دليل الشركات السعودية عن نظام ATS

تسأل نفسك ما هو نظام ATS وترغب في معرفة المزيد عنه؟ إذًا، أنت في المكان الصحيح؛ إذ يلعب نظام تتبع المتقدمين إلى الوظائف دورًا فعّالًا في تطوير عملية التوظيف وتحسين مردوداتها؛ مما يُمَكِنك في النهاية من انتقاء أفضل مترشح من بين المتقدمين. ويتم ذلك من خلال:

تعزيز التعاون: يُحسِّن نظام ATS للسيرة الذاتية التعاون بين مسؤولى التوظيف في شركتك 
تقليل التحيز: يُخفِّض هذا النظام من احتمالية التحيز التي قد تحدث بصورة واعية أو غير واعية 
تسريع عملية التوظيف: يساعدك على فحص السير الذاتية باستخدام نظام ATS على اختيار المرشحين المثاليين بناءً على معايير موضوعية تُسرع عملية التوظيف وتُعزز من نتائجها، وبذلك ستُقلل من الوقت المستغرق في تعيين  الموظفين الجُدد

ولكن كيف يقوم نظام تتبع المتقدمين بالنقاط المذكورة فعلًا؟ وكيف تختار أفضل نظام تتبع في شركتك يُحقق لك المكاسب والنمو على المدى البعيد، وفي الوقت نفسه يمنح فريقك والمرشحين في شركتك تجربة توظيفية أكثر راحةً ومثالية؟

وللاطلاع على إجابات هذه الأسئلة، ما عليك إلا قراءة هذا الدليل المختصر حول نظام ATS. لذا، اجلب قهوتك واستعد لمتابعة القراءة معي بعناية.. جاهز؟

ستقرأ في السطور التالية:

• ما هو نظام ATS
• ما أهمية نظام تتبع مقدم الطلب
• كيف تختار أفضل نظام  ATS يناسب تطلعاتك؟
• ما نظام تتبع المتقدمين الذي تُوجد فيه هذه المزايا وأكثر؟
• مميزات نظام ATS في جسر

ما هو نظام ATS؟

نظام تتبع مقدمي الطلبات ATS أو كما يُقال عنه بالإنجليزية  Applicant Tracking System هو برنامج يساعدك على إدارة عملية التوظيف في شركتك بطريقة شاملة؛ إذ يسمح لك بتتبع طلبات المترشحين إلى وظيفتك ويُوفر لك التحكم في جميع مراحل التوظيف الأساسية بعد تلقي الطلبات.

وحتى نفهم دور نظام ATS فهمًا أفضل، يمكننا تقسيم عملية التوظيف بصورة عامة إلى ثلاثة مراحل، وهي على النحو الآتي:

1. مرحلة البحث عن المرشحين المناسبين وجذبهم للتقدم إلى وظيفتك

2. مرحلة إدارة طلبات هؤلاء المترشحين إما بتتبع طرق تقليدية كتصفية ملفات المتقدمين يدويًا، أو باعتماد طرقٍ أكثر ابتكارًا وحداثة تُسهِّل عليك فحص السير الذاتية باستخدام نظام ATS

3. مرحلة تهيئة الموظفين وتجهيزهم للعمل داخل مؤسستك، والمعروفة بالإنجليزية باسم Orientation & Onboarding

وبالنظر إلى تلك المراحل، يساعدك نظام ATS على استقبال طلبات المرشحين وتتبعها؛ بدءًا من إنشاء نموذج التوظيف الذي ترغب به، مرورًا بعمليات الفرز والانتقاء وترتيب المقابلات الشخصية وتنسيقها مع المرشحين المثاليين، ووصولًا إلى إرسال العرض الوظيفي لمَن وقع عليهم الاختيار لتولي المنصب.

ما أهمية نظام تتبع مقدم الطلب؟

إذا حللت معي عملية التوظيف في وقتنا الحالي، ستجد أنها تستغرق وقتًا طويلًا؛ فوفقًا لتقديرات شركة CEB الأمريكية المتخصصة في الاستشارات الإدارية والتقنية، فإنها تحتاج إلى 68 يوم عمل ليتمكن مسؤولو التوظيف من اختيار موظفي المكاتب المناسبين White-Collar Workers.

وأوضح تقرير آخر أن الوقت المطلوب للوصول إلى مرحلة المقابلات الشخصية مع المترشحين يتراوح بين 21 إلى 88 يومًا، ويختلف هذا الرقم بناءً على مجال الدور الوظيفي وعدد المسؤولين عن عملية التوظيف والطرق المتبعة لتحقيق ذلك.

وتُؤكِّد هذه البيانات وجود تحديات حقيقية فيما يتعلق بسرعة التوظيف وفعاليته. وهنا يظهر دور نظام ATS الذي يساهم في حفظ وقتك ومجهودك؛ إذ يختصر عليك الكثير من الخطوات المُشتتة التي تستنزف الجهد وتجعل عملية التوظيف تستغرق أيامًا وأسابيعًا.

