أهم 10 مهام للموارد البشرية يمكن أتمتتها

تعيش الموارد البشرية عصراً جديداً بفضل التحول الرقمي، إذ أصبحت المنشآت تدرك أن أتمتة العمليات الإدارية ليست مجرد خيار لتحسين الكفاءة، بل ضرورة لتلبية متطلبات سوق العمل المتسارعة وتحويل المهام التقليدية إلى عمليات رقمية مرنة وفعّالة، ما يسهم في توفير الوقت وتقليل الأخطاء وتعزيز الشفافية بين الإدارة والموظفين، ويتيح لهم التركيز على المبادرات الإستراتيجية والإبداعية.

وتشمل هذه الأتمتة جوانب عدة يمكن إسناد مهامها الروتينية إلى الأنظمة الرقمية لتحسين العمليات وتخفيض التكاليف، ونناقش في المقال التالي أهم عشرة مهام للموارد البشرية التي يجب أتمتتها، والخصائص المميزة التي يقدمها نظام جسر لإدارة الموارد البشرية في هذه المهام.

نتناول في السطور القادمة المهام التالية:

• إدارة الحضور والانصراف
• إعداد جداول الدوام
• حساب الرواتب
• مسارات الموافقات والطلبات
• الملف الشخصي للموظف
• إدارة المزايا والتعويضات
• تتبع المتقدمين للعمل
• تقييم أداء الموظفين
• إصدار التقارير والإحصاءات
• إدارة الإجازات ورحلات العمل

1. إدارة الحضور والانصراف

تشير دراسة أجرتها Owl Labs عام 2022 إلى أن 59% من أصحاب العمل يواجهون صعوبات في تتبع ساعات العمل، وأن الموظفين يهدرون ما نسبته 31 ساعة شهرياً بسبب سوء إدارة الوقت، ما يظهر الحاجة الماسة إلى أتمتة إدارة الحضور والانصراف عبر استخدام التقنية لتحويل العمليات التقليدية المتعلقة بتسجيل أوقات دخول وخروج الموظفين إلى عمليات رقمية بالكامل.

فبدلاً من الاعتماد على السجلات اليدوية ومراقبي الداوم أو حتى أجهزة البصمة التقليدية فقط، تعمل هذه الأنظمة على تقديم خيارات متعددة لتسجيل المواعيد آنياً، وجمع كل البيانات أساساً لحساب الإجازات وخصوم الرواتب وساعات العمل الإضافي، مثل ربط أجهزة البصمة التقليدية مع نظام إدارة الحضور والانصراف، وتسجيل الحضور عبر الهواتف المحمولة بالاعتماد على تقنية السياج الجغرافي، أو حتى رفع سجلات الحضور دفعة واحدة باستخدام باستخدام ملفات Excel.

وتقدم أتمتة الحضور والانصراف عدداً من الفوائد الهامة لسير العمل وإدارة الموارد البشرية، مثل:

• تقليل الأخطاء ومنع التلاعب: تلغي الأتمتة الآلية والفورية لتسجيل الحضور والانصراف الأخطاء اليدوية وتضمن دقة البيانات وسهولة استخدامها، وتحد من أية محاولات للتلاعب.
• زيادة الشفافية: تسجل الأنظمة المؤتمتة بيانات الحضور والانصراف بدقة، ما يضمن الشفافية بين الإدارة والموظفين ويتيح تقديم تقارير موثوقة لمعالجة أي نزاعات.
• تحفيز الالتزام بالمواعيد: تعزيز انضباط الموظفين عبر متابعة دقيقة لساعات العمل والمغادرة، وهو ما أكدته دراسة Owl Labs السابقة بأن أتمتة الحضور والانصراف حسّنت حضور الموظفين بنسبة 60%.
• التكامل مع إدارة الرواتب والإجازات: ربط سجلات الحضور تلقائياً بمسيّرات الرواتب دون الحاجة إلى إدخال يدوي يوفر الوقت ويضمن سلامة الحسابات، كما يتيح تحديث الإجازات والغيابات مباشرة بناء على البيانات المسجلة، ما يعزز دقة السجلات وعدالتها.

