لربما السؤال الذي يتبادر إلى ذهن كل شخص غير متخصص في المحاسبة هو ماهي القيود المحاسبية وماعلاقتها بمسير الرواتب؟ القيود المحاسبية هي الطريقة التي يتم بها تقييد كل المصروفات والمدفوعات والإيرادات داخل الشركة. يتأثر حسابين على الأقل بكل عملية من العمليات المالية التي تقوم بها الشركة. ومسير الرواتب هو أحد هذه الحسابات التي تتأثر وتؤثر في القيود المحاسبية ودفتر الأستاذ كونه قائم على دفع مستحقات ومصروفات هي أكثر البنود تكلفة بالنسبة لأغلب الشركات.  وبالتالي يرتبط قسم الموارد البشرية في عمله على مسير الرواتب مع قسم المالية ويحتاج القسمان إلى التنسيق والتعاون فيما بينهم لضمان الدقة والإنجاز.

اقرأ أكثر  دليلك الكامل عن مسير الرواتب من خلال هذا المقال 

تحدثنا في مقالة سابقة على مدونة جسر عن موضوع كيف يتوافق مسير رواتب جسر مع برامجك المحاسبية؟

لكن لنفهم أكثر هذه الحسابات وطريقة ارتباطها بدفتر الأستاذ سنتعرض معكم الدورة المحاسبية الاعتيادية بشكلٍ مختصر من خلال المراحل الخمس التالية:

1- مصدر الملفات: غالبا ماتكون البيانات التي يعتمد عليها مسير الرواتب هي بيانات الموظفين الأساسية هي أسماءهم، و ساعات عملهم الأسبوعية، ورواتبهم، لكن ملفات مسير الرواتب تشمل أيضاً ملفات بيانات الموظفين بالأجر أو بالساعة وبيانات الموظفين المتعاقدين. 

2- قيود اليومية: هي أول إجراء محاسبي بعد حصر الملفات والبيانات التي يحتاجها المسؤول. وتعتمد المحاسبة على القيد المزدوج لكل عملية والذي يشير إلى أن كل عملية مالية يتأثر بها حسابان على الأقل. 

فمثلاً عند صرف المرتبات الأساسية  بقيمة 100،000 ريال مثلاً،  يتم تقييد قيد يومية كالتالي: 

100.000  ح / رواتب وأجور 

                    100.000    ح/ البنك 

حيث يظهر تأثر حساب البنك دائناً بالمبلغ وحساب الرواتب والأجور مديناً به. وتؤثر طبيعة الحسابات (دائنة أو مدينة) على القيود والإجراءات المحاسبية الأخرى. فحساب الرواتب والأجور مثلا ذو طبيعة مدينة، ومثله كل المصروفات الأخرى.

3- إعداد دفتر الأستاذ: دفتر الأستاذ (General Ledgre) هو خطوة تالية لإعداد قيود اليومية. فبعد إعداد كل قيد يومية متلعق بمصروفات وخصومات وإضافات مسير الرواتب يتم نقل هذه القيود إلى دفتر الأستاذ وتسجيل كل حساب في جدول لوحده وحساب خاص به، ولكل حساب جهتين دائنة ومدينة. في الجهة المدينة تسجل العمليات التي كان طرفاً مديناً فيها وفي الجهة الدائنة تكتب الحسابات التي كان طرفاً دائنا فيها.  فمثلا مصروفات الرواتب والأجور ستكون في حساب منفصل برقم يميزه، وسيحتوي على الرواتب المدفوعة في الفترة التي تتم المحاسبة عنها . وحساب البنك أيضا سيكون له رقمه يميزه وتضاف إليه كل المدفوعات في الجهة الدائنة ويحتوي على المبالغ الداخلة إليه في الجهة المدين والمبالغ التي تم سحبها منه في الجهة الدائنة مع توضيح بنود الصرف والإضافة. 

4- إعداد ميزان المراجعة: بعد عملية إعداد دفتر الأستاذ وتدوين رقم وحساب خاص بكل بند من بنود الميزانية،يتم إعداد ميزان المراجعة من خلال دمج كل الحسابات في دفتر الأستاذ داخل جدول واحد يتم من خلاله معرفة مدى صحة ودقة البيانات. لأن القيود اليومية كانت تسجل كل مبلغ في حسابين أحدهما دائناً والأخر مديناً فيجب في ميزان المراجعة أن يتوازن ويستاوى الجانبين. وتساويهم يجعل احتمالية دقة العميلة راجحة لكنها أيضا غير مضمونة بالكامل. 

5- القوائم المالية: القوائم المالية هي المحصلة النهائية لأي دورة محاسبية وهي تعكس كل المعلومات المالية عن فترة محددة ويطلع عليها مستفيدون داخليّون منهم الإادرة وأصحاب القرار و خارجيون ومنهم المساهمين والجهات الحكومية ومصلحة الضرائبل والدخل. 

