعة من الموظفين القدامى والجدد، ونظرًا لاختلاف عقود  العمل من موظف لآخر، فإن بيانات الموظفين تكون مُتنوعة أيضًا، فقد يختلف كل موظف عن الآخر في استحقاقاته من أرصدة الإجازات، ونوع التأمين الصحي الذي يحصل عليه والمكافآت. وبالتالي، لا يمكن تطبيق صيغة واحدة لحساب رواتب جميع الموظفين.

إذا كنت تعتمد على النظام الورقي أو اليدوي، فإن مراجعة مسير الرواتب وانتظار الاعتماد من سلسلة الموافقات كل شهر تتطلب البحث في عقود العمل وكشوف الرواتب القديمة ومراجعة الأطراف المعنية مثل البنوك والجهات الحكومية، وهو أمرٌ مُرهق ويستغرق وقتًا طويلاً، أما مع برنامج إدارة الرواتب فبمجرد إضافة معلومات الموظف إلى النظام يحسب الراتب بسرعة ودقة مع مراعاة جميع الاستحقاقات.

2. تحسين التخطيط المالي

تُواجه العديد من الشركات، خاصة في مجالات الأعمال الموسمية، مثل قطاعي السياحة والزراعة، تقلبات في نشاطها بين فترات الذروة والركود، تُؤثر بصورة مُباشرة على نظام الرواتب، إذ تحتاج إلى التكيّف مع هذه التغيرات للحفاظ على التوازن المالي في أوقات الركود الاقتصادي أو انخفاض الإيرادات، ومن الضروري مُراجعة هيكل الرواتب بصورة دورية واتخاذ قرارات مناسبة مثل تعديل الرواتب أو تقديم حوافز للموظفين وهكذا.

في حين يساعدك نظام إدارة الرواتب على تجنب تلك المشاكل من خلال تكامل الحضور والإنصراف مع مسير الرواتب وتتبع جميع المعاملات المالية المتعلقة بالرواتب بدقة سواءً كانت رواتب أساسية أو عمل إضافي أو مكافآت أو حوافز.

بالإضافة إلى توفير تقارير دقيقة وشاملة لفهم التكاليف الحقيقية للقوى العاملة واتخاذ قرارات سليمة، وإمكانية التعامل مع التقلبات والتحديات من خلال تعديل حسابات الرواتب بناءً على التغيرات في ساعات العمل أو عدد الموظفين خلال مواسم العمل المختلفة، وتكامل البيانات وإرسالها إلى المنصات الحكومية ذات الصلة لاكتشاف أي خطأ قبل وقوع مخالفات.

3. زيادة رضا الموظفين

يبدأ 24٪ من الموظفين في البحث عن وظيفة جديدة بعد خطأ واحد فقط في رواتبهم، وفق دراسة أعدّها مركز كرونوس لأبحاث سوق العمل، وتُشير هذه النسبة المرتفعة إلى حساسية مسألة الرواتب بالنسبة للموظفين، وأن أي خطأ، حتى لو كان بسيطًا، قد يُؤدي إلى فقدان ثقتهم في الشركة ورغبتهم في الرحيل.

يُمكن لنظام إدارة الرواتب أن يُساعدك على تقليل هذه الأخطاء وضمان دفع رواتب موظفيك بدقة وفي الموعد المُحدد من خلال تبسيط العمليات وتكاملها في مكان واحد، مما يُساهم في رفع معدل رضا الموظفين والاحتفاظ بأفضل الكفاءات في شركتك. من ناحية أخرى، يتيح برنامج إدارة الرواتب للموظفين الوصول إلى كشوف رواتبهم في أي وقت ومن أي مكان، مما يزيد الشفافية والثقة في العمل.

