كيف أصبحت نظم إدارة الموارد البشرية في قطاع التجزئة حتمًا قطعيًا؟

لم يعد من الواقعي إنكار أهمية نُظم إدارة الموارد البشرية في قطاع التجزئة HRMS في عصرنا الحالي، بعد أن ظلت تعتبر لسنوات طويلة ترفًا مكلفًا بلا ضرورة حقيقية، كما كان الحال نفسه مع وظيفة الموارد البشرية ذاتها لعقود طويلة. وبينما ظلت آليات عمل المنشآت تتطور باستمرار وتتعرض لمتغيرات وظروف عالمية متعددة فرضت حتمية هذا التطور، فإن الخطوات الواسعة التي قطعها التطور في مجال تقنية المعلومات (وخاصة مع دخول عصر الحوسبة السحابية Cloud Computing) جعلت مواكبة المتغيرات العالمية والتكيف معها ضرورة حتمية لاستمرار عمل المنشآت بفعالية.

وقد ظل قطاع البيع بالتجزئة Retail يمثل تحديًا كبيرًا سواء للعاملين في مجال الموارد البشرية أو القائمين على تطوير أنظمة الموارد البشرية، وبالتحديد فيما يخص الشركات متعددة الأفرع والمواقع والتي تعمل لساعات ممتدة على مدار الأسبوع، وبالتالي فهي تعتمد -بالضرورة- نوبات دوام دوارة Rotation Shifts. كذلك فهي تمتاز بعدد كبير من العاملين، وتعاني كذلك من معدلات دوران مرتفعة، وصعوبة في إدارة الأداء واتباع سياسات فعالة للاستبقاء، وخاصة في ظل صعوبة التواصل بشكل فعال بين العاملين في الأفرع المتعددة والإدارة المركزية للمنشأة.

كل تلك التحديات جعلت من وجود نظم فعالة لإدارة الموارد البشرية في قطاع التجزئة ضرورة لا بديل عنها لتحقيق إدارة فعالة وكفوءة للطاقة البشرية العاملة داخل المنشأة، وخاصة وأن تأثيرها يتجاوز العسر الإداري إلى الارتفاع الكبير في تكلفة القوى العاملة نتيجة لوجود معدلات مرتفعة للدوران Turnover  وكذلك الاحتراق/الإنهاك الوظيفي Burnout.

في هذا المقال:

• ماذا يمكن أن يحقق وجود نظام فعال لإدارة الموارد البشرية في قطاع التجزئة؟
• كيف ساعد نظام جسر للموارد البشرية شركة بورصة في تقليل الهدر من الرواتب بنسبة 70 ألف ريال؟

ماذا يمكن أن يحقق وجود نظام فعال لإدارة الموارد البشرية في قطاع التجزئة؟

1. تجاوز عقبات إدارة الحضور والانصراف للأفرع المتعددة/البعيدة والمناوبات الدوارة

قد يبدو الأمر بسيطاً في ظاهره، لكن في الحقيقة فإن تفريغ تقارير الحضور اليدوية لأفرع ومناوبات متعددة بشكل يدوي أو عن طريق جداول البيانات ألم حقيقي يعرفه كل من اختبره، وخاصة فيما يخص الوقت المهدر للحصول على معلومات دقيقة خالية من الأخطاء، والمراجعة المتكررة لتجنب أو تصحيح أخطاء الإدخال المحتملة.

2. الإدارة الفعالة للأداء

ليس من السهل مراقبة وتقييم أداء الموظفين، وخاصة حينما يتعلق الأمر بالمواقع البعيدة، وبالأعداد الكبيرة، ربما في الماضي كان يكفي أن يتم التقييم على أساس مبيعات أو إنتاجية الفرع ككل، وهنا يستوي الذين يعملون والذين لا يعملون، مما يفقد الموظفين تحفيزهم الذاتي بمرور الوقت، ثم نصل إلى اللحظة التي نتساءل عندها: لماذا انخفضت المبيعات؟!

في وجود نظام متكامل لإدارة الموارد البشرية، سيكون من الممكن تحديد مجموعة من معايير الأداء الرئيسية KPIs لكل وظيفة أو مجموعة من الوظائف، ويسهل من خلالها إجراء التقييم بشكل لا مركزي من خلال المشرفين المباشرين أو مدراء الأفرع، ومن ثم تتجمع المعلومات اللازمة مركزياً داخل النظام ويسهل تحليلها والحصول على نتائج ذات قيمة يمكن استخدامها لاحقاً. يؤثر ذلك بشكل كبير على خفض تكلفة التوظيف من خلال تحديد الموظفين الأفضل كفاءة، والعمل على الحفاظ عليهم وترقيتهم، وكذلك معرفة الموظفين الذين يمكن رفع كفاءتهم من خلال التدريب الموجه، ما يسهم كذلك في خفض تكلفة التدريب، الذي يصبح مخصصاً أكثر.

3. التواصل الفعال

لا شك أن مجرد شعور الموظف القابع في الأفرع البعيدة أن صوته مسموع لدى أولئك الجالسين -حسب تخيله- على مقاعدهم الوثيرة في الإدارة الرئيسية، هو حافز جديد في حد ذاته، إذ غالباً ما يحمل العاملون في الأفرع سخطًا دفينًا وشعورًا ملحًا بالتهميش وعدم الأهمية.

