دليلك إلى إدارة شؤون الموظفين رقمياً في منشأتك

تهدف إدارة شؤون الموظفين إلى تنظيم العلاقة بين العاملين والمنشأة بما يضمن تحقيق الأهداف المشتركة بكفاءة وفاعلية. لكن مع تطور التقنيات الحديثة لم يعد من الممكن إدارة شؤون الموظفين بالطريقة التقليدية، وأصبح التحول الرقمي حلاً لا غنى عنه لتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء، لذا نستعرض في هذا المقال أهمية إدارة شؤون الموظفين ومهامها، وكيف يمكن لتبني الحلول الرقمية، مثل برنامج جسر، أن يساعد إدارات شؤون الموظفين على أتمتة المهام الروتينية ومواجهة التحديات المتزايدة وتحقيق أهداف المنشآت بفعالية.

نتناول في السطور التالية:

• ما هو تعريف إدارة شؤون الموظفين​؟
• مهام إدارة شؤون الموظفين​
• ما هي أهمية إدارة شؤون الموظفين في نجاح المنشآت؟
• ما هو برنامج ادارة شؤون الموظفين​؟
• أهمية أتمتة المهام الإدارية لشؤون الموظفين
• أفضل الممارسات لاستخدام برنامج إدارة شؤون الموظفين
• تحديات الانتقال إلى نظام جديد لإدارة شؤون الموظفين
• أهم المهام التي يغطيها جسر لإدارة شؤون الموظفين رقمياً

ما هو تعريف إدارة شؤون الموظفين​؟

إدارة شؤون العاملين التي تديرها إدارة الموارد البشرية هي وظيفة إدارية تهدف إلى تنظيم وإدارة كافة الجوانب المتعلقة بالموظفين داخل المؤسسة، وتتضمن العديد من العمليات التشغيلية واليومية مثل التوظيف وإدارة الحضور والانصراف، بالإضافة إلى إدارة الملفات والمستندات والتأكد من الامتثال للقوانين العمالية والسياسات الداخلية. وتركز إدارة شؤون الموظفين على النواحي الإدارية والتنفيذية بهدف تحقيق أقصى استفادة من الموارد البشرية المتاحة، والحفاظ على استمرارية المؤسسة وتحقيق أهدافها بكفاءة.

وتمثل إدارة الموارد البشرية التطور الذي طرأ على إدارة شؤون الموظفين من ناحية الأهداف والمهام والمنهجيات المتبعة، ويمكن توضيح الفرق بين إدارة الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين​ بالنقاط التالية:

• الأهداف: تعمل إدارة شؤون الموظفين على تنفيذ المهام الإدارية اليومية، مثل إدارة الرواتب والإجازات والالتزام بالإجراءات القانونية، بينما تتبنى إدارة الموارد البشرية نهجاً أوسع يركز على إدارة المواهب وتطوير القيادة وتحقيق الإنتاجية من خلال تعزيز المهارات وتنمية الموظفين.
• التركيز على الموظف: تنظر إدارة شؤون الموظفين إلى الموظف بوصفه عنصراً لتنفيذ المهام الروتينية، وتهدف للحفاظ على رضاه اليومي، بينما تعد إدارة الموارد البشرية الموظف مورداً ذا قيمة عالية يجب الاستثمار فيه وتطويره وتحفيزه.
• الدور الإستراتيجي: تقتصر إدارة شؤون الموظفين على أداء المهام الإدارية والتنفيذية دون التدخل في التخطيط الإستراتيجي، على عكس إدارة الموارد البشرية التي تشارك في وضع الخطط الإستراتيجية وتعد جزءاً من عمليات اتخاذ القرار على مستوى الإدارة العليا.
• منهجية العمل: تتبع إدارة شؤون الموظفين نهجاً تقليدياً بيروقراطياً في اتخاذ القرارات وحل المشكلات، بينما تعتمد إدارة الموارد البشرية على نهج مرن واستباقي يتضمن الأهداف بعيدة المدى والتدابير الوقائية.
• آلية تحديد الأجور وتقسيم العمل: تعتمد إدارة شؤون الموظفين على تقسيم العمل وفقًا للوظائف المحددة، وتحدد الأجور بناءً على الوظيفة، بينما تتجه إدارة الموارد البشرية إلى تقسيم العاملين إلى فرق عمل تتعاون لتحقيق الأهداف، وتستند في تحديد الأجور إلى تقييم الأداء.

مهام إدارة شؤون الموظفين​

تشمل مهام إدارة شؤون الموظفين مجموعة متنوعة من الوظائف الأساسية لتنظيم القوى العاملة وتحسين أدائها، ومن أبرز هذه المهام:

التوظيف

استقطاب أصحاب الكفاءات والخبرات والمهارات اللازمة لتلبية متطلبات الوظائف وتعينهم، لبناء فريق عمل قوي وقادر على تحقيق الأهداف، وتشمل هذه المهمة المراحل التالية:

• تحليل احتياجات الشركة: تحليل شامل لاحتياجات القوى العاملة، وتحديد الوظائف الشاغرة أو تلك التي تحتاج إلى استحداث.
• إعداد الوصف الوظيفي: تحديد المهام والمسؤوليات المطلوبة، والمؤهلات والخبرات التي يجب أن يتمتع بها المرشح المثالي.
• الإعلان عن الوظائف: كتابة إعلان جذب ومتكامل، واختيار القنوات المناسبة لنشره بهدف الوصول إلى أكبر عدد ممكن من المرشحين المؤهلين.
• إدارة عملية التوظيف: دراسة طلبات التوظيف وإجراء مقابلات العمل وتقييم المرشحين بناءً على معايير محددة لضمان اختيار الأنسب.
• إجراءات التعيين: استكمال الأوراق والوثائق المطلوبة وإعداد عقود العمل والتأكد من الإجراءات القانونية لضمان انضمام الموظف الجديد بصورة رسمية إلى الشركة.

