تطبيق نموذج ديفيد أورليش على أقسام الموارد البشرية
ولنستطيع تطبيق نموذج ديفيد أورليش على شكل أقسام للإتش آر نحتاج التفكير في عدة نقاط:
- بناء الاستراتيجية المتوافقة مع استراتيجية المنظمة بحيث نستطيع تحديد التوجه الاستراتيجي للموارد بشرية وأهمية صياغتها بالشكل الصحيح الذي يضمن لاحقًا تحديد الأهداف والأنشطة التي سنقدمها للمنظمة لإنجاح هذه الاستراتيجية
- وضع الأهداف الرئيسية التي سنقوم بها لتحقيق هذه الاستراتيجية من خلال تحديد أهداف ذكية (محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، منطقية، مرتبطة بزمن) لتحديد إطار عام تقريبي لكل قسم نريد بناءه داخل المنظمة مثل: توظيف عدد 50 موظف مبيعات خلال سنة 2024
- تحديد الأنشطة التي سنقوم بها لتحقيق هذا الهدف وما بعد هذا الهدف، ولنستطيع تحقيق الهدف نحتاج:
- موظف توظيف
- موظف عمليات موارد بشرية ليدير هذا العدد ويحافظ على تقديم خدمات مميزة لهم
- قسم للتدريب والتطوير لضمان تحقيق
- موظف للعلاقات الحكومية ليدير تسجيل الموظف في المنصات والجهات الحكومية ذات العلاقة
- صرف رواتب هؤلاء الموظفين
- من يهتم بصياغة السياسات والإجراءات التي تضمن علاقة طويلة الأمد مع المنظمة
- تجميع الأنشطة المتشابهة ومن الممكن أن نقيس حجم العمل المتوقع إن كان كبيرًا فهنا نستطيع فصل التجميعات هذه إلى وحدات تنظيمية سيتم تسميتها لاحقًا أقسام أو وحدات حسب حجم المنظمة وعدد موظفيها
- تحديد العلاقات والمسؤوليات وهل نحتاج إلى زيادة الفريق التنفيذي للمهام (الموظفين أو الأخصائيين)، وهل نحتاج إلى إضافة وظائف إشرافية لمجموعة الموظفين الذين يتجاوزون 3-5 موظفين حسب حجم الأعمال المكلفين بها
قبل إنشاء أقسام إدارة الموارد البشرية
نعرج هنا على ملاحظة مهمة وهي أن العدد في كل مرحلة لا بد أن يكون في الحسبان فمن الخاطئ أن ننشئ قسم وعدد موظفين كبير لشركة صغيرة وناشئة، ومن غير المعقول أن يتم بناء شركة كبيرة وبها عدد موظفين كثير ومن ثم يتم إدارة الموارد البشرية من قسم صغير وعدد محدود من الموظفين.
اختلف الباحثون في العدد المقبول لموظفي الموارد البشرية بدوام كامل في المنظمة ولكن العديد من الأبحاث اتفقت على أن العدد المناسب لأداء خدمة ممتازة هي 1.5 موظف موارد بشرية لكل 100 موظف في المنظمة، وكل ما ارتفع الاستفادة من التقنية الحديثة بشكل أكبر يتغير هذا المعدل.
