كيف يمكن لنظام الموارد البشرية أن يعمل كـ"الساعة"؟ كان هذا السؤال دافعا وراء الأتمتة التي استهدفت أنظمة الموارد البشرية منذ سبعينيات القرن الماضي، وقد بدأت الأتمتة في ذلك الوقت بكشوف الرواتب، ومع ظهور الإنترنت استخدمت الشركات حسابات أنظمة إدارة الموارد البشرية عبر الإنترنت.
وعندما ظهرت "السحابة" منذ عشرة أعوام مضت، استعارت هذه الأنظمة التكنولوجيا السحابية لتسهيل عملها من أي مكان، ومع تطور الهواتف الجوالة شاع ظهور تطبيقات إدارة الموارد البشرية الخاصة بالأجهزة المحمولة.
نخلص مما سبق أن نظام الموارد البشرية هو أحد فروع الأعمال التي كانت تدور مع التقنية كيفما دارت، فماذا يعني هذا النظام وفيم يُستخدم على وجه الدقة؟
ما هو نظام الموارد البشرية؟
نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS- Human Resources Management System) هو حل رقمي يجمع تحت مظلته العديد من العمليات لإنجاز المهام اليومية لإدارة الموارد البشرية، يضمن هذا النظام سهولة عمل هذا القطاع الحيوي إذ يساعد في أتمتة المهام الروتينية بأنواعها وتوفير الوقت وتخزين بيانات كل الموظفين بشكل منظم ثم إنشاء تقارير تستند إلى البيانات المخزنة.
يعمل هذا النوع من الحلول بمثابة مساعد رقمي لرفع عبء أداء المهام الشاقة عن المدراء ومسؤولي الموارد البشرية، ما يتيح لهم التركيز على الأعمال الاستراتيجية الأكثر أهمية وإلغاء الحاجة إلى الأوراق.
يتولى نظام الموارد البشرية مهاما عديدة مثل تتبع أوقات الحضور والانصراف، وإدارة كشوف المرتبات والإضافات، وحساب الإجازات والإبلاغ عنها وإدارة الأداء وعملية التوظيف وتتبع التدريب والكفاءات، كما يحرص على العمل ضمن قوانين الضرائب والتأمينات الاجتماعية ولوائح العمل الحكومية.
لا تقف مساحة عمل نظام إدارة الموارد البشرية عند هذا الحد، بل يتكامل مع أنظمة العمل الأخرى مثل المحاسبة والبنوك وإدارة الموارد، ما يعني سهولة الحصول على رؤى تستند إلى بيانات القوى العاملة.
ما هي فوائد نظام الموارد البشرية؟
عندما تجتمع كل بيانات القوى العاملة في مستودع مركزي واحد هو نظام إدارة الموارد البشرية يصبح مسؤولو الموارد البشرية أكثر إنتاجية وصناع القرار أكثر اطلاعا على البيانات، لا تقتصر فوائد نظام إدارة الموارد البشرية على ذلك فحسب، سنتعمق فيما يلي في المزيد من أهم هذه الفوائد:
- أفكار شاملة وعميقة:
في عصر البيانات الذي نعيشه أصبحت المعلومات الأصل رقم واحد في عملية صناعة القرار في أي شركة، يتميز نظام إدارة الموارد البشرية بقدرته على توفير أفكار قيمة شاملة وعميقة عن القوى العاملة، بحيث تستطيع الشركة اكتشاف فجوات المهارات ومقارنة الواقع باحتياجاتها المستقبلية، كما يساهم في التنبؤ بالمشكلات المحتملة، على سبيل المثال تشير استقالة الموظفين الأكفاء من أحد الأقسام بمعدل أعلى من الطبيعي إلى أنهم يعملون تحت قيادة مدير سئ.
- توفير الوقت والجهد:
تستغرق المهام الروتينية لمسئولي الموارد البشرية مثل الرد على الاستفسارات وتسجيل تقييمات الأداء ما يصل إلى 40% من وقت العمل أسبوعيا، بينما يوفر نظام إدارة الموارد البشرية قاعدة معرفية شاملة لكي يتمكن الموظفين من الحصول على إجابات للأسئلة الأكثر شيوعا ويؤتمت عملية تقييم الأداء.
يفسح ذلك الوقت أمام مسؤولي الموارد البشرية لتولي المهام الاستراتيجية التي تضيف قيمة حقيقية للعمل، ما يعني قدرة أعلى على مواجهة المنافسين.
من ناحية ثانية تحتاج بعض المهام إلى مستويات متعددة من الموافقة مثل طلبات الإجازة والتوظيف، يؤتمت نظام إدارة الموارد البشرية هذه المهام ويجعلها أكثر انسيابية بحيث يتم إخطار الأطراف المعنية عندما يحين دورهم للموافقة أو الرفض، يعني ذلك وقت إنجاز أقل إلى النصف وأخطاء في حدها الأدنى ودقةً أعلى.