4. رفع مستوى الامتثال والالتزام

عدم الالتزام بالقوانين الخاصة بالرواتب وعلاقة الشركة بالموظف تكلّفك كثيرًا وقد تؤدي إلى غرامات مالية، لذلك يساعد نظام إدارة الرواتب في تقليل الأخطاء ورفع مستوى النزاهة خلال عملية إعداد كشوفات المرتبات وإرسالها واكتشاف أي خطأ لحظيًا، مما يُساعد على حماية شركتك من المخاطر  القانونية.

ويتكامل نظام الرواتب الناجح في الشركات مع المنصات ذات الصلة، كما في مسيّر الرواتب في جسر إذ يمكِّنك من ربط بيانات الموظفين مع الأنظمة المحلية كنظام التأمينات الاجتماعية ونظام الأجور ونظام مُدد، بالإضافة إلى الربط التلقائي مع أشهر البرامج المحاسبية لتتمكّن من إعداد كشوف رواتب الموظفين بسلاسة ودقة.

تود أن تعرف المزيد عن جسر، اطلب عرضًا تجريبيًا مجانًا الآن

5. اتخاذ قرارات أفضل

تخيل أن جميع البيانات المتعلقة بالرواتب متاحة للجميع في مكان واحد، سواءٌ أكنت موظفا أو صاحب عمل، مع ترابط كل الأنظمة الداخلية والخارجية للعمل مثل: برامج إدارة الموارد البشرية والمحاسبة والبنوك والمنصات الحكومية، مما يُوفر رؤية شاملة لجميع البيانات، ويُسهّل عملية التحليل وإعداد التقارير واستخراجها، واتخاذ قرارات أفضل وأسرع وأذكي.

6. ضمان أمان أعلى

عند استخدام النظام الورقي أو حتى ملفات Excel، تكون كشوفات الرواتب عُرضة لخطر السرقة أو الضياع، كما أن عدم التخلص من هذه السجلات بشكل آمن قد يُؤدي إلى تسريب معلومات سرية، أما مع نظام إدارة الرواتب فإن البيانات محمية بصورة أفضل ويسهل الوصول إليها واستعادتها وإتلافها في أي وقت ومن أي مكان.

ما هي أهم ميزات برنامج إدارة الرواتب؟

تأكد من دعم الميزات والخصائص المهمة التالية عند اختيار نظام إدارة الرواتب في شركتك:

1. أتمتة العمليات

تُسهل برامج إدارة الرواتب العديد من العمليات الروتينية عبر خصائص مثل:

• حساب الرواتب تلقائيًا: بناءً على بيانات الموظفين، مثل ساعات العمل ومعدل الأجر والبدلات والخصومات.
• إدارة الضرائب والتأمينات الاجتماعية: حساب واقتطاع الضرائب والتأمينات  الاجتماعية بصورة آلية وفقًا للقوانين واللوائح المحلية.
• دفع الرواتب إلكترونيًا: إمكانية إيداع الرواتب مباشرةً في الحسابات البنكية للموظفين أو عبر المحافظ الإلكترونية والمنصات الشائعة مثل منصة مُدد.

2. الخدمة الذاتية للموظفين

تُمكن برامج إدارة الرواتب الموظفين من إدارة بياناتهم بأنفسهم مثل:

• عرض وتنزيل كشوف الرواتب إلكترونيًا
• تحديث المعلومات الشخصية والبيانات البنكية
• إدارة طلبات الإجازة

3. إدارة الوقت والحضور

تُساعد برامج إدارة الرواتب في تتبع وقت عمل الموظفين وحساب الرواتب بناءً عليه، من خلال:

• تتبع ساعات العمل والحضور والغياب
• حساب العمل الإضافي والتأخير والانصراف المبكر
• ربط بيانات الحضور والانصراف مع حساب الرواتب

4. إدارة البدلات والخصومات

تُوفر أنظمة إدارة الرواتب مرونة في إدارة البدلات والخصومات، مثل:

• تعريف وإضافة البدلات الثابتة والمتغيرة
• تحديد أنواع الخصومات وإدارتها
• تفعيل خصم التأمينات الاجتماعية بصورة آلية