ولا ننس أن نضع في الحسبان حجم المنظمة وقدرتها المالية وموقعها في دورة حياة المنظمة (هل هي شركة حديثة الولادة، أم في مرحلة النمو، أم في مرحلة الاستقرار، أم في مرحلة التدهور و تصحيح الأوضاع أو الوصول للنهاية) ولكل مرحلة استراتيجية إما توسعية أو انكماشية لنستطيع أن نحافظ على استقرار المنظمة:
- مرحلة الحداثة والولادة: لا نحتاج إلى عدد كبير يقود الإدارات، قد نحتاج إلى موظفين بمهارات متعددة وقدرة على عمل أكثر من مهمة واحدة بمختلف التخصصات في آن واحد
- مرحلة النمو: نحتاج إلى تنظيم أكثر وتوزيع مهام أكثر وزيادة عدد الموظفين لنستطيع المحافظة على هذا النمو وهنا تظهر التخصصية والاهتمام بتقسيم الوحدات التنظيمية لتعطي تركيزًا وجودة عمل أكبر
- مرحلة الاستقرار: عادة لا نحتاج إلى تغييرات عدة ولكن من المهم أن يكون هيكلنا مستقرًا لضمان استبقاء جودة الخدمات
- مرحلة الانحدار: من المهم أن نقوم بالانكماش الحذر والذي نقوم فيه بتقليص أعداد الموظفين والأقسام والأدوار لنعود إلى المرحلة الأولى لنستطيع التقاط أنفاسنا ومن ثم العودة إلى النمو وهذا هو المطلوب من خلال تصحيح الأوضاع. وفي هذه الحالة إذا وجدنا أن المنظمة بدأت في التعافي نستطيع تدريجيًا العودة للتوسع الحذر والمقنن، وفي حالة لم تتعاف المنظمة لا قدر الله هنا سنضطر إلى الإغلاق وفي هذه المرحلة لا بد من وجود موظف موارد بشرية إلى النهاية على الأقل ليستطيع إغلاق ملفات حقوق الموظفين وإدارة الوضع الخاص بالموظفين وقيادته لبر الأمان تفاديًا للدخول في أي إشكاليات قانونية
أقسام الموارد البشرية التي ينبغي أن توجد في أي منظمة
وهنا نستطيع القول بأن هناك أقسام محددة لتخصص الموارد البشرية دائمة الوجود في المنظمات، يمكن اعتبارها مسميات وظائف الموارد البشرية، ونستطيع اعتبارها أيضا الممارسة المثالية التي تساعد المنظمة في النجاح من خلال إدارة الموارد البشرية وتظهر هذه الأشكال بالهيكل التنظيمي أدناه:
أولًا: قسم التوظيف
يعد أحد أهم أقسام الموارد البشرية وقيمته جدًا عالية في كل منظمة إذ يُعنى باستقطاب الكفاءات والمواهب التي تساهم بتحقيق أهداف المنظمة، وكلما ارتفعت جودة عمليات الاستقطاب كانت مساهمة الموظفين في تحقيق الاستراتيجيات أعلى وأكبر، وكلما قلت الجودة كانت هناك تحديات كبيرة في تحقيق الاستراتيجية.
كذلك يُعنى قسم التوظيف ببناء خطة احتياجات القوى العاملة للشركة بناء على الخطة الاستراتيجية ويقوم بتحديد أولويات العمل بالإضافة إلى استراتيجية التوظيف والاستقطاب التي من شأنها أن تقوم بدعم الشركة بتوفير المواهب والكفاءات التي ستحقق كل ما تم التخطيط من أجله.
ولنفهم أكثر هذا القسم نحتاح إلى التفريق بين الاستقطاب والتوظيف:
- الاستقطاب: التوجه واستهداف المواهب في السوق بشكل عام والوصول إليهم وتقديم عروضنا لهم لاستقطابه ، وقد يكون هذا المرشح لا يبحث في الأصل عن عمل ولكن بناء على دراستنا للحاجة وجدنا أن إمكاناته وقدراته مناسبة لمرحلتنا الاستراتيجية
- التوظيف: العمليات الاعتيادية للإعلان عن الوظيفة واستقبال السير الذاتية وفرز المرشحين ومقابلتهم لاختيار المواهب المناسبة وقد تأخذ هذه العمليات فترة أطول من الاستقطاب
مسؤوليات قسم التوظيف
يوجد عدة مسؤوليات ومهام للموارد البشرية لا بد من وجودها لدى هذا القسم المتخصص وهي على النحو التالي:
- تحديد الاحتياجات الوظيفية ومتطلبات الوظيفة وبناء الخطة الخاصة بعملية التوظيف
- البحث وتحديد المصادر المناسب في استقطاب المواهب وبناء المصادر الأساسية لتوفير مرشحين أكفاء مناسبين للمنظمة
