إدارة شؤون الموظفين رقمياً من خلال جسر

12.28.2022

إدارة شؤون الموظفين تأثرت مثل غيرها من الإدارات بالتحول الرقمي والأتمتة، وأصبحت الإدارة التقليدية لها لا تستجيب للمتطلبات المتزايدة في تطوير وتحقيق الأهداف التي تحدد من قبل الإدارات العليا. ولذلك بات من الضروري أن تستجيب إدارات الموارد البشرية لهذا التغيير و تتبنى الحلول الرقمية التي تساعدها على إنجاز مهامها وتحقيق أهدافها. في هذا المقال سنتعرف على كيف يساعد جسر من خلال الأتمتة إدارة شؤون الموظفين. 



ماهي شؤون الموظفين التي تديرها إدارة الموارد البشرية؟ 

شؤون الموظفين تشمل كل المهام التي تخص الموظفين والتي تعمل عليها إدارة الموارد البشرية أو إدارة شؤون الموظفين من إدارة الحضور والانصراف، إدارة مستندات وملفات الموظفين، مسيرات الرواتب، العهد، طلبات الموظفين، تقارير الأداء وإدارته. ولتشعب هذه المهام تم ضمها جميعاًِ تحت مسمى شؤون الموظفين. 

 

إدارة شؤون الموظفين رقمياً عبر جسر

استخدام برنامج موارد بشرية يدير كل مايتعلق بشؤون الموظفين يجعل إنتاجية الموارد البشرية أكثر وجودة الخدمات المقدمة أفضل بكثير، وبالتالي جميع نسب ومعدلات النجاح سيمكن تحقيقها بكفاءة في ظل أتمتة الإجراءات التي توفرها نظم الموارد البشرية.

 

إدارة الحضور والانصراف رقمياً 

جسر يسهل إدارة شؤون الموظفين المتعلقة بالحضور والانصراف بكل كفاءة عبر مجموعة من الخصائص المختلفة التي تساعد على الوصول إلى الفعالية في إدارة الحضور والانصراف منها: 

- أتمتة متكاملة لتسجيل الحضور والانصراف عبر تطبيق الهاتف

- تمكين الموظف من الخدمة الذاتية و تسجيل دخوله وانصرافه عبر التطبيق

- سجلات حضور متكاملة داخل النظام 

- الربط بين سجلات الحضور والانصراف ومسير الرواتب وحسابات العمل الإضافي وجدولة الدوامات التي يتم إعدادها


 

مميزات إدارة الحضور والانصراف رقمياً 

- سجلات دقيقة

- ضبط الحضور والانصراف

- ربط مباشر مع مسير الرواتب 

  1. - إجراءات متوافقة مع نظام العمل السعودي

    - إدارة متكاملة لطلبات الحضور والانصراف

  2.  

  3. - طٌرق مختلفة لتسجيل الحضور والانصراف (عبر جهاز البصمة، أو تطبيق الهاتف أو الإدخال اليدوي)

  4.  
  5. - كشوف حضور دقيقة ويعتمد عليها 

  6.  
  7. - وقت العمل الإضافي بحسابات أدق

  8.  
  9. - تقارير وسجلات دقيقة وفعالة 

  10.  

إدارة ملف الموظف 

من خلال جسر يمكنك تحويل كل بيانات الموظفين وسجلاتهم إلى ملف رقمي متكامل يمكنك الوصول إليه في أي وقت ومن أي مكان، ويمكنك إدارته بكل سهولة من خلال النظام. كل المعلومات التي تحتاجها من ملف الموظف سيكون الوصول إليها ممكناً وسريعاً مما يساعدك على:

- اتخاذ القرارات بطريقة أسرع من حيث توفر المعلومات
- الاحتفاظ ببيانات الموظفين في مكان آمن من الفقدان والضياع 
- قاعدة بيانات لمعلومات الموظفين تسهل عملية إصدار التقارير حسب المعلومات المطلوبة 

 

إدارة وتقييم الأداء 

من خلال ميزة تقييم الأداء يمكنك تنظيم كل ما يتعلق بتقييم أداء الموظفين من مكان واحد. من خلال خصائص مختلفة تساعدك في الحفاظ على التقييم السنوي والاستفادة من نتائجه في تحفيز الموظفين وتنبيههم على مستوى أدائهم. 

 

تمتاز عملية تقييم الأداء في جسر بالتالي: 

- عملية تشاركية: حيث يشارك المُقيّم، المدير المباشر، المدير العام نتائج التقييم ويتم التفاعل معه عبر النظام 
- احترافية

-تشكل إجراءات التقييم على جسر عملية انسيابية وتحافظ على خصوصية تقييم الموظف 

- مترابطة

- ترتبط ميزة تقييم الأداء مع العديد من الميزات الأخرى منها ملف تقييم الموظف والمكافاءات وتقارير الأداء العامة بشكل أوتوماتيكي.

