دليلك الشامل إلى نظام الموارد البشرية الأكثر كفاءة

تم ابتكار نظام الموارد البشرية عندما فشل المسؤولون في تنظيم عمليات شئون الموظفين المختلفة بنجاح، إذ ظهرت حاجة ملحة إلى حل يساعد إدارة الموارد البشرية في التركيز بشكل أكبر على تأهيل الموظفين وتطوير العمل بدلا من الغرق في المهام التي لا تحتاج إلى تدخل بشري، ولم يكن ذلك ممكنا من دون أتمتة العمليات، بحيث يتسنّى لموظفي الموارد البشرية التركيز على العمليات غير الورقية وإدارة العمل على نحو فعال ودقيق ومنجز، فما هو نظام الموارد البشرية؟

جدول المحتويات:

• ما هو نظام الموارد البشرية؟
• تاريخ نظام الموارد البشرية
• وظائف نظام الموارد البشرية
• فوائد إدارة الموارد البشرية
• أمن نظام الموارد البشرية
• كيف تختار نظام الموارد البشرية الأكثر كفاءة؟
• متى تشتري نظام الموارد البشرية؟

ما هو نظام الموارد البشرية؟

نظام الموارد البشرية هو حزمة من الأدوات البرمجية المدمجة في نظام واحد تُستخدم لإدارة الموارد البشرية وعملياتها المختلفة من لحظة الإعلان عن شاغر وظيفي جديد وحتى يوم مغادرة الموظف للشركة. يؤتمت النظام العديد من المهام اليومية ويخزن البيانات موفرا سجلا كاملا للعاملين برؤية مفصلة، كما يعد بوابة للخدمة الذاتية إذ يُمكّن الموظفين من إنجاز المهام المشتركة (مثل طلبات الإجازة) وتحميل معلوماتهم عبر حساب مخصص لكل منهم. 

فضلا عما سبق يتضمن نظام الموارد البشرية لوحة معلومات تقيس مؤشرات الأداء الرئيسية للموظفين بشكل سهل الفهم، ما يُمكّن المدراء من الحصول على صورة كاملة للموارد البشرية وآثارها على الأعمال التجارية في مكان واحد. كما أنه يعمل جيدا مع أنظمة المحاسبة في ميزة فائقة التأثير، إذ تعد النفقات ذات الصلة بالموارد البشرية هي من أكبر التكاليف التي تتكبدها الشركة.

يعني ما سبق أن نظام الموارد البشرية يستفيد منه مختلف شرائح فريق العمل، إذ تشمل قائمة المستخدمين كلا من مسؤولي الموارد البشرية والمدراء والموظفين.

تاريخ نظام الموارد البشرية

تعود البصمة الأولى للأتمتة في عمليات إدارة الموارد البشرية، إلى سبعينيات القرن الماضي بالتزامن مع اتساع نطاق انتشار الحواسيب في الولايات المتحدة الأمريكية، إذ كان مسير الرواتب هو المكون الأول من مكونات الموارد البشرية الذي طالته الحوسبة، رغم أن الأتمتة كانت في ذلك الوقت محدودة.

مع أواخر الثمانينات، تم ابتكار نظام موارد بشرية أكثر تكاملا على يد شركة  PeopleSoft، شمل النظام مكونات عديدة مثل سجلات الموظفين والحضور والانصراف والتعويضات والمكافآت، إلا أن هذه الأنظمة كان ينتظرها تغير ثوري في مطلع القرن الحادي والعشرين.

مع بداية الألفية الثانية وفي ظل ظهور الإنترنت واتساع نطاق انتشاره، أصبح من السهل أتمتة مهام أخرى كانت تستغرق وقتا طويلا مثل نشر إعلانات التوظيف، إذ أصبح بإمكان مسؤولي التوظيف استخدام طرق مختلفة للعثور على المرشحين والتواصل معهم عبر مواقع الويب وبوابات إعلانات الوظائف والبريد الإلكتروني.

ثم جاءت التقنية السحابية التي بدأت مع حلول عام 2010 لتضيف طفرة أخرى إلى نظام الموارد البشرية، إذ منحت المدراء والموظفين على حد سواء صلاحيات استخدام النظام من أي مكان دون الحاجة إلى الاستثمار في أجهزة الحاسوب باهظة الثمن أو موظفي تكنولوجيا المعلومات لتشغيل النظام وصيانته.