التنظيم والتوثيق

تضمن هذه الوظيفة استمرارية العمليات الإدارية وسلامة السجلات، وتشمل المهام الأساسية التالية:

• إدارة ملفات الموظفين: الاحتفاظ بالبيانات الشخصية وعقود العمل وتقييمات الأداء الدورية وغيرها من ملفات العاملين.
• الإشراف على جداول العمل: تنسيق الحضور والانصراف وساعات العمل الإضافية لضمان استمرارية العمليات.
• متابعة الإجازات: مراقبة أنواع الإجازات المختلفة مثل الإدارية والصحية للحفاظ على توازن سير العمل.
• أرشفة الوثائق: حفظ وتأمين الوثائق المتعلقة بالموظفين مثل خطابات التعيين وشهادات التأمين وتحديث السجلات بصورة دورية.

إدارة الرواتب والمزايا

تصميم وتنفيذ أنظمة تعويض شاملة تضمن عدالة التوزيع وتعزيز الأداء والاحتفاظ بالكفاءات، وتشمل هذه المهمة:

• هيكلة الرواتب والمزايا: تحديد الرواتب الأساسية والمكافآت والحوافز بما يتماشى مع معايير الصناعة وإستراتيجيات الشركة.
• إدارة الرواتب: إعداد جداول الرواتب وحساب الاقتطاعات وضمان التعويض الدقيق.
• إدارة المنافع الاجتماعية: التأكد من حصول الموظفين على الامتيازات مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد.
• تنفيذ برامج المكافآت: تقديم الحوافز المرتبطة بالأداء والترقيات لتحفيز المشاركة الفعالة.
• ضمان عدالة التوزيع: تحديث السياسات بانتظام للحفاظ على التنافسية والإنصاف الداخلي في توزيع المزايا.

إدارة الأداء

قياس كفاءة وإنتاجية الموظفين ومدى تحقيقهم للأهداف التنظيمية من خلال الأنشطة التالية:

• تحديد معايير الأداء: وضع مؤشرات تعتمد على أهداف المنشأة ومهام كل وظيفة ليتم تقييم العاملين على أساسها.
• مراقبة وتقييم الأداء: الإشراف على أداء الموظفين وتقييمه دورياً، وتسليط الضوء على نقاط القوة ومجالات التحسين، مع تقديم ملاحظات بنّاءة عبر آليات التغذية الراجعة.
• تطوير خطط عمل فردية وجماعية: تقديم التوجيه والدعم المخصص للموظفين بما يضمن تطورهم المستمر، ويتماشى مع أهداف المؤسسة.

التدريب والتطوير

تعمل إدارة شؤون العاملين على توفير البرامج التدريبية المناسبة لتحسين أداء الموظفين ورفع كفاءتهم، وتمكينهم من تحمل مسؤوليات أكبر، عبر:

• تحديد الاحتياجات التدريبية: بناءً على متطلبات العمل الحالية والمستقبلية والحاجات الفردية للموظفين، لضمان توجيه البرامج التدريبية نحو تحقيق أهداف محددة.
• إعداد البرامج التدريبية: تصميم وتنفيذ برامج تدريبية وورش عمل ودورات تعليمية تهدف إلى تعزيز المهارات الفنية والشخصية للموظفين وتلبية الاحتياجات المطلوبة.
• متابعة وتقييم الأداء: تقييم تأثير التدريب على أداء الموظفين من خلال مراجعات دورية لضمان تحقيق الأهداف المرجوة.

الاتصال والعلاقات العامة

تعزز إدارة شؤون العالمين من الاتصال الفعّال بين الموظفين ومع الإدارة لبناء بيئة عمل متماسكة من خلال:

• تحسين الاتصال الداخلي: إنشاء قنوات شفافة بين الإدارة والموظفين عبر الاجتماعات المنتظمة وجلسات التغذية الراجعة.
• إدارة علاقات الموظفين: حل النزاعات في مكان العمل والاستجابة للشكاوى، وضمان معاملة عادلة لجميع الموظفين وتقديم الدعم الإداري اللازم لهم.
• تعزيز ثقافة المنظمة: تشجيع العمل الجماعي والاحترام المتبادل لخلق بيئة عمل إيجابية وشاملة.