- مؤتمتة بالكامل

- بدون ورق، ولا ملفات، وبدون سلسلة طويلة من الإجراءات التقليدية, تقييم الأداء من جسر يختصر ويربط كل عملية تحديد الأهداف وتقييم الأداء ببعضها، لتستطيع اختيار القرارات الصحيحة دائما. 

 

إدارة جداول العمل وتنظيمها 

تعتبر إدارة جداول العمل من أهم العمليات التشغيلية في أي شركة ويتم التعامل مع الموظفين حسب ساعات عملهم المتاحة وأوقات العمل التي ينبغي تغطيتها خلال أيام العمل المحددة. 

 

مزايا جدولة الدوامات من جسر: 

علاوة على المزايا الأساسية لجدولة الدوامات من جسر والتي يمكنك الاطلاع عليها من خلال مقال جدولة الدوامات من جسر على مدونة جسر، نتوسع في الفقرة التالية حول المزايا المتخصصة التي تمت إضافتها لجدولة الدوامات والتي تمت إضافتها خصيصاً لمعالجة المشاكل التي تواجه مديري التشغيل والمسؤولين والموظفين أيضاً من خلال النقاط التالية:

- خاصية نشر جدول العمل 

تمكن هذه الخاصية صاحب العمل أو مدير التشغيل أو المسؤول من نشر جداول الدوامات التي اعتمدها مع الموظفين من خلال النظام بطريقة سلسة وسهلة.

- خاصية إسناد مناوبتين في نفس اليوم 

يوفر هذا التحديث لأصحاب العمل إسناد مناوبتين لموظف في نفس اليوم، في حال تغيّبه مثلا أو عدم حضوره لإحداها أو في حال كانت المناوبة الواحدة بعدد ساعات محدد بحيث يسمح بإسناد مناوبتين في اليوم الواحد للموظفين. 

- خاصية إنشاء مناوبات جديدة أثناء الجدولة

يمكن للمدير إنشاء مناوبة جديدة بدون الخروج من الجدولة الحالية، حيث يسمح النظام بإدراج جدولة جديدة أثناء الجدولة الحالية. 

- تصنيف الموظف عند الجدولة بدون الحاجة لترك الجدول

تصنيف الموظف يعتمد على نوع العمل هل هو دوام كامل أو جزئى أم غير ذلك، ويعتمد هذا النظام على نوع الجدولة أيضاً فهناك الجدولة الثابتة أي نفس الجدول يتكرر كل مرة، وهناك جدولة تناوبية حيث يتناوب الموظفين وتختلف أوقات دوامهم من أسبوع لأسبوع أو من شهر إلى شهر. يسمح النظام بالتعديل حسب النوع المقترح وطريقة الجدولة. 

- تحديد الوقت المسموح به للخروج المبكر (بدون خصم)

من ضمن الخيارات المتاحة أيضاً للمدير هي تعريف الوقت المسموح للموظف الخروج فيه قبل نهاية المناوبة. على أن يكون هذا الخروج غير محسوب ولا يتم خصمه من المرتب ولا إضافته لحساب الخصومات.

- تحديد وقت الخروج والدخول (تسجيل الحضور) 

يمكن بشكل سهل جداً تعريف الوقت المخصص لتسجيل الحضور في النظام (بين وقتين) ووقت الخروج. بحيث يتجاهل النظام تسجيل الدخول بين الفترتين ويتم عادة تحديد هذا الوقت حسب جداول العمل المعتمدة في النظام.

- أوقات الراحة التي لا تحسب من ساعات العمل

يتم تعريف أوقات الراحة المدخلة في النظام والتي لاتحسب من ساعات العمل من خلال تعريفها بشكل سهل جداً في النظام.

- إسناد المناوبة من خلال الهاتف

يمكن إسناد الدوامات من خلال تطبيق الهاتف بكل سهولة من قبل المسؤول ويتم تحديث وتنبيه الموظف الذي تم الإسناد إليه بكل سهولة. 

- التعديلات اليدوية وطلبات التعديل 

يمكن القيام بالتعديلات بشكل مباشر على الجدولة التي تم إعدادها واعتمادها  من خلال حساب المسؤول أو المدير ويمكن للموظف إرسال طلب تعديل على الجدول لمديره المباشر. 