وظائف نظام الموارد البشرية

لكي نفهم تحديدا ماذا يعني نظام الموارد البشرية، سنلقي نظرة فيما يلي على المجالات الستة الرئيسية التي تتضمنها الأنظمة الحديثة مع درجات تركيز مختلفة:

لوحة المعلومات

لوحة المعلومات هي الوظيفة المركزية لأي نظام موارد بشرية، تسمح بالوصول إلى جميع المعلومات الأساسية في قاعدة بيانات واحدة حول كل موظف بما في ذلك تفاصيل العقد والبيانات الشخصية، كما أنها تُمكّن الموظفين من الوصول إلى معلومات الموارد البشرية الهامة وعرض معلوماتهم الشخصية وتحريرها وقتما شاءوا.

تُخصص لوحة المعلومات ملفا شخصيا لكل موظف يمكن للموظف إعداده بنفسه، يتضمن هذا الملف بيانات مثل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني ولأي قسم ينتمي، ويمكن تقييد إطلاع المستخدمين على معلومات معينة بناء على أدوارهم.

تُسفر هذه الوظيفة في تقليل عدد الاستفسارات التي يجب على موظفي الموارد البشرية الرد عليها لتحديث البيانات الشخصية أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وتزداد أهمية هذه الوظيفة في بيئة العمل الهجينة اليوم (بين المكتب والمنزل)، إذ بات ضروريا أن يتمكّن كل من الموظفين ومسؤولي الموارد البشرية من الوصول إلى هذه المعلومات عن بعد عبر تطبيق جوال للموارد البشرية أو موقع ويب.

مسير الرواتب

مسير الرواتب هو أحد أهم وظائف نظام الموارد البشرية، إذ استبدل دفتر الأستاذ الورقي التقليدي وجداول الإكسل الطويلة والمعقدة التي تعتمد على العمل اليدوي وتستغرق وقتا طويلا بتطبيق رقمي عبر الإنترنت يحسب الرواتب بطريقة مفصلة ودقيقة. 

يساعد مسير الرواتب المؤتمت موظفي الموارد البشرية في الوصول إلى بيانات المرتبات بسرعة وسهولة على مستوى الشركة، ويساعد الموظفين أيضا من الاطلاع على بيانات الرواتب الخاصة بهم. 

يتضمن نظام الموارد البشرية الأكثر كفاءة مسير رواتب متكامل يتيح إدارة وتعديل المكافآت ودمج التأمين الصحي والبدلات والضرائب والخصومات، كما يحدد أهلية الموظف للحصول على مكافأة ويسجله تلقائيا في برنامج المكافآت والتعويضات ويُبلّغ الموظف بالمزايا التي يحق له الحصول عليها.

إدارة شؤون الموظفين

تشمل هذه الوظيفة أكثر من جانب من جوانب إدارة شؤون الموظفين، إذ تتتبع مواعيد الحضور والانصراف ومستوى تطور الموظفين وتقييمات الأداء والإجراءات التأديبية، كما تشمل أيضا جدول الدوامات وقواعد العمل وسياسات الإجازة وسلاسل الموافقات بطريقة مؤتمتة تعزز التحكم والكفاءة.

التقارير والتحليلات

أصبحت التقارير وظيفة مهمة من وظائف نظام الموارد البشرية لأنها تساهم في عملية صنع القرار في الشركة. يستخدم النظام جميع البيانات المخزنة في إنشاء تقارير متكاملة لحظية ومتعمقة، لأوقات الحضور والانصراف والرواتب والأداء وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية.

يتولى النظام أتمتة هذه العملية برمتها مفسحا المجال لموظفي الموارد البشرية لقضاء الوقت في تحليل هذه التقارير واستخلاص أفكار منها لتحسين مجالات العمل المختلفة وزيادة الإنتاجية والتخطيط للتغييرات الاستراتيجية الكبرى. 