ويقدم نظام جسر حلاً متكاملاً لإدارة الحضور والانصراف عبر ميزات وخصائص فريدة، مثل:

• تنوع طرق تسجيل الحضور والانصراف مع دقة ربط أجهزة البصمة مع النظام، وإمكانية الإعفاء من تقنية السياج الجغرافي.
• عرض معلومات دقيقة لكل تسجيل دخول أو خروج، بما يشمل الموقع وجهاز التسجيل المستخدم، مع تقديم شاشات تفاعلية توضح السجلات اليومية على خط زمني لتسهيل المراجعة والإدارة.
• ضبط أوقات تسجيل الحضور والخروج بمرونة وفق سياسات المنشأة مع خاصية النافذة الزمنية.
• تصنيفات تلقائية لحالة الموظف مثل حاضر أو غائب أو غير مطلوب بناءً على سجلات البصمات، مع إشعارات للبصمات غير المعتمدة لتسهيل مراجعتها.
• إعداد سياسات مخصصة لطلبات التأخير أو الانصراف المبكر، مع آلية دقيقة لتسجيل حالات الغياب الجزئي.
• إمكانية معالجة الأخطاء أو تحديث سجلات الحضور وتسجيل كافة التعديلات لمراجعتها لاحقاً.

2. إعداد جداول الدوام

تعد أتمتة جداول الدوام أداة أساسية لتحسين إدارة الوقت وتنظيم الموارد البشرية بفعالية، خاصةً في الشركات والمؤسسات التي لديها عدد كبير من الموظفين، أو تعتمد على أنظمة دوام مختلفة مثل جدول الدوام الصباحي وجداول العمل المرن ونظام المناوبات، وتبرز ضرورة اعتماد التقنيات الرقمية في إعداد هذه الجداول وضمان عدالتها في النقاط التالية:

• اكتشاف التداخلات: يمكن للأنظمة الآلية اكتشاف التداخل بين ورديات العمل أو الجداول الزمنية بسهولة، مثل الحالات التي يتم فيها جدولة موظف في ورديتين متتاليتين أو موظفين في نفس المهمة أو الوقت.
• ضبط الجداول بدقة: توفر أتمتة الجداول إمكانية تحليل البيانات المدخلة مثل عدد الموظفين المتاحين وعدد ساعات العمل المطلوبة لإنشاء جداول دقيقة تلبي احتياجات العمل دون إجهاد الموظفين.
• تحسين التواصل: تقدم الأنظمة المؤتمتة إشعارات مباشرة عبر البريد الإلكتروني أو التطبيقات المحمولة عند تحديث الجداول أو تعديلها، ما يضمن معرفة الموظفين بمواعيد دوامهم بوضوح، ويقلل من الأخطاء الناتجة عن سوء الفهم أو فقدان الاتصال بين الإدارة والموظفين.
• المرونة في التعديل: يمكن في حالات التغيرات الطارئة إعادة توزيع المهام بسهولة ودون تعقيد، ما يعزز القدرة على التعامل مع تغيرات الأعمال اليومية دون إرباك النظام العام.
• إنشاء مجموعة متنوعة من جداول الدوام: مثل جداول الورديات الدورية، أو المناوبات المتغيرة، أو جداول العمل الموسمي، مع ضمان تلبية متطلبات الراحة وساعات العمل القصوى.
• التكامل مع الأنظمة الأخرى: مثل مسير الرواتب وإدارة الإجازات، ما يُسهل التعامل مع الجوانب الأخرى المرتبطة بالدوام، ويقلل العمل اليدوي، ويربط كافة الجوانب الإدارية في نظام واحد.