الامتثال الإداري والقانوني

الالتزام بالسياسات والقوانين ذات الصلة، مع تعزيز النزاهة والعدالة حماية حقوق الموظفين وضمان استقرار المؤسسة وسمعتها، ومن أبرز مهام شؤون العاملين في ذلك:

• تطوير السياسات وتعميمها: إعداد سياسات عمل واضحة لضمان الامتثال ووعي الموظفين.
• مراقبة الالتزام القانوني: التأكد من الالتزام بقوانين العمل ومعايير السلامة وسياسات مكافحة التمييز لحماية الموظفين والمؤسسة.
• تطبيق المعايير الأخلاقية: تعزيز النزاهة والعدالة لبناء الثقة والحفاظ على صورة الشركة الإيجابية.
• التخفيف من المخاطر: إجراء مراجعات دورية لتحديد ومعالجة الثغرات في الامتثال وحماية المؤسسة من التداعيات القانونية.

ما هي أهمية إدارة شؤون الموظفين في نجاح المنشآت؟

تعد شؤون العاملين من الإدارات الأساسية التي تسهم في استقرار وتنمية المنشآت، وتبرز أهميتها في الجوانب التالية:

• تحقيق التوافق بين الأهداف والموارد: من خلال وضع سياسات توظيف وتدريب فعالة توجه جهود الموارد البشرية لدعم رؤية المنشأة ورسالتها وتحقيق أهدافها.
• المساهمة في التوازن بين العمل والحياة: تقديم برامج مرنة تتيح للموظفين الحفاظ على توازن صحي بين حياتهم المهنية والشخصية.
• تحسين الإنتاجية والأداء العام: اختيار الكفاءات المناسبة وتطوير مهاراتهم، وبناء بيئة عمل محفزة تحث الموظفين على تقديم أفضل أداء، وتعزز قدراتهم على الابتكار والإبداع.
• تعزيز رضا الموظفين وتقليل معدل دورانهم: سواء عبر خلق بيئة العمل المستقرة، أو تقديم المزايا التنافسية والمكافآت، أو بناء علاقات قوية بين الموظفين والإدارة، ما يزيد من الولاء ويقلل من معدل الاستقالات.
• إدارة النزاعات وحل المشكلات: تضع إدارة شؤون الموظفين سياسات واضحة لحل النزاعات بين الموظفين أو بين الموظفين والإدارة، ما يسهم في تقليل التوتر والصراعات داخل المنظمة ويساعد في الحفاظ على سير العمل بسلاسة.

ما هو برنامج ادارة شؤون الموظفين​؟

برنامج إدارة الموظفين هو نظام تقني متكامل يساعد الشركات على تتبع الموظفين وتوظيفهم والتواصل معهم من خلال تبسيط وأتمتة الوظائف الأساسية لإدارة شؤون الموظفين، يوفر هذا النظام التكامل بين أدوات متعددة تدعم إدارة البيانات وتساهم في أداء العمليات الأساسية المتعلقة بالموظفين بسهولة وسلاسة.

أهمية أتمتة المهام الإدارية لشؤون الموظفين

تلعب أتمتة المهام الإدارية لشؤون الموظفين دوراً محورياً في تعزيز كفاءة العمليات وتحقيق مستويات أعلى من الإنتاجية، وتبرز أهمية برنامج إدارة شؤون الموظفين في النقاط التالية:

1. تنظيم معلومات الموظفين بأمان

تعاني العديد من المنشآت من تحديات مرتبطة بحماية بيانات الموظفين الحساسة، إذ يمكن أن تكون البيانات المخزنة على أجهزة الحاسوب أو عبر الإنترنت عرضة للاختراق الرقمي في حال غياب إجراءات الأمان الكافية، كما أن الاعتماد على الملفات الورقية يحمل مخاطر أخرى مثل فقدان الوثائق أو وصولها إلى الأيدي الخطأ، وهنا يأتي دور برامج إدارة شؤون الموظفين في معالجة هذا التحدي من خلال توفير حلول مبتكرة وآمنة تماماً، من خلال:

الملفات الرقمية للموظفين

يجمع برنامج إدارة شؤون الموظفين بيانات الموظفين بصورة منظمة في ملفات شخصية رقمية تحتوي كافة المعلومات الشخصية والعملية مثل مؤهلاته وتقييمات أدائه وبياناته الطبية، بالإضافة إلى سجلاته التأديبية ومعلومات راتبه وإجازاته وحضوره وغيابه.

وتتميز هذه البرامج بوجود أنظمة أمان متقدمة تحمي المعلومات الحساسة، بما في ذلك الحسابات المصرفية وأرقام التأمين الاجتماعي بالاعتماد على تقنيات التشفير وضبط صلاحيات الوصول وتخصيص حسابات فردية لكل موظف أو إداري.

توفير التقارير والتحليلات الشاملة

تساعد أتمتة شؤون العاملين في إصدار تقارير تفصيلية مبنية على بيانات حقيقية محدثة باستمرار، مثل تقارير الأداء، وتوفر الإحصاءات رؤى واضحة حول الأنماط والمشكلات التي تواجه العمل، مثل ارتفاع ساعات العمل الإضافي أو زيادة معدلات الغياب.

وتساعد هذه المعلومات الإدارة على اتخاذ قرارات مستنيرة، وتوفر الوقت والجهد، كما يمكن للنظام إعداد تقارير مصممة وفق الاحتياجات، مثل تقارير العمل الإضافي أو تحليل الحضور.