تتميز التقارير التي ينتجها نظام الموارد البشرية بالتصميم المرئي السهل القائم على المخططات والرسوم البيانية، بحيث يسهل على متخذي القرار استخدامها لمراقبة اتجاهات العمل الداخلية واكتشاف كل ما هو جديد أولا بأول، كما أن هذه التقارير تكون قابلة للمشاركة مع الآخرين ومن السهل تصديرها إلى أدوات أخرى.

إدارة الأداء

إدارة الأداء هي عملية تقييم ومراقبة أداء الموظف على مدار الوقت، تتم تقليديا بشكل سنوي بين الموظفين والمديرين، بينما يفضل البعض إجرائها شهريا أو بشكل أسبوعي. يقدم نظام الموارد البشرية صورة شاملة عن الأداء بعد إجراء مراجعة مستمرة لمدخلات الموظفين والزملاء والمدراء، ويجدول النظام المراجعات بشكل دوري مع الموظفين ويتيح الفرصة لزملاء العمل مشاركة الملاحظات.

كما يتيح النظام لمسئولي الموارد البشرية والمدراء وضع مؤشرات الأداء الرئيسية وتحديد الأهداف الخاصة بكل موظف، ليتمكنوا من مراقبة تقدم كل موظف وبالتالي تحديد الموظفين الذين يؤدون أعمالهم بجودة استثنائية يستحقون بها الحصول على مكافأة، والآخرين ممن يواجهون صعوبات ويحتاجون إلى مساعدة أو تدريب. 

باختصار تُمكّن هذه الوظيفة من وظائف النظام مسئولي الموارد البشرية من تطوير وتقييم الموظفين وتمنح فرق العمل شعورًا بأن الشركة تستثمر في نجاحهم ما يرفع إنتاجية الشركة ككل.

إدارة المتقدمين للوظائف

تتعلق هذه الوظيفة من وظائف نظام الموارد البشرية بعمليات التوظيف وإعلانات الوظائف الجديدة وفحص السير الذاتية وتنظيم المقابلات، ثم إعداد الموظفين الجدد وتدريبهم على نحو أسرع ما يعني استعدادهم لكي يصبحوا منتجين في وقت أقل. 

تكمن أهمية هذه الوظيفة في أنها تساعد مسئولي التوظيف على شغل كل وظيفة بالموظف المناسب، إذ يُقدّم النظام نماذج جاهزة للأوصاف الوظيفية قابلة للتعديل، ويتصل بشبكات عديدة للوصول إلى المرشحين مثل المنصات الاجتماعية، كما أنه يحلل السير الذاتية تلقائيا ويحفظ جميع معلومات المتقدم في مكان واحد. أما عند الإعداد فيشارك قائمة التحقق مع الموظف الجديد، ويرسل رسائل بريدية عن أول يوم عمل وأي تعليمات ذات صلة.

فوائد نظام إدارة الموارد البشرية

تخزين جميع معلومات الموظفين في مكان مركزي واحد مع سهولة استرجاعها وتعديلها ومشاركتها هو المردود الأساسي من نظام الموارد البشرية، رغم ذلك توجد فوائد أخرى لا تقل أهمية عن ذلك، نتعمق فيما يلي في أهم ثلاثة فوائد لنظام الموارد البشرية التي تنعكس على الأعمال التجارية للشركة:

نظرة عميقة وشاملة 

اعتاد الموظفون والمدراء الاحتفاظ بالبيانات في أماكن مختلفة قبل الأتمتة، مثل جداول الإكسل وبرامج المحاسبة والملفات الورقية، ما كان يعني استحالة الحصول على نظرة شاملة لنفقات الموارد البشرية. أما اليوم ومع تبني نظام الموارد البشرية فإن جميع البيانات يتم تخزينها في موقع واحد، ما يعني القدرة على اتخاذ قرارات أفضل وأسرع. 

كما يعني أيضا تعزيز عمليات التحليل والتخطيط للمستقبل، إذ من السهل مقارنة القوى العاملة الحالية مع الاحتياجات المستقبلية التي تتطلبها أهداف الشركة. وفي السياق ذاته يصبح من السهل اكتشاف فجوات المهارات والمؤشرات المبكرة للمشكلات قبل أن تؤثر على الإنتاجية ومعالجتها في الوقت المناسب، على سبيل المثال عندما يغادر الموظفون الأعلى كفاءة في قسم ما بمعدل مرتفع غير مسبوق، قد يعطي ذلك  نذيرا بسوء أداء مدير القسم.