ويقدم جسر نظام إدارة الموارد البشرية الأول في المملكة ميزة إعداد جداول الدوام بطريقة مبتكرة ومرنة عبر الخصائص التالية:

• سهولة تعريف فترات العمل الثابتة أو المتغيرة بما يتناسب مع احتياجات العمل، سواء بتخصيص اسم الفترة أو وقت البداية والنهاية أو سياسات الحضور والانصراف في الأوقات الطارئة.
• إعداد فترات الدوام باستخدام أدوات مرنة مثل القوالب الجاهزة أو رفع ملفات Excel، ما يسهل إدارة عدة جداول دفعة واحدة ويوفر الوقت والجهد.
• مرونة إسناد الدوامات باستخدام قوالب تدعم تضمين فترتين في اليوم الواحد، مع أدوات تساعد على تجنب التعارضات وضمان التوافق مع متطلبات العمل.
• خيارات الفلاتر والتصنيفات والمرشحات لتسهيل إدارة الجداول وتصفية البيانات.
• إشعار الموظفين بالجداول عبر البريد الإلكتروني أو تطبيق الهاتف المحمول، ما يضمن اطلاعهم على أي تحديثات بصورة فورية.

3. حساب الرواتب

تُظهر الإحصاءات الحديثة أهمية أتمتة عمليات الرواتب في تعزيز الكفاءة وتقليل الأخطاء والامتثال للقوانين، إذ أنه وفقاً للإحصاءات فإن 7 من كل 10 موظفين يواجهون أخطاء في الرواتب يشعرون بانخفاض الرضا عن عملهم، وهو ما يجزم بضرورة الانتقال إلى أتمتة مهام وإجراءات مسيرات الرواتب بالكامل لتوفير الدقة، إذ أفادت دراسة من Forrester أن 46% من الشركات شهدت تحسناً في إدارة بيانات الرواتب والموظفين بعد اعتماد الأتمتة، ما سهّل من عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالرواتب والموظفين.

كما تُشير تقديرات جمعية الرواتب الأمريكية إلى أن الأتمتة يمكن أن تُقلل من تكاليف معالجة الرواتب بنسبة تصل إلى 80%. وتقدم أنظمة إعداد الرواتب ميزات مثل:

• جمع البيانات تلقائياً: تعتمد الأنظمة المؤتمتة على التكامل مع الملفات الرقمية وسجلات الحضور، ما يوفر وقتاً وجهداً كبيرين في جمع المعلومات بدقة.
• الحساب الآلي للرواتب: احتساب كل تفاصيل الراتب، من الأجر الأساسي إلى المكافآت والخصوم، بصورة تلقائية بدون تدخل يدوي.
• ضمان الدقة والسرعة: تقديم حسابات دقيقة تُسلّم في الوقت المحدد، ما يعزز رضا الموظفين عن العملية ويدعم سمعة الشركة.

ويحوّل نظام جسر أتمتة مسيرات الرواتب من مجرد أداة تقنية إلى حل عملي يعزز الكفاءة ويوفر الوقت بفضل تقنياته المتطورة التي تسمح لك بإتمام كامل العملية بثلاث خطوات فقط كالآتي:

التحضير

يتيح النظام تحديد جميع تفاصيل سياسة الرواتب بما يشمل البدلات والخصومات، مع ضمان الامتثال الكامل للقوانين المحلية، ثم يجمع البيانات تلقائياً من الملف الرقمي للموظف وأنظمة الحضور والانصراف بدقة وسرعة.

المراجعة

يوفر النظام أدوات لمراجعة البيانات واعتمادها بسهولة، مع إمكانية إضافة الملاحظات وتوثيق التعديلات، كما يتميز جسر بكونه النظام الوحيد الذي يمكّنك من مطابقة بيانات الموظفين مع التأمينات الاجتماعية لضمان توافق الرواتب مع القوانين المحلية.

الدفع

يدعم النظام خيارات دفع متعددة، مثل التحويلات البنكية المباشرة أو الربط مع منصة مدد، مع توفير سجل دقيق لجميع الحوالات المالية لضمان الشفافية، كما يقوم النظام بإرسال قسائم الرواتب إلكترونياً للموظفين لضمان الشفافية وتوفير الوقت على قسم الموارد البشرية.

4. مسارات الموافقات والطلبات

تعني أتمتة مسارات العمل والطلبات استخدام التكنولوجيا لتحويل عمليات التواصل الشفهي أو الورقي بين الموظف والمسؤول من يدوية تقليدية إلى إجراءات رقمية تتمتع بالسرعة والدقة، ومعالجة الطلبات المختلفة مثل إحالة العمل المنجز من موظف إلى المسؤول لتدقيقه، أو تقديم السلف، أو المصادقة على النفقات بطرق أكثر مرونة ودقة.

