دليلك إلى إدارة شؤون الموظفين رقميا

إدارة شؤون الموظفين تأثرت مثل غيرها من الإدارات بالتحول الرقمي والأتمتة، وأصبحت الإدارة التقليدية لها لا تستجيب للمتطلبات المتزايدة في تطوير وتحقيق الأهداف التي تحدد من قبل الإدارات العليا. ولذلك بات من الضروري أن تستجيب إدارات الموارد البشرية لهذا التغيير و تتبنى الحلول الرقمية التي تساعدها على إنجاز مهامها وتحقيق أهدافها. في هذا المقال سنتعرف على كيف يساعد جسر من خلال الأتمتة إدارة شؤون الموظفين. 

جدول المحتويات:

• ما هي شؤون الموظفين التي تديرها إدارة الموارد البشرية؟ 
• ما هي برامج إدارة شؤون الموظفين؟
• لماذا ينبغي على الشركات تحويل مهام إدارة شؤون الموظفين لتكون رقمية؟
• أفضل الممارسات عند استخدام برنامج شؤون الموظفين في شركتك
• ما الميزات التي يجب أن يتمتع بها نظام إدارة شؤون الموظفين المثالي؟
• تحديات الانتقال إلى نظام جديد لإدارة شؤون الموظفين
• إدارة شؤون الموظفين رقميا: أهم المهام التي يغطيها جسر

ما هي شؤون الموظفين التي تديرها إدارة الموارد البشرية؟ 

شؤون الموظفين تشمل كل المهام التي تخص الموظفين والتي تعمل عليها إدارة الموارد البشرية أو إدارة شؤون الموظفين من إدارة الحضور والانصراف، إدارة مستندات وملفات الموظفين، مسيرات الرواتب، العهد، طلبات الموظفين، تقارير الأداء وإدارته. ولتشعب هذه المهام تم ضمها تحت مسمى شؤون الموظفين. 

ما هي برامج إدارة شؤون الموظفين؟

برنامج إدارة شؤون الموظفين هو نظام تقني متكامل يساعد الشركات في تتبع الموظفين وتوظيفهم والتواصل معهم من خلال الأتمتة، التي تعني تبسيط عمليات إدارة شؤون الموظفين مثل تسجيل الحضور والانصراف وإضافة الجداول الزمنية وتقييم الأداء بما يوفر الوقت والجهد ويساعد الشركة إجمالا على تحسين كفاءتها.

يركز برنامج شؤون الموظفين على إدارة أهم أصول الشركة: الموظفين، وهي المهمة التي قد يراها البعض بسيطة إلا أنها في الواقع تمثل تحديا إداريا معقدا وأحد أكثر المصاعب شيوعا، وعلاجه بالطرق التقليدية بعيدا عن الأتمتة يجعل المهام العديدة المرهقة الخاصة بإدارة شؤون الموظفين تتم يدويا وتستغرق وقتا طويلا وتحتاج إلى عمالة كثيفة.

لماذا ينبغي على الشركات الانتباه لمدى أهمية أتمتة مهام شؤون الموظفين؟

يستطيع برنامج إدارة شؤون الموظفين تتبع وإدارة وتحسين كفاءة الموظفين، نشارك أدناه العديد من فوائد برنامج شؤون الموظفين التي تجعل من الضروري للشركات أن تفكر جديا في استخدامه:

تبسيط عمليات إدارة الموظفين

أيا كان حجم الشركة، فإن إدارة شؤون الموظفين هي وظيفة بدوام كامل، يعمل البرنامج كذراع أيمن للموارد البشرية بدلا من الاعتماد على العمليات اليدوية التي تحفل بالأخطاء وتتسبب في وقوع مشكلات خاصة بعدم الدقة والكفاءة. 

على سبيل المثال يمكن برنامج شؤون الموظفين من تتبع أوقات حضور الموظفين وانصرافهم وحساب الرواتب بما في ذلك الإضافي والحسومات، كما أنه يضع سياسات الشركة موضع التنفيذ ويجعلها واضحة في متناول كل الموظفين فيتعزز فهمها لهم.

