حلول الموارد البشرية: معضلة القيمة مقابل التكلفة

ما بين حلول الموارد البشرية الجاهزة، منخفضة التكلفة، التي يمكنك الاشتراك فيها ببساطة شديدة، وبين تلك الحلول الكبرى المعروفة عالميًا، والتي تُمثّل قيمتها موازنةً ضخمةً، وفيما بينهما النظم الطموحة الناشئة الموجودة داخل الأسواق المحلية، يقع صانع قرار الشراء في حيرة أحيانًا، وربما يتساءل! ماذا يعني امتلاكك نظام لإدارة الموارد البشرية؟ هل هو مجرد تنظيم لمهام يقوم بها موظفون أنت بالفعل تدفع رواتبهم لأجلها؟ هل يستحق نظام للموارد البشرية أن تتكبد المنشآت تكلفة مالية كبيرة لأجله؟

سنكتشف الإجابة عن معضلة القيمة مقابل التكلفة لحلول الموارد البشرية في هذا المقال.

جدول محتوى المقال:

• سؤال الأزمات: ما الذي يمكن الاستغناء عنه؟
• ماذا يعني امتلاكك نظام للموارد البشرية
• ترجمة مزايا حلول الموارد البشرية إلى أرقام
• تهيئة تحليل التكلفة والفوائد لصانع القرار
• الخلاصة

سؤال الأزمات: ما الذي يمكن الاستغناء عنه؟

دعونا نستحضر أولًا سؤال الأزمات الشهير؟ ماذا نفعل لتجاوز الأزمة؟ نقلل تكلفة الأجور بتسريح العمالة الفائضة وربما تقليل المزايا والبدلات! إذا كانت هذه إجابتك البديهية فالمشكلة كامنة بالأساس لدى صانع القرار، وعليه أن يشرع في معالجتها دون انتظار لحدوث أزمة.

ما الذي يتسبب في مشكلة وجود عمالة فائضة؟ قرارات توظيف خاطئة، عمالة غير كفوءة، ضعف إدارة أداء العاملين، سوء إدارة وقت العمل وغيرها، كل هذه الاحتمالات تشير بالضرورة إلى عدم امتلاكك لنظام جيد لإدارة الموارد البشرية.

بالتأكيد لن تكون حلول الموارد البشرية منخفضة التكلفة الجاهزة وغير القابلة للتعديل والمواءمة مع احتياجاتك خيارًا جيدًا إذا كان لديك عدد كبير من العاملين، وسياسات مخصصة لإدارة الموارد البشرية، وبالتأكيد ستكون لديك مخاوف بشأن أمنك المعلوماتي، وسيكون اختيار نظام محلي طموح ورائد خيارًا مثاليًا إذا كان بمقدورك الوثوق في نجاح التطبيق عبر منشآت شبيهة وتنتمي للمعطيات المحلية نفسها التي تتعامل معها.

ماذا يعني امتلاكك أحد حلول الموارد البشرية

لست متأكدًا تمامًا؟ لنكتشف مُجددًا ماذا يعني امتلاكك نظامًا لإدارة الموارد البشرية:

رفع مستوى الكفاءة

تعمل الأتمتة في حلول الموارد البشرية على تقليل الاعتماد على النسخة المطبوعة من البيانات والمعلومات المتعلقة بتفاصيل الموظف، وتُسهّل توفير الوقت والموارد عن طريق استخدام التطبيقات/النماذج عبر الإنترنت التي تم إنشاؤها في واجهة سهلة الاستخدام. 

يؤدّي ذلك إلى رفع الكفاءة العامة لقسم الموارد البشرية وقد يركز متخصصو الموارد البشرية بشكل أكبر على اتخاذ القرارات الإستراتيجية والوظائف التطويرية للموارد البشرية.

بعبارات أخرى: يعني ذلك توفير كثير من الوقت والجهد المُهدر خلال الإجراءات اليدوية للمعاملات، وتوفير مساحات كبيرة لتخزين المستندات، وتقليص تكاليف الأوراق وأحبار الطباعة، والأهم من ذلك هو تكلفة الوقت. وسيكون لدى فريق الموارد البشرية وقت أكبر كذلك للاهتمام بتحسين سياسات العمل وإدارة ومراقبة الأداء بشكل أفضل، والقدرة على اتخاذ قرارات بدقة أكبر.