وتبرز أهمية الأتمتة في إدارة مسارات العمل والطلبات في النقاط التالية:

• تسريع العمليات واتخاذ القرارات: من خلال إرسال الطلبات مباشرة إلى الأطراف المعنية وتحديد أولوياتها، ما يقلل من الزمن اللازم لاتخاذ القرارات المتعلقة بالموافقات ويتيح الرد السريع على الطلبات.
• تحسين تتبع حالة الطلبات: توفر الأنظمة المؤتمتة تحديثات لحظية حول حالة كل طلب في سلسلة الموافقات، ما يمكّن الموظفين من متابعة طلباتهم ومعرفة مكانها.
• تسهيل العمليات المعقدة وضمان الامتثال: توفّر الأتمتة حلولاً مرنة لمعالجة الطلبات التي تتطلب موافقات متعددة عبر إنشاء مسارات مخصّصة تستند إلى السياسات المتبعة في العمل والإجراءات الداخلية، ما يحدّ من المخاطر المرتبطة بعدم الامتثال.
• تحسين تجربة الموظف: منح الموظفين وسيلة سهلة لتقديم الطلبات ومتابعتها عبر النظام، ما يعزز شعورهم بالرضا والانتماء للمؤسسة ويقلل من التوتر الإداري.
• تحليل البيانات لتحسين العمليات: توفر الأتمتة بيانات دقيقة حول جميع مراحل الموافقات والطلبات، ما يساعد الإدارة في استخدام هذه البيانات لتبسيط الإجراءات وتحديد المسؤوليات.

ويقدم نظام جسر أتمتة مسارات العمل التلقائية عبر مجموعة من الأدوات الفعّالة التي تتيح عدداً من الإجراءات مثل:

• تخصيص المسارات: يمكن تصميم مسارات عمل مخصّصة تتناسب مع نوع كل طلب، وتعيين المسؤولين عن كل مرحلة من مراحل الموافقة ليتم توجيه الطلبات تلقائياً إلى المعنيين للمراجعة واتخاذ القرار المناسب.
• تنبيهات المسؤولين: يُرسل النظام تذكيرات تلقائية للمسؤولين في حال تأخرهم في اتخاذ القرار بشأن أي طلب، ما يضمن سير العمل بسلاسة ودون تأخير.
• قوالب جاهزة للمهام الروتينية: يوفر جسر قوالب مسبقة الإعداد لمهام شائعة، مثل إضافة أو إنهاء خدمة موظف، والتذكير بانتهاء الفترة التجريبية، ما يسهل تنفيذ هذه المهام بكفاءة.
• توثيق وتحليل الإجراءات: يحتفظ النظام بسجل دقيق لجميع العمليات المؤتمتة، ما يساعد المشرفين على مراجعة الأداء وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
• تفعيل الموافقة التلقائية: في الحالات التي لا تتطلب مراجعة دقيقة، يمكن تفعيل خاصية الموافقة التلقائية لتسريع العمليات وتجنب التأخير.

5. الملف الشخصي للموظف

أتمتة ملفات الموظفين هي عملية تحويل وإدارة جميع المعلومات والوثائق المتعلقة بالموظفين من شكلها الورقي التقليدي إلى نظام رقمي متكامل، عبر تخزين البيانات الوظيفية والشخصية في قاعدة بيانات إلكترونية تتيح الوصول السريع والسهل للمعلومات، مع تحديثها ومتابعتها آنياً.