- فهم كيفية الإعلان عن الوظيفية وما هي أماكن استهداف المرشحين المناسبين للقدرة على استهداف أكبر عدد من المواهب
- استقبال وفرز السير الذاتية وفرز المرشحين للوصول إلى عدد أقل من الممكن التعامل معه وإدارته، وعمل الاختبارات اللازمة والمقابلات الأولية للاختيار المبدئي للمرشحين
- إدارة مسار عملية التوظيف من خلال إدارة المراحل الخاصة بالتوظيف والتي تشمل:
- خطة التوظيف
- الإعلان عن الوظيفة
- استقبال السير الذاتية
- الفرز الأولي للسير الذاتية
- المقابلات والاختبارات
- الفرز الثاني للسير
- المقابلات النهائية
- الاختيار
- التعيين
- عرض العمل
- تهيئة الموظف الجديد
- إدارة المقابلات وتنسيقها وإدارة الاعتذارات لمن لم يحالفهم الحظ
- اختيار القائمة المختصرة والتي تشمل عدد محدود من المرشحين الذين تم اختيارهم بشكل نهائي كقائمة لها أولوياتها
- تقديم عروض العمل للمرشحين وتعيينهم
- استقبال وتهيئة الموظف الجديد من خلال برنامج Onboarding أو ما يسمى بتهيئة الموظف الجديد من خلال عدة مراحل يحتاج فيها الموظف إلى دخول أجواء العمل بشكل أسرع
ثانيًا: قسم عمليات الموارد البشرية
يعد أحد أهم أقسام الموارد البشرية للمنظمة حيث يدير كل ما يتعلق بالموظف من بعد دخوله من مسار التوظيف والتهيئة كموظف جديد إلى موظف طبيعي، يقوم هذا القسم بإدارة كل ما يتعلق بالموظف من بيانات وملفات ومستندات وحضور وانصراف، بالإضافة إلى كل متطلباته الخاصة بالإجازات والخطابات المساندة له مع البنوك وغيرها.
مسؤوليات قسم عمليات الموارد البشرية
لهذا القسم عدة مهام من المهم القيام بها بجودة عالية والاهتمام بتحسين هذه العمليات فهي تعد بمثابة خدمات للعملاء الداخليين بالمنظمة، ومدى جودة وسرعة الخدمات وقدرتنا على التحسين فيها تجعل الموظفين مهتمين بالاستمرارية بالعمل لدى هذه المنظمة، بل وتخلق ولاء عالي للمنظمة. وهذه المهام هي على النحو التالي:
- بناء قاعدة بيانات الموظفين وتسجيل كل المعلومات الخاصة بهم من أجل إدارة أعمالهم بكل أفضل
- إدارة الحضور والانصراف وبياناتها للموظفين من خلال التعاون مع الأقسام المعنية والاهتمام بتطبيق السياسات والإجراءات الخاصة بذلك
- إدارة الإجازات وتسهيل إجراءات الموظفين المرتبطة بالإجازات بشكل كامل وإدارة أرصدتهم وكل متطلبات هذه العملية
- إدارة الانتدابات والتكاليف الخارجية سواء داخل البلد أو خارج البلد (دولي) وذلك من خلال السياسة المعتمدة داخليًا وإدارة جميع العمليات المرتبطة بها
- إدارة ملف الجزاءات والعقوبات إن وجدت وبناء علاقة قوية مع الإدارة القانونية فيما يتعلق بذلك وضمان تقديم جودة عمل عالية تضمن حق الطرفين بكل عدالة
- إدارة علاقات الموظفين وفتح قنوات الشكاوى والتواصل لمساعدة الموظفين لحل مشاكلهم، وقد يتداخل هنا العمل مع إدارة التطوير التنظيمي
- إدارة الوثائق والمستندات الخاصة بالموظفين وإدارة جميع الملفات ذات العلاقة بالموظف والتي لها تأثير كبير على حياته العملية
- إدارة الخدمات الصحية والتأمينية للموظف من خلال إصدار التأمين الطبي أو تقديم الخدمات الطبية للموظفين بشكل عام
ثالثًا: قسم التطوير التنظيمي
من أحدث أقسام الموارد البشرية التي استحدثت خلال السنوات الماضية والتي تهتم بشكل كبير ببناء منظومة إدارية مميزة وقوية للمنظمة من خلال حوكمة أعمال إدارة الموارد البشرية وضمان بناء الأسس الصحيحة لجميع النظم والسياسات والإجراءات الخاصة بحوكمة الأعمال وضمان وجود كافة الأنظمة المتقدمة لإنجاح العمل في المنظمة وتشمل عدة جوانب سنذكرها في المهام.