 

إدارة شؤون الموظفين و مسيرات الرواتب 

يعتبر مسير رواتب جسر من أهم الميزات التي تساعد الشركات وإدارات الموارد البشرية على رفع جودة عملية إدارة ودفع الرواتب. وهي مهمّة ذات أولوية وأهمية. فكيف يساعد جسر الشركات على التحول الرقمي في تحضير وإعداد مسير الرواتب؟ 

 

أولا: الأتمتة في مسير الرواتب 

تعتبر الأتمتة Automation من أهم الميزات التي تساعد على تقليل الأخطاء، وزيادة الإنتاجية وفعالية العمل. ولذلك كلما زادت أتمتة المراحل التي يمر بها مسير الرواتب كلما قلت الأخطاء وقل الوقت المقضي في تعديل المُدخلات والمؤثرات. من الصعب مثلاً بدون أتمتة إدخال كشوف الحضور والانصراف التي تؤثر على مسير الرواتب بشكل يدوي بدون أخطاء في الإدخال أو التعديل أو غيرها. 

 

ثانيا: الربط المباشر بين مسير الرواتب مع سجلات الحضور والانصراف 

يشكل الحضور والانصراف 50٪ من العمليات التي تتم على مسير الرواتب شهرياً بالنسبة لمعظم الشركات. يدلنا هذا على أن أهم مدخل من المدخلات التي يحتاجها العمل على مسير الرواتب وكلما كانت سجلات الحضور والانصراف أكثر دقة و مرتبطة بحسابات دقيقة و مؤتمتة كلما كان العمل أكثر كفاءة وسرعة. جسر مع تغطيته الكاملة لكل عناصر الحضور والانصراف التي تؤثر على مسير الرواتب يجعل من تجربة إعداد مسير الرواتب تجربة مختلفة بالكامل. 

 

ثالثا: ربط مسير الرواتب مع التأمينات الاجتماعية 

جسر يفخر بأنه نظام الموارد البشرية الوحيد في السعودية الذي يقدم خدمات مقارنة ومطابقة بيانات الموظفين مع نظام المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية بحيث يساعدك هذا الربط على: 

ربط مسير الرواتب مع مدد 

مدد هي منصة رقمية تعمل على توفير حل متكامل لإدارة الرواتب للشركات المتوسطة والصغيرة، حيث تقوم بحفظ ومعالجة بيانات الرواتب وكذلك تقديم العديد من الخدمات التي تساعد صاحب العمل والعامل وتعتبر المشغل الرسمي لنظام حماية الأجور التابع لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.  تعتبر مدد أحد أهم الأنظمة المرتبطة بمسير الرواتب والتي تساعد الشركات على الالتزام بالحقوق المترتبة على دفع الرواتب. مسير رواتب جسر يمكنك من التكامل المباشر لمُسير الرواتب الخاص بشركتك مع مدد.

 

رابعاً: المساعدة على الالتزام بنظام حماية الأجور 

من ضمن الميزات التي تجعل من مسير الرواتب الذي يقدمه جسر مختلفاً هو إمكانية الحصول تنبيهات تخص حماية الأجور الذي هو نظام حكومي لحماية الأجور و توثيق العقود يساعد في حفظ حقوق الأطراف المتعاقدة بهدف جعل بيئة العمل آمنة للموظفين. 

 

زيادة التفاعل مع الموظفين 

يساعد جسر الشركات على التفاعل مع الموظفين ورفع شفافية العمل في إدارة الموارد البشرية من خلال الخدمات المختلفة التي يقدمها والتي تساعد على رفع نسبة تفاعل الموظفين. 

- الوصول للمعلومات الشخصية التي تهم الموظف من تطبيق الهاتف
- تقديم الطلبات التي يحتاجها من خلال تطبيق الهاتف
- تذكيرات بالمواعيد المهمة للموظف مثل الذكرى السنوية للعمل، أعياد الميلاد وغيرها

 

اقرأ أيضاً على مدونة جسر: في ٨ نقاط لماذا يعتبر مسير رواتب جسر أفضل مسير رواتب؟

 

 

 

اختر المرونه اختر جسر

 


01.24.2023

10 معايير لاختيار نظام الحضور والانصراف الأفضل لعملك

اختيار نظام الحضور والانصراف الأسهل والأنسب للعمل قد يكون هاجس الكثير من مسؤولي الموارد البشرية...

01.22.2023

أهمية الربط مع البرامج المحاسبية لبرامج الموارد البشرية

هناك تداخل عميق وواضح بين إدارة الموارد البشرية وبين الإدارة المحاسبية أو المالية، حيث تؤثر كثير من...

01.19.2023

سياسة الحضور والانصراف في الأجواء الطارئة

سياسة الحضور والانصراف قد تكون إحدى أهم السياسات التي يتم العمل عليها في أي بيئة شركة، وتعتمد عليها...