2. تعزيز الإنتاجية وكفاءة العمل

تسهم برمجيات إدارة شؤون الموظفين الحديثة في تحسين الأداء المؤسسي من خلال تعزيز الإنتاجية وتبسيط العمليات الإدارية، ويتجلى ذلك في:

• أتمتة المهام الروتينية: تلغي برامج إدارة شؤون الموظفين العمليات اليدوية المرهقة مثل تتبع الحضور ومعالجة الرواتب وطلبات الإجازة، ما يقلل الأخطاء البشرية ويضمن الدقة ويوفر الوقت للموظفين للتركيز على مهامهم الأساسية.
• اتخاذ القرارات في الوقت الفعلي: يوفر النظام وصولاً فورياً إلى البيانات المهمة، ما يُمكن المديرين من اتخاذ قرارات سريعة ومدروسة، مثل تعديل الجداول أو إعادة توزيع المهام وفق الحاجة.
• تبسيط عمليات إدارة الموظفين: دمج كافة العمليات الإدارية ضمن منصة موحدة، ما يلغي الحاجة إلى استخدام أدوات متفرقة أو أنظمة منفصلة، على سبيل المثال، بدلاً من تسجيل بيانات الموظفين في جداول متعددة، تتيح هذه البرامج قاعدة بيانات مركزية تجمع كافة المعلومات وتوزعها على الجهات التي تحتاجها، ما يعزز سلاسة العمليات الإدارية ويقلل من الجهد المطلوب للتعامل مع المهام اليومية.
• تحقيق التناغم بين الأقسام المختلفة: من خلال تقنيات موحدة تطبق على جميع العمليات، ما يحسّن من التنسيق ويقلل التكاليف ويرفع الكفاءة التشغيلية، كما يمكن للبرنامج عند الحاجة توفير حلول مخصصة لبعض العمليات تناسب أهداف وسياسات المنشأة.

3. زيادة مشاركة الموظفين

يساهم نظام إدارة شؤون الموظفين الرقمي في تعزيز مشاركة الموظفين من خلال توفير أدوات وتقنيات تلبي احتياجاتهم وتوقعاتهم، مثل:

• الاستبيانات واستطلاعات الرأي: يتضمن ​البرنامج أدوات لإجراء استبيانات دورية لقياس رضا الموظفين وفهم آرائهم حول مختلف جوانب العمل، وتُعد هذه الاستطلاعات وسيلة فعّالة لجمع التغذية الراجعة وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
• برامج المكافآت والتقدير: تصميم وتنفيذ برامج مكافآت تعترف بإنجازات الموظفين وتقدرهم على أدائهم المتميز، ما يحفز الموظفين على بذل المزيد من الجهد ويعزز التزامهم بأهداف الشركة.
• إشراك الموظفين في صنع القرار: يمكن للموظفين المشاركة في عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالعمل من خلال أدوات مثل الاجتماعات التشاركية والمنصات الرقمية، ما يعزز الشعور بالانتماء والمسؤولية، ويزيد من التزامهم بتحقيق أهداف الشركة.
• الشفافية والثقة: توفر الحلول الرقمية وصولاً سريعاً إلى بيانات محدثة ودقيقة، ما يسهل على الموظفين والإدارة الاطلاع على المعلومات ذات الصلة مثل جداول العمل وسياسات الشركة أو تحديثات الأداء، وبالتالي اعتماد الشفافية لبناء الثقة بين الموظفين والإدارة.
• تعزيز ثقافة الشركة: يسهم البرنامج في بناء مجتمع متماسك داخل الشركة من خلال تعزيز التواصل والتعاون بين الموظفين، ما يخلق ثقافة مؤسسية إيجابية تدعم الإبداع والتحفيز.

4. التواصل الفعّال بين الإدارة والموظفين

يركز برنامج إدارة شؤون الموظفين الرقمي على إيجاد حلول تكنولوجية متقدمة تضمن تدفق المعلومات بسلاسة بين جميع أطراف المنشأة، ويتم ذلك عبر:

إنشاء قنوات تواصل مفتوحة وشفافة

تُوفر هذه البرامج قنوات مباشرة لنشر الإعلانات والسياسات الداخلية بصورة فورية، ما يضمن وصول المعلومات إلى الموظفين بغض النظر عن مواقعهم الجغرافية، كما تقدم أداوت لإيصال وتلقي الملاحظات بوضوح ودقة، وطرح الأسئلة والحصول على ردود فورية من الإدارة، مثل الاجتماعات الافتراضية عبر الفيديو أو مسارات العمل التلقائية.

استخدام التكنولوجيا لتعزيز التفاعل الداخلي

تُيسر هذه الأنظمة عملية تبادل التغذية الراجعة بين الموظفين والمديرين، وتتكامل مع أدوات إدارة المشاريع لدعم العمل الجماعي ومتابعة تقدم المهام، مثل المنتديات الداخلية والتطبيقات المخصصة لتعزيز النقاشات المفتوحة بين الموظفين وتوفير بيئة تعاونية، أو بوابات الخدمة الذاتية وأنظمة الرسائل الفورية.

5. تطوير القيادة وبناء الفرق

يلعب القادة العديد من الأدوار الرئيسية في إدارة الموظفين والتأثير على أداء الفرق عبر وضع الرؤى والأهداف والإستراتيجيات، واستقطاب الكفاءات والمواهب وتطويرها، إضافة إلى وضع توقعات واضحة للأداء تساعد على النمو والتحسين.