أيضاً يأخذ هذا القسم على عاتقه الاهتمام ببيئة العمل والاهتمام برفع مستوى ولاء ومشاركة الموظفين وتحسين رضاهم عن البيئة التي يعملون بها، بالإضافة إلى بناء تجربة مميزة للموظف ومساعدته بشكل كبير لأن يكون ناجحًا في عمله وفي حياته الشخصية.
قد يندرج في بعض الأحيان قسم إدارة الأداء والتدريب والتطوير تحت مظلة التطوير التنظيمي وقد يستقل على حسب حجم واستراتيجية المنظمة، وقد ضمناه في هذا المقال ليشمل عملية التطوير الشاملة التي تضم إدارة الأداء والتدريب والتطوير بشكل عام.
مسؤوليات ووظائف الموارد البشرية في قسم التطوير التنظيمي
- المساعدة على بناء استراتيجية الموارد البشرية ووضع الأهداف ومؤشرات الأداء الخاصة بالإدارة
- بناء النظم والسياسات والإجراءات الخاصة بالموارد البشرية، بالإضافة إلى بناء الهياكل التنظيمية وتنظيم العلاقات داخل الإدارة وخارجها
- بناء هياكل الأجور والتعويضات والمزيا وصياغتها بشكل يتوافق مع متطلبات واستراتيجية المنظمة
- بناء نظام إدارة أداء الموظفين وعمل الإسقاط في الأهداف ومساعدة مدراء الإدارات في الشركة لصياغة أهداف الموظفين ومؤشرات أدائهم وضمان تطبيق منهجيات إدارة الأداء بالشكل الصحيح
- الاهتمام برفع مستوى الرضا والولاء الوظيفي وضمان مشاركة الموظفين في تحقيق استراتيجيات المنظمة، بالإضافة إلى تطوير بيئة العمل وإدارة استطلاعات رأي الموظفين وتحسين كل هذه الجوانب
- إدارة برامج التدريب والتطوير وبناء منظومة التدريب والتطوير من خلال تحليل الفجوات وتحديد الاحتياجات التدريبية وبناء منظمومة تدريب تحقق أهداف المنظمة استراتيجيًا
- بناء وصياغة وتطبيق المبادارت الداخلية والتواصل الداخلي مع الموظفين، وبناء الفعاليات التي تساهم بشكل كبير في تحسين بيئة العمل وضمان استقرار المنظمة داخليًا
- بناء وتطوير المنظومة التقنية للموارد البشرية بالتعاون مع قسم عمليات الموارد البشرية والأقسام الأخرى لضمان تطبيق التقنيات التي تساهم في تحسين العمل وتقديم جودة مميزة من الخدمات
رابعًا: قسم المزايا والتعويضات
يُعنى القسم بإدارة وتحديد وتنظيم وصرف مستحقات الموظفين من رواتب وتعويضات واستحقاقات أخرى، كذلك بناء منظومة المزايا والتعويضات سواء كانت مالية أو غير مالية والتي سيتم صرفها للموظفين، وضمان تطبيق هذه المنظومة بشكلها الصحيح الذي يعود بالنفع على المنظمة.