القيود والحسابات المرتبطة بمسير الرواتب:

بالنسبة لمسير الرواتب فإن بنود الحسابات التي تحسب عليه تعدد حسب تفاصيلها ومدى تنوع العمليات المالية المتعلقة به التي تقوم بها الشركة. في أغلب الحالات يتفرع عن مسير الرواتب الحسابات التالية:

خمس خطوات لإعداد مسير الرواتب:

1- جمع المعلومات: عند هذه الخطوة ستقوم بجمع البيانات المتعلقة بالرواتب ومنها الحضور والغياب، ساعات العمل الإضافي، سلف الموظفين، وغيرها، تنعكس هذه المعلومات بشكل أساسي على حساب الراتب وصافي المبلغ الذي يجب دفعه.

2- حساب صافي المدفوعات: في هذه الخطوة سيكون عليك حساب صافي المبلغ الذي يجب دفعه لكل موظف والتأكد من ومراعاة الأنظمة خصوصاً فيما يخص الخصومات. 

3- الدفع: تأتي النقطة الأهم والهدف من كل هذه الإجراءات ويتم الدفع للموظفين في حساباتهم البنكية، والتأكد من الاستثناءات التي ترد على هذه الخطوة (موظف يحتاج تسلم راتبه في شيك، موظف لديه مشاكل في حسابه ويفضل استلام مرتبه نقداً ) وغيرها من الاستثناءات. 

4- التقارير: بعد دفع الرواتب ستكون تقارير الدفع المفصلة جاهزة لتقديمها لجهات مختلفة داخلياً وخارجياً من ضمنها حماية الأجور وغيرها. نعتبر هذه التقارير مرجع لحساب الدخل ويُرجع إليها في حساب الدخل الخاضع للضريبة.

5- المدفوعات الأخرى: يدخل في حسابها (أ) الأجور: والتي يتم دفعها للعمال الذي يعملون بنظام الأجر (ب) التأمين الصحي والضمان الاجتماعي: قد يتم  الدفع الواقعي لشركة التأمين عن سنة كاملة لكن يجب  تحميل كل شهر بمصروفه من التأمين الصحي وبالتالي تتطلب المعالجة المحاسبية تحميل كل شهر بحصته من التأمين الصحى. بالنسبة للتأمينات الاجتماعية فتتولى الشركة 9٪ منه والموظف 9٪ وبالنسبة للتأمينات الأخرى مثل ساند فيتم معاملتها نفس المعاملة. ومنه ويتم خصمها من المرتب مع فتح حسابات ببنود الخصومات. 

في كل عام تتغير مناصب الموظفين، يترقى بعضهم، يحصل بعضهم على علاوات وزيادات، لذلك من المهم تحديث مسير الرواتب وربطه بمثل هذه البيانات دائما بحيث تساعد على تقليل الآخطاء وتقديم معلومات دقيقة عن كل شهر. 

لماذا تفشل أوراق العمل في إعداد مسير رواتب دقيق وسريع؟

عملية إعداد مسير الرواتب من خلال قوائم وأوراق عمل الاكسل بدائية وتعاني من كثيرٍ من المشاكل أبرزها مايلي: 

أخطاء في الإدخال: تحدث عادةً الكثير من الأخطاء في الإدخال اليدوي خصوصاً حال كانت التفاصيل كثيرة وعدد المدخلات كبيراً.
الربط غير الصحيح: بين الخلايا في ورقة العمل أو بين الأعمدة والصفوف أو حتى بين البيانات الخاطئة أو غير المحدثة.
النسخة الأخيرة: قد يتم العمل على نسخة من القائمة ليست هي النسخة الأخيرة أو المعتمدة وبالتالي يتم فقدان الوقت والجهد المبذول أو يكون معرضاً للضياع.وقد يصعب التحديث بناء على النسخة الأخيرة.
التكامل: لايمكن الربط بين صفحات الاكسل وبين كثير من التطبيقات الأخرى، ويظل الإدخال اليدوي ضرورياً في هذه الحالة.

كيف يساعدك جسر في المعالجة المحاسبية للرواتب؟ 

من أبرز وأهم المميزات التي يقدمها جسر للعملاء هي اختصار الوقت والجهد المبذول في إعداد مسيرات الرواتب. فأيام العمل الطويلة تختصر إلى دقائق من العمل من خلال أتمتة وربط متكامل لمسير الرواتب ليس فقط مع بيانات الموظفين من حضور وانصراف وعمل إضافي إلى الربط المتكامل مع المنصات الحكومية مثل مُدد والتأمينات الاجتماعية والربط مع البرامج المحاسبية. 

كيف يساعد جسر الإدارة المالية؟ 

يقدم جسر ميزة تصدير القيود المحاسبية لمسير الرواتب بشكل مؤتمت وجاهز للإدخال للحسابات التالية المرتبطة بمسير الرواتب: 

ويساعد في: 

اختر مسير رواتب جسر واستفد من  ميزة تحضير دفتر الأستاذ لكل الحسابات المتعلقة بالموظفين