وتساعد الأتمتة القيادة في أعمالها لبناء فرق عالية الأداء عبر:

• تحرير وقت القادة ما يسمح بالتركيز على المبادرات الإستراتيجية وتطوير الموظفين.
• تقديم رؤى قائمة على البيانات عبر خاصيات التقارير والإحصاءات تُمكّن من تحديد مجالات التحسين واتخاذ قرارات مدروسة بشأن تطوير الفرق.
• تحسين انضمام الموظفين ودمجهم في العمل عبر أدوات تتبع الموظفين.
• تقديم أدوات فعالة للتواصل والتعاون وتبادل الأفكار مثل مسارات العمل المؤتمت.

6. تقييم الأداء والتطوير المهني

توفر أدوات تقييم الموظفين للمنشآت فرصة لفهم مستوى الأداء بصورة شاملة، وتحديد نقاط القوة والضعف، وتلعب الأتمتة دوراً محورياً في تحسين هذه العمليات من خلال توفير منصات تجمع البيانات وتحللها بدقة بهدف:

• ضمان أن الموظفين يدركون أهدافهم الفردية وأهداف المنشأة بتقديم أدوات تسمح بمشاركة الموظفين مع المديرين في وضع الأهداف والاطلاع على المعايير.
• جمع بيانات دقيقة وشاملة عن أداء الموظفين دون تحيز وبالاعتماد على مؤشرات موضوعية.
• خلق بيئة تشجع الموظفين على تحسين أدائهم الوظيفي من خلال خاصيات الملاحظات والتغذية الراجعة والاطلاع على تقارير الأداء، لتسليط الضوء على نقاط الضعف والقوة.

كما تساعد البرمجيات على التطوير المهني ودعم نمو الموظفين بما يتماشى مع احتياجات العمل، عبر:

• تصميم خطط تطوير شخصية لكل موظف بناءً على تقييمات الأداء والمهارات الحالية.
• سهولة الوصول إلى موارد التدريب والتعليم المستمر، ومتابعة تقدم الموظفين.
• تحديد الفرص المناسبة للترقيات أو الانتقال إلى أدوار جديدة داخل المؤسسة.

7. الامتثال للقوانين واللوائح

يسهم الالتزام بالقوانين والأنظمة في تعزيز بيئة العمل وضمان حقوق الموظفين والمساهمة في حماية مصالح المنشأة على حد سواء، ما يعزز مصداقيتها ويقلل من المخاطر القانونية.

وتقدم الأتمتة في شؤون الموظفين حلولاً تقنية متقدمة لدعم الامتثال وتحقيق الكفاءة، مثل:

• حساب الرواتب والخصومات والإضافات بما يتوافق مع القوانين ويضمن الامتثال الكامل للأنظمة المالية والضريبية.
• متابعة ساعات العمل والإجازات تلقائياً وفق لوائح العمل مثل عدد ساعات العمل الأسبوعية والإجازات السنوية.
• إعداد تقارير قانونية متكاملة مثل تقارير التأمينات والضرائب بما يتوافق مع متطلبات الجهات الرقابية.
• مراقبة التزامات العقود وتحديثها وفق القوانين الجديدة، ما يضمن تطابق بنودها مع اللوائح القانونية.
• التحديث التلقائي لمواكبة التغيرات القانونية والتشريعية ما يضمن الامتثال الدائم والفوري.

أفضل الممارسات لاستخدام برنامج إدارة شؤون الموظفين

لتحقيق أقصى استفادة من برامج إدارة شؤون الموظفين، يجب على المؤسسات تبني مجموعة من الممارسات التي تضمن الاستخدام الأمثل لهذه الأدوات وتعزز كفاءة العمليات الإدارية، ومنها:

1. اختيار البرنامج المناسب لاحتياجات المؤسسة

• ابدأ بتحديد التحديات والاحتياجات الحالية لإدارة شؤون الموظفين، مثل المشكلات في إدارة الرواتب، أو التحسينات المطلوبة للتقديم على الإجازات.
• حدد الميزات والخصائص التي ترغب فيها مثل تتبع الوقت والحضور والتكامل مع الأنظمة الأخرى وإدارة الرواتب.
• اختر برنامجاً قابلاً للتوسع يمكنه مواكبة نمو المنشأة خلال السنوات المقبلة.

2. تدريب الفريق على استخدام البرنامج

• قدّم دورات تدريبية تغطي جميع جوانب البرنامج لضمان استيعاب الموظفين لكيفية استخدامه بكفاءة.
• تابع تقديم تحديثات حول التعديلات الجديدة التي قد تطرأ على النظام.
• استخدم أدوات مثل مقاطع الفيديو المسجلة والتعلم الشخصي والندوات عبر الإنترنت.

3. إشراك جميع المستويات في عملية التنفيذ

• اشرح للمسؤولين الإداريين ماهية الفوائد الإدارية والعوائد المالية من استخدام البرنامج، وساعد فريق الموارد البشرية في فهم كيف يبسط البرنامج مهامهم الوظيفية.
• وضح للموظفين كيف يساعد البرنامج في تسهيل حياتهم المهنية، ويعزز من تجربتهم الوظيفية، وادعمهم في التكيف مع النظام الجديد.