إلى جانب ذلك، تتميز مكونات نظام ال ATS بقدرتها على تحسين التواصل مع المرشحين؛ إذ يُتاح لك إرسائل رسائل آلية لهم؛ حتى تُعلمهم بحالة طلباتهم، سواءً بالرفض أو الإيجاب.

وهو يساعدك على تحليل بياناتهم بدقة؛ مما يكشف لك أداء عمليات التوظيف في شركتك ويُظهر لك التحديات والفرص القائمة، ما يعني أن قراراتك المتعلقة بالتوظيف ستكون أكثر دقة واحترافية دومًا؛ لأنك تملك بيانات واضحة يمكنك الركون إليها.

ومع سرد هذه المزايا لنظام تتبع المتقدمين، دعني أُؤكد في ختام هذه الفقرة على أن استخدام هذا النظام لا يُغنيك بأي حالٍ من الأحوال عن اعتماد إستراتيجيات توظيفية مدروسة في شركتك. يقول في هذا الصدد متخصص التوظيف ناثان جيفرسون Nathan Jefferson: «وجود نظام لتتبع المرشحين أمرٌ ضروري لنجاح عملية التوظيف في مؤسستك، ومع ذلك لا يجب أن يُعد ذلك بديلًا لإستراتيجيات التوظيف الفعّالة».

كيف تختار أفضل نظام ATS يناسب تطلعاتك؟

من المفيد أن تُحدد مسبقًا مجموعة من المزايا التي تُرشدك لاختيار أفضل نظام تتبع للمتقدمين؛ حتى تُيسّر على نفسك عملية البحث وتختصر الوقت والمجهود. وفيما يلي مجموعة من أهم المزايا التي يهمك البحث عنها..

إدارة التوظيف في شركتك بفاعلية

كما أوضحت بالأعلى، فهدف نظام تتبع مقدم الطلب هو إدارة عمليات التوظيف في شركتك باحترافية، لذلك من المهم أن يمتلك النظام الذي ستعتمده في شركتك الأدوات اللازمة لتحقيق ذلك، مثل:

• سهولة إضافة الفرص الوظيفية إليه
• إسناد متابعة الوظيفة للمسؤول المختص مع إمكانية تعيين أكثر من مسؤول أو مدير توظيف على مستوى كل مرحلة توظيفية
  جمع طلبات المرشحين وتنظيمها بطريقة عملية وسلسة
• تحليل بيانات السير الذاتية
• تتبع التقدم الذي أحرزه كل مرشح؛ مما يُزودك بنظرةٍ شاملة ومتدفقة عن مراحل التوظيف
• إمكانية نشر الوظائف المتاحة ومشاركتها عبر المنصات المختلفة

من المفيد أن تتمكن من اختيار نظام تتبع متقدمين ATS يساعدك على نشر وظائفك المتاحة على حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي أو موقعك الإلكتروني أو غيرها من المنصات التي ترغب في استهدافها.

تصفية المتقدمين وترتيب ملفاتهم بناءً على احتياجاتك

يساهم تحليل بيانات المرشحين عن طريق نظام ATS في اختصار الوقت وتقليل المجهود الذي يُستنزف في تصفية المرشحين بالطرق التقليدية. لذلك، من الضروري أن تبحث عن نظام تتبع مَرن يُمَكِنك من مفاضلة ملفات المتقدمين وتعديل بياناتهم وإضافة ما يلزم من إجراءات وتفاصيل تُساعدك على اتخاذ القرار الصحيح.

تحكم دقيق في كل ما يتعلق بإدارة الطلبات

ابحث عن نظام تتبع يُمَكِنك من تحميل بيانات المرشحين دفعة واحدة باستخدام قالب إكسل Excel؛ إذ تُبسط هذه الطريقة من عملية التوظيف وتعفيك عن إدخال هذه البيانات يدويًا، مما يُسهِّل عليك تحديث معلومات المتقدمين بكل سهولة، بما ذلك تفاصيلهم التي تتطلب دقة كبيرة ولا تحتمل الأخطاء البشرية التي قد تنتج عن الإدخال اليدوي، وبذلك ستحافظ على دقة عملية التوظيف في شركتك من الألف إلى الياء.

إمكانية إضافة ما يلزم من تعليقات بين المسؤولين

إذا كنت عازمًا على توفير طاقة مسؤولي التوظيف في شركتك، فمن المهم اختيار نظام ATS يُسهِّل متابعة مراحل التوظيف بين المسؤولين بطريقة فورية ولحظية، لذلك ابحث عن نظام تتبع يُتيح لك إرسال إشعارات الوظيفة إلي أصحاب القرار والمختصين، ويُنبههم بآخر التحديثات الجارية، كما يسمح لهم بإضافة تعليقاتهم وملاحظاتهم حول المرشحين ومستوى مهاراتهم بكل سهولة، وبذلك سيتمكن فريقك من تقييم المرشحين المحتملين بدقة ودون الحاجة لإرهاق أنفسهم في ملفات ورقية كثيرة تُشتتهم.