مع تطبيق نظام للموارد البشرية في المنشأة، يتوسع دور الموارد البشرية من مجرد منظومة خدمية داعمة ويتحول إلى شريك استراتيجي، حيث يصبح ممكنًا أن تعمل الموارد البشرية بما يتماشى مع استراتيجية الشركة وتسهم استراتيجيًا في تحقيق أهداف العمل من خلال الإدارة الفعالة للموارد البشرية وتنفيذ أفضل ممارسات/تدخلات الموارد البشرية لتحسين أداء الموظفين.

سهولة الحصول على المعلومات

لن يكون عليك الانتظار لوقت طويل حتى تحصل على تقارير مهمة ومفيدة، سيكون الأمر أسهل من خلال توافر معلومات منظمة بشكل جيد، وقابلة للتحليل بسهولة أكبر، كما ستكون لديك غالبًا لوحة معلومات dashboard آنية تمنحك أرقامًا ورسومًا بيانية فورية ودقيقة. وستشعر كذلك بوجود قدر أكبر من الشفافية خلال تعاملك مع إدارة الموارد البشرية، حيث لا يوجد مجال لإخفاء الحقائق.

أكثر انضباطًا

حين يكون لديك نظام دقيق لمتابعة الحضور والانصراف، وكذلك تقييم الأداء بشكل منهجي لا يتيح مساحة كبيرة للانحيازات الشخصية، فأنت تكون أكثر اطمئنانًا على القيمة التي يُضيفها كل موظفٍ لديك، وكذلك تكون مُستعِدًّا لاتخاذ قراراتٍ صائبةٍ بشأن استبقاء أو تسريح الموظفين لديك بناءً على أدائهم وانضباطهم في العمل، وتكون لديك ضمانة حقيقية لعدم الاحتفاظ بيد عاملة فائضة عن الحاجة وغير منتجة، وكذلك تكون لديك رؤية واضحة لمن ينبغي عليك الاحتفاظ بهم و تطويرهم.

أكثر شفافية.. أكثر رضا

في عالم الإدارة الورقية، يتعامل الموظف العادي مع سياسات الموارد البشرية باعتبارها أجندة غامضة من البروتوكولات، ما يدفع أحيانًا بعض الموظفين للمجادلة والسعي للحصول على استثناءات، حين يكون كل شيء معلنًا بوضوح عبر نظام الخدمة الذاتية للموظف، يكون الموظف أكثر اطمئنانًا على تحقق المساواة، وكذلك يمكنه الحصول على إجابات عن أسئلة متكررة تستهلك كثيرًا من وقت وجهدِ فريق الموارد البشرية.

ترجمة مزايا حلول الموارد البشرية إلى أرقام

يتضمن تقييم تكاليف الموارد البشرية حساب العائد على الاستثمار (ROI) في رأس المال البشري، والذي يشمل بشكل عام تقييم الفوائد أو النتائج الإيجابية وكذلك التكاليف أو النتائج السلبية للمبادرات/الممارسات التي تقودها الموارد البشرية. 

يمكن إجراء تقييم تكاليف وفوائد حلول إدارة الموارد البشرية عبر آليات مختلفة:

تقدير الفوائد والتكاليف خلال فترات زمنية متعددة

يتضمن هذا بشكل أساسي مقارنة تكاليف وفوائد حلول الموارد البشرية في فترات مختلفة أو قياس تكاليف وفوائد البرامج المختلفة التي يتمّ تنفيذُها في مواقيت مختلفة. ويلعب هذا دورًا حاسمًا أثناء عملية صنع السياسات. قد يهمك الاطلاع على تأثير أنظمة الموارد البشرية في قطاع التجزئة.

حساب قيمة الفوائد غير المباشرة

الفوائد غير المباشرة هي الفوائد الثانوية. يساعد هذا الإجراء في استيعاب تأثير عوامل متعددة على احتمالات نجاح مشاريع نظام إدارة الموارد البشرية. ومن خلال تقدير حجم التأثير، يمكن إجراء تقييم أفضل لعملية التخطيط. 