يعتمد برنامج شؤون الموظفين في عمله على أتمتة المهام المتكررة الروتينية ويدمجها معا مع الحفاظ على الدقة والكفاءة والحد من الخطأ البشري، ما يمنح الإدارة الوقت للتركيز على المهام الإبداعية الأكثر أهمية، ويقلل حاجتها إلى توسيع فريق الموارد البشرية بعملة زائدة دون داع، ما يعني خفض تكاليف التوظيف.

من ناحية ثانية يضمن البرنامج تسجيل أوقات العمل الفعلي بدقة ما يقلل من هدر الوقت ويحسن من الإنتاجية، ويرفع كفاءة الموارد البشرية لأعلى مستوى ممكن ومن ثم أداء الشركة.

تنظيم معلومات الموظفين بأمان

تعاني العديد من الشركة من ضعف السياج الأمني المحيط ببيانات الموظفين على الإنترنت ما يجعلها عرضة أحيانا لانتهاك المتسللين الرقميين، أما حفظ البيانات في ملفات ورقية يحمل أيضا مخاطر كشف المعلومات الشخصية إذا وصلت إليها الأيدي الخطأ.

يحل برنامج إدارة شؤون الموظفين هذا التحدي الشائع بكفاءة تامة، لأنه يتمتع بترتيبات أمنية متينة تحمي المعلومات الخاصة مثل الحسابات المصرفية وأرقام التأمين الاجتماعي، على سبيل المثال يقدم برنامج شؤون الموظفين جسر ميزة تخصيص حساب خاص لكل موظف وإداري في الشركة باسم مستخدم وكلمة سر، ويمنح المسئول المختص تخصيص صلاحيات الدخول والاطلاع على الملفات والبيانات لمن يرغب حسب الحاجة.

زيادة مشاركة الموظفين

يسهل برنامج شؤون الموظفين من التواصل المستمر بين الموظف ومدير الشركة ما يجعل الموظفين يشعرون بالتقدير ويبني مجتمع متماسك وثقافة شركة موحدة يتضامن معها كل العاملين. من ناحية ثانية يتضمن البرنامج ميزة الاستبيانات واستطلاعات الرأي بحيث يسهل قياس آراء العاملين ووجهات نظرهم في جوانب عديدة. يدفع كل ما سبق في اتجاه زيادة مشاركة الموظف وهو ما يؤدي إلى تحسين الدافعية في العمل ويرفع معدل الاحتفاظ بالكفاءات.

تقارير وتحليلات شاملة

نظرا لأن برنامج إدارة شؤون الموظفين هو نظام مؤتمت، يسهل تنظيم معلومات العمال وتخزينها واستخلاص تقارير موضوعية عديدة منها، على سبيل المثال تقارير العمل الإضافي، تساعد هذه التقارير في فهم المشكلات التي تواجهك وحلها على نحو أفضل من خلال اتخاذ قرارات مستنيرة تستند إلى بيانات حقيقية.

بالإضافة إلى ما سبق فإن توفر البيانات بسهولة يجعل عملية اتخاذ القرار تستغرق وقتا أقل لأن جميع مقاييس الأداء متاحة ومحدثة طوال الوقت.

لا يمكن التأكيد بما فيه الكفاية على أهمية البيانات في عملية صنع القرار في الشركة، لكن يمكن القول باختصار أنها تساعد في توزيع مهام العمل على الموظفين بشكل أفضل ما يعني كفاءة أعلى في أداء القوى العاملة، كما أنه تمكنك من وضع تفضيلات الموظفين في الاعتبار أثناء اتخاذ القرارات وتكليفهم بمهام تتناسب مع مهاراتهم ومؤهلاتهم ما يعني مساعدة الموظفين على التمتع بصحة نفسية أفضل والعمل بحماس أعلى وتوتر أقل، وبالتالي تناقص معدل دوران موظفين.

