كيف تدير أداء الموظفين بفاعلية؟

إدارة أداء الموظفين ليس بالأمر الذي يسهل الإلمام به، فهو في تغير مستمر بتغير أوضاع شؤون الموظفين واحتياجاتهم وتحدياتهم، وهذا ما يدعوك لأن تحاول دومًا التعرف على كل جديد من آن لآخر. تظهر توجهات جديدة لإدارة الأداء كل عام، وفي كثير من الأحيان، تسيء إدارات الموارد البشرية التصرف، وتكون النتيجة ترك الموظفين لشعورهم بالضيق وعدم التحفيز وعدم الانغماس، مما يترتب عليه شعور المديرين بالإحباط من مستويات الأداء الضعيفة للفريق والأفراد.

ولحسن الحظ، فالفرصة موجودة لأن تنتبه الشركات لأهمية أنظمة إدارة أداء الموظفين الفعالة، والمبادرة بتطبيقها. وتتمثل الخطوة الأولى نحو تحسين الأداء الحالي والإرتقاء به في فهم ماهية نظام إدارة أداء الموظفين الفعال.

جدول المحتويات:

• ما معنى إدارة أداء الموظفين؟
• ما هي خطوات تطبيق برنامج إدارة الأداء في شركتك؟
• دراسة حالة: أدوبي 2012 Adobe

ما معنى إدارة أداء الموظفين؟

إدارة أداء الموظفين ببساطة هي مجموعة من التوجهات والعمليات المنظمة التي تهدف إلى تطوير الموظف حتى يؤدي وظيفته بأفضل ما لديه من قدرات.

لا تهدف إدارة أداء الموظفين إلى تحسين جميع المهارات دفعة واحدة. في الواقع، تركز الإدارة الجيدة للأداء على تحسين المهارات التي تساعد الموظف على أداء وظيفته بشكل أفضل. هذا يعني أن الأمر يتعلق بمواءمة تحديات الفرد الشخصية مع أهداف المجموعة.

لذلك فهي عملية استراتيجية وممنهجة مليئة بالقرارات المهنية الفردية شديدة التأثير على الفعالية والانتاجية رغم أنها تبدو بسيطة.

ما هي خطوات تطبيق نظام إدارة أداء الموظفين في شركتك؟

أولًا: تحديد الهدف من إدارة أداء الموظفين

عندما تبدأ في تنفيذ مبادرات وبرامج إدارة أداء الموظفين، عليك أن تعرف جيدًا ما الذي تريد أن تصل إليه. استعن بالأسئلة التالية لتنظيم أفكارك:

• هل زيادة الإنتاجية هي أولوية؟   
• هل التحدي في تحديد القادة من الداخل وتطويرهم؟
• هل تريد تبسيط عملية التعويض؟
• هل تسعى إلى تحسين أداء الموظفين للاحتفاظ بهم؟

قد تجد في هذه الورقة البحثية ما يفيدك بخصوص إنشاء نظام دوري لتقييم وإدارة الموظفين.

ثانيًا: اختيار النهج المتبع في إدارة وقياس أداء الموظفين

هناك نهجان رئيسيان عندما يتعلق الأمر بتقييم وإدارة أداء الموظفين: النهج السلوكي Behavioral والنهج الموجه نحو النتائج Result Oriented. حدد النهج المتبع في إدارة الأداء.

المنهج السلوكي في إدارة أداء الموظفين

حيث يتم تقييم الموظفين بناءً على سلوكياتهم وجهودهم المبذولة. هذا النهج ملائم لإعطاء ملاحظات مفصلة عن السلوكيات المتكررة، ورسم خرائط للسلوكيات المستقبلية المرغوب فيها.

يتناسب مع التخصصات التي يصعب فيها قياس النتائج الفردية، والتي تشمل أحيانًا موظفي الدعم الفني وخدمة العملاء، و(في كثير من الأحيان) متخصصي الموارد البشرية أنفسهم.

وهو مفيد أيضًا عند الحاجة إلى لتغيير سلوكيات الموظفين في بيئة العمل وثقافة الشركة، بغض النظر عن مدى جودة النتائج. فبعض السلوكيات تحقق نتائج جيدة ولكنها سلوكيات سامة أو غير صحية لبيئة العمل وثقافة المنشأة.

النهج الموجه نحو النتائج في إدارة الموظفين

في هذا النهج، يتم تقييم الموظفين استنادًا على معايير موضوعية. ولا ينصب التركيز حينها على المدخلات بل على المخرجات، سواء من حيث الجودة أو الكمية.

تشمل الأمثلة موظفين المبيعات، بالإضافة إلى المحامين والمحاسبين، ومسؤولي الخدمات التقنية، والعاملين في مجالات البرمجة والبيانات، حيث يمكن أن يتم تتبع ساعات عملهم، وتقييم إنتاجيتهم ونتائج مجهوداتهم بدقة وأسلوب كمي.

ثالثًا: استخدام الأوصاف الوظيفية كمرجع للأداء

هل لدى موظفيك أدوار محددة واضحة تستطيع تقييمهم عليها؟ احترس أن تجد نفسك يومًا ترسم على الرمال لن تستطيع أبدًا تقييم موظفيك بدون وصف وظيفي دقيق ومهام واضحة، تأكد من هذا دائمًا قبل التخطيط لأي عملية تقييم، وإذا كان الحال هكذا، فهذه هي الأولوية الأولى حاليًا.