5. إعداد التقارير والتحليلات

يتضمن النظام عادةً خصائص وميزات تمكّنك من الاطلاع على تقارير الرواتب وحالتها:

• إنشاء تقارير مُختلفة عن الرواتب والموظفين
• تحليل بيانات الرواتب وحالة الإنفاق

6. الامتثال للقوانين

يساعد برنامج إدارة الرواتب على ضمان الامتثال للقوانين واللوائح المحلية، من خلال:

• التكامل مع المنصات الحكومية وتبادل البيانات معها بصورة تلقائية وآمنة
• تحديث آليات عمل مسيّرات الرواتب بناءً على آخر التغييرات في القوانين

7. الأمان وحماية البيانات

يوفر نظام الرواتب ميزات لحماية بيانات الرواتب والموظفين، مثل:

• تشفير البيانات وحماية معلومات الموظفين الحساسة
• تحديد أذونات الوصول للمستخدمين وإمكانية إسناد المهام المهمة مثل إعداد مسيرات الرواتب وسلسلة الموافقات وإتمام التحويل وتحديث البيانات وغيرها

8. التكامل مع الأنظمة الأخرى

يتكامل نظام الرواتب بسلاسة مع أنظمة الشركة الأخرى، مثل نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) والبرامج المحاسبية وبرامج تتبع الوقت، لتسهيل حساب الرواتب وإدارتها بدقة عبر تبادل البيانات وتجنب إدخالها يدويًا.

9. التخصيص

يُمكن تخصيص مسيرات الرواتب في أنظمة وبرامج إدارة الرواتب لتلبية احتياجات الشركة الفريدة، من خلال تضمين خصائص مثل:

• تحديد تاريخ صرف الرواتب
• تفعيل خاصية إرسال قسيمة الراتب للموظف
• عرض فروقات الرواتب
• تعيين إعدادات احتساب سعر ساعة العمل
• سياسة إعفاء الموظفين من خصومات الحضور والانصراف

جدير بالذكر أن نظام الرواتب قد يكون جزءًا من نظام إدارة الموارد البشرية لتسهيل العمل والتكامل بين أجزاء في مكان واحد، مثل مسيّر الرواتب في نظام جسر لإدارة الموارد البشرية.

كيف تختار نظام إدارة الرواتب لمنشأتك؟

لكل عمل احتياجاته الخاصّة في الرواتب، فاحرص على اتباع الخطوات التالية عند اختيار برنامج إدارة الرواتب المناسب لشركتك:

الخطوة الأولى: تحديد الاحتياجات

قبل البدء في البحث عن الأنظمة، افهم احتياجات المستخدمين في شركتك، بما في ذلك فريق الموارد البشرية والمديرين والموظفين. سيساعدك طرح الأسئلة التالية في تحديد احتياجاتك:

• ما هي التحديات التي تواجهها أقسام وفِرق إدارة الموارد البشرية/الرواتب/المحاسبة؟
• كيف سيستخدم كل شخص البرنامج الجديد؟
• ما هي أوجه القصور في نظام أو عملية الموارد البشرية الحالية؟
• ما هي الشكاوى الأكثر شيوعًا فيما يتعلق بالرواتب؟
• كيف سيتناسب أي برنامج جديد مع برامج الموارد البشرية الأخرى المُستخدمة في الشركة؟
• ما هي سياسات الشركة ومتطلباتها التنظيمية فيما يتعلق بأمان البيانات وتنوع الموردين وعقود البائعين، وما إلى ذلك؟
• ما مدى معرفة فريقك بالتقنية؟
• ما هي ميزانيتك؟

الخطوة الثانية: البحث عن الأنظمة

ابحث عن أفضل بائعي برامج إدارة الرواتب في السوق وقارن بين خياراتك بناءً على حالات الاستخدام التي حددتها. اطرح الأسئلة التالية على كل بائع أو مزوّد خدمة:

• ما هي أهم ميزات البرنامج؟
• هل يُلبي النظام احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة أم الشركات الكبيرة؟
• ما هي آراء العملاء حول البرنامج؟
• ما هي موارد الدعم والتدريب المُتاحة؟
• هل يتكامل البرنامج مع برامج الموارد البشرية الأخرى المستخدمة في الشركة؟
• هل واجهات المستخدم في النظام سهلة الاستخدام؟
• هل يُلبي البرنامج مُتطلبات الأمان وخصوصية البيانات؟
• هل تُناسب الأسعار ميزانيتك؟
• هل يُقدم البرنامج نسخة تجريبية أو عرضًا توضيحيًا؟

الخطوة الثالثة: إنشاء قائمة مُختصرة والتواصل مع البائعين

بعد تحديد بعض البائعين ومزودي البرامج المحتملين، حاول التعمق أكثر من خلال:

• طلب معلومات مُفصلة من كل بائع
• إرسال طلب عرض أسعار يتضمن معلومات عن شركتك واحتياجاتك
• جدولة اجتماعات مع مندوبي المبيعات وطرح أسئلتك
• طلب عروض توضيحية لبرنامج الرواتب

الخطوة الرابعة: إعداد دراسة جدوى

بناءً على البيانات التي جمعتها، أعِدّ دراسة جدوى مُختصرة تُجيب عن الأسئلة التالية:

• ما هي تكلفة النظام؟
• ما هي المشكلات التي سيُساعد البرنامج في حلها؟
• ما هي البدائل المتاحة؟
• كم من الوقت سيستغرق تطبيق النظام في شركتي؟
• ماذا نحتاج إلى الاستثمار في هذا النظام الآن؟
• ما هو عائد الاستثمار المتوقع؟

الخطوة الخامسة: تطبيق النظام وتدريب الموظفين

تحقق من أن الأشخاص المعنيين على دراية بالنظام الجديد ويشعرون بالثقة في استخدامه. إليك بعض النصائح لتطبيق برنامج إدارة الرواتب بنجاح في شركتك:

• تواصل بشكل واضح مع الموظفين حول النظام الجديد وكيفية استخدامه والفوائد التي سيُقدمها لهم
• استفد من موارد التدريب المقدمة من قبل مزوّد النظام واجعلها إلزامية لجميع الموظفين المعنيين
• عيّن شخصًا مسؤولًا عن الإشراف على عملية التطبيق والإجابة عن أسئلة الموظفين
• أرشد الموظفين إلى موارد الخدمة الذاتية المتاحة وكيفية الحصول على الدعم الفني

تحديات إدارة الرواتب وكيف تُساعد أنظمة إدارة الرواتب في حلها؟

تزداد تحديات إدارة الرواتب صعوبة مع نمو الشركات وسرعة التغييرات التي تشهدها كل يوم، مثل:

إدارة رواتب الفرق العاملة عن بُعد أو في بلدان مُختلفة

تتطلب إدارة رواتب الفرق العاملة عن بُعد أو في بلدان مُختلفة التعامل مع قوانين العمل والضرائب المختلفة، ومعالجة الرواتب بعملات مُختلفة، والتعامل مع المناطق الزمنية المتعددة؛ يساعدك نظام إدارة الرواتب في أتمتة هذه الإجراءات وضمان الامتثال للقوانين المحلية مع توفير إمكانية دفع الرواتب وتحويلها بعُملات مختلفة وإدارة ساعات العمل في المناطق الزمنية المتعددة.

ضمان الامتثال الضريبي في ظل تغير اللوائح

تتغير قوانين ولوائح الضرائب باستمرار، مما يجعل من الصعب على الشركات مواكبة هذه التغييرات وضمان الامتثال، في حين يمكنك تجنّب هذه التحديات من خلال أنظمة إدارة الرواتب التي تتكامل مع المنصات الحكومية وتُحدّث قوانينها وبياناتها بانتظام لتعكس آخر التغيّرات.