أفضل الممارسات عند استخدام برنامج شؤون الموظفين في شركتك

من أجل دمج برنامج إدارة شؤون الموظفين في أعمال الشركة بسلاسة، احرص على تبني الممارسات الآتية:

• اختر البرنامج الذي يلبي احتياجات الشركة، فمثلا إذا كانت الشركة تتبني أسلوب الدوام المرن بين المنزل والمكتب فينبغي أن تختار برنامج يعمل بالتقنية السحابية بحيث يستطيع الموظف الذي يعمل من المنزل من استخدامه عبر الإنترنت
• أشرك كل المستويات في فهم ما الذي يمكن أن يحققه البرنامج للأداء، اشرح للمسؤولين الإداريين ماهية الفوائد التجارية والعوائد المالية من استخدامه، وساعد فريق الموارد البشرية في فهم كيف يبسط البرنامج مهامهم الوظيفية. أما الموظفين فاشرح لهم كيف سيعزز البرنامج من تجربتهم الوظيفية. يدعم ذلك من قدرة كل الأفراد على التكيف مع النظام الجديد
• درب العاملين على استخدامه من خلال التعلم الشخصي ومقاطع الفيديو المسجلة والندوات عبر الإنترنت ضمن فترة انتقالية تساعدهم على استيعاب كيفية استخدامه

ما الميزات التي يجب أن يتمتع بها نظام إدارة شؤون الموظفين المثالي؟

عند اختيار برنامج شؤون الموظفين لشركتك لاحظ مدى توافر المزايا الآتية: 

• قاعدة بيانات الموظفين: تساعدك في التعرف على الموظفين بسهولة، بحيث تتضمن بيانات مثل المسمى الوظيفي والمهارات وبيانات الاتصال
• الخدمة الذاتية للموظف: لكي يتمكن كل فرد من الاطلاع على البيانات الخاصة به وتحديثها وإنجاز المهام البسيطة دون الحاجة إلى الاتصال بالموارد البشرية، وبالتالي تخفيف الأعباء الملقاة على عاتقها
• تسجيل الحضور والانصراف: من أجل ضمان التتبع الدقيق لإنتاجية كل موظف بعدالة ودون احتيال  
• تقييم الأداء: يتيح إجراء مراجعة منتظمة لأداء الموظفين بحيث تتمكن الشركة تقديم المشورة حول مواطن الضعف التي تحتاج إلى تعزيز لكي يستطيع الموظف إطلاق كل إمكاناته في النجاح
• مسير الرواتب: يتكامل بسهولة مع أداة تسجيل الحضور والانصراف بحيث يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويا أو نقلها من برنامج لآخر

تحديات الانتقال إلى نظام جديد لإدارة شؤون الموظفين

بعد تعميد نظام أو برنامج الموارد البشرية وشؤون الموظفين المناسب، الخطوة التالية قبل البدء في الاستخدام الفعلي هي عملية Implementation، والتي يساعد فيها فريق النظام المنشأة على الانتقال من نظام الموارد البشرية الحالي إلى نظام جديد، أو البدء في استخدام نظام موارد بشرية لأول مرة. وعادة ما تنقسم هذه المرحلة إلى خطوتين: نقل بيانات المنشأة والموظفين إلى النظام الجديد، والتعريف التدريب على النظام.

في حين أن هذه العملية تبدو بسيطة، بما أنها تتكون من خطوتين فقط، إلا أنها تحمل بين طياتها ثلاث تحديّات أساسية تقف عائقا أمام التنفيذ السلس والسريع للنظام، وتجعل بعض المنشآت تتوانى عن اتخاذ خطوة الانتقال إلى نظام موارد بشرية جديد من الأساس. هذه التحديات هي: الوقت، والبيانات والتكلفة.

1. وقت إعداد وتهيئة نظام الموارد البشرية

ربما يكون التحدي الأكثر شيوعا هو الوقت الذي يستغرقه التنفيذ والإعداد لنظام الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين، وعادة ما يعتقد العملاء أن هذه المهمة تستغرق يوم أو اثنين على الأكثر. لكن الحقيقة أن عملية التنفيذ تستغرق وقتا أطول، وذلك ببساطة لأنه يتم خلالها وضع الأحجار الأساسية للنظام. وتشمل مهام هذه العملية: 

• اجتماعات داخلية لفهم احتياجات المنشأة من النظام
• نقل وترحيل البيانات إلى النظام الجديد بشكل دقيق لتجنب الأخطاء
• إعداد السياسات والمتطلبات المختلفة بالتعاون مع فريق الإعداد الخاص بالنظام

بالإضافة إلى ذلك، تشمل هذه الفترة العديد من الاجتماعات مع فرق الإعداد والتدريب بهدف شرح النظام، وتسهيل عملية الانتقال، وكذلك تدريب فريق إدارة الموارد البشرية على كيفية استخدام النظام. تستغرق عملية إعداد وتنفيذ النظام في كثير من الأحيان أكثر من شهر.