4. تحديث البيانات بانتظام

• احرص على وجود إجراءات منظمة لإدخال البيانات وصيانتها، وضع سياسات واضحة لإدارة هذه البيانات.
• ركز على تجنب إدخال بيانات غير صحيحة، لأن ذلك قد يؤدي إلى أخطاء في العمليات مثل الرواتب والتقييمات.
• تأكد من أن البرنامج يتلقى تحديثات دورية لتحسين الأداء وضمان التوافق مع متطلبات السوق والتشريعات والأنظمة.

5. دمج البرنامج مع الأنظمة الحالية

• تأكد من أن البرنامج يتكامل بسهولة مع أنظمة الأعمال الأخرى مثل برامج المحاسبة أو أجهزة البصمة.
• اختر برنامج لديه واجهات استخدام سهلة لضمان سلاسة عمل الموظفين والمديرين عليه.

6. تقييم الأداء بانتظام

• استخدم التقارير التي يقدمها البرنامج لقياس الأداء وتحديد نقاط التحسين، وقيّم مدى تحقيق البرنامج للأهداف قصيرة وطويلة المدى.
• اختر برنامجاً يقدم دعماً قوياً يساعد على حل المشكلات بسرعة.

تحديات الانتقال إلى نظام جديد لإدارة شؤون الموظفين

بعد اختيار نظام إدارة شؤون الموظفين المناسب، تبدأ مرحلة التنفيذ لتحويل النظام من فكرة إلى واقع عملي، وغالباً ما تواجه المنشآت تحديات عدة تتطلب تخطيطاً محكماً وإدارة فعالة، ومن أبرز هذه التحديات:

الوقت اللازم لإعداد النظام

تُعد المدة الزمنية المطلوبة لتجهيز النظام أحد أبرز التحديات، إذ يعتقد البعض أن إعداد النظام عملية بسيطة تستغرق بضعة أيام، إلا أن التنفيذ قد يتطلب وقتاً أطول لوضع الأسس الصحيحة للنظام وضمان ملاءمته لاحتياجات المنشأة، وتشمل هذه المرحلة اجتماعات مكثفة مع فريق الإعداد وتحديد السياسات وتخصيص الإعدادات وضمان الدقة أثناء التنفيذ.

لذا عليك وضع جدول زمني واقعي يحدد المراحل التفصيلية ومدة كل مرحلة، وتعيين موظفين مختصين لضمان التنفيذ والتواصل الفعّال مع فريق الإعداد، إضافة لضرورة توعية الموظفين بأهمية هذه المرحلة وضمان تعاونهم في تسهيل العملية.

نقل البيانات بدقة وأمان

تبدو عملية نقل بيانات الموظفين من الأنظمة القديمة إلى النظام الجديد معقدة وحساسة، فقد تحتوي البيانات القديمة على أخطاء أو تكون غير محدثة، ما يجعل التحقق منها وتصحيحها أمراً ضرورياً، كما أن تأمين البيانات الحساسة مثل معلومات الرواتب والتأمينات الاجتماعية يمثل تحدياً إضافياً لتجنب الاختراقات أو فقدان المعلومات. 

ولضمان تجاوز هذه العقبات راع مراجعة البيانات بدقة قبل نقلها مع تصحيح الأخطاء أو التكرار، وتأكد من توافق صيغ البيانات بين النظام القديم والجديد، إضافة لذلك حدد الصلاحيات الصحيحة لاطلاع الموظفين على المعلومات مع التأكد من تطبيق تقنيات التشفير ومراقبة الوصول أثناء النقل لضمان الحماية الكاملة للبيانات، يمكنك نقل البيانات تدريجياً لتقليل احتمالية الأخطاء ومراقبة دقة العمليات.

التكاليف المرتبطة بالتنفيذ

تشمل التكلفة رسوم البرمجيات وتدريب الموظفين ونقل البيانات، مع بعض التكاليف للبنية التحتية رغم أن الأنظمة السحابية لإدارة شؤون العاملين توفر على المنشآت الكثير من تكاليف البنية التحتية. وقد يُنظر إلى هذه التكاليف على أنها عبء مالي إضافي، خاصة للمنشآت ذات الميزانيات المحدودة، لذا على المسؤولين دراسة العائد على الاستثمار وتوضيح الفوائد طويلة الأجل مثل زيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء التشغيلية.

إضافة إلى ذلك عليك اختيار نظام يوفر ميزات أساسية مع إمكانية إضافة خيارات مستقبلية، وتحديد الأولويات للتركيز على الأمور الأكثر أهمية أولاً لتقليل التكاليف، واختر بعدها الباقة السعرية التي تلبي متطلبات عملك.

مقاومة الموظفين للتغيير

قد يشعر الموظفون بالقلق أو عدم الارتياح تجاه الأنظمة الجديدة، معتقدين أنها ستزيد من تعقيد مهامهم اليومية أو تهدد وظائفهم، ويمكن أن تعيق هذه المقاومة عملية التنفيذ وتؤثر على الاستفادة المثلى من النظام الجديد، ومن أهم الأساليب التي يمكن اتباعها للتخفيف من وطأة عدم رغبة الموظفين بالتغيير هي بتوضيح الفوائد الشخصية والمؤسسية للنظام الجديد لضمان تعاونهم، وتوفير ورش عمل وجلسات تعليمية توضح كيفية استخدام النظام الجديد بفعالية، إضافة لفتح المجال لتلقي أسئلة الموظفين وتبديد مخاوفهم مع تقديم مكافآت وتقدير للمساهمين في إنجاح العملية.