القدرة على إنشاء تقارير وإحصاءات مفصلة عن عمليات التوظيف في شركتك

من الضروري الاستعانة بتقارير التوظيف التي تدلك على بيانات المرشحين التفصيلية؛ لكي تتمكن من تطوير عمليات التوظيف في شركتك. تساعدك تقارير التوظيف على هضم البيانات الرئيسية والاستفادة منها من خلال معرفة عدد المتقدمين، ومدى تناسب مهاراتهم مع احتياجاتك، والوقت المستغرق في دراسة ملفات المرشحين واختيار أنسبهم.. إلخ.

وبذلك، ستتمكن من اتخاذ قرارات توظيفية أكثر حكمة في المرات المقبلة؛ لأنك ستمتلك مؤشرات دقيقة ومستندة إلى حقائق يمكنك الاعتماد عليها لتطوير أداء فريقك وتعزيز عمليات التوظيف المتسقبلية في مؤسستك.

مزايا أخرى

يُعد فهم تجربة المتقدمين ومدى يُسر عملية التقديم أمرًا حيويًا إذا رغبت في تطوير التوظيف في شركتك. لذا، أنصحك بالبحث عن نظام تتبع مقدمي الطلبات الذي يساعدك على إنشاء استطلاعات واستبيانات لقياس تجارب المرشحين مع عملية التوظيف.

وتتيح لك هذه الطريقة أيضًا جمع تعليقاتهم واقتراحاتهم؛ مما يساهم في تحسين تجربة التعيين وتطوريها باستمرار. وتذكر هنا ما قاله بيتر دراكر Peter Drucker: «ما لا يمكن قياسه، لا يمكن إدارته».

ابحث أيضًا عن نظام ATS يتميز بخصوصيته وحمايته لبيانات شركتك ومعلومات المتقدمين الحساسة. لذلك، أوصي هنا بعدم تجربة أي نظام يعدك بالمزايا المذكورة دون التأكد من قدرته على التعامل بسرية مع بيانات المتقدمين وحماية المعلومات المتبادلة فيما بينكما. وبناءً على ذلك، تأكد من امتثال نظام تتبع المتقدمين لمعايير الخصوصية والسرية؛ منعًا لأي تسريبات أو انتهاكات محتملة.

ما نظام تتبع المتقدمين الذي تُوجَد فيه هذه المزايا وأكثر؟

الخبر الجيّد هنا أن جميع المزايا المذكورة بالأعلى موجودة بالفعل في مكانٍ واحد، ألا وهو نظام جسر لتتبع المتقدمين للوظائف Jisr ATS، الذي يُعَد من أهم الأدوات المضافة حديثًا على نظام جسر للموارد البشرية، بهدف مساعدتك على تسريع عمليات التوظيف في شركتك واتخاذ القرارات التوظيفية الأكثر ملاءمة لاحتياجاتك وتطلعاتك، وذلك عن طريق ما يلي:

• إلغاء التعاملات الورقية
• أتمتة عملية التوظيف والتخلص من أعباء العمل اليدويّ
• توفير قاعدة بيانات مركزية
• تبسيط عروض التوظيف وربطها بمختلف المنصات
• تتبع طلبات المتقدمين وفحصها بكل سهولة في مختلف مراحلها من مكانٍ واحد

مميزات نظام ATS في جسر

يُوفِّر نظام ATS في جسر العديد من المزايا التي تُريحك في أثناء التوظيف، مثل:

• إضافة الوظائف المتاحة داخل المنشأة بسهولة، والتمكن من نشرها على منصات التواصل الاجتماعي وغيرها من المنصات الإلكترونية المطلوبة
• تصفية الوظائف المضافة على النظام بناءً على حالتها (مفتوحة أو مغلقة)
• إظهار عدد المتقدمين على كل وظيفة
• إظهار عدد المرفوضين والأشخاص الذين تم توظيفهم
• إمكانية استعراض السير الذاتية للمرشحين والوصول إلى بياناتهم ومراجعتها
• التمكن من إضافة التعليقات والملحوظات المطلوبة، مما يُسهِّل التعاون بين أعضاء فريقك

وبذلك ستتمكن من توظيف أفضل المواهب بفاعلية وبتكاليف معقولة دون استنزاف وقتك ومجهودك.

خلاصة نظام تتبع المتقدمين

بناءً على ما ذُكر من معلومات، أُوصيك في النهاية بالبحث عن نظام تتبع يُقربك من أهدافك، وفي الوقت نفسه يمنحك الحرية لتخصيصه كما تشاء وفقًا لمتطلباتك التي ترغب في تحقيقها. وهذا ما ستجده باختصار في نظام ATS في جسر.  ختامًا، تذكر ما قالته الكاتبة الأمريكية تينا فاي Tina Fey: «تعتمد جدارتك كمدير على قدرتك في تعيين موظفين أكِفّاء، ثم الابتعاد عن طريقهم».

إذا أردت معرفة المزيد، يمكنك البدء من هنا أو طلب عرض تجريبي مجاني من مختصينا مباشرةً، وبذلك ستودِّع طرق التوظيف التقليدية.. نهائيًا!