2. نقل البيانات إلى نظام الموارد البشرية

التحدي التالي لإعداد وتنفيذ نظام إدارة شؤون الموظفين هو البيانات. ربما تعتقد أن نقل البيانات يبدو بسيطا مثل تصدير الملفات من برنامجك الحالي وتحميلها إلى البرنامج الجديد -وفي حالات نادرة، يكون الأمر كذلك بالفعل- ولكنه غالبا ما يتضمن جمع بيانات مختلفة بصيغ متنوعة، ويجب أولا التحقق منها والتعامل معها بحرص وإعادة تنسيق عدة أنواع الملفات حتى يتمكن النظام الجديد من قراءتها.

يمثل هذا التحدي عائقا بالتحديد للمنشآت التي تتحول من نظام ورقي تقليدي إلى نظام رقمي، حيث يتطلب الأمر جهد أكثر لنقل بيانات الموظفين والمنشأة. يتضمن إعداد نظام إدارة شؤون الموظفين كل بيانات الموظفين والمنشأة التي يمكن تخيلها، بدءا من الأسماء والمسميات الوظيفية وحتى معلومات التأمينات الاجتماعية والرواتب والمزايا؛ بالإضافة إلى الربط بالأنظمة الخارجية مثل أجهزة البصمة وبرامج المحاسبة… إلخ، يعمل فريق تنفيذ وإعداد النظام جنبا إلى جنب مع فريقك لضمان معالجة وإدارة البيانات بأكثر الطرق كفاءة وشمولية وفعالية، وتقديم الإرشاد لإتمام هذه العملية بأسرع وقت ودون أي أخطاء.

3. تكلفة تعميد نظام موارد بشرية جديدة

اتخاذ قرار الشراء يعد أهم العقبات بين المنشآت وبين الاعتماد على أنظمة فعّالة وسلسة لتسهيل إدارة شؤون الموظفين. بداية من محاولة مسؤول الموارد البشرية إلى إقناع أصحاب العمل ومديري المالية بالحاجة إلى نظام جديد، ناهيك عما إذا كان تنفيذ وإعداد النظام يستحق التكلفة الإضافية حيث أنه عادة ما يتم إضافة تكلفة التنفيذ والإعداد إلى فاتورة الشراء.

وعلى الرغم من أن هذا التحدي قد يختلف من منشأة لأخرى اعتمادا على حجم المنشأة وسياستها المالية، إلا أنه من المهم أن تتعامل المنشآت مع الأنظمة بشكل عام على أنها استثمار، وبالتالي يتوجب عليها دراسة العائد المتوقع على هذا الاستثمار، هل يستحق فعلا دفع هذا المبلغ؟ إذا كانت الإجابة نعم، فستكون مهمة إقناع أصحاب القرار أسهل بكثير.

إدارة شؤون الموظفين رقميا: أهم المهام التي يغطيها جسر

استخدام برنامج موارد بشرية يدير كل ما يتعلق بشؤون الموظفين يضاعف إنتاجية الموارد البشرية ويحسن جودة الخدمات المقدمة، وبالتالي جميع نسب ومعدلات النجاح سيمكن تحقيقها بكفاءة في ظل أتمتة الإجراءات التي توفرها نظم الموارد البشرية. ما يلي بعض الحلول التي تقدمها المنظومة التقنية الحديثة للموارد البشرية، جسر:

1. إدارة الحضور والانصراف رقميا

جسر يسهل إدارة شؤون الموظفين المتعلقة بالحضور والانصراف بكل كفاءة عبر مجموعة من الخصائص المختلفة التي تساعد على الوصول إلى الفعالية في إدارة الحضور والانصراف منها: 

• أتمتة متكاملة لتسجيل الحضور والانصراف عبر تطبيق الهاتف
• تمكين الموظف من الخدمة الذاتية و تسجيل دخوله وانصرافه عبر التطبيق
• سجلات حضور متكاملة داخل النظام 
• الربط بين سجلات الحضور والانصراف ومسير الرواتب وحسابات العمل الإضافي وجدولة الدوامات التي يتم إعدادها