إدارة التغيير التنظيمي

يتطلب تطبيق النظام الجديد تغييرات في السياسات والإجراءات والهيكل التنظيمي، ما قد يؤدي إلى صعوبات في التكيف من قبل الموظفين أو عدم توافق الأهداف المؤسسية مع التوقعات الجديدة، لذا عليك وضع خطة تشمل أهداف التغيير وتأثيره على الهيكل الوظيفي، مع توفير الإرشاد والموارد اللازمة للموظفين خلال فترة التكيف، والاعتماد على المختصين في الهيكلة الإدارية لضمان الوصول إلى الصيغة الأمثل للعمل.

أهم المهام التي يغطيها جسر لإدارة شؤون الموظفين رقمياً

يعد نظام جسر الحل الأمثل لتبسيط وتنظيم المهام الإدارية لإدارة شؤون الموظفين عبر الأتمتة الرقمية، إذ يقدم حلولاً مبتكرة لمواكبة تعقيدات المهام اليومية وتحقيق الكفاءة المطلوبة، ومن أبرز الأدوات التي يقدمها:

إدارة الحضور والانصراف رقمياً

يسهل جسر إدارة شؤون الموظفين المتعلقة بالحضور والانصراف بكل كفاءة وفاعلية عبر مجموعة من الخصائص المتنوعة، منها:

• أتمتة شاملة لتسجيل الحضور والانصراف باستخدام طرق متنوعة مثل أجهزة البصمة والهاتف المحمول عبر تقنية السياج الجغرافي أو بالإدخال اليدوي لملف متكامل للحضور والانصراف.
• الاحتفاظ بسجلات يومية دقيقة لكل موظف تشمل مواعيد الحضور والانصراف والموقع والجهاز المستخدم للتسجيل.
• تقدم تقارير شاملة تساعد في متابعة حضور الموظفين وإعداد كشوف الحضور والانصراف.
• ربط سجلات الحضور والغياب مع الرواتب وحسابات العمل الإضافي وجداول الدوام، ما يضمن دقة الحسابات وتقليل الأخطاء.
• توفير آلية دقيقة لحساب أوقات العمل الإضافي وفق سياسات المنشأة. 
• ضبط أوقات تسجيل الحضور والخروج بمرونة وفق احتياجات العمل عبر تقنية النافذة الزمنية.
• تصنيف حالة الموظف تلقائياً بناءً على السجلات، مع إشعارات للبصمات غير المعتمدة لمراجعة البيانات ومعالجة الأخطاء.

تنظيم ملفات شؤون الموظفين

يتيح نظام جسر تحويل جميع بيانات الموظفين وسجلاتهم إلى ملفات رقمية متكاملة تُدار بسهولة وكفاءة، كما يوفر النظام وصولاً فورياً وآمناً إلى جميع المعلومات المتعلقة بالموظفين، وفق صلاحيات محددة، ما يوفر العديد من المزايا العملية التي تسهم في تعزيز الإنتاجية والتنظيم، ومنها:

• توفير قاعدة بيانات مركزية يمكن الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت، مع إمكانية معرفة جميع التعديلات التي تمت على البيانات، بما في ذلك تواريخها، لضمان الشفافية والمتابعة الدقيقة.
• دعم إدخال بيانات الموظفين يدوياً أو استيرادها من أنظمة أخرى، مع تحديد صلاحيات الوصول بناءً على احتياجات الأقسام المختلفة وأدوار الموظفين.
• مشاركة البيانات بين الأقسام المختلفة مثل الموارد البشرية والإدارة العليا والمحاسبة، ما يعزز التنسيق ويقلل من التكرار في العمل.
• تفعيل التنبيهات لتذكير الإدارات بمواعيد حاسمة مثل تجديد العقود أو انتهاء فترات التجربة.
• تنظيم وتتبع العهد الممنوحة للموظفين مثل الأجهزة والمعدات، مع إضافة البدلات وإدارة جميع المعاملات المالية الخاصة بالموظفين بسهولة.

إدارة الأداء وتقييمه

يمكن من خلال ميزة تقييم الأداء تنظيم كل ما يتعلق بتقييم أداء الموظفين من مكان واحد مع مجموعة من الأدوات التي تساهم في إعداد التقييم والحفاظ عليه والاستفادة من نتائجه في تحفيز الموظفين وتنبيههم عن مستوى أدائهم. 

وتمتاز عملية تقييم الأداء في جسر بأنها: 

• تتكامل مع الميزات الأخرى داخل النظام مثل ملف الموظف وبرامج المكافآت، ويتم تحديث هذه البيانات تلقائياً ما يضمن توحيد العمليات وتوفير الوقت والجهد.
• تلغي الحاجة لاستخدام الورق أو الإجراءات التقليدية الطويلة، إذ يتم ربط جميع خطوات التقييم مثل تحديد الأهداف وجمع الملاحظات وتحليل النتائج لتبسيط العملية وضمان اتخاذ قرارات مستنيرة.
• تسمح بتخصيص معايير التقييم لتتوافق مع أهداف واحتياجات العمل، كما يمكن تحديد فترات التقييم أو دوراته الزمنية المتكررة بما يضمن العدالة والموضوعية في قياس الأداء.
• توفر أدوات لتتبع نتائج التقييمات ومقارنتها بالدورات السابقة، ما يساعد على فهم نقاط القوة والضعف وتحديد إستراتيجيات التطوير.
• ترسل إشعارات فورية عند اكتمال التقييمات أو للتذكير بمواعيدها، لتسهيل الالتزام بالجدول الزمني وتوفير المتابعة الدقيقة.