رابعًا: وضع أهداف الأداء الخاصة لكل موظف

هل ستنتظر النتائج السنوية لتخبرك ما إذا كان الموظفون يسيرون في مساراتهم الصحيحة أم لا؟ كيف لك أن تتصرف حينها؟ أثناء تحديد الأهداف طويلة الأمد التي تسعى للوصول إليها من قبل الموظفين، لا تنسى وضع أهداف قريبة الأجل، وقم بتطوير خطة أداء تتماشى معها.

تساعد وجود خطة أداء واضحة للموظفين على رؤيتهم بوضوح لواجباتهم وخطواتهم التالية ليتمكنوا من تحقيق هذه الأهداف. وعليك أن تتابع سير الخطة معهم بشكل دوري من خلال متابعة الأهداف قريبة الأجل.

خامسًا: إبداء الرأي والتوجيه بشكل صادق وموضوعي

البشر غير مؤهلين لاستقبال الانطباعات العشوائية والرأي الغير بناء. لذلك، يجب أن تكون توجيهاتك دقيقة وواضحة حتى تؤتي الثمار المرجوة منها. كذلك فإن الموضوعية والعدل بمثابة مركبات محصنة لإيصال رأيك لموظفيك بفعالية.

في النهاية، هؤلاء الموظفين هم من اختيارك وقد حازوا على ثقتك عند اختيارك لهم لذلك يجب أن تهتم كثيرًا بشكل تواصلك معهم.

سادسًا: التعبير بمهنية دون أي هجوم شخصي

يعد تقديم ملاحظات من قبل المديرين واستقبالها من قبل الموظفين تحديًا صعبًا. لذلك، يجب أن  تتذكر أن الهدف الأساسي هو تحسين جودة العمل، هذا هو الاتفاق المشترك بينك وبين الموظفين، هذا هو مصدر أحقيتك في إعطاء النصائح، ولهذا السبب يتقبل الموظف أن يستمع لها، كلما ابتعدت عن نقد العمل، وانتقلت إلى الإشارة إلى شخص الموظف بالنقد والاتهام، كلما زاد النفور لأنك تكون قد تعديت حدودك المهنية.

وكذلك، ذكّر موظفيك أن المسألة ليست شخصية، نقدك لأدء الموظفين وأعمالهم ليس هجومًا شخصيًا عليهم أو اتهامًا لهم بعدم الجدارة. بالعكس، أنت تعتقد في جدارتهم وتثق في قدرتهم على تقبل النقد والتحسين من أعمالهم باستمرار.

ركز دائمًا على الإشارة إلى السلوك والأنماط والأفعال، عوضًا عن الصفات. على سبيل المثال، الإشارة إلى أن فهد كان يتأخر بشكل متكرر في تقديم التقارير المهمة هو عبارة عن تعليق بخصوص سلوك ما. أما أن تشير  بالقول بأن أحمد كسول، ولذلك غالبًا ما تتأخر التقارير هو تعليق حول إحدى الصفات. الطريقة الأولى تساعد الموظف في تحمل مسؤولية أخطائه وأفعاله. أما الطريقة الثانية تشغل الموظف بالدفاع عن نفسه وصد الهجوم على صورته أمام نفسه.

دراسة حالة: أدوبي 2012 Adobe

في عام 2012، اكتشفت أدوبي Adobe قضاء مديرينها لحوالي 80،000 ساعة سنويًا في مراجعات الأداء. ومع ذلك، كانت النتيجة النهائية ازدياد معدل رحيل الموظفين واستبدالهم.

حيث، أفادت Adobe بأن "عمليات المغادرة غير الطوعية" قد ارتفعت بنسبة 50٪، ووفقًا لـدونا موريس أحد المدراء في Adobe، فقد جاء الحل في نظام جديد يتطلب من المدراء إجراء "مواجهات حرجة" بشكل منتظم مع الموظفين الذين يعانون من مشكلات في الأداء بدلاً من تأجيلها حتى تأتي دورة مراجعة الأداء التالية، وهذا ما لم يكن يحدث في الشركة.

بعد إخفاق النظام القديم في تحقيق النتائج المرجوة منها، تعلمت أدوبي من التجربة وحققت قفزة واضحة في نظام إدارة أداء الموظفين، الذي بدأ من خلال تدريب المديرين على كيفية إجراء المزيد من عمليات المتابعة المتكررة وتقديم إرشادات قابلة للتنفيذ، ثم أعطت الشركة المديرين مساحة من الحرية التي يحتاجونها للقيادة بفعالية.

ومُنحت الإدارة قدرًا أكبر من الحرية في تنظيم جلسات مراجعة الموظفين، بالإضافة إلى صلاحية اتخاذ القرارات في الرواتب والترقيات. وكذلك طبقت الشركة مبادرات استطلاع رأي الموظفين مباشرةً. الأمر الذي أدى للتأكد من كفاءة طرق الإدارة لمدرائهم. كل ذلك أدى لإنخفاض معدل المغادرة غير التطوعية أو التسريح بنسبة 30%.

في النهاية، خلق بيئة عمل محفزة وبناءة وصادقة في أهدافها، والتأكيد على ذلك، هو الأرض الخصبة للحصول على نتائج فعّالة من نظم إدارة أداء الموظفين المختلفة. وهي إحدى المهام الاستراتيجية المهمة لقسم الموارد البشرية التي يجب أن تبدأ في تطبيقها الآن.

أما إذا كانت المهام الروتينية تستهلك كل وقت عملك وتمنعك عن التركيز على المهام الاستراتيجية للموارد البشرية، فيمكنك توفير 60% من وقتك للمهام الاستراتيجية عند تطبيق نظام جسر لإدارة الموارد البشرية وأتمتة مسير الرواتب والاجازات وتقييم أداء الموظفين والمهام الروتينية، احصل على نسخة تجريبية مجانية من جسر الآن.