8 أخطاء عند إعداد مسيرة الرواتب مع حلول فعالة لها

إعداد مسيرة الرواتب مهمة شهرية معقدة في كل إدارة الموارد البشرية، و تعتمد بشكل كبير على مدير الموارد البشرية وقد يتدخل في إجراءها مدير أو مسؤول المالية. في هذه التدوينة نشارككم أكثر أخطاء شائعة في إعداد مسيرات الرواتب، وحلول مقترحة لتجنب هذه الأخطاء.

جدول المحتويات:

• لماذا نقع في أخطاء عند إعداد مسيرات الرواتب؟
• أخطاء شائعة عند إعداد مسيرة الرواتب
• كيف يمكن تجنب هذه الأخطاء عند إعداد مسيرة الرواتب؟

لماذا نقع في أخطاء عند إعداد مسيرات الرواتب؟

تعقيد مهمة إعداد مسير الرواتب ينبع من عدد من العوامل، أهمها: التغييرات المستمرة لبنود مسير الرواتب، والتي لا يمكن أن تثبت على حالة واحدة في البنود المصروفات والعمل الإضافي وتأثرها بالحضور والانصراف، وإجازات الموظفين المدفوعة وغير المدفوعة، والفروقات في طريقة معالجة رواتبهم، والتي تخضع لأنظمة وقوانين تتغير أحياناً، يجعل هذه المهمة من أصعب المهمات التي يصرف عليها مسؤولي الموارد البشرية وقتاً طويلاً نهاية كل شهر. 

أخطاء شائعة عند إعداد مسيرة الرواتب

تفويت موعد تقديم مسيرة الرواتب 

من  الأخطاء المتكررة في حالة العمل على مسير رواتب يدوي: التأخير في إنجاز وتقديم مسيرة الرواتب بسبب التأخر في التحضير، والأخطاء والمشاكل التي تحدث أثناء إعداده، أيضا البطء في الحصول على الاعتماد والموافقات من المسؤولين، وبالتالي التأخر في تسليمه واعتماده من البنك، خصوصاً في حالة توافق أو تعارض مع إجازات رسمية أو أسبوعية

أخطاء في تصنيف الموظفين

تحدث أحياناً مشاكل في تصنيف الموظفين، وبالتالي فئة المرتبات التي يقعون تحتها، فمثلاً قد يكون أحد الموظفين موظفاً متعاقداً ويتم تصنيفه بالخطأ ضمن مجموعة الموظفين الرسميين، فتحدث أخطاء في دفع رواتب أعلى من المحددة أو تخفيض رواتب والتسبب في مشاكل قانونية.

خصومات التأمينات الاجتماعية والجهات الحكومية

تخضع بعض المرتبات لخصومات شهرية أو استثنائية، ويحتاج المسؤول عن مسيرات الرواتب جمعها والتأكد منها، تستقطع المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية مثلاً ما نسبته 18٪ من راتب كل موظف سعودي في القطاع الخاص، تساهم الشركة ب 9٪ منها، ويساهم هو ب 9٪ منها، وحسابها يتطلب ضم الموظف وتسجيله بشكل رسمي، يكون التأخير في إضافة الموظف في سجلات الشركة مشكلة في حسابات التأمينات الخاصة به.

أيضاً يخضع الموظف السعودي لاقتطاع 2٪ عن الأخطارالمهنية و1٪ منها تدفعه المنشأة أو الشركة لهذه الحماية، ويقتطع نظام ساند 2٪ للحماية من التعطل عن العمل، كلها نسب يجب خصمها وحسابها بشكل دقيق عن كل راتب.

أخطاء في القيود المحاسبية

يحتاج كل مسؤول في المالية إلى إدخال قيود محاسبية دقيقة عن الرواتب بشكل شهري، لكن هذاه القيود تخضع لإضافات مختلفة، وهي بطبيعتها متغيرة، وتضم مصروفات وسلف وزيادات وغيرها، يحتاج المسؤول في المالية إلى إعدادها كل شهر. وبناء على أن مصادر هذه البيانات مختلفة، فمن الطبيعي أن تحدث أحياناً بعض الأخطاء في القيود تؤثر وتنعكس على الميزانية بشكل مضاعف، لأن أي تقليل غير دقيق في المصروفات يزيد بالطبع من المستحقات الضريبية على الشركة، ويحرم الشركة من دفع المبلغ العادل كضريبة مستحقة.

مخصصات العمل الإضافي

الخطأ في حساب ساعات العمل الإضافي هو أحد الأخطاء الشائعة في إعداد وتحضير مسيرة الرواتب، ساعة العمل الإضافي تختلف عن ساعة العمل العادي، ففي البند رقم 1 من المادة 107 نص نظام العمل السعودي على أنه: "يجب على صاحب العمل أن يدفع للعامل أجراً إضافيّاً عن ساعات العمل الإضافية، يوازي أجر الساعة مضافاً إليه 50% من أجره الأساسي".