مميزات إدارة الحضور والانصراف رقميا

• سجلات دقيقة
• ضبط الحضور والانصراف
• ربط مباشر مع مسير الرواتب 
• إجراءات متوافقة مع نظام العمل السعودي
• إدارة متكاملة لطلبات الحضور والانصراف
• طرق مختلفة لتسجيل الحضور والانصراف (عبر جهاز البصمة، أو تطبيق الهاتف أو الإدخال اليدوي)
• كشوف حضور دقيقة ويعتمد عليها 
• وقت العمل الإضافي بحسابات أدق
• تقارير وسجلات دقيقة وفعالة

2. إدارة ملفات شؤون الموظفين

من خلال جسر يمكنك تحويل كل بيانات الموظفين وسجلاتهم إلى ملف رقمي متكامل يمكنك الوصول إليه في أي وقت ومن أي مكان، ويمكنك إدارته بكل سهولة من خلال النظام. كل المعلومات التي تحتاجها إدارة شؤون الموظفين من ملف الموظف سيكون الوصول إليها ممكنا وسريعا مما يساعد على:

• اتخاذ القرارات بطريقة أسرع من حيث توفر المعلومات
• الاحتفاظ ببيانات الموظفين في مكان آمن من الفقدان والضياع 
• قاعدة بيانات لمعلومات الموظفين تسهل عملية إصدار التقارير حسب المعلومات المطلوبة 

3. إدارة الأداء وتقييمه 

من خلال ميزة تقييم الأداء يمكن لإدارة شؤون الموظفين تنظيم كل ما يتعلق بتقييم أداء الموظفين من مكان واحد. من خلال خصائص مختلفة تساعدك في الحفاظ على التقييم السنوي والاستفادة من نتائجه في تحفيز الموظفين وتنبيههم على مستوى أدائهم. 

تمتاز عملية تقييم الأداء في جسر بالتالي: 

• عملية تشاركية احترافية، حيث يشارك المُقيّم، المدير المباشر، المدير العام نتائج التقييم ويتم التفاعل معه عبر النظام
• تشكل إجراءات التقييم على جسر عملية انسيابية وتحافظ على خصوصية تقييم الموظف 
• ترتبط ميزة تقييم الأداء مع العديد من الميزات الأخرى منها ملف تقييم الموظف والمكافاءات وتقارير الأداء العامة بشكل أوتوماتيكي
• مؤتمتة بالكامل: بدون ورق، ولا ملفات، وبدون سلسلة طويلة من الإجراءات التقليدية، تقييم الأداء من جسر يختصر ويربط كل عملية تحديد الأهداف وتقييم الأداء ببعضها، لتستطيع اختيار القرارات الصحيحة دائما

4. إدارة جداول العمل وتنظيمها 

تعتبر إدارة جداول العمل من أهم العمليات التشغيلية في أي شركة ويتم التعامل مع الموظفين حسب ساعات عملهم المتاحة وأوقات العمل التي ينبغي تغطيتها خلال أيام العمل المحددة. 

مزايا جدولة الدوامات من جسر

المناوبات أو work shift هي جدولة أوقات العمل بين الموظفين بطريقة تناسب الخطة التشغيلية للعمل بحيث تضمن سلاسة سير العمل واستمرارية تواجد الموظفين. تتميز جدولة الدوامات في جسر بخصائص مختلفة منها:

ربط تلقائي بالميزات الأخرى 

نظام الجدولة من جسر مميز لأنه يغنيك عن أي ربط يدوي بالمميزات الأخرى لنظام الموارد البشرية. فمثلا: يمكنك ربط جداول الدوامات بتسجيل الحضور والانصراف وبمسير الرواتب وتقييم الأداء وبكل النقاط الأخرى.

تكامل مع الأنظمة الأخرى

يمكنك ربط جسر مع أي برامج محاسبية أو إدارية تستخدمها، بالتالي فهو يتكامل مع أي برامج أخرى تعتمد عليها في ترتيب وإنجاز جداول الدوامات وربطها بما تحتاج.

اختصار الوقت والجهد 

جدولة الدوامات تختصر الوقت والجهد المقضي في ترتيب جدول دوامات تقليدية وربطه لاحقا بالخدمات التي تحتاج مثل الرواتب والأجور والإجازات والوقت الإضافي.