ضمان أمان البيانات

بيانات الرواتب أكثر البيانات حساسية في الشركة، وتحتاج إلى حماية مشددة لمنع تعرضها للمخاطر، من خلال برامج مسيّرات الرواتب التي توفّر إجراءات أمان قوية لحمياتها كالتشفير المتقدم وتقييد أذونات الوصول إليها.

التعامل مع الأخطاء والتصحيحات

قد تحدث أخطاء في الرواتب من وقت لآخر، و تتطلب هذه الأخطاء التصحيح بسرعة ودقة، لذا يتيح نظام إدارة الرواتب خصائص لتحديد وتصحيح الأخطاء بسهولة وتنبيهك عليك، مع إمكانية إعادة حساب الرواتب وإصدار التصحيحات اللازمة.

ختامًا، تُعد إدارة الرواتب من أهم وظائف الموارد البشرية في أي شركة، وقد لا تلاحظ أهميتها كثيرًا عند إدارتها بصورة صحيحة لكن أي خطأ في هذه العملية قد يُهدد استقرار عملك، إنّ استثمارك في تحسين النظام واختيار برنامج إدارة الراتب حتمًا سيعود عليك بأثر ومنافع عديدة.

الأسئلة الشائعة

ما هو نظام إدارة الرواتب؟

نظام إدارة الرواتب هو برنامج لتنظيم عملية الرواتب في الشركات، بدءًا من حساب الاستحقاقات والخصومات وصولًا إلى تحويل الرواتب للموظفين في المواعيد المحددة بصورة مؤتمتة بالكامل.

كيف يتم تحويل رواتب الموظفين؟

يتم التحويل في نظام إدارة الرواتب عادةً عبر الحسابات البنكية للموظفين حيث يتيح ربط أكثر من بنك بمسيّر الرواتب الخاص بالشركة، أو من خلال أنظمة الرواتب الإلكترونية مثل مُدد.

ما هو نظام الرواتب؟

نظام الرواتب هو مجموعة من العمليات التي تشمل إعداد الرواتب وحساب الاستحقاقات والخصومات والامتثال للأنظمة المالية والضريبية.

ما هو قسم الرواتب؟

هو القسم المسؤول عن تنفيذ جميع العمليات المتعلقة بحساب الرواتب.. توزيعها، والتأكد من الالتزام بالأنظمة المالية وقوانين العمل المحلية.

من المسؤول عن إعداد الرواتب؟

عادةً ما يكون مدير الرواتب أو شخص يتعاون مع قسم المحاسبة هو المسؤول عن إعداد كشوف الرواتب بشكل دقيق ومطابق للأنظمة.

هل إدارة الرواتب جزء من الموارد البشرية؟

في بعض الشركات، يعدّ مدير الرواتب جزءًا من قسم الموارد البشرية، بينما في شركات أخرى يكون مرتبطًا بقسم المحاسبة أو المالية.

ما هو أفضل برنامج إدارة الرواتب للشركات السعودية؟

يوجد العديد من الخيارات، لكن احرص على اختيار نظام إدارة رواتب الموظفين يراعي احتياجات الشركات السعودية تحديدًا ومُصمَّم بتجارب محليّة، مثل نظام جسر لإدارة الموارد البشرية.

هل تساعد برامج إدارة الرواتب في تحسين رضا الموظفين؟

نعم، تساهم برامج إدارة الرواتب في تحسين رضا الموظفين من خلال ضمان حصولهم على رواتبهم في المواعيد المحددة وتقليل الأخطاء في الحسابات وتوفير الشفافية وسهولة الوصول إلى المعلومات.

كيف أعرف إذا كان نظام إدارة الرواتب يناسب شركتي أم لا؟

يجب مراعاة حجم شركتك وعدد الموظفين، واحتياجاتك الخاصة في عملية إدارة الرواتب. يمكنك اختيار نظام يتوافق مع هذه المعايير ويوفر ميزات مثل الأتمتة والتوافق مع الأنظمة المحلية ويوفر خطط اشتراك مرنة تناسبك، مثل نظام جسر لإدارة الموارد البشرية.