وتتيح أتمتة ملفات الموظفين:

• الوصول السريع والمرن إلى المعلومات وجمعها في مكان واحد: إمكانية الوصول الفوري إلى جميع بيانات الموظفين المجمعة في منصة مركزية واحدة، ما يُسهل إدارة المعلومات واسترجاعها من أي مكان وفي أي وقت.
• تقليل الأخطاء وتحسين الدقة مع التحديث اللحظي لكل جديد: تسهم الأنظمة الرقمية في تقليل الأخطاء البشرية أثناء إدخال أو تحديث البيانات، كما يتم تسجيل أي تغييرات بصورة فورية ودقيقة، ما يضمن مواكبة الملفات الرقمية لأي مستجدات وظيفية أو شخصية دون تأخير.
• تعزيز الأمان وحماية البيانات: توفر أتمتة السجلات مستويات أمان عالية من خلال تشفير البيانات وتحديد صلاحيات الوصول لحماية المعلومات الحساسة من الضياع أو الوصول غير المصرح به.
• التكامل مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى: تساعد الملفات الرقمية على التكامل بسهولة مع أنظمة الرواتب والحضور والتقييم لتبسيط العمليات الإدارية وتوحيد مصادر البيانات.
• توفير التكاليف والمساحة: يلغي التخزين الرقمي الحاجة إلى مساحة مادية للملفات ويوفر التكاليف المرتبطة بالأرشفة والصيانة ويُعزز استدامة العمليات.
• تحسين تجربة الموظف: يُمكن للموظفين الاطلاع على بياناتهم الوظيفية وتحديثها بسهولة لتعزيز الشفافية والتواصل بين الإدارة والموظفين.

ويمثِّل الملف الرقمي من جسر الحل المثالي لإدارة معلومات الموظفين بذكاء وكفاءة، إذ يجمع بين التكنولوجيا الحديثة وسهولة الاستخدام لتلبية احتياجات المنشآت بفضل مزاياه الشاملة، ومنها:

• خيارات متعددة لإدخال بيانات الموظفين سواء يدويًا أو عبر استيرادها من أنظمة أخرى.
• الوصول الفوري إلى كافة البيانات المتعلقة بالموظف مع إمكانية معرفة التعديلات وتواريخها.
• مشاركة المعلومات بين الأقسام المختلفة مثل الموارد البشرية والإدارة العليا والمحاسبة.
• تفعيل التنبيهات للتذكير بالمواعيد الهامة مثل تجديد العقود أو انتهاء فترات التجربة.
• تنظيم وتتبع العهد التي تُمنح للموظفين مثل الأجهزة والمعدات.
• تحديد صلاحيات الوصول وفق احتياجات الأقسام المختلفة.
• إضافة البدلات وإدارة المعاملات المالية.
• تتبع وإدارة تقييمات الأداء من خلال واجهة موحدة للاطلاع على التقييم أو الاعتراض عليه.
• تفاصيل شاملة حول الإجازات الحالية والمجدولة وسجلات الإجازات السابقة.

6. إدارة المزايا والتعويضات

تشمل إدارة المزايا والتعويضات أتمتة كاملة لكل ما يتعلق بمكافآت الموظفين والمزايا المالية المقدمة لهم، بما في ذلك حساب البدلات والتعويضات والعمولات وفقاً للأنظمة والقوانين وسياسات الشركة، واعتماد المبالغ وتوزيعها على الموظفين بصورة دقيقة ومنظمة بالتكامل مع إدارة الرواتب.

وتساهم إدارة المزايا والتعويضات في تعريف جميع الإضافات التي تتيحها المنشأة للموظف وحسابها بصورة آلية، ما يساهم في تعزيز الكفاءة والدقة، ويقلل من الجهد والوقت المطلوبين لإتمام العملية، ويزيل أي أخطاء بشرية قد تحدث أثناء العمليات اليدوية، ويتيح وصول الموظفين إلى معلوماتهم المتعلقة بالمزايا والمكافآت من خلال المنصة الإلكترونية للنظام.

كما تساعد الأتمتة في متابعة وتطبيق القوانين واللوائح المتعلقة بالمزايا والتعويضات بصورة دقيقة ومستمرة، وتوفر تحديثات تلقائية تتعلق بالتغيرات القانونية، ما يقلل من المخاطر المرتبطة بعدم الامتثال.

وتوفر أتمتة مهام إضافة المزايا وحسابها تقارير وتحليلات دقيقة عن أنماط التعويضات وتواريخها لمساعدة الإدارة في تحسين تصميم البرامج بما يتوافق مع احتياجات الموظفين، مثل التركيز على المزايا الأكثر تفضيلاً.