عندما يشعر الموظف بأنه مسموع ومرئي، وأن جهده مُلاحظ، وإهماله كذلك، فإن ذلك يؤثر بشكل كبير في تحفيزه وإنتاجيته.

فضلاً عن ذلك فإن مرونة إرسال الطلبات المتعلقة بالعمل وسرعة الاستجابة لها من خلال تطبيقات الخدمة الذاتية للموظف Employee Self-Service لا تمثل فقط رفعًا لكفاءة عمل الموارد البشرية، ولكنها كذلك تُسهم بشكل كبير في رفع مستويات الرضا والأمان الوظيفيين من خلال تحقيق مستوى مثالي من التواصل الفعال بين الإدارة المركزية والعاملين بالأفرع.

4. تقليص المعاملات الورقية

ليس جديدًا على المشتغلين في حقل الموارد البشرية -والعمل المكتبي إجمالاً- إدراك التبعات غير المستحبة للاعتماد الكلي على المعاملات الورقية، وما تمثله من سلبيات ومخاطر، ليس أقلها استهلاك مساحات كبيرة من فراغ أماكن العمل، وزيادة عوامل الخطأ البشري، ومخاطر ضياع أو تلف المستندات، كذلك فإن عامل الوقت المستهلك في تداول المستندات الورقية ومخاطر الحفاظ على سرية محتوياتها تظل هاجسًا مؤرقًا لكافة الأطراف ذات الصلة؛ فضلاً عن الأضرار البيئية طويلة الأمد لتزايد استخدام الأوراق وأحبار الطباعة، وبالطبع التكلفة المادية. كل هذه السلبيات يمكن تخطيها بسهولة مدهشة عبر استخدام النظم المتطورة لإدارة الموارد البشرية في قطاع التجزئة، وبالأخص تلك التي تعتمد على التخزين والحوسبة السحابية.

الواقع يتحدث بلغة الأرقام: كيف ساعدت جسر شركة بورصة في تقليل الهدر من الرواتب بنسبة 70 ألف ريال؟

عندما نتحدث عن تطبيق عملي للأثر الفارق الذي يمكن أن يحدثه تطبيق نظام فعال لإدارة الموارد البشرية في قطاع التجزئة، فإن الحديث عن التجارب الواقعية بلغة الأرقام يكون أصدق أنباءً من الشروحات النظرية.

بورصة شركة سعودية ناجحة، تنتمي لقطاع التجزئة، وتعمل في صناعة وتجارة الأثاث والسجاد منذ ما يزيد على 60 عامًا، وصلت خلالها إلى المستهلك السعودي عبر 31 فرعًا في أنحاء المملكة مترامية الأطراف، بطاقة عاملة يتجاوز عددها 600 موظفًا.

مع هذا التمدد الناجح لشركة "بورصة" لم يكن الأمر سهلاً، إذ – بطبيعة الحال- يقتضي وجود أفرع عديدة وقوة عاملة كبيرة العدد معايشة عدد من المشكلات والصعوبات، مثل صعوبة إدارة وتقييم الأداء والرقابة على الحضور والانصراف، ومتابعة طلبات هذا العدد الكبير من الموظفين وتنظيم إجازاتهم السنوية ومستحقاتهم الآنية والتراكمية على السواء، فضلاً عن صعوبة الحصول على تقارير دقيقة ومحدثة آنيًا.

ومع استخدام الشركة لنظام "جسر" لإدارة الموارد البشرية بدأت الأمور في التغير على نحو ملحوظ، حيث أظهرت التقارير انخفاض الهدر في مصروفات الرواتب والأجور بمقدار 70 ألف ريال سعودي خلال ثلاثة أشهر فقط.

إضافة إلى ذلك فقد تم رصد تحول ملحوظ في انضباط أداء العاملين في ظل رقابة منضبطة للحضور والانصراف، وكذلك سهولة إجراء المعاملات والتواصل بين العاملين بالأفرع والإدارة الرئيسية.

وأخيرا، شيئًا فشيئًا، يصبح التحول الرقمي والانتقال من أنظمة العمل المعتمدة على المعاملات الورقية وجداول البيانات العشوائية وغير المترابطة إلى نظم إدارة الموارد البشرية في قطاع التجزئة ضرورة حتمية، وتتضائل الصورة التقليدية لهذه النظم باعتبارها رفاهية فائضة عن الحاجة وتكلفة لا طائل من ورائها؛ وشيئًا فشيئًا يصبح التحول الرقمي لإدارة الموارد البشرية أمرًا واقعًا لا يمكن التخلف ركابه، بينما تتطور أنظمة إدارة الموارد البشرية لتواكب رؤى وتطلعات العاملين في هذا المضمار، وتصبح أكثر مرونة وقابلية لاستيعاب السياسات الإدارية المتنوعة والمختلفة بين المنشآت على اختلاف طبيعتها ونظمها الإدارية.

هل ترغب في تحقيق أداءٍ أقوى ودفع فريقك للنمو؟ اختر المنظومة التقنية الحديثة التي تضم جميع عمليات الموارد البشرية في مكان واحد! اطلب العرض التجريبي من جسر الآن!