مسؤوليات قسم المزايا والتعويضات
ولهذا القسم من أقسام الموارد البشرية عدة مهام أساسية على النحو التالي:
- المشاركة بشكل أساسي مع الإدارات المعنية في بناء وصياغة فلسفة واستراتيجية المزايا والتعويضات
- المشاركة في بناء هيكل الأجور وضمان ارتباطه الصحيح بتوجهات الشركة الاستراتيجية
- إدارة صرف الرواتب الشهرية للموظفين وضمان جودة البيانات والمخرجات تفاديًا لأي إشكاليات من الممكن أن تواجه الموظف بسبب هذا الجانب
- إعداد الوثائق والمستندات والتقارير الخاصة بالأجور وتوابعها من بدلات ومزايا وتقديم التوصيات اللازمة لإدارتها وتحسينها وضبطها بشكل كامل
- متابعة وحفظ سجلات الأجور والمزايا والمكافآت التي تم صرفها للموظفين وضمان حفظ حقوقهم
- إدارة وصرف كل مستحقات الموظفين المتعلقة بإجازاتهم، أو نهاية خدمتهم والمساهمة في تطوير هذا الجانب بشكل كبير
خامسًا: قسم العلاقات الحكومية
يربط هذا القسم من أقسام الموارد البشرية كل ما يتعلق بالموظفين مع الجهات والوزارات والمواقع الحكومية ذات العلاقة، وحاليًا مع تطور الخدمات التقنية الحكومية ووصولنا لمرحلة يتم التعامل فيها مع منصات حكومية متعددة أصبح لزامًا على مسؤول العلاقات الحكومية أن يكون ملمًا بكيفية التعامل التقني مع هذه المنصات والتعامل مع تحدياتها.
تشمل هذه المنصات خدمات مقدمة للموظف والمنظمة في إدارة العلاقة التعاقدية، وأيضا في تقديم الخدمات التأمينية الاجتماعية والصحية، بالإضافة إلى توفير متطلبات الجهات الحكومية فيما يتعلق بالتوطين وخلافه من مستندات ووثائق حكومية مطلوبة وتطبيق الأنظمة والقرارات الحكومية ذات العلاقة مثل قرارات توطين المهن وغيرها من القرارات المتعلقة بتوظيف الإناث وذوي الاحتياجات الخاصة وغيرها.
مسؤوليات قسم العلاقات الحكومية
وأهم مهام الموارد البشرية المنوطة بهذا القسم على النحو التالي:
- تسجيل الشركة وتحديث بياناتها في كل المنصات الحكومية ذات العلاقة وضمان تسجيل الشركة في هذه المنصات، والاهتمام بتسجيل وتوثيق الشركة في هذه الجهات حتى لو لم تتوافر لديهم منصة تقنية
- الاهتمام بإدارة السجلات والحسابات الخاصة بالمنصات الحكومية وكل ما يتعلق بالموظفين والاهتمام بضمان سير العمل وإدارة المواعيد الخاصة بكل ما يرتبط بهذه المنصات
- تسجيل الموظفين في المنصات الحكومية ذات العلاقة وإدارة عقد الموظف وضمان تسجيله بكل المواقع مثل التأمينات الاجتماعية وغيرها
- عمل التقارير الخاصة بكل المتطلبات والقرارات الحكومية وإدارة المشاريع المتعلقة بخطط زمنية محددة وضمان تطبيق المنظمة لهذه المتطلبات تفاديًا لأي إشكاليات قانونية
- التأكد وبشكل شهري من كل ما يتعلق بمتطلبات الجهات ومتابعة كل التحديثات لدى الجهات الحكومية وإبلاغها للمنظمة بشكل دوري وضمان تطبيقها والتعامل معها من قبل الإدارات المعنية كل فيما يخصه
ختامًا، إن العمل الذي تقوم به إدارة الموارد البشرية عمل جوهري واستراتيجي ومشاركة فعالة في تحقيق احتياجات المنظمة من المواهب استراتيجيًا وضمان استمراريتهم وأدائهم بالشكل المطلوب لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، بالإضافة إلى تحقيق كل الأهداف المتعلقة باستقرار بيئة العمل والموظفين بشكل خاص وضمان سير علاقة الموظفين مع المنظمة بسلاسة.
ولكي نحقق ذلك لابد من أن ننظر إلى أقسام الموارد البشرية والإدارة كلها كشريك أساسي للنجاح ونمكنه من تقديم كل ما لديه ونزيل عنه الحواجز التي تعيقه عن تحقيق هذه الأهداف العظيمة التي تم ذكرها في هذا المقال ولنكون دائماً محققين لاستراتيجياتنا من خلال المورد الأقوى وهو المورد البشري.