وباعتماد نظام جسر لإدارة الموارد البشرية في منشأتك فإن أتمتة كل إجراءات المزايا والتعويضات ستتم عبر ثلاث خطوات بسيطة ويسرة:

• أدر كل المعاملات المالية خارج الراتب من المكافآت والمزايا المالية والبدلات وغيرها من مكان واحد.
• اعتمد كل العمليات والإجراءات وادفعها مستقلة أو مع الراتب بكل سهولة.
• وثق المعاملات واحتفظ بالبيانات للاطلاع عليها لاحقاً أو استخدمها في التحليلات والتقارير.

كما يتيح نظام جسر تخصيص المزايا بناءً على سياسات الشركة واحتياجات الموظفين، مثل العلاوات وبدلات السفر والتأمين الصحي، أو ربط المكافآت بناءً على تقييم الأداء ومواعيد الحضور والانصراف.

ويتكامل نظام جسر أيضاً مع التعاونية للتأمين لتسهيل إدارة التأمين الصحي للموظفين، وتعديل بيانات التأمين ومتابعة الوثائق في مكان واحد دون الحاجة للتنقل بين أنظمة متعددة.

7. تتبع المتقدمين للعمل

تعني أتمتة عمليات التوظيف استخدام نظام رقمي متكامل لإدارة عمليات التوظيف ما يعرف اختصاراً بنظام ATS أو نظام تتبع المتقدمين (Applicant Tracking System)، ويهدف إلى تسهيل مهام استقبال السير الذاتية وفرز الطلبات وجدولة المقابلات وتحديث بيانات المتقدمين، وبالتالي يقلل من الوقت ويوفر أدوات تحليل متقدمة تُسهل اختيار أفضل الكفاءات بناءً على معايير واضحة، كما يسهّل التواصل بين فريق التوظيف والمرشحين من خلال الإشعارات التلقائية وتحديثات الحالة.

وتساهم أتمتة عمليات تتبع المتقدمين للعمل في إدارة الموارد البشرية في توحيد عملية التتبع وضمان أن كل متقدم يتم معاملته بنفس الطريقة، ما يعزز العدالة والشفافية، ويقلل فرص حدوث الأخطاء مثل فقدان السير الذاتية أو تصنيفها بصورة خاطئة.

ومن أبرز المزايا التي يوفرها نظام جسر في تتبع المتقدمين للعمل:

• إضافة الوظائف بسهولة ونشرها على منصات التواصل الاجتماعي والمواقع الإلكترونية.
• رفع بيانات المرشحين بصورة مجمّعة عبر قوالب Excel لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي.
• إلغاء التعاملات الورقية وأتمتة كافة المهام اليدوية مثل فرز الطلبات وتصنيف السير الذاتية بناءً على معايير مسبقة.
• قاعدة بيانات مركزية تُخزّن جميع بيانات المتقدمين، مع إمكانية البحث عن المرشحين وفقاً لمعايير محددة مثل المؤهلات والخبرة.
• توفير تقارير تحليلية لتطوير إستراتيجيات التوظيف المستقبلية وتحسين زمن دورة التوظيف
• إمكانية إضافة التعليقات والملاحظات والإشعارات الفورية لإبلاغ أصحاب القرار بآخر التحديثات الجارية.
• جدولة المقابلات ومتابعتها عبر النظام، مع إمكانية إرسال تذكيرات آلية، ثم تخزين نتائج المقابلات وربطها بملفات المتقدمين.

8. تقييم أداء الموظفين

تمثل أتمتة تقييم أداء الموظفين تحولاً جوهرياً في طريقة إدارة المؤسسات لأداء موظفيها، إذ تتجاوز هذه الأتمتة النهج التقليدي الذي يقتصر على التقييم السنوي لتتيح عمليات آلية ومستمرة تتميز بالشفافية والفعالية، عبر توفير أدوات تساعد على إتمام الإجراءات التالية:

• إدارة الأهداف: المساعدة في تحديد الأهداف الفردية والتنظيمية، ومتابعة تحقيقها.
• تحقيق الشفافية والعدالة: الاعتماد على بيانات دقيقة تقلل من التحيز البشري وتضمن توحيد المعايير بين الموظفين.
• تتبع الأداء: مراقبة وتسجيل مؤشرات أداء الموظفين باستمرار لتوفير رؤى آنية.
• آليات التغذية الراجعة: تقديم التغذية الراجعة الدورية عبر مراجعات شاملة مثل تقييمات 360 درجة.
• إعداد التقارير والتحليلات: إنشاء تقارير وتحليل بيانات الأداء لدعم اتخاذ القرارات.
• قدرات التكامل: الارتباط بسهولة مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى مثل أنظمة إدارة التعلم أو أنظمة التعويضات وملف الموظفين الرقمي.
• خيارات التخصيص: إمكانية تعديل النظام ليناسب الاحتياجات الفريدة للمنشأة.
• أمان البيانات: ضمان حماية وسرية بيانات أداء الموظفين.
• القابلية للتوسع: التكيف مع الاحتياجات المتزايدة للمؤسسة دون التأثير على الأداء.
• التكامل مع أنظمة إدارة التعلم: ربط نتائج الأداء بموارد التدريب لمعالجة الفجوات المهارية.
• الوصول إلى البيانات التاريخية: الحفاظ على سجلات المراجعات السابقة للرجوع إليها وتحليل الاتجاهات.

ويوفر نظام جسر لإدارة الموارد البشرية جميع هذه الميّزات في نظام إدارة الأداء الخاص، إذ يمكّن من القيام بالمهام المؤتمتة التالية:

• إنشاء معايير التقييم المخصصة بما يلائم أهداف واحتياجات العمل، وتحديد فترة التقييم أو دوراته الزمنية المتكررة، لضمان العدالة والموضوعية.
• إجراء التقييمات بمرونة سواء عبر التخصيص وفق طبيعة العمل وأهداف الفرق، أو بدعم أنواع متعددة من التقييمات بمشاركة الموظف والآخرين، مع إمكانية إضافة ملاحظات حول الأداء وتحديد مجالات التطوير.
• تحديث تقرير التقييم تلقائياً في الملف الشخصي للموظف، مع تمكينه من الاعتراض على التقييم أو طلب مراجعته.
• تتبع نتائج التقييم ومقارنته بالدورات السابقة، مع تحليل الأداء بناءً على أهداف محددة لفهم نقاط القوة والضعف واتخاذ قرارات التحسين.
• تصميم خطط تدريب فردية بناءً على التقييمات، ومشاركتها مع أصحاب الصلاحيات، مع دمجها في سجلات الموظفين لضمان تزامن العمليات.
• الحصول على إشعارات فورية عند اكتمال التقييم أو للتذكير بمواعيده.
• إتاحة تقارير وإحصاءات شاملة لمتابعة تحقيق الأهداف وتحديد مجالات التعديل.

9. إصدار التقارير والإحصاءات

تُستخدم أتمتة إصدار التقارير والإحصاءات لجمع البيانات من مصادر مختلفة في المؤسسة، مثل سجلات الحضور وتقييمات الأداء ونتائج التدريب ومعدلات الرواتب، ثم تحليل هذه البيانات باستخدام خوارزميات مبرمجة لاستخراج الأنماط والاتجاهات التي تساعد في اتخاذ قرارات إستراتيجية، وتوليد تقارير وإحصاءات دقيقة وتمثيلها بيانياً.

وتقدم أتمتة هذه المهمة فوائد كبيرة للمنشآت وإدارة الموارد البشرية، منها:

• تعزيز دقة البيانات والاتساق: تقلل الأنظمة المؤتمتة الأخطاء البشرية وتضمن تقارير موحدة ومتكاملة عبر الأقسام المختلفة والفترات الزمنية.
• توفير الوقت والجهد: تُسرّع عملية إعداد التقارير ما يسمح لموظفي الموارد البشرية بالتركيز على بقية المهام.
• الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي: الوصول الفوري إلى المقاييس الرئيسية مثل معدلات دوران الموظفين أو معدل الغياب، ما يُمكّن المؤسسة من التدخل المبكر لتصحيح المشكلات قبل تفاقمها.
• تحليل الاتجاهات المستقبلية: القدرة على استكشاف البيانات التاريخية لتحديد الأنماط واستخدامها في التخطيط الإستراتيجي، مثل التنبؤ بالاحتياجات الوظيفية من معدلات الأداء.