تفادي الأخطاء والتعارضات 

تحل جدولة الدوامات من جسر مشكلة تعارض المناوبات والأخطاء التي تحدث عادة والتي تسبب بها الجدولة اليدوية أو التي تستخدم برامج منفصلة عن برنامج إدارة الموارد البشرية.

ترتيب الإجازات وأوقات الراحة 

قد يكون ترتيب الإجازات وأوقات الراحة بين الموظفين على مدار الشهر أو السنة صعب جدا بدون نظام مرقمن ومؤتمت يربط بين الجداول المختلفة ورصيد الإجازات لكل موظف ومدى حاجة العمل. ولأن جسر يربط لك بين كل الخدمات التي ترتبط بالإجازات مثل الرواتب المقدمة، ترتيب الجدول، المناوبات غير المسندة، وغيرها.

تقارير مخصصة تساعدك على اتخاذ قراراتك 

في موضوع ترتيب جدول الدوامات ستحتاج بالتأكيد لتقارير سهلة وسريعة الإعداد عن الإجازات، المناوبات، الحضور والانصراف وغيرها والتي تساعدك على اتخاذ قرارات مهمة في عملك سواء من ناحية إدارية وتنظيمية أو من ناحية تشغيلية.  

خصائص أخرى تميز برنامج إدارة شؤون الموظفين جسر

نشر جدول العمل 

تمكن هذه الخاصية صاحب العمل أو مدير التشغيل أو المسؤول من نشر جداول الدوامات التي اعتمدها مع الموظفين من خلال النظام بطريقة سلسة وسهلة.

إسناد مناوبتين في نفس اليوم 

يوفر هذا التحديث لأصحاب العمل إسناد مناوبتين لموظف في نفس اليوم، في حال تغيّبه مثلا أو عدم حضوره لإحداها أو في حال كانت المناوبة الواحدة بعدد ساعات محدد بحيث يسمح بإسناد مناوبتين في اليوم الواحد للموظفين. 

إنشاء مناوبات جديدة أثناء الجدولة

يمكن للمدير إنشاء مناوبة جديدة بدون الخروج من الجدولة الحالية، حيث يسمح النظام بإدراج جدولة جديدة أثناء الجدولة الحالية. 

تصنيف الموظف عند الجدولة بدون الحاجة لترك الجدول

تصنيف الموظف يعتمد على نوع العمل هل هو دوام كامل أو جزئى أم غير ذلك، ويعتمد هذا النظام على نوع الجدولة أيضا فهناك الجدولة الثابتة أي نفس الجدول يتكرر كل مرة، وهناك جدولة تناوبية حيث يتناوب الموظفين وتختلف أوقات دوامهم من أسبوع لأسبوع أو من شهر إلى شهر. يسمح النظام بالتعديل حسب النوع المقترح وطريقة الجدولة. 

تحديد الوقت المسموح به للخروج المبكر (بدون خصم)

من ضمن الخيارات المتاحة أيضا للمدير هي تعريف الوقت المسموح للموظف الخروج فيه قبل نهاية المناوبة. على أن يكون هذا الخروج غير محسوب ولا يتم خصمه من المرتب ولا إضافته لحساب الخصومات.

تحديد وقت الخروج والدخول (تسجيل الحضور) 

يمكن بشكل سهل جدا تعريف الوقت المخصص لتسجيل الحضور في النظام (بين وقتين) ووقت الخروج. بحيث يتجاهل النظام تسجيل الدخول بين الفترتين ويتم عادة تحديد هذا الوقت حسب جداول العمل المعتمدة في النظام.

أوقات الراحة التي لا تحسب من ساعات العمل

يتم تعريف أوقات الراحة المدخلة في النظام والتي لا تحسب من ساعات العمل من خلال تعريفها بشكل سهل جدا في النظام.

إسناد المناوبة عبر تطبيق الهاتف

يمكن إسناد الدوامات من خلال تطبيق الهاتف بكل سهولة من قبل المسؤول ويتم تحديث وتنبيه الموظف الذي تم الإسناد إليه بكل سهولة. 

التعديلات اليدوية وطلبات التعديل 

يمكن القيام بالتعديلات بشكل مباشر على الجدولة التي تم إعدادها واعتمادها من خلال حساب المسؤول أو المدير ويمكن للموظف إرسال طلب تعديل على الجدول لمديره المباشر. 