- تكاليف أقل:
بدلا من الإنفاق السخي على شراء أجهزة حاسوب مركزية باهظة الثمن وتعيين موظفي تكنولوجيا المعلومات لتشغيل برامج الموارد البشرية التقليدية وصيانتها، لا يحتاج نظام إدارة الموارد البشرية الرقمي القائم على السحابة والذي يأتي في شكل تطبيق جوال إلى أجهزة ومساحة وموظفين للصيانة والدعم، يعني ذلك ترشيدا للنفقات وعددا أقل من الموظفين بالإضافة إلى زيادة رضا فريق الموارد البشرية نفسه على النظام الرقمي لإدارة القوى العاملة.
ما هي طبيعة وظائف نظام إدارة الموارد البشرية؟
من أجل الحصول على فهم واضح للوظائف الرئيسية التي يقوم بها نظام الموارد البشرية، نسلط الضوء فيما يلي على وظائفه الأكثر أهمية:- إدارة القوى العاملة: يوفر نظام إدارة الموارد البشرية بوابة مركزية تتضمن المعلومات التنظيمية عن القوى العاملة مثل الأقسام والمواقع والبيانات الشخصية الأساسية والعناوين.
- كشوف المرتبات: هي إحدى أهم وظائف النظام، حيث يتم حساب الإضافات والخصومات والضرائب الفردية وإصدار شيكات الرواتب دوريا، كما أنها تتكامل مع الحساب البنكي للشركة دون تعقيدات أو اتفاقيات.
- إدارة الأداء: يتتبع نظام إدارة الموارد البشرية أداء الموظفين وتقييمات المدراء والاجراءات التأديبية، ويمكن للشركة أن تصمم قواعد العمل والجداول الزمنية وسياسات الإجازات كما تشاء ثم تخزنها في النظام بحيث يتم معالجة بيانات الموظفين في ضوئها.
- تسجيل الحضور: يسجل نظام إدارة الموارد البشرية وقت الحضور والانصراف الخاص بكل موظف بحيث يسهل إعداد تقارير عن مدى التزام الموظفين باللوائح الداخلية لانضباط العمل بالشركة.
كيف تنجح في استخدام نظام الموارد البشرية؟
قبل شراء حل إدارة الموارد البشرية المناسب للشركة فكّر في الاعتبارات الآتية لكي تحقق أكبر درجة من الاستفادة من استخدام النظام:
- - التكامل مع تطبيقات الأعمال الأخرى: يتكون النظام البيئي الذي تعمل في ظله الشركات اليوم من تطبيقات عديدة مثل المحاسبة وإدارة الموارد، لذلك من الضروري أن يتكامل نظام الموارد البشرية مع هذه التطبيقات بسهولة للحصول على عمليات متسقة، ولكي لا تضطر إلى فتح حساب خاص للموظف أكثر من مرة.
- - حل شامل مدمج لكل الوظائف: كلما كان نظام الموارد البشرية نظاما شاملا لكل الوظائف المطلوبة مثل كشوف المرتبات وبيانات الموظفين وتقييم الأداء، كانت كلفته أكثر فعالية بدلا من شراء أكثر من نظام للحصول على جميع الوظائف.
- - أمان قوي: حماية بيانات الموظفين هي أولوية قصوى لأي شركة ليس فقط للحفاظ على الخصوصية والامتثال للقوانين لكن للحفاظ على ثقافة عمل إيجابية أيضا، لذلك من الضروري أن تكون ميزة الأمان ميزة أساسية في قائمة متطلبات نظام الموارد البشرية.
متى ينبغي استخدام نظام الموارد البشرية؟
توجد أسباب عديدة تدفع الشركات إلى استخدام نظام الموارد البشرية، على رأسها الحاجة إلى تخطيط أفضل للقوى العاملة مستقبلا، بالإضافة إلى مجموعة أخرى من الأسباب مثل تعيين مسؤول موارد بشرية جديد، أو التوسع بالنشاط في مناطق أكثر، أو شراء نظام محاسبة حديث، أو فشل الإدارة اليدوية للموارد البشرية، أو الاندماج مع كيان ثان أو الاستحواذ على كيان آخر، أو إعداد تقارير للنمو السريع.
إذن، تحتاج الإدارة الفعالة للموارد البشرية إلى أفضل حل لكي تعمل بكفاءة وأداءٍ عال، مع حلٍّ رقمي يُعدّ استثمارا يساعد في تعزيز إنتاجية الموظفين والاحتفاظ بالكفاءات بالإضافة إلى مساعدة فريق الموارد البشرية على التركيز في المهام الأعلى قيمة والحد من الأخطاء والمعلومات غير الدقيقة.
لتحصل على كل ذلك وأكثر من الميزات الفريدة، اكتشف كيف يساعد جسر لإدارة الموارد البشرية في تحسين تجربة الإدارة والمسؤولين وتجربة الموظفين أيضا!
اقراء مقال هام عن "
لماذا تحتاج إلى نظام لإدارة الموارد البشرية قبل نهاية العام؟"