مشاكل في إدخال البيانات الكاملة

معلومات الموظفين المرتبطة بالرواتب والتي من أبرزها الحضور والغياب، والعمل الإضافي والسلف وغيرها، تلعب دوراً كبيرا في تحديد قيمة مسير الرواتب ودقة المعلومات فيه، فمثلاً قد تحدث أخطاء في نقل البيانات الكاملة والدقيقة في الحضور والغياب، وبالتالي تحدث خصومات غير مستحقة، أو تحدث زيادات لم تكن كذلك.

السلف والرواتب المقدمة

يحصل بعض الموظفين على سلف نقدية أو رواتب مقدمة تحتاج حسابات دقيقة آخر كل شهر، بحيث يتم خصم المستحقات الشهرية مع الحفاظ على النسبة التي تحددها الأنظمة للاقتطاع الشهري فيما يخص الراتب، فمثلاً وزارة العمل والتنمية الاجتماعية تخالف المنشأة في حال استقطاع أكثر من 50% من الراتب الأساسي للعامل والمسجل في التأمينات الاجتماعية، أو الزيادة بنسبة 20% على الراتب المسجل لدى التأمينات الإجتماعية، كما تحتسب مخالفة ضد المنشأة في حال كان الراتب الأساسي لا يساوي الراتب المسجل في التأمينات.

مشاكل في سرية المعلومات

من أبرز المشكلات التي تواجه مسير الرواتب التقليدي هو صعوبة المحافظة عل سرية المعلومات في ظل المدخلات الكبيرة، وفي ظل تعدد المشاركين في إعداده من قسم الموارد البشرية ومن قسم المالية، وتعتبر البيانات المتعلقة بالرواتب من ضمن أكثر البيانات حساسية وتأثيراً، وبالعمل اليدوي على مسير الرواتب يمكن أن يكون الحفاظ على سريتها أمراً صعباً جداً.

كيف يمكن تجنب هذه الأخطاء عند إعداد مسيرة الرواتب؟

إنجاز مسيرة الرواتب دون أي مشاكل أو أخطاء و في الوقت المحدد في كل شهر يُعد أمراً بالغَ الأهمية لأي شركة أو مؤسسة، ويؤثر في جوانب مختلفة، منها: تجربة الموظف، بيئة العمل، وحتى الإيردات. وأفضل طريقة لضمان الدقة: هي تجنب المشاكل المتكررة التي تسببها الأخطاء البشرية. في النقاط التالية نشارك معكم حلولاً مقترحة تساعد في تقليل هذه الأخطاء:

استخدم نظام يدعم مسير الرواتب

مع أنظمة الموارد البشرية، تتوفر لكل شركة: الأتمتة والتكامل بين مسير الرواتب وبين البيانات الأساسية، مثل سجلات الحضور والانصراف، والعمل الإضافي، والمصروفات وغيرها، وتحتفظ هذه الأنظمة بقاعدة بيانات كاملة تساعد في تسريع الإنجاز وتقليل الأخطاء.

مسير رواتب برنامج جسر، اطلب العرض التوضيحي المجاني الآن لتعرف عنه أكثر

تأكد من توافر البيانات التي تحتاجها

يحتاج مسير الرواتب بيانات من مصادر متعددة وجداول متابعة وحسابات مختلفة، تحتاج في كثير من الأحوال تحديد طريقة عمل شهرية للتأكد من دقة وصحة البيانات التي تؤثر على دقة العمل، ويعدها المسؤول عن مسيرات الرواتب.

مكِّن  الموظفين

إشراك الموظفين في إنجاح عمل مسير الرواتب يمكن من خلال تقديم أدوات تساعدهم في رفع بياناتهم بأنفسهم وتحديثها، ومن خلال تقديم نظام متابعة تسجيل الحضور و الإنصراف وإدارة المناوبات وغيرها، وتمكين الموظفين للمساعدة في إنجاز مسير الرواتب  يتطلب تقديم تجربة رقمية متكاملة لهم.

قد يهمك: 10 أخطاء شائعة في برامج تقدير الموظفين

زد من الأمان المتعلق بمسيرة الرواتب

العمل على  مسير رواتب يدوي يعرض شركتك لكثير من المخاطر المتعلقة بالتزوير أو التلاعب وفقدان البيانات والأخطاء المُكلفة جداً. زد من أمان إجراءات مسيرة الرواتب، وامنع شركتك من المخاطر المتعلقة به من خلال نظام سحابي، مزود بخيارات أمان عالية واستضافة محلية لبياناتك، ويرتبط بالبرامج المحاسبية التي تعمل عليها.

في الختام، إعداد مسيرة رواتب لجميع موظيفك قد تكون مهمة شاقة ولكن مع وجود برامج الموراد البشرية التي تؤتمت المهام فيمكنك تجاوز العديد من الصعوبات واكمال مهام الموارد البشرية بكل سهولة وسلاسة.