طُرق تقدير قيمة المنافع غير المباشرة

يتضمن حساب متوسط ​​مساهمات الموظف Average Employee Contribution (AEC) مقدرًا بالعملة المحلية، من خلال حساب الفرق بين صافي إيرادات المنشأة وتكلفة البضائع/ الخدمات  المباعة مقسومًا على إجمالي عدد الموظفين. باختصار، متوسط مساهمات الموظف = (صافي الإيرادات - تكلفة البضائع/ الخدمات المباعة) / عدد الموظفين.

تهيئة التحليل لصانع القرار

يتم إجراء تحليل التكلفة والفوائد من خلال تحليل الأهداف التنظيمية الشاملة والأهداف التي تم التخطيط لتحقيقها على مدى فترة من الزمن بعبارات قابلة للقياس. وإلى أن يتم إجراء تحليل مناسب للتكاليف والفوائد، فلن يتمكن صناع القرار من تقدير النفقات على الاستثمار. 

تعمل هذه العملية على تعزيز استراتيجيات فعالية الشركة. ويجب أن يقوم صانع القرار بإجراء تحليل موسع من خلال التحديد الصحيح للتكاليف والفوائد المباشرة وغير المباشرة لحلول الموارد البشرية.

تحليل التباين

يعد تحليل التباين إحدى طرق تقييم الفوائد غير المباشرة ويمكن استخدامه أيضًا كمقياس في عملية التقييم. يتضمن ذلك تقييم البيانات المالية والتشغيلية لتحديد والتأكد من سبب التباين الذي تم تحديده. 

في إدارة المشاريع، يمكن أن تكون هذه التقنية مفيدة جدًا لتقييم ومراجعة التقدم المحرز في المشروع، والحفاظ على مراقبة الميزانية من خلال تقييم التكاليف المخططة وكذلك الفعلية التي يتم إنفاقها في المشروع.

خلاصة الحديث عن قيمة حلول الموارد البشرية مقابل التكلفة

تلخيصًا لما سبق، يحقق وجود نظام جيد لإدارة الموارد البشرية المزايا التالية:

• تحسين القدرة التنافسية التنظيمية عن طريق تحسين أداء الموارد البشرية، من خلال الإدارة الكفوءة لعملية التوظيف، وكذلك رفع مستوى الانضباط وتقييم الأداء المهني.
• يلعب الموظفون دورًا نشطًا في تنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية واستخدامه في الأداء اليومي.
• يؤدي إلى إعادة هندسة أو إعادة هيكلة إدارة الموارد البشرية بأكملها.
• تحسين قدرة الإدارة على اتخاذ القرار، والتحكم الفعال في التكاليف، ووضوح الرؤية والشفافية في عملياتها وزيادة التركيز على الأهداف الاستراتيجية للموارد البشرية.
• تحسين كفاءة قسم الموارد البشرية، وتقليل الاعتماد على الأعمال الورقية والإدارة اليدوية لبيانات/معلومات الموظفين، وتحقيق التوحيد في العمليات الرئيسية وتقليل التكرار.
• إتاحة المعلومات التي يحتاج الموظف للاطلاع عليها بشكل متكرر، دون الحاجة لمراجعة قسم الموارد البشرية أو تقديم طلبات ونماذج ورقية، ما يختصر الكثير من الوقت والجهد، ويوفر قدرًا أكبر من الرضا الوظيفي.

وأخيرا، يتحتم على صانع القرار أن يستوعب تمامًا ما سوف يحققه توفر نظام ذكي، مرن ومتكامل لإدارة الموارد البشرية، فإن المزايا لا تقتصر فقط على اختصار الوقت والجهد، بل تتسع لتشمل تحسين القدرة التنافسية للمنشأة من خلال رفع كفاءة عملية التوظيف ورفع مستويات الانضباط المهني، وكذلك الإدارة الواعية لتقييم الأداء الوظيفي، فضلاً عن سهولة الحصول على المعلومات الضرورية لربط معلومات الموارد البشرية بالأهداف الاستراتيجية للمنشأة، وتحويلها إلى قياسات رقمية يسهل تحليلها والبناء عليها وتفسير أثرها المالي كقيمة مقابل التكلفة المبذولة.

هل تبحث عن أفضل حلول الموارد البشرية التي تحقق لك هذه المزايا وأكثر؟ جرب نظام جسر للموارد البشرية عبر طلب عرض توضيحي مجاني الآن.