5. إدارة شؤون الموظفين ومسيرات الرواتب

يعتبر مسير رواتب جسر من أهم الميزات التي تساعد الشركات وإدارات الموارد البشرية على رفع جودة عملية إدارة ودفع الرواتب. وهي مهمّة ذات أولوية وأهمية. فكيف يساعد جسر الشركات على التحول الرقمي في تحضير وإعداد مسير الرواتب؟ 

أولا: الأتمتة في مسير الرواتب 

تعتبر الأتمتة Automation من أهم الميزات التي تساعد على تقليل الأخطاء وزيادة الإنتاجية وفعالية عمل إدارة شؤون الموظفين. ولذلك كلما زادت أتمتة المراحل التي يمر بها مسير الرواتب كلما قلت الأخطاء وقل الوقت المقضي في تعديل المُدخلات والمؤثرات. من الصعب مثلا بدون أتمتة إدخال كشوف الحضور والانصراف التي تؤثر على مسير الرواتب بشكل يدوي بدون أخطاء في الإدخال أو التعديل أو غيرها. 

ثانيا: الربط المباشر بين مسير الرواتب مع سجلات الحضور والانصراف 

يشكل الحضور والانصراف 50٪ من العمليات التي تتم على مسير الرواتب شهريا بالنسبة لمعظم الشركات. يدلنا هذا على أن أهم مدخل من المدخلات التي يحتاجها العمل على مسير الرواتب وكلما كانت سجلات الحضور والانصراف أكثر دقة ومرتبطة بحسابات دقيقة و مؤتمتة كلما كان العمل أكثر كفاءة وسرعة. جسر مع تغطيته الكاملة لكل عناصر الحضور والانصراف التي تؤثر على مسير الرواتب يجعل من تجربة إعداد مسير الرواتب تجربة مختلفة بالكامل. 

ثالثا: ربط مسير الرواتب مع التأمينات الاجتماعية 

جسر يفخر بأنه نظام الموارد البشرية الوحيد في السعودية الذي يقدم خدمات مقارنة ومطابقة بيانات الموظفين مع نظام المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية بحيث يساعدك هذا الربط على ربط مسير الرواتب مع مدد.

مدد هي منصة رقمية تعمل على توفير حل متكامل لإدارة الرواتب للشركات المتوسطة والصغيرة، حيث تقوم بحفظ ومعالجة بيانات الرواتب وكذلك تقديم العديد من الخدمات التي تساعد صاحب العمل والعامل وتعتبر المشغل الرسمي لنظام حماية الأجور التابع لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.  تعتبر مدد أحد أهم الأنظمة المرتبطة بمسير الرواتب والتي تساعد الشركات على الالتزام بالحقوق المترتبة على دفع الرواتب. مسير رواتب جسر يمكنك من التكامل المباشر لمُسير الرواتب الخاص بشركتك مع مدد.

رابعا: المساعدة على الالتزام بنظام حماية الأجور 

من ضمن الميزات التي تجعل من مسير الرواتب الذي يقدمه جسر مختلفا هو تلقي تنبيهات تخص حماية الأجور الذي هو نظام حكومي لحماية الأجور وتوثيق العقود يساعد في حفظ حقوق الأطراف المتعاقدة بهدف جعل بيئة العمل آمنة للموظفين. 

6. زيادة التفاعل مع الموظفين

يساعد جسر الشركات على التفاعل مع الموظفين ورفع شفافية العمل في إدارة شؤون الموظفين من خلال الخدمات المختلفة التي يقدمها والتي تساعد على رفع نسبة تفاعل الموظفين:

• الوصول للمعلومات الشخصية التي تهم الموظف من تطبيق الهاتف
• تقديم الطلبات التي يحتاجها من خلال تطبيق الهاتف
• تذكيرات بالمواعيد المهمة للموظف مثل الذكرى السنوية للعمل، أعياد الميلاد وغيرها

أخيرا، يقدم جسر حلول تُغطّي مجموعة واسعة من احتياجات العمل في إدارة شؤون الموظفين وفي قسم الموارد البشرية في العموم، اكتشف الحلول الذكية والمرنة لجسر عبر طلب عرض توضيحي مجاني الآن.