بالإضافة إلى ما سبق من السهل تمرير هذه البيانات من تطبيق لآخر في تكامل كانت الموارد البشرية في أشد الحاجة إليه من قبل، مثل مشاركة بيانات الحضور والانصراف مع مسير الرواتب، ومشاركة بيانات المرشحين الجدد مع الملفات الشخصية للموظفين.

تطوير أداء الموظفين

تغير منظور الجيل الشاب من الموظفين -ممن ينتمون إلى جيل الألفية وما بعده - للعمل وباتوا ينتظرون أن يؤخذ برأيهم في تجربة العمل بشكل دوري، إذ تؤكد مجلة هارفارد بزنس ريفيو أن هذه العمالة اليافعة تمنح تنمية مهاراتها أهمية قصوى في سلم أولوياتها للعمل. تظهر هنا أهمية نظام الموارد البشرية الذي يُقدم تقارير عن أداء الموظفين ما يُمَكّن مسئولي الموارد البشرية من إنشاء مناهج تدريبية ووضع خطط للتعلم لتطوير الموظفين والاحتفاظ بهم.

ليس ذلك فحسب بل إن سهولة التواصل التي يَكفَلُها النظام تجعل من اليسير تبادل الخبرات بين كبار الموظفين وغيرهم ممن يحتاجون إلى الاستفادة من توجيه الموظفين الأقدم، خاصة إذا كان الاثنان لا يعملان في المنطقة الجغرافية نفسها، إذ يمكن تبادل الخبرات افتراضيا. من شأن هذا التطوير المستمر لمهارات الموظفين أن يُعززّ من إنتاجيتهم واستقرارهم في المسار الوظيفي بالإضافة إلى تقوية انتمائهم للشركة.

عمليات أكثر كفاءة

يستغرق الرد على الاستفسارات وتسجيل البيانات ومراجعات الأداء ما يقرب من نصف وقت اختصاصي الموارد البشرية، بينما يتولى نظام الموارد البشرية أتمتة هذه العمليات لتتم بكفاءة عالية ودقة، فيتمكن الموظف من المشاركة في إجرائها بنفسه، كما يُمكن للموارد البشرية إنشاء قاعدة للمعرفة تتضمن إجابات لأكثر الأسئلة تداولا.

أضف إلى ما سبق أن بعض العمليات تتطلب مستويات متعددة من الموافقة، مثل طلبات الإجازة، وهنا يلعب النظام دورا إذ يتضمن تدفقا متسلسلا لأتمتة هذه العمليات، فيتم إخطار ذوي الصلة عندما يحين دورهم للموافقة، ما يُمكّن موظفي الموارد البشرية من التركيز على الأعمال الاستراتيجية ذات القيمة المضافة التي تحتاج إلى عنصر بشري.

أمن نظام الموارد البشرية

المعلومات الشخصية الخاصة بالموظفين هي واحدة من البيانات التي تحتاج إلى مستوى رفيع من الحماية لأكثر من سبب، سواء الحفاظ على الخصوصية أو التوافق مع معايير الأمان أو الحفاظ على ثقافة عمل إيجابية، لا تثور فيها الخلافات بسبب معلومة سرية تم تداولها بالخطأ بين الزملاء. 

لهذا السبب يحتاج أي نظام موارد بشرية إلى مستوى عالٍ من الأمان لحماية معلومات الموظفين الحساسة في مختلف الصناعات مثل الرعاية الصحية والتمويل وغيرها، نشير فيما يلي إلى المزايا الأمنية متعددة الجوانب التي يتمتع بها نظام الموارد البشرية:

• صلاحية الوصول تبعا للدور: يحتاج موظفو الموارد البشرية بطبيعة الحال إلى صلاحيات وصول أعلى من باقي الموظفين في الشركة، لذلك يمنح نظام الموارد البشرية هؤلاء الموظفين الصلاحيات التي يحتاجونها لأداء بعض المهام وإدارة شئون القوى العاملة.
• تقسيم الصلاحيات: حتى داخل قسم الموارد البشرية، لا ينبغي أن يُتاح الوصول إلى بيانات معينة إلا من قبل أشخاص معينين، كل بحسب الفئة التي يخدمها، فمثلا في بعض الأحيان يتم فصل مسير الرواتب للإدارة التنفيذية عن باقي الموظفين لحماية تلك المعلومات.
• المصادقة الثنائية: تأتي بعض أنظمة الموارد البشرية بتطبيق للهاتف الجوال يتيح تفعيل المصادقة الثنائية أثناء تسجيل الدخول لطبقة حماية إضافية.     
• تشفير البيانات: يتم تشفير جميع بيانات الموظفين أثناء عدم استخدامها.
• كلمات مرور قوية: تمكين طلب أحجام معينة وتعقيدات لكلمة المرور وتحديد فترات قصيرة لإعادة تعيينها (أحيانا تصل إلى 30 يوما) لتعزيز منع الوصول غير المصرح به إلى معلومات نظام إدارة الموارد البشرية.

كيف تختار نظام الموارد البشرية الأكثر كفاءة؟

لأن عملية اختيار نظام إدارة الموارد البشرية المناسب تبدو صعبة للبعض، نورد فيما يلي نصائح تساعد في اختيار النظام الأكثر كفاءة للشركة:

أولا: قيّم جميع جوانب إدارة الموارد البشرية حاليا

لفهم احتياجات الشركة من النظام المنشود، افهم التحديات التي تواجهها إدارة الموارد البشرية بعمق في مختلف الجوانب، ما الذي يسير جيدا؟ ما الذي يحتاج إلى تحسين؟ ما الذي نحتاج إلى إضافته؟ 

ثانيا: اطلب مساعدة قسم تكنولوجيا المعلومات

الحصول على مشورة تقنية عند اختيار النظام هو أمر مهم، لذلك اطلب مشورة متخصص في تكنولوجيا المعلومات، قدم له صورة مفصلة عن احتياجات الشركة، لكي يطرح رأيه في ضوء تقييم سليم للوضع الحالي.

ثالثا: حدد الميزانية المتاحة

ضع في اعتبارك تكلفة نظام الموارد البشرية التي يمكن للشركة تحملها وقارن بين أسعار الحلول المختلفة.

رابعا: كون قائمة من الحلول المتاحة

اكتب قائمة صغيرة تتضمن الحلول المرشحة من أجل تضييق نطاق الاختيار، ادع مجموعة من الموظفين الذين سيستخدمون النظام بالفعل لاختبار واجهة الاستخدام وسهولة الوظائف، قارن بين الخيارات المختلفة بناء على الميزات والتكلفة ثم اختر نظام الموارد البشرية المناسب لك.

متى تشتري نظام الموارد البشرية؟

تختلف الأسباب التي تحفز الشركات لشراء أنظمة الموارد البشرية، إذ لا يوجد سبب مشترك يدفع الكل إلى ذلك. فيما يلي قائمة بالأسباب المحتملة للشراء:

• تعيين مدير جديد لإدارة الموارد البشرية.
• التوسع في فروع أخرى أو التوسع على نطاق دولي.
• فشل عمليات المراجعة.
• تطبيق نظام محاسبي جديد.
• الاندماج مع شركة أخرى أو الاستحواذ عليها.
• النمو السريع.
• الحاجة إلى التخطيط المستقبلي للموارد البشرية بطريقة أفضل.

وأخيرًا، يمكن نظام الموارد البشرية مسئولي الموارد البشرية من قيادة التغييرات التنظيمية ويعزز إنتاجيتهم بدلا من قضاء الوقت في إعادة كتابة الأرقام يدويا والغوص في الأعمال الورقية.  يتميز جسر بأنه نظام الموارد البشرية الأكثر تكاملا يُغطي احتياجات الموارد البشرية ومتوافق مع نظام العمل السعودي. امنح إدارة الموارد البشرية الأدوات التي تحتاجها لمساعدة الموظفين والتأكد من أنهم راضون ويعملون بجد. اطلب العرض التوضيحي الآن!