ويتميز نظام جسر بخاصية إصدار التقارير والإحصاءات وفق ميزات متقدمة تسمح بإجراء المهام المؤتمتة التالية:

• تقديم بيانات شاملة عن الموظفين من مصادر متعددة داخل الشركة لمراقبة الأداء وتحليل الاتجاهات.
• عرض البيانات بطرق مرنة وواضحة تتيح اتخاذ القرارات الإستراتيجية بسهولة.
• توفير إحصاءات تغطي جوانب متعددة مثل الرواتب ونسب الغياب وساعات العمل الإضافية ومعدل دوران الموظفين ونسبة السعودة، مع إمكانية تخصيص التقارير وفق احتياجات العمل.
• تصفية الإحصاءات وفق فترات زمنية أو إدارات أو مواقع أو أنواع عقود التوظيف، كما يمكن العودة إلى أي تقرير تم استخراجه خلال آخر 14 يوماً لإعادة تحميله.
• تصدير الرسوم البيانية والإحصاءات بصيغ PDF وExcel لتسهيل المشاركة والمراجعة المستقبلية.

10. إدارة الإجازات ورحلات العمل

تقوم الأنظمة المؤتمتة بتسهيل عملية تقديم الموظف لطلبات الإجازات وتتبعها، ومراجعة المديرين لها من خلال النظام، ويتم تحديث أرصدة الإجازات تلقائياً بما يتماشى مع سياسات الشركة والقوانين العمالية.

وتشمل الأتمتة أيضاً تنظيم إجراءات السفر، بما في ذلك حجز التذاكر وإدارة النفقات والامتثال لسياسات الشركة. كما تساعد على تطبيق سياسات الشركة المتعلقة بالإجازات والسفر بصورة موحدة، ما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء أو تجاوزات، ويضمن الامتثال القانوني والتنظيمي.

وباستخدام نظام جسر، تستطيع المنشآت تحقيق تكامل وفعالية في إدارة الإجازات ورحلات العمل، عبر أدوات فعّالة لإدارة الإجازات ورحلات العمل بما يتوافق مع نظام العمل السعودي.

ويتيح نظام جسر للمنشآت إدارة شاملة ومرنة لإجازات الموظفين، تشمل:

• تعديل مسؤولي الموارد البشرية لرصيد الإجازات يدوياً عند الحاجة، لضمان دقة السجلات وتحديثها المستمر.
• تفعيل سياسة إجازات نصف اليوم ما يوفر مرونة أكبر في إدارة الوقت.
• تعريف وتحديث الاستحقاقات السنوية للموظفين بناءً على سياسات المنشأة ونظام العمل السعودي.
• إدارة أنواع الإجازات المختلفة مع إمكانية تخصيص سياسات لكل نوع.
• تحديد كيفية التعامل مع الأرصدة المتبقية، سواء بالترحيل أو التعويض المالي، وفقا لنظام المنشأة.

كما يوفر نظام جسر أدوات متقدمة لإدارة رحلات العمل، تشمل:

• تعريف سياسات مختلفة لرحلات العمل، سواء كانت داخلية أو خارجية، مع تحديد مبالغ الإقامة ووسائل النقل ومصاريف الطعام لكل وجهة.
• إضافة وتحديد وجهات السفر المختلفة التي يتم انتداب الموظفين إليها، سواء داخل المملكة أو خارجها.
• احتساب المخالصات المالية لرحلات العمل بناءً على السياسات المعرفة مسبقاً، ما يضمن دقة وسرعة في العمليات.

ختاماً، يُعدّ نظام جسر نموذجاً متقدماً يدمج بين التقنية المبتكرة والاحتياجات العملية، ما يتيح للمنشآت تحقيق أقصى استفادة من إمكاناتها البشرية والمالية، فتبني الأتمتة في الموارد البشرية ليس فقط خطوة نحو المستقبل، بل استثمارٌ جوهري في استدامة التميز والنجاح المؤسسي.