إعداد مسيرات الرواتب

يعد مسير الرواتب من جسر أداة مبتكرة تساعد المنشآت على التحول الرقمي وتحسين عملية إدارة ودفع الرواتب، بفضل مزاياه المتعددة، ومن أبرزها:

• أتمتة المراحل المختلفة التي تمر بها عملية إعداد الرواتب وحسابها ودفعها، ما يضمن الدقة وعدم الأخطاء، ويعزز الإنتاجية عن طريق تقليل الوقت اللازم لتعديل المدخلات والمعالجة.
• الربط المباشر بين الرواتب وسجلات الحضور والانصراف ما يحقق تغطية كاملة وصحيحة لغياب الموظفين أو ساعات العمل الإضافي.
• الامتثال القانوني للقوانين في المملكة العربية السعودية، ما يجعل حساب كافة مكونات الراتب تتم وفق التشريعات والأنظمة.
• التكامل مع التأمينات الاجتماعية لمطابقة بيانات الموظفين وضمان دقتها.
• التكامل مع منصة مدد، المشغل الرسمي لنظام حماية الأجور في السعودية، ما يضمن التزام الشركات بمتطلبات وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

إعداد جداول العمل

يقدم نظام جسر لإعداد الجداول مجموعة من الميزات المتطورة التي تضمن إدارة فعالة ومرنة لجداول الدوامات ويعزز الكفاءة والتنظيم داخل المنشآت، ومن أبرزها:

• يربط جداول الدوامات بتسجيل الحضور والانصراف ومسير الرواتب وتقييم الأداء، ما يلغي الحاجة للربط اليدوي ويوفر الوقت.
• يوفر أدوات مرنة مثل القوالب الجاهزة أو رفع ملفات Excel لإعداد الجداول بسرعة وكفاءة.
• يسمح بإسناد الدوامات باستخدام قوالب تدعم تضمين فترتين في اليوم الواحد، مع تجنب التعارضات وضمان التوافق مع متطلبات العمل.
• يوافق بين الإجازات وجداول الدوام ورصيد الموظفين، ما يجعل تنظيم العمل أكثر سلاسة.
• يرسل إشعارات للموظفين مباشرة عبر البريد الإلكتروني أو تطبيق الهاتف بأي تحديثات أو تغييرات على الجداول.
• يتيح ضبط وقت تسجيل الحضور والخروج بما يتناسب مع جداول العمل وسياسات المنشأة، ويدعم تحديد وقت للخروج المبكر دون احتسابه خصم أو إضافة على الرواتب.
• يسمح بتحديد فترات الراحة التي لا تُحسب ضمن ساعات العمل مباشرة عبر النظام.
• يدعم تصنيف الموظفين وفق طبيعة عملهم (دوام كامل، جزئي، أو متغير) وطريقة الجدولة (ثابتة أو تناوبية).
• يوفر خيارات للتعديلات اليدوية على الجداول مع إمكانية تلقي طلبات التعديل من الموظفين.
• يسهّل إدارة الجداول من خلال فلاتر ومرشحات لتصفية البيانات وتصنيفها حسب الحاجة، مع إعداد تقارير شاملة وسريعة حول المناوبات والحضور والإجازات لدعم الإدارة في اتخاذ قرارات دقيقة.

زيادة التفاعل مع الموظفين عبر تطبيق المحمول

يساعد جسر الشركات على التفاعل مع الموظفين ورفع شفافية العمل في إدارة شؤون الموظفين من خلال تطبيق الخدمة الذاتية الذي يساعد على:

• الوصول للمعلومات الشخصية التي تهم الموظف من تطبيق الهاتف.
• تقديم الطلبات وإدارتها ومتابعتها.
• تذكيرات بالمواعيد المهمة للموظف مثل الذكرى السنوية للعمل، أعياد الميلاد وغيرها

ارتقِ بإدارة شؤون موظفيك مع جسر، الحل الرقمي الشامل الذي يضمن الكفاءة والسهولة ويتيح لك التركيز على نمو شركتك ونجاحها، اطلب الآن العرض التجريبي من جسر.

ختاماً تعد إدارة شؤون الموظفين محوراً مهماً في بناء بيئة عمل متكاملة ومنتجة، إذ تجمع بين تلبية احتياجات الموظفين وتحقيق أهداف المنشأة. ويمثل استخدام البرامج الحديثة في إدارة شؤون الموظفين نقلة نوعية تمكن من أتمتة المهام وتقليل الأخطاء وزيادة الكفاءة التشغيلية. ومن خلال حلول مبتكرة مثل نظام جسر البرنامج الأمثل لإدارة الموارد البشرية في المملكة، يمكن للمؤسسات تعزيز أدائها وتحقيق رؤية مستقبلية قائمة على التكامل بين التكنولوجيا وإدارة الموارد البشرية.